Культура діловодства

Сутність культури та складові частини діловодства. Історичні передумови формування культури сучасного діловодства. Культура організації процесів документування, документообігу, зберігання документів. Культура керування організацією діловодства установи.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид курс лекций
Язык украинский
Дата добавления 12.11.2010
Размер файла 294,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

У ході щоденної роботи формувались нові форми і методи діловодства щодо підготовки постанов, рішень і законів. Так, 19 листопада 1917 р. було підготовлено Постанову „Про тимчасову форму публікації законів”. До неї додавався порядок підготовки нормативно-розпорядчих документів, де зазначалось: „Спочатку має бути заголовок. Потім день, місяць, рік, коли Центральна Рада прийняла закон або постанову, далі йде текст документа, а нижче повинно йти підтвердження: „З першоджерелом протоколу згідно”, яке засвідчується підписами голови, товариша голови і секретаря” [25, арк. 23]. Закони Тимчасового уряду на території Української Республіки відповідно до постанови УЦР від 16.07.1917 р. набували чинність “…з дня публікації їх українською мовою в Крайовому Урядовому Віснику ” [25, арк. 143].

Після реорганізації урядових структур Секретаріат Генерального писаря отримав назву Міністерство Генерального писаря. Це міністерство не мало визначеного кола завдань, які треба було б вирішувати, та інститутів державної влади, діяльністю яких необхідно було б керувати. Затвердження законодавчих актів залишалось прерогативою представника законодавчої влади [25, арк.12].

Враховуючи зазначені недоліки, у квітні 1918 р. було підготовлено законопроект „Про ліквідацію Міністерства Генерального писаря”, в якому для керівництва справами Ради Народних Міністрів вводилась посада розпорядника, призначення на яку й затверджувалось цією Радою. Зазначена посада відповідала рівню директора департаменту міністерства, хоча розряд (клас) і зарплата були такі самі, як у заступника міністра. Згідно з посадовими функціями розпорядник керував діловодством Ради Народних Міністрів, а також юридичним, редакційно-інформаційним та публікаційним відділами [25, арк. 8].

Питання публікації законодавчих актів Центральної Ради, а також їх кодифікації були покладені на державного секретаря, якого обирала Центральна Рада. Випуск періодичного видання „Збірник Законів Республіки” з текстами постанов і розпоряджень уряду став прерогативою Генерального Суду [25, арк. 27].

Постійні зміни режимів, революційна боротьба, бойові дії негативно позначилися на поточному діловодстві центральних установ. Майже не збереглись протоколи засідань Великої і Малої Центральної Ради, документи генеральних секретарів та народних міністерств. Зокрема, заслуговує на увагу стан діловодства Південно-Західного та Румунського фронтів, яке опинилось практично без догляду. Ще 11 січня 1918 р. на вимогу О.С. Грушевського (молодший брат М.С. Грушевського) військовий міністр видав спеціальний наказ щодо поліпшення організації діловодства у військах й збирання архівних документів з історії світової війни [25, арк. 28]. У наказі було докладно розписано всі необхідні для цього види та категорії документів: „Журнали військових дій, оперативні накази щодо військових подій оперативного, відчитного і розвідуючого характеру, відчити про санітарне становище військ, суточні та інші картографічні роботи, включаючи матеріали виборчих органів, необхідно здавати в архів [25, арк. 24].

Діловодство у державному апараті часів Гетьманщини. Наприкінці березня - на початку квітня 1918 р. здавалося, що в Україні поступово минає період жорстоких випробувань. Центральній Раді залишилось тільки займатись вільною демократичною законотворчістю. Проте все виявилось значно складнішим.

29 квітня 1918 р. відбувся переворот, який очолив нащадок давнього гетьманського роду генерал П. Скоропадський. Ця подія поклала край більше ніж річному існуванню Центральної Ради. Цього ж дня було оприлюднено державотворчі документи: „Грамота до всього українського народу”, якою передбачався тимчасовий характер надзвичайних повноважень П.Скоропадського до скликання Українського Сейму, і „Закон про тимчасовий устрій України”, який ознаменував конституційну основу нового режиму й перехід до одноосібної влади: замість УЦР з'явилася Українська держава.

У Грамоті гетьман П. Скоропадський заявив, що взяв на себе „...всю повноту влади; УЦР і земельні комітети розпускаються, але всі урядовці повинні продовжувати працю, поновлюється право приватної власності тощо” . Наприкінці цього документа було зазначено: „Передбачаю всю трудність стоючої переді мною праці і молю Бога дати мені силу, аби гідно виконати те, що вважаю своїм обов'язком перед рідною Україною в сучасний і критичний для неї час...кличу всіх вас, громадян і козаків України - без ріжниці національностей й віросповідання - помогти мені і моїм працівникам і співробітникам в нашому загальному великовідповідальному ділі” [112, с. 259].

До Ради Міністрів, яку вже на початку травня очолив Ф. Лизогуб -- земський діяч з Чернігівщини, службовці добирались не за їх партійною ознакою, а за діловими якостями. Водночас, як зазначав відомий український дослідник Г. Папакін, в її керівництві не було жодної людини, так або інакше не пов'язаної з Україною, або невідомої широкому загалу. Це міністр юстиції М. Чубинський, міністр продовольства С. Гербель, військовий міністр О. Рогоза, міністр фінансів А. Ржепецький, міністр внутрішніх справ І. Кістяківський, міністр земельних справ В. Колокольцев та інші видатні діячі українського національного руху. На першому ж засіданні уряду 2 травня 1918 р., що проходило під головуванням гетьмана, була вирішена доля попередніх політичних діячів, які згідно з проголошеними законами не підлягали будь-якій відповідальності. До протоколу засідань Ради Міністрів було занесено: „...поскільки діяльність бувших міністрів не виходить за межі виявлення особистих їх поглядів і міркувань...”, більшість перших керівників, керівників департаментів, не кажучи вже про простих урядовців, залишилися працювати на своїх місцях.

Уряду П. Скоропадського необхідно було за короткий термін ліквідувати анархію, налагодити державне життя, вирішити низку важливих питань щодо відновлення економіки, сільського господарства, транспорту, зв'язку, народної освіти. Це вимагало бездоганного виконання накреслених урядом рішень, побудови налагодженої системи організації діловодних процесів зверху донизу, вироблення навичок підготовки важливих для країни нормативно-розпорядчих документів.

