Разработка механизма аутсорсинга административно-управленческих процессов органов государственной власти, включая процессы управления информационными технологиями, в рамках формирования системы требований к использованию информационных технологий

Кроме того, в результате проведенных в прошлом году работ по созданию автоматизированной системы оперативного взаимодействия антимонопольных органов (СОВА) в ФАС России существенно возросло количество аппаратных (ПК, серверов) и программных средств не только в Центральном Аппарате (ЦА), но и во многих территориальных органах Службы (ТО). В связи с возросшим парком техники и необходимостью обслуживания созданной информационной системы выявилась потребность в расширении штата ИТ-подразделения и комплектования его ИТ-специалистами, прошедшими обучение не только по системно-техническим дисциплинам, но и по прикладным системам (например, по подсистеме документооборота).

На настоящий момент у ФАС России, как и у большинства других госструктур появляется выбор - либо продолжать своими силами развивать и поддерживать сложные ИТ-решения, либо передавать эти функции сторонним специалистам. Следует отметить, что первый путь ведет к достаточно трудоемкому процессу формирования ИТ-команды и переходу к новым принципам обслуживания основных подразделений (на основе ИТ-сервисов). Сам переходный процесс может сказаться на качестве обслуживания информационных систем, что является критичным, поскольку система перешла из разряда информационных в разряд технологических и непосредственно влияет на качество предоставляемых государственных услуг.

Второй путь имеет свои риски, однако потенциально более эффективен в силу лучшей организации ИТ-работ и управляемости ауторсера, специализирующегося на предоставлении конкретных ИТ-услуг.

В настоящий момент практика ИТ-аутсорсинга активно применяется в Управлении, что в первую очередь связано с объективными потребностями Службы. Очевидно, что отслеживание новых информационных технологий в пределах отдельно взятой организации затруднено, так как центры компетенций - фирмы-разработчики или дистрибьюторы - находятся во внешней среде.

Следует отдельно рассмотреть ситуацию с информатизацией территориальных органов ФАС России. Средняя численность сотрудников территориальных органов ФАС России составляет порядка 20 человек, минимальная же численность сотрудников территориального управления доходит до 5 человек. В территориальных органах прослеживается явная нехватка системных администраторов, поэтому обслуживание ИТ-инфраструктуры зачастую осуществляется путем найма консультантов, периодически осуществляющих данные функции. Помимо этого, до недавнего времени в некоторых территориальных органах существовала проблема высокоскоростного доступа в Интернет, что негативно сказывалось на их деятельности. Проблема с высокоскоростным доступом в Интернет была решена лишь в 2006 г., однако обслуживание ИТ-инфраструктуры во многих территориальных органах все еще находится на низком уровне. Вследствие этого в Центральном аппарате существует реальная потребность передавать на аутсорсинг функций по поддержке ИТ-инфраструктуры и сложных многопользовательских ИТ-приложений всех территориальных органов и Центрального аппарата одной организации-аутсорсеру.

То есть выбранный пилотный процесс "Мониторинга и технического обслуживания серверов, рабочих станций, сетевого оборудования и поддержки ИТ-приложений" является для данного органа государственной власти крайне актуальным и, учитывая потребности ряда территориальных органов Службы, будет развернут не только в Центральном аппарате, но также в территориальных управлениях в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге.

Описание АУП в управлении информационной инфраструктурой будет строиться на основе описания ИТ-услуг в соответствии с форматом "Соглашений об уровне услуг".

Процесс "Мониторинга и технического обслуживания серверов, рабочих станций, сетевого оборудования и поддержки ИТ-приложений" для ЦА ФАС России включает в себя следующие услуги:

· Техническое обслуживание и мониторинг серверов

·--Администрирование серверного ПО и общесистемных служб

· Антивирусная поддержка серверов

· Поддержка службы каталога Active Directory

· Техническое обслуживание и мониторинг рабочих станций

· Техническое обслуживание и мониторинг сетевого оборудования

· Поддержка системы электронного документооборота LanDocs.

Для Территориального органа в Санкт-Петербурге аналогичный Центральному аппарату ФАС России состав SLA; Для территориальных органов в Екатеринбурге и Нижнем Новгороде состав SLA также аналогичен, за исключением поддержки системы электронного документооборота LanDocs, так как она не внедрена в данных территориальных органах.

Соглашения об уровне услуг по каждой из вышеперечисленных услуг приведены в Приложении 5. Совокупность соглашений об уровне услуг может выступать приложением к техническому заданию на оказание услуг в соответствии с государственным контрактом.

При оценке целесообразности передачи на аутсорсинг процесса "Мониторинга и технического обслуживания серверов, рабочих станций, сетевого оборудования и поддержки ИТ-приложений" необходимо руководствоваться качественными и количественными критериями.

Количественные критерии связаны с расчетом текущей стоимости исполнения данного процесса в ФАС России и сравнению со стоимостью исполнения этого процесса силами ФАС при привлечении в штат высококвалифицированных специалистов, формализации всех ИТ-процессов, закупки дополнительного оборудования или со стоимостью "аренды" данных услуг у компании аутсорсера. Расчет количественных показателей бедет приведен далее в разделе "Расчёт стоимости использования ИТ-приложений (порядок амортизации, выбор между различными комбинациями прав владения, пользования и распоряжения)"

Качественные критерии оценки приведены в таблице 3.

