Особенность управления персоналом

Все же содействие развитию изнутри может вызвать и негативное отношение. Служащие, претендовавшие на посты и не получившие их, могут быть недовольны. Поэтому информирование претендентов, потерпевших поражение, относительно того, почему они были отклонены и как они должны скорректировать свои действия, чтобы достичь большего успеха в будущем, в данном случае необходимо. Большин-

ОТПРАВЛЕНО:

ПОЛУЧЕНО:

Это работа на полную ставку, доступная для ________________ в _______________отделе. Эта работа доступна/недоступна для кандидата со стороны

РАЗМЕР ОПЛАТЫ или ЖАЛОВАНЬЯ

Минимальный

Средний

Максимальный

ОБЯЗАННОСТИ

Смотрите прилагающееся описание работы.

ТРЕБУЕМЫЕ НАВЫКИ И СПОСОБНОСТИ

(Для того, чтобы претендовать на эту должность, нужно обладать всеми следующими навыками и способностями)

1. Демонстрация на прошлой/настоящей работе следующих способностей:

- умение правильно поставить задачу

- творческий подход к своим обязанностям

- умение работать в коллективе

- коммуникабельность

- надежность

- хорошие организаторские способности

- разумный подход к решению проблем

- позитивные для работы качества: энтузиазм, конфиденциальность, взаимопомощь, постоянство, преданность

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СПОСОБНОСТИ И НАВЫКИ

(Эти способности и навыки могут повысить конкурентоспособность кандидата)

Процедура приема ПРЕТЕНДЕНТОВ следующая:

1. Позвоните по телефону _________ до 15 часов

2. Удостоверьтесь, что Ваши заявление и резюме отправлены в нужный срок.

Заявление будет рассмотрено с учетом Вашей квалификации Отбор будет сделан до _________________________________ на одинаковой основе для всех претендентов ство руководителей требует, чтобы менеджеры отправили по почте сообщения о появившихся вакансиях и брали интервью у всех “внутренних” кандидатов. Но менеджер часто точно знает заранее, кого он хочет нанять, и поэтому интервьюирование других кандидатов -- напрасная трата времени. Часто сотрудники бывают более недовольны, когда их новый босс назначен из их числа, чем когда он появился со стороны. Иногда недавно назначенному лидеру трудно приобрести репутацию руководителя в своей же бригаде.

Возможно, самым большим препятствием является присвоение более высокого разряда сотрудникам сразу всей группы управления, т. е. все просто перемещаются на разряд вне зависимости от статус-кво, как предлагает новое творческое руководство. Таким образом, балансирование между моральными принципами преемственности и пользой для фирмы -- тоже серьезная проблема.

Содействие развитию изнутри будет эффективно, когда используется описание вакантной работы, отправляемое по почте (job posting). Оно содержит список признаков, таких, как квалификация, контроль, перечень работ, ставка заработной платы (как показано на рис. 4.3). Некоторые контракты с профсоюзами требуют, чтобы в первую очередь информация о новых и лучших вакансиях отправлялась членам профсоюзов. Отправление по почте предложений о работе может также быть хорошей практикой и для фирм, не состоящих в профсоюзах, если это облегчает подбор кандидатов. Отправление по почте обычно не используется при подборе кандидатов на контролирующие посты, так как управляющие часто предпочитают выбрать персонал самолично для поддержания должного уровня управления. Отчеты персонала -- также очень полезны. Исследование отчетов персонала (включая бланк заявления) может показать служащим, которые работают на низших рабочих местах, их уровень образования или уровень навыков. Это может также выявить лиц, которые имеют потенциал для обучения, или тех, кто уже имеют необходимую подготовку для рассматриваемых рабочих мест. Компьютерные системы, о которых говорилось раньше, могут помочь гарантированно верной идентификации квалифицированных кандидатов из числа уже работающих на предполагаемые рабочие места. Некоторые фирмы также разрабатывают банки данных навыков работников. Эти банки содержат список служащих, имеющих определенные навыки. Например, под заголовком “космические инженеры” стоят имена всех лиц с опытом или обученных этой профессии. Если Вам нужен инженер в отделе А, и банк навыков показывает, что такой человек есть в отделе В, то Вы можете перевести его, несмотря на то, что он в данный момент не использует навыки космического инженера.

Пример отправляемого по почте описания условий работы на определенной должности одной из фирм представлен на рис. 4.4.

4.4 Завоевание преданности работников

4.4.1 Продвижение изнутри

Обычно рабочие преданно относятся к фирме, которая преданно относится к ним. Мы рассмотрим два пути, которые отдел персонала должен обеспечить, дабы доказать свою заботу о служащих: гарантии справедливых отношений и безопасность работы. Но многие работники также требуют предоставления возможностей для продвижения по службе. Мы обсудим возможность продвижения изнутри в главе II (Управление карьерой). А пока заметим, что внутренняя вербовка и назначение на посты могут быть основой создания хороших отношений.

Большинство фирм, ориентированных на поддержку своих служащих, имеют программу всестороннего содействия развитию изнутри. Конечно, фирмы, которые заботятся о своих работниках, подобно “Дельта Эрлайнз” и “Федерал Экспресс”, предпочитают развитие изнутри. В “Федерал Экспресс”, например, “возникающие вакансии всякий раз занимаются квалифицированными кандидатами из числа существующих работников”. Но не только твердая утвержденная политика является предпосылкой к успешному содействию программе развития изнутри. Как мы увидим в главе 11, во многом развитие изнутри начинается с тщательного выбора служащего. Эффективное содействие развитию изнутри также зависит от обеспечения образования и обучения, необходимого, чтобы помочь служащим идентифицировать и развивать их потенциал. Эти фирмы также обеспечивают оценку профориентации: наблюдатель и служащий отвечают за связь между прежней и предполагаемой службами. Вербовка требует скоординированной системы отбора записей о карьере работников и отправления по почте информации о вакансиях, она должна гарантировать, что все имеющие право претендовать на эту работу служащие будут инфор-

ПРЕЕМСТВЕННОСТЬ

Все кадровые служащие, прошедшие испытания, имеют право требовать рассмотрения их кандидатуры на вакантные места с возможностью роста.