Так, уже в перший місяць було налагоджено чітку організацію поточного діловодства на вищому рівні державного управління. Чимала заслуга в цьому належала безпосередньо П. Скоропадському, який надзвичайну увагу приділяв роботі з документами. За свідченням його помічників, „гетьман від 23 години до 3-4 години працював зі зверненнями, доповідними, законопроектами і листами”. Після перегляду керівником держави документи потрапляли до начальника штабу, який направляв їх до відділів чи управлінь або, згідно, з резолюцією, до відповідних міністерств. У разі потреби складалися доповіді-конспекти для особистої доповіді начальника штабу гетьману. Такий чіткий порядок проходження документів через центральні органи влади забезпечував прийняття зважених управлінських рішень.

Досить чітко була поставлена й організація роботи з документами у Раді Міністрів, міністерствах, відомствах та в Державному Сенаті. Так, з метою підвищення дієвості виконання рішень Ради Міністрів був визначений порядок затвердження журналів її засідань. Постановою Ради Міністрів від 28.05.1918 р. було встановлено, що примірники журналів засідання перед його початком необхідно надавати всім присутнім міністрам чи їхнім заступникам, які протягом доби повинні вносити туди зауваження та поставити свій підпис [14, арк. 1].

Було визначено, що засідання Ради Міністрів потрібно проводити щоденно, крім четверга і неділі. При цьому обумовлювалось, що засідання мають починатись о 21 годині, не чекаючи зібрання кворуму. Відсутні за тих чи інших причин на засіданні міністри були вже не в змозі опротестувати рішення (Постанова Ради Міністрів від 05.06.1918 р.).

Кожному міністру надавалось право говорити з того чи іншого питання до 10 хвилин. Повторне слово могло надаватись не більше ніж на 5 хвилин [14, арк. 5]. У зв'язку зі збільшенням кількості питань, що виносились на засідання Ради Міністрів, з метою оперативності їх вирішення було створено Малу Раду Міністрів, яка могла затверджувати законопроекти з правом їх опублікування від імені Великої Ради.

Наступним кроком стало доукомплектування державних структур найбільш досвідченими висококваліфікованими кадрами, які б відповідали посаді та рангу і дотримувались при цьому економії державних коштів. Штатні розписи міністерств і відомств Української держави, розроблені на підставі нормативних актів Тимчасового уряду з врахуванням національних особливостей державотворення, були ухвалені на засіданні Ради Міністрів (протокол від 04.06.1918р.) і затверджені гетьманом.

До типового штатного розпису міністерств Української Держави вносився перелік посад із зазначенням річного окладу і класу посади, починаючи від вищого керівництва і закінчуючи рядовими службовцями. Так, в розписі служби діловодства міністерства, як правило, зазначалося від 6 до 10 посад, зокрема: керівник відділу (6-й кл.), діловод (7-й кл.), старший помічник діловода (8-й кл.), помічник діловода (7-й кл.), а також службовці 1-2 розряду, які мали 8-9-й клас посади [14, арк.14]. Одночасно було затверджено Статут державної канцелярії та її штатний розпис; прийнято закони про Державну Варту, яка могла замінити міліцію. Для неї розробили відповідні штати і затвердили посадові оклади.

Влада на місцях отримала нову організаційну форму: ввели посади голів губерній, губернських і повітових старост, а також посади градоначальників у містах Києві й Одесі. Були розроблені відповідні штати, встановлені посадові оклади, які давали змогу підбирати гідних чиновників, знову ж таки економлячи державні кошти [14, арк. 17а, зв]. Уряд визначив також порядок прийому осіб на державну службу з повним контролем над усіма призначеннями і переміщеннями.

На засіданні Ради Міністрів від 31.06.1918 р. було ухвалено законопроект, згідно з яким встановлювався єдиний порядок створення законів, винесення для обговорення, затвердження та публікації їх у Державному віснику [13, арк. 24]. Контроль за виконанням цього закону було покладено на державну канцелярію.

Зазначені заходи щодо укомплектування державних структур та організації діловодства в них дали можливість прийняти і в короткий термін впровадити в життя близько 400 нових нормативів на правах законів [133, с. 114]. Серед них закони: про землю (про куплю-продаж сільськогосподарських земель; про земельні комісії; про право на врожай 1918 р.; про хлібну монополію і державне хлібне бюро; про заходи боротьби з розладнанням сільського господарства) ; про податкові надходження; про боротьбу зі спекуляцією; про дотримання громадського порядку і безпеку громадян; про покарання за крадіжку, присвоєння, розтрату чи підпалювання майна; про ревізійні комісії; про реєстрацію всього міського і сільського населення тощо.

Окрема увага приділялася поліпшенню діяльності судових установ та організації в них діловодства. Було видано закони про суд, який твориться іменем Української Держави, про Мирового суддю і склад присяжних, а також про Державний Сенат -- як вищу державну судову інституцію й охоронця порядку в країні. Державний Сенат був створений відповідно до закону, схваленого 08.06.1918 р. Радою Міністрів Української Держави.

Завдання та функції Сенату, організація його діяльності, формування справ, порядок виконання власних постанов, порядок зносин з іншими державними інституціями, права, обов'язки та відповідальність сенаторів були визначені «Учреждением Росийскаго Правительствующаго Сената», «Учреждением Судебныхъ Установлений», статутами карного і цивільного судочинств та іншими, не скасованими на той час (до утворення Української держави), законами [145, с. 218].

Державний сенат складався з адміністративного генерального суду (голова і 19 сенаторів), карного генерального суду (голова і 11 сенаторів), цивільного генерального суду (голова і 15 сенаторів) та Загальних генеральних зборів Сенату (з 10 сенаторів). Президент Сенату та сенатори після попереднього затвердження їхніх кандидатур Радою Міністрів призначалися наказами гетьмана і звітували йому про свою діяльність [8, арк. 1-5].