Таблица 3. Качественные критерии оценки целесообразности аутсорсинга

Критерии оценки	Исполнение критерия	Примечания
Мировой опыт по передачи аналогичных процессов на аутсорсинг	+	1) Мировой практикой подтверждена целесообразность передачи следующий процессов: Разработка новых бизнес-приложений или модулей в составе существующей ИС Сопровождение и развитие ИТ- инфраструктуры с учетом индивидуальных особенностей заказчика Внедрение и обслуживание типовых решений Интеграция корпоративных приложений, портирование на новые платформы 2)Кроме того, объекты данного процесс попадают в раздел "ИТ-инфраструктура" и "ИТ-приложения" Пирамиды аутсорсинговых инициатив компании Accenture, которая используется в качестве идентификации ИТ-функций потенциально передаваемых на аутсорсинг.
Уровень развития ИТ-инфраструктуры органа государственной власти	+	Уровень развития ИТ-инфраструктура ФАС России - стандартный: 1)Присутствуют политики и стандарты в области информационных технологий, п 2)Практика ИТ-аутсорсинга активно применяется в Управлении автоматизации службы, 3)Некоторые виды деятельности в области информационных технологий в ФАС России полностью отданы на аутсорсинг. Это, во-первых, разработка программного обеспечения, что не удивительно, если учесть, что разработка сложного ПО, как правило, является трудоемким процессом, требующим значительных человеческих ресурсов, технических знаний и зачастую компьютерных мощностей. 4)Существует реальная потребность передавать на аутсорсинг функций по поддержке ИТ-инфраструктуры и сложных многопользовательских ИТ-приложений всех территориальных органов и Центрального аппарата одной организации-аутсорсеру. 5) Присутствую сложные корпоративные ИТ-приложения, как то системы оперативного взаимодействия антимонопольных органов (СОВА), в 2006 году внедрена система электронного документа оборота Центральном Аппарате ФАС России и в 2007 началось внедрение СЭД в территориальных органах. Данные системы требуют высокой квалификации технического персонала и постоянной поддержки.
Рыночное предложение	+	На настоящий момент большое количество отечественных ИТ-компаний готово к оказанию услуг в сфере ИТ-аутсорсинга. У компаний аутсорсеров существует достаточный опыт в реализации подобных проектов, квалифицированный штат сорудников, необходимой теники и программного обеспечения. Исследуя открытые источники информации возможно провести оценку их надежности и качество предоставляемых услуг, а также предварительно просчитать стоимость передачи процесса различным исполнителям. То есть на настоящий момент сформировалась конкуренция на рынке компаний-аутсорсеров, которая дает возможность ФАС России проводить конкурсы по передачи выбранного процесса сторонним исполнителям и впоследствии получить высокое качество работ.
Риск утечки информации	+	Выбранный процесс не затрагивает информацию ФАС России, которая относится к разделу "Гостайна" Кроме того, в рамках передачи стороннему исполнителю одним из основных требований выдвигается обеспечение информационной безопасности в части: Обеспечения защиты от несанкционированного доступа на сетевом и прикладном уровнях; Обеспечения защиты информации при ее передаче по каналам связи; Обеспечения защиты от проникновения вирусов, программ-закладок, червей и "троянских коней"; Обеспечения регистрации событий доступа при аутсорсинге ИТ-услуг: обеспечения персональной ответственности сотрудников Исполнителя при осуществлении аутсорсинга ИТ-услуг; обеспечения мониторинга попыток несанкционированного доступа; Организации администрирования ИБ у Исполнителя; Организации постоянных внешних аудитов.

Как видно из таблицы, все критерии дают положительные результаты, то есть передавать на аутсорсинг выбранный процесс ФАС России целесообразно. При этом ФАС получит следующие основные выгоды:

· Повышение качества исполнения процесса (надежность, быстрое реагирование и устранение неисправностей);

· Доступ к новейшим технологиям;

· Доступ к новым ресурсам.

Объект 2: Совокупность АУП, выполняемых при оказании государственной услуги с применением информационных технологий (использованием совокупности информационных систем).

Наименование выбранного пилотного проекта: осуществление приёма, информирования и консультирования заявителей и организация взаимодействия органов власти в процессе оказания государственных услуг с использованием средств ИКТ в рамках "квази-МФЦ МФЦ - многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг. Термин "квази-МФЦ" использован для того, чтобы подчеркнуть неполное соответствие данного пилота классическому пониманию и типовому Положению о многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг.".

Место пилотирования: Республика Калмыкия

Описание АУП:

Совокупность АУП состоит в реализации "сквозного" административного регламента по предоставлению государственных и муниципальных услуг в режиме "одного окна" на основе систем юридически значимого электронного документооборота в Многофункциональных сервисных центрах Октябрьского и Целинного районных муниципальных образований Республики Калмыкия.

Большинство сельских населенных пунктов удалены от столицы республики - г. Элисты и районных центров, где располагаются органы государственной и муниципальной власти, что создает неудобства гражданам при получении тех или иных видов государственных и муниципальных услуг, сопряжено с дополнительными транспортными расходами.

Проведенный анализ механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг населению органами исполнительной власти и органами местного самоуправления Республики Калмыкия выявил существенные недостатки, такие как: необходимость обращения в несколько органов исполнительной и муниципальной властей в процессе сбора и оформления пакета документов на получение определенной услуги, длительность прохождения всех административных процедур для получения услуги, продолжительность ожидания в очереди при подаче и получении документации для получения услуги.

В настоящее время назрела острая необходимость в пересмотре механизмов предоставления услуг населению в плане повышения доступности, комфортности, снижения для граждан затратности получаемых услуг.

Кроме того, поводом для изменения коренного подхода к предоставлению услуг послужила низкая оценка населением и субъектами экономической деятельности качества и доступности предоставляемых государством услуг из-за отсутствия четких правил и регламентов работы в условиях изменяющегося законодательства.

В связи с вышеизложенным, целесообразно создавать повсеместно многофункциональные центры и предоставлять услуги гражданам по технологии "единое окно".

В этой связи был разработан "сквозной" административный регламент по предоставлению государственных и муниципальных услуг в режиме "одного окна" в Многофункциональных сервисных центрах Октябрьского и Целинного районных муниципальных образований Республики Калмыкия.

По технологии "единое окно" сельхозтоваропроизводитель отправляет в Многофункциональном сервисном центре заявление в МСХ и П РК на получение субсидий в электронном виде, подписанное электронной цифровой подписью, на терминале доступа к ГИСЭД АПК РК. Одновременно получатель госуслуги направляет на терминале электронные заявления в налоговые органы на получение справки об отсутствии просроченной задолженности по обязательным платежам в бюджет, в банк на получение копий документов из кредитного дела, на получение выписок из похозяйственной книги, в Росстат на получение соответствующих справок. Перечисленные документы оформляются соответствующими организациями и органами власти, подписываются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц и направляются в электронном виде в Многофункциональный сервисный центр.