Служащие, желающие продвигаться по службе, могут подавать просьбу об этом только после шестимесячной непрерывной' работы на одном месте.

ПОЛИТИКА

Список вакансий будет предоставлен всем работникам через все средства информации. Он включает в себя: название работы, размер жалованья, отдел, имя и должность начальника, местонахождение, краткое описание работы, квалификации и информацию о том, приглашаются или нет претенденты на собеседование для демонстрации своих способностей.

Основные необходимые уровень квалификации и опыт работы должны быть также внесены в список. По всем вопросам, связанным с вакансиями, служащие могут обращаться в отдел кадров.

Списки вакансий остаются .на информационной доске в течение пяти рабочих дней.

*Формы со списком всех необходимых требований для вакантной должности можно получить в отделе кадров.

Отдел кадров занимается рассмотрением заявлений кандидатов.

Менеджер, набирающий персонал, будет рассматривать заявления служащих компании о продвижении в первую очередь, а уж потом заявления кандидатов со стороны.

Служащие сами несут ответственность за уведомление своих менеджеров относительно их намерения претендовать на открывшуюся вакансию.

Окончательное решение при назначении на вакантную должность принимает менеджер, проводивший собеседование; однако руководящими принципами при утверждении кандидатуры являются: квалификация, опыт, подготовка и навыки. Менеджер, проводящий собеседование, отвечает за уведомление менеджеров отделов о возможных будущих вакансиях.

Служащие, претендующие на место и находящиеся в отпусках в момент отбора, могут оставить свое заявление в отделе кадров для рассмотрения.

Менеджеры отвечают за то, чтобы отдел кадров уведомил всех претендентов из организации о том, получили они эту работу или нет, до официального объявления менеджеру кандидата, получившего работу.

Пустые заявления не будут приняты. Служащие должны заполнить все пункты заявления для рассмотрения их кандидатуры на интересующую должность.

Так как возможности появляются довольно часто, служащие должны планировать продвижение по службе, общаясь со своим потенциальным менеджером, информируя его о своих возможностях, для того чтобы его имели в виду. Случается и так, что вакантные рабочие места не вносят в список.

Это происходит в двух случаях: когда на это место назначается человек, чья карьера подошла именно к этому этапу и для ее развития нужно именно это место, и когда должность создана, чтобы обеспечить возможности развития определенным быстрорастущим служащим.

В соответствии с этой политикой менеджеры должны стремиться работать со служащими, помогая развитию их карьеры и продвижению по служебной лестнице. мированы и их кандидатуры будут рассматриваться. Например, в “Федерал Экспресс” отправление по почте описаний работы осуществляется координационной системой JCATS (Система Отслеживания Претендента для Смены Работы). Объявления о новых вакансиях через эту электронную систему обычно проходят по пятницам. Всем служащим, просящим работу, выставляется оценка на основании качества их работы и величины стажа. После чего их уведомляют относительно того, были ли они выбраны как кандидаты. Внутренняя вербовка и содействие развитию изнутри, таким образом, способствуют повышению ответственности служащих. Однако, если ограничиться только отправлением по почте описания работы, этого не произойдет.

4.4.2 Прогноз привлечения кандидатов со стороны

Если кандидатов на замещение вакансий в Вашей организации Вам недостаточно, вероятнее всего, Вам придется заняться поиском кандидатов со стороны. Прогноз привлечения кандидатов со стороны будет основываться на общих экономических условиях, местной конъюнктуре рынка, конъюнктуре профессионального рынка.

Общие экономические условия

Первый шаг состоит в том, чтобы предсказать общие экономические условия и ожидаемый уровень безработицы. Обычно при низком уровне безработицы найти рабочих труднее. Постоянно издается большое количество информации, которую Вы можете использовать для разработки экономических прогнозов. В декабре каждого года журнал “Бизнес уик” представляет экономический прогноз на следующий год; каждую неделю он печатает экономическую информацию на будущее. Журнал “Форчун” выпускает ежемесячный прогноз деловой перспективы, а в январе печатает прогноз на предстоящий год. Журнал “Форбс” регулярно публикует информацию о деловых тенденциях как внутри страны, так и за ее пределами. Большое количество банков издает периодические экономические исследования и прогнозы. Каждый год в декабре страховая компания “Прудентиал” издает экономический прогноз на наступающий год.

Несколько агентств федерального правительства также составляют свой экономический прогноз. Совет Экономических Консультантов США (U. S. Council of Economic Advisors) каждый месяц составляет отчет, в котором отслеживаются тенденции развития всех экономических показателей. Региональные отделения Федерального Резерва (Federal Reserve) также издают ежемесячные отчеты по вопросам экономики. Федеральный Резервный Банк Сант-Луиса издает ежемесячное резюме о различных экономических показателях.

Конъюнктуры местных рынков

Прогнозирование местных трудовых условий (local labor conditions) также важно. Например, уменьшение числа программ защиты привело к относительно высокому уровню безработицы в городах, подобных Сиэтлу, в котором общие экономические условия не соответствуют условиям в стране.

Конъюнктура профессиональных рынков (Occupational market conditions)

Вы можете постараться предсказать пригодность потенциальных кандидатов в определенных сферах деятельности (инженеры, бурильщики, операторы пресса, бухгалтеры, и т. д.), для которых будете вербовать людей. Недавно, например, существовал избыток бухгалтеров и медсестер.

Прогнозы доступной рабочей силы для различных родов занятий можно найти в различных источниках. Например, Бюро Трудовой Статистики США при Министерстве Труда (Bureau of Labor Statistics of the U. S. Department of Labor) издает свой проект в “Ежемесячном Обзоре Рабочей Силы”.