Служби діловодства генеральних судів складалися з експедицій, які, в свою чергу, мали столи за видами справ, що в них формувалися. Столами завідували секретарі або їх помічники, тобто урядовці 1-го розряду (з юридичною освітою) та 2-го розряду (друкарі). При Державному сенаті знаходився сенатський архів, у якому працювали секретар, архіваріус, реєстратори та інші служ бовці під керівництвом прокурора адміністративного генерального суду [70, с. 39].

Діяльність служб діловодства Сенату, як зазначає в своєму дослідженні О. Загорецька, була чітко регламентована нормативними документами та наказами вищих посадових осіб і мала логічно побудовану схему технологічних процесів. Ґрунтувалась вона на ефективному поєднанні досвіду роботи канцелярій вищих судових інституцій Російської імперії, Генерального Суду Центральної Ради з раціональними інноваціями, впровадженими керівництвом Української Держави [68, с. 113].

Відповідно до Постанови Ради Міністрів від 21.08.1918 р. “аби допомогти природному потягу особистості до рідної освіти...” було прийнято законопроект про передання з державної скарбниці 1 млн карбованців на будівництво 40 нових гімназій, виділено кошти для відкриття курсів української мови для вчителів, видання посібників українською мовою, підвищення окладів вчителям та вихователям дошкільних закладів. У діловодстві більшості шкіл було запроваджено українську мову.

Із вдосконаленням діловодства в апараті держави пов'язувалося також і започаткування державних архівів. Так, при міністерстві народної освіти було створено архівно-бібліотечний відділ, який очолював видатний український історик, архівіст В. Модзалевський, за участю відомих вчених В. Міяковського, О. Грушевського та Ю. Іванова-Меженка [13, арк. 51]. Останніми було напрацьовано ряд документів щодо становлення архівної справи та діловодства, підготовлено проект архівної реформи, в якому передбачалося запровадження державної власності на документи, створення національного (державного) архіву в м.Києві, розширення мережі губернських архівів та повноважень архівних комісій на місцях. Губернським комісіям планувалося надати державний рівень і функції контролю за станом діловодства у місцевих установах; термін зберігання документів у волостях передбачався 50 років [98, с. 187]. Влітку 1918 р. почалася підготовка Статуту Українського національного архіву. За задумом О. Грушевського, це мала бути авторитетна державна наукова інституція, в якій зберігаються документи, здійснюється активне опрацювання архівної інформації, створюється науковий апарат документів [37, с. 34].

У складі Державної генеральної канцелярії, підпорядкованої державному секретарю, 8 травня 1918 р. був заснований науковий архів, завдання якого довели до всіх міністерств і відомств [99, с. 149]. Тоді ж Генеральний писар І. Полтавець-Остряниця підписав “обіжник”, згідно з яким „...усі грамоти, акти й інші документи з оригінальною підписью Ясновельможного пана Гетьмана всія України, по мінованію в них потрібності, належить, не затримуя, в цілях їх сховання надсилать для здачі під розписку завідуючому вченим архівом”. Сам архів, як свідчить Г. Папакін, було задумано як зібрання особистих „паперів” гетьмана [112, с. 208].

Разом з тим в силу об'єктивних причин проект архівної реформи уряду Скоропадського реалізувати не вдалося.

Державний устрій і діловодство часів Директорії. 1918-1919 рр. можна охарактеризувати як пік доби національно-визвольних змагань, коли територію України по черзі, а то й одночасно окуповували й влаштовували погроми загарбницькі війська Німеччини, Польщі, Румунії, війська Антанти, білогвардійці і бльшовики.

Восени 1918 р. міжнародна ситуація різко погіршилася. Розпалася Австро-Угорська імперія. У Німеччині назрівала революція. Антанта підтримувала російські монархічні організації, засуджуючи сепаритизм народів колишньої Російської імперії. Зросла активність більшовиків, в листопаді був сформований тимчасовий робітничо-селянський уряд України на чолі з Г. П'ятаковим. Усі ці фактори похитнули становище гетьманської держави на чолі з П. Скоропадським. Вона не мала регулярної армії, а з розпадом Австро-Угорщини та революційними подіями у Німеччині їй загрожувала ще й окупація Антанти [114, с. 143].

У ніч 13-14 листопада 1918 р. у Києві на підпільному засіданні опозиційного гетьманському режиму Українського Національного Союзу був утворений надзвичайний колективний орган влади - Директорія, яка оголосила відтворення Української Народної Республіки. У відозві уряду до народу України зазначалося: “Генерал Скоропадський - насильник і узурпатор народної влади. Все правительство його як протинародне і протинаціональне оповіщаємо недійсним. Пропонуємо генералу Скоропадському й його міністрам залишити обманом і насильством захоплені урядові пости” [54, с. 3]. Головою Директорії став соціаліст-демократ В. Винниченко, якому належать слова: „Якщо Україна не буде соціалістичною, нам не треба ніякої”. На відміну від помірковано-консервативного гетьманського режиму, Директорія стала урядом соціалістичного спрямування й взяла курс на радикальні перетворення, а саме на аграрну реформу і обмеження приватної власності.

Наказом Головного Отамана всіх військ Української Народної Республіки С. Петлюри з 15 листопада 1918 р. вся влада в Україні перейшла до Директорії. До складу нового уряду, як зазначалось у цьому документі, ввійшли представники соціалістичних робітничих і селянських організацій (В. Винниченко, С. Петлюра, П. Андрієвський, Ф. Швець, А. Макаренко). Розпорядження гетьмана П. Скоропадського оголосили нечинними, його визнали поза законом, а вищих посадових осіб звільнили. Так закінчилось семимісячне правління Гетьманату.

Вже наступного дня після створення уряду Верховна слідча Комісія при Директорії розіслала по міністерствах листи з вимогою направити на її адресу «…всі справи та документи, які мають в собі вказівки на службові злочини міністрів, їх товаришів і причетних до них осіб за час гетьманського керування...» [135, с. 47].

Діяльність нового уряду в першу чергу була спрямована на організацію дисциплінованої армії, налагодження роботи державного апарату, транспорту, телеграфу. Директорія УНР виступила зі зверненням „До народів всього світу і правительств” з проханням допомогти „молодим паросткам демократичної державності” [111, с. 84].

