Культура діловодства

Оскільки Стандарт ISO 15489-2001 стосується роботи з документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), в ньому визначено обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надаються рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів.

У міжнародному стандарті управління документацією розглядається як частина системи управління якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Ці стандарти вже використовують провідні підприємства України. Стандарт ISO 15489 -- це виклад оптимальної методики управління документацією, що призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема розробників нових інформаційних програм і систем. Загальний концептуальний характер стандарту, як зазначає І.Є. Антоненко, робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією [41, с. 174].

В Україні з 1998 р. діє затверджена Президентом “Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу”. Мета цього документа - забезпечити входження країни до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу, має стати адаптація законодавства України до законодавства ЄС, поступове приведення вітчизняних норм у відповідність з європейськими стандартами.

Беручи до уваги сьогоднішній досвід впровадження міжнародного Стандарту стає нагальною потреба розробки в Україні гармонізованого з ISO-15489 власного державного стандарту з впровадженням у ньому міжнародних термінів. Доцільним також є внесення в національний аналог стандарту додатків із зразками документів згідно з нормами вітчизняної практики, його узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою, з нормативними посиланнями на акти, що регулюють ті чи інші процедури. Необхідно також, зазначає експерт із суспільно політичних питань І.Є. Антоненко [42, с. 176], організувати для працівників діловодних та архівних служб семінари з питань застосування міжнародних норм.

Забезпечення юридичної грамотності документів. У перекладі з латинської «document» означає доказ, свідоцтво. За своєю сутністю, традиційно, зміст категорії «документ» має розглядатись як письмовий акт, здатний бути доказом юридичних відносин чи фактів, з наявністю яких діюче правове поле й пов'язує юридичні наслідки. Категорія «документ» може також розглядатися як матеріалізований об'єкт (твір), який містить, зберігає і передає певні результати розумової (інтелектуальної) діяльності людини, свідомо (або підсвідомо) закріплені (зафіксовані) будь якими засобами.

У юридичному аспекті, (за допомогою природної чи штучної мови, технічних чи технологічних засобів) інформація вважається оформленим документом лише тоді, коли вона розміщена у встановленому порядку, що відповідно до діючого законодавства має правове значення. Отже, юридична грамотність створення управлінської документації означає наявність права виходу та відповідність документів чинному законодавству і нормативним актам [78, с. 125].

На основі вивчення діючих у системі соціального управління законів, нормативно-правових актів, посадових інструкцій, положень та процедур прийняття управлінських рішень культура організації процесів документування вимагає сьогодні прийняття спеціальних правил підготовки і видання нормативно-розпорядчих документів, що регулювали б порядок здійснення цього виду управлінської праці. У правилах доцільно закріпити вимоги до: системного аналізу управлінських ситуацій; змістовного та всебічного вивчення питань, пов'язаних з підготовкою управлінського рішення; організаційних форм і методів підготовки управлінських рішень і забезпечення їх реалізації; предметного і технічного розділення управлінської праці на різних етапах формування рішень; форм залучення фахівців і наукових працівників до участі у їх підготовці; створення обов'язкових правил документування управлінських рішень і надання їм юридичної сили; застосування засобів правового забезпечення усних рішень тощо.

Важливою умовою використання комп'ютерних технологій у сфері документування та документообігу також має бути їх правове регулювання. Адаптувати традиційні технології оброблення документів до відповідного рівня комп'ютерних технологій можна лише за умов забезпечення нормативного регламентування та оптимізації порядку процесу руху документів у системі управління [78, с. 127]. Правове регулювання документування та документообігу сьогодні має вирішувати питання, пов'язані з основними положеннями щодо: визначення поняття категорії “електронний документ”, його типів і видів; умов надання юридичної сили; вимог до оригіналів, дублікатів і копій документів; порядку засвідчення документів (електронно-цифровий підпис); правил реєстрації, зберігання, передавання і отримання електронних документів з інших організацій, головних принципів юридичної відповідальності за порушення порядку їх використання, порядку доступу до електронних версій тощо.

3.2 Культура організації процесів документообігу та зберігання

документів

Загальні положення. Документообіг як складова діловодства -- це рух документів в установі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання і відправлення одержувачу, або в архів установи. В процесі руху документів необхіден обов'язковий контроль за їхнім виконанням і захист від несанкціонованого доступу.

