Разработка механизма аутсорсинга административно-управленческих процессов органов государственной власти, включая процессы управления информационными технологиями, в рамках формирования системы требований к использованию информационных технологий
Анализ мирового и российского опыта аутсорсинга административно-управленческих процессов в органах власти. Концепция его проведения и план мероприятий по ее реализации. Процессы и функции, подлежащие аутсорсингу. Методические рекомендации и регламенты.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | научная работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 18.03.2018 |
Размер файла | 1,5 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Еще одним вариантом аутсорсинга является аутсорсинг бизнес-процессов в области ИТ-обеспечения.
Аутсорсинг IT-процессов в этом случае является вспомогательной частью основного процесса, то есть, например, при передаче на аутсорсинг бухгалтерских функций также передается поддержание работоспособности бухгалтерской информационной системы. Типичный контракт на аутсорсинг бизнес-процессов включает IT-услуги по определенным проектам, текущие услуги по управлению IT-ресурсами и общее управление процессами (Gartner) [3]
Пример 2
Компания Siemens Business Services подписала новый контракт с Департаментом Труда и Пенсий Правительства Великобритании. Объем контракта составил 85 миллионов евро, предполагаемая дата завершения - 2010 год. В ходе проекта будет создана Главная Платежная Система, которая автоматизирует процессы Департамента Труда и Пенсий - ведение бухгалтерии и расчет платежей. Сегодня Департамент рассчитывает ежегодные денежные пособия, пенсии и льготы общим объемом в 160 миллиардов евро для 17 миллионов граждан. Как ведущий поставщик ИТ-услуг для Правительства Великобритании, Siemens Business Services будет отвечать за разработку ИТ-системы, управление ее работой и ИТ-поддержку. Главная платежная система будет объединена с существующими приложениями Департамента, что позволит обслуживать граждан быстрее, точнее рассчитывать платежи и лучше контролировать выплаты. [6]
Трансформационный аутсорсинг объединяет аутсорсинг отдела информационных технологий со всесторонней реорганизацией. Организация приглашает поставщика услуг, который полностью реорганизует работу подразделения, разрабатывая новые системы и создавая надежную базу знаний и навыков, которую затем передает клиенту. Трансформационный аутсорсинг отличается от других видов аутсорсинга тем, что переход сотрудников и активов не окончателен - по завершении проекта клиент вновь обретает полный контроль и вступает в свои обязанности. При трансформационном аутсорсинге поставщик обычно действует достаточно независимо от персонала клиента. Поэтому неудивительно, что существует лишь небольшое число реальных примеров трансформационного аутсорсинга, а в государственном секторе таких примеров насчитываются лишь единицы. IT-аутсорсинг в этом случае рассматривается, как одна из оставляющих комплексного проекта. [7]
Пример 3
Министерство по делам семьи и ребенка Норвегии- государственное учреждение, призванное обеспечить социальное благополучие и защиту родителей и детей. Целью проекта являлось упрощение процессов в сотни региональных подразделений, а также формирование единой IT-инфраструктуры и запуск ее в действие. Сокращение затрат не было главным фактором. Для выполнения работ была выбрана компания Ementor. Выбор в пользу Ementor был сделан благодаря комплексности предложения. Ementor предоставила команду инноваторов и деловых стратегов, чтобы определить потребности и удовлетворить их с помощью информационных технологий (решение по управлению проектами Министерства, управлению тестированием, консалтинг, безопасность, управление локальной и глобальной сетью, техническое обслуживание и т.д.) [3]
В таблице 1 представлены проекты по передачи на аутсорсинг функций информационной структуры органов государственной власти в ряде стран [1]
Таблица 1. Мировой опыт стран в передаче функций управления ИТ-инфраструктурой на аутсорсинг
Страна |
Описание |
|
Австралия |
Австралия накопила огромный опыт во многих аспектах аутсорсинга, так как в восьмидесятых годах XX века активно использовала аутсорсинг широкого спектра услуг различного уровня сложности. Тем не менее, центральное правительство недавно кардинально изменило подход к аутсорсингу IT инфраструктуры, что может существенно повлиять на характер предоставления данного вида услуг. До сих пор правительство использовало унифицированный подход, пытаясь посредством объединения государственных агентств в укрупненные структуры достичь экономии за счет эффекта масштаба. Ожидаемых результатов получить не удалось, вследствие того, что отдельные агентства не желали заниматься аутсорсингом по принуждению, созданные структуры оказались громоздкими, а ожидаемая экономия за счет эффекта масштаба была сведена на нет из-за непредвиденных расходов на управление сложной организационной структурой. В данный момент центральное правительство сделало шаг назад и пытается внедрить схему "аутсорсинга второго поколения". Неудачный опыт, полученный на первой стадии, а также большая автономия в принятии решений аутсорсинга IT может замедлить продвижения центрального правительства в области широкомасштабного использования аутсорсинга. |
|
Бразилия |
Большинство существующих проектов в области аутсорсинга IT являются незначительными проектами для решения прикладных управленческих задач, тем не менее, последние тенденции указывают на то, что разрабатываются более серьезные программы и практики аутсорсинга. С одной стороны, решения об аутсорсинге принимаются крайне децентрализовано, а с другой стороны, закон о госзаказе охватывает все стадии процесса и предоставляет возможность централизованного контроля и регулирования исполнения контрактов. Не смотря на возрастающую роль частного сектора, государственные предприятия до сих пор вносят существенный вклад в аутсорсинг IT услуг для правительства Бразилии. Например, компания SERPO, одна из государственных организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга IT для центрального правительства, предоставляет полный спектр услуг аутсорсинга IT для правительства, но, в свою очередь, привлекает ряд частных структур для выполнения заказов. |
|
Китай |
Государственное снабжение в основном осуществляется на местном уровне, данные о заказах аутсорсинга IT являются крайне скудными. Небольшое количество контрактов национального масштаба подпадает более под категорию закупок IT, нежели непосредственно под чистый аутсорсинг. В то время как аутсорсинг в Китае только зарождается, правительство открыто говорит о необходимости развития данной сферы, что обусловлено целями привлечения прямых иностранных инвестиций, соответствия новым международным стандартам (International Standard) http://www.ariadne.ac.uk/issue49/chapman/. и продвижения экономических реформ. |