У перші ж дні під керівництвом Голови Ради Комісарів В. Чеховського, в минулому товариша (заступника) міністра сповідань при гетьмані, почалося формування нового державного апарату. Наказом Директорії від 12. 12. 1918 р. було призначено державного секретаря, а також міністрів: земельних справ, праці, народного здоров'я та опікування, фінансів, єврейських справ [20, арк. 12]. Керівництву міністерств доручалося на свій розсуд проводити звільнення і формувати штат апарату управління. Від зарахованих до нового штату урядовців було взято обітницю на вірність службі Директорії.

Вже на одному з перших засідань Ради Комісарів під головуванням В. Чеховського (протокол №5 від 20.12.1918 р.) міністерству юстиції було доручено скласти законопроект для уточнення порядку видання законів Республіки. На засіданні від 23.12.1918 р. ухвалили законопроект, згідно з яким державною мовою в УНР вважається українська й „…через те вона обов'язкова для вжитку в армії, фльоті і по всіх громадських публічно-правових установах” [20, с. 20].

На спільному засіданні Директорії УНР і Ради Народних Міністрів від 29.12.1918 р. були розподілені обов'язки між вищими керівниками уряду. Голова Директорії відав справами міністерств внутрішніх справ, закордонних справ, праці й державного секретарства. Члену Директорії С. Петлюрі був доручено військове і морське міністерство, міністерство народного здоров'я та опікування і міністерство мистецтва. Член Директорії П. Андрієвський відповідав за роботу міністерства юстиції, продовольчих справ, культів і контролю. Члену Директорії Ф. Швецю були підпорядковані міністерства народної освіти, фінансів та промисловості. Член Директорії А. Макаренко опікувався роботою пошти, телеграфу та шляхів сполучень. Головою Ради Народних Міністрів був обраний В. Чеховський. Вже з 3 квітня 1918 р. почалися регулярно проводитися засідання Директорії. Головував на них спочатку В. Винниченко, а згодом С. Петлюра. Прийняті Директорією рішення записувались у відповідному журналі, відповідальність за ведення якого було покладено на начальника канцелярії Директорії УНР [28, арк. 10].

З метою наведення належного порядку в роботі державного апарату та організації діловодних процесів Рада Народних Міністрів ухвалила тимчасовий законопроект „Про силу законів, про порядок їх утворення, про форми і порядок оголошення” (протокол № 11), за яким всі закони, що мали місце і не були скасовані постановами нового уряду до 14 листопада 1918 р., залишились законами УНР [15, арк. 153]. Право ж законодавчої ініціативи належало членам Директорії.

Згідно з цим документом законопроекти розроблялись спочатку у відповідних міністерствах, державній канцелярії або ж в окремих відомствах і виносились на розгляд Ради Народних Міністрів, яка могла доповнити їх, внести необхідні зміни або ж повернути на доопрацювання. Винесений на розгляд законопроект приймався більшістю голосів. При рівності голосів перевага віддавалась голосу того, хто головував на засіданні.

Контроль за організацією документаційного забезпечення рішень, прийнятих Радою Народних Міністрів, було покладено на державну канцелярію. На кожне засідання Ради заводився окремий журнал, копії якого надсилались усім присутнім на ньому членам. Якщо протягом доби після засідання ні від кого з тих, хто отримав журнал, не поступило опротестування, він підписувався і передавався в державну канцелярію. Відповідно до поміток у журналах в державній канцелярії складався остаточний текст закону, який засвідчував голова Ради Народних Міністрів і той міністр або керівник окремого відомства, котрий вносив законопроект на розгляд.

Підписаний державним секретарем законопроект подавався на затвердження Директорії, якій належало також право накладання абсолютного вето або ж повернення до Ради для перегляду. Затвердження закону, ухваленого Радою Народних Міністрів, проводилось власноручним підписом голови Директорії чи його заступника, але не менше ніж двома членами уряду. У верхній частині законопроекту під реквізитом Затверджуємо” голова чи заступник повинні були поставити свій підпис, а також час і місце затвердження.

Після письмового “посвідчення” керівництва Директорії слідувало “посвідчення” держсекретаря: „Посвідчую. Державний секретар. Підпис. Ім'я та прізвище. Дата”. Всі зазначені слова необхідно було вписувати власноручно.

Затверджений Директорією законопроект набирав силу закону й надсилався для публікації у „Вісник Ради Народних Міністрів”. Після цього, якщо не було зазначено іншого терміну, він ставав обов'язковим для виконання і проводився у життя. Оголошувався закон у тій формі, в якій був затверджений Директорією, хоча над назвою документа зазначалося, що він ухвалений Радою Народних Міністрів. Секретар Ради Народних Міністрів при державній канцелярії надсилав затверджений закон безпосередньо до міністерств і відомств супровідним листом, в якому необхідно було зазначати: „При цьому маю честь надіслати журнал засідання Ради Народних Міністрів за № для відома і виконання пунктів ”.

На черговому засіданні Ради від 30.12.1918 р. було прийнято рішення про доведення міністерствами та відомствами інформації про свою діяльність до населення через українське телеграфне агентство (УТА). Концентрація інформації та її поширення доручалася міністерству народної освіти, яке через своє інформаційне бюро було зв'язане зі всіма інформаційними відділами інших міністерств [15, арк. 158]. До значних тогочасних сподівань, що були висвітлені перед всім народом через УТА, необхідно віднести урочисте проголошення 22 січня 1919 р. в м.Києві акта „Злуки” [31, арк. 2] -- довгоочікуваного всім українським народом документа про об'єднання Української Народної Республіки (УНР) з Західноукраїнською Народною Республікою (ЗУНР).

За незначний період правління Радою Міністрів УНР під головуванням В. Чеховського та участю міністра освіти І. Огієнка було підписано також ряд постанов щодо фінансування архівів. Час перебування Директорії у Києві позначений певними кроками щодо вдосконалення діловодства в державному апараті й політичного використання документів Гетьманату, врятуванням архівних документів від знищення у складних умовах воєнних дій, отаманщини та анархії.

Від'їзд Директорії з Києва на початку лютого 1919 р. (у зв'язку зі вступом радянських військ), вимушені мандри на захід (до Житомира, Вінниці, Рівного, Радивилова) позбавили її можливості необхідним чином вести поточне діловодство в державному апараті й впливати на архівну справу навіть у цих містах [15, арк. 2]. Лише тоді, коли республіканський уряд та державні органи більш-менш стало осіли в Кам'янці (столиця Подільської губернії), можна було вести мову про реальну організацію поточного діловодства та збереження архівів. Науковою базою архівознавства та діловодства цього етапу став Кам'янець-Подільський державний університет.

