Система обліку (бухгалтерський контроль) ґрунтується на обліковій політиці, яку банк розробляє згідно з Положенням про організацією бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України, затвердженим постановою Національного банку №566 від 30.12.1998 р.

Бухгалтерський контроль щодо правильності та законності відображення в обліку всіх банківських операцій постійно здійснює головний бухгалтер. Такий контроль також є складовою посадових обов'язків співробітників - відповідальних виконавців і керівників функціональних підрозділів банку.

До бухгалтерського контролю належать:

заходи щодо забезпечення безпомилкового відображення операцій відповідно до їх економічної сутності;

продуктивність системи документообігу;

наявність операційних процедур;

розподіл обов'язків між виконавцями в процесі прове дення банківської операції;

запис та контроль за здійсненням операцій;

внутрішні перевірки до моменту виконання операцій автоматизованого контролю тощо.

Бухгалтерський контроль включає первинний (поточний) та подальший контроль, тобто такий, що здійснюється після відображення операції в обліку і повинен надати можливість впевнитися в тому, що:

операції проведені тільки із загального та/або спеціаль ного дозволу керівництва банку;

операції відображені та оцінені згідно з вимогами облікової політики банку;

система аналітичного обліку дає змогу відстежувати використання ресурсів та рух активів банку;

розпорядження активами здійснюється лише у межах встановлених повноважень;

інвентаризація активів і зобов'язань (балансових та позабалансових) здійснюється з певною регулярністю, а виявлені недоліки усуваються належним чином.

Система бухгалтерського обліку, доповнена ефективним механізмом внутрішнього контролю, може в певних рамках надати керівництву банку інформацію про те, що активи надійно захищені від несанкціонованого їх застосування чи розпорядження ними і що фінансова звітність є достовірною, надійною і її можна використовувати для підготовки фінансової інформації.

Друга складова внутрішньо-технологічного контролю адміністративний контроль.

Адміністративний контроль - це сукупність процедур, які дають можливість визначити законність здійснюваних операцій, ступінь виконання стратегічних і поточних планів, ефективність залучення і використання ресурсів. Його мета - забезпечення відповідної стандартизації внутрішньобанківських процесів, координація дій підрозділів, удосконалення організаційної структури управління, проведення комплексного аналізу тощо. Належний адміністративний контроль дає змогу виявити ризики і вжити ефективних заходів щодо їх мінімізації.

До системи адміністративного контролю належать:

методи закріплення дозволів, повноважень та обов'язків щодо здійснення операцій;

методи контролю та проведення моніторингу резуль татів роботи;

* принципи та практика у сфері трудових ресурсів тощо. Таким чином, структура адміністративного контролю

складається з організаційної схеми та всіх ухвалених керівництвом банку принципів і процедур.

Адміністративний контроль передбачає розподіл повноважень між працівниками банку таким чином, щоб жоден працівник або обмежена група працівників не змогли зосередити в своїх руках усі необхідні для здійснення певної операції повноваження, тобто операційний цикл будь-якої операції поділяється на такі етапи:

дозвіл на операцію;

облік;

проведення операцій;

контроль виконання операцій.

До внутрішньо-технологічного контролю належить правовий контроль. Сферою правового контролю є експертні оцінки договірних відносин щодо здійснюваних банком угод і операцій, перевірка правомірності формування капіталу, обґрунтованості розподілу прибутку тощо.

У межах внутрішнього контролю здійснюється контроль за видами діяльності, який передбачає об'єктивне обстеження і всебічний аналіз типів банківського бізнесу та видів діяльності з метою підвищення їх ефективності.

Кожний вид діяльності представлений сукупністю певних банківських операцій, отже, контроль за видами діяльності повинен проводитися у процесі підготовки та здійснення усіх банківських операцій. Його можуть здійснювати безпосередньо виконавці або спеціально призначені спеціалісти банку. Такий контроль можна виконувати в автоматичному режимі.

Внутрішній контроль в банку здійснюється за допомогою конкретних процедур.

Процедури внутрішнього контролю являють собою ті методи і заходи, які в доповнення до адміністративного контролю встановлює керівництво банку, щоб у розумних межах забезпечити впевненість у досягненні конкретних цілей свого банку.

Конкретні процедури внутрішнього контролю можуть включати:

зіставлення рахунків;

перевірку арифметичної точності звітності;

контроль за використанням комп ютерів і загальними умовами їх застосування;

ведення контрольних рахунків і пробних балансів;

затвердження і контроль банківської документації;

зіставлення із зовнішніми джерелами інформації;

порівняння результатів інвентаризації готівки, цінних паперів і товарно-матеріальних запасів з даними бухгалтерських рахунків;

обмеження фізичного доступу до активів і звітності;

* зіставлення результатів фактичної діяльності з бюджетом. Наведені складові елементи внутрішнього контролю

утворюють цілісну систему внутрішнього контролю, що є сукупністю методів, заходів і процедур контролю, встановлених керівництвом банку з метою здійснення ефективної комерційної діяльності відповідним чином для забезпечення дотримання політики керівництва, захисту активів, запобігання шахрайству, зведення до мінімуму помилок, забезпечення точності та достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності.

Система внутрішнього контролю забезпечує впорядковане та ефективне ведення справ, включаючи дотримання вказівок керівництва, захист активів, попередження та виявлення шахрайства і помилок, ведення точної й повної бухгалтерської звітності та своєчасну підготовку надійної фінансової інформації.

Система внутрішнього контролю завжди належала до найважливіших елементів операційної та управлінської структури банку. Глобалізація ринків, жорстка конкуренція, впровадження нових банківських операцій, розвиток інформаційних технологій призвели до значних змін у функціонуванні банківської системи і разом з тим збільшили небезпеку ризиків для неї. Все це спричинює як ускладнення завдань внутрішнього контролю, так і зростання його значення в діяльності банку.

