У другому розділі «Історичні передумови формування культури сучасного діловодства в Україні (1917-1990 рр.)» досліджено особливості створення, розвитку та удосконалення національної системи діловодства, починаючи з періоду формування органів управління Центральної Ради; визначено основні риси культури діяльності служб діловодства українських урядів 1917-1919 рр. і розглянуто загальні тенденції та періоди розвитку культури діловодства в УСРР-УРСР.

У першому підрозділі «Культура діловодства в державному апараті українських урядів 1917-1919 рр.» доведено, що вже в перші місяці існування Української Народної Республіки було вжито низку заходів щодо удосконалення культури діловодства в державному апараті: створено канцелярію Центральної Ради і канцелярії в державних секретаріатах; діловодство почало здійснюватися українською мовою з публікацією законодавчих документів паралельно російською, єврейською і польською мовами; впроваджено зразки оформлення розпорядчих документів; затверджено порядок офіційного опублікування і набуття чинності нормативно-правових актів; створено Секретаріат Державного Писаря; запроваджено посаду розпорядника справами Ради Народних Міністрів.

Період існування Української Держави також виявився досить плідним з огляду на заходи щодо поліпшення стану організації діловодства та архівної справи. А саме: було затверджено штатні розписи вищих державних установ, зокрема Державної канцелярії, служб діловодства міністерств та судових органів; визначено порядок затвердження журналів засідань Ради Міністрів; встановлено порядок підготовки проектів законів, винесення їх на обговорення, розгляд, затвердження та опублікування; створено чітку систему організації діловодства в урядових структурах та в Державному Сенаті; розроблено засади архівної реформи.

Доведено, що попри незначний час існування Директорії УНР, він позначений певними кроками щодо вдосконалення системи діловодства в державному апараті, зокрема, започаткуванням ведення протоколів засідань Ради Народних Міністерств, активним використанням в діловодстві архівних документів і їх збереженням, підготовкою ряду законопроектів про силу розпорядчих документів, особливості їх створення, форми і порядок оголошення.

У другому підрозділі «Основні тенденції розвитку культури діловодства в УСРР-УРСР» зазначено, що діловодство 1920-х років характеризувалося впровадженням українського ділового мовлення (але з початку 1930-х років вже спостерігався поступовий відхід від використання української мови у діловодстві), виданням низки навчальних та практичних посібників з діловодства, розробленням архівістами принципів експертизи цінностей документів і здійснення її безпосередньо в установах під контролем представників архіву. Підвищенню рівня культури роботи з документами, розробленню теоретичних засад виконання діловодних процесів мала сприяти діяльність створеного в 1921 р. Всеукраїнського інституту праці, правонаступником якого став Всеукраїнський інститут раціоналізації управління (ліквідований у 1934 р.). Однак частка наукових тем з удосконалення діловодства була незначною порівняно із загальною кількістю наукових робіт цих інституцій. Слід відзначити лише певні їх рекомендації щодо уніфікації форм документів, вибору раціональних методів їх обліку, реєстрації, контролю виконання. З середини 1930-х років роботу щодо раціоналізації діловодних процесів було передано галузевим відомствам, які розробляли інструкції та правила роботи з документацією для підвідомчих установ. Відсутність централізованого керування діловодством, порушення зв'язків діловодства та архівної справи, припинення розвідок з розроблення раціональних способів організації діловодства призвели до зниження культури праці у цій сфері практичної діяльності. У спеціальних публікаціях тих часів починають порушуватися питання щодо посилення ролі архівів у нормативному та методичному забезпеченні організації діловодства.

1950-1960-ті роки позначені реалізацією низки заходів у загальносоюзному масштабі щодо підвищення рівня культури діловодства: контроль та методичне забезпечення організації діловодства покладається на державні архівні установи, які починають видавати примірні номенклатури справ, інструкції з діловодства для всіх установ; в архівній періодиці (зокрема, республіканському журналі «Архіви України») дедалі більше уваги приділяється матеріалам, присвяченим культурі діловодства; поступово виокремлюється вузівська спеціальність організатора державного діловодства (у єдиному на весь СРСР профільному вищому навчальному закладі - Московському історико-архівному інституті), започатковано підготовку секретарів-діловодів на базі середніх спеціальних навчальних закладів, створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи як головну наукову установу, що почав планово здійснювати дослідження з організації діловодства.

1970-1980-ті роки характеризуються розробленням та впровадженням в установах України Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), спробами застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів, виданням класифікаторів інформації та документації, державних стандартів, спрямованих на уніфікацію діловодної термінології, процесів створення управлінських документів та роботи з машиночитаними документами. Реалізація положень ЄДСД, впровадження державних стандартів та класифікаторів документації, методичних розробок сприяла підвищенню рівня культури діловодства.

Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових інформаційних технологій, відсутність умов впровадження Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою засадою для формування вітчизняної культури діловодства.

РОЗДІЛ 3. Культура технологічних процесів діловодства в установах сучасної України

Відновлення державної незалежності поклало початок новому етапу розвитку діловодства й архівної справи в Україні, відродженню її національних традицій, демократизації. З падінням тоталітарного режиму й виходом України з Союзу РСР гостро постала проблема створення своєї нормативно-методичної бази діловодства. Усвідомлення необхідності створення в Україні наукового підґрунтя діяльності архівної галузі та діловодства спричинило відкриття у квітні 1994 р. у м. Києві Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД).

Завдяки зусиллям провідних фахівців галузі Б.В. Іваненко, В.С. Лозицького, К.Є. Новохатського, Г.В. Портнова було прийнято відповідні постанови уряду і виділені необхідні кошти [94, с. 18].

На науковців інституту управління були покладені такі завдання: розробити його теоретичні засади з урахуванням закономірностей документотворення, а також методи удосконалення комунікаційних систем і технологій роботи з документами; підготувати відповідні міжгалузеві нормативно-методичні документи, розробити організаційно-правові засади діяльності діловодних служб, визначити методи формування документальних масивів та використання їх як джерела інформації; дослідити історію справочинства -- тобто розробити всі ті компоненти, що сприяють відродженню національної культури.

Сьогоднішній стан культури діловодства можна оцінити як перехідний, що потребує подальшої інформатизації і разом з тим збереження оновлених національних традицій.

3.1 Культура організації процесів документування

Перша складова культури діловодства - це культура організації процесів документування - сукупність знань і умінь щодо своєчасного та досконалого створення документів.

Процес документування досить трудомісткий. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів - за звичайну швидкість мови. Слід враховувати, що такі операції в роботі з документами, як процес фіксації думки на обраному носії інформації, запис необхідних даних у документ, можливі математичні підрахунки, правильне розміщення реквізитів і тексту документа, зчитування та перевірка зробленого, збирання необхідних підписів, візування у зацікавлених осіб, погодження тощо переважають над процесами формування інформації, яку передбачається перетворити у форму документа. Це може бути пояснено певними недоліками технології і технічних засобів, недосконалістю схем класифікації документної інформації, відсутністю певної організації процесу управління та ін. У результаті цього 30-40% робочого часу спеціаліста витрачається на виконання допоміжних робіт, пов'язаних з цими процесами.

Зменшення витрат праці та часу на створення й опрацювання документів, раціоналізація їх пошуку може підняти рівень культури документування. До характеристик культури документування входять дотримання вимог щодо підготовки тексту й структури документа, підвищення його рівня уніфікації і стандартизації, знання нормативної бази оформлення документів, забезпечення юридичної грамотності, впровадження міжнародних стандартів, уміння бездоганно створювати електронні документи, обробляти, зберігати та захищати їх.

Дотримання вимог щодо підготовки тексту. Сьогодні існує тенденція до уніфікації засобів мови на всіх її рівнях: синтаксису, стилю, термінологічної лексики, фразеології, морфології, словотворення. У практиці документування управлінської діяльності насамперед слід дотримуватись загальних вимог щодо підготовки тексту документів.

Ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації культури документування за різних ситуацій через аналіз мовних засобів (лексичних, граматичних чи стилістичних), формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки воно:

— надає можливість інформувати про певні факти та явища суспільного життя, оцінювати діяльність окремих підприємств, робити певні висновки щодо ділових і моральних якостей фахівців, надавати конкретні пропозиції тощо;

— уможливлює перетворення в писемну форму вербальних і невербальних засобів мовлення відповідно до цілей та умов ситуації, проведення аналізу структури мовлення з урахуванням комунікативних якостей тощо;

— формує оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо вживання мовних засобів, дотримання основних правил складання тексту документа, проведення лінгвістичного аналізу, орієнтуючись на його види, структуру та семантичні особливості, дає можливість свідомо оволодівати змістом матеріалу залежно від напряму, фаху тощо;

— закріплює практичні уміння і навички створення та оформлення документа, правила компонування його логічних частин, допомагає авторові професійно й грамотно оцінювати свої креативні здібності, тобто сприяє виробленню певного рівня культури письмового ділового мовлення.