Після вимушеного залишення території України Директорією й отаманом С. Петлюрою (листопад 1920 р.) діяльність деяких архівних установ, створених для зберігання документів доби визвольної боротьби українського народу за свою незалежність, продовжувалася в еміграції. Кінцевим пунктом військово-історичного архіву цього часу стала Прага.

2.2 Основні тенденції розвитку культури діловодства в УСРР--УРСР

1919 р. увійшов в історію України як рік встановлення радянської форми державності. Першим кроком на цьому шляху стала відмова більшовиків від попередньої назви держави. 6 січня 1919 р. Україна почала називатися Українська Соціалістична Радянська Республіка (УСРР).

Тимчасовий робітничо-селянський уряд України розмістився в Харкові. На чолі уряду, який називався Рада Народних Комісарів, став відомий партійний діяч Х. Чаковський -- болгарин за походженням. Ради були засновані також у губернських містах, а на місцевому рівні діяли надзвичайні органи - військово-революційні комітети (ревкоми) з диктаторськими функціями, у селах були створені комітети бідноти (комбіди).

Юридичне оформлення радянської державності відбулося 10 березня 1919 р., коли III Всеукраїнський з'їзд Рад прийняв першу конституцію УСРР. Центральними органами влади стали Всеукраїнський з'їзд Рад, Всеукраїнський Центральний Виконавчий Комітет (ВУЦВК) та Рада Народних Комісарів (РНК). Саме в цей період в Україні спостерігалися певні паростки демократичності, боротьби з бюрократизмом і українізація багатьох сфер життя.

Втрата Україною незалежності проходила в кілька етапів і закінчилась у 1922 р., коли I з'їзд Рад затвердив декларацію про утворення Союзу РСР і союзний договір. У країні були придушені повстання куркулів, запроваджена колективізація, встановлено жорсткий контроль над суспільним життям; у селах почався голод.

Для боротьби з українськими повстанцями, за ініціативою Ф. Дзержинського, наприкінці 1920 р. створили спеціальні надзвичайні органи -- ВЧК, загальною метою діяльності яких було зміцнення радянської влади на селі: контроль за проведенням засіву посівних площ, виконання продрозкладки і продподатку, “знищення куркулів як економічної сили, розшук і арешт дезертирів, повстанців, будь-яких підозрілих осіб, збройна боротьба з повстанським рухом”[105, с. 21]. Відповідно до “Короткої інструкції по боротьбі з бандитизмом”, затвердженої 8 грудня 1920 р. Раднаркомом і ЦК КП(б)У встановлювали: “…за будь-яке заворушення чи виступ проти Радвлади, а також за щонайменше заподіяне лихо… куркулі сплачують (власною) головою”.

Більшовицький партійно-радянський лад остаточно вкоренився на теренах Наддніпрянської України, з 1921 р. Ініціатива у розвитку діловодства й архівного будівництва допускалася лише в межах, вказаних у Москві. Під Ленінські декрети підганялись всі тогочасні завдання, в т.ч. постанови, щодо «точного і швидкого виконання розпоряджень центральної влади і ліквідації канцелярської тяганини».

Відродження української ділової мови. Незважаючи на перемогу радянської влади в більшості національних регіонів, більшовики не отримали підтримки з боку неросійського населення на місцях. У зв'язку з цим вони розпочали кампанію, спрямовану на завоювання прихильності народу іншим шляхом. У квітні 1923 р. на ХІІ з'їзді РКП(б) було формально засуджено російський великодержавний шовінізм та започатковано новий курс у національній політиці, що дістав назву політики коренізації. У доповіді на з'їзді щодо характеру національної політики російських комуністів Й. Сталін зазначав: „Сутність цієї політики можна викласти в декількох словах: визнання (не на словах, а на ділі) права національностей існувати незалежними державами; добровільний військовий і економічний союз цих національностей з Центральною Росією, підтримка в їх культурному та економічному розвитку…” [143, с. 3].

Раднарком УСРР проголосив Декрет про українізацію, в якому українська мова і культура були визнані державними. У цьому документі зазначалося: “Робітничо-селянський уряд визнає потрібним протягом найближчого періоду зосередити увагу на поширенні знання української мови. Визнана до того часу рівність між двома найбільш поширеними в Україні мовами -- українською і російською -- недостатня. Через відсутність відповідних підручників, досвіду, достатньо підготовленого персоналу, життя, як показує досвід, викликало фактичну перевагу російської мови. Щоб усунути нерівність, робітничо-селянський уряд уживає низку практичних заходів, які, додержуючись рівноправності мов усіх національностей на українській території, мусять забезпечити українській мові увагу, відповідну численності та питомій вазі українського народу на території УСРР” [106, с. 18].

Активне здійснення українізації у 1925 р. розпочав комісар освіти О. Шумський, а через два роки продовжив М. Скрипник. По всій Україні у широких масштабах на різних курсах організовувалося обов'язкове вивчення української мови. Всі урядовці мусили здавати іспити з практичного знання мови під загрозою втрати роботи. Українізувалися різні царини не лише громадського, а й державного життя. Українська мова була офіційно введена у діловодство, нею велося ділове урядове листування. У 1927 р. генеральний секретар ЦК КП(б)У Л. Каганович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься українською мовою.

Зазначена політика мала вражаючі результати і позначилася на всіх ділянках адміністративного, економіко-соціального та культурного життя України. Якщо у 1922 р. українською мовою велося менше 20% урядових справ, то лише через 5 років -- уже 70% усіх справ. Зросла водночас кількість українців в урядових установах (у 1923 р. вони становили лише 35% урядових службовців і 23% членів партії більшовиків; у 1926-1927 рр. їх кількість збільшилася відповідно до 54 і 52%). Щоправда, українці зосереджувалися переважно на нижчих щаблях урядово-партійної ієрархії.