Внутрішньому контролю притаманні такі обмеження:

вимоги керівництва, щоб контроль був рентабельний (тобто щоб вартість контрольної процедури була пропорційна потенційним збиткам від шахрайських дій або помилки);

більшість видів контролю стосуються відомих типів операцій, а не незвичайних операцій;

потенційна можливість людської помилки внаслідок нед балості, невідповідності, неправильного тлумачення інструкцій;

можливість ухилення від контролю за рахунок домовле ності з особами за межами банку або з його співробітниками;

можливість зловживань з боку особи, яка відповідає за здійснення контролю (наприклад, дії одного з керуючих або відповідального за прийняття рішення, минаючи який-небудь вид контролю);

можливість виникнення неадекватності процедур умовам, що змінилися, і відхилення від строгого їх виконання.

Належна система внутрішнього контролю передбачає: реальне та ефективне виконання передбачених процедур контролю; компетентне виконання процедур внутрішнього контролю; незалежне виконання процедур внутрішнього контролю.

9.3 Основні засоби внутрішнього контролю

Основними засобами внутрішнього контролю, які впроваджуються в банку та підлягають аудиторським перевіркам, є: /. Розподіл функцій між структурними підрозділами, який являє собою організаційну структуру банку і представляє основний інструмент системи внутрішнього контролю. Організаційна структура повинна забезпечувати можливість розподілу несумісних обов'язків з виконання певних функцій, дозволів на здійснення операцій та виконання угод, а також збереження та обмеження доступу до активів.

2. Моніторинг операцій та ведення обліку за операціями та угодами. Моніторинг здійснюється до та після проведення конкретної операції. Попередній моніторинг операцій запо бігає неправильним, несанкціонованим діям та незаконним операціям; моніторинг після здійснення операцій виявляє несанкціоновані дії. Для забезпечення ефективності моніто рингу необхідно, щоб він був достатньо ретельним і повним для виявлення помилок та упущень, а особа, яка його здійснює, - досить незалежна від особи, чия діяльність є предметом даного огляду.

Складання звітності, яка повинна забезпечувати керівництво банку достовірною інформацією про результати роботи банку, фінансові умови та відхилення від планових показників. Крім того, операційні звіти підрозділів банку є підтвердженням операцій і доповненням огляду внутріш нього контролю.

Забезпечення захисту даних (захисні пристрої та механізми), що потребує контролю фізичного доступу, електронного доступу, і захист даних під час передачі. Банківські сховища, сейфи з готівкою, обладнані охоронними приладами, встановлення спеціальних дверей і відеокамер забезпечують захист від несанкціонованого доступу і незаконних операцій та використовуються для охорони фізичних і фінансових активів.

5. Засоби захисту від помилок персоналу, які сприяють поліпшенню внутрішнього контролю за рахунок забезпечення точності записів-звітів про проведені операцій та профілак тики ненавмисних помилок. До них належать механічні засоби (калькулятори, касові апарати), а також інтелектуальні, наприклад, ведення подвійного запису в бухгалтерському обліку, незалежний перерахунок результатів, вбудованих у програмне забезпечення технологічних комплексів.

6. Контроль за помилками у розрахунках за операціями банку. Підтримання ефективності внутрішнього контролю потребує постійної уваги до обставин та операційного сере довища, що змінюється, включаючи зміни інформаційних технологій, внаслідок чого існуючі форми контролю можуть стати застарілими та непридатними і потребувати розробки та впровадження нових.

7. Підвищення кваліфікації банківських працівників. Навчання поширює внутрішній контроль за рахунок того, що забезпечує знання кожним співробітником своїх обов'язків і відповідальності за функції, які він виконує. Навчання включає пояснення взаємозв'язку виконання індивідуальних обов'язків працівника із загальними завданнями і політикою банку. Кінцевий результат діяльності банку залежить і складається із показників роботи кожного підрозділу і відповідно кожного співробітника банку.

Контроль безпеки є важливим елементом збереження конфіденційності інформації про клієнтів банку та стан активів. Банківські сховища, перевезення цінностей, ведення записів, документування, комп'ютерне обладнання забезпе чуються системою внутрішнього контролю.

Система дотримання процедур виконання операцій в банку забезпечує здійснення банківських операцій в межах законодавства. Ця система може діяти паралельно або як частина банківської системи внутрішнього контролю та аудиту. Основна увага повинна приділятися додержанню законів, постанов, нормативних актів, а не охороні активів, надійності інформації, ефективності операції та дотримання політики, що є важливим для інших аспектів внутрішнього контролю.

Заходи внутрішнього контролю з основних операцій банку. Для мінімізації ризиків і втрат в установах банку повинні бути впроваджені відповідні заходи внутрішнього контролю на всіх ділянках. Так, внутрішній контроль за кредитними операціями передбачає насамперед контролювання діяльності керівництвом банку. Завданням керівництва є встановлення повної та добре зрозумілої стратегії кредитування, а політика щодо її впровадження має бути підтверджена відповідними документами, регулярно переглядатися та доповнюватися. Керівництво повинно отримувати вчасні та повні звіти у відповідній формі щодо поточної та запропонованої кредитної діяльності банку. Організаційна структура має бути такою, щоб керівництво отримувало всю відповідну інформацію.

Іншим важливим заходом внутрішнього контролю за кредитними операціями є розподіл обов'язків. Незалежні одна від одної посадові особи мають виконувати такі функції:

оцінка пропозиції про надання кредиту;

надання дозволу на видачу кредиту;

реєстрація видачі кредиту;

контроль і рух коштів;

контроль та зміни у вартості забезпечення;

поточний контроль.

Запобігання втратам за кредитними операціями здійснюється за допомогою таких заходів, як створення резервів на покриття збитків від кредитних ризиків та здійснення поточного контролю за кредитами. При цьому слід передбачити:

регулярні класифікації кредитів на категорії, визначені за рівнем ризику (своєчасність платежів, фінансовий стан позичальника);

чітку політику щодо формування резервів на покриття збитків від кредитних ризиків відповідно до класифікації кредитів;

процедури переведення кредитів на основу не нараху вання після досягнення певного визначеного етапу;

регулярне забезпечення управлінської інформації, у тому числі: якість кредитного портфеля; тенденції простро чених платежів за кредитами та списання кредитів; результати діяльності кожної господарської одиниці; результати діяль ності працівників кредитного департаменту, аналіз секторів;

політику і процедури, розроблені з метою запобігання неналежній концентрації у кредитному портфелі, та впровад ження регулярного поточного контролю за категорією (сектором, видом).