Культура письмового ділового мовлення - це система вимог та рекомендацій стосовно вживання мови у письмовій мовленнєвій діяльності, це свідчення розвиненого інтелекту і високого рівня загальної культури особистості. Через культуру мовлення відбувається культивування самої мови, її вдосконалення, це найяскравіший показник стану розвитку суспільства, його моралі та духовності.

Одним із основних завдань культури письмового ділового мовлення має стати подолання мовних стереотипів, а необхідною умовою й комунікативними якостями повинні бути:

Достовірність -- зміст тексту має точно відтворювати об'єктивну дійсність, а всі викладені в ньому факти відповідати реальному стану справ, тобто бути адекватним - ясно виражати думку, почуття й волевиявлення засобами мови, бути зрозумілим для адресата. Адекватність мовлення стосується як повноти самовираження, так і забезпечення повноти сприйняття, оскільки для тих, хто готує текст кожне написане слово завжди зрозуміле, але не завжди воно зрозуміле для тих, кому воно адресоване. Причиною помилок часто буває неуважність тих, хто готує документ, їхнє небажання або невміння перевірити факти, підкріпити загальну думку точними даними, тобто відсутність культури документування [111, с. 113].

Послідовність викладу - матеріал тексту має бути логічно побудованим, мати смислову точність і влучність думок та повноту, тобто найповніше відображувати всі об'єктивні обставини, пов'язані з вирішенням того чи іншого питання. Закони логіки не можна порушувати ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях. Тому, готуючи складний за змістом документ, слід добре продумувати його логічну структуру. А оскільки головною частиною будь-якого документа є виклад його мети, то вона і є основою логічної побудови змісту. Як свідчить практика, вміщення в один документ кількох тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою положень призводить до того, що частина їх не враховується в ході подальшої роботи з ним.

Невисока стандартизація нормативно-правових й організаційно-розпорядчих документів має компенсуватися чіткістю, точністю, суворою логічною послідовністю викладу, їх смисловим та словесним ототожненням. Документи цього типу покликані відображувати всю складність діяльності підприємств і установ, динаміку руху і зміни, що там відбуваються, розкривати й допомагати вирішенню непередбачених ситуацій та проблем, що повсякчас виникають в управлінській діяльності [81, с. 104].

Стислість -- текст документа має бути написаний якісно, простою і зрозумілою мовою, без зайвого багатослів'я, повторень і неточних виразів. Саме текст і фактична його реалізація - це та проблема вироблення культури ділового мовлення, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, умінь користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал. Вдале розміщення матеріалу, послідовний виклад, оптимально визначені характер та обсяг відомостей надають діловим паперам композиційної стрункості. У процесі викладу змісту не слід перевантажувати текст другорядними деталями, дрібницями, зайвими словесними прикрасами й надлишковими трафаретними формулами. Автор документа мусить вміти виділяти головне, наводити вирішальні аргументи, підкріплюючи їх лише найнеобхіднішими фактами і цифрами.

Переконливість -- текст службового документа має бути офіційним, виразним і обґрунтованим вагомими доказами. Зазначене повинно знаходити своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у їх логічних елементах (вступі, доказах, висновках). Урахування всіх фактів, повнота відомостей, всебічний розгляд проблеми особливо важливий у створенні нормативно-розпорядчих документів. На їх підставі вирішуються практичні актуальні питання політичного, суспільного і господарського життя, судові справи, конфліктні ситуації. При цьому поняття “актуальність фактів” має характеризувати ступінь їх важливості саме в даний момент, за умов конкретної ситуації.

Нормативність - це дотримання правил писемного мовлення: правильне слововживання, побудова речень, всього тексту тощо. Нормативність - це “технічна” сторона мовлення, дотримання певних загальноприйнятих стандартів. Мові властива розвинена синоніміка та варіантність на фонетичному, лексичному і граматичному рівнях.

Оскільки існують граматичні, стилістичні, орфографічні й пунктуаційні норми слововживання, то й помилки в документі відображуються в порушенні цих норм. При документуванні можуть траплятися такі помилки: змістові (зайві слова, перекручення подій, відсутність мовної ідеї, невідповідність інформації певній думці тощо); мовленнєві (лексичні, фразеологічні, стилісти); граматичні (морфологічні і синтаксичні); пунктуаційні (неправильна розстановка розділових знаків). Автору документа треба вміти вибирати оптимальні мовні засоби відповідно до предмета й мовленнєвої ситуації, уникати помилок, що являються порушеннями певного рівня культури ділового мовлення.

Етичність - текст документа має відповідати прийнятим в суспільстві нормам мовного етикету, що включає в себе і передбачає найрізноманітніші типові ситуації, за яких використовуються ті чи інші сталі мовні одиниці, шаблони - типові висловлювання, закріплені національно-культурними традиціями і ситуаціями в певному мовному середовищі. Питання мовного етикету, як відображення культури ділового мовлення, набувають особливої актуальності й гостроти в управлінському документуванні. Саме при складанні ділової документації треба особливо ретельно й творчо вишукувати належну форму для оптимального викладу своєї думки, застосовувати стійкі мовні словосполучення, вилучати зайві слова, впроваджувати складні синтаксичні конструкції. Для цього укладачеві документа необхідно мати відповідний рівень внутрішньої культури, бути об'єктивним в оцінці тієї чи іншої ситуації.

Естетичність мовлення - це реалізація естетичних уподобань автора документа шляхом використання естетичних потенцій мови. Оптимально підібраний текст, уникнення нагромадження приголосних, різноманітність синтаксичних конструкцій, доречність цитат чи фразеологізмів, взагалі нестандартність мовлення - усе це резерви мови. Словесний бруд, суржик, мовленнєвий примітивізм, вульгарщина залишаються тривожними симптомами низької культури підготовки документа.

Поліфункціональність -- це забезпечення застосування ділової мови в усіх видах управлінських документів. Культура писемного ділового мовлення в будь-якому управлінському документі несумісна з багатослів'ям, надмірним використанням термінів та професіоналізмів, фальшивою патетикою тощо. Існують чинники, ігнорування яких утруднює досягнення позитивного результату: надто велика кількість комунікативних якостей текстів, які взаємно доповнюють одна одну; їх важко відмежувати, провести чіткі грані.

З огляду на викладене необхідно звести перелік комунікативних якостей культури мовлення до прийнятного з дидактичного погляду мінімуму, виокремити серед них найпотрібніші та найзручніші для подальшого розкриття, аналізу й відповідної оцінки.

Вдосконалення уніфікації і стандартизація. Вдосконалення управлінських документів потрібно здійснювати головним чином шляхом їх уніфікації та стандартизації, що не тільки зменшує матеріальні і часові витрати та забезпечує інформативність документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найбільш вдалі рішення, в тому числі завдяки можливостям застосування засобів комп'ютерної техніки.

Дослідження показують, що в ділових листах вживається близько 80% повторюваних слів. На складання одного тексту листа з 60-70 слів потрібно від 15 до 20 хвилин і більше. Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібно застосовувати готові широко відомі стандартні вислови, які сприймаються як сигнали певного типу інформації.

Стандартні вислови -- явище культури писемного мовлення, вони виника ють як наслідок опису однотипних, неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах документів, утворюють своєрідний каркас їх змісту. В таких випадках складання до кумен тів має бути зведене до заповнення бланків. Застосування стандартних (паперових чи електронних) заготовок з трафаретними текстами, в яких залишаються місця для вставок, дає змогу значно зменшити час на підготовку документів, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання та сприйняття інформації.

Стандартизацію мови офіційних документів треба розглядати як ефективний спосіб скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів. Процес підготовки стандартного тексту документа необхідно зводити до вибору словесних формул, але вибір має проходити серед досить обмеженої кількості стандартних конструкцій, потрібних в тому чи іншому випадку, заповнення пропусків формуляра та побудови за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Застосування стандартизованих мовних зворотів дає перевагу ще й у тому, що вони сприймаються з мінімальним напруженням та прискорюють процес складання документа, даючи змогу заощаджувати зусилля на пошуки відповідних форм вислову. Такі звороти, крім усього, відзначаються інформативною місткістю: адже вони сигналізують про зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній тривалою практикою.

Безумовно, процес стандартизації мови ділових паперів не є “канонізацією”, “узаконенням” певних конкретних висловів, а є уніфікацією моделі узагальненого зразка такого вислову. Як правило, це певний тип речення з чітко визначеним порядком слів і термінів, розміщенням групи підмета й групи присудка, головного й підрядного речень, який найкраще й найповніше охоплює ряд схожих ситуацій. За таких умов підготовка документа має зводитися до конкретного словесного наповнення зазначеної синтаксичної моделі [116, с. 180].

Оскільки документування залишається одним з основних засобів реалізації управлінських функцій, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім встановити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її має бути відображено. У зв'язку з цим при здійсненні уніфікації документів важливою передумовою є проведення обліку стану і, в разі потреби, уточнення організаційних аспектів управління, прав видання тих чи інших видів документів.

Уніфікація управлінських документів -- відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації на певному етапі розвитку культури суспільства в цілому. Її можна розглядати як один з головних методів стандартизації, що покликана забезпечити зведення об'єктів до раціональної номенклатури за формою і типорозмірами відповідно до функціонального призначення. Завданням удосконалення форм документів мусить стати формування та впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми і правила зіставлення та оформлення документів, забезпечити їх подальше застосування.

Сьогодні уніфікацію управлінських документів необхідно розглядати як організаційну діяльність, спрямовану на підвищення ефективності їх застосування у сфері управління. Завданням удосконалення форм документів при уніфікації має стати зменшення різноманітності документів за формою, типорозмірами та правилами оформлення. Це забезпечить скорочення часу на складання документів, їх оптимізацію, ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації та пристосування систем документації до умов функціонування систем електронного діловодства та процесів активного їх використання.

Культура документування вимагає створення єдиних правил складання і оформлення документів, застосування формуляр-зразків, які б визначали оптимальне розташування кожного елемента документа, склад інформації, характер її викладу і логічну послідовність оформлення. Важливу роль у зменшенні витрат часу на оформлення документів і раціоналізацію роботи управлінського персоналу має відігравати впровадження різноманітних фірмових бланків, застосування набору штампів, печаток та інших допоміжних засобів документування.

З метою підвищення рівня культури документування в апараті управління потрібно активно впроваджувати сучасні технології обробки інформації, вводити електронні обліково-реєстраційні картки, автоматизоване друкування і зчитування надрукованих матеріалів, ширше застосовувати технічні засоби: запис інформації на диктофонах, сканування, фотографування, ксерокопіювання, перенесення інформації на електронні носії. Доцільно також розробити внутрішньовиробничі стандарти, що визначають технологію та організацію управлінських процесів, включаючи роботу з документною інформацією.

Знання нормативної бази. Культура організації процесів документування передбачає дотримання певних вимог до створення документів, а також наявність в організації певного переліку нормативних актів, які мають суттєве значення для забезпечення управлінської діяльності.

Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на кілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема. Це закони України “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис” та ін.

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед “Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. №24, “Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”, “Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем документації, що також відносяться до цієї групи. Це перш за все державні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудови формулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певними схемами класифікації документної інформації тощо.

Застосування стандартів веде до одноманітності створення документів, і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести діючі стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів берегів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сторінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т.д. Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), можна знайти в Державному класифікаторі ДК 010-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) [62]. Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у випущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [63]. У цьому документі визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у складі Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Колективом УНДІАСД підготовлені відповідні “Настанови щодо застосування ДСТУ”, які конкретизують та пояснюють його вимоги [64]. Оскільки зазначений стандарт містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД), то безперечно, як зазначив професор С.Г. Кулешов, потрібно переробити “Примірну інструкцію…” і внести до неї відповідні зміни [86, с. 118].

Потреба в доопрацюванні цієї інструкції виникає також в результаті вимог закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” і закону “Про електронний цифровий підпис”. Зазначені нормативні документи та перспективні розробки зафіксовані як відповідні заходи у проекті “Програма впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг”, що проходить процес затвердження [86, с. 119].

Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується до 1 квітня 2005 р. випустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої документації. Завершено також роботу з удосконалення ДСТУ 2732-94. В новій редакції це-- ДСТУ 2732-04 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення поняття», який за наказом Держкомстандарту набирає силу в червні 2005 р.

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, які розроблені на основі “Примірної інструкції” та “Інструкції з діловодства за зверненнями громадян”. Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило “Правила ведення нотаріального діловодства”, а також “Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби”, “Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції”. Закон України “Про судоустрій” регламентує ведення діловодства в судах [117], накази Держкомархіву регламентують питання роботи з документами в органах державної влади та місцевого самоврядування, інших установах, організаціях і на підприємствах [120-122].

Враховуючи, що нормативно-правові акти, які регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних установ, в інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян, необхідно забезпечити таку культуру документування, за якої створення службової документації відбувалося б належним чином та за єдиними правилами. Тим більше, що для прийняття виважених кваліфікованих управлінських рішень економічні методи управління постійно формують нові потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації.

Впровадження міжнародних стандартів. Зміни в політичній та економічній ситуації в Європі фактично призвели до створення єдиного економічного простору, що змусило держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних особливостей культури документаційного забезпечення управління. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм, яка давно вже вийшла за межі національних кордонів, поява транснаціональних корпорацій зумовили потребу вироблення єдиного стандарту роботи з документацією. У 2001 р. Міжнародною організацією стандартизації було видано Стандарт ІSО 15489-2001 “Інформація та документація - Управління документацією” [152].