|
Финляндия |
Основная цель аутсорсинга IT заключается в получении доступа к техническим знаниям, необходимым для адекватной реакции на расширение правительства. Финляндия использует полностью децентрализованный подход к аутсорсингу IT. Общее руководство осуществляется Министерством финансов, а также применяются базовые руководящие принципы Европейского Союза. Несмотря на то, что правительство достаточно долго использовало аутсорсинг, контрактов было заключено не так много. Те же из них, которые были реализованы, не являлись комплексными и, в основном, касались управления инфраструктурой и прикладными задачами, лишь ряд из них был связан с аутсорсингом бизнес процессов. Оптимальное соотношение цены и качества является основной целью правительства и радикальных перемен в этом сегменте не предвидится. |
|
Франция |
Развитие аутсорсинга IT существенно сдерживается правительственным регулированием. По закону, контракты не могут быть заключены на срок более трех лет и платежи с отсрочкой запрещены. Эти ограничения создали культуру того, что контракты заключаются на краткосрочной основе под конкретные задачи. Помимо этого, сильные государственные объединения усложняют передачу правительственных функций в частный сектор. Тем не менее, ситуация может измениться, так как не так давно созданная правительственная рабочая группа планирует внести изменения в законодательство для того, чтобы внедрить новые форматы и подходы к заключению сделок. |
|
Япония |
Несмотря на попытку разработать и сохранить IT знания внутри государственной системы, которая была предпринята еще в конце шестидесятых годов XX века, в данный момент наблюдается рост аутсорсинга IT - особенно в сфере полнообъемного аутсорсинга потребностей Японского правительства. Сильное финансовое давление, являющееся результатом рекордного дефицита бюджета, акцента на сокращении количества министерств с 23 до 12, а также "Плана возрождения Японии", который был разработан в 2000 и основан на ключевой роли IT, оказывает существенное влияние на эволюцию IT аутсорсинга в Японии. Цель заключается не только лишь в увеличении объемов IT аутсорсинга, но и в обеспечении иностранным компаниям возможности предоставлять услуги информационных технологий. Инициатива центрального правительства, при поддержке Премьер-министра и его кабинета, также подтверждает приверженность правительства к идеям IT аутсорсинга. |
|
Малайзия |
Ряд министерств Малазийского правительства рассматривают возможность использования аутсорсинга IT, но в целом, процессы передачи на аутсорсинг еще не дошли до стадии тендеров. Небольшое количество существующих проектов относятся к сфере управления инфраструктурой и прикладными задачами. Каждый государственный заказ должен быть одобрен Министерством финансов, которое курирует вопросы управления проектом, а также следит за внедрением и достигнутыми результатами. Министерство финансов также может наложить вето на любые решения в области аутсорсинга |
|
Сингапур |
Аутсорсинг IT является очень важным для правительства Сингапура. Аутсорсинг развит и распространен как в области инфраструктуры, так и в области решения прикладных задач. В данный момент, аутсорсинг бизнес процессов распространен не очень широко, но в будущем правительство планирует предать ряд функций в частный сектор. Основная цель использования аутсорсинга правительством Сингапура заключается в том, чтобы предоставить возможность представителям власти сконцентрироваться на выполнении ключевых функций. |
|
Южная Африка |
Правительство Южной Африки в данный момент сфокусировало аутсорсинг IT на прикладных задачах - в особенности на финансовых системах и Интернет порталах. Южная Африка имеет хороший опыт в использовании аутсорсинга, некоторые проекты были запущены в середине восьмидесятых годов XX века, но структурированный подход стал применяться лишь недавно. В 2000 году было создано "Подразделение частно-государственного партнерства", которое эффективно курирует вопросы аутсорсинга как на национальном, так и на местном уровне. Не смотря на централизованный надзор и единую политику, аутсорсинг в Южной Африке является децентрализованным, так как каждый департамент отвечает за реализацию собственных контрактов. |
|
Великобритания |
За счет реализации продуманных и комплексных решений аутсорсинга IT, Великобритания по праву закрепила за собой звание самого искушенного в вопросах аутсорсинга государства. Достижения Великобритании по заслугам оценены руководством правительств многих стран, имеющих опыт аутсорсинга. Основным локомотивом использования аутсорсинга выступает концепция эффективности, то есть снижения затрат за счет аутсорсинга. Национальный департамент аудита непосредственно занимается оценкой эффективности вложений в крупные контракты аутсорсинга, в то время как Департамент государственной коммерции с этой же целью выступает катализатором процессов оптимизации заявок, полученных от индивидуальных агентств-аутсорсеров. |
|
США |
В данный момент проекты по аутсорсингу IT в правительстве США серьезно сфокусированы вокруг технологической инфраструктуры. Правительство позитивно относится к аутсорсингу, что стимулируется желанием высшего руководства, включая Президента, повысить эффективность, снизить правительственные издержки и увеличить качество предоставляемых продуктов и услуг. Политика аутсорсинга существенно децентрализована. Многочисленные правительственные агентства осуществляют общий надзор, но отдельные департаменты сами вправе принимать решения о необходимости аутсорсинга. Централизованный надзор также ограничен, так как руководства создаются и спускаются сверху, но департаменты могут сами их интерпретировать и принимать решение об их исполнении. Циркуляр A-76 Департамента менеджмента и бюджетирования предоставляет руководства, в каком случае деятельность может передаваться по контракту коммерческим структурам, а когда должна осуществляться в рамках правительства, с привлечением собственных ресурсов и персонала. |
Несмотря на проблемы внедрения, мировой опыт свидетельствует о наличии ряда преимуществ при использовании аутсорсинга, таких как [2]:
· Передача функций поддержки информационной системы внешнему исполнителю избавляет от расходов на содержание собственного штата IT-специалистов и экономии бюджетных средств. А в масштабе органов государственной власти с территориально разветвленной структурой, их сокращение может составить существенную экономию. Если стоимость услуг аутсорсинга не превышает затраты на осуществление указанных функций своими силами, есть все причины к нему прибегнуть.