9.4. Внутрішній аудит банку.

Засади функціонування. Організація служби внутрішнього аудиту

У сучасних умовах внутрішній аудит комерційного банку стає одною з основних ланок банківського менеджменту. Внутрішній аудит набув свого розвитку з ревізії банківських операцій, однак він включає значно ширше коло питань з різних сфер банківської діяльності.

Внутрішня аудиторська служба - це незалежний підрозділ, який не бере участі у виконанні операцій, а періодично здійснює перевірки та оцінює:

адекватність і ефективність заходів та системи внутрішньо-технологічного контролю;

управління ризиками, кредитним та інвестиційним портфелем;

повноту, своєчасність і достовірність фінансової та іншої звітності;

дотримання принципів і внутрішніх процедур обліку;

відповідність регулятивним вимогам.

Аудит діяльності банку

Внутрішній аудит є частиною внутрішнього контролю в банку. По-перше, перевірка та оцінка ефективності системи внутрішнього контролю є основною метою внутрішнього аудиту. По-друге, у внутрішнього контролю та аудиту дуже багато спільного, наприклад, вони мають однакові завдання, процедури, принципи та ін.

У нашій країні юридичною базою внутрішнього аудиту в банках є постанова НБУ від 20.03.1998 №114, якою затверджено Положення "Про організацію внутрішнього аудиту в комерційних банках України". Згідно з цим Положенням під внутрішнім аудитом розуміють незалежну експертну діяльність аудиторської служби банку для перевірки й оцінки адекватності та ефективності системи внутрішнього контролю і якості виконання призначених обов'язків працівниками банку. На сьогодні, крім завдань суто контрольного характеру, аудит охоплює також питання економічної діагностики, розробки фінансової стратегії, маркетингових досліджень, управлінського консультування тощо. Це - сукупність різноманітних аудиторських робіт, які надаються самостійним структурним підрозділом на виконання рішень і розпоряджень керівництва банку.

Постановою Правління Національного банку України від 20.07.1999 №358 затверджено Методичні вказівки щодо застосування стандартів внутрішнього аудиту в комерційних банках України. Стандарти внутрішнього аудиту мають важливе значення під час проведення систематичних аудиторських перевірок, оскільки регулюють роботу служби внутрішнього аудиту щодо виконання покладених на неї функціональних обов'язків.

Стандарти внутрішнього аудиту впроваджуються в діяльність комерційного банку з метою:

*вдосконалення практики проведення внутрішнього аудиту;

забезпечення якісного аналізу й оцінки системи внут рішнього контролю;

здійснення постійного контролю банківських ризиків;

перевірки відповідності здійснених банківських операцій політиці та встановленим процедурам банку, а також чинному законодавству України;

інформування Правління банку та Спостережної ради банку про виникнення певних проблем, розроблення і вжиття застережливих заходів, спрямованих на запобігання виник ненню ризиків у діяльності банку;

складання уніфікованих висновків і звітів.

Стандартами внутрішнього аудиту визначено, що незалежність аудитора - це можливість вільно та об'єктивно виконувати покладені на нього обов'язки та неупереджено висловлювати свою думку щодо результатів перевірки. Незалежність досягається за допомогою відповідного організаційного статусу служби внутрішнього аудиту, який передбачає підпорядкування безпосередньо Спостережній раді банку, що може забезпечити незалежність дій аудиторів (включаючи доступ до будь-якої інформації) і вжиття адекватних заходів щодо виконання їх рекомендацій.

Невід'ємна частина цього стандарту - це об'єктивність, тобто здатність аудитора якісно виконувати свою роботу та зрозуміло висловлювати і відстоювати свою думку. Обидва поняття взаємопов'язані, оскільки ступінь структурної незалежності підрозділів внутрішнього аудиту істотно впливає на об'єктивність аудиторів.

Стандарт (№ 1) визначає керівництво службою внутрішнього аудиту. Оскільки на керівника служби внутрішнього аудиту покладено ряд відповідальних обов'язків, його кандидатура має бути погоджена зі Спостережною радою банку, відповідати вимогам та погоджена з Національним банком України.

Усі аудиторські перевірки мають виконуватись на високому професійному рівні, тому одним із стандартів є професійна компетентність працівників служби внутрішнього аудиту. Вони повинні мати достатній фаховий досвід і володіти необхідними знаннями та навичками.

Головними завдання внутрішнього контролю банку є:

дотримання правил, планів, процедур, законів України, нормативних актів та інструкцій Національного банку України;

збереження активів;

* забезпечення достовірності та цілісності інформації;

економічне та раціональне використання ресурсів;

досягнення відповідних цілей під час проведення операцій або виконання програм.

Виходячи із завдань внутрішнього контролю, визначається обсяг аудиторської перевірки. Тому четвертий стандарт внутрішнього аудиту - це обсяг робіт. З ним тісно пов'язаний п'ятий стандарт - планування та виконання аудиторської перевірки. Аудиторська перевірка передбачає планування аудиту, перевірку та оцінку інформації, надання рекомендацій і контроль після перевірки.

Останнім, найважливішим стандартом є складання аудиторського висновку, оскільки після проведеної перевірки необхідно об'єктивно оцінити діяльність перевіреного підрозділу, наскільки вона відповідає існуючим законодавчим та нормативним вимогам. Крім того, аудиторський висновок має містити інформацію, яка відображає достовірність та повноту фінансової документації банку, правильність ведення бухгалтерського обліку. До висновку також вноситься інформація про обсяг роботи та період перевірки.

У новій редакції Закону України "Про банки і банківську діяльність" знайшли відображення норми внутрішнього аудиту в установах банку. Так, згідно зі ст.45 Закону "банки створюють службу внутрішнього аудиту, яка є органом оперативного контролю Спостережної ради банку".

