Индустрия гостеприимств

Разрабатывает и внедряет системы производственного учета с целью составления подробного отчета об издержках производства. Вводит новые методики, руководит проведением инвентаризации материально-технической базы и определяет ее стоимость. Ведет регистрацию записей материально-технического снабжения и проводит необходимую корректировку. По собственности, подлежащей руководству, предоставляет инспектору Владельца учетно-финансовую информацию и информацию об издержках производства.

Обеспечивает выдачу счетов заказчику за продукт и обслуживание. Обеспечивает выдачу счетов на оплату услуг в соответствии с установленной процедурой.

Руководит регистрацией данных по финансированию лимитированных закупок и учетом расходов по сравнению с отчислениями. Составляет отчет о финансовом положении и дает перспективную оценку контрактов и позиций, рассматриваемых в данный момент. Ведет регистрацию бухгалтерской документации по основным фондам и расходам с учетом бюджетов на капитальные ассигнования.

Предоставляет услуги по обработке информации, включая услуги пользования ЭВМ, предлагаемые всем подразделениям гостиничного предприятия.

Совершенствует политику компании наряду с используемыми методами работы. Осуществляет контроль за программой использования бланков строгой отчетности и оперативного учета, включая хранение документации прошлых лет.

Предоставляет списочный состав работающих в гостиничном предприятии, включая хронометрирование организации производственного процесса, удерживает налоги и выплачивает сотрудникам различные виды надбавок, предъявляет запрашиваемые отчеты и прочую документацию. Контролирует кассовые расчеты и банковские счета.

Рассматривает предлагаемые планы экономической деятельности и программы, нацеленные на определение экономической эффективности гостиничного предприятия в будущем. При необходимости рекомендует альтернативный образ действий.

Поддерживает тесные связи с руководителями других отделов, участвует в проведении совещаний на высоком уровне с целью получения сведений, которые могут быть использованы при анализе хозяйственной деятельности предприятия, направленном на повышение эффективности выполняемой отделом работы.

Комплектует штаты отдела, определяет объем работы ведущих сотрудников, ведает вопросами повышения их квалификации. Решает вопросы, связанные с приемом сотрудников на работу и увольнением, либо дает действенные рекомендации по вопросам приема на работу, увольнения, повышения и понижения в должности, дисциплинарных взысканий, понижения и повышения ставок или других изменений в статусе сотрудников.

Осуществляет контроль над:

Лицами, находящимися в непосредственном подчинении.

Лицами, находящимися в косвенном подчинении.

Под контролем со стороны: генерального директора

Ответственность и полномочия:

Отношения с сотрудниками. В отношениях c подчиненными должен проявлять требовательность, тактичность, выдержку, способствовать формированию доброжелательных служебных отношений с другими отделами.

Совершенствование бухгалтерского учета в соответствии с Национальными Стандартами Бухгалтерского Учета Республике Молдова для всего гостиничного предприятия. Необходимо постоянно принимать решения в отношении модификаций и применений новых систем в соответствии с меняющимися требованиями. Принятие решения в любом случае должно быть направлено на получение максимальных прибылей при правильном руководстве. Каждое принимаемое решение должно исходить из учета возможных прибылей и убытков предприятия, его пассивов и активов. Не должны приниматься решения или предприниматься действия, идущие вразрез с общепринятыми принципами бухгалтерского учета.

Зам. главного бухгалтера

Основная функция: постоянно контролировать работу отдела. Осуществлять контроль за надлежащим ведением бухгалтерских книг. Готовить отчеты в рамках самого гостиничного предприятия и отчеты в главную контору фирмы. Оказывать помощь главному бухгалтеру в осуществлении контроля над доходами, расходами, активами и пассивами гостиничного предприятия в соответствии с существующими требованиями и политикой, проводимой корпорацией.

Масштаб деятельности

Оказывает помощь главному бухгалтеру в осуществлении эффективного руководства отделом. Занимается сбором рабочих данных в виде финансовых отчетов, прогнозов и специальных отчетов, являющихся непосредственными рычагами управления. Осуществляет анализ доходов и расходов при непосредственном контроле за исполнением внутрихозяйственных директив. Оказывает помощь главному бухгалтеру в управлении схемой организационной структуры предприятия. Представляет в главный офис фирмы и подразделения гостиничного предприятия точные рабочие данные в соответствии с календарным графиком отчетности.

Выполняемая работа

Правильно ведет бухгалтерскую книгу с подведением ежемесячных итогов.

Составляет отчеты в главный офис фирмы и финансовые отчеты в соответствии с календарным планом отчетности.

Контролирует работу сотрудников бухгалтерии в соответствии с положениями отчетности, предусмотренными организационной схемой.

Оказывает необходимую помощь главному бухгалтеру и сотрудникам.

Регулярно проводит собрания сотрудников отдела.

Ежемесячно согласует все статьи бухгалтерского баланса.

Ежемесячно готовит перспективный анализ выполнения квартального плана.

Обеспечивает оплату всем поставщикам на основе стоимости в текущих ценах, сохраняя за гостиничным предприятием право расчета в течение 30 дней.

Гарантирует выдачу счетов клиентам в соответствии с бухгалтерской книгой записи финансовых операций расчета в течение двух дней после выезда гостей из гостиницы.

В конце каждого месяца подводит баланс на основе сведения записей главной книги и книги записей финансовых операций расчетов, производимых с клиентами.

Составляет ежедневный баланс по книге проживающих в гостинице.

Контролирует оплату комиссионных турагентам, выплачиваемую за предыдущую неделю, не позднее Пятницы.

Контролирует надлежащее состояние в подсобных помещениях, хранилищах, а также современный уровень содержания документации.

Ежемесячно приводит в соответствие все банковские счета.