Цим подіям потрібно дати правильну оцінку з огляду на події внутрішньопартійного життя. Після смерті В. Леніна у 1924 р. серед партійних лідерів розпочалася боротьба за владу. Кожен із претендентів намагався заручитися щонайбільшою кількістю прихильників, у тому числі й на місцях. Внаслідок цього було зроблено деякі поступки і послаблення. Як тільки влада стабілізувалася, період відносного лібералізму минув.

У 1927 р. боротьба за владу всередині правлячої партійної верхівки закінчилася перемогою Й.Сталіна. Розпочалося прискорення курсу на побудову комуністичного суспільства: скасовано неп, швидкими темпами здійснювалися індустріалізація та колективізація. Водночас відбувалося повернення до найгірших традицій імперської російської політики, зокрема до суворого централізму і одноосібної влади.

У січні 1933 р. секретарем ЦК КП(б)У став П. Постишев і розпочав боротьбу з проявами так званого українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації штучно призупинився. У державному і громадському житті відновилася практика русифікації. Політика деукраїнізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження. У червні 1933 р. вийшов новий український правопис “очищений від національних спотворень”, які перешкоджали оволодінню грамотністю широких мас і орієнтували українську мову на відрив від російської, “…на польську і чеську буржуазну культуру” [146, с. 4]. З української орфографії було вилучено все, що відображувало оригінальність української фонетико-морфологічної системи.

Становлення радянської системи діловодства. Першим законодавчим актом в УСРР щодо діловодства і архівної справи став декрет Ради Народних Комісарів “Про передачу історичних та мистецьких цінностей у відання Наркомосу”, прийнятий 3 квітня 1919 р. Цей закон декларував загальнонародну державну власність на архівні документи і встановлював розпорядника документальної спадщини українського народу -- НКО (Народний комітет освіти) УСРР в особі архівної секції ВУКОПМІСу, забороняючи видавати будь-які документи без її відома [1, с. 1-21]. Згідно з цим декретом всі архіви безпосередньо підпорядковувалися Наркомосу, завданням якого стало опрацювання питань теорії і практики діловодства та архівної справи, здійснення контролю за відбором документів на постійне зберігання. На території Української СРР, як і на території інших республік, почав діяти єдиний формуляр ділового документа, встановлений відповідною постановою Ради Народних Комісарів від 02.03.1918 р. р. „Про форму бланків державних установ”.

У липні 1919 р. у зв'язку з реорганізацією ВУКОПМІСу в архівне управління у складі позашкільного відділу Наркомосвіти УСРР у губернських відділеннях народної освіти були створені відповідні губернські комісії, на які й покладався нагляд за веденням діловодства й відбором документів, що містили певну цінність. 3 березня 1920 р. робота губернських комісій почала вестися під керівництвом Особливої Всеукраїнської архівної комісії (ОВАК), яка мала широкі повноваження і фактично існувала як центральний архівний орган. Першим законодавчим актом про націоналізацію і централізацію архівної справи в республіці стало прийняте 20 квітня цього ж року РНК УСРР за ініціативою ОВАК “Тимчасове положення про архівну справу”, згідно з яким усі архіви на території республіки оголошувались “загальнонародним надбанням”, встановлювалася відповідальність за документотворення, знищення, передавання або продаж архівних документів.

З метою подальшого вдосконалення діловодства й архівної справи у вересні 1921 р. була створена нова установа -- Головне Архівне управління Наркомосвіти УСРР (Головарх), який спочатку очолив відомий український вчений-архівіст В.Л. Модзалевський, а потім його духовний спадкоємець В.В. Міяковський, а на місцях -- губернські архівні управління -- губархи [4, с. 17].

До новоствореного Головарху не входив партійний архів. Партійно-адміністративний контроль радянської влади в діловодстві й архівній справі поступово набував сили, хоча незважаючи на певні організаційно-методичні заходи щодо налагодження діяльності архівних установ, загальний стан діловодства на місцях залишався незадовільним. Інструкції й вказівки, що надсилалися на місця, не завжди надходили за призначенням, про що свідчать звіти працівників “контрольно-експертного відділу” [75, с. 77]. Питання стандартизації документів на території країни Рад були ретельно переглянуті на Московській ініціативній конференції з нормалізації техніки управління (вересень 1922 р.). “Треба поглянути на справу значно ширше та глибше, -- зазначено в рішенні конференції. -- Треба раз і назавжди дати собі звіт про те, що правильна побудова адміністративного апарату є по суті такою ж конструктивною роботою, як побудова паровоза або динамомашини, залізничного мосту або якої-небудь Каширської станції”.

Нові завдання були покладені на Головарх щодо контролю за веденням поточного справочинства в установах Української СРР відповідно до „Кодексу законів про народну освіту УСРР”, прийнятого 16.10.1922 р. третьою сесією Всеукраїнського Центрального Виконавчого Комітету [82, с. 61]. Постановою „Про охорону архівів”, прийнятою в жовтні 1922 р. Радою Народних Комісарів, було введено обов'язкове передавання установами до архівосховищ відпрацьованих документів з описами та іншими довідниками, що посилювало усвідомлення їхньої залежності від Головарху [73, с. 69].

Організаційно-наукова діяльність у сфері управління була закріплена нормативними документами і створенням цілої мережі громадських організацій, інститутів і лабораторій, що займались питаннями наукової організації праці (НОТ) і справочинною діяльністю. Для вирішення назрілих проблем організації діловодства на засадах впровадження методів наукової організації праці у 1921 р. було створено Всеукраїнський інститут праці (ВУІП), розташований в м. Харкові і підпорядкований Народному Комісару праці. Проблематика наукових досліджень цього інституту наочно проілюстрована у працях його співробітників [с. 110], а також у різних документах, що зберігаються в Центральному державному архіві вищих органів України ЦДАВО (ф. 4265, 4508).

Теоретичні засади організації діловодства в ті часи можна було знайти в опублікованих працях А. Євтіхеєва (Десятична система в адміністративному діловодстві, 1921 р.), О. Бузинного (Практичний підручник діловодства українською мовою, 1924 р.), Г. Славуцького та С. Войтицького (Карткова система діловодства для центральних і губернських установ, 1924 р.) у посібнику з діловодства для райвиконкомів і сільрад (1926 р.), у публікаціях О. Брагинського та М. Горенштейтна, В. Зімелєва, Р. Даннерта. Комплексні відомості про роботу зазначеного інституту досліджені в дисертації Н. Костинської [83, с. 187], а більш узагальнений огляд зроблено у праці професора С. Кулешова [89, с. 164].

Поліпшенню рівня культури роботи з документами, складанню номенклатур справ та переліків документів із встановленими термінами зберігання в установах в ті часи сприяли “Інструкції щодо постановки архівної справи”, які погоджувалися з Укрцентрархівом, а також постійні планові перевірки стану діловодства в організаціях. Інформація про результати перевірки публікувалась у спеціальній постійній рубриці Бюлетеня центрального архівного управління УСРР [126, с. 165].

З 1926 р. розробкою і впровадженням нових технологій у галузі теоретичного справочинства почав займатися Державний інститут техніки управління, діяльність якого велась за такими напрямами: документообіг установ і методи його організації; способи регістрації документів та вибір раціональних методів обліку документів; контроль виконання документів, зберігання документації [107, с. 24].

Рух основних документних потоків досліджувався з використанням графічних методів, пропонувались оптимальні варіанти роботи з документацією, планувалося зменшення інстанцій проходження документів. В проекті “нової системи діловодства” ДІТУ були закладені загальні принципи оптимізації діяльності установ, серед яких:

- організація діловодства повинна бути єдиною для всієї установи;

- реєстрація документів мусить бути одноразовою і виконуватися по спрощеній формі;

- довідкову роботу необхідно виконувати з найменшими витратами енергії і часу;

- контроль виконання документів повинен бути перевіркою з суті, а не формальним;

- організацію, керівництво і відповідальність за постановку діловодства необхідно покладати на спеціально призначену для цього особу [107, с. 25].

Найбільшим досягненням діяльності вчених і практиків того часу стали розробка ними в 1928 р. «Правил організації архівної частини справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і підприємствах», а також вихід у 1931 р. закону „Загальні правила документації і документообігу”, де передбачалось впровадження єдиної організації справочинства для всіх союзних установ [91, с.19].

Своєрідним філіалом Державного інституту техніки управління в Україні був відкритий у 1929 р. на базі ВУІП Всеукраїнський інститут раціоналізації управління народного комісаріату робітничо-селянської інспекції, або як він називався в більшості документів -- Інститут раціоналізації управління (ІРУ). Разом з тим, як зазначав професор С.Г. Кулешов, в установчих документах належність ІРУ до центральних інститутів у Москві, за наявними в ЦДАВО України (ф. 4508) матеріалами, не підтверджено [36, арк. 24].

Діяльність ІРУ визначалася такими основними напрямами, як механізація обліку, раціоналізація діяльності управлінського апарату розробка норм виробітку для окремих категорій керівників та підготовка діловодних кадрів. Певне значення має знайдений С.Г. Кулешовим в архівних матеріалах цього інституту машинописний текст посібника “Материалы о ведении делопроизводства”, в якому розглядаються питання організації діловодних процесів з точки зору підвищення їх ефективності та впровадження безреєстраційної системи ведення справ, а також “Правила створення паперів, розмітки площі документа, розгляду процесів оформлення справ тощо” [36, с. 38].

Особлива увага в той період приділялась також документуванню функцій планування, обліку і контролю. Поступово документи, що створювалися в цій сфері ставали більш впорядкованими за структурою, змістом показників і формою. Органам статистики було доручено упорядкування форм періодичної звітності та бухгалтерської документації.

Зміцнення командно-адміністративної системи діловодства. Період 1932-1933 рр. в Україні ознаменований специфічною формою більшовицького геноциду з низкою так званих проміжних і допоміжних видів фізичного терору. Чергова планово-організаційна акція була спрямована на виснаження та фізичне знищення нації з метою зробити її неспроможною боротися за своє незалежне існування. За підрахунком фахівців від голодомору 1932-1933 рр. померло близько 9 млн. українців. Якщо в селах українські сім'ї не виконували план хлібоздачі, в кращому випадку, відповідно до рішення Політбюро ЦК КПб, вони виселялись до Сибіру чи на північ, а замість виселених і померлих теж планово завозилися переселенці з Росії і Білорусії [137].

Впродовж 30-х років в архівній системі і діловодстві відбувалося зміцнення партійно-адміністративних методів управління. Посилення партійного контролю над роботою державного апарату, номенклатурний принцип розподілу й призначення кадрів робили органи державної влади фактично безправними. Партійним органам суворо заборонялось робити копіювання чи виписки з протоколів партійних директив. Хоча й проголошувалось, що керуючись цими директивами радянські органи приймають свої відповідні постанови та інші правові акти, в більшості випадків вони слово в слово повторювали рішення відповідних партійних інстанцій. Партійні директивні листи були обов'язкові для виконання будь-яким відомством чи установою. Керівна роль партії виражалась також у вимогах подання значної кількості різного роду звітів в партійні інстанції, які далеко не завжди сприяли підвищенню виконавчої дисципліни. Практика партійно-радянського діловодства не тільки повністю залежала від системи управління, а й сама формула цю систему [48, с. 72-75. Посилення тоталітарної системи обмежувало права республік, з іншого -- спроби створити союзний орган управління архівною справою і діловодством зустрічали опір. Лише в 1929 р. було відтворене Центральне архівне управління (ЦАУ) СРСР. Партійно-урядові органи на місцях почали організовувати кампанії “чисток”, в яких вітчизняні науковці-архівісти зазнавали нищівної критики на сторінках архівознавчих видань “Радянський архів” та “Архіви Радянської України”. Досвідчених фахівців звільняли з роботи, деяких з них арештовували. У ті часи було ліквідовано цілий ряд наукових установ, у тому числі у 1934 р. призупинив свою діяльність й Інститут раціоналізації управління.

Роботу по раціоналізації управління і діловодства було передано відомствам, які готували й розсилали підвідомчим організаціям галузеві нормативні й методичні матеріали: інструкції, циркуляри, вказівки, правила і т.п. Деякі успіхи відомствами були досягнуті в раціоналізації кадрової документації, робились спроби вдосконалити роботу зі зверненнями громадян. В цей же час розроблялися певні теоретичні засади експертизи цінності документів, передусім раціональні способи розв'язання проблем відбору документів. Були визначені основні критерії експертизи цінності документів, їх категорій, що підлягають постійному, тривалому й тимчасовому зберіганню. Підготовлені й впроваджені перші методичні посібники з визначення цінності документів, встановлені переліки документів, які призначалися для зберігання, з встановленням термінів зберігання, у тому числі з метою відбору для постійного зберігання в державних архівних установах. Зазначені переліки також використовувались як класифікатори службової документації, що сприяло вдосконаленню організації діловодства в установах і зумовило якісний склад документів державних архівів.

У 1938 р. ЦАУ з мережею архівних установ було передано Наркомату Внутрішніх Справ, а в березні 1939 р. архіви перейшли до НКВС СРСР, й довгий час знаходились у підпорядкуванні цього наймогутнішого союзного карально-репресивного органу. Встановилася ще більш жорстка система повноважень у виданні певних видів організаційно-розпорядчої документації.

Нове підпорядкування архівної справи в СРСР спричинило відповідні зміни в організації управління архівною справою і діловодством в УРСР. 3 березня 1939 р. ЦАУ було перетворене на архівний відділ, а з червня 1941 р. - в архівне управління НКВС УРСР. Наслідком включення архівів до системи НКВС стала чітка централізація і секретність. Засекреченими виявилися не тільки документи, які становили державну або військову таємницю, а й відомості про роботу самих архівів. Прикладом тому стало створення секретних архівних путівників з грифом “для службового користування”.

Відсутність єдиного методологічного центру, що б координував роботу установ в галузі управління діловодством, неузгодженість в діяльності окремих відомств активізували проблему реконструкції відповідних наукових сил. У 1941 р. відбулася 1-ша міжгалузева нарада, в проекті рішення якої найшли відображення питання розробки нормативної бази діловодства, проведення уніфікації управлінської документації, організації системи підготовки і перепідготовки діловодів. У спеціальних публікаціях тих часів починають порушуватись питання відновлення діючої раніше системи діловодства і вдосконалення її.

З початком гітлерівської агресії першочерговим державним завданням стала евакуація документів на схід. Невідкладному і обов'язковому вивезенню підлягали таємничі і над таємничі фонди, які мали оперативне значення для НКВС. Оперативні і наукові завдання вітчизняних документознавців в евакуації полягали в розробці документів для виявлення контрреволюційних елементів, упорядкуванні довідників для органів держбезпеки, підготовці інформації про буржуазні партії в Україні тощо.

Основні напрями розвитку діловодства в УРСР повоєнний період. Повоєнний період в історії архівної справи і документознавства в Україні пов'язаний з відбудовою приміщень архівів, з включенням до Державного архівного фонду України документів Закарпатської (1945 р.) та Кримської (1954 р.) областей, розширенням підготовки в республіці архівістів, відкриттям кафедри архівознавства в Київському державному університеті імені Т.Г. Шевченка (1944 р.). В загальносоюзному масштабі повоєнні роки також позначені реалізацією низки заходів щодо підвищення рівня культури діловодства, розробкою примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, та їх публікацією в архівній періодизації.

Хоча реальне управління в СРСР здійснювалося не через формально визнані органи радянської влади, а через наскрізну партійно-бюрократичну систему, виконавчі комітети на місцях виконували свої функції й створювали документацію, яка відображувала ці функції. Відповідно радянське законодавство стало приділяти більше уваги питанням постановки діловодства в органах державної влади. Так, вже 17.01.1948 р. вийшла Постанова Ради Міністрів СРСР «Про впорядкування діловодства в сільських Радах депутатів трудящих»; а 30.09.1961 р. -- «Про заходи щодо поліпшення діловодства в установах і організаціях».


Подобные документы

  • Статут та договір як основні установчі документи. Розроблення інструкції з діловодства. Складання фірмового бланку підприємства. Раціоналізація документообігу на підприємстві. Оформлення журналів реєстрації документів та розроблення номенклатури справ.

    курсовая работа [84,8 K], добавлен 28.05.2010

  • Аналіз електронних документів, як виду документації у фірмі, їх ролі у системі електронного діловодства. Застосування універсальних інформаційних технологій, переваги та недоліки електронного документообігу. Маршрутизація документів в державній установі.

    дипломная работа [115,1 K], добавлен 29.01.2010

  • Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства. Поняття, види, форми і класифікація документів, вимоги до їх змісту і оформлення. Правові засади і організація конфіденційного документообігу, напрямки підвищення його ефективності.

    дипломная работа [117,6 K], добавлен 09.01.2014

  • Сутність, класифікація та функції документів. Завдання діловодства, особливості документування та документообігу. Значення у бухгалтерському обліку первинних документів, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Види облікових регістрів.

    курсовая работа [53,1 K], добавлен 26.11.2013

  • Нормативно-правова та законодавча база діловодства в Україні. Основні поняття документаційного забезпечення управління. Планування навчально-виховної роботи закладу освіти. Шляхи та методи удосконалення діловодства в дитячий юнацькій спортивній школі.

    дипломная работа [161,1 K], добавлен 07.09.2013

  • Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління. Розділи журналу та їх тематика. Питання діловодства в журнал, загальні вимоги до складання документів. Службові та розпорядчі документи. Реквізити документів, бланки та особливості їх оформлення.

    курсовая работа [260,4 K], добавлен 10.03.2010

  • Поняття документування, нормативна база його організації. Бухгалтерський документ як належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення господарської операції. Шляхи покращення організації діловодства.

    курсовая работа [365,7 K], добавлен 06.12.2011

  • Поняття документу, організація документаційного та інформаційного забезпечення установи. Діловодство та механізм його здійснення. Особливості ведення кадрового діловодства на фірмі. Основні принципи функціонування електронного документообігу організації.

    дипломная работа [201,1 K], добавлен 25.11.2012

  • Прийняття рішень як головне завдання управління. Фактори, що визначають організаційну побудову служби діловодства. Розрахунки кількості працівників служби. Завдання ділової служби. Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов'язки.

    контрольная работа [18,2 K], добавлен 17.11.2011

  • Робота з базами даних служб документаційного забезпечення управління. Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства Криворізької районної адміністрації. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро.

    курсовая работа [48,7 K], добавлен 05.05.2008

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.