Консультанты центра формируют полученный пакет документов, получают необходимые заверяющие подписи ЭЦП получателя субсидии и направляют в окончательном виде пакет электронных документов в МСХ и П РК. На следующем этапе административных процедур госуслуги, консультанты по мере уплаты процентов готовят расчеты на субсидию, получают документы о целевом использовании кредита и уплате процентов из банка (по электронным заявлениям заемщиков с ЭЦП в банк) и направляют их в МСХиП РК. Таким образом, обеспечивается полностью безбумажный электронный юридически значимый документооборот. Наряду с госуслугой по субсидированию сельхозтоваропроизводители получают дополнительные услуги по сдаче налоговой, бухгалтерской, статотчетности в налоговые органы, ПФР, Росстат по системам специализированных операторов связи.

В результате внедрения адмрегламентов административные процедуры для потребителей госуслуг будут ограничены посещением Многофункционального сервисного центра, расположенного в райцентре, для подписания электронной цифровой подписью нескольких типовых бланков заявлений в электронном виде. Полностью исключается непосредственное взаимодействие получателя госуслуги с налоговыми органами, Росстатом, СМО, банком, МСХ и П РК благодаря внедрению ГИСЭД АПК РК.

Открывать МФЦ во всех муниципальных районах республики в виде филиалов государственного учреждения "Консультационный центр Информационно-консультационной службы АПК Республики Калмыкия" нецелесообразно, поэтому в качестве статуса реализации сквозного регламента был выбран аутсорсинг административно-управленческих процессов.

В результате реализации аутсорсинга повысится эффективность оказания услуг органами государственной власти, сократится время, затрачиваемое гражданами на их получение, значительно улучшится межведомственное и "межуровневое" информационное взаимодействие при предоставлении государственных услуг. Кроме того, потребитель сможет получать "пакет" взаимоувязанных услуг в одном месте, а число граждан, которые смогут получать госуслуги по повышенным стандартам комфортности, значительно возрастет.

Проект сможет значительно упростить административные процедуры как для получателя государственной и муниципальной услуги, так и для органов государственной и муниципальной власти, предоставляющих услуги, благодаря переходу к электронному документообороту с применением электронной цифровой подписи, включению в единую систему всех органов власти и организаций, принимающих участие в предоставлении услуг.

В качестве требований к качеству работ аутсорсеров могут быть применены следующие параметры качества и доступности реализуемых АУП:

§ Доля сельхозтоваропроизводителей, получивших государственную услугу по субсидированию процентной ставки, к количеству сельхозтоваропроизводителей, получивших целевые кредиты и займы

§ Соотношение выданных субсидий на возмещение затрат по уплате процентов к общей сумме причитающихся субсидий на месяц\квартал.

Так как точное количество услуг, сопровождаемых аутсорсером, пока не известно, при подготовке пилота была рассчитана только единократная стоимость внедрения, без учёта переменных расходов, связанных с действиями в отношении конкретного заявителя. Результаты расчётов содержатся в таблице 4.

Таблица 4. Расчёт стоимости АУП, передаваемого на аутсорсинг

наименование мероприятий	наименование объекта	наименование товара (работы и услуги)	Единица измерения	Стоимость единицы, тыс. руб.	Количество	Сумма, тыс. руб.
1		2	3	4	5	6=4х 5
"Разработка и внедрение "сквозного" административного регламента Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Калмыкия по субсидированию и предоставлению государственных и муниципальных услуг в режиме "одно окно" в Многофункциональном сервисном центре Октябрьского района"
Экспертное сопровождение внедрения регламента	Многофункциональный центр в Октябрьском РМО Республики Калмыкия	научно-исследовательская работа	ед.	500	1	500
Оснащение Многофункционального сервисного центра		Оргтехника (компьютеры, принтеры, сканеры, модем)				80
		система спутникового интернета	комплект	5	1	5
		подключение к интернету	абонентская плата	5	12	60
		программное обеспечение				40
		приобретение офисных помещений				500
Всего по Октябрьскому РМО Республика Калмыкия						1185
"Разработка и внедрение "сквозного" административного регламента Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Калмыкия по субсидированию и предоставлению государственных и муниципальных услуг в режиме "одно окно" в Многофункциональном сервисном центре Октябрьского района"
Экспертное сопровождение внедрения регламента	Многофункциональный центр в Целинном РМО Республики Калмыкия	научно-исследовательская работа	ед.	500	1	500
Оснащение Многофункционального сервисного центра		Оргтехника (компьютеры, принтеры, сканеры, модемы)				60
		система спутникового интернета	комплект	5	1	5
		подключение к интернету	абонентская плата	5	12	60
		программное обеспечение				30
		приобретение офисных помещений				500
Всего по Целинному РМО Республика Калмыкия						1155

В рабочем порядке был рассмотрен ещё один вариант аутсорсинга для той же самой совокупности АУП: передать АУП, связанные с субсидированием сельхозпроизводителей коммерческому банку, оформляющему кредит.

Объект 3: Совокупность АУП, выполняемых при реализации государственной функции без применения информационных технологий (использования совокупности информационных систем).

Наименование выбранного пилотного проекта: осуществление анализа кадрового состава министерства, рынка труда специалистов и проведение оценки профессиональных знаний, навыков и умений, в том числе при проведении Министерством конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, а также на зачисление в кадровый резерв.

Место пилотирования: Кадровая служба Минэкономразвития России.

Описание АУП:

Пилотная совокупность состоит из следующих АУП:

§ проведение анализа кадрового состава Министерства и составление прогноза потребности в кадрах;

§ применение современных критериев отбора и технологии оценки кадрового состава и их модификация с учётом специфики государственной гражданской службы;

§ проведение оценки профессиональных знаний, навыков, умений (профессионального уровня) и личностных качеств государственных гражданских служащих центрального аппарата и территориальных органов Министерства, подведомственных Министерству федеральных агентств и кандидатов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы при проведении Министерством конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, а также на зачисление в кадровый резерв (в качестве предоставления независимых экспертов, включаемых в состав конкурсной комиссии).

С целью выбора пилотной совокупности административно-управленческих процессов, в кадровую службу был отправлен запрос следующего содержания:

1. Общая информация о проекте

В настоящее время Институт проблем государственного и муниципального управления ГУ-ВШЭ выполняет по заказу Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации научно-исследовательскую работу по теме "Разработка механизма аутсорсинга административно-управленческих процессов органов государственной власти, включая процессы управления информационными технологиями".