Контролирует наличие денег в кассе главного кассира. Ежемесячно проверяет наличие денег в кассе каждого кассира.

16.Контролирует своевременную выплату зарплаты работникам гостиничного предприятия.

17. Готовит отчеты внутреннего пользования.

Занимается вопросами ремонта и эксплуатации компьютерной технике, как в службе портье, так и других подразделениях.

Занимается вопросами повышения квалификации сотрудников отдела, а также стажеров, проходящих практику.

Занимается вопросом составления графика отпусков для сотрудников отдела с равномерным распределением отпусков в течение года.

Информирует главному бухгалтеру о недостатках контроля, имеющихся трудностях и происшествиях.

Осуществляет контроль:

- непосредственно над инспектором по проверке счетов, бухгалтером-ревизором по доходам, главным кассиром, кассиром, инспектором по оплате счетов, старшим кассиром по финансовым вопросам приобретения и реализации продуктов питания и напитков.

- косвенно над стажерами, бухгалтером производственного склада, управляющим по кредитным операциям, главным кладовщиком.

Ответственность и полномочия:

Поддерживать хорошие отношения с руководителями всех отделов и сотрудниками своего отдела.

Нести ответственность за все предметы оргтехники в бухгалтерии, службе портье и на складах.

Нести ответственность за сохранность сейфов.

Поддерживать деловые отношения внутри предприятия и за его пределами: с бухгалтерами, ревизорами, гостями, представителями дирекции, банками, поставщиками.

Нести ответственность за руководство отделом в период отсутствия главного бухгалтера.

Заместитель ген. директора по гостиничному хозяйству

Основная функция. Обеспечивать высокий уровень обслуживания и содержания помещений в соответствии с категорией гостиницы по всем отделам, на которые распространяются полномочия, например, служба портье, хозяйственные службы, эксплуатационные службы, служба коммутатора, охраны и консьержа. Выполнять функции генерального директора в его отсутствие.

Масштаб деятельности. Исчерпывающее знание всех процедур и обеспечения их неукоснительного выполнения. Содействие руководителям подчиненных служб в выполнении поставленных перед ними задач. Выполнение обязательств и целей, сформулированных ниже.

Выполняемая работа

1. Обеспечивать на фоне ежедневного функционирования гостиничного хозяйства уровень соответствия стандартам и направлениям работы компании, согласованным с генеральным директором.

2. Принимать необходимые меры по максимальному повышению доходов от оплаты за проживание в гостинице, за счет увеличения занятости гостиничных номеров и средней тарифной расценки. В целях повышения доходов от функционирования службы снабжения продуктами питания и напитками оказывать этой службе содействие в развитии торговли, осуществляемой также и сотрудниками службы гостиничного фонда.

3. Проводить тщательный контроль за расходами в рамках службы гостиничного фонда, например, заранее на двухнедельный срок составлять расписание дежурств всех отделов в службе номерного фонда (особенно сверхурочное время), обеспечивать номера мылом, бельем, посудой и т.д. и заключать контракты на обслуживание с другими фирмами.

4. Обеспечить первоклассную эксплуатацию гостиничного здания как внутри, так и снаружи, придерживаясь расходов на эксплуатацию и ремонт в рамках установленного бюджета. Проверять правильность составления заявок на текущий ремонт в соответствии с производственной необходимостью.

5. Обеспечить экономию энергии в рамках всего гостиничного предприятия.

6. Способствовать осуществлению коммерческой функции гостиничного предприятия за счет развития хороших деловых контактов с клиентами, в частности, с представителями авиакомпаний, экипажи которых останавливаются в гостинице, и постоянными заказчиками.

7. Поддерживать соответствие стандартам в смысле соблюдения внешнего вида и требований личной гигиены всего обслуживающего персонала гостиницы, находящихся в подчинении, особенно носильщиков и сотрудников службы портье.

8. Регулярно проводить проверки состояния номеров гостиницы, коридоров, холлов, общественных туалетов в целях поддержания должного порядка и чистоты.

9. Ежеквартально проводить инвентаризацию фарфора, стеклянной посуды, белья и расходуемых материалов в гостиничных номерах для определения потерь и принятия мер к их пополнению. Заказы на объем пополняемых материалов обсуждать с генеральным директором.

Реагировать на все жалобы со стороны гостей относительно функционирования службы эксплуатации гостиничного фонда, принимать меры против повторных жалоб, способствовать тому, чтобы гость стал постоянным заказчиком.

Контролировать строгое соблюдение всеми сотрудниками правил техники безопасности и требований к охране здоровья, готовность на случай аварийного положения или чрезвычайных обстоятельств.

Нести ответственность за внедрение и использование действующих программ повышения квалификации в рамках службы эксплуатации номерного фонда совместно с заведующим секцией повышения квалификации.

Руководить дежурными заведующими дневной и ночной смен в целях повышения эффективности их функций. Ежедневно просматривать книгу записей дежурных и при необходимости принимать меры по исправлению ситуации. Ежедневно просматривать журнал регистрации работы коммутатора.

Подписывать ваучера представителей туристических фирм, а в отсутствие Генерального директора подписывать все другие необходимые документы.

Контролировать выполняемость функций службы номерного фонда и установленных процедур, постоянно их совершенствовать.

При необходимости брать на себя ответственность заведующего номерным фондом. Составлять расписание работы дежурных заведующих на месяц.

Посещать:

а) совещание руководителей отделов

б) совещания по коммерческим вопросам (по желанию)

в) совещание по технике безопасности и охране здоровья

г) совещание по экономии энергетических ресурсов.

18. Оказывать помощь Генеральному директору в вопросах подготовки бюджета на год, прогнозирования и анализа ассигнований, ежемесячного освещения ситуации относительно занятости номеров, программ капиталовложений.

