Управленческие решения

Трудности в оформлении и обосновании

Трудности в поиске приемлемых основных средств

Файл «Затраты» содержит информацию для возможной оптимизации затрат. При формировании производственных затрат выбирают одну из двух концепций:

* минимизация стоимости: то есть ориентация на самое дешевое сырье, комплектующие изделия и другие составляющие производственного процесса;

* оптимизация стоимости: то есть ориентация на высококачественные составляющие производственного процесса при максимальном снижении цены продаж.

Файл включает информацию, касающуюся:

* получения скидок (желательно выбрать весь диапазон);

* уровня качества сырья;

* сроков поставки;

* приоритетов поставок;

* системы взаиморасчетов (доверительная, предоплата и др.);

* системы представительства (делегирование функций на места, выезд на место своего представителя и др.). Файл «Прибыль» является обобщающим в хозяйственной деятельности компании. Базой для искомого файла является показатель «норма прибыли» (НП).

НП = (Чистая прибыль, остающаяся в распоряжении компании/Авансируемый капитал) ^х 100%.

При НП менее 50% компания считается слабой, потенциальным банкротом, при НП = 100--200% компания считается преуспевающей. Норма прибыли свыше 300% есть признак или жульничества, или монополизма. Налоговая полиция применяет очень жесткие меры к таким компаниям. Не случайно, компании, подходя к критическому рубежу в 300%, начинают активно заниматься благотворительностью, чтобы снизить сумму чистой прибыли, остающейся в распоряжении компании и облагаемой налогом.

29. Проанализируйте ситуацию

Ситуация. В 1997 г. четырьмя учредителями было создано ЗАО «БОУЛИНГ» с целью организации здорового спортивного досуга для многих категорий населения. Уставный капитал компании -- 2,5 млн. руб. Компания в течение года получала высокую прибыль. Она имела следующие подразделения: директорат, технический отдел и отдел обслуживания клиентов, отдел кадров, бухгалтерия и финансы, отдел связи с общественностью, отдел охраны и отдел рекламы. Число работающих в компании -- 21 человек. Руководитель

компании 25-летний Кравцов И.С. ранее работал менеджером в компании «Золотая рулетка». Высокий спрос на услуги по организации спортивного досуга стимулировал создание новых развлекательных учреждений, одним из которых стал боулинг (кегли). Конкуренты действовали по стратегии «late-mover»: учли недостатки ЗАО «БОУЛИНГ» и предложили клиентам новое оборудование и ряд дополнительных услуг. Естественно, прибыли ЗАО «БОУЛИНГ» стремительно упали. Руководитель договорился с частным инвестором о ссуде под 40% годовых от прибыли после реконструкции компании, однако в последний момент инвестор отказался от сделки. Постепенно компания пришла к полному упадку и ликвидации.

Вопросы. Какие файлы концептуальной модели соответствуют деятельности компании ЗАО «БОУЛИНГ»? Перечислите виды деятельности и файлы модели, которые необходимо учитывать в компании при ПРУР? Всели имеющиеся виды деятельности использовались правильно?

Обсуждение ситуации. Формирование цели для данного документа основано на материалах ответа на 25--28-й вопросы.

Исходя из перечня приведенных подразделений, можно составить перечень файлов, которые соответствуют деятельности ЗАО ''БОУЛИНГ'' (табл. 29.1).

Проанализировав ситуацию, сотрудники консультационной фирмы «Профи» пришли к выводу о недостаточности используемых в компании ЗАО «БОУЛИНГ» видов деятельности для успешной работы. Недостающие подразделения и соответствующие им файлы модели приведены в табл. 29.2.

Таблица 29.1

Соответствие деятельности компании файлов модели

Подразделения компании	Наименование файлов модели
Технический отдел Отдел обслуживания клиентов Отдел кадров Отдел финансов и бухгалтерия Отдел связи с общественностью Отдел охраны Отдел рекламы	Производство нового изделия Производство нового изделия Персонал Затраты, реализация, прибыль, капитальные вложения Связь с общественностью Охрана информации и компании Реклама

Таблица29.2

Перечень недостающих подразделений

Подразделения компании	Наименование файлов модели
Отдел стратегического планирования Отдел внутреннего аудита Маркетинговый отдел	Стратегическое планирование Функциональный аудит компании Рынок

Стратегическое планирование позволяет правильно сформировать стратегию развития компании в форме бизнес-плана. Это необходимо для того, чтобы существенно уменьшить отрицательные риски от тривиальных и глупых решений.

Маркетинговая деятельность необходима для оценки спроса на услуги компании. Услуги типа боулинг относятся к высокому уровню эластичности продукции. Поэтому спад прибыли носит естественный характер, и к нему надо было быть готовым.

Из приведенного перечня используемых в компании ЗАО «БОУЛИНГ» файлов «Связь с общественностью» -- это лишний файл так как деятельность компании не является экологически, экономически или организационно вредной для окружающего населения. Деятельность, связанная с капитальными вложениями, осуществлялась неправильно и не принесла положительных результатов. Файл концептуальной модели для компаний такого типа дает рекомендации об использовании 10-го или 14-го варианта решений для получения инвестиций (см. табл. 28.1). Производственная деятельность технического отдела и отдела обслуживания клиентов также требует использования стратегии late mover, как это сделали их конкуренты.

Выводы. Финал рассматриваемой ситуации был предрешен еще на стадии начала деятельности компании. Использование концептуальной модели помогло бы руководству компании продолжать успешный бизнес долгое время.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВАЕНИЯ КАК СИСТЕМА ФОРМИРОВАНИЯ РЕШЕНИЯ

Какие основные организационные элементы необходимо учитывать при ПРУР?