Национальный Научный Фонд (National Science Foundation) регулярно предсказывает конъюнктуры трудового рынка в областях науки и техники. Другие агентства тоже обеспечивают профессиональный прогноз, включая Общественную Службу Здравоохранения (Health Service), Службу Занятости США (U. S. Employment Service) и Департамент Образования (Office of Education).

4.5 Вербовка кандидатов для работы

4.5.1 Введение

Если Вы решили заняться замещением вакантной должности (и уже получили на это разрешение), следующим Вашим шагом должна стать разработка списка претендентов. Для этого Вы будете использовать один или несколько вариантов вербовки, описанных далее. Вербовка --- важное дело, потому что чем больше кандидатов, тем лучше, но вместе с тем и труднее проводить собеседование и делать выбор. Если на две вакансии претендуют два кандидата, то у Вас не такой уж большой выбор, но если претендентов 10 или даже 20, то Вы можете проводить различные собеседования и проверки для выбора самого лучшего.

Некоторые предприниматели используют пирамиду продуктивности вербовки, чтобы определить число необходимых претендентов на определенное количество мест. Как показано на рис. 4.5, пирамида графически показывает отношение числа людей, которых Вы должны заинтересовать этой работой, к требуемому числу новых служащих. В данном примере компания знает, что в следующем году ей нужно 50 новых бухгалтеров. По опыту известно, что отношение между теми, кому сделано предложение, и теми, кто будет нанят, составляет 2 к 1. Также фирма знает, что отношение между кандидатами, которые будут приглашены на собеседование, и теми, кому сделают предложение, будет 3 к 2, в то время как отношение между кандидатами, приглашенными на собеседование, и кандидатами, пришедшими на него, составляет 4 к 3. Кроме того, отношение между найденными кандидатами и приглашенными составляет б к 1. Другими словами, из шести человек, узнающих из рекламы в колледже или из других источников информацию о вакансии, только один получает приглашение на собеседование. Зная это соотношение, фирма может определить, что для того, чтобы пригласить на собеседование 200 достойных кандидатов, необходимо заинтересовать 1200 человек. В результате до интервью доберутся приблизительно 150 человек из приглашенных. Из них 100 получат предложения. А уже из этих 100 половина (или 50) будет принята.

50 - Новые работники

100 - Получившие предложения (2:1)

150 - Интервьюируемые кандидаты (3:2)

200 - Кандидаты приглашенные (4:3)

1200 - Заинтересовавшиеся люди (6:1)

Может быть это не очень справедливая система вербовки, но зато вполне эффективная, что очень важно. Например, рассмотрим результаты недавнего отбора в колледже. Предметом изучения стал 41 выпускник из четырех колледжей при университете на Северо-востоке, специализирующихся в области искусства, науки, проектирования промышленных сооружений и бизнеса. Студенты были опрошены дважды в течение весеннего семестра, один раз после того, как они прошли первую часть собеседования, и второй раз после прохождения второй части собеседования.

Было обнаружено, что на процесс вербовки большое влияние оказывает мнение кандидата о компании. К примеру, когда после собеседования кандидатов спросили о том, почему та или иная компания им понравилась, все претенденты упомянули суть работы, из них 12 упомянули произведенное на них вербовщиком впечатление и еще 9 сказали, что прислушались к мнению родственников и друзей. К сожалению, есть и другие мнения. Так, на вопрос о том, почему та или иная компания не понравилась, 39 ответили, что им не понравился характер работы, а 23 сказали, что их оттолкнули непосредственно вербовщики: одни были грубыми, другие -- просто неграмотными; некоторые были невежливыми, а некоторые позволяли себе оскорбительные комментарии. Все эти вербовщики, разумеется, были не лучшими представителями фирмы.

Вербовка -- эта та область, в которой персонал должен хорошо знать особенности работы, на которую он вербует. Специалист по персоналу, который вербует, редко наблюдает за выполнением работы, но он должен иметь по возможности ясную картину того, что из себя представляет эта работа, и всю необходимую информацию он должен получить от наблюдателя, вовлеченного в производство. Например, специалист по персоналу хочет знать что-нибудь относительно отношений начальника и членов рабочей группы. Как это сделать? Специалист по персоналу мог бы посетить участок работы и посмотреть описание работы с наблюдателем, чтобы убедиться, что работа не изменилась и соответствует тому, что о ней было написано. Наблюдатель способен снабдить его дополнительной информацией о навыках и способностях, необходимых новым рабочим.

4.5.2 Реклама как способ поиска кандидатов

Для того, чтобы объявление о работе принесло результат. Вы должны правильно его разместить. Существует две возможности : либо средства массовой информации либо доски объявлений. В прессе объявление лучше всего помещать в местной газете или в техническом журнале, в зависимости от специальности, на которую Вы ищете претендента. Местная газета обычно является самым лучшим помощником в подборе конторских служащих и административных служащих низшего уровня. Работу для специалистов можно рекламировать в торговых и профессиональных журналах. Есть один недостаток у этого способа рекламирования -- продолжительный период, иногда даже больше месяца, между подачей объявления и его публикацией. Но тем не менее объявления остаются хорошими источниками привлечения внимания к работе.

Размещение подобных объявлений на страницах журналов может стать хорошим источником среднего или старшего персонала управления. Многие фирмы публикуют свои объявления и в других средствах информации. Таблица 4.1 показывает, в каких случаях что нужно использовать. Например, журналы лучше всего использовать для подбора специалистов, например, журнал по компьютерной тематике для подбора инженеров по компьютерам.