· Передача работ на IT-аутсорсинг позволяет создавать и поддерживать масштабные распределенные IT-системы. В этом случае компания, осуществляющая аутсорсинг, не только полностью создает такую систему, но и обеспечивает поддержку ее дальнейшей работы, в том числе - обучение и консультирование сотрудников органа государственной власти, работающих с этой IT-системой.
· Аутсорсинг обслуживания IT-систем и ресурсов позволяет полностью перейти к контролю за качеством услуг и планированию развития IT-обеспечения в целом. В данном варианте организация-аутсорсер предоставляет государству готовое решение и согласовывает формы обслуживания, установив плату за оказываемые услуги. Для госсектора это удобно, так как исполнитель отвечает за осуществление всех работ.
· Преодоление разобщенности ведомств. Ряд услуг в части информационной инфраструктуры выносятся в отдельную службу, единую для всех ведомств.
Однако, несмотря на то, что отдельные составляющие аутсорсинга IT для госсектора реализуются в мировой практике, начиная с 80-х годов (Service Desk (Help Desk), заказное ПО, Call-центры), тенденцией развития рынка эта модель еще не стала. При этом анализ данных всевозможных исследования подтверждает, что участники рынка уже сделали первый шаг на пути обсуждения возможностей реализации аутсорсинговой стратегии развития IT составляющей, чему свидетельствует высокая оценка таких факторов, как "отсутствие финансовых моделей расчета эффективности", "отсутствие опыта у поставщиков IT-аутсорсинга", "потеря контроля над IT-системами предприятия и данными" и "наличие SLA".
В мире еще не произошло формирования единой стратегии развития IT аутсорсинга, существуют лишь разрозненные примеры в области применения аутсорсинга IT инфраструктуры. Но многие государства уделяют повышенное внимание этому вопросу и активно развивают политику в области аутсорсинга информационных технологий.
Выводы из анализа мирового опыта использования аутсорсинга. Анализ зарубежного опыта демонстрирует, что аутсорсинг является эффективным, стратегическим инструментом и позволяет не только снизить издержки на выполнение непрофильных функций, но и, что более важно, повысить эффективность деятельности организации. Это относится и к бизнес-организациям, и к органам исполнительной власти, и к организациям бюджетного сектора. Международный опыт использования аутсорсинга в государственных органах свидетельствует о смещении акцентов в целях аутсорсинга. Все больше и больше государственные органы используют аутсорсинг для повышения эффективности и ценности, для получения доступа к экспертным знаниям, нежели для сокращения издержек.
В России органы исполнительной власти в недостаточной степени используют аутсорсинг. Однако ситуация может измениться в ближайшее время, чему будет способствовать административная реформа, в которой этому процессу уделяется значительное внимание.
В рамках административной реформы особое внимание уделено аутсорсингу административно-управленческих процессов; данный вид аутсорсинга может быть информационно и методически поддержан реализацией принципов управления по результатам и регламентации функций органов исполнительной власти.
1.2 Оценка характеристик и эффективности проектов, реализованных в рамках первого этапа выполнения мероприятий Концепции административной реформы в Российской федерации (2006 год) Анализ проведён по отчётам ФОИВ и субъектов РФ, переданных заказчиком, а также на основании открытой отчётности о реализации программ и планов административной реформы, размещённой в сети Internet.
Общая характеристика компонента "Аутсорсинг административно-управленческих процессов" в рамках реализации Концепции административной реформы. В Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 гг., одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р (далее - Концепция), в качестве одного из направлений указано "внедрение системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в органах исполнительной власти". Данное направление рассматривается в указанной Концепции в качестве одного из элементов оптимизации функций органов исполнительной власти и понимается как "механизм выведения определенных видов деятельности за рамки полномочий органов исполнительной власти путем заключения контрактов с внешними исполнителями на конкурсной основе".
В контексте проведения административной реформы технология аутсорсинга тесно взаимосвязана, во-первых, с направлением "управление по результатам", а во-вторых, с направлением "стандартизация и регламентация".
В рамках направления "управление по результатам" в соответствии с Концепцией предполагается поэтапное внедрение методов управления производительностью, планирования деятельности и анализа ее результативности, позволяющих объективно оценивать работу органов исполнительной власти, их подразделений и отдельно взятых служащих. По мере выработки методов планирования и оценки результативности предполагается обеспечить частичное замещение сметного финансирования государственного управления программно-целевым, что в целом должно способствовать развитию контрактных отношений, и в частности - развитию процедуры аутсорсинга многочисленных видов деятельности, не имеющих политического характера.
В рамках направления "стандартизация и регламентация" осуществляется детальное рассмотрение функций на уровне входящих в них административных (административно-управленческих) процессов и процедур, что создаёт базу для выявления процессов, потенциально являющихся предметом аутсорсинга, а также для расчёта издержек и определения стоимости аутсорсингового контракта.
Основными факторами, обусловливающими необходимость применения аутсорсинга в органах исполнительной власти, в Концепции считаются:
· возможность повышения эффективности осуществления административно-управленческих процессов;
· возможность более эффективно контролировать издержки деятельности;
· возможность фокусировать внимание органов исполнительной власти на основной деятельности и повышать качество государственных услуг;
· повышение доступности новых технологий;
· возможность сокращения капитальных затрат;
· возможность сокращения числа административного и управленческого персонала.
В Концепции указан следующий порядок внедрения аутсорсинговых практик:
· разработка и принятие нормативных правовых актов и разработка методической базы для установления механизма аутсорсинга административно-управленческих процессов (2006 год);
· пробное внедрение механизмов аутсорсинга административно-управленческих процессов (2007 год);
· внедрение системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в органах исполнительной власти и на региональном уровне (2008 год).