Приведите перечень и изложите содержание конкретных функций при ПРУР

Каково содержание процедур и общих функций при ПРУР? Проанализируйте ситуацию

30. Какие основные организационные элементы необходимо учитывать при ПРУР?

В процессе подготовки и реализации УР выделяют четыре ключевые фигуры: заказчик решения, разработчик решения, исполнитель решения и потребители решения. Каждую фигуру могут представлять несколько человек, групп или организаций, в том числе посреднические (рис. 30.1).

Заказчиками решения могут быть:

* руководители, которые будут организовывать его выполнение, либо сами будут его выполнять как исполнители;

* вышестоящие руководители, которые поручат выполнение будущего решения нижестоящим руководителям;

* надзирающие органы власти или управления (правительство, акционеры, наблюдательный совет, судебные органы, общественные организации и т.д.).

Заказчики решения могут быть и разработчиками и исполните- ^ лями в одном лице.

Разработчиками решения могут быть: отдельные специалисты, в том числе руководители, проектные организации, законодательные и надзирающие органы, общественные организации.

Разработчики решения могут быть и его исполнителями.

Исполнителями решения могут быть работники компаний или общественных организаций, которые согласно должностным инструкциям или договоренностям имеют такие обязанности.

Потребителями решения являются: персонал или население, для которого готовится и реализуется решение, руководители соответствующих уровней управления, организации или подразделения.

В любом случае в процессе подготовки и реализации УР перечисленным ключевым фигурам необходимо придерживаться определенного набора функций, процедур и операций.

Согласно общей методологии управленческой деятельности подготовка и реализация УР включают определенную иерархию функций, процедур и операций (рис. 30.2).

Каждая конкретная функция ПРУР должна включать весь набор процедур, а каждая процедура должна включать набор общих функций, и, наконец, каждая общая функция должна включать необходимый набор операций.

При подготовке или реализации крупных УР используются три варианта схем взаимодействия функций, процедур и операций:

* при масштабном характере конкретной функции ПРУР (рис. 30.3а);

* при масштабном характере процедур ПРУР (рис. 30.3б).

* при масштабном характере общих функций ПРУР (рис. З0.Зв).

31. Приведите перечень и изложите содержание конкретных функций при ПРУР

Функция -- это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение заданной цели и подчиненной общей цели управления. В перечень конкретных функций ПРУР включаются:

* стратегическое планирование;

* управление управленческой деятельностью;

* коммуникации с внешней и внутренней средой;

* управление человеческими ресурсами;

* управленческое консультирование;

* управление производственной и обслуживающей деятельностью;

* формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм, техника управления).

Стратегическое планирование предусматривает подготовку и реализацию управленческих решений (ПРУР), ведущих к разработке конкретных стратегий для достижения целей компании. Оно основано на принципах дальновидности, целеустремленности и перспективности.

Стратегия (искусство генерала) -- это общий, всесторонний план достижения целей. Широко используются следующие стратегии:

* стратегия роста -- план действий, предусматривающий увеличение ключевых показателей долгосрочного и краткосрочного плана компании;

* стратегия ограниченного роста -- план действий, основанный на достижении прошлых целей с учетом возможной инфляции;

* стратегия сокращения -- план действий, при котором ключевые показатели долгосрочного и краткосрочного плана компании ниже текущих.

Управление управленческой деятельностью связано с УР, которые принимаются с целью совершенствования профессионализма аппарата управления. Руководитель любого подразделения работает в двух ипостасях -- руководителя и специалиста в конкретной технической или биологической области. Например, главный агроном должен заниматься не только агрономической, но и управленческой деятельностью. Руководители крупных компаний постоянно проводят учебу управленческого персонала либо силами своей компании, либо с помощью привлеченных лиц. В рамках данной функции УР отражают как организационную, так и методологическую сторону такого обучения.

Коммуникации с внешней и внутренней средой ориентируют УР на формирование благоприятной для деятельности компании обстановки. Эти УР затрагивают отношения с поставщиками и потребителями, клиентами, работниками своей компании и населением близлежащих территорий. Решения связаны с формированием лоб-бистских отношений, работой с неформальными группами в компании и др.

Управление человеческими ресурсами -- эта функция входит в состав более широкой конкретной функции -- управление персоналом. Под человеческими ресурсами подразумеваются: производительность труда, научный и практический потенциал, личностные качества человека. УР в рамках данной функции отражают стимулирование, активизацию и мобилизацию.

Управленческое консультирование в основном связано с УР ситуационного типа. Эти решения готовятся и реализуются в связи с

обращениями: персонала или граждан (прием по личным вопросам), руководителей других компаний, надзирающих органов государственного, муниципального или корпоративного управления. УР в рамках данной функции отражает ответы на вопросы, запросы, требования и т.д.

Управление производственной и обслуживающей деятельностью ориентирует УР на совершенствование функционирующей системы компании без ее перестройки. УР касаются совершенствования деятельности бухгалтерии, отдела кадров, отдела маркетинга, управления производственных цехов и т.д. Например, решение об использование в компании интегрированной системы учета «Галактика» вместо локальных информационных систем АСУ-бухгалтерия, АСУ-кадры, АСУ-маркетинг.

Формирование системы управления компании отражается в УР, направленных на реструктуризацию и реформирование компаний. Результаты таких решений вносят существенные изменения в миссию компании, ее структуру, выпускаемую продукцию, кадровую политику, отношения с внешней средой. Примером такого решения является слияние или разделение компании.