При этом под аутсорсингом понимается передача на договорной основе части исполнения отдельной функции органа власти (совокупности административно-управленческих процессов, административной процедуры или совокупности административных процедур) негосударственной организации; при этом договор (контракт) должен предусматривать многократное участие исполнителя в реализации данной функции.

Фактически, аутсорсинг призван упорядочить и оптимизировать действующие и перспективные случаи взаимодействия органов власти и организаций государственного и частного сектора в тех случаях, когда предметом взаимодействия является исполнение административных процедур в рамках реализации государственных функций.

Основными целями данной научно-исследовательской работы являются:

1. разработка методической базы механизма аутсорсинга административно-управленческих процессов органов государственной власти, включая процессы управления информационными технологиями;

2. организационная, методическая и правовая подготовка 3-х пилотных проектов по осуществлению аутсорсинга для различных типов объектов, в том числе аутсорсинга совокупности административных процедур, выполняемых при реализации государственной функции;

2. Типовые АУП и проблема выбора пилотной совокупности

На основе первичного анализа документов, описывающих механизм реализации функций и полномочий ОИВ, а также способы организации внутренней деятельности ОИВ, были выделены типовые административные процедуры (типовые совокупности АУП), которые (вследствие типового характера) обладают большим потенциалом для распространения лучших практик и достижения системного эффекта от аутсорсинга. В том числе, в рамках кадрового блока типовыми процедурами являются:

- подготовка и внесение на рассмотрение руководства предложений по назначению, освобождению и перемещению работников ОИВ, оформление необходимых кадровых документов;

- формирование резерва кадрового состава для замещения должностей гражданской службы в ОИВ;

- формирование личных дел гражданских служащих и иная деятельность по обработке персональных данных и учету гражданских служащих;

- ведение трудовых книжек и личных дел гражданских служащих ОИВ, а также руководителей подведомственных ОИВ учреждений, их надлежащий учет и хранение;

- ведение в соответствии с действующим законодательством реестра гражданских служащих ОИВ;

- подготовка документов, необходимых для назначения пенсий гражданским служащим ОИВ, и представление их в соответствующие органы;

- подготовка и распространение методических материалов по вопросам работы с персоналом для оказания помощи и консультирования руководителей структурных подразделений и гражданских служащих ОИВ;

- оформление служебных командировок гражданских служащих ОИВ;

- проведение конкурсов на замещение должностей гражданской службы;

- администрирование профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации и стажировок гражданских служащих ОИВ;

- организация и обеспечение проведения аттестаций и квалификационных экзаменов гражданских служащих ОИВ;

- разработка предложений по вопросам утверждения штатного расписания ОИВ и внесения в него изменений; работа по совершенствованию структуры ОИВ, составлению штатных расписаний структурных подразделений ОИВ;

- составление графика отпусков сотрудников ОИВ;

- оформление служебных командировок сотрудников ОИВ;

- подготовка и оформление документов о временной нетрудоспособности, поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- осуществление подсчета стажа государственной службы и формирование соответствующих документов на установление надбавки к должностному окладу за выслугу лет работникам ОИВ;

- подготовка и выдача сотрудникам ОИВ справок о трудовой деятельности;

- подготовка материалов по заключению служебных контрактов или трудовых договоров;

- создание списка должностей, обладающих той или иной степенью допуска к секретным документам и объектам;

- оформление допуска к той или иной категории документов или объектов;

- проверка сведений о соблюдении гражданскими служащими ограничений и запретов, установленных федеральными законами или другими нормативно-правовыми актами;

- осуществление контроля над соблюдением трудового законодательства РФ и законодательства РФ о государственной гражданской службе в ОИВ;

- оформление и выдача служебных удостоверений сотрудникам ОИВ;

- подготовка предложений по учреждению и оформлению ведомственных наград;

- подготовка необходимых документов по награждению государственными наградами для представления в Правительство РФ и Президенту РФ;

- подготовка предложений по оплате и стимулированию труда сотрудников ОИВ, в том числе по установлению размеров должностных окладов, надбавок, ежемесячного денежного поощрения, предусмотренных системой оплаты труда, материальной помощи, премий;

- проведение анализа текучести кадров и вопросов соблюдения трудовой дисциплины;

- организация проверки сведений, сообщенных гражданами при поступлении на государственную гражданскую службу в ОИВ;

В настоящее время ведётся выбор пилотных объектов (точек реализации одной или нескольких типовых административных процедур), на которых возможно опробовать создаваемые в рамках проекта методические документы.

3. Примеры из мирового опыта кадрового аутсорсинга в органах власти

Пример 1.

Проект аутсорсинга функции управления человеческими ресурсами Агентства по Безопасности Перевозок США (U.S. Transportation Security Administration).

Механизм регулирования.

В течение года Агентство Безопасности Перевозок США приняло на работу более 5000 новых сотрудников. В дополнение к аутсорсингу таких функций как набор персонала, оценка и выбор новых сотрудников, Агентство Безопасности Перевозок США заключило контракт с поставщиками на осуществление тренингов и курсов улучшения подготовки, программ страхования и помощи новым сотрудникам.

Издержки агентства без применения аутсорсинга были бы на 20% выше существующих. Более того, подрядчики предоставляют данные, позволяющие отследить ошибки управления Бюджетом, а также других правительственных агентств в отношении оплаты труда новых сотрудников.

Пример 2.

Проект HR-аутсорсинга Департамента Правительства (Department of Premier and Cabinet), Департамента Казны и Финансов (Department of Treasury and Finance), а также Департамента Викторианских общин (Department of Victorian Communities) территории Виктория, Австралия.

Механизм регулирования.

В 2001-2002 годах департаменты расширили инициативу HR-аутсорсинга, стали проводить политику управления человеческими ресурсами, внедрили отчетность, создали HR-портал для менеджеров. Применение аутсорсинга позволило департаментам уделять больше времени основным видам деятельности и передать управление человеческими ресурсами профессионалам.

В результате аутсорсинга HR-услуг, правительство территории Виктория уменьшило общие издержки на 30%, более того, уменьшилось количество ошибок управления человеческими ресурсами, а также управляющие и сотрудники получили удобный и быстрый доступ к необходимой информации.