Таблица 4.1 Достоинства и недостатки основных типов средств массовой информации

Тип средства	Достоинства	Недостатки	Когда используется
Газеты	Быстрота публикаций. Гибкость размера. объявления. Сконцентрированность в определенных географических областях. Хорошая классификация информации.	Часто игнорируются. Сильная конкуренция. Нет специализации, Вам приходится платить и за тех, кому Ваша информация неинтересна. Низкое качество печати.	Когда Вы хотите ограничить вербовку определенной областью. Когда достаточное число вакансий в определенной области. Когда большинство читают эту газету ради подобной информации.
Журналы	Специализированые журналы охватывают самые заинтересованные категории читателей. Гибкость размера объявления. Печать высокого качества. Престижное место на первой странице. Длительное хранение и вероятность повторного чтения.	Широкий географический охват часто не может принести пользу, если Вам необходимы специалисты в определенных областях. Длительный срок до публикации.	Когда работа специализированная, Когда время и география не имеют значения. Когда происходит вовлечение в развивающуюся программу.
Радио и телевидение	Трудно игнорировать. Может достичь тех, кто не активно ищет работу через газеты и журналы. Ограничено определенной географической областью. Гибкость. Может рассказать историю более эффективно, чем напечатанные объявления. Небольшая конкурентоспособность.	Творческая гибкость. Возможны только несложные сообщения. Нельзя вновь вернуться к полученной информации. Создание и производство коммерческих радиопередач и особенно телевизионных может требовать много времени и денег. Нехватка специализированной аудитории. Плата за обращение к тем, кому это не нужно.	В конкурентоспособных ситуациях, когда недостаточное количество претендентов читают Ваши напечатанные объявления. Когда имеется много вакантных мест и достаточно претендентов в определенной географической области. Когда необходимо быстрое и широкое воздействие. Блиц-кампания может все сделать за две недели или меньше. Можно привлекать внимание к напечатанным объявлениям.
Торговые точки (рекламные материалы на месте вербовки).	Привлекает внимание именно к истории работы, в то время как печатные объявления делают акцент именно на действия.	Ограниченная полезность. Чтобы получить эту информацию, нужно посетить места возможного проведения вербовок.	Эмблемы, знамена, брошюры, аудиовизуальные представления в специальных случаях: ярмарки, презентации, съезды и т.д. Часть программы вербовки непосредственно в офисах или через лиц, часто посещающих организацию.

Принципы, помогающие при планировании и создании рекламы

Кроме правильного выбора средства массовой информации очень важно правильно преподнести свое объявление. Опытные рекламодатели для построения своего объявления используют четыре руководящих принципа, называемых AIDA (Attention -- внимание. Interest -- интерес. Desire -- желание, Action -- действие). Сначала Вы должны привлечь внимание к объявлению. Какие объявления привлекают внимание? Объявления, напечатанные с малым интервалом теряются, в то время как использующие широкие страницы или пустые места выделяются. По той же самой причине ключевые фразы в объявлениях выделяются, благодаря чему они не теряются среди колонок с объявлениями.

Затем пробудите интерес к работе. Интерес может быть создан характеристикой работы типа “Вы будете процветать после получения этой работы”. Иногда и другие аспекты работы (типа местоположения) могут использоваться для пробуждения интереса.

Далее усильте интерес, делая упор на определенные факторы -- “желания”. Например, удовлетворение от работы, развитие карьеры, путешествия и другие подобные преимущества. Также имеет смысл писать объявления, обращенные к определенной аудитории. Например, непосредственно к выпускникам школ, инженерам и профессионалам в какой-либо области.

Наконец, объявление должно побуждать к действию. Возьмите несколько объявлений и Вы увидите фразы типа “звоните сегодня” и “для получения подробной информации пишите сегодня” или “идите в Ваше турагентство и быстрее договаривайтесь о поездке к нам”.

Несмотря на то, что большинство предпринимателей сегодня знают о незаконности дискриминирующей рекламы, подробное исследование позволило все же обнаружить, что такое незаконное или сомнительное рекламирование все еще существует. Вы наверняка знаете объявления, имеющие сексуальную специфику (приглашающие “мужчин”, “женщин”, “девушек на пятницу”, и так далее). Обычно эти объявления являются дискриминирующими, так как связаны с половым вопросом. Также не очень хороши такие термины, как “человек двора”, “человек ремонта” или объявления с указанием определенного возраста (типа “студент”, “недавний выпускник” или “отставник”) и условия типа “требуется двуязычный” или “Японец”. Также сомнительно использование объявления с целью разъяснить суть работы для ограничения поиска необходимых людей.

4.5.3 Агентства занятости как источник кандидатов

Существует три основных типа агентств занятости:

1) используемые федеральными, региональными или местными органами управления;

2) связанные с некоммерческими организациями;

3) частные агентства.

Общественные государственные агентства службы занятости существуют в каждом штате. Им помогает и координирует их работу Служба Занятости Министерства Труда США. Она также обслуживается общенациональным компьютерным банком работ, с которым связаны все государственные службы занятости. При использовании компьютерной информации о работе представитель агентства способен предоставить претендентам больше информации относительно доступных рабочих мест не только в их собственных, но и других географических регионах.

Общественные агентства -- главный источник и чернорабочих, и служащих для чистой работы, но, как показывает опыт, в этих агентствах часто существует неразбериха. Многие безработные встают на учет в эти агентства не для того, чтобы получить работу, а для того чтобы получить пособие по безработице, так как получить его они могут только будучи зарегистрированными этим агентством. И очень часто работодателям приходится беседовать с теми, кто очень мало заинтересован в получении работы, а то и вообще не заинтересован.

Другие агентства занятости связаны с некоммерческими организациями. Например, большинство профессиональных и технических обществ имеют специальные организации, которые помогают их членам находить рабочие места. Так, например, большое количество агентств, занятых социальной помощью, стараются трудоустроить людей специальных категорий, таких, как физически ущербные люди или ветераны Вьетнама.

Частные агентства занятости -- основной источник клерков для чистой работы и управляющего персонала. Такие агентства получают плату за каждого .претендента, которого они устраивают на работу. Размер этой платы обычно урегулирован в соответствии с государственным законом, и организациям выставляется счет, отправляемый по почте. Вне зависимости от того, кто вносит плату, она главным образом определяется конъюнктурой рынка, хотя в последнее время наиболее часто фирма, а не кандидат платит эту сумму. Хотя и нанят наиболее квалифицированный кандидат, он должен как следует адаптироваться на новом месте, а если на него “повесить” этот долг, то это может ему помешать. Большое количество частных агентств теперь -- временные помощники, обеспечивающие секретарями, клерками или полуквалифицированной рабочей силой на какое-то время. Эти агентства могут быть полезны в случае, если у Вас временно большой объем работы.