В зависимости от масштабности, трудоемкости или сложности конкретные функции ПРУР могут быть разделены на более мелкие. Например, конкретная функция «Стратегическое планирование» может быть разделена на функции стратегического планирования: технологического, экономического, социального и организационного развития. Каждая из них имеет свои особенности подготовки и реализации.

32. Каково содержание процедур и общих функций при ПРУР?

Каждая конкретная функция может включать восемь процедур, разделенных на два этапа: подготовка и реализация УР (рис. 32.1).

Однако с позиций «Паблик рилейшнс» реализация УР должна начинаться до или на стадии его разработки. Это необходимо для подготовки общественного мнения к будущему УР, учета возможных положительных и отрицательных реакций, внесения изменений в УР еще на ранней стадии его подготовки. В этой связи несколько изменяется общий набор процедур реализации УР, в него включаются:

информирование заинтересованных лиц о начале подготовки УР (приказ, указ, слух, публикация в средствах массовой информации и др.);

обсуждение с исполнителями, заказчиком и потребителями УР философии (основных идей) решения;

согласование с исполнителями и заказчиком процесса возможной реализации УР и результатов;

утверждение заказчиком порядка реализации УР;

организация выполнения УР;

контроль промежуточных и окончательных результатов реализации УР;

обсуждение промежуточных и окончательных результатов ПРУР;

информирование заинтересованных лиц об окончании реализации УР и порядке его сопровождения в дальнейшем.

В зависимости от масштабности, трудоемкости или сложности процедуры ПРУР могут быть разделены на более мелкие. Например, процедура «Информационная подготовка ПРУР» может быть разделена на ряд процедур: поиск информации с помощью Интернета, формирование необходимых данных с помощью информационно-справочной системы «Гарант», проведение информационно-аналитических собраний, совещаний и т.д.

К общим функциям ПРУР относятся:

* прогнозирование использования конкретных технологий и методов ПРУР, а также возможных результатов и последствий от каждого УР;

* планирование состава и содержания выбранных технологий и методов ПРУР;

* организация (административная, технологическая, финансовая и др.) ПРУР;

* стимулирование исполнителей, выполняющих конкретные функции; .

* координация действий исполнителей, то есть изменение принятого ранее порядка ПРУР, в связи с возникшими и не предусмотренными ранее обстоятельствами, мешающими или способствующими выполнению УР;

* контроль выполнения действий;

* информирование инициатора подготовки или реализации УР о ходе выполнения задания;

* формирование архивной базы данных о процессе ПРУР (рис. 32.2).

В зависимости от преобладания той или иной общей функции, УР могут иметь следующие наименования: решение-прогноз, план, организационное решение, активизирующее решение, координационное решение и т.д.

Общая функция ПРУР также может быть разделена на более мелкие функции. Кроме того, она может включать весь набор общих функций более низкого уровня. Например, общая функция «Планирование» процедуры «Информационная подготовка» может быть разделена на ряд подфункций: планирование перечня сайтов для просмотра, планирование системы оплаты за получение информации по Интернету. Каждую крупную общую функцию можно представить в виде иерархии более мелких общих функций. Так, для реализации функции «контроль» необходимо прогнозирование, планирование и т.д.

33. Проанализируйте ситуацию

Ситуация. Фрагмент распоряжения Мособлкомимущества от И марта 1997 г. № 23 «Об отзыве лицензий чековых инвестиционных фондов»:

«В соответствии с решением общего собрания акционеров и внесением изменений в учредительные документы, повлекшие за собой отказ от статуса «чековый инвестиционный фонд», на основании представленных документов:

1. Аннулировать лицензии Мособлкомимущества на право деятельности на рынке ценных бумаг в качестве инвестиционного фонда, выданные следующим юридическим лицам:

1.1. Акционерному обществу открытого типа чековый инвестиционный фонд «Шанс», г. Балашиха (лицензия № 2 от 21.11.94).

1.2. Акционерному обществу открытого типа «Специализированный чековый инвестиционный фонд «Народный капитал», г. Люберцы (лицензия № 13 от 30.05.95).

2. Аннулировать незакрытые проспекты эмиссии, зарегистрированные Мособлкомимуществом:

2.1. Акционерного общества открытого типа чековый инвестиционный фонд «Шанс» (код регистрации проспекта эмиссии 1146-1Ф-013 от 20.04.93).

2.2. Акционерного общества открытого типа «Специализированный чековый инвестиционный фонд «Народный капитал» (код регистрации проспекта эмиссии 1146-1Ф-019 от 14.09.93).

3. Сообщить в Госкомимущество России о прекращении деятельности ЧИФов «Шанс», «Народный капитал» для исключения их из реестра чековых инвестиционных фондов.

Первый заместитель председателя Комитета по управлению имуществом Московской области»

Вопросы. Какие основные организационные элементы присутствуют или подразумеваются в данном распоряжении? К какой конкретной функции ПРУР относится текст распоряжения? Каково содержание процедур, составляющих распоряжение?

Обсуждение ситуации. Анализ фрагмента текста распоряжения будет основан на материале ответа на 30-й и 31-й вопросы.

Заказчиком распоряжения является общее собрание акционеров ряда чековых инвестиционных фондов. Разработчиком распоряжения является Первый заместитель председателя Комитета по управлению имуществом Московской области. Исполнителем распоряжения является неупомянутое в тексте распоряжения подразделение Комитета по управлению имуществом. Потребителями распоряжения являются:

* руководители и сотрудники чековых инвестиционных фондов;

* неупомянутые владельцы ценных бумаг (и члены их семей) перечисленных фондов;

* вкладчики других чековых инвестиционных фондов. Набор конкретных функций ПРУР включает набор из семи составляющих:

1. Стратегическое планирование;

2. Управление управленческой деятельностью;

3. Коммуникации с внешней и внутренней средой;

4. Управление человеческими ресурсами;

5. Управленческое консультирование;

6. Управление производственной и обслуживающей деятельностью;

7. Формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм, техника управления).