Служба внутрішнього аудиту відповідає за проведення огляду системи внутрішнього контролю і визначає, якою мірою дотримується та здійснюється цей контроль. Внутрішній аудит забезпечує, щоб всі процедури обробки банківських операцій вміщували елементи внутрішнього контролю. Крім того, служба внутрішнього аудиту виконує життєво важливу для банку функцію профілактики і виявлення несанкціонованих (шахрайських) дій та створення системи, що перешкоджає таким діям.

У цілому відділ внутрішнього аудиту відповідає за схоронність банківських активів, їх фінансову цілісність і тим самим за підтримання доброго імені банку.

За результатами внутрішніх аудиторських перевірок встановлюється необхідність проведення коригуючих заходів і забезпечується їх реалізація під контролем Спостережної ради та керівництва банку.

Ефективність роботи банку може бути оцінена в різних сферах неоднозначно. Так, проводячи аудит депозитних операцій, аудитор може оцінити адекватність встановлення процентних ставок за залученими ресурсами, в управлінні активних операцій - оптимальність структури розміщення коштів, в управлінні розвитку мережі філій - придатність і достатність інформації, що використовується керівництвом у разі прийняття рішення про відкриття нових відділень та філій банку, в операційній частині - ефективність документообороту.

Донедавна українські банки не приділяли достатньої уваги питанням ролі внутрішнього аудиту в підвищенні якості управління своєю діяльністю, вжиттю заходів щодо обмеження ризиків і захисту від них, що пояснювалось як особливо сприятливими умовами розвитку банків - високими процентними ставками, низьким рівнем конкуренції між банками, так і недостатньою компетентністю їх співробітників.

Останнім часом через збільшення кількості проблемних банків чисельність комерційних банків в Україні зменшується. Це пов'язане не лише з нестабільною загальноекономічною ситуацією, а й з впливом негативних чинників, обумовлених здійснюваною банками ризикованою кредитною політикою, некваліфікованим управлінням, відсутністю стратегічного планування, недостатнім зовнішнім і внутрішнім контролем. За таких умов посилюється значення внутрішнього аудиту, який сприятиме забезпеченню стійкості, конкурентоспроможності та ефективності управління комерційним банком.

Зростаюча роль внутрішнього аудиту в комерційному банку полягає у такому:

Внутрішній аудит забезпечує впевненість акціонерів, вкладників і кредиторів у тому, що в банку грошима керують ефективно, а система внутрішньобанківського контролю - незалежна, міцна, надійна та забезпечує різні послуги менеджменту в процесі моніторингу ризиків, з якими банк стикається у своїй діяльності. При цьому контроль за дотриманням співробітниками банку чинного законодавства, нормативних актів та стандартів професійної діяльності, забезпечення належного рівня надійності, відповідно до характеру та масштабів операцій, а також оптимізація банківських ризиків стають одними з пріоритетних напрямів управлінської діяльності банку.

Внутрішній аудит забезпечує оцінку стану системи прийняття рішень та її відповідність обраній стратегії, тактиці розвитку, а також цілям, визначеним його акціонерами (засновниками) та відповідними документами; подає керівництву банку висновок, в якому відображує реальні досягнення поставлених цілей, а також дії з удосконалення системи внутрішніх організаційних заходів, яких необхідно вжити для виконання поставлених завдань. Ці висновки розглядаються під час попереднього аналізу динаміки результатів фінансово-господарської діяльності банку, точності фінансового планування, прогнозування та оптимізації ризиків банківської діяльності.

Внутрішній аудитор бере участь у розробці перспективної програми розвитку банку, а також у контролі за її реалізацією.

Служба внутрішнього аудиту повідомляє керівництво банку про порушення та недоліки в діяльності підрозділів і окремих співробітників, розробляє ефективні рішення, спрямовані на їх усунення. Керівництво банку зобов'язане вживати відповідних заходів для забезпечення якості та своєчасності ведення фінансових документів, а також зберігання коштів банку від шахрайства та розтрати.

Внутрішній аудитор контролює адекватність відображення операцій банку в обліку та звітності, відповідність даних синтетичного та аналітичного бухгалтерського обліку, що забезпечує достовірність інформації, яка надається комерційними банками. Це надзвичайно важливо для банку, оскільки формування місячних, квартальних і річних звітів, дає можливість оцінити поточний стан банку, проаналізувати діяльність та скласти прогноз розвитку.

Внутрішній аудит сприяє більш глибокому та обґрунтованому аналізу діяльності комерційного банку, створенню ефективної системи стимулювання, що відповідає загально прийнятим міжнародним стандартам управління комерційним банком. Служба внутрішнього аудиту банку здійснює постій ний контроль за якістю та схоронністю його активів.

Якщо банк має територіально віддалені філії та відділення, в яких місцеве керівництво приймає самостійні рішення, Правлінню для оцінки результатів прийнятих рішень у цілому необхідна достовірна інформація про всі відділення та філії. У зв'язку з цим керівництво банків зацікавлене в їх періодичній перевірці та проведенні її на належному рівні.

Важливою є роль внутрішнього аудиту в системі збору, обробки та надання інформації керівництву банку для прийняття управлінських рішень. Внутрішній аудит - одна з найважливіших ланок управлінської структури банку. Оцінюючи всі інформаційні потоки, він зменшує інформаційний ризик і надає значну допомогу керівництву та співробітникам банку. При цьому інформація, одержана від внутрішніх аудиторів комерційного банку, є підставою для прийняття оптимальних управлінських рішень щодо удосконалення принципів та підвищення ефективності функціонування банківської установи.

Відношення до аудиторів не завжди однозначне. Багато залежить від внутрішньої культури банку і готовності керівного складу до співпраці з ними. На жаль, не завжди банківський персонал усвідомлює, що аудитор контролює не виконавців, а насамперед процес здійснення операцій та наявність контролю за ними. Внутрішній аудит оцінює існуючу систему контролю банку та ефективність різних її підрозділів. Внутрішні аудитори аналізують фінансову та управлінську звітність банку, її достовірність.