Созданный в порядке аутсорсинга Центр управления контактами (The Contact Management Center) позволил локализовать и более быстро компетентно обрабатывать все вопросы и запросы от сотрудников. Порталы myHR@DPC и myHR@DTF открыли доступ ко всей информации, относящейся к HR деятельности; сотрудники могли проследить политику управления HR, осуществить доступ к информации, предоставляемой департаментами, а также улучшить свои профессиональные навыки. Менеджеры могли оценивать результаты деятельности подчиненных и планировать дальнейшее развитие персонала в режиме on-line.

Четкая дисциплина поиска необходимой документации и данных - результат внедрения аутсорсинга. Документирование услуг поставщиком предоставляет правительству полную и объективную информацию о том, какие задачи решает поставщик услуг, и какой объем средств затрачивает.

Пример 3.

Опыт штата Флорида доказал целесообразность аутсорсинга функции по организации выплат выходных пособий и пенсий сотрудникам органов власти. Главная задача Отдела по выплатам (Division of Retirement) заключалась в исполнении административных процедур по следующим направлениям: регистрация (enrollment functions), установление пособий (benefit determination functions), ведение бухгалтерского учета и осуществление расчетов (accounting and payroll functions), функции по обслуживанию потребителей и другие. Предварительный анализ показал, что основные функции и услуги, предоставляемые Отделом по выплатам (Division of Retirement), могут быть выведены за рамки его полномочий и переданы на осуществление частным компаниям. Однако передача на аутсорсинг контрольно-надзорных функций и функций по проведению обжалования споров не представляется целесообразным в виду как отсутствия опыта у частных компаний по их осуществлению, так по объективным причинам - существуют такие функции, целесообразность предоставления которых населению страны возможна только со стороны государства.

4. Предполагаемые действия в рамках "пилотирования"

Основным результатом пилотного проекта станет подготовка конкурсной документации к открытому конкурсу на право заключения государственного контракта на исполнение административных процессов на основе следующего перечня проводимых работ на пилотных объектах:

1. Подготовка проектов проведения аутсорсинга для каждого из пилотных проектов (в том числе обоснование возможности снижения трудовых и материальных затрат на осуществление административных функций и процессов, а также упрощения административных процессов, включая уменьшение сроков исполнения действий и административных процедур).

2. Оценка (расчёт) затрат на исполнение административных процедур непосредственно органом исполнительной власти с целью определения пределов начальной цены контракта

3. Оценка целесообразности проведения аутсорсинга, исходя из оценки возможностей негосударственных организаций предоставить качественные услуги по исполнению административной процедуры, оценки рыночных предложений и полной стоимости исполнения административной процедуры непосредственно органом исполнительной власти

4. Методическая и организационная подготовка осуществление процедур конкурсного отбора и завершения контрактного цикла (мониторинг, оценка исполнения обязательств)

5. Разработка пакетов конкурсной документации для передачи пилотных административных процессов, включая:

- описание обязательств в отношении соблюдения отдельных административных процедур;

- описание обязательств в отношении объемов и качества административных процедур;

- описание системы мониторинга и контроля качества административных процессов, передаваемых на аутсорсинг.

Просим провести встречу представителей Исполнителя с руководителями кадрового подразделения, на которой:

- провести сверку подготовленного перечня типовых административных процессов в кадровом блоке; уточнить специфические правовые ограничения;

- определить пилотный административно-управленческий процесс (или совокупность процессов), на котором возможно опробовать технологию аутсорсинга кадровых функций.

Для наиболее конструктивного проведения встречи просим до её проведения предоставить Исполнителю:

- перечень сведений, содержащих государственную тайну, с которыми работает кадровая служба Минэкономразвития России;

- должностные регламенты иные документы, устанавливающие совокупность видов деятельности кадрового подразделения Минэкономразвития России.

5.2 Комплект документации для проведения пилотных проектов по переводу выбранных административно-управленческих процессов на аутсорсинг

Система документов, описывающих реализацию пилотных АУП и требования к ним (соглашения об уровне услуг, административные регламенты исполнения функций, обоснования и критерии эффективности передачи), являются достаточно качественной содержательной основой для формирования контрактной документации.

В части проектов конкурсной документации необходимо использовать стандартную конкурсную документацию Министерства экономического развития российской федерации на проведение открытых конкурсов на право заключить государственные контракты на выполнение работ в рамках федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002-2010 годы)".

Внести изменения необходимо в раздел Пункт 7.1.3. "Критерии и порядок оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе" выше упомянутой конкурсной документации.

Критерии и порядок оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе по лотам: а) качество работ; б) квалификация участника конкурса и в) цена контракта.

Оценка заявок на участие в конкурсе производится на основе предусмотренных техническими требованиями предложений участников конкурса по выполнению видов и объемов работ, содержащихся в заявках на участие в конкурсе. При оценке используются подкритерии оценки, указанные в таблице 5.

Конкурсная комиссия имеет право привлекать к оценке и сопоставлению заявок независимых экспертов. При работе с заявками независимые эксперты, привлеченные конкурсной комиссией, обязаны обеспечить соблюдение требований Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ. При оценке и сопоставлении заявок мнение независимых экспертов будет иметь для конкурсной комиссии рекомендательный характер.

Оценка производится конкурсной комиссией путем присуждения баллов каждой конкурсной заявке за соответствие или превышение условиям и параметрам технических требований.

Максимальный балл по подкритерию оценки присуждается заявке на участие в конкурсе, представившей наилучшее предложение, в наибольшей степени превышающее требования, указанные в технических требованиях. Минимальный балл присуждается заявке, полностью соответствующей показателям технических требований и не предлагающей более лучших показателей. Конкурсная комиссия вправе не присуждать ни одной заявке на участие в конкурсе минимальный или максимальный балл.

