Культура діловодства

системи колективного опрацювання до кументів з орієнтацією на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримку сумісного використання інформації групою користувачів (Group Wire і Lotus Notes (“Lotus-IMB”);

У третьому розділі «Культура технологічних процесів діловодства в установах сучасної України» розглянуто рівень культури реалізації основних діловодних процесів та операцій в сучасних установах України.

У підрозділі «Культура організації процесів документостворення» автором дисертації проаналізовано характеристики культури створення службового документа, що складається з процесів укладання тексту службового документа та його оформлення. Культура їх реалізації залежить від знання працівником служби діловодства нормативних документів та методичних розробок щодо підготовки документа, його уміння застосовувати уніфіковані форми документа, зокрема, засоби уніфікації тексту та уніфікований формуляр, що дає можливість ефективно використовувати мовні кліше й уніфіковану структуризацію тексту (зв'язний текст, трафарет, анкета, таблиця, симбіотичні форми), а також необхідний склад реквізитів і досконале їх розміщення в документі.

Рівень культури під час створення службового документа відображується насамперед у якості текстостворення: послідовності і стислості викладу тексту, його достовірності і переконливості, етичності й естетичності, нормативності та правовій грамотності, поліфункціональності, правильному встановленні берегів, виборі формату паперу для фіксування документної інформації, виготовленні бланків службових документів, застосуванні друкувальних засобів (наприклад, тільки лазерного принтера для документів постійного строку зберігання). Створення документів потребує від працівника служби діловодства певного рівня регуляторної культури, чіткого дотримання процедур погодження проекту тексту документа, його візування й подальшого затвердження.

У підрозділі «Культура організації процесів документообігу та зберігання документів» висвітлено основні елементи культури організації роботи зі службовими документами, зокрема, розглянуто процес реєстрації документів, які створює чи отримує установа, організацію їх виконання та контролю, формування документів у справи, а також оформлення їх для передавання до архіву установи.

Зазначається, що реалізація цього комплексу процесів роботи зі службовими документами потребує не тільки культури дотримання таких нормативних документів, як інструкція з діловодства й номенклатура справ установи, переліки документів зі строками їх зберігання (типовий та відомчий), а також принципів ділової необхідності, однократної реєстрації документів та принципу паралельності. Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, у більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю. Культура проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності. Особливе історико-культурне значення в діловодстві мають процедури проведення експертизи цінності службових документів, коли визначається їх історична, соціально-правова, практична чи інша культурна цінність.

У підрозділі «Інформаційно-технологічна культура діловодства» розкрито поняття та виокремлено основні складові інформаційної культури установи, описано структуру і подано функціональні характеристики систем автоматизації діловодних процесів, зокрема зарубіжних систем та їх вітчизняних аналогів. З'ясовано сутність інформатизації діловодних операцій, проаналізовано основні вимоги до створення і функціонування систем обігу документів з електронним носієм, розглянуто види підсистем його автоматизації, охарактеризовано етапи створення “електронної канцелярії”. Показано, що ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути: простота використання й управління; вартість у розрахунку на одного користувача, технічна підтримка і навчання персоналу; підтримка кількох типів клієнтів та дотримання стандартів управління складними документами.

Зауважено, що вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп'ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв'язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Особливу увагу звернуто на роботу вітчизняних автоматизованих системи діловодних процесів. Лише недавно на українському ринку почали з'являтись комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови і організації, нормативні вимоги, можливість адаптації і технологію автоматизації. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства та електронного документообігу значну частку займають вітчизняні системи: «Атлас ДОК» корпорації «Атлас», «АСКОД» центру комп'ютерних технологій «ИнфоПлюс», «Megapolis™. Документообіг» закритого акціонерного товариства «Софтлайн», «ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0» товариства з обмеженою відповідальністю «СВІТ Проф». Так, система «ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0» вже функціонує у багатьох установах країни. Зазначена система впроваджена також для навчання в Європейському університеті, де під керівництвом автора дослідження ведеться підготовка майбутніх документознавців.

РОЗДІЛ 4. Культура управління організацією діловодства в установі

4.1 Служба діловодства як об'єкт управління в установі

Процес забезпечення виконання управлінських рішень за сучасних умов має ґрунтуватися на досконало побудованій системі організаційно-правових розпоряджень та взаємовідносин в колективі, які визначають як засоби, так і цілі, що їх потрібно досягти в результаті здійснення поставлених завдань. Тому актуальною сьогодні постає необхідність наукового обґрунтування побудови й визначення змісту роботи апарату управління, чисельного й якісного складу підрозділів, а також підстав формування того чи іншого, виходячи з функціональних обов'язків та прав усіх учасників управлінського процесу. Належне здійснення зазначених заходів можливе за допомогою створення й дотримання відповідного рівня культури організації і, насамперед, -- культури діяльності служби діловодства, яка має бути взірцем технології менеджменту. Для розуміння поняття “культура служби діловодства” зупинимося спочатку на визначенні поняття “культура організації”.