Інколи внутрішній аудит сприймають як сучасну назву добре відомої ревізії, основними завданнями якої є перевірка забезпечення збереження активів і виявлення та ліквідація заборгованості через недоліки та розтрати. Як наслідок такого розуміння внутрішній аудит фокусується не на пошуку можливостей поліпшення існуючих систем і процесів, а на виявленні недоліків та винуватих осіб.

Слід враховувати, що ступінь об'єктивності внутрішніх аудиторів залежить від рівня їх фахової підготовки та вміння витримувати психологічні навантаження. Аудитори повинні мати необхідні знання та навички в проведенні перевірок, а також відстоювати свою точку зору, виявляти суть проблеми, бути наполегливими та впевненими у своїх силах. За відсутності цього аудитори не матимуть власної позиції й не зможуть зберегти об'єктивність. Крім того, існує ризик, що через брак належних аргументів або слабкість позиції з окремих питань аудитор більше уваги приділить простим та менш важливим питанням, там, де його позиції достатньо міцні. З цієї причини окремі ризики та проблеми можуть залишитися не виявленими.

Щоб уникнути можливих проблем, у підрозділи внутрішнього аудиту, як правило, призначають фахівців з вищою економічною освітою, знаннями в галузі менеджменту, досвідом роботи у банку та достатнім знанням банківської справи. Внутрішні аудитори повинні доброзичливо ставитися до працівників банку, які контролюють та супроводжують операції з предмету аудиту, та вміти спілкуватися з персоналом.

Наведені вимоги до аудиторів становлять Кодекс профе-ійної етики аудиторів України, затверджений рішенням Аудиторської палати України від 18.12.1998 №73.

9.5 Прийоми та методи проведення аудиторських перевірок

Для досягнення мети аудиту аудитор збирає свідчення, які підтверджують аудиторський висновок щодо того чи іншого напряму банківської діяльності. Оскільки існують обмеження у часі проведення аудиторської перевірки, аудиторські свідчення повинні відповідати таким вимогам, як обґрунтованість висновків та економічність аудиту. Аудитор повинен враховувати як кількісні характеристики свідчень (достатність для обґрунтування висновку на підставі вибіркової перевірки), так і їх якісні характеристики (достовірність та доречність).

Для отримання аудиторських свідчень використовуються певні методи, прийоми та процедури. Вибір методів і прийомів аудиту має забезпечити якомога вищу об'єктивність аудиторського висновку та обумовлюється такими чинниками, як обсяг перевірки, фаховий досвід аудитора, специфічність операцій тощо.

Існують два основних види аудиторських перевірок:

аудиторські перевірки, що допомагають отримати підтвердження функціонування систем внутрішнього контролю (аудит на відповідність);

аудит, що підтверджує достовірність балансу та облікових цифр (аудит на підтвердження).

Завдання аудиту на відповідність - підтвердити наявність та ефективне і повсякчасне застосування персоналом засобів внутрішнього контролю. Для підтвердження наявності систем внутрішнього контролю застосовують такі аудиторські прийоми:

запит інформації та отримання пояснень;

спостереження;

перевірка супутньої та іншої документації;

перевірка систем контролю в дії.

Аудит на підтвердження дає можливість отримати пряме підтвердження законності операції або достовірності балансу. Прийоми аудиту на підтвердження:

запит інформації та отримання пояснень;

аналітичні процедури;

поглиблена перевірка операцій та балансу шляхом пере вірки супутньої документації та інших документів і облікових даних; особистої перевірки; отримання підтвердження від третіх сторін; перевірки систем контролю в дії.

Серед прийомів, які застосовуються під час проведення аудиторських перевірок виділяють:

1. Запит інформації та отримання роз'яснень. Під запитом інформації мається на увазі пошук необхідної інформації або отримання роз'яснень від керівників і персоналу підрозділу в усній або письмовій формі. Запит інформації надсилається з метою:

ознайомлення з особливостями діяльності підрозділу, в якому проводиться аудиторська перевірка;

отримання підтвердження надійності роботи систем;

отримання роз'яснень з питань, що є предметом аудиту, наприклад, процедури прийняття рішення тощо;

спостереження різних видів контролю в дії під час роботи системи.

2. Аналітичні процедури, тобто дослідження та оцінку даних шляхом порівняння з іншою інформацією, що має відношення до предмету аудиту. Аналітичні методи широко використовують для дослідження і порівняння фінансової та нефінансової інформації, в тому числі порівняння планових показників з фактичними даними. Різні види аналізу можна згрупувати таким чином:

загальна перевірка на достовірність - застосування даних, отриманих із внутрішніх та зовнішніх джерел, для оцінки залишку або суми з точки зору вірогідності. Наприклад, можливо приблизно розрахувати розмір відсотків, нарахованих на залишок на рахунку клієнта, на основі середньомісячної суми залишку на його рахунку та середньомісячної ставки відсотків, а потім порівняти теоретичні розрахунки з відсотками, фактично нарахованими на залишок на рахунку;

аналіз тенденцій - аналіз порівнюваних даних протягом певного періоду часу для визначення тих періодів, що не підпадають під загальну тенденцію;

аналітичний огляд -- порівняння результатів діяльності установи, наприклад, доходів, витрат і т.п., протягом визначеного проміжку часу. Цей метод також можна використовувати для оцінки змін у результатах діяльності установи, які виникли внаслідок інших факторів;

аналіз коефіцієнтів - аналіз взаємозалежності між двома або трьома фінансовими показниками. Наприклад, аналіз залежності затрат на оплату праці від кількості працюючих. Аналіз коефіцієнтів втрачає ефективність, якщо проводиться порівняння за певний період часу (наприклад, методом аналізу тенденцій). У ході проведення аудиту застосовуються коефіцієнти, за допомогою яких аналізуються різні напрями діяльності банку;

бізнес-аналіз - оцінка обґрунтованості та ступеня достовірності певної фінансової інформації на основі власного знання особливостей бізнесу та банківських продуктів;

контрольна перевірка операцій та залишків, тобто перевірка документації та облікових даних; особиста перевірка; підтвердження отриманої інформації від третіх сторін; повторне проведення операції.