Имеется несколько причин использования агентств занятости для удовлетворения Ваших потребностей в пополнении персоналом. Вот некоторые ситуации, в которых Вы могли бы обратиться в агентство:

1. Ваше предприятие не имеет собственного отдела кадров и не в состоянии провести подбор претендентов.

2. Ваше предприятие на основе прошлого опыта посчитало для себя трудным произвести подбор квалифицированных претендентов.

3. Вакантное место должно быть занято быстро.

4. Имеется потребность в привлечении большого количества редких специалистов или женщин.

5. Вербовка не помогает подобрать необходимых людей, которые, возможно, имеют сейчас какую-либо работу, и из-за этого иногда лучше себя чувствуют, отвечая на вопросы в агентстве, нежели на собеседовании в компании.

Одним из главных преимуществ агентства занятости является проведение предварительной работы. Но у этого преимущества есть и отрицательная сторона. Например, агентство занятости может пропустить ряд необходимых для Вас вопросов при проведении предварительного собеседования. В результате Вы можете получить не совсем квалифицированного претендента, о чем Вы узнаете только тогда, когда он, приступив к работе, сделает ряд ошибок, которые повлекут за собой падение качества, производительности, возникновение нравственных проблем и т. д. Точно так же самые подходящие претенденты могут быть случайно пропущены при выборе подходящих для Вас работников. Чтобы помочь избежать таких проблем, два эксперта предлагают следующее:

1. Дать агентству точное и полное описание работы. Чем лучше агентство занятости поймет суть работы или особенности рабочего места, которое нужно занять, тем больше вероятность, что будет предоставлен наиболее подходящий претендент.

2. Определить признаки, по которым агентство должно выбирать претендентов. Заявления претендентов и записи собеседования должны быть предоставлены агентством. Вы можете потребовать от агентства проведения любой, на Ваш взгляд, необходимой процедуры для отбора кандидата.

3. Если это возможно, периодически просматривайте данные относительно принятых и отклоненных кандидатов. Это будет служить хорошей проверкой того, насколько качественно обрабатывается и обеспечивается ценная информация и насколько справедлив процесс выбора.

4. Если это возможно, заключите долгосрочный контракт с одним или двумя агентствами. Можно также подобрать специального человека для поддержки связи Вашей фирмы с агентством. Или даже попытаться наладить определенный контакт с работником агентства, чтобы координировать Ваши потребности в пополнении персоналом.

Существует несколько способов выбора самого лучшего для Вас агентства. Общение с другими менеджерами или людьми, занимающимися персоналом, поможет найти агентства, которые оказали им наиболее действенную помощь при вербовке людей на те же должности, что и у Вас. Другой подход -- Вы должны рассмотреть семь или восемь объявлений в Вашей библиотеке, чтобы найти агентства, в которые постоянно обращаются с предложениями нужных Вам вакансий. Это поможет сузить область поиска.

Когда Вы уже сузили область, остается еще несколько вопросов, на которые Вы должны получить ответ, чтобы решить, какое агентство больше всего подходит для Вас. Какова подготовка штата агентства? Каковы уровень их образования и опыт, а также их возраст? Имеют ли они достаточную квалификацию, чтобы понять суть рабочего места, на которое Вы вербуете? И какова репутация этого агентства среди лучших деловых бюро?

Помощь агентств временной занятости

Агентства временной занятости (упомянутые ранее) сегодня все больше и больше доказывают свою жизнеспособность и уместность. Один обзор выявил, что более чем 84 % опрошенных предпринимателей используют такие агентства и эта цифра увеличивается. Большинство предпринимателей используют эти агентства для подбора работников для производства/обслуживания или офиса/делопроизводства. Наиболее часто упоминаемая (78 % фирм) причина потребности в услугах агентств временной занятости состоит в том, чтобы занять места временно отсутствующих служащих. Другие важные причины состоят в том, чтобы укомплектовать персоналом краткосрочные проекты, занять вакантные места, пока не найдены служащие для постоянной работы, выполнить краткосрочную работу, требующую специальных навыков. Большинство фирм, обращающихся в эти агентства, упоминали о том, что нехватку ресурсов породило расширение фирмы, и их потребность будет, вероятно, продолжать увеличиваться в течение нескольких следующих лет. Агентства временной занятости могут помочь занять свободные места, предлагая их служащим, которые по той или иной причине не заинтересованы в долгосрочном контракте с одной фирмой.

Поддержание хороших отношений с одним из этих агентств требует, во-первых, уделить достаточно времени и сил их поиску и встречам с представителями для того, чтобы выбрать лучшее для Вас. Затем Вы должны быть уверены, что все основные программные и процедурные вопросы решены. Рассмотрите следующие вопросы:

Выписка счета. Получите образец счета компании. Удостоверьтесь, что Вы понимаете порядок оплаты и что он для Вашей компании подходит.

Табели учета. Также получите образец табеля учета. Табель учета подписывается наблюдателем и обычно рассматривается скорее как соглашение, а не как проверка часов работы.

Программа оплаты. Определите, как происходит оплата. Большинство предпочитают хранить всю подобную информацию на платежных ведомостях в течение определенного периода, ожидая предоплаты вместе с платежной ведомостью клиента.

Вербовка и выгоды для служащего. Выясните, насколько выгодно служащим завербовать работника. В чем состоит эта выгода.

Внутренний штат. Узнайте как можно больше о работниках агентства: что это за люди, как они проводят собеседование, уровень их знаний и как они умеют общаться с людьми.

Внешний вид. Проследите, чтобы внешний вид сотрудников соответствовал требованиям на Ваших заводах и в офисах.

Равные возможности для претендентов. Вы должны получить документ о том, что при заполнении заявления все претенденты имеют равные права.