В период отсутствия Генерального директора брать на себя, его полномочия по управлению гостиничным хозяйством. В обычных условиях заведующий службой обеспечения продуктами питания и напитками осуществляет контроль за работой кухни и буфетов. Однако в некоторых случаях, а также в отсутствие заведующего службой обеспечения продуктами его полномочия возлагает на зам. Директора по гостиничному хозяйству.

Другие обязанности в соответствии с инструкцией.

Осуществляет контроль:

- непосредственно: над заведующим распределения гостиничного фонда, главным инженером, заведующим службой по технике безопасности и охране, дежурным администратором, распорядителем по хозяйственным делам, зав. ночной сменой.

Под контролем со стороны: Генерального директора

Ответственность и полномочия:

Работать в контакте со всеми сотрудниками.

Устанавливать деловые отношения с клиентами гостиницы, подрядчиками, например, фирмой, осуществляющей автобусное обслуживание, садоводческой фирмой, фирмой по проведению уборочных работ территории и др.

Отвечать за исправность технических средств по уборке помещений, штемпеля, указывающего время прибытия гостя, компьютеров, а также за пополнение расходуемых материалов.

Главный инженер

Основная функция: Обеспечить эксплуатацию здания и оборудования в соответствии с установленными стандартами в рамках сметных издержек.

Масштаб деятельности: Обеспечивает эффективную эксплуатацию оборудования и всего здания. Контролирует расходы с тем, чтобы они не выходили за рамки бюджета. Следит за производительностью и эффективностью труда.

Выполняемая работа:

1. Обеспечивает распределение ежедневных заказов на выполнение работ и их завершение в срок с помощью помощника главного инженера.

2. Составляет графики проведения работ по профилактическому ремонту, работы распределяются и их выполнение контролируется с помощью помощника главного инженера.

3. Следит и контролирует выполнение работ, осуществляемых подрядчиками.

4. Следит за тем, чтобы исполнение всех работ, выполняемых инженерами гостиничного предприятия или подрядчиками соответствовало установленным стандартам.

5. Следит за тем, чтобы установка кондиционирования воздуха всегда функционировала в соответствии с требованиями.

6. Контролирует процесс водоснабжения.

7. Обеспечивает и активно контролирует выполнение программы мер по экономии тепло-энэрго-ресурсов.

8. Регистрирует необходимые данные в целях подготовки месячного отчета для представления его руководству.

9. Следит за эффективным управлением запасами для обеспечения материально-технического снабжения специалистов.

Вместе с администрацией устанавливает очередность выполнения работ.

Контролирует и обучает пожарную команду. Ежемесячно для всех сотрудников проводит занятия по противопожарной безопасности.

Ежемесячно готовит и представляет отчет о соблюдении мер по противопожарной безопасности, сводку данных о расходе энергии, отчет о состоянии силового оборудования и отчет о водоснабжении.

13. Занимается составлением бюджета отдела и следит за его исполнением в плане издержек.

Следит за тем, чтобы графики дежурств сотрудников составлялись эффективно и справедливо.

Вместе с помощником главного инженера обучает и совершенствует кадры инженерно-технического состава.

Вместе с начальником отдела кадров занимается всеми кадровыми вопросами, включая прием на работу, подбор кадров, поощрения, дисциплину, жалобы и увольнения.

Осуществляемый контроль над: Непосредственно - помощником главного инженера и всеми другими сотрудниками инженерной службы.

Под контролем со стороны: Непосредственно - Генерального директора/заместителя Ген. директора по гостиничному хозяйству.

Обязанности и полномочия: Отвечает за выполнение всех технических задач, находящихся под его непосредственным контролем. Его полномочия распространяются на вопросы исполнения бюджета, кадров и руководство техническим отделом.

Заместитель (помощник) главного инженера

Основная функция: Обеспечивать координацию, контроль, руководство и содействие, оказываемые главному инженеру в выполнении его обязанностей в должном функционировании технической службы.

Масштаб деятельности: Вместе с главным инженером несет ответственность за планирование, распределение работ, наблюдение за выполнением работ и контроль за осуществлением ремонтных работ и содержанием оборудования, за выполнение программ по рациональному использованию и экономии тепла, света и энергии. Отвечает за контроль по выполнению работ, осуществляемых подрядчиками, за техническое обслуживание гостиничного предприятия.

Выполняемая работа:

1.Руководство персоналом.

а) Занимается составлением расписаний дежурств и организует сменную работу в целях соответствующего обеспечения персоналом.

б) Занимается вопросами приема на работу и увольнения с работы, вопросами дисциплины вместе с главным инженером и отделом кадров.

в) Заполняет табели выхода на работу для составления платежной ведомости.

г) Проводит обучение по программе взаимного обучения "обучай обучающего".

2.Ремонтные работы и техническое содержание оборудования.

а) Занимается ежедневным распределением нарядов на выполнение работ и контролирует их выполнение.

б) С главным инженером составляет графики выполнения работ по профилактическому ремонту, распределяет работы и контролирует их выполнение.

в) Вместе с главным инженером отвечает за контроль работы, выполняемой подрядчиками в гостинице по ремонту и эксплуатации.

г) Регулирует проведение ремонтно-эксплуатационных работ, независимо от того, осуществляются ли они персоналом гостиницы или подрядчиками, с соблюдением норм безопасности и в соответствии с установленными стандартами.

3. Деятельность, связанная с теплоснабжением, освещением и энергоснабжением.

а)Контролирует процесс подачи воды, проводит контрольные замеры на определение качества.

б) Для осуществления контроля регистрирует данные ежедневно и на основе разной периодичности.

в) Вместе с главным инженером вводит и контролирует выполнение программы экономии тепло-энэрго-ресурсов.