3. Перевірка документації та облікових даних. Перевірка документів, що підтверджують певну операцію або залишок, або тих, що підлягають внутрішньому контролю, проводиться з метою отримання об'єктивних доказів правомірності операції або підтвердження роботи системи внутрішнього контролю. Об'єктивні докази операцій та залишків підтверджують правильність окремих проводок, зроблених в системі. Цей прийом є одним з найнадійніших джерел збору аудиторських даних.

Особиста перевірка або перерахування матеріальних активів (наприклад, готівкових коштів) та порівняння отри маних результатів з даними бухгалтерського обліку дає змогу банку отримати пряме підтвердження наявності подібних активів. Особиста перевірка аудиторами їх наявності підтверджує існування активів, але не підтверджує права власності на них. Для з'ясування цього може виникнути необхідність у проведенні додаткових перевірок.

Підтвердження. Виконуючи процедури підтвердження від третіх сторін аудитор має визначити: тип використаного підтвердження, часові рамки процедур, обсяги вибірки, індивідуальні одиниці для вибірки.

Підтвердження може бути позитивним або негативним.

Позитивне підтвердження - адресований клієнтові запит на підтвердження вказаної у ньому суми. У разі ненадання відповіді робиться другий (третій) запит. Якщо не надходить відповідь на третій запит, слід використати такі альтернативні процедури, як дослідження грошових потоків клієнта, вивчення його кореспонденції та дослідження його платіжних документів.

Після отримання підтвердження підписи клієнтів звіряються зі зразками у картках банку. Обов'язково встановлюється причина будь-яких розбіжностей.

Негативне підтвердження - адресований клієнту запит, в якому вимагається відповідь лише у випадку незгоди клієнта із вказаною сумою.

5. Повторне проведення операції. Повторне проведення операції дає змогу повторити всі етапи контролю або процесу обробки операції в системі для перевірки точності роботи системи. Завдяки повторному проведенню операції можна отримати аудиторські дані двох типів:

підтвердження правильності математичних розрахунків та процесу обробки даних (операцій) шляхом перевірки правильності нарахованих сум або незалежного повторного розрахунку з наступним порівнянням отриманих сум з даними обліку;

знайти раніше не виявлені помилки у ході операції, яка вже пройшла всі етапи внутрішнього контролю системи, що свідчить про ненадійність або недостатність системи контролю.

6. Вибірковий аудит. Вибірка - це перевірка статей за залишками на рахунках або певних видів операцій, які становлять менше 100 відсотків загальної сукупності статей або операцій та є характерними для всієї сукупності. Застосовуючи цей прийом, аудитор робить вибірку статей, що вважається представницькою для даної сукупності. Результати вибіркового аудиту переносяться на всю сукупність методом екстраполяції.

Вибірковий аудит проводиться у випадках, коли сукупність складається з великої кількості аналогічних статей або коли перевірка всіх без винятку статей неможлива або недоцільна з практичних міркувань. Розмір вибірки визначається з урахуванням ступеня важливості даного виду аудиту для результатів загальної перевірки, особливостей виду діяльності банку та складності систем контролю, що перевіряються. Якщо сукупність не є однорідною, перевагу слід віддати аудиту виняткових чи матеріально значущих статей або визначати вибірки по групах аналогічних статей.

Вибірка для аудиту визначається як на основі суб'єктивної думки аудиторів, так і шляхом застосування статистичних методів. Обидва процеси передбачають попереднє визначення ознак представницької вибірки.

Вибірка може здійснюватись статистичним і нестатис-тичним методами.

Статистична вибірка грунтується на використанні процедури довільного відбору (абсолютно випадковий вибір номерів сукупності) або системного відбору (коли з кожної категорії сукупності вибирається кожний третій чи четвертий (п'ятий) і т.п. об'єкт для вивчення).

Статистична вибірка в аудиті може бути двох видів:

статистична перевірка ефективності контролю - це метод вибіркової перевірки за якісними ознаками у генераль ній сукупності, застосовуваний для оцінки дійсної пропорції певної ознаки у генеральній сукупності;

вибіркова перевірка за кількісними ознаками або перевірка на суттєвість.

Нестатистична вибірка, у разі якої відбір одиниць сукупності здійснюється на підставі рішення аудитора, може бути:

випадковою, коли кожній одиниці сукупності присвою ється конкретний номер, а потім вибираються випадкові номери, які утворюють вибірку;

вибірка блоком, коли перевірки здійснюється за певний період часу.

Співбесіда. Аудиторська перевірка включає проведення інтерв'ю та співбесід у кожній з основних функціональних сфер діяльності банку. Співбесіди мають плануватися зав часно, з урахуванням того, що метою аудиторської перевірки є виявлення проблемних аспектів діяльності. Будь-яка усна інформація, яку аудитор планує використати для складання аудиторського висновку, має бути оформлена документально. Співбесіди є корисними у разі з'ясування проблемних питань, отримання загальних знань про об'єкт аудиту, збирання даних, які не мають документального оформлення. Записи за результатами співбесіди мають містити лише факти, отримані під час цієї співбесіди, виключаючи власну думку аудитора.

Порівняльний аналіз включає порівняння даних, часом з різних джерел, з метою виявлення незвичайних ситуацій або відхилень від норм. Порівняльний аналіз є дуже цінним методом роботи аудитора. Якщо здійснюється комп'ютерна обробка даних, можна запрограмувати комп'ютер на проведення порівняльного аналізу.

9. Використання блок-схем. Блок-схема - це схема, що графічно зображує послідовність кроків (операцій), які необ хідно здійснити для успішного завершення того чи іншого виду діяльності. Цей метод є особливо корисним для внут рішнього аудитора у разі виявлення можливих проблем в здійсненні операцій.