Информация о работе. Вы должны быть уверены, что агент достаточно хорошо понимает характер работы и тип человека, которого Вы на нее подбираете.

4.5.4 Вербовщики как основной источник поиска кандидатов

Вербовщики (также известные как “охотники за головами”) держатся предпринимателями для поиска необходимых им работников. Они заполняют рабочие места в 40000 долларов и выше, хотя 50000 долларов -- часто является самым низким пределом. Процент мест, занятых в Вашей фирме с помощью их услуг, может быть очень маленьким. Но эти рабочие места являются ключевыми на Вашем производстве. И Ваш вербовщик может быть единственным источником поиска кандидатов для них. Его услуги всегда хорошо оплачиваются предпринимателем.

Фирмы, поставляющие вербовщиков, могут быть очень полезны. Они имеют большое количество контактов и особенно полезны в контактах с квалифицированными работниками, которые в принципе не очень активно занимаются поиском нового рабочего места. Они могут также хранить название Вашей фирмы в тайне в процессе поиска. Вербовщики могут также экономить время, занимаясь рекламой и предварительным отбором, общаясь самостоятельно с сотнями претендентов. Плата вербовщику кажется незначительной в сравнении со стоимостью сэкономленного времени.

Но имеются и некоторые трудности. Например, предпринимателю необходимо объяснить подробно, какой кандидат требуется и почему. Некоторые вербовщики больше продавцы, чем профессионалы.

Они могут быть больше заинтересованы в том, чтобы убедить Вас заплатить за наем кандидата, чем обнаружить того, кто будет действительно делать работу. А потом будут пытаться убедить, что их клиент просил именно такого работника. Поэтому надо серьезно относиться к подготовке Вашего запроса.

При выборе вербовщика один эксперт предлагает пользоваться рядом руководящих принципов:

1. Удостоверьтесь, что выбранная Вами фирма способна к проведению полного поиска. По законам Ассоциации Консультантов Вербовки, вербовщик не может обращаться с предложениями к служащим старого клиента по поводу работы у его нового клиента в течение двух лет со дня принятия этого служащего на работу. Тем самым сужается поле его деятельности. И особенно для больших фирм, ему может быть очень трудно подобрать кандидатов, так как самые лучшие потенциальные кандидаты могут уже работать на его прежних клиентов и контакт с ними запрещен в течение двух лет.

2. Попросите о встрече с человеком, который будет заниматься поиском для Вас сотрудников. Личность вербовщика часто определяет судьбу поиска. Если этот человек не смог произвести на Вас хорошее впечатление, Вы вправе требовать лучшего кандидата. Остерегайтесь того, что Вас могут познакомить с хорошим работником, у которого масса подписанных контрактов, но этот человек может оказаться не тем, кто на самом деле будет работать для Вас.

3. Поинтересуйтесь, какова плата за поиск. Имейте в виду, что, как правило, плата за поиск составляет от 25 % до 35 % гарантируемого ежегодного дохода найденного кандидата. Как правило, одна треть этой суммы выплачивается вначале, одна треть по истечении 30 дней и одна треть после 60 дней. Часто случается, что поиск прекращается и тогда оплата не производится. Иногда поиск может потребовать дополнительных расходов в размере 10 %-20 % всей оплаты, а иногда и больше,

4. Выберите вербовщика, которому Вы можете доверять. Это необходимо потому, что это лицо будет знать не только сильные стороны фирмы, но и ее слабости. Поэтому важно, чтобы Вы были уверены, что можете доверять ему любую конфиденциальную информацию.

5. Поговорите с парой их клиентов. Попросите назвать две или три компании, для которых эта фирма недавно нашла кандидатов. Далее задайте вопросы типа: “Насколько хороша их оценка кандидата?”

Они действительно проводят поиск или только заполняют картотеки? И как много времени и денег это потребовало?

Кандидат на работу должен иметь в виду некоторые вещи при общении с вербующими фирмами. Большинство фирм не очень много внимания уделяют резюме, предпочитая продвигать их собственных кандидатов. Некоторые фирмы предлагают совсем плохонького кандидата, чтобы на его уровне средненький, но их собственный, кандидат казался очень хорошим. Некоторые энергичные клиенты могут предварительно подготовиться и, ознакомившись с Вашими требованиями, во время собеседования сказать, что всеми этими качествами они как раз и обладают. Также имейте в виду, что вербующие фирмы имеют большое количество клиентов, вовсе не желающих работать, и за счет них фирма может создать впечатление того, что она предлагает очень много кандидатур.

4.5.5 Наборы из колледжей как источник кандидатов

Большое количество потенциальных кандидатов можно набрать из выпускников колледжей. Это очень важный источник стажеров в области управления, а также профессиональных и технических служащих.

Имеется две главные проблемы с вербовкой в университетском городке. Во-первых, это обычно дорого и требует много времени от людей, занимающихся вербовкой. Чтобы получить право на вербовку, расписание должно быть урегулировано заранее, должны быть напечатаны брошюры компании, отчеты, интервью. Во-вторых, работа собственно вербовщиков иногда является неэффективной (или просто плохой). Некоторые вербовщики просто неподготовлены и проявляют недостаточную заинтересованность в кандидате. Также большое количество вербовщиков не обращает внимания на то, что нужно при подборе кандидатов среди студентов. Например, физическая привлекательность студентов не всегда является показателем их знаний и умений. Некоторые вербовщики склонны предлагать женскую работу мужчинам, а мужскую -- женщинам. Следовательно, необходимо как следует обучить вербовщика, прежде чем посылать его в университетский городок.

Вы Имеете две главные цели как вербовщик в университетским городке. Ваша главная функция -- посмотреть и решить, достоин ли кандидат дальнейшего рассмотрения. Те качества, на которые вы будете обращать внимание, зависят от того, на какое место Вы ищете работников. Однако примерный отчет, представленный на рис. 4.6, довольно типичен. Основные качества кандидатов включают в себя побуждения, навыки общения, образование, внешность и общее впечатление.