Данное распоряжение носит оперативный характер, поэтому его нельзя отнести к стратегическому планированию.

Решение не касается совершенствования деятельности самого Комитета по управлению имуществом Московской области поэтому оно не отражает функции «Управление управленческой деятельностью» и «Управление производственной и обслуживающей деятельностью», а также «Формирование системы управления компании».

Решение не направлено на активизацию или мобилизацию персонала на выполнение производственных задач, поэтому оно также не относится к функции «Управление человеческими ресурсами».

Рассматриваемое УР вызвано текущей ситуацией, связанной с обращением собрания акционеров. Это вписывается в конкретную функцию «Управленческое консультирование».

Среди использованных процедур при ПРУР в тексте распоряжения можно найти явные и неявные признаки. Рассмотрим каждую процедуру:

* информационная подготовка просматривается в тексте решения явно. К ней относятся: документы решений собрания акционеров, учредительные документы чековых инвестиционных фондов, информация о правах Госкомимущества России;

* по разработке вариантов (более двух), выбору и утверждению одного УР сведений нет;

* по внешнему и внутреннему согласованию вариантов с необходимыми специалистами сведений нет;

* организация выполнения и контроль представлены в полной мере;

* по информированию инициаторов прямых сведений нет, однако эта процедура обязательно будет реализована, так как заказчик УР в этом заинтересован.

Выводы. Рассматриваемый в ситуации фрагмент распоряжения:

* имеет все четыре организационных элемента: заказчика, разработчика, исполнителя и потребителей;

* реализует функцию «Управленческое консультирование»;

* явно и неявно содержит сведения о четырех процедурах.

8. ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Каков механизм реализации организационной технологии подготовки УР?

Какие административные мероприятия необходимы для процесса разработки УР?

Каков состав административных мероприятий для процесса согласования, принятия и утверждения УР?

В чем заключаются особенности процедуры организации выполнения УР?

Проанализируйте ситуацию

34. Каков механизм реализации организационной технологии подготовки УР?

Организация подготовки и реализации УР требует проведения определенных организационно-распорядительных мероприятий. Эти мероприятия включают набор процессорных (организационных) технологий и административных действий для формирования взаимодействий между работниками, участвующими в реализации поставленной цели.

К процессорным технологиям относятся: «Управление по результатам» (УР);

«Управление на базе потребностей и интересов» (УПИ); «Управление путем постоянных проверок и указаний» (УПУ); «Управление в исключительных случаях» (УИС); «Управление на базе искусственного интеллекта» (УИИ); «Управление на базе активизации деятельности персонала» (УАД).

Распределение этих технологий между процедурами подготовки и реализации УР приведено в табл. 34.1.

Ознакомимся с кратким описанием процессорных технологий.

Таблица 34.1

Распределение технологий между процедурами

Процедуры	Технологии
	УР	УПИ	УПУ	УИС	УИИ	УАД
Информационная подготовка Разработка вариантов УР Согласование вариантов УР Выбор одного УР Утверждение одного УР Организация выполнения одного УР Контроль выполнения УР Информирование инициатора УР	+ +	+ + + + + + + +	+ + +	+ +	+ + + +	+ + + + + + + +

Технология «Управление по результатам» основана на приоритете конечных результатов над планированием и прогнозированием. Основной функцией, реализуемой руководителями, является координация (корректировка) действий и решений в зависимости от полученного результата. Данная технология хорошо реализуется для средних и малых компаний или их подразделений, в которых:

* время между принятием решений и результатом их выполнения минимально (часы, несколько дней);

* отсутствуют непреодолимые трудности быстрого приобретения требуемых ресурсов или возврата невостребованных;

* профессионализм руководителя организации или руководителя проекта достаточно высок;

* производство преимущественно механизировано.

В зависимости от ситуации и конечного результата руководитель должен постоянно корректировать расстановку и обучение кадров, технологию и организацию труда, номенклатуру и качество применяемых материалов, реализацию продукции и прибыльность организации. Действие технологии завершается по достижении поставленной цели.

Технология «Управление на базе потребностей и интересов» основана на приоритете межличностных отношений. Взаимодействие между руководителем и подчиненным при реализации данной технологии может возникнуть только при условии, что выполняемое задание затрагивает потребности и интересы как самого руководителя, так и подчиненного.

Условия применения технологии:

* большой временной интервал между принятием или корректировкой решения и получением результата;

* преимущественно коллективный характер работы;

* наличие тесных семейных, бытовых и производственных связей с большинством организаций, расположенных в том же административном регионе: селе, поселке и т.д.

* наличие рынка специалистов.

Данная технология позволяет руководителю непосредственно воздействовать на потребности и интересы работников, а не косвенно.

Технология «Управление путем постоянных проверок и указаний» основана на приоритете контроля и жесткого управления персоналом.

При такой технологии управления человек лучше реализует свои потребности в самовыражении, самопроявлении, стабильности и порядке. Жесткое управление ничего общего не имеет с жестоким и волюнтаристским управлением.

Данная технология эффективно реализуется в небольших организациях, где авторитет и профессионализм руководителя вне сомнений -- в новых наукоемких организациях, учебных заведениях.

Технология «Управление в исключительных случаях» основана на приоритете профессионализма исполнителей или отработанной и хорошо выполнимой производственной технологии. Исключительный случай -- это устойчивый набор ситуаций, мешающий исполнителю надлежащим образом и в срок выполнить порученное задание. Исключительный случай не относится к форс-мажорным ситуациям. Обычно интеллектуальный уровень исключительного случая (помехи) значительно ниже уровня предмета деятельности специалистов. Данная технология эффективно реализуется в небольших организациях либо с жестко регламентированной технологией, либо с доверительной (функциональной) структурой управления.