г) Контролирует выполнение принятых установок и систем в целях обеспечения наиболее эффективной эксплуатации при максимальной экономичности затрат.

4.Непосредственные обязанности.

а) Контролирует управление запасами с тем, чтобы обеспечить их сохранность и рациональное использование.

б) Вместе с главным инженером занимается составлением бюджетов отдела и руководит их исполнением с тем, чтобы снижать затраты.

в) Вместе с главным инженером устанавливает очередность выполняемых работ.

г) Изучает меры противопожарной безопасности и, в качестве члена пожарной команды - как управлять системой пожаротушения.

д) Манерами поведения, личным отношением к работе и внешним видом способствует созданию высокого уровня взаимодействия с другими отделами и высокого уровня обслуживания гостей.

Осуществляемый контроль над: Непосредственно инженерно- техническим персоналом.

Под контролем со стороны: Непосредственно - главного инженера.

Обязанности и полномочия: Несет ответственность за оказание содействия главному инженеру в координации и контроле технической деятельности, включая сохранность и соответствующее использование инструментов, материалов и оборудования с тем, чтобы обеспечить безопасное и требуемое состояние гостиницы. Контролирует использование коммунальных услуг с тем, чтобы добиться максимальной экономии и контроля над уровнем издержек.

Заведующий номерным фондом

Основные функции: Организация, планирование, контроль и руководство через заведующих подразделениями работой, связанной с номерным фондом гостиницы, включая службу портье, службу швейцаров, посыльных, носильщиков, административно-хозяйственную деятельность, технику безопасности, телеграфно-телефонную службу, в целях обеспечения наиболее удобного и приятного проживания гостей и максимального использования опыта, накопленного гостиницами, с тем чтобы способствовать повторным заказам.

Масштаб деятельности: Ответственность за всю деятельность и вопросы, связанные с наличием, товарным состоянием, чистотой и внешним видом номеров в гостинице.

Выполняемая работа:

Организация, контроль и руководство, службой портье, включая регистрацию, отъезд, службу швейцаров, посыльных и носильщиков, бронирование, кредит, счета гостей, жалобы и предложения гостей, что достигается разработкой и проведением эффективной политики и программ, осуществляемых квалифицированным, заинтересованным, вежливым персоналом в целях обеспечения наиболее удобного и приятного пребывания гостя.

Контроль и руководство подготовкой и анализом отчетов о проверке и прогнозировании использования номерного фонда в течение 3 дней, 10 дней, 3 месяцев и 12 месяцев, включающих бронирование, недозаезд, гарантии, блоки номеров, люксы, специальные просьбы, с тем чтобы осуществлять постоянный контроль за наличием номеров, что обеспечит наивысший процент их занятости при самой высокой допустимой средней стоимости номера.

Организация, контроль и руководство хозяйственно-административной деятельностью, включая все номера, общественные и подсобные помещения, путем правильной расстановки и использования квалифицированного административно-хозяйственного персонала с тем, чтобы все номера и общественные помещения были чистыми, комфортабельными, уютными, готовыми к продаже и эксплуатации.

Контроль и руководство эффективной работой гостиничной прачечной в целях обеспечения эффективного производства чистого белья, необходимого для содержания на самом высоком уровне номеров и пищеблока.

Контроль и руководство экономичной работой технических служб гостиницы, включая высоковольтную подстанцию, освещение и электроэнергию, программы сохранения энергии, системы и службы профилактики и повседневного ремонта и обслуживания, оборудование на случай пожара и обеспечения безопасности с тем, чтобы производственные помещения и коммуникации гостиницы работали с максимальной эффективностью и пребывание гостей проходило в комфортабельной и приятной обстановке. Рекомендует и руководит осуществлением эффективных с экономической точки зрения усовершенствований существующих служб и технических средств, а также крупных проектов путем составления и проверки спецификаций и внесения предложений по заказам на оборудование.

Организация, контроль и руководство работами по системам безопасности в гостинице таким образом, чтобы обеспечить безопасность гостей и служащих гостиницы и защиту от нанесения ущерба, разрушения и/или потери их собственности и имущества гостиницы.

Контроль и руководство работами по всем системам связи в гостинице, включая телефонную связь и системы телекса таким образом, чтобы обеспечить правильную установку и бесперебойное действие существующего и нового оборудования и осуществлять все операции по связи для гостей быстро, вежливо, тактично и доброжелательно.

Выполняет специальные задания по указанию Генерального директора.

Должности, находящиеся под непосредственным контролем:

а) Заведующий службой портье

б)3аведующий хозяйственным отделом

в)Начальник службы безопасности

г) Главный инженер

д)Заведующий прачечной

е)Главный оператор телефонной станции

Под контролем со стороны: Генерального директора

Обязанности и полномочия:

Взаимоотношения между членами коллектива. Умение эффективно сотрудничать со служащими на всех уровнях в самой гостинице, представителями профсоюзов и корпоративным персоналом, умение оценивать, координировать и стимулировать работу служащих гостиницы для достижения наилучших результатов на их участках и распространять положительный опыт на все сферы обслуживания. Умение принимать решения при самом разумном к ним подходе.

Материальные ценности. Несет ответственность за поддержание максимально возможных высоких стандартов в отношении обслуживания и чистоты в гостинице в соответствии с установленными стандартами.

Оборудование. Прямой ответственности не несет. Косвенно отвечает за все материалы и оборудование в гостинице.

Деньги. Прямых денежных операций не осуществляет.

Деловые контакты (внешние и внутренние). Внешние - все арендаторы, гости, продавцы, представители профсоюзов и руководящие работники гостиничной и туристической индустрии, служащие фирм, правительственных учреждений и объединений, организующих гостиничное хозяйство.

Заведующий службой предварительных заказов мест в гостинице

Основная функция: способствовать максимальному росту доходов гостиничного предприятия посредством контроля за ведением книги регистрации и учета номерного фонда и за системой предварительного заказа мест в гостинице.

Масштаб деятельности: отвечать за деятельность работников службы портье принимающими предварительные заказы, контроль за ведением книги регистрации номерного фонда, постоянное обеспечение данными системы автоматического бронирования, обеспечение максимальной занятости номерного фонда и средней тарифной нормы для гостиницы. Поддерживает тесные связи со службой портье, отделом маркетинга, отделом представления кредита и службой по организации банкетов.

Выполняемая работа:

1).Производственная:

а) Способствует максимальному росту доходов гостиничного предприятия посредством контроля за занятостью номерного фонда и средней тарифной ставкой стоимости номеров.

б)Руководит работой сотрудников службы портье, принимающих предварительные заказы, регистрацией и обработкой предварительных заказов. Оказывает содействие в этом процессе посредством контроля за ведением книги регистрации номерного фонда, а также обеспечения данными системы автоматического бронирования.

в)Изучает тарифные ставки оплаты за гостиничные номера, специальные комплексные программы, категории помещения в целях эффективного управления системой предварительных заказов.

г) Реагирует на жалобы и просьбы клиентов и незамедлительно передает их заведующему службой портье.

д)Работает в тесной связи с заведующим службой портье, администрацией, заведующими отделом маркетинга, кредитного отдела и службы организации банкетов.

е) Готовит отчеты по данным предварительных заказов, статистики, контроля, аннуляции и оплаты.

ж) Проявляет обходительное и доброжелательное отношение к гостям, поддерживает хорошие деловые контакты с заказывающими организациями в целях содействия осуществлению экономической деятельности и создания хорошей репутации гостиницы.

2. Общая

а) Знает о мерах предосторожности против возникновения пожара и правилах обращения со средствами пожаротушения.

б) Посещает собрания по мере необходимости.

в) Содействует в работе службы резервирования мест в гостинице.

Осуществляет контроль: непосредственно над сотрудниками службы портье по предварительному заказу мест в гостинице

Под контролем со стороны непосредственно: управляющего службой портье

Ответственность и полномочия:

Ответственен за максимальный рост доходов гостиничного предприятия посредством контроля и учета данных для гостиницы, соответствующее использование технических средств службы предварительных заказов, проявляет личную заинтересованность в развитии нормальных отношений с заказывающими организациями.

Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице

Основная функция: Осуществляет прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице по электронной почте, телефону, телексу и лично, быстро и деликатно решает все вопросы, касающиеся предварительных заказов.

Масштаб деятельности: несет ответственность за обработку информации о текущем и перспективном бронировании мест в гостинице.

Выполняемая работа: 1.Производственная:

а) Изучает тарифные расценки оплаты за проживание, комплексные программы обслуживания, категории и помещения в целях эффективного управления системой приема и обработки предварительных заказов.

б) Осуществляет прием и обработку заказов на бронирование как за длительный, так и короткий срок, включая регистрацию и учет в соответствии с установленной методикой.

в) Работает с телексом, по-деловому и доброжелательно отвечает на телефонные звонки.

г)Следует положениям предоставления кредитов, работает в тесной связи с начальником кредитной службы.

д) Постоянно контролирует состояние номерного фонда, учитывает наличие гостиничных номеров в целях их максимальной реализации.

е) Обрабатывает авансовые депозиты, соблюдая их четкую регистрацию с тем, чтобы на их основе предоставлять кредит гостям.

2.Общего характера

а) Знаком с мерами предосторожности против возникновения пожара и правилами обращения со средствами пожаротушения.

б) Ведет учет предварительных заказов/корреспонденции в соответствии с установленной системой. Оказывает помощь в работе службы по приему предварительных заказов мест в гостинице.

Осуществляемый контроль: контроль не осуществляется

Под контролем со стороны: непосредственно зав. службой приема предварительных заказов, зав. службой портье.

Ответственность и полномочия:

Портье по приему предварительных заказов мест в гостинице несет ответственность за эффективный корректный прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице в целях содействия максимальному росту доходов. Проявляет личную заинтересованность в формировании хороших отношений с заказчиками. Оптимально использует оргтехнику, предназначенную для приема и обработки предварительных заказов.

Регистратор

Основная функция. Принимать, размещать и регистрировать заезжающих гостей, быть в распоряжении службы портье, оформлять выезд гостей и выполнять разную административную работу в связи с упомянутыми функциями. Предоставлять номера гостиницы в целях максимального использования средней тарифной ставки оплаты за проживание. Неуклонно стремиться к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей.

Масштаб деятельности. Нести ответственность за удовлетворение всех нужд гостей, проживающих и ожидаемых. Поддерживать тесные связи с кассирами службы портье, службой приема предварительных заказов в гостинице и хозяйственными службами.

Выполняемая работа

Принимает, размещает и регистрирует заезжающих гостей в соответствии с установленной процедурой и возможностями, включая формальности кредитного оформления.

Распределяет и закрепляет номера, проводит предварительную регистрацию гостей в соответствии с существующей системой.

Предоставляет номера гостям, заезжающим в гостиницу без предварительного заказа в целях получения максимальной оплаты за проживание.

Информирует хозяйственные службы об освобождающихся номерах, ведет учет номеров, сданных под заезд. Проверяет отчеты хозяйственных служб о готовности номеров к заезду. Занимается фактами расхождения в данных отчетах.

Занимается проблемами гостей, обратившихся в службу портье.

Осведомлен обо всех существующих средствах обслуживания в гостинице, о ежедневном их функционировании и происходящих мероприятиях.

Принимает и обрабатывает предварительные заказы мест, принятых службой портье.