В то время как Вашей основной функцией должен стать поиск хороших кандидатов, другая Ваша цель состоит в пробуждении их интереса к Вашей фирме. Установление со студентом свободных, искренних и неофициальных отношений, уважение претендента как личности и быстрая посылка писем-напоминаний -- все это может помочь Вам обеспечить приход студентов на собеседование.

Как показано в табл. 4.2, предприниматели выбирают своих вербовщиков в колледжах, основываясь на том, кто может сделать самый лучший отбор претендентов, заполняя все вакансии. Учебные заведения, из которых происходит выбор кандидатов (см. табл. 4.3), отбираются с учетом их репутации и качества предыдущего набора.

Претенденты, которые произвели благоприятное впечатление, приглашаются в офис для беседы с предпринимателем или на завод для посещения участка. Чтобы это посещение было плодотворным, Вы можете послать письмо с теплым и дружественным приглашением и предложить выбрать дату посещения компании. Кто-то должен быть назначен, чтобы встретить претендента и проводить к его к будущему начальнику; желательно, чтобы его встретили в аэропорту или гостинице. Пакет с расписанием работы претендента, а также другой информацией относительно работы (типа ежегодных отчетов и описания всех возможностей) должен ожидать претендента в гостинице. Интервью должно быть тщательно спланировано. Следует по возможности придерживаться этого плана.

ДОКЛАД ОБ ИНТЕРВЬЮ В УНИВЕРСИТЕТСКОМ ГОРОДКЕ

Имя

Предполагаемая дата завершения учебы

Место жительства

Должность доступна для

Если подходит, при надобности можете использовать раздел комментариев

Водительские права Да_____________ Нет____________

Какие-либо специфические обстоятельства, влияющие на Вашу способность к переездам?

Хотите ли путешествовать?

Если да, то сколько времени %

Оценки	Выдаю-щийся	Выше среднего	Средний	Ниже среднего
Образование: Курсы, связанные с работой? Показала ли учеба в классе хороший потенциал для работы?
Внешность: Выглядел ли претендент чисто и опрятно?
Способности общения: Способен ли претендент самостоятельно мыслить? Может ли он четко и ясно сформулировать идею?
Мотивация: Имеет ли претендент высокий уровень энергичности? Состыкуются ли его интересы с работой?
Отношение: Произвел ли на Вас претендент впечатление доброжелательного и воспитанного человека

КОММЕНТАРИИ (Используйте обратную сторону листа, если понадобится)

Была ли выдана заявка Да Нет

Получена ли обратно заполненная автобиография

Рекомендации

Пригласить

Отклонить

Интервью взято:

Дата

Университетский городок

Таблица 4.2 Факторы при отборе вербовщиков для колледжа

АСПЕКТЫ ВЕРБОВКИ	ЗНАЧИМОСТЬ (1-7)
Определение высококачественных претендентов	5,8
Профессионализм вербовки	5,6
Заполнение всех вакансий	5,5
Отбор нужного количества претендентов	5,5
Высокая исполнительность новобранцев	5,4
Высокий уровень сохранения новобранцев в фирме	5,3
Высокая оценка работы	5,0
Административные процедуры	4,7
Эффективное использование времени	4,5
Планирование и постановка цели	4,5
Оценка программы	4,3
Стоимостной контроль	4,2

Таблица 4.3 Наиболее важные факторы отбора учебных заведений для проведения вербовки

НАИМЕНОВАНИЕ	ВАЖНОСТЬ (1-7)
Репутация в редких областях обучения	6,5
Общая репутация	5,8
Эффективность предыдущей работы по вербовке	5,7
Местоположение	5,1
Репутации факультетов в редких областях обучения	5,1
Предыдущие предложения работы и оценка принятых	4,6
Прошлая практика	4,5
Количество потенциальных кандидатов	4,5
Способность достигать целей ЕЕО	4,3
Стоимость	3,9
Дружественные отношения с членами факультета	3,8
Альма-матер СЕО* или других исполнителей	3,0

Оценки: 7-высшая; 1-низшая.

* chief executive officer -- главный исполнительный менеджер

Кандидат должен постоянно общаться с тем, кто берет у него интервью. Завтрак должен проходить на фирме, заводе или в близлежащем ресторане или клубе, предпочтительно в том, в котором претендент может встретить таких же выпускников и чувствовать себя свободно. Предложение, если оно существует, должно быть сделано как можно скорее, желательно во время посещения фирмы. Если это невозможно, кандидату нельзя сообщать, когда он может ожидать решения. Если предложение сделано, имейте в виду, что претендент может иметь также другие предложения. Частые вопросы о том, “как идет процесс решения” или “есть ли какие-нибудь другие вопросы”, могут помочь склонить кандидата в Вашу сторону.

4.5.6 Службы иммиграции и натурализации как источник кандидатов

Служба иммиграции и натурализации является основным источником претендентов на работу, особенно с почасовой оплатой. Некоторые организации поощряют таких претендентов, проводят кампании “по направлению служащих”. Объявления о вакансиях и просьбах о направлении собираются в бюллетени организаций и отправляются по почте на информационные табло. Вознаграждение выдается тем, чьи посланцы достигают высшей точки мастерства. Этот вид кампании может сократить затраты на вербовку, устраняя платы агентствам и за рекламу, а также привести к появлению кандидатов с очень высокими качествами. Но успех кампании зависит в значительной степени от морали Вашей компании. Если Вы отдаете предпочтение таким рабочим, это может вызвать недовольство со стороны Ваших служащих и расцениваться как дискриминация.

Сорок процентов опрошенных фирм сказали, что, как правило, они пользуются услугами таких отправляющих фирм и примерно 15 % работников их предприятий именно оттуда.

Конечно, общая сумма, которую фирма тратит на программу найма, будет зависеть от размера фирмы. Большие фирмы тратят порядка 34000 долларов на программы найма, средние компании тратят приблизительно 17000 долларов и маленькие с количеством служащих меньше 500 человек приблизительно 3600 долларов.