Культура організації -- специфічне поєднання відносин, цінностей, норм, звичок, традицій, форм поведінки й ритуалів у ній [141, с. 55]. Культура організації - це комплекс найбільш стабільних уявлень і цінностей, символів і зразків поведінки, які поділяють усі її члени. Це означає, що в установі працівники мають спільний погляд на те, чим є установа, яке місце воно займає в оточуючому середовищі, які його зобов'язання перед споживачами [57, с. 89]. Знання теорії організаційної (корпоративної) культури відповідно до зростаючих вимог інформатизації суспільства -- є вирішальним фактором побудови діяльності діловодної служби.

Культура служби діловодства - це сукупність положень, прийомів і правил виконання завдань працівниками служби діловодства щодо документаційного забезпечення управління через досконалу побудову її діяльності. Дотримання культури служби діловодства не є чимось надуманим або випадковим, а здійснюється в ході практичної роботи з документною інформацією. Служба діловодства призначена давати відповідь на запитання, що ставить перед нею керівництво організації відносно якості документаційного забезпечення управлінських операцій у всіх їх підрозділах.

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління реалізується в умовах повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства покладаються завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, а головним чином інформаційна підтримка всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Культуру служби діловодства -- серцевини установи, яка забезпечує і відображає її діяльність, треба розглядати як потужний інструмент, що дає змогу через процеси управління документацією орієнтувати всі інші підрозділи та окремих осіб на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своїй установі, поліпшувати процеси ділової комунікації й коригувати організаційну поведінку всіх її членів.

Складовою культури служби діловодства є її організаційні цінності, серед яких основними мають бути кінцева мета (через досконале документаційне забезпечення управління та надання документно-інформаційних послуг), кадрова політика (добір, розміщення, виховання та навчання персоналу), економічна ефективність (рентабельність, прибуток), мотивація та організація праці (вибір мотивів діяльності, дотримання технологічної і трудової дисципліни), організація соціальної сфери (відпочинок, лікування, харчування тощо), взаємовідносини (довгочасні стосунки як зі сторонніми партнерами, так і з співробітниками інших відділів), особиста відданість організації (соціалізація, контактність). Зазначені цінності мають бути спрямовані на задоволення потреб всієї організації і визнаватися більшістю її членів.

Конкретна служба діловодства може мати свої модифікації цінностей, які на конкретному підприємстві характеризуються найважливішими принципами. Здатність колективу служби діловодства створювати власні цінності, об'єднуючи зусилля всіх працівників в організації, є одним з найголовніших джерел успіху.

Формування цінностей або параметрів (наприклад, впровадження електронної канцелярії чи комплексної системи управління документаційним забез печенням) має за мету створення в оточуючому середовищі і в очах співробітників імідж підприємства, яке високоякісно виконує всі поставлені завдання. Від того наскільки працівники служби діловодства кооперуються між собою, яка в них спільна мета, якими каналами здійснюється комунікація, як контролюється виконання завдань залежить гармонізація колективних та індивідуальних інтересів працівників, культура всієї установи, тобто її корпоративна культура.

Характеризуючи адміністративно-правове забезпечення діяльності тієї чи іншої установи, культуру її служби діловодства необхідно будувати на основі відповідної моделі, яка б діяла за певними принципами в залежності від впливу зовнішньо-адаптаційних та внутрішньо-інтеграційних чинників, цілей організації, системи управління, рівня інформаційних технологій та організаційної побудови. До зовнішньо-адаптаційних чинників можна віднести глобалізацію ринку, торговий баланс країни, динаміку ВВП, технічні нововведення, рівень державного контролю за якістю товарів, жорсткість конкуренції, правовий захист господарських об'єктів, лібералізацію цін, політичну ситуацію в країні та різні соціокультурні фактори. Чинники внутрішнього середовища можуть викликати зміни в основній структурі і системі управління організацією, у її цілях, завданнях, в управлінських процесах та інформаційних технологіях, в організаційній поведінці персоналу, виборі засобів комунікації, розподілі статусів, характері взаємовідносин, рівні відкритості, ідеології тощо.

Примірна модель культури організації служби діловодства в установі наведена на мал. 3.1.

Мал. 3.1 Модель культури служби діловодства

Організаційна побудова служби діловодства буде залежить від розв'язання таких проблем, як виконання передумов її створення, ефективного функціонування, дотримання певних принципів діяльності та знання можливих причин перебудови [110, с. 63]. Розглянемо їх докладніше.

Передумови створення служби діловодства. Збільшення кількості документної інформації в управлінській діяльності призводить до підвищення актуальності виконання необхідних передумов створення служби діловодства в установі, підприємстві чи об'єднанні. Значення цієї служби зумовлене комп'ютеризацією традиційних діловодних операцій в управлінському процесі (25-30%) і значним їх впливом на ефективність і продуктивність всієї управлінської діяльності. Для великих і середніх підприємств це має бути організаційно відокремлений структурний підрозділ установи, призначенням якого є виконання закінченого технологічного циклу роботи з документами та інформаційна підтримка менеджменту.

Завданням служби діловодства установи має бути вчасне спрямування і передання на різні її рівні документної інформації, необхідної для здійснення управлінських функцій. На практиці ефективність управління установою безпосередньо залежить від чіткості роботи діловодної служби діловодства, яка мусить забезпечити оперативність доставки і експедиційної обробки документів, їх реєстрацію достовірність інформації, включеної в них її уніфікацію і трафаретизацію, стійкість системи приймання і передавання документації, організацію контролю за виконанням документів, їх пошуку, зберігання і подальшого використання. Вона включає також питання регламентації і умов функціонування органу та його працівників.

Культура служби діловодства, якість її роботи з урахуванням сучасних вимог, специфіки того чи іншого конкретного виробництва та його комп'ю теризації певною мірою має визначатися тим, наскільки при її формуванні виконані такі заходи як організація системного підходу, оптимальне поєднання централізації управління і самостійної діяльності первинних підрозділів служби, визначення функцій, обов'язків, прав та відповідальності керівника служби та його підлеглих, а також пристосування діяльності служби діловодства до роботи інших підрозділів установи. Розглянемо їх дещо детальніше.

Застосування системного підходу означає врахування всіх факторів, що впливають на об'єкт і визначають структуру та функції підрозділів діловодної служби. Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні завдання, обсяг робіт по кожному з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документаційних процесів тощо. Завданнями служби діловодства має бути: встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, досконале документаційне забезпечення діяльності всіх підрозділів, управління документацією на основі впровадження новітніх систем комп'ютеризації та автоматизованої технології роботи з документами, скорочення їх кількості, впровадження комплексної системи управління діловодним процесом.

Відповідно до цих завдань служба діловодства повинна: розробляти інструкції з діловодства для всієї підвідомчої мережі, складати номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для окремих підрозділів; організовувати за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечувати документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів; організовувати роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян; забезпечувати виготовлення, копіювання та тиражування документів; здійснювати уніфікацію систем документації вживати заходи щодо скорочення кількості та різновидів документів; контролювати якість підготовки, оформлення та своєчасного виконання документів в установі, вживати заходи щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнювати і аналізувати дані про результати цієї роботи. Працівники служби діловодства повинні здійснювати приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук та доставку документів, інформування за документами; реалізувати єдиний порядок відбору, обліку, збереження, обробки та використання документів, що утворюються у процесі діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання; удосконалювати форми і методи роботи з документами завдяки поглибленню комп'ютеризації, створенню автоматизованих систем діловодства та впровадженню організаційної техніки. Служба діловодства призначена здійснювати також організаційно-методичне управління роботою з документами у підрозділах; організовувати підвищення кваліфікації працівників установи з питань вдосконалення рівня документаційного забезпечення; впроваджувати державні стандарти та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі; завіряти печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією; інформувати структурні підрозділи і службових осіб про зміст, строки виконання і місце зберігання службових та конфіденційних документів, а також видачу їх в тимчасове користування; ознайомлювати членів колективу чи окремих службових осіб з нормативно-розпорядчими і директивними документами, що стосуються їх діяльності. Основні можливі функції підрозділів діловодного органу управління міністерства чи відомства зазначені в табл. 3.1. Залежно від зазначених факторів підрозділи можуть об'єднуватись: наприклад, можливе об'єднання в одном функцій експедиції та відділу обміну і реєстрації документів, реєстрації і групи контролю, але незалежно від таких об'єднань всі вище перераховані питання діяльності діловодної служби повинні бути враховані.