В качестве общих требований к созданию нормативной и методической базы аутсорсинга АУП в Концепции установлены следующие:
ь разработка критериев выявления административных и управленческих процессов, подлежащих аутсорсингу;
ь создание перечня функций и видов деятельности, не подлежащих аутсорсингу;
ь разработка и внедрение комплексной прозрачной системы учета расходов на внутреннее обеспечение исполнения функций структурными подразделениями (Органы исполнительной власти должны будут провести полный учет всех расходов на выполнение ими ряда функций, сравнить их с затратами в случае аутсорсинга и определить целесообразность продолжения их выполнения);
ь разработка типовых процедур и технологий проведения аутсорсинга;
ь разработка процедур и механизмов контроля эффективности аутсорсинга и мониторинга выполнения условий контрактов;
ь разработка и реализация механизмов, стимулирующих государственные органы проводить аутсорсинг.
Реализация компонента "Аутсорсинг административно-управленческих процессов" в 2006 году. Согласно порядку внедрения аутсорсинговых практик, обозначенному в Концепции, задачами 2006 года по этому направлению были разработка и принятие нормативных правовых актов и методической базы для установления механизма аутсорсинга административно-управленческих процессов.
Однако единая методическая и правовая база создана не была, в связи с чем федеральные органы исполнительной власти и субъекты РФ, заявившие на 2006 год проекты аутсорсинга, вынуждены были действовать самостоятельно по одному из двух направлений:
§ Создавать собственную правовую базу для аутсорсинга и на её основе начинать пробное внедрение механизмов аутсорсинга (этап формализованного выбора объектов аутсорсинга в системе деятельности органов исполнительной власти);
§ Отрабатывать элементы аутсорсинга на одном или нескольких конкретных объектах;
Следует дополнительно отметить нерациональные примеры понимания принципов и объекта аутсорсинга, которые не нашли поддержки ещё на этапе распределения средств первого транша финансирования.
§ Выявление избыточных функций, осуществляемых исполнительными органами государственной власти и передача на аутсорсинг (целевое значение определено в % от общего количества функций, что оправдано только в условиях наличия чётких критериев эффективности аутсорсинга, которые не были определены на момент проведения конкурса проектов);
§ Передача на аутсорсинг стоматологических услуг (нет административных процессов);
В результате конкурсного отбора федеральную поддержку и софинансирование получили следующие проекты:
§ Федеральные органы исполнительной власти:
- ФАС России (разработка методологии и сквозной анализ процессов)
- Минтранс России (анализ процессов в сфере документооборота)
- Росздравнадзор (разработка методологии).
§ Субъекты РФ:
- Липецкая область (Развитие механизмов публичного обсуждения и аутсорсинг исполнения государственной функции заключения внешнеэкономических соглашений);
- Тверская область (Разработка и внедрение системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в органах исполнительной власти);
- Республика Чувашия (Разработка и внедрение системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в органах исполнительной власти);
- Саратовская область (Внедрение системы аутсорсинга административно-управленческих процессов в министерстве сельского хозяйства).
Основные результаты, достигнутые по направлению "аутсорсинг" в рамках деятельности федеральных органов исполнительной власти.
ФАС России
В процессе реализации проекта службой были разосланы информационные запросы во все федеральные органы исполнительной власти о практике аутсорсинга в этих органах, однако рациональность подобного мероприятия находится под большим вопросом, так как ФАС является одним из немногих органов власти, осуществляющих пилотные проекты в этой области и владеющий (как победитель конкурса) наиболее качественной технологией.
Вместо отчёта органа власти по данному проекту представлен отчёт непосредственного исполнителя (Автономная некоммерческая организация "Национальный институт системных исследований проблем предпринимательства"), что не позволяет сделать какие-либо выводы о том, насколько результаты используются заказчиком.
В качестве образца лучшей практики можно отметить классификацию административно-управленческих процессов в соответствии с типами Управлений ФАС России и характером полномочий ФАС России:
1) Процессы, связанные с реализацией ФАС России законодательных полномочий и принятием нормативно-правовых актов в своей сфере деятельности.
2) Процессы, связанные с реализацией полномочий по правоприменению, в том числе реализацией:
· контрольно-надзорных полномочий, то есть полномочий по контролю за соблюдением всеми субъектами рынка (в том числе государственными органами власти) законодательства о конкуренции;
· полномочий по толкованию нормативно-правовых актов, которые предполагают разъяснение субъектам рынка требований законодательства о конкуренции и тех решений, которые принимаются ФАС России;
· полномочий по согласованию действий субъектов рынка.
3) Обеспечивающие процессы, связанные с реализацией распорядительно-организационных полномочий. К этой же группе относятся процессы по обеспечению взаимодействия центрального аппарата и территориальных органов ФАС России.
Данная классификация должна лечь в основу формирования различных подходов к организации аутсорсинга разных типов административных процессов.
Достаточно интересным является анализ "Соглашения об уровне услуг" как базового документа аутсорсингового контракта. Однако для получения конечных выводов необходимо ознакомиться с Соглашениями об уровне услуг, разработанными для пилотных процессов ФАС, выводимых на аутсорсинг.
Несомненную ценность представляет графическая реализация ряда рекомендаций по построению системы аутсорсинга в ФАС:
§ Схема факторов, учитываемых при принятии решения о передаче отдельных процессов на аутсорсинг;
§ Схема реализации аутсорсинг-проекта в ФАС России;
§ Схема уровней управления отношениями аутсорсинга.
По итогам реализации проекта в 2006 году был подготовлен проект ведомственного Приказа "Об организации открытых конкурсов по отдельным направлениям для обеспечения основной деятельности Федеральной антимонопольной службы":
§ оказание транспортных услуг;
§ выполнение работ по техническому обслуживанию копировально-множительной техники;
§ выполнение работ по текущему ремонту служебных помещений;
§ оказание услуг по обслуживанию эксплуатационных систем здания и нежилых служебных помещений службы;
§ оказание услуг местной телефонной связи;
§ предоставление услуг мобильной радиотелефонной связи;
§ выполнение работ по техническому обслуживанию системы кондиционирования воздуха в помещениях службы;
§ поставка авиационных и железнодорожных билетов.
Минтранс России
Согласно "Отчету Министерства транспорта Российской Федерации о проделанной работе в рамках реализации административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах" все работы находятся на стадии реализации и никаких результатов кроме заключения контрактов с непосредственными исполнителями не представлено.