Служба иммиграции и натурализации является главным источником претендентов на работу с почасовой оплатой. Нужно иметь в виду, что, как правило, со всеми этими рабочими нужно обращаться очень вежливо и дипломатично. Чтобы у компании была хорошая репутация, нужно тщательно подготовиться к переговорам. Большинство предпринимателей гарантирует, что каждый будет приглашен для собеседования в отдел кадров, даже если происходит сбор информации относительно должности, которая появится только в будущем. Хорошая деловая практика также требует, чтобы на все письма с запросами от претендентов отвечали быстро и вежливо.

4.5.7 Базы данных служащих

Предприниматели все более и более склоняются к использованию компьютеризированной регистрации резюме, чтобы идентифицировать кандидатов. Несколько из этих компьютеризированных регистраций уже функционируют. Рассмотрим одну из первых. Регистрацию Продвижения Карьеры (Career Placement Registry, Inc. (CPR)), функционирующую в Александрии, штат Вирджиния. CPR -- не агентство занятости, а компания, которая собирает базу данных -- резюме от людей, ищущих рабочие места. Эта база данных доступна всем предпринимателям, организациям обслуживания и правительственным агентствам, которые подключены к ДИАЛОГОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ (DIALOG INFORMATION SERVICES, INC.)--большой компьютерной информационной сети. (Компании, которые не подключены к ДИАЛОГУ, могут получить резюме, выполненные CPR по цене приблизительно 50 долларов за 12 зарегистрированных резюме. Любой предприниматель, который знаком с CPR, может, таким образом, получить доступ к базе данных резюме с подключением к банку данных ДИАЛОГА или без него.)

CPR формирует базы данных резюме от студентов, недавних выпускников вузов и работников с опытом. Каждый заполняет формуляр заявки на участие, состоящий из множества данных типа имени, адреса, цели карьеры (бухгалтерский учет, администрация, реклама -- всего 52 позиции), опыта работы, типа желательной должности и образовательной подготовки. Наряду с “персональным резюме квалификаций”, форма представляет полную картину квалификаций каждого кандидата, профессиональные предпочтения, и желательный диапазон жалованья. Форма возвращается в CPR с чеком на вступительный взнос: студенты платят 12 долларов, чтобы зарегистрироваться, в то время как работники с опытом платят 25-45 долларов, в зависимости от желательного уровня жалований. Резюме остаются в базе данных CPR в течение шести месяцев и доступны предпринимателям 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Кандидат может также указать желательное географическое расположение места работы.

Предприниматели получают инструкцию о том, как использовать базы данных, и могут использовать их в поиске претендентов с требуемыми навыками и опытом, а также из предпочтительной географической области. Предприниматели не платят никакого вступительного взноса. Оплата составляет приблизительно 95 долларов за час, плюс 1 доллар за распечатку каждого резюме. Средняя стоимость поиска в CPR -- приблизительно 20 долларов. Эта специфическая система доступна приблизительно 50000 предпринимателям, которые подключены к ДИАЛОГОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ (это также возможно через большое количество университетских библиотек).

4.5.8 Работники старшего возраста как источник кандидатов

Гораздо меньшее количество людей в возрасте от 18 до 25 лет составляют рабочую силу сейчас, чем в 1979 году. Это заставило большое количество предпринимателей начать искать альтернативные источники, чтобы восполнить свои потребности в рабочей силе. Для многих предпринимателей это означает, что пожилые люди -- это тоже потенциальные работники, которых необходимо поддержать, чтобы им захотелось остаться в компании и после достижения пенсионного возраста. Является ли сохранение старых работников компании полезным для производительности? Ответ кажется вполне ясен -- “Да”. Например, связанные с возрастом изменения физических и умственных способностей и особенностей характера имеют небольшое влияние на выпуск продукции, кроме тех случаев, когда требуется физическая сила. Тем не менее, творческий и интеллектуальный потенциал не уменьшается с возрастом, количество прогулов с возрастом уменьшается, более старые рабочие обычно показывают большую лояльность к компании, чем молодые, старые рабочие бывают более удовлетворены своим рабочим местом и руководством, старые люди могут быть также дополнительно обучены или продолжать эффективно работать, как и другие люди.

Все источники работников, описанные ранее (рекламирование, агентства занятости, и так далее), являются и источниками пожилых работников, но с одним отличием. Вербовка и привлечение старых рабочих требуют концентрации усилий прежде, чем начинается вербовка. Ее цель состоит в том, чтобы сделать компанию максимально привлекательным местом для работы пожилых рабочих. Для этого: Исследуйте Вашу политику относительно персонала. Удостоверьтесь, что Ваша политика и порядок работы (политика ограничения жалованья или отсутствия каких-либо привилегий для работающих неполный день, содействие ранней отставке или отсутствие предложения гибких графиков работы для более старых рабочих) не обескураживают старших или не провоцируют более старых людей уехать;

Разработайте гибкий график работы. Включите в него неполный рабочий день (меньше чем 30 часов в неделю); консультации или сезонную работу; сокращенный день с сокращенной оплатой; гибкий график (установление определенного времени на выполнение работы (от 1 до 3 часов) и разрешение рабочим самим планировать, когда выходить на работу). Например, в компании “Ригли” рабочие старше 65 лет могут сами сокращать время своей работы; другие компании используют “мини-изменения”, чтобы приспособиться к заинтересованным в неполном рабочем дне;

Создайте или перепроектируйте подходящие рабочие места. В компании “Ксерокс” рабочие старше 55 лет и имеющие стаж более 15 лет, а старше 50 лет, имеющие 20 лет службы могут работать при желании на менее напряженных, но и менее оплачиваемых участках;

Предложите гибкие планы привилегий и поощрений. Ознакомиться и выбрать то, что кажется наиболее приемлемым, можно разрешить как более старым работникам, так и молодым. Например, более старые служащие могут иметь право на более продолжительный отдых или на непрерывное увеличение пенсии, чем более молодые рабочие.