Таблица 5. Критерии и баллы оценки заявок для лотов по ИТ-аутсорсингу

Критерии и подкритерии оценки	Максимальный балл
1. Качество работ	40
1.1 Степень детализации описания порядка выполнения видов работ по проекту	20
1.2 Оптимальность предлагаемой участником методологии выполнения работ с точки зрения достижения наилучшего результата	20
2. Квалификация участника конкурса	30
2.1 Соответствие профессиональной квалификации участника конкурса предмету контракта	10
2.1.1 Наличие положительного опыта в предоставлении данных услуг по аутсорсингу в течении нескольких лет	5
2.1.2 Наличие представительной клиентской базы по аутсорсингу с отзывами заказчиков	5
2.1.3 Наличие опыта работы в сфере информационных технологий разработке нормативно-правовой базы	5
2.2 Соответствие профессиональной подготовки ключевого персонала предмету контракта с приложением копий аттестатов, свидетельств, грамот, удостоверений и иных документов, подтверждающих уровень квалификации основных исполнителей; копий трудовых книжек сотрудников (основных исполнителей), заверенные руководителем и главным бухгалтером	20
2.2.1 Общая профессиональная подготовка ключевого персонала (наличие соответствующего образования, научных степеней и работ)	10
2.2.2 Опыт работы ключевого персонала в сфере аутсорсинга	10
3. Цена контракта	30
Итого	100

Баллы по критериям оценки заявок, указанным в таблице 1, будут проставляться исходя из указанных ниже подкритериев для каждого критерия.

1) Оценка по критерию "качество работ".

Подкритерий 1.1 "Степень детализации описания порядка выполнения видов работ по проекту".

Оценка осуществляется в сравнении с заявками, поданными всеми Участниками конкурса.

Подкритерий 1.2. "Оптимальность предлагаемой участником методология выполнения работ с точки зрения достижения наилучшего результата"

Оценка осуществляется в сравнении с заявками, поданными всеми Участниками конкурса.

2) Оценка по критерию "Квалификация участника конкурса".

Подкритерий 2.1. "Профессиональная квалификация участника конкурса"

2.1.1 Наличие положительного опыт в предоставлении данных услуг по аутсорсингу в течении 10 лет.

1 проект сопоставимого характера и объема - 1 балл, но не более 5 баллов в сумме по данному подкритерию;

2.1.2 Наличие представительной клиентской базы по аутсорсингу с отзывами заказчиков

1 отзыв сопоставимого характера и объема - 1 балл, но не более 5 баллов в сумме по данному подкритерию;

2.1.3 Наличие опыта работы в сфере информационных технологий / разработке нормативно-правовой базы:

- до 1 года - 0 баллов.

- от 1 до 3 лет-1 балл;

- от 3 до 5 лет - 2 балла;

- от 5 до 10 лет - 3 балла;

- свыше 10 лет - 5 баллов

Подкритерий 2.2. "Профессиональная подготовка ключевого персонала"

Оценка производится на основе информации о ключевом персонале, представленной в заявках участников конкурса. Участники конкурса в соответствии с определенной ими методологией выполнения работ, самостоятельно определяют количество необходимого ключевого персонала для выполнения работ. Любой сотрудник, включенный Участником конкурса в ключевой персонал, должен работать по проекту в течение не менее, чем 30% своего рабочего времени в период выполнения задания.

Подкритерии оценки:

2.2.1 Общая профессиональная подготовка ключевого персонала (наличие соответствующего образования, научных степеней и работ в области предмета контракта):

- 0 чел. имеющих учен. степень - 0 баллов

- 1 чел. имеющий учен. степень - 2 балла

- 2 чел. имеющих учен. степень - 4 балла

- 3 чел. имеющих учен. степень - 6 баллов

- свыше 3-х чел., имеющих учен. степень - 10 баллов.

2.2.2 Опыт работы ключевого персонала в сфере аутсорсинга

- до 2 лет - 0 баллов;

- от 2 до 5 лет - 5 баллов;

- свыше 5 лет - 10 баллов

3) Оценка по критерию "Цена контракта".

Оценка заявок по критерию "Цена контракта" оценивается по следующей формуле:

СП i = Стоимость min заявки / Стоимость i *вес подкритерия,

где СПi - балл, рассчитываемый по конкурсной заявке по подкритерию "Цена контракта";

Стоимость min заявки - минимальная общая стоимость проекта за весь период реализации проекта, предложенная организациями, подавшими конкурсные заявки по данному лоту;

Стоимость i - общая стоимость проекта за весь период реализации проекта, предложенная организацией - участником конкурса;

Вес подкритерия - вес данного критерия, который указан в таблице №1 информационной карты конкурса.

5.2.1 Расчёт стоимости использования ИТ-приложений

Определение начальной цены контракта осуществлялось на основе расчета стоимости передачи на аутсорсинг пилотного процесса "Мониторинг и техническое обслуживание серверов, рабочих станций, сетевого оборудования и поддержка системы электронного документооборота".

Расчет стоимости передачи на аутсорсинг пилотного проекта произведен на основе экспертных данных с учетом существующей практики оценки подобных проектов. Он распространяется на Центральный аппарат ФАС России, а также на его территориальные органы в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Екатеринбурге.

В основу расчета положен подход на основе оценки т.н. общей (или совокупной) стоимости владения ИТ (total cost of ownership - ТСО) при реорганизации и сопровождении системы поддержки ИТ-инфраструктуры силами Заказчика. Отметим, что для построения системы поддержки в соответствии с настоящими Техническими требованиями, как правило, привлекаются внешние консультанты (проектные работы и внедрение системы).

Концепция ТСО была выдвинута компанией Gartner и к настоящему времени разработана для большинства информационных технологий, систем и платформ. Естественно, что для определенного класса систем существует своя специфика определения ТСО.

ТСО является ключевым количественным показателем информационных технологий в компании, так как позволяет оценивать совокупные затраты на ИТ, анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (ИТ-бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ.

В основу модели ТСО положены две категории расходов (затрат): прямые и косвенные.

К прямым затратам, участвующим в расчете, были отнесены:

· Затраты на разработку/внедрение автоматизированной системы ИТ-поддержки

· Затраты на персонал, исходя из экспертной оценки численности, квалификации и уровня оплаты труда, исходя из состава предоставляемых ИТ-услуг и количества поддерживаемого оборудования

· Затраты на оборудование, системное и специализированное ПО включая ежегодные затраты на планово-предупредительные ремонты (ППР) и т.п., а также стоимость подменного фонда и ЗИП (запчасти и принадлежности)

· Затраты на обучение персонала, необходимое для выполнения проекта.