Следуя правилам хорошего тона, как внешним видом, так и отношением к работе стремится к обеспечению высокого уровня обслуживания гостей.

Осуществляемый контроль: регистратор должностного контроля не осуществляет

Под контролем со стороны: непосредственно - старшего по смене, управляющего службой портье, старшего дежурного администратора.

Ответственность и полномочия

Несет ответственность за корректное отношение к гостям, тесные деловые контакты с другими службами гостиницы, точное исполнение административных функций и обеспечение высокого уровня личного обслуживания гостей.

Кассир службы портье

Основная функция. Содержать счета гостей гостиницы в надлежащем состоянии готовности и правильности заполнения, использовать финансовые операции при оплате этих счетов, внимательно производить расчет гостей наличными деньгами; т.е. все то, что и конечном счете определяет высокий уровень обслуживания.

Масштаб деятельности. Несет ответственность за выполнение всех функций кассира службы портье при обслуживании гостей гостиницы, за тесные деловые контакты с регистраторами службы портье, службы оформления кредитных операций, бухгалтерами и дежурным администратором.

Выполняемая работа - производственная:

а) Содержит счета гостей в надлежащем состоянии готовности и правильности заполнения при условии использования имеющихся в службе портье средств оргтехники.

б) Оформляет выезд гостей и взимает оплату по счетам, контролируя полное оформление счета проживающего в соответствии с установленной процедурой оплаты, включая подтверждение кредитной карточки.

в) Производит кассовый расчет гостей: оплату наличными, чеками, кредитными карточками, обмен валюты и другие операции, соблюдая характерные для гостиничного предприятия процедуры оплаты с присущими операциям ограничениями.

г)Несет ответственность за точность денежных сумм в сейфах.

д) Ведет учет по анализу финансового аспекта функции кассира, депонируя наличные деньги и чеки в конце каждой смены в соответствии с требованием.

е) Поддерживает тесные деловые контакты со службой портье, регистраторами, бухгалтерами.

ж) Обеспечивает высокий уровень обслуживания гостей, стремится к нему своим отношением к работе, внешним видом, следуя правилам хорошего топа.

Выполняемая работа - общего характера

а) Хорошо знаком с мерами предосторожности против возникновения пожара и правилами обращения со средствами пожаротушения

б) Соблюдает меры предосторожности в отношении сохранности кассовой наличности.

в) Посещает занятия по повышению квалификации.

Осуществляемый контроль: кассиры службы портье должностного контроля не осуществляют.

Под контролем со стороны: непосредственно - главного кассира.

Ответственность и полномочия:

Кассир службы портье несет ответственность за эффективное, корректное обслуживание гостей, обеспечивая высокий уровень личного обслуживания, за хорошие деловые отношения с другими службами, за оптимальное использование имеющихся технических средств.

Заведующий хозяйственным отделом

Основные функции: осуществляет надзор за содержанием и внешним видом номеров и общественных помещений и следит за тем, чтобы весь административно-хозяйственный персонал выполнял свои обязанности в соответствии со стандартами гостиницы.

Масштаб деятельности: несет ответственность за все функции гостиницы, связанные с хозяйственной деятельностью, - стиркой белья, уборкой, передает заявки в технический отдел.

Выполняемая работа:

1. Обучение. Отвечает за обучение и стимулирование всего персонала внутри отдела.

2. Здоровье и безопасность. Обеспечить знание и понимание всем штатом хозяйственного отдела проводимой политики по здоровью и безопасности, а также чтобы по всем аспектам этой политики имели место свое временные и эффективные отчеты. Обеспечить безопасную обстановку работы всего персонала и следить за тем, чтобы все сотрудники во время работы соблюдали правила безопасности.

3. Нанимает, распределяет и контролирует весь персонал хозяйственной службы гостиницы и прачечной.

4. Рассматривает просьбы и жалобы гостей относительно обслуживания и удобства и принимает меры к их исполнению.

5. Проверяет качество работ по содержанию номеров, общественных и других помещений в целях обеспечения безопасности, чистоты и порядка.

6. Беседует с поступающими на работу и координирует их оформление и прием с начальником отдела кадров.

7. Координирует и оформляет документы с начальником отдела кадров.

8. Следит за выполнением правил гостиницы, в случае необходимости принимает дисциплинарные меры.

9. Содержит в порядке документацию, необходимую для преемственности и эффективной работы административно-хозяйственного отдела.

10. Осуществляет контроль за запасом издержками в связи со сменой белья в номерах, расходными материалами и требуемыми моющими средствами, контролирует оборудование, требуемое для гостиничного хозяйства.

11. Отвечает за заполнение ежедневной платежной ведомости и контроль за расходом фонда заработной платы.

Осуществляет контроль за столом находок, ведет регистрацию и отправляет посылки по почте.

Осуществляет контроль за предметами, внесенными в инвентарь, ремонтом и учетом форменной одежды в гостинице.

Работает в контакте со службой портье, чтобы обеспечить наличие чистых номеров для повторного заселения, отвечает за подготовку номеров для особо важных лиц.

Проводит еженедельные совещания со всем административно-хозяйственным штатом. Посещает ежемесячные собрания руководителей отделов и служб.

Отвечает за проверку работы подрядчика по ночной уборке, мытью окон и прачечной.

Помогает администрации в выборе номеров для частичного и полного ремонта, ведет записи о состоянии номеров.

Отвечает за подготовку переоборудуемых номеров, удовлетворительное завершение работы подрядчиков, за установку мебели и уборку комнат, за подготовку номеров снова к заселению.

Является активным членом комитетов здоровья и безопасности, улучшения качества и повышения квалификации.

Осуществляет контроль над: Всем административно-хозяйственным штатом, штатом прачечной, наемными подрядчиками по уборке и стирке.