10. Анкетування та тестування. Під час проведення аудиту використовують анкетування та тестування керівників і відповідальних виконавців об'єктів аудиту.

Анкетування - прийоми усного або письмового опитування компетентних осіб за допомогою різних анкет, що застосовуються для вивчення та оцінки структури внутрішнього контролю, бесід, які можуть бути записані на диктофон, тощо.

Тестування банківських операцій по суті або систем внутрішнього контролю - процедури, які використовуються для виявлення помилок чи відхилення обліку (систем внутрішнього контролю) від норми.

Розділ 10. Формування персоналу банку

10.1 Система роботи з персоналом

Завдання, зміст і методи кадрового менеджменту.

Кадрова політика має відповідати загальній стратегії банку, отже, забезпечувати реалізацію поставлених цілей і завдань. На сучасному етапі банк зацікавлений у:

кваліфікованому персоналі, що на практиці має забезпе чуватись постійною увагою до підбору нових співробітників і організації їх подальшого навчання;

лояльному персоналі, що на практиці має забезпечува тись шляхом формування і підтримки в трудовому колективі відносин корпоративного духу;

постійному омолодженні кадрового складу (підготовка фахівців для системи Промінвестбанку в Київському інституті банківської справи, прийом на роботу випускників провідних фахових вузів України);

своєчасній ротації та спадкоємності керівних кадрів, що повинно забезпечуватися спеціальною системою управління резервом на висунення;

максимізації трудової віддачі на конкретних робочих місцях, що має забезпечуватись використанням механізмів основної та додаткової оплати праці, орієнтованих на мотивацію фактично досягнутих індивідуальних і колективних трудових результатів;

* раціональній відповідності динаміки витрат на оплату праці кінцевим фінансовим результатам - на практиці має забезпечуватись перспективним плануванням потреб банку в кадрах і оперативним регулюванням штатної чисельності співробітників.

Продовжують бути актуальними визначені Правлінням банку пріоритети кадрової політики: поєднання активності та творчого пошуку молодих співробітників із досвідом і виваженістю персоналу зі значним стажем роботи, впровадження системи персонального банківського обслуговування пріоритетних клієнтів, проведення змін в організаційній структурі центрального апарату, ліквідація зайвих управлінських структур, підвищення професійного рівня банківських спеціалістів, оновлення колективів молодими енергійними випускниками вищих навчальних закладів.

Успіх реалізації стратегії в галузі підвищення кваліфікації персоналу повинен оцінюватися не постійним збільшенням відсотка співробітників, які пройшли відповідне навчання, а динамікою зменшення фінансових збитків від прямих помилок банківських працівників.

В умовах переходу до ринкової економіки управління персоналом має набути системності й закінченості на основі комплексного вирішення кадрових проблем, впровадження нових і вдосконалення існуючих форм і методів кадрової роботи. Під кадровим менеджментом ми розуміємо процес планування, підбору, підготовки, оцінки і постійного навчання кадрів, спрямований на раціональне їх використання.

Основна мета управління персоналом - забезпечення ефективної організації людських ресурсів, поєднання навчання персоналу, підвищення кваліфікації і трудової мотивації для розвитку здібностей працівників і їх стимулювання до виконання робіт більш високого рівня складності та відповідальності.

Методи управління персоналом поділяються на три основні групи:

економічні;

організаційно-розпорядчі;

соціально-психологічні.

До економічних методів належать прогнозування і планування кадрової роботи, визначення потреби в кадрах, джерел її забезпечення та ін.

Організаційно-розпорядчі методи передбачають застосування різних способів впливу на працівників і грунтуються на використанні встановлених організаційних зв'язків, правових положень і норм (наприклад, на правилах внутрішнього трудового розпорядку, положеннях про прийом на роботу і проведення атестації, положеннях Колективної угоди тощо).

Соціально-психологічні методи управління кадрами являють собою конкретні прийоми та способи впливу на процес формування і розвитку трудового колективу й окремих працівників, у зв'язку з чим поділяються на соціальні (соціальне планування, створення оптимального психологічного клімату, вивчення громадської думки та ін.) та психологічні (методи психологічного відбору, вивчення та оцінка кадрів).

Підбір персоналу складається з таких елементів:

розрахунок потреби в кадрах;

моделі робочих місць;

професійний підбір кадрів;

формування резерву кадрів.

Значну увагу слід приділяти питанню розробки перспективних планів потреби в спеціалістах, використовувати випереджувальний принцип підбору, підготовки і розстановки персоналу. Високі темпи розвитку банку, розширення спектра послуг, застосування нових банківських технологій зумовлюють необхідність підвищення професійного рівня персоналу, оволодіння працівниками необхідними знаннями оперативно і відповідно до вимог часу.

Персонал банку є вирішальним фактором у конкурентній боротьбі. В умовах сьогоднішнього фінансового ринку конкурентну боротьбу виграє той, хто створить ефективно діючу систему управління персоналом. Ключовим в управлінні персоналом є принцип підбору і розстановки кадрів за їх особистими і діловими якостями. Цей принцип передбачає :

спадкоємність кадрів на основі систематичного підбору і підготовки нових працівників;

забезпечення умов для постійного підвищення ділової кваліфікації кадрів;

чітке визначення прав, зобов'язань і відповідальності кожного працівника;

поєднання досвідчених робітників з молодими кадрами;

забезпечення умов для професійного і службового просування кадрів на базі обґрунтованих критеріїв оцінки їхньої діяльності та особистих якостей;

поєднання довіри до кадрів з перевіркою виконання поставлених завдань.

Вимоги при підборі кадрів, аналіз якісного складу персоналу банку. Підбір персоналу здійснюється, виходячи з професійної підготовки, досвіду роботи і особистих якостей працівника. Основою правильного підбору є наявність об'єктивної інформації про працівника: кадрових даних, ділових і моральних якостей, життєвого досвіду, професійних знань і навичок, здоров'я, працездатності, службової кар'єри та інших аспектів.