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в організації системи управління і відображує його технологію. Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає Т.В. Кузнєцова [84, с. 38], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій. Особливо це очевидно при автоматизації руху документів, переданні документів від одного виконавця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій і т.д., що й визначає рівень культури документообігу в організації.

Культура організації документообігу -- це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних з обробкою і рухом готових документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні системи, їх розподіл, реєстрацію і доставку виконавцям, переміщення всередині організації, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.

Завданням культури організації документообігу є: встановлення раціональної послідовності руху і обробки документованої інформації; досягнення оперативності, яка забезпечує чітке проходження документа від моменту складання чи одержання до виконання; доцільну розробку раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і виконання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями з врахуванням новітніх інформаційних технологій в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ).

Забезпечення належного рівня культури організації документообігу насамперед має проводитись за рахунок: дотримання основних принципів роботи з документами, організації цілісної системи ДЗУ, його комп'ютеризації, створення електронної канцелярії, впровадження автоматизованої передачі документів в архів та організації захисту від стороннього доступу.

Впровадження комп'ютерних технологій в діловодні процеси вимагає від фахівця досконалих знань не тільки в галузі автоматизації, а й в теорії і практиці менеджменту, його документаційного забезпечення. Чітко організовану технологію процесу управління, його культуру, можна подати у вигляді набору різних управлінських процедур та методів їх рішення. Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур визначення того чи іншого підходу до його розробки (розгляду проектів виконання, оцінки альтернатив, погодження протоколу номерів) визначення способу доведення управлінського завдання (наказ, розповсюдження, вказівка, рішення), визначення способу доставки до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою). Процес організації виконання складання з процедур розподілу завдань між працівниками (врахування їх реальних можливостей, рівня кваліфікації, компетентності, ступеню завантаженості робітника), методу доведення (загальна постановка завдання, орієнтовна схема виконання, жорстка регламентація), способу доведення (переконання, прохання, розширення кола інформації) делегування повноважень (визначення обов'язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору виконавця).

Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження ділових операцій певними видами документів та організації їх руху. В певних випадках, це особливо характерно для державних організацій, ділові процедури можуть складатись винятково з операцій діловодства [45, с. 33].

Культура організації документообігу має будуватися на дотриманні певних принципів роботи з документами. Це принципи: ділової необхідності, однократної реєстрації і децентралізації відповідальності, а також принцип паралельності. Розглянемо їх докладніше.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо. Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу -- від стадії підготовки рішення і до його реалізації. Відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління, зниження рівня його культури.

Ефективним засобом зменшення кількості документів на підприємстві може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, введення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на прийом-здачу продукції. Значну економію дає також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу.

Для того щоб упорядкувати рух документації і визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу, з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах підприємства.

Принцип однократної реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом. Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю.

Культура проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності. Технологічна схема проходження організаційно-розпорядчої документації (ОРД) на оперативному рівні управління зображена на мал. 2.1.

Мал. 2.1. Технологія проходження ОРД (оперативне управління)

Підвищення рівня культури діловодства і поліпшення оперативності управління можна досягти шляхом досконалої організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними, завдяки впровадженню комп'ютерного способу обліку і оперативного пошуку документної інформації.

Принцип паралельності. На підприємствах може використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми обробки документів. Суть паралельної системи полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям. У послідовній системі може опрацьовуватися тільки один примірник документа і різні виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки. Щоб впоратись із швидко зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед технічну оснащеність управлінської праці, через її комп'ютеризацію та впровадження передових засобів оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональних системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті, і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпорядження, інструкції, рекомендації і т. ін.), доцільність роботи з основними групами і видами документів на підприємстві треба регламентувати за допомогою відповідних схем їх обробки і руху.

Культура документообігу має передбачати забезпечення кожного підрозділу достовірною документною інформацією в заданий строк, а також її необхідну обробку, а досконала організація опрацювання документації --забезпечувати створення обґрунтованих схем документно-інформаційних зв'язків і усувати стихійне формування структури інформаційних потоків на підприємстві.

Причини комп'ютеризації документообігу. Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність. Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття правильного управлінського рішення, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають нерентабельними. Так, за статистичними даними 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Внаслідок автоматизації документообігу можна збільшити продуктивність праці співробітників на 25-50%, більш ніж на 75% зменшити час на обробку документів і на 80% знизити витрати на площі для зберігання документів.

Співвідношення кількості паперових і електронних документів, за даними експертів, через 5 років має бути п'ятдесят на п'ятдесят, а через 10 років -- тридцять на сімдесят. Якщо кількість документів на паперових носіях в середньому за рік збільшується на 7%, то на електронних -- вдвічі. Довгі роки існувала альтернатива між ручним і машинним засобами обробки інформації, а сьогодні вона зникла. Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпіризму, в документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим виникла потреба докорінно перебудувати документообіг. Ця перебудова має відбуватися в напрямку інтелектуалізації: зменшення малозмістовних і ліквідації часом безглуздих документів та застосування інноваційних процедур комп'ютеризації документообігу.

До причин комп'ютеризації документообігу відносяться:

1. Ускладнення функцій управління, динамічні зміни у системі і структурі органів соціального управління, створення нових органів самоуправління, приватних корпорацій відображуються на ускладненні документообігу, зростанні кількості документів і підвищенні вимог до роботи з ними.

2. Зростання кількості тих, хто працює з документами. Не лише документознавець чи інформаційний аналітик, а кожен співробітник фірми, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань, щоб досконало працювати з документами, оцінювати їх легітимність, володіти засобами систематизації та раціоналізації документообігу, що дасть можливість йому приділяти більше уваги виконанню основних функціональних обов'язків за посадою. Сучасний управлінець має усвідомити, що діловодство -- це не якась другорядна справа, а основа його роботи, тому необхідно час від часу проводити заняття, семінари, конференції з питань організації документообігу, вивчати нові нормативні акти, знайомитись з новітніми інформаційними технологіями.

3. Правила роботи як з загальною, так і спеціальною документацією закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Комп'ютеризація потребує чіткого дотримання правил діловодства, поглиблення гарантій якісного опрацювання зафіксованої в документах інформації. Не можна порушувати правила діловодства за умов впровадження комп'ютерної обробки інформації. Необхідність інформатизації документообігу, забезпечення якості документів, їх досконале оформлення на електронних носіях має бути вимогою часу. Без комп'ютеризації документообігу сучасна культура управління в цілому неможлива.

Завдання і суть комп'ютеризації документообігу. В умовах інформатизації управління, коли інформація у вигляді документа закладається в пам'ять ПК, стає можливим швидко отримати будь-яку її частину. Це змінює правовий статус сутності категорії документаційне забезпечення управління, включаючи всю сукупність операцій опрацювання, зберігання та використання документної інформації у формі електронних документів як їх безпосередніх носіїв.

Інформатизація документообігу має включати вдосконалення всього комплексу процесів управління документацією. Перехід на вищий ступінь культури документообігу має супроводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

а) уніфікація різноманітних форм документів. У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нормативних обмежень стосовно їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої організації, наприклад, варіюванням розміщення реквізитів, зміною площі їх зон тощо. Зміни послідовності і розміщення реквізитів у документах зумовлюють певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії для наступної їх автоматизованої обробки.

б) впорядкування термінології. Підвищенню ефективності автоматизації документування, досконалому опрацюванню документів і пошуку необхідних даних в текстах перешкоджає недостатність уніфікації мовних кліше в документах. Разом з цим аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних). Вирішення цієї проблеми дає можливість ширше застосовувати стандартизовані форми документів.

в) встановлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур. Невисока інформативність багатьох документів особливо наочно проявляється при вирішенні традиційних управлінських завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як керівники структурних підрозділів часто за умов неповноти отриманої документної інформації змушені приймати управлінські рішення на інтуїтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, викладеної у документах. Катастрофічні наслідки Чорнобильської аварії свідчать про фатальний характер помилок не тільки через професійну некомпетентність керівників, а й через прорахунки фахівців, які були допущені ще на стадії документаційного забезпечення прийняття управлінських рішень щодо розробки і проектування технологічних систем.

г) раціональне використання площі відображення інформації. Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, а й через неправильне застосування наявних форматів, завищення розмірів берегів, наявності незаповнених зон між групами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщення окремих реквізитів. Під час конвертації електронного документа у паперову форму це призводить до збільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних сегрегаторів, збільшення площ в архівних службах.

д) взаємоузгодження форм документів і технологій їх виготовлення. Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання застосовуються електронні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів записів, що ускладнює обмін інформацією між різними структурами чи рівнями управління. Сучасна культура документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення більшої формалізації текстів, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів. Треба також зазначити, що найбільші труднощі під час інформатизації документообігу виникають під час роботи з організаційно-управлінською документацією. Це пов'язано з тим, що значна кількість документів ще й досі створюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням ПК опрацьовується лише частина їх. Звідси виникає потреба комплексно удосконалювати всю управлінську документацію.

е) забезпечення системності та відкритості. Між структурними елементами системи мають бути такі зв'язки, які б забезпечували її цілісність і взаємодію з іншими системами. Система має створюватися з урахуванням мож ливості поповнення і оновлення її функцій без порушен ня порядку функціонування. В результаті розробки також має забезпечуватися раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами [78, с. 130].

Сучасна культура документообігу має відображувати комплексну інформатизацію завдань щодо документаційного забезпечення управління. Досконале забезпечення автоматизованого виконання підрозділами і працівниками підприємства процедур об робки документації має включати: її реєстрацію з використанням електронних реєстраційних карток, пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстро ваними електронними реєстраційними картками, пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів, контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передання в архів для подальшого зберігання. Універсальним показником рівня культури організації документообігу має бути створення цілісної системи управління рухом документації та її підсистем.

До основних вимог щодо функціонування системи управління рухом документації належать:

Масштабованість. Необхідно, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів, а здатність системи нарощувати свою потужність визнача лась тільки можливостями відповідного програмного забезпечення.

Розподіленість. Архітектура систем документообігу має підтримувати повну взаємодію розподілених всіх структурних підрозділів.

Модульність. Система має складатися з окремих модулів, інтегрова них між собою, на випадок, якщо окремому користувачу системи не потрібно одразу впроваджувати всі компоненти системи доку ментообігу або коло його завдань менше.

Відкритість. Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання й інтеграції з іншими системами електронного документообігу. Проаналізувавши існуючі потоки інформації, можна перейти до створення інформаційної моделі такої системи, яка б відображувала технологію підготовки і маршруту документів, формування показників, а також взаємозв'язок між різними підрозділами і виконавцями, що беруть участь в тому чи іншому бізнес-процесі.

Культура організації документообігу вимагає, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне просування, об робка і зберігання, що буде слугувати підвищенню ефективності менедменту.

3.3 Інформаційно-технологічна культура діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізується за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і використання великих масивів документної інформації. Скорочення трудозатрат, пов'язаних з цими процесами, визначає рівень інформаційно-технологічної культури діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефективніший шлях -- це підвищення рівня впровадження в практику діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів організаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інформацією: застосування автоматизованого введення документів в комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни; застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів оргтехніки; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп'ютерні мережі.

Перехід до інформаційної ери та глобалізація суспільства передбачає сьогодні вільну орієнтацію особистості в інформаційному середовищі, більш продуктивне використання всіх накопичених людством знань. “Згідно з інформаційним підходом до розвитку культури він детермінований розвитком інформаційних технологій і зведенням інформації в ранг одного з визначальних факторів еволюції суспільства і людини, що стимулює процеси глобалізації”, зазначає професор В.О. Ільганаєва [136]. Виробництво й використання документної інформації внаслідок впровадження новітніх технологій її обробки стає важливою сферою застосування знань та умінь кожного працівника, а технологічна (інформаційна) культура -- невід'ємною складовою особистої загальної культури, важливою умовою самореалізації.

Основа інформаційної культури -- це знання про інформаційне середовище, закони функціонування інформації, уміння орієнтуватися в різноманітних інформаційних технологіях, використовуючи знання тих наук, що сприяють її розвитку і пристосуванню до конкретного виду діяльності.

Інформаційна культура -- сукупність знань, методів і способів використання комп'ютерних технологій, засобів організаційної техніки для створення, пошуку, одержання, відображення, реєстрації, накопичення, збереження, захисту і поширення інформаційних продуктів. Визначаючи вирішальне значення інформаційної культури в становленні цивілізації, у всебічному гармонійному розвитку людини, слід зауважити на практичних аспектах проблеми: на зв'язках культури з розвитком техніки, впровадженні сучасних технологічних процесів обробки інформації, зростанні інформаційних потоків та подальшими перспективами розвитку техногенного суспільства.

Термін «інформаційна технологія» ґрунтується на понятті «технологія», що є досить стійким і з'явилося в діловому спілкуванні в зв'язку з виниклими проблемами щодо вдосконалення організації виробництва. Так, якщо технологія (від грецького techne -- мистецтво, майстерність, уміння + ...логія) -- сукупність методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалу чи напівфабрикату, що здійснюється у процесі виробництва продукції, то інформаційна технологія -- процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, обробки і передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації про стан об'єкта, процесу чи явища нової якості [137, с. 323].

Як систематизована сукупність спеціальних умінь, знань і навичок, що забезпечують здійснення інформаційної діяльності, технологічна (інформаційна) культура набуває в документаційному забезпеченні управління таке саме значення, як і основні знання та уміння з теорії і практики діловодства. Коли йдеться про формування інформаційної культури при здійсненні сучасних діловодних процесів, треба мати на увазі такі два напрями [138, с. 36]:

Перший -- формування загальних і спеціальних знань та умінь користування останніми досягненнями у створенні, обробці, збиранні, збереженні, накопиченні й поширенні інформації. До загальних знань належать знання способів і методів здійснення інформативно-аналітичної діяльності, знання видів документної інформації, особливостей її створення і використання, знання комп'ютерних систем, в яких зосереджені документно-інформаційні ресурси, а також знання загальних форм і методів їх використання в діловодних процесах із застосуванням інноваційних засобів інформаційних комунікацій та технологій. Спеціальні знання і уміння, як елемент інформаційної культури -- це професійно отримані навички, починаючи зі створення і закінчуючи поширенням інформації в інформаційно-керованих системах, а також розробка відповідних технологій інформатизації документаційного забезпечення управління.

Другий напрям розвитку інформаційної культури в діловодстві -- формування знань та умінь як співробітників діловодної служби, так і працівників інших служб установи вільно орієнтуватися та ефективно діяти в інформаційному суспільстві, володіти сучасними технологіями аналітико-синтетичної обробки документної інформації, знати процеси, які забезпечують інформаційну безпеку організації, розуміти необхідність збереження інтелектуальної спадщини.

Високий рівень інформаційної культури припускає такий само рівень розвитку інформаційних технологій -- цілеспрямованої організованої сукупності інформаційних процесів, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкісний пошук інформації, розосередження даних, оперативний доступ до першоджерел незалежно від місця їх розташування.

Інформаційні технології в діловодстві, власне кажучи, являють собою перелік технологічних процесів (збору, передачі, обробки, збереження й подання інформації), які можна розглядати як узагальнення відповідних цілеспрямованих змін властивостей певних даних. З точки зору інформатики діловодні процеси виглядають таким чином.

Збір даних -- трансформація сукупності даних, за якими змінюється властивість їх концентрації, тобто процес, коли інформація, що надходить з різних джерел стосовно певного кола питань, збирається в одному документі.

Передача даних -- трансформація сукупності даних, за якої змінються її просторові координати, що розглядаються як відповідна властивість.

Обробка даних -- трансформація сукупності даних, за якої змінюється та чи інша якісна їх властивість, що необхідно для підготовки конкретного документа.

Збереження даних -- трансформація сукупності даних, для якої змінюються тимчасові координати (від минулого до майбутнього), що розглядаються як певна їх властивість.

Подання даних -- трансформація сукупності даних, за якої змінюється вид інформації -- форми документного збереження чи результати її обробки до форми, зручної для використання у вирішенні конкретного завдання.

Аналогічним чином можна інтерпретувати практично будь-яку діловодну операцію чи процес. Головне -- виявити якісно-корисну властивість інформації, визначити напрямок і розмір змін цієї властивості, вибравши оптимальний.

Нині, як уже зазначалося, створені й впроваджуються системи автоматизації документообігу і ділових операцій, в яких документ сканується в комп'ютер, автоматично проходить прийняту процедуру реєстрації і направляється виконавцю, котрий спочатку робить його текстову обробку, запрошує із зовнішніх банків даних додаткову інформацію і т.д. Алгоритмом має бути передбачено, що система запам'ятовує, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадує про необхідність завершення роботи над ним. Крім того, керівнику органу діловодства через свій монітор потрібно мати можливість контролювати стан робіт над документами, оцінювати наскільки рівномірно завантажені виконавці і в разі потреби вносити відповідні корективи в їх діяльність.

Хоча нові інформаційні технології передбачають заміну паперового документа електронним носієм інформації, справу все ж таки слід розглядати таким чином, що управлінський документ як такий не ліквідується, а замінюється непаперовою електронною формою. Крім того, паперовий документ у ряді випадків чи в силу традицій, що склалися в діловій практиці, потрібно зберігати.

Структура інформаційних технологій у діловодстві. Сучасна інформаційна культура документаційного забезпечення управління має ґрунтуватися на умінні комплексно використовувати різні види інформаційних технологій. Головним у переході до інформаційної культури має бути не стільки придбання сучасних комп'ютерів, скільки впорядкування існуючих технологічних етапів документаційного забезпечення управлінських процесів, удосконалення управління документацією. Зазначене вимагає розв'язання проблем створення єдиних для всіх правил організації діловодства на підприємствах і установах, опрацювання типових рекомендацій, відповідно до яких мають складатися, оформлятися і обліковуватися службові документи, здійснюватись контроль за їх виконанням. Практика свідчить, що залишилося ще чимало керівників і спеціалістів, які на роботу з документами витрачають 60-80 % робочого часу. Саме в цих службовців спостерігається низька оперативність у проходженні документації, надмірно велика кількість документів і зайвих показників у них, недостатній рівень раціоналізації та стандартизації в їх підготовці і обробці.

Як уже зазначалося, інформаційні технології припускають наявність об'єкта впливу, тобто цілеспрямованої зміни якої-небудь властивості об'єкта та методів її перетворення. Конкретне втілення інформаційних технологій має виражатися насамперед у виборі і реалізації методів перетворення, тобто впровадженні певної системи засобів і способів їх використання. У цьому відношенні реалізація конкретної інформаційної технології в діловодстві має припускати наявність: відповідних технічних засобів, що забезпечують процеси перетворення паперового документа в його електронну версію; системи засобів управління технологічним комплексом (для обчислювальної техніки це програмні засоби); а також засобів організаційно-методичного забезпечення, що поєднують реалізацію всіх дій технічних засобів і персоналу в єдиний технологічний ланцюг відповідно до призначення конкретного інформаційного процесу в межах документаційного забезпечення визначеної функції управлінської діяльності.

З цією метою на базі галузевих автоматизованих комп'ютерно-інформатизаційних систем (АКІС) створені і функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призначення (АІСУП), що реалізують також і функції діловодства. Функції автоматизованого контролю виконання документів можуть бути покладені на автоматизовані системи контролю виконання документів (АСК1Д, АНІД, АСКОРД та ін.), а функції реєстрації, пошуку і зберігання документів -- на АІПС.

За ручного опрацювання співробітники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення документів, що призводить до порушення законності їх створення. Сучасна ж машинна обробка документів проводиться таким чином, щоб не було «порожньої» інформації, тобто інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Зазначені системи не дають можливості неправильно оформленому документу пройти машинний контроль і в разі потреби машина інформує виконавця про недоліки у створенні документа. Таким чином, вже сама технологія електронного діловодства забезпечує новий рівень культури діловодства.

До підсистем, що можуть бути використані в єдиній системі управління документами належать: системи обробки зображень документів, системи оптичного розпізнавання символів, системи управління документами та програмне забезпечення робочих груп [138. с. 537].

Так, системи обробки зображень документів призначені для введення, обробки, зберігання і пошуку графічних образів документів на паперових носіях. Вони застосовуються в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення цих систем вміщує високошвидкісні сканери та документні контролери, які виконують швидку і високоефективну компресію і декомпресію документів, та бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичним поданням дисків. Комп'ютерні зразки документів знаходяться на сервері зображень, їх можна проглядати на робочих станціях-клієнтах.

Системи оптичного розпізнавання символів дають можливість отримувати електронні копії документів з друкованих аркушів чи з документів, надісланих факсом. Для підвищення точності розпізнання тексту системи повинні виконувати ряд перевірок підсумкового документа, наприклад, здійснювати частотний аналіз і порівнювати частоту появи певного символу в тексті з частотою його появи мовою оригіналу, а також знаходити неправильне розташування символів, виходячи з правил орфографії.

Системи управління документами призначені для автоматизації, пошуку і управління електронними документами різних форматів, у тому числі і зображеннями документів. Сучасні системи управління документами дають можливість: виконувати індексування документів; вести повнотекстовий пошук за ключовими словами; управляти конфігурацією документів з встановленням взаємозв'язків між окремими структурними компонентами; ансамблювати документ, тобто об'єднувати всі частини складного документа для подальшого відображення на екрані; організовувати доступ до документа незалежно від місця його зберігання; управляти документами за допомогою ключових компонентів (найменувань розділів), здійснювати багаторівневий захист даних, що відкриває доступ до документа лише окремим користувачам або ж встановлює обмежений доступ, наприклад “лише для сканування”; проводити адміністрування обліку і архівування, організацію видачі та повернення документів, вести контроль за наявними версіями та їх розсиланням.

Програмне забезпечення робочих груп призначене для організацій, працівникам яких за характером своєї діяльності необхідний постійний обмін документами з виконанням завдань збереження, перегляду і сумісного використання. Основними функціями програмного забезпечення робочих груп можуть бути електронна пошта, підтримка відеоконференцій (нарад), управління зображеннями документів, їх маршрутизація та календарне планування.

Системи автоматизації діловодних процесів призначені для створення прикладних систем колективної обробки документів у процесі виконання конкретних бізнес-процесів. Документні потоки на підприємстві мають бути пристосовані до існуючих бізнес-процесів і регламенту їх взаємодії.

Стра тегічним завданням для організацій є проблема вибору комплексної системи управління документаційним забезпеченням, здатна створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і розсилати документи. Проблема полягає в тому, що лише небагато програм даної категорії наближаються до того рівня, на якому всі перелічені функції забезпечуються одночасно. АСУД може вважатись повною, якщо вона в змозі виконати кілька ключових функцій, найголовніші з яких -- надання мож ливості індексування і пошуку: відслідкувати стан документа, який знаходиться у будь-якому місці мережі підприємства, і швидко визначати його місцезнаходження у разі потреби. Система повинна також мати можливість групувати до кументи (зводити в один файл тексти, графіки, таблиці), формуючи певний складний документ.

Програми управління складними документами мають бути з більшими можливостями, ніж системи підготовки традиційних доку ментів. Користувачам потрібні засоби для створення різноманітних типів документів і відповідно така система управління документами, яка була б здатна працювати з різними типами файлів. До таких пакетів програмних продуктів належать:

"Коробкові" -- це програми, які є багатофункціональним продуктом з добре розробленою довідковою докумен тацією, що підтримуються фірмою-розробником. Зазначені паке ти розраховані, як правило, на "усередненого" користува ча і не враховують специфіки конкретно го підприємства.

Програмне забезпечення на замовлення -- це складні, ство рювані на замовлення, програми, що характеризуються дов гим неритмічним циклом розробки і впровадження. Вони потребують знач ного фінансування, але, разом з тим, враховують специфіку конкрет ного підприємства.

Складні тиражні продукти -- це про грамні продукти, що є масовими, але потребують установ ки, впровадження, супроводження і технічної підтримки. Такими є бухгалтерські програми та програми ор ганізації ведення і автоматизації діловодства.

Ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути: простота використання й управління; вартість у розрахунку на одного користувача; технічна підтримка і навчання персоналу; підтримка кількох типів клієнтів; підтримка стандартів управління складними документами.

Нині існує незначна кількість виробників програмних продуктів, які ви користовують весь комплекс сучасних технологій у діловодстві. В результаті користувачі отримують еклектичні рішення від різних постачаль ників, що істотно підвищує вартість програмного продукту, витрати з впровадження та експлуатації системи і знижує рівень технологічної культури.

Побудова електронної канцелярії. Основною проблемою традиційної технології управління до кументообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів в реальному масштабі часу. Через це технологічними інстру ментами роботи з електронними документами мають бути комп'ютери, встановлені на ро бочих місцях і з'єднані в єдину мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплюватиме всі робочі місця персоналу, який працює з документами (як в канцелярії, так і в інших в структурних підрозділах організації), з'являється можливість ви користовувати її для переміщення документів і централізовано через канцелярію відслідковувати весь хід процесу роботи з ними. Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління, включаючи створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передачу документної інформації каналами електрозв'язку як всередині організації, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслуговування персоналу, використання засобів програмної підтримки процесів підготовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх виконання й контролю [107. c. 367].

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії характерна орієнтація на автоматизацію часто повторювальних операцій, що виконуються технічним персоналом органу діловодства. Характерним прикладом таких операцій є документування. Підвищенню рівня культури діловодства можуть сприяти як спеціальні пристрої обробки текстів та організаційні програми, що дають можливість швидко створювати, виправляти і редагувати різні документи з зазначенням виправленого, так і використання певних шаблонів при підготовці текстів документів. Для створення нового тексту виконавцю спочатку треба заповнити електронну картку проекту документа, визначити найбільш вдалий шаблон, ввести короткий зміст тексту, після чого й активізується текстовий редактор з обраним шаблоном. У процесі роздрукування тесту кожна сторінка документа буде промаркована штрих-кодом, який містить інформацію про вихідний номер, час і дату створення документа та порядковий номер сторінки.

У процесі редагування, погодження чи затвердження проекту документа може створюватись нова версія з відповідним штрих-кодом, що дасть можливість повернутись у разі потреби до попередніх версій. Після реєстрації документа необхідна інформація з електронної його копії буде переноситися на реєстраційну контрольну картку.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з'єднуються за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додаткових функцій: автоматичний зв'язок між робочими місцями, спільну роботу над документом, автоматизований контроль за виконанням тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов'язується зі створенням на основі комп'ютерної техніки автоматизованих робочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об'єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ресурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через канали зв'язку.

До основних компонентів програмного забезпечення електронної канцелярії відносяться текстові редактори (текстові процесори), що дозволяють розв'язати проблеми обробки тексту документа та табличні процесори. Об'єднання систем локальної мережі та електронної пошти для обміну інформацією між користувачами ПК як всередині організації, так і в зовнішній мережі дає можливість реалізувати функцію інформаційного обміну, яка була властива лише системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Використання систем розробки баз даних (створення своєрідних електронних картотек обліку), а також застосування електронних таблиць дає змогу виконувати різноманітні, іноді дуже складні, розрахунки.

Таким чином, у роботі сучасної електронної канцелярії можна виділити такі основні види роботи з документами:

Робота з власне документами, точніше, з файлами доку ментів на машинних носіях (введення, редагування та ін.). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші доку менти.

Управління документами (document management). Передба чається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління мають забезпечувати їх ефективне зберігання і обробку [46, с. 34].

Пересилання документів (е-таil). Пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп'ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи елек тронної пошти, так і розвинені організаційні системи, які дозволя ють, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.

Групова робота над документами (groupware). Група користувачів мережі може паралельно працювати над спільними документами, використовуючи певні системи, що забезпе чують оперативне відслідковування всіх змін і версій.

Управління потоком робіт (workflow). Автомати зація складних багатокрокових алгоритмів роботи з документами в організації. Кожний тип документа при цьому може мати специфічні алго ритми обробки і маршрути руху.

Перерелічені види робіт можуть здійснюватись за допомогою спеціалізованих пакетів. Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, а й інтегруються між собою, що дає змогу в межах вирішення ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа.

Практичне впровадження електронної канцелярії має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури документообігу при виконанні операцій документаційного забезпечення управління та зростанню продуктивності управлінської праці.

Використання комп'ютерної техніки в електронній канцелярії не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розроблених на основі новітніх досягнень електроніки, таких як: сканувальні пристрої, факс-модемні плати, копію вальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайди-принтери та ін.

Уміння створювати та зберігати електронні документи. Якісні зміни в культурі документування призвели до появи терміна “електронне документування”, який означає процес підготовки електронного документа (ЕД) з використанням засобів комп'ютерної техніки. В Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” [118] зазначено, що ЕД -- це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження кон цепції ЕД, його відмінностей та особливостей по рівняно з традиційним документом на паперовому носії. Так, деякі фахівці вважають, що ЕД може бути доказом дій або взаємодії та містити інформацію про їх зміст. Інші вважають, що він має бути відомий своїми метаданими та даними, пов'язаними з іншими даними, тобто з інформацією, яка виз начає його соціальну визначеність та розуміння [150]. При цьому різноманітні набори метаданих ЕД завжди мають бути юридичними, діловими, організаційними, процедурними доказами його автентич ності, тобто доказами того, що ЕД відповідає зазначеному документу, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, а вказаний на ньому час відповідає часу створення чи надсилання [151].

Створюючи електронний документ, необхідно пам'ятати, що термін зберігання ЕД має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, а в разі неможливості такого періоду зберігання для збереження його автентичності мають бути передбачені заходи щодо дублювання чи періодичного копіювання. У розв'язанні проблем створення і довго тривалого зберігання ЕД головна увага має приділятись надійності форматів та носіїв документації. Тепер поширені такі формати електронних документів [154]:

а) формати відкритого тексту (plain text):