Под контролем со стороны: непосредственно - заместителя ген. директора по гостиничному хозяйству, косвенно - Генерального директора.

Обязанности и полномочия:

1.Взаимоотношения между членами коллектива. Проводить политику отдела и поддерживать хороший нравственный климат.

Материальные ценности. Несет ответственность за ремонт и состояние мебели, штор, ковров и покрывал в номерах и общественных местах.

Оборудование. Отвечает за весь бытовой инвентарь для уборки.

Деньги. Отвечает за максимально эффективное использование запасов белья, средств для уборки и др. предметов, предназначенных для гостей, и следит за правильностью счетов подрядчиков по уборке и стирке.

Деловые контакты. Поддерживает постоянные деловые отношения со всеми начальниками отделов гостиницы, гостями и внешними подрядчиками, осуществляющими уборку и стирку для гостиницы.

Заместитель заведующего хозяйственным отделом

Основная функция: Оказывать помощь заведующему хозяйственным отделом гостиницы путем руководства, контроля и координации в обеспечении эффективной хозяйственной деятельности, предусматривающей высокий уровень обслуживания гостей.

Масштаб деятельности: Разделяет ответственность с заведующим хозяйственным отделом гостиницы в отношении чистоты, ремонта и общего состояния номеров, общественных и служебных помещений в гостинице, в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, принятыми в гостинице, быть на страже безопасности гостей, их собственности и имущества гостиницы.

Выполняемая работа:

1.Руководство персоналом.

а) Составляет расписание дежурств персонала и организует смены так чтобы обеспечить требуемую укомплектованность персонала в любое время; ведет учет выхода сотрудников на работу для составления платежных ведомостей в соответствии с указаниями директора по эксплуатации гостиницы.

б) Разделяет ответственность с заведующим хозяйственным отделом гостиницы в вопросах найма, увольнения и осуществления, дисциплинарных мер совместно с отделом кадров.

в) Следит за внешним видом сотрудников, чтобы они носили форменную одежду, были чистыми и опрятными.

г) Проводит обучение сотрудников в соответствии с программой обучения «обучай обучающего».

д) Справедливо распределяет рабочую нагрузку между сотрудниками.

2.Чистота и учет материалов.

а)Путем контроля и проверки обеспечивает поддержание чистоты и порядка, установленных в гостинице.

б) Передает заявки на ремонт в технический отдел и т. п.

в) Следит, чтобы установленные средства и материалы для уборки использовались по назначению в соответствии с инструкцией.

г)Поддерживает тесный контакт со службой портье, техническим отделом и бельевой для обеспечения своевременной и надлежащей подготовки номеров для гостей.

д) Делает заявки на необходимые для работы материалы и обеспечивает наличие необходимых запасов.

3.Область управления и общие положения.

а) Руководит работой всего отдела в отсутствие заведующего хозяйственным отделом гостиницы;

б) Обеспечивает соблюдение установленной системы ключевого хозяйства.

в) Изучает меры противопожарной и прочей безопасности в гостинице и действие противопожарного оборудования.

г)Обеспечивает регулярное составление и сдачу установленных отчетов в назначенные сроки.

д) Проявляет бдительность в вопросах безопасности гостей и их собственности, а также собственности гостиницы.

е) Удовлетворяет жалобы гостей или, в случае некомпетентности, передает их заведующему хозяйственным отделом.

ж) Способствует высокому уровню обслуживания личным отношением, манерами и умением себя держать.

Осуществляемый контроль над: непосредственно, (совместно с заведующим хозяйственным отделом) - дежурными по этажу, горничными, носильщиками, работниками бельевой.

Под контролем со стороны: заведующего хозяйственным отделом.

Обязанности и полномочия:

1.Руководство персоналом.

Несет ответственность за руководство и обучение персонала и за тесный деловой контакт со службой портье, техническим отделом и бельевой.

2.Чистота и учет материалов.

Обеспечить поддержание установленных стандартов чистоты, технического состояния и гигиены, обеспечить правильное использование и содержание инвентаря и материалов для уборки.

3.Область управления и общие положения.

Руководит работой административно-хозяйственного отдела в отсутствие заведующего хозяйственным отделом, обеспечивает надлежащее ведение записей и поддержание высокого уровня обслуживания.

Заведующий прачечной

Основная функция: Обеспечить бесперебойную и эффективную работу служб прачечной/утюжки, ремонта одежды и склада форменной одежды. Предъявляя высокие требования к принципам гигиены и обеспечивая высокий уровень обслуживания в гостинице, организовать высококачественную работу прачечной и химической чистки.

Масштаб деятельности: Внедрить эффективные системы контроля за стиркой и выдачей выстиранного белья. Эффективно использовать все средства подготовки белья к выдаче.

Выполняемая работа:

1. Распределить работу среди работников смены, обеспечив соответствующее число работников в смене.

2. Сообщать о вопросах, заслуживающих внимания, в отдел эксплуатации.

3. Обучать и заинтересовывать работников, вновь пришедших на работу в прачечную. Быть в курсе программы повышения квалификации и при необходимости направлять людей для специальной подготовки.

4. Обеспечить соблюдение правил техники безопасности и охрану здоровья работников службы прачечной. Предоставлять регулярный отчет руководству гостиницы по всем аспектам этих направлений.

5. Обеспечить высокий уровень обслуживания в гостинице посредством организации высококачественной работы прачечной и химической чистки.

6. Обеспечить незамедлительное получение и отправку в прачечную и химическую чистку личных вещей проживающих в гостинице.

7. Обеспечить проверку и пересчет всего белья, поступающего в прачечную и из нее.

8. Обеспечить отдельное содержание и индивидуальную обработку нестандартных вещей.

9. Обеспечить ежедневное соответствующее поступление белья на этажи.

10. Обеспечить хорошее состояние форменной одежды в соответствии с существующими стандартами.

11. Обеспечить строгий учет белья и постельных принадлежностей, поступающих в прачечную и из нее.

12. Обеспечить готовность соответствующей форменной одежды для новых работников гостиницы.

Обеспечить правильное использование всех технических средств.

Для решения возможных проблем работать в тесном контакте с администратором по хозяйственным делам.

Провести инвентаризацию всего белья, вновь приобретенного или используемого.

Проводить ежедневную влажную уборку помещения прачечной.

Осуществляемый контроль: над работниками прачечной, разносчиками белья по этажам.

Ответственность и полномочия:

Заведующий прачечной несет ответственность за надлежащее функционирование оборудования, за выполнение сроков выдачи чистого белья, за эффективную работу сотрудников. Полномочия в осуществлении руководства прачечной в рамках установленных направлений оговариваются исполнительной администрацией гостиничного предприятия.

Дежурная по этажу

Основная функция: Обеспечить посредством контроля и обучения чистоту, надлежащее техническое состояние и общий порядок в номерах, ванных, коридорах и служебных помещениях в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, принятыми в гостинице, достигая таким образом высокого уровня обслуживания. Проявлять бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, а также имущества гостиницы.

Масштаб деятельности: Отвечает за___ номеров и ванных, ____коридоров, ____служебных помещений и за персонал в количестве ___.

Выполняемая работа:

1.Чистота, материально-техническое обеспечение и поддержание порядка в помещениях.

а) Организовывает и контролирует ежедневную, еженедельную и периодическую уборку и поддержание порядка в помещениях, за которые несет ответственность.

б) Записывает, докладывает и проверяет выполнение заявок по содержанию.

в)Проверяет все номера перед сдачей их на новое заселение, все занятые номера после уборки и все другие помещения, включая служебные, в течение дня.

г) Заказывает и использует достаточное количество материалов для уборки.

д) Проверяет запасы белья в бельевой па этаже.

2.Обучение - пожар и безопасность - контроль за ключами.

а) Проводит обучение персонала в соответствии с программой профессиональной подготовки обучения "обучай обучающих".

б) Изучает меры, принимаемые при пожаре в целях обеспечения безопасности, а также обращение с противопожарным оборудованием

в Следит за тем, чтобы сотрудники соблюдали правила техники безопасности.

г)Контролирует использование и хранение всех ключей на тех участках, за которые несет ответственность.

3.Общие положения

а) Проверяет, чтобы потерянное имущество передавалось в хозяйственный отдел и регистрировалось.

б) Проявляет бдительность в том, что касается требований безопасности. Сообщает о необычных происшествиях директору по эксплуатации.

в) Добивается высокого уровня обслуживания гостей путем личного отношения к делу, умением себя держать и тщательным контролем за персоналом и выполняемой работой.

Осуществляемое руководство над: непосредственно ___горничными, _____носильщиками и уборщицами.

Под контролем со стороны: непосредственно - заведующего номерным фондом заведующего хозяйственным отделом.

Обязанности и полномочия:

1.Чистота.

Отвечает за чистоту и содержание указанных помещений в соответствии с требованиями гостиницы по чистоте и гигиене.

2.Область управления.

Следит, чтобы проводилось обучение, чтобы сотрудники знали и соблюдали меры противопожарной и прочей безопасности, а также чтобы ключи находились под контролем.

3.Обслуживание гостей

Отвечает за обеспечение высокого уровня обслуживания гостей путем искусства руководства и личным отношением и вниманием к деталям.

Горничная дневной смены

Основная функция: Убирать порученное число номеров, ванных и коридоров в соответствии со стандартами чистоты и гигиены, установленными и гостинице. Проявлять бдительность к необходимой безопасности гостей и сохранности их имущества.

Масштаб деятельности: Отвечает за чистоту в ___номерах, ванных и коридорах.

Выполняемая работа:

1.Уборка

а) Заправлять постели в номерах после каждого пользования, следя при этом за тем, чтобы белье было чистым, выглаженным и в хорошем состоянии,

б) Протирать деревянную мебель, зеркала, картины, телевизоры и полки в гардеробе. Протирать влажной тряпкой все ящики.

в) Смывать пятна с дверей и стен.

г) Производить чистку ковровых покрытий пылесосом, в том числе под кроватями и мебелью.

д) Вытряхивать и мыть пепельницы и корзины для бумаг. Протирать телефон.

е) Следить, чтобы дополнительные подушки и одеяла находились на месте.

ж) Пополнять необходимые запасы расходных материалов для гостей в соответствии с установленными стандартами.

з)Убирать ванную комнату, включая ванну, раковину, туалет, биде, плитку на стенах и на полу и полки. Протирать и доводить до блеска зеркала и металлические детали.

и) Менять использованные полотенца и пополнять необходимые запасы в соответствии с установленными стандартами.

к) Производить уборку пылесосом, вытирать пыль и смывать пятна со стен и пола в коридоре.

2.Тележка горничной

а) Подготовить тележку со всеми необходимыми средствами для уборки номеров, ванных и коридоров.

б) Поддерживать тележку постоянно в аккуратном состоянии.

3.Общие положения

а) Действовать согласно правилам гостиницы относительно контроля за ключами горничной.

б) Приносить все забытые в номерах вещи в административно-хозяйственный отдел.

в) Проявлять бдительность в вопросах безопасности гостей и их имущества, докладывая дежурной по этажу обо всех подозрительных случаях.

г)Соблюдать меры противопожарной безопасности и технику безопасности.

д) Посещать занятия по повышению квалификации.

Осуществляемый контроль над: нет.

Под контролем со стороны: непосредственно - дежурной по этажу, косвенно - заведующего номерным фондом.