Росздравнадзор
Согласно отчёту, определены следующие административные процессы Росздравнадзора, подлежащие аутсорсингу:
§ подбор персонала;
§ организация обучения и тренинг персонала;
§ организация и ведение управленческого учета.
Механизм отбора из отчёта не ясен. Приложения не представлены.
В текстовой части отчёта описание работ и результатов проекта "Развитие системы аутсорсинга некоторых административно-управленческих процессов Росздравнадзора" отсутствует.
Основные результаты, достигнутые по направлению "аутсорсинг" в рамках деятельности субъектов РФ.
Липецкая область
Объектом для аутсорсинга выбрана совокупность административных процессов по реализации функции "Заключение внешнеэкономических соглашений", в связи с этим был разработан и утвержден административный регламент исполнения государственной функции по заключению соглашений Липецкой области об осуществлении внешнеэкономических связей по схемам: субъект РФ - субъект иностранных федеративных государств, субъект РФ - административно-территориальное образование иностранного государства, субъект РФ - орган государственной власти иностранного государства с согласия Правительства РФ, а также соглашений об осуществлении межрегиональных экономических связей по схеме: субъект РФ - субъект РФ.
Принято Постановление Правительства Липецкой области №201 от 29.12.2006 "Об утверждении регламента применения аутсорсинга в работе исполнительных органов государственной власти Липецкой области, управления, контроля и мониторинга эффективности исполнения переданных на аутсорсинг видов деятельности". Данным постановлением был утвержден "Регламент применения аутсорсинга в работе исполнительных органов государственной власти Липецкой области, управления, контроля и мониторинга эффективности исполнения переданных на аутсорсинг видов деятельности". Регламент содержит общую конструкцию системы аутсорсинга на уровне субъекта РФ с разделением полномочий "отраслевых" и "специализированного органа".
Однако данный регламент обладает рядом значимых недостатков, не позволяющих рекомендовать его в качестве типового:
§ Отсутствие детализированного описание административных процедур (текст регламента - 3 страницы; описание управления, контроля и мониторинга эффективности исполнения переданных на аутсорсинг видов деятельности - 1 абзац);
§ Эффективность аутсорсинга понимается как "объем финансовых средств, сэкономленных при передаче видов деятельности на аутсорсинг или изменение уровня удовлетворенности заявителей предоставлением переданной на аутсорсинг услуги (исполнением функции)". Это понимание явно не охватывает всей совокупности целей аутсорсинга, изложенной в этом же регламенте. Более того, данное понимание нуждается в инструментализации, в средствах измерения, в уточнении механизма расчёта издержек и выгод.
§ В качестве объекта для аутсорсинга указан "вид деятельности - деятельность, осуществляемая штатными работниками исполнительных органов государственной власти, и направленная на организационное техническое обеспечение административно-управленческих процессов (например, обеспечение внедрения новых информационных технологий, управление зданиями и сооружениями государственных органов, организация подбора кадров, финансовый учет)". Такое понимание сужает возможности применения технологий аутсорсинга в области административных процессов, имеющих ключевое значение для реализации функций (экспертиза, аналитическая деятельность, работа с заявителями).
§ Не указан орган, уполномоченный на оценку предложений о применении аутсорсинга в работе исполнительных органов государственной власти Липецкой области.
Сведения о том, был ли регламент аутсорсинга в пилотном режиме апробирован на заявленной в проекте функции, областью непредставлены.
Республика Чувашия
Потенциальными объектами для аутсорсинга были выбраны административные процедуры, осуществляемые при реализации следующих функций и услуг:
§ Государственная услуга по организации компенсационных выплат
§ Государственная функция по подготовке информации о потребности в кадрах
§ Государственная функция по организации отраслевых выставок, ярмарок.
Основной решаемой проблемой в данном проекте стала процедура и методология расчета стоимости совокупности административных процессов, отдаваемых на аутсорсинг.
На заседании Комиссии по проведению административной реформы от 4 августа 2006 г. утверждена Методика по определению себестоимости государственных и муниципальных услуг (функций), критериев их качества и полезности.
Несмотря на наличие недоработок (см. ниже), данная методика обладает значительным потенциалом для выбора её в качестве типовой, так как:
1. содержит чёткое и достаточно детальное описание этапов проведения аутсорсинга:
a. первый этап: определение целесообразности и возможности передачи функции (процессов, видов деятельности) подрядчику (исполнителю);
b. второй этап: выработка условий государственного контракта на поставку услуг в рамках аутсорсинга;
c. третий этап: организация и проведение конкурса по закупке услуг в рамках аутсорсинга в соответствии с процедурами, установленными Федеральным законом "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд";
d. четвертый этап: управление государственным контрактом, предусматривающее постоянный мониторинг и оценку исполнения государственного контракта.
2. содержит детализированное описание порядка и методов расчета стоимости функций (включая формы для расчёта).
Среди недостатков методики, устранение которых необходимо при доработке до состояния типовой, можно отметить:
§ оперирование понятием "Деловой процесс", что создаёт ненужную путаницу в объектах оценки себестоимости);
§ несоответствие названия методики её содержанию, так как, к примеру, "организация разработки и внедрения системы аутсорсинга административно-управленческих процессов" не лежит в плоскости "определения себестоимости услуг и функций"
Следует также особо отметить, что в отчёте Республики Чувашия содержится полный комплект материалов по заявленным пилотным услугам и функциям, включающий оценку наличия рынка, расчёт себестоимости, комплект конкурсной документации и т.д.
Саратовская область
Потенциальным объектом аутсорсинга была выбрана совокупность функций и административно-управленческих процессов Министерства сельского хозяйства Саратовской области.
Материалы отчёта в основном посвящены не технологии аутсорсинга, а практике реализации самой услуги по поддержке товаропроизводителей.
Из мероприятий, имеющих отношение непосредственно к аутсорсингу, согласно отчёту области:
Определены передаваемые функции по контролю и юридические нормы разрешения процедур.
Определена экономическая целесообразность внедрения системы аутсорсинга в Министерстве сельского хозяйства Саратовской области.
Выявлено содержание функций, их соответствие нормативно-законодательной базе, возможности передачи на аутсорсинг.
Наиболее значимым результатом (согласно отчёту) стала организация деятельности информационно-консультационных центров для поддержки сельхозтоваропроизводителей области в рамках федерального конкурсного проекта по аутсорсингу государственных услуг, комплектацию их необходимым оборудованием и штатом сотрудников, привлечение высококвалифицированных специалистов, оказывающих содействие сельхозтоваропроизводителям в решении производственных и социальных задач.
Однако какие-либо подтверждающие документы в отчёте отсутствуют, что не позволяет оценить качество и тиражируемость полученных результатов.
Тамбовская область
Разработка механизма передачи государственных функций или их частей в аутсорсинг осуществлялась без федерального софинансирования и не на проектной основе, то есть как часть плана по проведению Административной реформы в Тамбовской области в 2006-2008 гг.
Согласно Докладу в области подготовлены проекты постановлений администрации области "О механизме аутсорсинга в деятельности исполнительных органов государственной власти области", "О передаче административно - управленческих процессов и видов деятельности органов исполнительной власти области на аутсорсинг", методические рекомендации "Методика определения целесообразности передачи государственной функции на внешнее исполнение". В настоящее время согласно информации в Докладе Тамбовской области, исполнительные органы государственной власти области определяют государственные функции или отдельные их части для передачи в аутсорсинг, а на конец I квартала 2007 года планируется первичный мониторинг эффективности передачи в аутсорсинг части функции по лицензированию образовательной деятельности.
Более детальную оценку полученным результатам дать невозможно вследствие непредоставления более полного комплекта подтверждающих документов.
Тверская область
В Тверской области в рамках проекта по применению технологий аутсорсинга был проведён эксперимент по передаче на аутсорсинг пилотного административно-управленческого процесса "Обслуживание информационных сетей и компьютерного парка аппарата Губернатора Тверской области"
Представленный в приложении к отчёту "План проведения эксперимента по передаче на аутсорсинг пилотного административно-управленческого процесса" предполагает проведение эксперимента в январе 2007 года, в связи с чем нельзя провести оценку полученных результатов (не представлены документы).
В рамках проекта был разработан проект Постановления администрации Тверской области "Об аутсорсинге административно-управленческих процессов, осуществляемых исполнительными органами государственной власти Тверской области". Данный проект содержит описание достаточно комплексной и цельной системы аутсорсинга:
§ Порядок оценки целесообразности передачи на аутсорсинг исполнения отдельных административно-управленческих процессов:
§ разработка и согласование модифицированной схемы исполнения АУП;
§ формирование плана мероприятий по доведению текущего исполнения АУП до разработанной модифицированной схемы;
§ определение экономической целесообразности передачи исполнения АУП на аутсорсинг;
§ Порядок осуществления мониторинга административно-управленческих процессов, исполнение которых передано на аутсорсинг.
Основными преимуществами данного проекта Постановления являются:
§ Взаимосвязь аутсорсинга и оптимизации административно-управленческих процессов;
§ Детализированное описание порядка оценки целесообразности передачи на аутсорсинг.
К недостаткам проекта Постановления можно отнести следующее:
§ Под административно-управленческим процессом (далее - АУП) понимается комплекс взаимосвязанных операций (функций), направленный на обеспечение (обслуживание) деятельности одного или нескольких исполнительных органов государственной власти Тверской области, напрямую не связанный с реализацией государственных функций. Это значительно сужает область аутсорсинга, заявленную в Концепции, так как данное ограничение там отсутствует.
§ В структуре проекта Постановления присутствует Методика определения рыночной цены исполнения административно-управленческого процесса; данный компонент внутренне противоречив, так как рыночная цена определяется не по методике, а рынком;
§ "Порядок осуществления мониторинга административно-управленческих процессов, исполнение которых передано на аутсорсинг" прописан не детально.
Анализ состояния ИТ-аутсорсинга в России, в том числе места ИТ-аутсорсинга в проектах административной реформы В основе краткого анализа состояния дел в области ИТ-аутсорсинга в органах государственной власти лежат материалы конференций и обзоров отечественного ИТ-рынка [1,2], представляющие в основном точку зрения ИТ-специалистов, и отчетные материалы органов государственного управления (на федеральном и региональном уровнях), представляющие результаты конкретных практических мероприятий, реализованных в рамках первого этапа выполнения мероприятий Концепции административной реформы в Российской федерации (2006 год).. Был проведён анализ состояния и перспектив ИТ-аутсорсинга и с позиции организации, участвующей в предоставлении аутсорсинговых услуг и оценивающих данный вид бизнеса с точки зрения рыночных перспектив, и с позиции организации, передающей часть своих функций на аутосорсинг.
Текущее состояние дел и особенности ИТ-аутсорсинга в России. Текущее состояние дел в области ИТ-аутсорсинга в России в целом и в сегменте ОГИВ в частности, характеризуется, прежде всего, различным пониманием самого понятия "аутсорсинга", что приводит к неоднозначности как в оценке реализованных услуг, так и перспектив развития аутсорсинга. Основные расхождения связаны с пониманием того, какая именно деятельность может передаваться на аутсорсинг (основная, неосновная, второстепенная и пр., что связано с различными видами аутсорсинга) и следует ли понимать под аусорсингом выполнение разовых услуг внешними организациями в соответствии с заключенным контрактом (или проектную деятельность).
Мы в дальнейшем будем использовать понятие "аутсорсинг" в самом общем случае, а именно как способ оптимизации деятельности ОГИВ за счет сосредоточения на основной деятельности, определяемой соответствующей нормативно-правовой базой, и передачей непрофильных функций внешним специализированным компаниям. В связи с тем, что аутсорсинг можно рассматривать как определенную схему оказания услуг, при которой внешней компании передается процесс, постоянно присутствующий в ОГИВ, то отношения аутсорсинга характеризуются длительным характером, а контракт заключаются, как правило, на несколько лет (в условиях развитого рынка аутсорсинговых услуг).
Соответственно, ИТ-аутсорсинг связан с передачей внешней организации всех или части ИТ-функций, которые почти всегда можно считать непрофильными для ОГИВ. При этом речь идет не о разовом оказании услуг, а о непрерывном предоставлении заранее специфицированного, в том числе и на качественном уровне, ИТ-сервиса.
Особенностью для России является тот факт, что в советское время многие министерства располагали хорошо оснащенными вычислительными центрами, которые перешли "по наследству" новым министерствам и ведомствам. Решение о модели их дальнейшего использования, наиболее эффективного для самих министерств и ОГИВ в целом, впереди.
В отношении оценки объема ИТ-аутсорсинговых услуг и темпов их роста также имеется определенное расхождение. Так, по многократно цитируемой в российской прессе оценке [например, 2], компания IDC оценивает российский аутсорсинг всего в 2% общего объема ИТ-рынка, но прогнозирует, что до 2008 года рынок ИТ-аутсорсинга будет расти в среднем на 41 % ежегодно. Вместе с тем многие российские специалисты не так оптимистичны и ожидают существенный рост аутсорсинговых проектов только через два-три года.
Соответственно, на долю ИТ-аусорсинга для ОГИВ приходится совсем малая часть рынка, что позволяет говорить лишь о зарождении такого рода ИТ-услуг. Вместе с тем проекты по передаче на аутсорсинг как административно-управленческих процессов, так ИТ-процессов, обеспечивающих их исполнение, активно поддерживается на государственном уровне, например, в рамках Концепции административной реформы в РФ.
Следует отметить, что отсутствие на сегодняшний день устоявшейся модели ИТ-аутсорсинга, равно как и набора стандартных услуг, связано с тем, что уровень зрелости АУП в различных ОГИВ сильно различаются. Формирование, регламентация и рассмотрение путей реализации АУП, в том числе с использование ИТ-технологий, только начинает приобретать целенаправленный характер в рамках реализуемой административной реформы. Поэтому важнейший для аутсорсинга вопрос выделения, формализации и оценки стоимости предоставляемых государственных услуг и используемых для их поддержки ИТ-технологий, в настоящее время только начинает "обкатываться" на практике.
Вместе с тем следует отметить, что наряду с экономической эффективностью для ОГИВ при рассмотрении вопросов о передаче функций на ИТ-аутсорсинг не меньшее значение имеет критерий эффективности предоставления государственных услуг (за счет использования более эффективных и отвечающих современному уровню развития ИТ-технологий).
Важной тенденцией является то, что ИТ-аутсорсинг начинают рассматривать не просто как способ сократить затраты, но как возможность более эффективно этими затратами управлять, изменять их структуру, гарантировать стабильно высокое качество предоставления государственных услуг и сервисов, снизить риски сбоев в IТ-системе.
Соответственно, растут и требования к качеству предоставления услуг со стороны внешних исполнителей. В этом как раз и проявляется основное отличие аутсорсинга от проектной деятельности, которое заключается в высокой степени организации бизнес-процессов аутсорсера. Процессы аутсорсера должны быть настолько хорошо выстроены, чтобы иметь возможность постоянно предоставлять высокое качество услуг, всем существующим на текущий момент клиентам (в особенности это актуально для ОГИВ, имеющим важную социальную составляющую своей деятельности).
Кроме этого, эффективная организация бизнес-процессов аутсорсера является и залогом снижения общих затрат аутсорсера, что в свою очередь определяет темпы дальнейшего роста сектора вообще и ИТ-аутсорсинга для ОГИВ в частности.
Поскольку рынок ИТ-аутсорсинга для ОГИВ находится в самом начале своего формирования (как по спросу на услуги, так и по их предложению со стороны ИТ компаний), то на текущий момент можно лишь обозначить возможные направления его развития. В зависимости от поставленных целей, ОГИВ могут использовать одну из трех основных моделей аутсорсинга:
· полный аутсорсинг, предполагающий наличие контракта с единственным внешним поставщиком услуг;
· мультисорсинг, состоящий в аутсорсинге избранных ИТ-функций или бизнес-процессов, и предполагающий наличие контракта с несколькими поставщиками услуг;
· инсорсинг, сводящийся к выделению ИТ-департамента в отдельную организационную единицу с автономным управленческим и финансовым учетом.
Все модели взаимосвязаны и имеют свои плюсы и минусы. Так, например, в числе минусов мультисорсинга - увеличение издержек на заключение соглашений с несколькими компаниями и возможные трудности с интеграцией различных аспектов ИТ-инфраструктуры. Плюсом является получение качественного сервиса по каждому из аутсорсинговых направлений. Достаточно вероятным является сценарий, при котором ОГИВ заключает первичный контракт на ИТ-аутсорсинг одной из своих ИТ-функций, например, поддержки серверного оборудования, а далее по его результатам за год и в соответствии с возможностями поставщика услуг рассматривает вопрос о расширении контракта (при наличии соответствующей нормативно-правовой базы), либо о привлечении нового поставщика, например, для поддержки сетевой инфраструктуры.
Следует отметить, что инсорсинг, также рассматривается рядом отечественных специалистов как возможный сценарий постепенного перехода ОГИВ к полному ИТ-аутсорсингу. При этом важную роль может сыграть наличие ряда ведомственных ВЦ, а также существующая практика формирования федеральных и региональных информационных центров.
Необходимо отметить еще один важный момент, а именно готовность ОГИВ к передаче части своих ИТ-функций на аутсорсинг. Здесь, в определенной степени можно говорить о разделении ответственности между заказчиком и исполнителем (аутсорсером), поскольку аутсорсинг подразумевает передачу "на сторону" определенного ИТ-процесса, напрямую влияющего на эффективность поддержки основной деятельности ОГИВ. В связи с этим от заказчика, несомненно, потребуется определенные усилия по управлению и контролю деятельности аутсорсера в соответствии с согласованным между контрагентами уровнем предоставления услуг.
Также, готовность ОГИВ к передаче части своих ИТ-функций на аутосорсинг определяется степенью формализации АУП, для поддержки которых должны использоваться ИТ-технологии, и степенью формализации самих ИТ-процессов, что позволяет четко описать требуемые ИТ-сервисы, провести полный учет всех расходов, сравнить их с затратами при передаче процессов на аутсорсинг и определить целесообразность их дальнейшего выполнения.
В случае оценки собственных усилий на поддержку ИТ-процессов, основная опасность лежит в правильности расчетов. Нужно помнить, что прямые затраты являются лишь частью от общей стоимости решения, и значительная часть приходится на косвенные факторы. Для корректного расчета АУП должны быть четко выстроены и формализованы, а кроме того, должен иметься опыт реализации подобных расчетов и их подтверждение практикой.
Как тенденция, аутсорсинг действительно позволяет снизить затраты. Но это будет возможно только при условии предоставления аутсорсером большого объема стандартизованных услуг или др. словами - при определенной степени зрелости рынка услуг ИТ-аутсорсинга.
Как уже отмечалось выше, аутсорсинг следует рассматривать не просто как способ сократить затраты, а в более широком смысле, в первую очередь, как инструмент управления ценой и качеством ИТ-услуг, обеспечивающих эффективную поддержку исполнения административно-управляющих процессов ОГИВ.
Ниже приводится краткий анализ достигнутых результатов по некоторым региональным и федеральным ОГИВ. Основной вывод заключается в том, что в ОГИВ проведена необходимая работа по решению перечисленных выше задач, что привело к лучшему пониманию аутсорсинга и путей его реализации, однако в части ИТ-аутсорсинга значимых практических результатов пока достигнуто не было. Тем не менее, данный этап следует рассматривать как необходимый и важный этап в формировании российского рынка ИТ-аутосорсинга.
Тверская область
Основной вывод, который можно сделать по итогам данного эксперимента: если услуги, передаваемые на аутсорсинг и требования к качеству их выполнения специфицированы недостаточно четко, то полученные предложения могут не соответствовать ожиданиям заказчика (в частности, предложения, поступившие от ИТ-компаний имеют большой разброс цен).
Вместе с тем тверской эксперимент по передаче ИТ-функций ОГИВ на аутсорсинг является чуть ли не единственным, который доведен до данной стадии и который предполагается завершить в конце 2007г. проведением конкурса на выбор ИТ-аутсорсера (на 2008г.).
Липецкая область
Следует отметить, что среди утвержденного перечня административно-управленческих процессов, которые планировалось передать на аутсорсинг в I полугодии 2007 года, ИТ-процессы отсутствуют. Тем не менее, с точки зрения ИТ-аутсорсинга представляет определенный интерес общий контекст рассмотрения проблемы и предложенные решения, которые могут быть использованы на практике при рассмотрении вопросов о передаче на аутсорсинг ИТ-функций ОГИВ.
Чувашия
В соответствии с материалами проекта, аутсорсингу подлежат в первую очередь функции (государственные услуги, процессы, виды деятельности), если:
· функции (услуги, процессы, виды деятельности) не являются исключительно государственными (например, все обеспечивающие услуги);
· существует рынок (в том числе существует единственная организация, за исключением органа исполнительной власти, предоставляющая подобные услуги);
· стоимость осуществления функций (оказания услуг) органом исполнительной власти выше или аналогична стоимости осуществления данных функций сторонней организацией.
В отдельных случаях допустимым является ситуация передачи на аутсорсинг функций (услуг, процессов, видов деятельности), стоимость осуществления которых в рамках органа исполнительной власти ниже, чем у потенциальных иных поставщиков. Таким образом, обеспечивается презумпция рыночного предоставления услуг.
Подобные документы
Кадровое консультирование: понятие, сущность и содержание. Развитие кадрового консалтинга в России. Аутсорсинг как метод консалтинга. Оптимизация административно-управленческих процессов в органах государственной власти и местного самоуправления в РФ.
курсовая работа [50,4 K], добавлен 26.06.2013Причины применения аутсорсинга в компании. Особенности аутсорсинга бизнес-процессов. Сущность производственного аутсорсинга. Понятие возложения ответственности за возможное наступление неблагоприятного события на стороннюю организацию (провайдера услуг).
контрольная работа [817,0 K], добавлен 07.11.2014Сущность и значение реструктуризации. Основные положения аутсорсинга и критерии перехода компаний на аутсорсинг. Стоимостное обоснование проектов по аутсорсингу и обеспечение их эффективности. Трудности применения аутсорсинга в российских компаниях.
курсовая работа [171,6 K], добавлен 28.10.2013Анализ процесса принятия управленческих решений в представительных органах муниципальной власти. Документационное обеспечение деятельности аппарата администрации. Исследование проблем, возникающих при принятии и исполнении управленческих решений.
дипломная работа [429,6 K], добавлен 09.02.2018Понятие и задачи системы текущего управления информационными технологиями (ИТ). Оценка работоспособности и эффективности системы текущего управления ИТ. Требования к планированию на различных этапах внедрения ИТ. Стратегическое влияние ИТ на предприятие.
контрольная работа [20,2 K], добавлен 10.10.2010Концепция аутсорсинга как принцип новой стратегии управления, сфера применения. Основные причины экономического характера перехода на аутсорсинг. Высвобождение и перераспределение ресурсов, позволяющее маневрировать ими для решения более важных проблем.
эссе [11,1 K], добавлен 18.09.2011Исследование сущности аутсорсинга, его роли в управлении организацией. Характеристика практического аутсорсинга как технологии менеджмента. Изучение принципов использования аутсорсинга при составлении бизнес-планов. Анализ бизнес-плана ООО "Стройбриз".
реферат [97,2 K], добавлен 16.11.2016Изучение концептуальных основ организации аутсорсинговой деятельности. Анализ факторов окружающей среды, влияющих на функционирование и развитие аутсорсинга. Проблемы российского аутсорсинга, связанные с дефицитом квалифицированного персонала на рынке.
презентация [1,1 M], добавлен 22.03.2019Сущность и содержание принципов проектирования управленческих процессов. Формирование и совершенствование способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой. Анализ процессов обоснования принятия и организации управленческих решений.
курсовая работа [36,6 K], добавлен 12.12.2010Понятие аутсорсинг и история возникновения. Специфика аутсорсинга и основные характеристики данного вида управления. Правовое регулирование данного вида управления в Российской федерации. Применения технологий аутсорсинга в производственной деятельности.
курсовая работа [35,1 K], добавлен 09.06.2014