Технология «Управление на базе искусственного интеллекта» основана на приоритете отработанной практики, статистики и современных экономико-математических методов, реализованных в виде баз знаний или баз данных в ауре современных информационных компьютерных технологий. Искусственный интеллект -- это система современных информационных технологий, моделирующих некоторые стороны мыслительной деятельности человека при подготовке и реализации решений. Технология основана на том, что подавляющее большинство отклонений в работе организации являются штатными, то есть повторяющимися с известным набором решений по их устранению. Внештатные отклонения обычно возникают на базе штатных, поэтому набор решений по их устранению может быть получен путем корреляции штатных методов решений с помощью информационной системы. Данная технология особо эффективна для организаций, часто меняющих номенклатуру выпускаемой продукции, и для организаций, имеющих большой объем сложных типовых процедур.

Технология «Управление на базе активизации деятельности персонала» основана на приоритете стимулов и поощрений работника. Она эффективна при преимущественно ручном производстве, когда производительность труда и качество выпускаемой продукции в основном определяются настроением, психологией и состоянием здоровья работника, а также социально-психологическим климатом в коллективе. Штат сотрудников не ограничен. Технология требует наличия системы слежения за влиянием стимулов и поощрений на деятельность каждого работника или коллектива.

В мировой практике активизации деятельности персонала успешно применяется ряд теорий мотивации (побуждения) к эффективному труду. К ним относятся: теория X, теория Y, теория ожидания, теория справедливости.

35. КАКИЕ АДМИНИСТРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ НЕОБХОДИМЫ ДЛЯ ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ УР?

Процедура разработки вариантов УР необходима для многостороннего подхода к разрешению заданной проблемы. Разработкой вариантов УР может заниматься один человек или коллектив разработчиков. В очень ответственных случаях разработкой вариантов УР для разрешения одной крупной проблемы могут параллельно заниматься даже разные научно-исследовательские институты.

Для процедуры разработки УР необходимо выполнить следующий набор административных действий руководителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, состава персонала с указанием системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов;

2. Ознакомить разработчиков УР с организационными документами (заданиями) о начале выполнения работ по разработке УР и разъяснить их содержание;

3. Разъяснить разработчикам УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы;

4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ;

5. Акцентировать внимание на степени важности предлагаемой работы по разработке УР;

6. Выделить работникам необходимую оргтехнику, помещение и указать источники необходимой деловой информации.

7. Провести контроль (юрист или референт) на соответствие задания действующему законодательству и уставным документам компании;

8. Оформить заключение о технической, экономической и организационной выполнимости задания;

9. Получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящего задания в экономической, экологической и других областях;

10. Выбрать целевую технологию РУР;

11. Составить набор процессорных (организационных) технологий;

12. Выбрать метод разработки УР по каждому варианту УР;

13. Оформить актом выбранные приемы РУР;

14. Составить перечень вариантов разработанных УР.

Регламентированные административные мероприятия создают организационный порядок для разработки УР, который схематически представлен на рис. 35.1.

Приведенный перечень мероприятий проверен на практике при организации процедуры разработки УР. Он позволяет быстрее достичь результата, чем инициативные действия.

Для выполнения процедуры разработки УР можно использовать три процессорные технологии: «Управление на базе потребностей и интересов»; «Управление на базе искусственного интеллекта»; «Управление на базе активизации деятельности персонала».



36. Каков состав административных мероприятий для процесса согласования, принятия и утверждения УР?

Процедура согласования необходима для всесторонней проверки содержания документа в тех областях, в которых руководитель или его команда, разработавшая УР, не являются сертифицированными специалистами. Например, в экологии, санитарии, пожарной безопасности и др. Согласование бывает внешним и внутренним. Внешнее согласование проводится с организациями, осуществляющими вневедомственный государственный или муниципальный надзор, а также с заказчиками или клиентами. Внутреннее согласование проводится силами специалистов организации, наделенных контрольными функциями. Процедура внутреннего для компании согласования называется визированием. Таким образом, рассматривая процедуру согласования, мы будем иметь в виду и визирование. В ГОСТ Р 6.30-97 приведены правила оформления визы и грифа согласований и их место на документе УР.

Для процедуры согласования УР необходимо осуществить следующие административные действия руководителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о физических или юридических лицах, с которыми необходимо согласовывать УР;

2. Определить и зафиксировать в документе временные периоды согласований, а также наименование и содержание сопроводительных документов;

3. Назначить технического исполнителя по отслеживанию процесса согласования УР;

4. Документально оформить общий акт согласований;

5. Оформить при необходимости акт о замечаниях при проведении согласования.

Для выполнения процедуры согласования можно использовать четыре процессорные технологии: «Управление на базе потребностей и интересов»; «Управление путем постоянных проверок и указаний»; «Управление в исключительных случаях»; «Управление на базе активизации деятельности персонала».

Процедура принятия (выбора) УР означает выбор для реализации одного УР из предложенных вариантов. Ответственность за данную процедуру целиком возлагается на руководителя.