В данном расчете косвенные затраты рассматриваются в отношении коммунальных платежей органа исполнительной власти за занимаемую ими техническую площадь (при этом арендные платежи отсутствуют), а также при расчете затрат на содержание штатного сотрудника компании.

1. Затраты на совокупность работ по разработке/внедрению автоматизированной системы ИТ-поддержки и ее ежегодную техническую поддержку:

а. Формирование требований и выбор основных услуг и процессов

§ уточнение основных требований к ИТ-услугам, описанным в SLA

§ формирование требований к организации поддержки предоставления (Единая служба поддержки Под Единой службой поддержки (ЕСП) подразумевается организационная единица компании-аутсорсера обеспечивающая "единую точку входа" обращений пользователей ФАС России при поддержке процесса "Мониторинга и технического обслуживания серверов, рабочих станций, сетевого оборудования и поддержки системы электронного документооборота LanDocs" - ЕСП) ИТ-услуг

§ аудит текущей ИТ-инфраструктуры и состояния дел в области ИТ-поддержки

§ уточнение перечня услуг и их формализация в рамках Соглашения о предоставлении услуг, включая количественные и качественные параметры их предоставления (предварительно определены в рамках данной работы для ФАС России)

§ уточнение состава процессов при организации поддержки, которые должны быть внедрены в ходе реинжиниринга ИТ-поддержки (предварительно определены в рамках данной работы для ФАС России), включая:

- управление обращениями

- управление инцидентами

- управление запросами на сервис (стандартное изменение)

- управление конфигурациями и активами

- управление уровнями предоставляемых сервисов (услуг).

б. Разработка основных проектных и методологических материалов

§ разработка технических требований на обеспечение информационной безопасности;

§ определение ролей в процессах и их распределение в условиях целевой организационно-штатной структуры;

§ подготовка положений и функциональных обязанностей отделов и служб, обеспечивающих предоставление ИТ-услуг;

§ составление программы/плана внедрения процессов с учетом переходного периода.

§ определение требований к системе автоматизации;

в. Создание программно-аппаратной инфраструктуры и внедрение системы

§ выбор программных средств для автоматизации выбранных процессов ИТ-поддержки (с учетом дальнейшего развития)

§ выбор аппаратной платформы и дополнительных аппаратных средств для реализации автоматизированной системы ИТ-поддержки

§ закупка и установка аппаратно-программных средств

§ настройка системы автоматизации (в соответствии с требованиями каждого из процессов)

§ реализация мер по обеспечению информационной безопасности системы

§ опытная эксплуатация

§ Доработка (донастройка) параметров системы

§ Внедрение в постоянную эксплуатацию.

Данный состав работ выполняется либо собственной командой организации (предприятия) в виде внутреннего проекта, либо с привлечением внешних консультантов. Хотя последний вариант почти всегда оказывается более затратным, он выглядит более предпочтительным, поскольку позволяет воспользоваться опытом профессионалов; кроме того, отпадает вопрос, что делать дальше с собственной командой "внедренцев" - перепрофилировать (с дополнительными вложениями на обучение), сокращать штат и т.п.

Далее стоимость всех работ оценивается исходя из того, что их выполняет внешняя компания (на основе экспертной оценки стоимости работ).

Этапы работ	Наименование этапа	Оценка стоимости этапа (тыс. руб.)
1.	Формирование требований и выбор основных услуг и процессов	3 000
2.	Разработка основных проектных и методологических материалов	4 000
3.	Создание программно-аппаратной инфраструктуры и внедрение системы	2 000
ИТОГО	9 000
С учетом консультационных услуг (гарантийного обслуживания системы ИТ-поддержки) - 10%	9 900

2. Затраты на персонал, исходя из экспертной оценки численности, квалификации и уровня оплаты труда, исходя из состава предоставляемых ИТ-услуг и количества поддерживаемого оборудования.

Количество персонала и его роли, необходимые для эксплуатации автоматизированной системы поддержки ИТ-услуг, можно оценить, используя распространенные в мировой практике методики оценки требуемого количества специалистов, необходимых для обслуживания аппаратных средств и ИТ-приложений.

Количество обслуживаемых серверов и рабочих станций пилотного проекта, рабочих мест подсистемы электронного документооборота (LanDocs) составляет:

Подразделения ФАС России	Количество серверов	Количество рабочих станций	Количество сетевого оборудования	Количество рабочих мест LanDocs (с учетом развития)
ЦА ФАС России	17	350	15	390
Санкт-Петербургское УФАС	4	43	3	60
Нижегородское УФАС	2	18	5	-
Свердловское УФАС	4	27	4	-

Количество специалистов реорганизованной ИТ-службы и состав ролей может быть рассчитан, например, на основе распространенной методики, предлагаемой компанией Garther "Building Your IT Department Organizational Structure" Info-Tech Research Group, © 2001)., в соответствии с которой для организации, сопоставимой по численности пользователей и составу оборудования с ФАС России (пилотный проект - ЦА и три ТО), ИТ-персонал должен составлять 3-5 процентов от общей численности рабочих мест. Таким образом, численный состав ИТ-подразделения должен составлять примерно 15 человек.

Примерный состав ролей ИТ-подразделения и численность по каждой роли приводятся ниже.

· Менеджер по информационным технологиям (2 человека) - административные задачи: формирование ИТ-стратегии, бюджетирование, проектный менеджмент, ресурсное планирование, а также выбор необходимых для организации средств автоматизации.

· Системный администратор (2 человека) - установка, конфигурация ПО на серверах, поддержка серверов.

· Сетевой администратор (2 человека) - оперативно-техническое обслуживание и управление сетью (распределение IP-адресов, конфигурирование маршрутизатора и т.п.); обеспечение доступа в сеть; обеспечение функционирования основных сетевых сервисов (DNS, e-mail и др.); контроль за состоянием технических средств центрального узла сети и его соединения с другими сетями; управление маршрутизацией внутри сети; обеспечение взаимодействия с другими сетями передачи данных; локализация и устранение сбоев в работе сети.

· Администратор баз данных - поддержание в актуальном рабочем состоянии полного объема оперативной и накапливаемой информации, а также защита информации от несанкционированного доступа.