Чи існує ідеальний працівник? Яким він повинен бути, що він повинен вміти робити? Це питання, які мають бути в зоні постійної уваги кадрової служби і керівників банку. В сучасних умовах робота банківського працівника все менше пов'язується з '"перетасовуванням паперів" і все більше орієнтується на продаж банківських послуг. Вирішальне значення для успішної економічної діяльності під час контактів з клієнтами має поведінка працівників. При цьому важливу роль відіграє принципове відношення співробітника банку до своєї роботи. Таким чином, діяльність у банку потребує високого рівня професійної компетентності та вміння спілкуватися з іншими людьми. Знання і розуміння ролі банківських установ у функціонуванні ринкової економіки, а також інформованість про політико-економічне значення окремих банківських операцій та про потреби ринку (клієнти, конкуренти) мають велике значення для того, щоб поведінка співробітників банку відповідала сучасним вимогам і таким чином сприяла успіхові економічної діяльності банку.

У сфері професійних знань особливо важливу роль відіграє знання банківських продуктів і послуг, що пропонуються. Для банківських працівників необхідно вміти презентувати продукти, що пропонуються певним відділом або філією (наприклад, умови відкриття рахунку, депозиту, видача кредиту, продаж сертифікату тощо). Дуже важливою вимогою до банківського співробітника є постійне вивчення необхідних матеріалів. Працівник може переконливо продати певний банківський продукт тільки в тому випадку, якщо сам переконаний в його якості, а також знає пов'язані з ним можливості та ризики. На жаль, це буває далеко не завжди, і незадоволення клієнтів є критерієм оцінки дій банку.

Професіоналізм потрібен скрізь, але в банківській діяльності він необхідний особливо. Адже тут будь-яка необачна дія, помилка або порушення закону призводять до серйозних наслідків не тільки для самого банку, а й для його клієнтів - десятків тисяч людей. Якщо банк терпить банкрутство, люди несуть втрати.

З чого складається професіоналізм у банківській справі? Банкіри вважають, що є ремесло і є чіткі правила, яких треба дотримуватись. Інколи може бути реалізована яка-небудь новація. Проте тільки за рахунок новацій банк працювати не може. Потрібна щоденна інтенсивна праця і відповідно потрібні працездатні люди, здатні забезпечити комплексне обслуговування клієнта оперативно і при цьому суворо дотримуючись встановлених норм і правил. Для інвестиційної банківської діяльності необхідні спеціалісти, які мають професійне чуття і логічне експертне мислення.

Людина або розуміє, що дає прибуток, або не розуміє. Працівників можна навчити виписувати кредитний договір, здійснювати певні операції, але оцінка перспективності того чи іншого проекту потребує крім глибоких професійних знань здатності передбачити віддачу і конкурентоспроможність даного проекту в майбутньому. Це потребує оцінки крім самого проекту комплексу сфер діяльності та численних факторів. А для цього потрібен широкий кругозор працівника-експерта.

І ще в банківській діяльності важливою є законослухняність як норма поведінки фахівців. Прагнення опановувати нове, ризикувати має поєднуватися з великою часткою консерватизму. Банківська система тримається на довірі. Що таке гроші? Усього-на-всього папірці, але вони мають рівно таку цінність, наскільки в них вірять. Тому будь-яка дія, що викликає сумніви в надійності банківської системи, її підриває.

Таким чином, банківський працівник сьогодні - це професіонал, людина, яка підтримує і реально втілює на практиці ділову етику, має організаційні здібності, вміє налагодити справу. І останнє, найголовніше в сучасних умовах, - це прагнення до удосконалення, опанування нових форм діяльності. Перших трьох для сучасного банкіра сьогодні недостатньо. Лише постійне прагнення до нового дає можливість іти далі, знаходити неординарні рішення і досягати успіху. Фундаментом для становлення високопрофесійного банківського працівника є наявність фахової освіти.

У цілому по Промінвестбанку із року в рік зберігається стабільна тенденція підвищення кваліфікаційного рівня фахівців. Із 7565 фахівців (67 відсотків загальної чисельності) на 01.01.2003 р. вищу освіту мають 75,5 відсотка (у 1992 р. -51,3 відсотка).

Посадові інструкції. Важливим етапом процесу управління персоналом є розстановка кадрів. Грамотно підібрані й раціонально розставлені кадри - це запорука успіху.

Приймаючи на роботу того чи іншого фахівця, необхідно чітко уявляти вимоги посади, на яку він приймається. Іншими словами, і керівник, і кандидат повинні бути обізнані з посадовою інструкцією.

Посадові інструкції є внутрішнім правовим документом організації, який регламентує призначення і місце працівника в системі управління, його функціональні обов'язки, права, відповідальність і форми заохочення. Посадові інструкції розробляються для кожної посади управлінського персоналу відповідно до штатного розкладу і логічно продовжують та розвивають положення про структурний підрозділ.

Посадові інструкції дуже важливі і на стадії прийому, і в подальшому в процесі роботи для ефективного використання персоналу. Посадові інструкції дають змогу:

раціонально розподілити функціональні обов'язки між працівниками;

підвищити своєчасність і надійність виконання завдань;

поліпшити соціально-психологічний клімат у колективі, усунути конфлікти між керівниками та підлеглими;

чітко визначити функціональні зв'язки працівника і його взаємовідносини з іншими фахівцями;

конкретизувати права працівника в частині підготовки та прийняття управлінських рішень і використання ресурсів;

посилити колективну і особисту відповідальність пра цівників за своєчасне й якісне виконання функціональних обов'язків;

* підвищити ефективність морального і матеріального стимулювання працівників.

Важко переоцінити місце грамотної посадової інструкції в організаційній структурі. На жаль, досить велика частина існуючих посадових інструкцій мають схематичний характер, як правило, вміщуються на одній сторінці і не відповідають потребам сучасного рівня управління. В результаті працівники виконують вказівки керівника відповідно до розподілу функціональних обов'язків, що склалися в колективі. Стихійна організація управління призводить до нерівномірної зайнятості персоналу, створює певні труднощі роботи на новій посаді для молодих керівників і фахівців після закінчення вищого навчального закладу.