Для процедуры принятия (выбора) УР необходимо осуществить следующие административные действия руководителя и аппарата управления:

1. Подтвердить соответствие вариантов УР законодательству РФ и других стран, сопричастных с принятым УР;

2. Подтвердить отсутствие в вариантах УР противоречий самому себе и ранее подготовленным и реализованным решениям;

3. Оформить набор критериев для выбора УР, в том числе наименование, численные или качественные их параметры;

4. Зафиксировать отклонение параметров УР от параметров критериев;

5. Оформить процедуру принятия УР, с указанием даты, ответственных лиц, имеющихся замечаний;

6. Выбрать форму документа (постановление, приказ, распоряжение и т.д.) для официального оформления принятого решения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Для выполнения процедуры принятия (выбора) УР можно использовать три процессорные технологии: «Управление на базе потребностей и интересов»; «Управление на базе «искусственного интеллекта»; «Управление на базе активизации деятельности персонала».

Процедура утверждения необходима для окончательного оформления УР и сверки его действия с другими УР, проходящими через утверждающую инстанцию. Данная процедура предполагает частичное перераспределение ответственности между лицом, принимающим УР, и лицом, его утверждающим. Это полезная для инициатора УР процедура.

Для утверждения УР вышестоящими органами, заказчиками или клиентами необходимо осуществить следующие административные действия руководителя и аппарата управления:

1. Определить по инструкциям компании должностных лиц, в обязанности которых входит утверждение УР, принимаемых в подразделении;

2. Оформить документацию о физических или юридических лицах, у которых необходимо утверждать УР;

3. Определить и зафиксировать в документе временные периоды утверждений, а также наименование и содержание сопроводительных документов;

4. Назначить технического исполнителя по отслеживанию процесса утверждения УР;

5. Документально оформить общий акт утверждений;

6. Оформить при необходимости акт о замечаниях при утверждении УР.

В ГОСТ Р 6.30-97 указано, что при утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на 1дном уровне.

Для выполнения процедуры утверждения УР можно использовать три процессорные технологии: «Управление на базе потребностей и интересов»; «Управление путем постоянных проверок и указаний»; «Управление на базе активизации деятельности персонала».

37. В чем заключаются особенности процедуры организации выполнения УР?

Процедура организации выполнения УР очень ответственна. В УР заложен большой интеллектуальный потенциал работников, выполнивших предыдущие процедуры: информационную подготовку, разработку вариантов УР и их согласование, выбор одного решения и его утверждение.

Для процедуры организации выполнения УР необходимо выполнить следующий набор административных действий руководителя и аппарата управления:

1. Оформить документацию о начале выполнения УР с указанием:

* конкретного задания, состава исполнителей, консультантов и контролеров;

* системы их подчинения, времени исполнения задания, промежуточных этапов контроля хода выполнения, выделяемых ресурсов;

* системы материального стимулирования;

2. Ознакомить и разъяснить исполнителям содержание и порядок выполнения УР;

3. Разъяснить исполнителям УР их права, ответственность и полномочия при выполнении работы;

4. Обсудить с разработчиками УР неучтенные детали для успешного выполнения работ;

5. Акцентировать внимание исполнителей на степени важности предлагаемой работы и пересмотреть очередность ранее выданных заданий;

6. Выделить исполнителям необходимую оргтехнику, помещение и указать источники необходимой деловой информации;

7. Активизировать работу исполнителей по качественной и эффективной реализации УР;

8. Организовать систему консультирования по операциям выполнения УР;

9. Осуществлять периодический контроль хода выполнения исполнителями УР;

10. Провести практическую оценку реализованного УР;

11. Сдать в архив документацию по разработке и реализации УР.

Кроме того, руководитель и аппарат управления (субъекты решения) должны активно заниматься социально-психологической и пропагандистской работой с исполнителями УР. Многие специалисты пo подготовке и реализаций УР советуют привлекать исполнителей к формированию вариантов УР, чтобы они заранее знакомились с концепцией УР. Будущие исполнители, участвующие в формировании УР вносят в него элементы реальности, так как хорошо знают предмет УР, его трудности и скрытые резервы. Имеет смысл привлекать к подготовке УР передовиков производства и новаторов, чей острый ум может помочь найти оригинальные подходы , при разработке вариантов УР.

Для выполнения процедуры организации выполнения УР можно использовать три процессорные технологии; «Управление по результатам.»; «Управление на базе потребностей и интересов»; Управление на базе активизации деятельности персонала».

37. Проанализируйте ситуацию

Ситуация. Фрагмент распоряжения Комитета по управлению имуществом Московской области от 3 октября 1995 г. № 183:

«В целях повышения ответственности за эффективное использование собственности Московской области, находящейся в ведении Департамента по народному образованию Администрации Московской области, и в соответствии с постановлением Правительства Московской области «О порядке управления и распоряжения государственным имуществом, находящимся в собственности Московской области» от 23.03.95 № 11/7.

1. Считать утратившим силу распоряжение Мособлком имущества «О предоставлении полномочий арендодателя Департаменту по народному образованию Московской области от 13.01.95 № 9.

2. Договоры аренды государственного имущества, находящегося в ведении, оформляются в соответствии с распоряжением Мособл-комимущества «О порядке заключения и переоформления договоров аренды имущества государственных предприятий, организаций и учреждений» от 06.06.94 № 119.

3. Департаменту по народному образованию в месячный срок представить в Мособлкомимущество договоры аренды, заключенные ПТУ, прочими подведомственными организациями, учреждениями и предприятиями, на балансе которых находятся арендованные помещения.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя председателя Мособлкомимущества.

Председатель Комитета по управлению имуществом ''Московской области''

Вопросы. Какие основные составляющие содержит данное распоряжение? Перечислите процессорные технологии, которые можно использовать при разработке распоряжения. Как может быть улучшено распоряжение при использовании процессорных технологий?

Обсуждение ситуации. Анализ фрагмента текста распоряжения основан на материале ответа на 1-й и 25-й вопросы.

Рассматриваемое решение имеет следующие составляющие:

субъект решения: председатель Комитета по управлению имуществом Московской области;

объект решения: Департамент по народному образованию;

предмет решения: оформление договоров аренды в соответствии с распоряжением Мособлкомимущества «О порядке заключения и переоформления договоров аренды имущества государственных предприятий, организаций и учреждений» от 06.06.94 № 119;

цель подготовки решения: повышение ответственности за эффективное использование собственности Московской области, находящейся в ведении Департамента по народному образованию Администрации Московской области;

причины разработки или реализации решения: постановление Правительства Московской области;

персонал или население, для которых разрабатываются или реализуются УР: учащиеся школ, лицеев и др.

Данное распоряжение имеет все необходимые составляющие, требуемые для профессионального решения.

Рекомендуются три процессорные технологии, которые можно использовать для подготовки УР.

А. «Управление на базе потребностей и интересов». Технология основана на приоритете межличностных отношений для формирования взаимодействия между работниками, участвующими в реализации поставленной цели. Взаимодействие между руководителем, подчиненными и населением, ради которого формируются решения, может возникнуть только в том случае, когда учитываются их потребности и интересы. Технология предлагает поиск и использование потребностей и интересов для каждого участника этого решения.

Б. «Управление на базе искусственного интеллекта». Технология основана на приоритете отработанной практики, статистики и современных экономико-математических методов, реализованных в виде баз знаний или баз данных в ауре современных информационных компьютерных технологий. Она требует поиска и применения необходимых математических или логических методов по разработке УР.

В. «.Управление на базе активизации деятельности персонала». Технология основана на приоритете стимулов и поощрений работника, она требует указать в тексте УР средства или условия активизации деятельности персонала.

Исходя из требований перечисленных технологий, текст распоряжения может быть дополнен тремя пунктами, которые можно поместить перед четвертым пунктом распоряжения.

1. В результате выполнения распоряжения:

* улучшится финансовое положение Департамента по народному образованию и уменьшится объем документооборота;

* учащиеся школ и колледжей на долговременной основе будут обеспечены помещениями и коммунальными услугами;

* персонал отдела аренды имущества сможет работать с современной информационной системой оформления и учета имущества государственных предприятий, организаций и учреждений.

2. При разработке распоряжения Москомимуществом были использованы современные правовые базы данных и положительный опыт аналогичных департаментов по образованию.

3. Исполнители, проявившие высокий профессионализм при выполнении распоряжения, будут поощрены.

Выводы. Рассматриваемый в ситуации фрагмент распоряжения может быть улучшен за счет учета процессорных технологий.

9. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Какова архитектура системы мультимедиа как источника информационной и интеллектуальной поддержки УР?

Какие элементы составляют систему Интернета?

В чем заключаются особенности использования Интернета при ПРУР?

Проанализируйте ситуацию

39. Какова архитектура системы мультимедиа как источника информационной и интеллектуальной поддержки УР?

Для любого специалиста, занимающегося подготовкой и реализацией различного рода решений, нужна надежная информационная и интеллектуальная поддержка. Эту поддержку может обеспечить технология мультимедиа. Она представляет собой интерактивную, то есть взаимосвязанную, систему, состоящую из элементов, обеспечивающих сбор, обработку и выдачу требуемой информации в различных, хорошо воспринимаемых человеком формах (рис. 39.1).

Термином «мультимедиа» также обозначают современную сетевую, высокоскоростную компьютерную информационную технологию, способную:

* получать, обрабатывать и выдавать многообразную информацию пользователю в виде звука, текста, таблиц, иллюстраций, видеоизображения, графики, анимации, фильмов;

* запоминать и сжимать информацию в миллионы гигабайт;

* работать в реальном масштабе времени, то есть выдавать информацию пользователю в момент ее создания без задержек,

* создавать возможности проведения виртуальных коммуникаций (теле- и аудиоконференции).

Данная технология помогает пользователю получать более обширную и разностороннюю информацию, что способствует повышению ее достоверности, ценности и понятности.

Интерес руководителей к мультимедиа обусловлен следующими причинами:

* появление быстродействующих и доступных в пользовании компьютеров;

* наличие широкого набора аппаратных и программных средств для реализации практически любых запросов руководителя, разрабатывающего или реализующего управленческие решения;

* высокая степень восприятия информации за счет ее дублирования в различных формах;

* возможность самому пользователю, в том числе руководителю, создавать свои локальные программы, не вдаваясь в регламенты программирования по принципу золотой рыбки: «Что тебе надобно старче (руководитель) -- то и будет»;

* наличие разнообразных обучающих программ и электронных книг по менеджменту, иностранным языкам, экономике, управленческим решениям и др.

На рынке США система мультимедиа в 1998 г. использовалась по следующим направлениям: документация и деловая информация -- 12%, коммуникации -- 17, моделирование -- 5, образование -- 14, развлечения -- 24, реклама -- 5, производство -- 4, создание эффектов -- 7, остальное -- 12%. Преимущество мультимедиа заключается в быстрой реакции на выдачу информации пользователю в



удобном для него виде или объеме. При этом фактор времени, местоположение информации, расстояние и даже язык сообщения не имеют существенного значения, что значительно повышает организационную и экономическую эффективность управленческого решения.

Таким образом, система мультимедиа укомплектовывается:

* компьютерами, модемами, телефонной или радиосвязью, стереофоническими и видеокомплексами, дисководами для оптических компакт-дисков CD-ROM, сканерами, принтерами и т.д.;

* широким набором программ, в том числе Microsoft Office -- самое мощное средство при подготовке управленческих решений для руководителей и специалистов компании. Кратко остановимся только на трех программах, составляющих Microsoft Office-2000: Word, Excel и Power Point. Этими программами можно пользоваться как последовательно, так и параллельно -- принцип мультимедиа.

Word -- мощный текстовый редактор имеет:

* шаблоны типовых документов;

* проверку синтаксиса, орфографии и логики построения предложения;

* словарь синонимов;

* простую систему работы с текстами;

* защиту от потери информации.

Excel -- формирование различного рода таблиц данных с большим набором процедур для их обработки.

Power Point -- эффектное оформление любых текстов для презентаций и рекламы.

Весьма эффективно использование средств мультимедиа в индустрии туристического бизнеса (система гостеприимства, управление гостиничным имуществом и гостиничным циклом клиента, бронирование и распределение путевок).

40. Какие элементы составляют систему интернета?

Интернет -- это мировая система высокоскоростных компьютерных сетей, включающая аппаратное, программное и информационное обеспечение. Интернет иногда называют «большой паутиной». Он широко популярен среди людей различных специальностей и интересов. Интернет получил первое признание в конце 60-х гг., когда в одну сеть были объединены четыре большие ЭВМ. На начало 1998 г. эта «паутина» объединяла свыше 3,7 млн. активных компьютеров. В систему Интернет включены электронная почта, телеконференции -- Usenet, система передачи файлов данных -- FTP, «большая паутина» -- World Wide Web (WWW) и другие службы. Для компаний, имеющих свои подразделения в различных уголках земного шара, Интернет практически не имеет альтернатив для деловых коммуникаций.

WWW-страница (Web-страница) -- это основной элемент поиска информации. Объем информации в WWW-странице практически неограничен. Текст в WWW-страницах формируется по гипертекстовой технологии, которая предусматривает ссылки на другие страницы и выдачу их содержимого по запросу пользователя. Эти ссылки избавляют пользователя от необходимости самому искать необходимые пояснения или страницы в Интернете. Страница находится в узлах всемирной паутины. Каждый узел имеет свой адрес. Паутина может быть одномерной и многомерной, как математическая матрица.

Для просмотра гипертекстовой информации на страницах и передвижения по сети Интернета в компьютере пользователя имеются программы, называемые Браузерами (Browser). Наибольшее распространение получили три программы: MS Internet Explorer, Netscape Navigator, Netscape Comunicator.

WWW-сервер -- это информационно-аппаратное представительство компании в Интернете. Упрощенно, сервер представляется набором страниц, составленных в единой концепции. Сервер построен по следующей схеме (рис. 40.1). В обиходе WWW-страницы и WWW- , серверы называют Web-сайтами или просто сайтами.

Каждый сайт имеет свой уникальный адрес (доменное имя). Адрес включает обозначение службы, наименования сайта, зоны, к которой относится сайт, и другие уточняющие обозначения: служба.наименование сайта зона

Обозначение службы -- WWW. Наименование сайта записывается латинскими буквами. Оно может быть одноуровневым и двухуровневым, например, гуг и ryr.gyy. Количество букв в каждом уровне обычно не более десяти. Каждое имя сайта необходимо регистрировать и проверять на неповторяемость. Зоны определяют принадлежность сайта какому-либо уровню, направлению, страны и др.:

* com -- международный уровень компании;

* org -- обычные организации;

* edu-- образовательные учреждения;

* net -- службы поддержки системы Интернет;

* ru -- принадлежность сайта России.

Примеры:

www.ryr.ru

www-site: www.on.ru/to-y.

Поиск может осуществляться различными способами: по заголовкам или названиям документов, по содержанию самих документов, по дате их создания, по характерным словам или другим указателям. Широко распространена поисковая система (просмотрщик) компании DEC «AltaVista». В ней содержится информация о более 60 млн. страниц WWW. Запросы на информацию могут вводиться и на русском языке. Для вызова просмотрщика AltaVista в тексте обращения указывают: www.AltaVista.diigital.com.

Большие возможности клиенту предоставляет поисковая система компании Lycos Inc. Она позволяет вести поиск информации по заголовкам документов и по их содержанию. Особенностью программы является то, что запрос, словно паук, ползает по всей базе в автономном режиме и выдает ежедневно клиенту сведения о нескольких тысячах документов, то есть, оставив компьютер включенным в Интернет, клиент может отлучаться или уезжать в краткосрочные командировки. Все это время программа педантично будет искать и собирать информацию по требуемому запросу. В РФ разработана хорошая поисковая система: www.list.ru.

41. В чем заключаются особенности использования интернета при ПРУР?

Основные сферы применения Интернета: . формирование и поиск информации;

* электронная почта (electronic mail, e-mail), то есть адресная связь между компьютерами. Посредником между компьютерами выступает почтовый сервер, являющийся неотъемлемой частью Интернета;

* электронная доска объявлений (сервер -- Usenet). Обеспечивает информирование, участие в дискуссиях.

Общая схема взаимодействия элементов в Интернете представлена на рис. 41.1. С компьютера пользователя запрос поступает на сервер провайдера, с которого осуществляется поиск необходимого сайта на нескольких серверах (К1, И1, КФ и др.). Через сервер Б1 запрос находит нужную страницу НБ 1.2 и отправляет ее обратно по тому же или новому пути к пользователю.

Система Интернет позволяет:

* обеспечить постоянное присутствие информации о компании на сервере;

* постоянно обновлять информацию о бизнесе;

* постепенно формировать спрос на будущую продукцию;

* создавать благоприятное общественное мнение о продукции и компании;

* выставлять чувствительную информацию средствами мультимедиа в нужное время;

* вовремя отвечать на запросы и вопросы клиентов и сторонних лиц;