· Технический специалист (4 человека) - устранение неполадок оборудования и программного обеспечения на рабочих местах пользователей.

· Специалист по информационной безопасности - Выполняет работы, связанные с обеспечением защиты информации на основе разработанных программ и методик, соблюдения государственной тайны

· Оператор службы поддержки (3 человека) - принятие звонков пользователей, регистрация запросов пользователей, оперативные рапорты и другую техническую документацию, учет и регистрацию причин нарушений хода процесса и т.д.

Затраты на содержание штатного сотрудника рассчитываются исходя из следующей таблицы.

Статья затрат	Месяц	Примечания
Заработная плата	15 000	Средняя ИТ-специалистов ОГВ (г. Москва)
Налоги на заработную плату	3 900	Единый социальный налог (26%)
Затраты на социальный пакет	4 000	Дополнительная медицинская страховка, корпоративные события и пр.
Затраты отдела кадров	600	Зависят от количества сотрудников в организации (включая стоимость поиска и найма персонала и т.п.)
Страховые взносы на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	120	Травматизм (0,8% от месячной зарплаты)
ИТОГО	23 620	На одного штатного сотрудника
ИТОГО за год	283 440	На одного штатного сотрудника

Таким образом, затраты на персонал ИТ-подразделения, осуществляющего ИТ-поддержку перечисленных выше аппаратно-программных средств (на основе согласованного перечня услуг) составляет 283 440 *15 = 4 251 600 руб.

3. Затраты на оборудование, системное и специализированное ПО, включая ежегодные затраты на планово-предупредительные ремонты (ППР), а также стоимость подменного фонда и ЗИП (запчасти и принадлежности).

Типовое оборудование и программное обеспечение для системы поддержки ИТ-услуг включает:

№	Наименование	Количество	Цена за ед. (тыс. руб.)	Оценка стоимости (тыс. руб.)
1.	Сервер автоматизированной системы поддержки предоставления ИТ-услуг	1	200	200
2.	Внешнее устройство резервного копирования	1	180	180
3.	Рабочие станции обслуживающего ИТ-персонала	15	35	525
4.	Принтер	2	25	50
5.	Источник бесперебойного питания (для сервера)	1	60	60
6.	Монтажный шкаф	1	150	150
7.	ОС Сервера (MS Windows)	1	75	75
8.	ОС рабочих станций (MS Windows)	15	6	90
9.	ПО Сервер БД (MS SQL)	2 проц.	250	500
10.	Специализированное ПО поддержки предоставления ИТ-услуг *) в соответствии с техническими требованиями

Подобные документы

• Роль кадрового консультирования в управлении персоналом организации

  Кадровое консультирование: понятие, сущность и содержание. Развитие кадрового консалтинга в России. Аутсорсинг как метод консалтинга. Оптимизация административно-управленческих процессов в органах государственной власти и местного самоуправления в РФ.
  
  курсовая работа [50,4 K], добавлен 26.06.2013
  

• Аутсорсинг управления риском

  Причины применения аутсорсинга в компании. Особенности аутсорсинга бизнес-процессов. Сущность производственного аутсорсинга. Понятие возложения ответственности за возможное наступление неблагоприятного события на стороннюю организацию (провайдера услуг).
  
  контрольная работа [817,0 K], добавлен 07.11.2014
  

• Реструктуризация компании путем передачи части процессов на аутсорсинг

  Сущность и значение реструктуризации. Основные положения аутсорсинга и критерии перехода компаний на аутсорсинг. Стоимостное обоснование проектов по аутсорсингу и обеспечение их эффективности. Трудности применения аутсорсинга в российских компаниях.
  
  курсовая работа [171,6 K], добавлен 28.10.2013
  

• Анализ принятия и реализации управленческих решений органами власти на местном уровне (на примере Андроповского муниципального района Ставропольского края)

  Анализ процесса принятия управленческих решений в представительных органах муниципальной власти. Документационное обеспечение деятельности аппарата администрации. Исследование проблем, возникающих при принятии и исполнении управленческих решений.
  
  дипломная работа [429,6 K], добавлен 09.02.2018
  

• Процессы управления информационными технологиями

  Понятие и задачи системы текущего управления информационными технологиями (ИТ). Оценка работоспособности и эффективности системы текущего управления ИТ. Требования к планированию на различных этапах внедрения ИТ. Стратегическое влияние ИТ на предприятие.
  
  контрольная работа [20,2 K], добавлен 10.10.2010
  

• Роль аутсорсинга при реинжиниринге бизнес-процессов

  Концепция аутсорсинга как принцип новой стратегии управления, сфера применения. Основные причины экономического характера перехода на аутсорсинг. Высвобождение и перераспределение ресурсов, позволяющее маневрировать ими для решения более важных проблем.
  
  эссе [11,1 K], добавлен 18.09.2011
  

• Роль аутсорсинга в составлении разделов бизнес-плана

  Исследование сущности аутсорсинга, его роли в управлении организацией. Характеристика практического аутсорсинга как технологии менеджмента. Изучение принципов использования аутсорсинга при составлении бизнес-планов. Анализ бизнес-плана ООО "Стройбриз".
  
  реферат [97,2 K], добавлен 16.11.2016
  

• Понятие аутсорсинга и его роль в современной экономике

  Изучение концептуальных основ организации аутсорсинговой деятельности. Анализ факторов окружающей среды, влияющих на функционирование и развитие аутсорсинга. Проблемы российского аутсорсинга, связанные с дефицитом квалифицированного персонала на рынке.
  
  презентация [1,1 M], добавлен 22.03.2019
  

• Основные принципы проектирования управленческих процессов на ООО "Принт-Экспресс"

  Сущность и содержание принципов проектирования управленческих процессов. Формирование и совершенствование способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой. Анализ процессов обоснования принятия и организации управленческих решений.
  
  курсовая работа [36,6 K], добавлен 12.12.2010
  

• Сущность аутсорсинга, его роль в управлении организацией

  Понятие аутсорсинг и история возникновения. Специфика аутсорсинга и основные характеристики данного вида управления. Правовое регулирование данного вида управления в Российской федерации. Применения технологий аутсорсинга в производственной деятельности.
  
  курсовая работа [35,1 K], добавлен 09.06.2014
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам