Основи теорії менеджменту

Відтак, на управління впливають різні ситуаційні моделі і роблять його рухливим та гнучким.

Управлінська ситуація -- прояв конкретної дійсності, яка впливає тепер або буде впливати у майбутньому на функціонування організації, на досягнення поставлених цілей. Складові управлінської ситуації: інтелект керівника, ресурси організації (кадри, час, фінансування і т. ін.), можливості зовнішнього середовища.

Перш ніж шукати рішення, необхідно визначитись із ситуацією. Існує безліч лікувальних засобів від одного захворювання. Майстерність, а не тільки знання дають можливість лікареві дібрати відповідний засіб для кожного хворого. Тому вміння розв'язувати ситуацію (тобто враховувати безліч фактів і факторів, суджень, думок, послухати внутрішній голос і зазирнути в книгу з психології, перевірити інформацію і т. ін.) -- це теж один із проявів майстерності керівника. Ситуації! не може бути такою, як минулого року в сусідній організації. «На війні немає незмінної ситуації, як у води незмінної форми» (Сюн Цзи). Тобто все тече, все змінюється і не повторюється. «Не можна двічі увійти в одну й ту ж річку».

Приклад ситуації

Досвідчений педагог, якому запропонували працювати за новою технологією (програмою, підручником тощо), звернувся до директора із проханням підвищити зарплату. У разі незгоди він пообіцяв звільнитися.

Запропонуйте 5--7 варіантів рішення.

Найбільш типовими будуть:

• підвищити зарплату;

• звільнити;

• пообіцяти, але спробувати відтягнути реалізацію обіцянки в часі;

• запропонувати оформити разову матеріальну допомогу;

• повернути до попередніх умов роботи;

• продовжувати умовляти;

• представити до премії тощо.

Що дає цей приклад? По-перше, ми пересвідчились, що не може бути одного рішення. По-друге, ми не знаємо ні мети впровадження інновації, ні мети керівника, ні мотивації вчителя. Ми також не знаємо можливостей фінансування, часу, кадрів і т. ін. Тобто ситуації! настільки умовна, що можна тільки вчитись моделювати рішення. Іншими словами, навіть якщо задіяти п'ять критеріїв вибору рішення: правовий, економічний, морально -психологічний, перспективи розвитку організації та авторитету влади,-- можна визначитись лише із умовно правильними рішеннями керівника, але не оптимальними.

Щоб реально розв'язати ситуацію, треба знати конкретні нюанси її перебігу і проявити майстерність як інтеграцію наукових знань та практики управління. Усі рішення ситуації будуть мати як позитивні, так і негативні наслідки. Баланс позитиву і негативу визначає цінність рішення. Найвище управлінське мистецтво пов'язане із умінням керівника моделювати вірогідні ситуації, прогнозуючи таким чином силове поле розвитку організації, заздалегідь готуватись до проблем, уникати їх, робити менш складними.

Системний підхід

Концептуальною основою сучасного менеджменту є системний підхід. Сутність системного підходу полягає у системному баченні дійсності, усвідомленні всього оточуючого як системи систем. Кожен складний предмет розглядається як система. До основних ознак систем відносять:

• наявність мети -- цілеспрямованість;

• наявність складових елементів, компонентів, частин, з яких утворюється система;

• наявність функціональних завдань кожного елементу, які не дублюються;

• наявність зв'язків між елементами структури;

• енергетика системи, за рахунок якої вона діє; керованість та самоке рованість;

• зв'язки із зовнішнім середовищем;

• наявність у системі як цілісності таких властивостей, які відмінні від властивостей її окремих елементів.

Властивості систем:

• цілісність (внутрішня єдність усіх компонентів системи);

• сумісність (або несумісність) з іншими системами;

• стабільність (стійкість зворотного зв'язку);

• адаптація (пристосування до навколишнього середовища);

• здатність до самовдосконалення.

Характеристики великих систем (за А. Большаковим) [5]:

1. Неадитивність означає, що ефективність діяльності системи коливається в часі, не завжди дорівнює алгебраїчній сумі ефектів частин, які до неї входять.

2. Емерджентність означає відсутність збігу цілей організації та цілей її складових систем.

3. Синергічність означає односпрямованість дій, інтеграцію зусиль у системі, що призводить до збільшення результативності діяльності.

3. Мультиплікативність буває позитивною та негативною й означає керовані дії або стихійні процеси, спрямовані на збільшення ефективності системи.

4. Реконструкція системи (+) -- ускладнення організаційної структури (-) -- удосконалення управлінського апарату (+) -- бюрократичні зволікання (-).

5. Стійкість (стабільність) забезпечується ускладненням або спрощенням організаційної системи.

6. Адаптивність означає здатність пристосовуватись до нових умов зо - внішнього середовища.

7. Централізованість (керованість) означає управління із певного центру, коли усі складові системи керуються цими командами.

8. Відокремленість означає прагнення системи до ізольованості, авто - номності.

9. Сумісність слід розуміти як взаємопристосування частин системи.

10. Встановлення зворотного зв'язку означає те, що інформація, ресурси з виходу системи після аналітичної обробки знову потрапляють на вхід цієї ж системи.

Закони розвитку систем

1. Закон досягнення цілей. Забезпечує перехід системи до якісного нового стану.

2. Закон нехтування революції. У разі його порушення порушується і стабільність системи, вона руйнується.

3. Закон еволюційного поштовху. Зумовлює ефективний прискорений розвиток системи.

4. Закон домінування асиметрії. Забезпечує умови стабільності та виживання під час несприятливих умов.

5. Закон критичної маси органу управління. Доцільність та ефективність системи існує до тих пір, поки маса органу управління буде на два порядки менше маси керованої системи.

Системний підхід остаточно сформувався тільки у 50-ті роки XX століття, хоча його поодинокі ідеї використовувалися ще К. Марксом, Д. І. Менделєєвим,

Ч.Дарвіном та іншими вченими-дослідниками. Неоціненний внесок у розвиток цього напрямку методології наукового пізнання зробили Л. Ф. Берталанфі та Н. Вінер.

З середини минулого століття системний підхід почав розглядатись як методологічна основа управління, у тому числі й освітнього. Він дозволяє розглядати, по-перше, школу як систему, а по-друге, представити у вигляді системи управлінську діяльність. Цим проблемам присвячено багато науково- методичних досліджень та розробок Г. В. Єльникової, Ю. А. Конаржевського, В. С. Пікельної та багатьох інших вчених-освітян. Концепція системного підходу практично реалізується керівниками навчальних закладів.

Педагогічна система визначається як певна сукупність взаємопов'язаних структурних та функціональних компонентів, які підпорядковані цілям освіти, навчання та виховання дітей. Вона характеризується такими ознаками, як: відкритість, складність, соціальна природа, динамічність, цілеспрямованість, цілісність. Уміння керівника управляти школою як системою дозволяє бачити її в цілому, комплексно, а відтак значно простіше визначити перспективи, стратегії, рівень цілісності. Реальною перевагою системного підходу є можливість спостерігати за окремими підсистемами, помітити їхні слабкі місця, низький рівень розвитку та внести своєчасну корекцію. Пізнання школи з різних аспектів дозволяє поглиблювати знання про неї та обирати відповідні методи управління.

Управління як система являє собою модель, у структурі якої виділяють наступні чинники:

1. Мета управління та її декомпозування.

2. Завдання управління.

3. Принципи керівництва.

4. Функції управління.

5. Технології, методи, механізми, прийоми управлінської діяльності.

6. Організаційна структура управління.

7. Системний підхід до діяльності:

• інформаційне забезпечення управління;

• своєчасна реакція на інформацію, «профілактичне регулювання»;

• цілепокладання та цілеспрямування діяльності;

• прийняття управлінського рішення;

• діяльність з метою реалізації усього управлінського циклу, а не поодиноких функцій;

• створення систем: система аналітичної діяльності, система планування, система організаційно-координаційної дйільності, система контролю, система управління розвитком закладу освіти тощо;

• застосування програмно-цільового підходу до управління: мета -- діяльність -- результат;

• технологізація, алгоритмізація, раціоналізація діяльності;

• культура управління.

8. Результати управлінської діяльності.

Таким чином, оволодіння системним підходом є підґрунтям ефективності управління закладом освіти.

Розглянуті концепції управління (процесуальна, ситуаційна та системна) не виключають одна одну. Вони доповнюють, розширюють можливості управлінської діїїльності в цілому. Скоріше, вони важливі для формування світоглядної позиції керівника та свідомої організації управління закладом освіти. Ці концепції мають стійкі тенденції розвитку, вдосконалення й оновлення як засобами цілеспрямованого наукового дослідження, так і шкільної практики.

Вивчення концептуальних засад управління є обов'язковим під час навчання на факультетах менеджменту та курсів підвищення кваліфікації в установах післядипломної освіти. Воно повинне входити до самоосвітніх програм керівників сучасних шкіл та сприяти підвищенню управлінської культури.

М. М. Мартиненко вивів формулу менеджменту [38]:

МЕНЕДЖМЕНТ = управлінська діяльність Х її ефективність

Студенти магістратури зі спеціальності «Управління навчальним закладом» під час практичного заняття теж вивели формулу ефективності менеджменту: «Формула успішного управлінця дорівнює сумі аналізу, планування, організації, регулювання та контролю, помноженій на особистість та піднесення до ступеня творчості».

Система методів управління

Метода управління -- це сукупність способів здійснення функцій управління, які забезпечують досягнення встановлених цілей та результатів. Система методів, обраних керівником, впливає на:

а)якість системи управління в цілому;

б)якість керованої організації та показників діяльності.

Відтак, важливо удосконалювати та оновлювати арсенал методів управління.

Класифікація методів управління

1. Методи організаційно-стабілізуючого впливу:

• регламентування -- розподіл функцій, обов'язків повноважень;

• нормування -- встановлення норм робіт, чисельності персоналу, витрат;

• інструктування -- уточнення завдань; ознайомлення з обставинами, особливостями діяльності;

• оргпроектування -- розробка проектів раціоналізації дйгльності, структури організації і тому подібне.

2. Методи організаційно-технологічного впливу (для встановлення взаємодії, узгодження дйільності, зусиль):

• планові;

• програмні;

• мережеві;

• алгоритмічні.

3. Методи організаційно-розпорядницького впливу:

• розпорядження;

• вказівка;

• наказ;

• директива.

4. Методи рішення функціональних задач:

• методи аналізу;

• методи планування;

• методи організовування;

• методи контролювання;

• методи регулювання та коригування.

5. Методи творчої праці:

• «мозкова атака»;

• дискусія;

• метод сценаріїв;

• методи ділових, імітаційних та інших ігор

6. Соціально-психологічні методи управління:

• заохочення;

• переконання;

• критика;

• навіювання;

• пропаганда й агітація;

• метод «мовних трюків»;

• особисті приклади;

• бесіди.

7. Методи самоуправління:

• планування професійної кар'єри;

• самоорганізація;

• рефлексія;

• саморегуляція;

• самоменеджмент;

• методи психічного захисту (самовладання, самозаспокоєння). Моделювання в системі методів управління

Стиль керівництва перебуває у тісній взаємодії із методами. Він опосередкований індивідуальними властивостями керівника. Метод і стиль можна порівняти з нотами та манерою виконання музичного твору: ноти єдині для всіх, але кожний виконавець трактує твір по-своєму.

У системі методів управління можлива заміна одного методу іншим, застосування різних форм реалізації методу, тобто моделювання. Вибір методів управління залежить від:

• рівня знань та умінь (керівника);

• ступеня досвіду;

• особистих характеристик керівника;

• домінуючого стилю управлінської поведінки;

• ступеня сформованості колективу організації;

• рівня професіоналізму колективу;

• матеріально-технічних, фінансових можливостей організації тощо.

Самі по собі методи управління не можуть бути оптимальними поза

конкретних умов.

Під час їх вибору необхідно:

• чітко окреслити проблему і встановити необхідність управлінського впливу;

• здійснити моделювання в системі методів, провівши пошук методів, адекватних проблемі;

• відокремити альтернативні методи та порівняти їх ефективність

(можливість і наслідки;

• зіставити обрані методи з умовами, що склалися (час, ресурси, мікроклімат, можливості, уміння тощо);

• обрати оптимальний метод.

Система методів управління безпосередньо впливає на якісні показники управління та діяльності організації.

Закони і принципи менеджменту

Логіка викладу матеріалу

• Закони управління

• Принципи управління

Закони управління є основою для створення та функціонування організації; вони фіксують єдність різних явищ, здобувають прояв у діяльності людини та завжди об'єктивні. Закони управління повинні відповідати певним вимогам (за М. М. Мартиненко), як-от:

• відображати загальні стійкі залежності в організації;

• бути об'єктивною основою, що відображає структуру і зміст управління;

• здійснювати вплив на всі сфери управлінської діяльності;

• бути інваріантними щодо будь-яких організацій.

Існують різні підходи до виокремлення законів управління. Розглянемо декілька з них.

Давньокитайський полководець Сунь Цзи ще у VI ст. до н. е. написав «Трактат про воєнне мистецтво». Він змальовує мистецтво перемагати без битв та крові, сутність якого полягає у розробці стратегії нападу, що вже сама по собі виключає будь-який опір. Учений висуває Закон: тверде та пусте. Твердість -- це перевершеність, пусте -- слабкість. Полководець радить відкинути пусте, а управляти, спираючись на тверду опору.

В управлінні тверде -- це сам керівник, його репутація, управлінська інформація, команда однодумців, ресурси. Пусте -- це невпевнений у собі керівник, неперевірена інформація, робота абияк, недисципліновані та не віддані справі працівники, «підмочена» репутація, недостатні ресурси.

Коментуючи цей закон, В. К. Терентьєв пише: «Як у математиці добуток мінуса на плюс дає мінус, так і в управлінні комбінація твердого та пустого дає пусте» [60]. Тому до управління не можна бути готовим «в принципі», «мабуть», «в основному». Бо діяльність буде «пустою». Чому? Тому що там, де тонко, обов'язково розірветься. Далі автор розвиває думку з приводу надійності твердого: «Чи можна побудувати дім без фундаменту? Можна.

Тільки жити в цьому будинку буде небезпечно і незручно. То двері заклинить, то підлогу перекосить, то стіни потріскаються, то дах поїде. Ніякий ремонт не допоможе. Врешті-решт, все на голову впаде. Єдиний правильний шлях -- почати будівництво будинку із закладення надійного фундаменту. Тільки потім можна нарощувати поверхи». Так і в управлінні: ніяка справа не вийде, якщо немає міцного фундаменту.

Пустота завжди чимось заповнюється. Революції робляться не голодними людьми, а тими, хто створює пустоту у своїй діяльності. Вона заповнюється новими ідеями, проектами інших претендентів на керівну посаду.

Закони менеджменту, які закладено у Типову програму курсу «ОМ»

1. Закон відповідності систем цілям.

2. Закон відповідності організації зовнішньому середовищу.

3. Закон інерції управління.

4. Закон економії часу.

5. Закон гнучкості (елективності) систем.

6. Закон постійного удосконалення систем.

Закони, які визначають О. Є. Кузьмін, О. Г. Мельник

1. Спеціалізація управління.

2. Інтегр ація упр авління.

3. Оптимального об'єднання.

4. Централізація та децентралізація управління.

5. Демократизація управління.

6. Економія часу в управлінні.

7. Закон пропорціонального розвитку систем управління.

Закони менеджменту за М. М. Мартиненко [38].

1. Закон спільних цілей: ефективна спільна діяльність людей в організації можлива лише за наявності спільної мети.

• Люди створюють організації та координують свою діяльність, щоб досягти спільної мети, тобто кінцевих результатів.

• Чим складніші цілі, тим більше людей бере участь в їх досягненні.

• Колективна праця буде ефективною тільки за умов, що результати задовольняють кожного.

• Спільні цілі діяльності визначають необхідні ресурси, засоби, види діяльності.

• Необхідність досягнення спільних цілей діяльності визначає сенс іс - нування управління.

2. Закон розподілу праці: цілі організації досягаються колективною працею суб'єктів та об'єктів управління.

• Закон відображає сутність менеджменту як виду діяльності.

• Складність процесу управління організацією зумовлює виокремлен - ня функцій менеджера.

• Кожна функція відображає певний вид управлінської діяльності, але всі вони об'єднані єдиним процесом управління.

3. Закон зовнішнього доповнення: організація повинна мати потенціал, який здатний компенсувати непередбачувані зовнішні впливи.

• Підсилення впливу факторів зовнішнього середовища ініціює внутрішні потенційні можливості.

• Оскільки зовнішні впливи мають постійний характер, то й удосконалення організації повинне бути постійним.

• В умовах змінюваного середовища організація набуває якості зберігати свої властивості, спадковість та наступність, стабільність.

4. Закон інерції:ефективність діяльності організації забезпечується

інформацією внутрішнього та зовнішнього середовища про результати цієї діяльності.

• Інерційність організації забезпечується складом її елементів, їх ціліс - ністю та здатністю взаємодіяти.

• Зовнішні зв'язки організації надають інформацію про досягнення ор - ганізацією результатів та необхідність подальших дій.

• Закон здобуває прояву у процесах самоорганізації, удосконалення та адаптації.

5. Закон економії часу: пов'язує використання певного часу з отриманим результатом.

• Менеджмент організації повинен бути сформований таким чином, щоб на отримання результатів було витрачено мінімум часу.

• Закон економії часу вказує на залежність виробництва від якості ро - бочої сили, умов, форм організації та мотивації праці.

Принципи менеджменту

Принципи -- це ознаки будь-якої науки, зокрема й управління. Принципи управління слід розуміти як загальновизнані положення, яких необхідно дотримуватись у процесі управлінської діяльності.

Принципи -- це основні правила, що розкривають дії об'єктивних законів, за якими повинна ефективно функціонувати організація. Принципи відображають різні сфери діяльності організації та управління нею. Вони є підґрунтям для правильного розуміння взаємодії між людьми, виробничими процесами, осмислення цілей та результатів діяльності організації.

Термін «принципи управління» вперше увів у науковий обіг Ф. Тейлор у праці «Принципи наукового управління». Майже за 100 років розвитку науки менеджменту з'явились різні класифікації принципів управління. Умовно ці принципи можна розподілити на дві групи:

1) загальні принципи відображають основні тенденції та закономірності розвитку організації, закладають основу теорії управління;

2) специфічні принципи, які відбивають особливості організації, управлінської технології тощо.

Загальні принципи повинні відображати положення, які розповсюджуються на організації різних типів; відповідають законам розвитку природи, суспільства та менеджменту; об'єктивно відображають сутність реальних процесів управління; визнаються суспільством як керівні. До загальних принципів можна віднести такі:

• компетентність: володіння знаннями, уміннями та досвідом, які необхідні

для виконання посадових повноважень;

• гуманність: благородна моральна мотивація своєї поведінки, прагнення

викрити в людях кращі якості;

• ортобіотичність: усвідомлення самооцінки власного життя, оптимізм;

• інноваційність: прагнення до пошуку, раціоналізації, здатність до ризику;

• прагматизм: робота на результат, раціональне використання часу, умов.

М. М. Мартиненко пропонує звернути увагу управлінців до наступних принципів [38]:

1. Принцип цілеспрямованості

Мета функціонування організації зумовлює наявність власне процесу управління. Сутність менеджменту криється в досягненні цілей організації. Вихідним пунктом менеджменту є необхідність постановки спільної мети для організації в цілому та для групи людей, які працюють спільно.

2. Принцип врахування інтересів

Не тільки цілі організації визначають ефективну діяльність людини, а й її інтереси. К. Маркс справедливо наголошував, що людина діє заради певних своїх потреб. Поведінка людини в організації є наслідком складної взаємодії цілей, потреб та інтересів. Відтак, ефективним буде досягнення спільної мети тільки за умов задоволення потреб конкретних людей.

3. Принцип ієрархічності

Згідно з цим принципом, усі складні організації розглядаються як ба - гаторівневі. Спеціалізований труд потребує виконання різних ролей та досягнення різних цілей, передбачає координацію, що й зумовлює ієрархію в управлінні. Принцип ієрархічності визначає характер відносин між суб'єктами та об'єктами управління.

4. Принцип взаємозалежності

Усі елементи та фактори в організації взаємопов'язані. Тому зміни, які відбуваються в одному з них, викликають реакцію змін в інших елементах. Особливу увагу належить приділяти факторам зовнішнього середовища. Організації! змушена постійно реагувати на ці фактори та зберігати стійкий стан.

5. Принцип динамічної рівноваги

Потенціал організації повинен перебувати в динамічній рівновазі із факторами зовнішнього середовища. Організаціїя повинна швидко змінювати свій стан згідно з вимогами різних чинників, а саме: нові технології, наукові дослідження, соціальні замовлення, політико-правові умови, соціально- економічні компоненти, освітньо-культурні тенденції тощо. Повільна реакціїя на зовнішні подразники порушує стійкість організації, провокує її нестабільність, призводить до низьких результатів діяльності.

Поняття управлінського циклу та функцій управління

Логіка викладу матеріалу

• Поняття технології, процесу управління та управлінського циклу

• Поняття функцій управління

• Аналітична діяльність

• Планово-прогностична діяльність

• Організовування як функція управління

• Контрольно-оцінювальна діяльність * Регулювання та корекція

Технологія -- це знання та застосування спеціальних засобів, процедур і операцій, які дозволяють поетапно організувати певні дії і власне діяльність у цілому та отримувати, як підсумок, потрібні результати. Технологія управління визначається як такий спосіб поведінки та дій керівника, дотримуючись якого можна реалізувати цілі управління оптимальним чином.

Технологія управління -- це управлінський процес, цикл. Він складається із окремих елементів (видів діяльності). Якщо уявити цей цикл як ланцюг, то стає зрозуміло, що всі ланки у ньому пов'язані між собою, послідовно змінюючи одна одну Що відбувається з кораблем, якщо якась ланка не витримує і якірний ланцюг рветься? Він гине, бо його відносить до океану або розбиває об скелі. Те ж саме й зі справою, якщо управлінський цикл розірветься.

Процес -- це сукупність послідовних дій, які заперечують досягнення певних результатів. На його основі виник процесуальний підхід, який став значною віхою у розвитку управлінської теорії та практики. На думку Анрі Файоля, якому належить авторство концепції, процес управління складається з п'яти основних функцій: передбачення (встановлення мети), планування, організації, розпорядження та координації і контролю. Однак, ці види дйільності розглядались як незалежні один від одного. На противагу цьому сучасна наука вважає ці функції взаємопов'язаними.

У науковій літературі, яка висвітлювала різні аспекти процесуального підходу, за майже вікову історію представлено різноманітні визначення поняття «функції». Вони відбивають і зміст, і мету, і сутність управлінської діяльності. їхні автори спирались на різні принципи та підходи до менеджменту. Так, цим поняттям позначали основні види діяльності керівника, обов'язки, сукупність цілей, стадії процесу управління, коло завдань посадової особи тощо.

З огляду на те, що єдине розуміння терміна «функції» відсутнє, немає і їх загальної класифікації. Проте більшість авторів схильні виокремлювати загальні (основні, операційні) функції, які засвідчують циклічність діяльності. Таких функцій налічується понад двадцять. Серед них Б. А. Гаєвський називає: передбачення, контроль, планування, аналіз, координацію, програмування; В. Г. Афанасьев -- організацію, контроль, рішення, регулювання; М. М. Поташник -- організацію, контроль, планування, керівництво; Ю. К. Конаржевський -- аналіз, планування, організацію, контроль, регулювання; М. Мескон -- планування, організацію, мотивацію, контроль; М. М. Мартиненко -- планування, організовування, регулювання, облік, контроль, аналіз та стимулювання; Г. Десселер -- планування, організовування, контроль, управління персоналом та керівництво; Д. Адаїр -- планування, організацію, встановлення завдань та інструктаж, оцінка роботи, мотивація; І. А. Юргутіс та 1.1. Кравчук -- планування, організацію, контроль та мотивацію тощо.

Автори вважають, що кожна із цих функцій має своє місце в загальній системі циклу, виконує тільки їй єдиній притаманну роль і не може бути ігнорована без ризику припустити диспропорції в управлінській діяльності.

Глибокий аналіз наукової літератури з питань управління (як педагогічного, так і соціального та виробничого), спостереження за роботою керівників навчальних закладів, безпосередня тривала робота у адміністративному апараті дали можливість визначитись із поняттям «функції управління» та класифікувати їх. На нашу думку, функції -- це основні види діяльності, які утворюються шляхом зведення однотипних видів робіт, що виконує керівник, до більш загальних та поєднуються однаковою цілеспрямованістю.

Функція управління повинна мати:

• предмет діяльності;

• способи діяльності;

• відносини під час управлінської діяльності;

• результати управлінської діяльності.

Функція управління -- це вид управлінської діяльності. Основними критеріями, які дозволяють виокремити діяльність у функцію, вважаються наступні:

1. Специфічність мети діяльності, яка має відносно самостійне значення. Саме самостійність, особливість, відмінність мети зумовлює всі інші критерії функції.

Приклад. Мета функції планування полягає у визначенні перспектив, прогнозуванні кінцевих результатів, шляхів їхнього досягнення.

Мета функції організовування полягає у визначенні ролі кожного у досягненні цілей діяльності, встановленні строків, доборі адекватних методів діяльності, забезпеченні ресурсами досягнення прогнозованих результатів.

2. Характер даного виду діяльності. Це об'єктивно необхідний критерій, що ґрунтується на таких показниках:

а)без цієї діяльності управління не буде якісним, повноцінним;

б)без цієї діяльності не будуть досягнуті цілі управління;

в)без цієї діяльності не буде завершеним (замкненим) управлінський

цикл.

Приклад. Уявімо, що із управлінського циклу вилучили якусь одну функцію, скажімо, планування. Що відбувається в такому разі? Керівник зібрав інформацію, здійснив її глибокий аналіз, сформулював проблему і далі почав відразу визначати виконавців, встановлювати терміни. Вже на етапі контролю стане зрозумілим, що ефективність діяльності є дуже низькою, оскільки не було чітких цілей, завдань, не розроблені плани виконання робіт з урахуванням наявних ресурсів. А далі необхідно левову частку управлінської діяльності приділяти регулюванню, корекційній роботі, що зробить управління реактивним, тобто керівник буде зо зосереджувати увагу не на прогнозованому розвитку, а на виправленні вже наявних недоліків.

3. Однорідність операцій, що формують зміст виду діяльності. Дії, форми, методи, результати, функції об'єднуються однаковою цілеспрямованістю, характерною для даного виду діяльності.

Приклад. Аналіз роботи персоналу, діяльності навчального закладу, роботи конкретного вчителя, власної роботи тощо наповнюють змістом функцію аналізу. Мета, форми, методи аналітичної діяльності будуть мати

відмінності залежно від об'єкта аналізу, але в межах функції.

Порівняйте: оперативний аналіз роботи персоналу та оперативний аналіз діяльності навчального закладу; застосування методу «силового поля» для аналізу роботи вчителя і власної діяльності.

4. Специфіка структури функції. Різні дії, операції, що складають види діяльності, пов'язані між собою. Характер зв'язків, особливості структури функції зумовлюються особливостями та цілями певного виду діяльності.

Приклад. У схематичному варіанті функцію планування можна пред - ставити як ланцюг:

5. Інтегративність функції. Це означає, що, незважаючи на певну відносну самостійність, своє призначення вона може реалізувати повною мірою тільки за умов тісної взаємодії із іншими функціями.

Приклад. Сама по собі функція не має сенсу. Наприклад, функція контролю стає актуальною тільки в умовах повного управлінського циклу. Призначення контролю полягає у відстеженні стандартів, норм, правил. Вони закладаються на етапі функції планування. їх потреба визначалась під час аналізу. На етапі організації стандарти втілювались у життя. На етапі регулювання буде відбуватись уточнення, удосконалення за наслідками контролю.

6. Наскрізний характер виду діяльності засвідчується обов'язковою присутністю функції під час виконання будь-яких управлінських завдань, робіт на різних етапах управлінського процесу. Може змінюватись обсяг виду діїїльності, але об'єктивно незмінним залишається цільове призначення функції.

Приклад. Універсальність управлінського циклу полягає саме в тому, що всі види робіт необхідно здійснювати за його допомогою. Вилучення певної функції відразу знижує ефективність діяльності. Що б не робив керівник, але кожна функція управлінського циклу більшою чи меншою мірою повинна бути присутньою.

Кожна функція (як вид діяльності) теж буде реалізуватись за допомогою управлінського циклу (рис.5).

Рис. 5. Реалізація функції планування за допомогою циклу

Так, підчас планування керівник аналізує, власне планує (розробляє план, приймає рішення), організовує, контролює, регулює.

7. Системний зміст. Той чи інший вид діяльності має право бути функ - цією, якщо він укладається в поняття системи.

Приклад. Ознаками функції аналізу як системи є:

• мета;

• структура підсистеми та елементи, які наповнюють функцію;

• функція призначення та завдання кожного елементу функції;

• зв'язки між структурними елементами;

• керованість та самокерованість;

• зв'язки з іншими функціями;

• результати цього виду діяльності.

Загальні функції управління, послідовно змінюючи одна одну, утворюють управлінський цикл (рис. 6).



Рис. 6. Управлінський цикл

Кожна окрема функція має глобальну та конкретну мету. Глобальна мета збігається з метою управління в цілому (забезпечення оптимального функціонування та розвитку соціально-педагогічної системи), а конкретна мета пов'язана із завданнями, які керівник розв'язує на певному етапі управлінського циклу. Групу загальних функцій, на нашу думку, складають такі: аналітико-прогностична, планування, організаційно-координаційна, контрольно-оцінювальна, регулятивно-корекційна. Саме вони утворюють універсальний управлінський цикл, порушення якого призводить до зниження ефективності діяльності.

Аналітико-прогностична функція спрямована на аналіз управлінської інформації, визначення проблем, встановлення закономірностей і тенденцій розвитку окремих явищ, причинно-наслідкових зв'язків, об'єктивну оцінку ситуації, складання прогнозу та моделювання майбутнього.

Планування -- це функція управління, сутність якої полягає у визначенні перспектив, цілей та шляхів їхнього досягнення. Умовну модель функції можна представити як ланцюг: місія -- генеральна мета -- стратегічні цілі -- цілі- напрямки -- тактичні цілі -- цілі-завдання -- комплекс заходів -- прогнозовані результати.

Сутність організаційно-координаційної функції управління полягає у визначенні місця і ролі кожного члену колективу в процесі досягнення поставлених цілей та реалізації планів. Ця функція визначає суттєві зв'язки між людьми, задачами та роботою; вона дозволяє інтегрувати та координувати всі наявні ресурси (час, кадри, матеріально-технічні, фінансові).

Контрольно-оцінювальна функція управління забезпечує моніторинг досягнення цілей. Сучасне тлумачення функції пов'язане з порівнянням стандартів, норм, планів та реального стану явища. Контроль втратив свою авторитарно-бюрократичну сутність. Він здобуває нового забарвлення: гуманістичний характер, оптимістичність, навчально-методична спрямованість, гласність та інформаційна достатність. На другий план відходять перевірки з кількісними оцінками, які замінено на самоатестацію. Більше уваги приділяється кінцевим результатам та їх якості.

Регулювання -- це функція управління, сутність якої полягає в коригуванні наслідків контролю. Ця функція дозволяє підтримувати систему організації на оптимальному рівні, упорядковувати всі підсистеми, не припускати надмірного реактивного управління (за наслідками, за відхиленнями).

Позитивним у підході до класифікації функцій управління з позиції управлінського циклу перш за все є те, що вони подані у певній системі, висвітлена операційна (технологіча) сторона процесу управління. Проте загальні функції продовжують оновлюватись, удосконалюватись. Пропонуємо розглянути функції управлінського циклу.

Аналіз як функція управління

Аналіз як функція управління спрямований на визначення ефективності діяльності організації, причин відхилень від норм та визначення перспектив розвитку.

Завданнями аналізу є:

• визначення та оцінка критеріїв і показників прогнозування результатів;

• оцінка «силового поля» (сприятливих та несприятливих факторів) діяльності;

• змалювання внутрішнього та зовнішнього середовища організації;

• оцінка потенційних можливостей, ресурсів;

• підготовка та узагальнення аналітичних даних для прогнозованого роз - витку організації.

Основні види аналізу

1. Оперативний аналіз, що ґрунтується на даних первинного надходження інформації.

2. Поточний аналіз, що ґрунтується на результатах та показниках певних планових та звітних періодів. Ефективність діяльності оцінюється шляхом зіставлення отриманих результатів із плановими.

3. Перспективний аналіз, який передбачає вивчення можливостей

стратегічного розвитку організації, реалізації стратегічного управління. Зміст перспективного аналізу:вибір із числа альтернативних та

формулювання місії і генеральної мети організації; визначення цілей подальшої діяльності.

Аналітична діяльність укладається у певну систему та передбачає етапність реалізації.

Перший етап. Ознайомлення з предметом аналізу

• Відбір достовірних фактів із статистичних даних, інформації із різних джерел.

• Систематизація відібраних матеріалів, їх групування, класифікація.

• Відбір релевантної управлінської інформації (необхідної та достатньої).

• Змалювання предмета аналізу в цілому.

На цьому етапі визначається мета аналізу, формується загальне уявлення про предмет аналізу, окреслюються його контури, створюються умови для об'єктивної оцінки.

Другий етап. Змалювання предмета аналізу як системи

• Розчленування предмета аналізу на відносно самостійні складові.

• Характеристика кожної складової.

• Встановлення зв'язків між складовими та ступеня взаємовпливу.

• Виявлення умов, внутрішніх та зовнішніх впливів на предмет аналізу.

• Змалювання предмета аналізу як системи.

На цьому етапі необхідно представити предмет аналізу як систему, яку утворюють певні компоненти. Змалювання характеру кожного компоненту та взаємодії між ними дають підстави для більш глибокого розуміння предмета аналізу.

Третій етап. Встановлення причинно-наслідкових зв'язків

• Вияв факторів-причин.

• Встановлення найбільш значущих та впливових факторів.

• Визначення зв'язків між причинами та наслідками.

• Узагальнення даних аналізу.

Для уникнення поверховості аналізу на цьому етапі необхідно зосередити увагу на еволюційних причинах та на процесі розвитку предмету аналізу, що зумовили його теперішній стан.

Четвертий етап. Підсумковий

• Формулювання змістовних висновків щодо існуючого стану предмета аналізу.

• Визначення шляхів розв'язання проблем.

• Розробка пропозицій та рекомендацій.

• Прогнозування подальших дій.

Цей етап створює умови для узагальнення, висновків, прогнозу та моделювання майбутнього стану предмету аналізу.

Вимоги до аналізу

• Логічна послідовність.

• Аргументованість.

• Порівняння із попередніми даними.

• Точність та об'єктивність оцінок.

• Доказовість висновків.

• Застосування наочного (таблиці, графіки, схеми тощо) та фактичного матеріалу (приклади, факти, цифри тощо).

• Педагогічна обґрунтованість пропозицій та рекомендацій.

Функція аналізу пов'язана насамперед із обробкою інформації і виділен - ням з неї релевантної, тобто необхідної та достатньої для прийняття управлін - ського рішення, планування подальшої діяльності. Інформація -- це основа процесу управління. Без неї не можна сформулювати проблему, правильно оцінити ситуацію, визначити цілі управління та прийняти рішення. Управління в широкому розумінні -- це процес перетворення інформації.

Завдання аналізу полягають у тому, щоб із різного роду розрізнених да - них, які відображають окремі явища і факти, скласти загальну, цілісну картину процесу, виявити притаманні закономірності і тенденції (В. Г. Афанасьев «Социальная информация и управление обществом»).

Безперечний зв'язок аналізу та планування. Схематично його представлено на рис. 7.

Інформація

Рис. 7. Зв'язок функцій аналізу та планування Методики аналізу

Методика побудови діаграми Ісікави («риб'ячий скелет»)

1. Сформулюйте проблему. Запишіть її в «голові риби».

2. Сформулюйте 4--6 основних шляхів (напрямів) її вирішення. Позначте їх на «скелеті риби».

3. За кількостю визначених шляхів сформуйте творчі групи.

4. Кожна група працює над способами реалізації свого шляху, визначає їх на «кістках риби».

5. На підставі аналізу проблеми всіма групами, обговорення і визначення способів її розв'язання будується діаграма Ісікави.

6. У «хвості» риби фіксуються прогнозовані результати.

Головним правилом заповнення діаграми є рух від загального до кон - кретного.

Методика SWOT

Необхідно побудувати матрицю SWOT (від англ, слів: сила, слабкість, можливості, загрози) (табл.3).

Таблиця 3 Матриця SWOT

	Потенційні можливості організації	Загрози для організації
Сильні сторони	1.	1.
	2.	2.
	N	N
Слабкі сторони	1.	1.
	2.	2.
	N	N

Мета такого позиціювання -- розглянути всі можливі комбінації і виокремити ті, які будуть ураховані під час розробки стратегії.

Методика вивчення можливостей

Необхідно побудувати матрицю, у якій слід визначити вплив можливостей (табл. 4).

Таблиця 4Вивчення можливостей організації

	Сильний вплив	Помірний вплив	Незначний вплив
Висока можливість	ВС	ВП	ВН
Середня можливість	СС	СП	СН
Низька можливість	НС	НП	НН

Якщо можливості випали на поля ВС, ВП та СС, обов'язково використайте. Можливості на полях СН, НН, НП не заслуговують на увагу. Можливості на полях НС, СП,ВН можуть використовуватись за умов наявності достатніх відповідних ресурсів.

Методика вивчення загроз

Необхідно побудувати матрицю, яка має таку структуру (табл. 5).

Якщо загроза виникає на полі ВР, ВК, СР, то її необхідно терміново й обов'язково ліквідувати. Якщо загроза випадає на поля ВВ, СКта НР, то її теж доцільно знешкодити. На інших полях загрози повинні бути уважно вивчені та знешкоджені у разі необхідності.

Таблиця 5Матриця для вивчення загроз

	Руйнування	Критичний стан	Важкий стан	Легкі перепони
Висока вірогідність	ВР	ВК	ВВ	ВЛ
Середня вірогідність	СР	СК	СВ	СЛ
Низька вірогідність	НР	НК	НВ	НЛ

Методика вивчення профілю середовища Виокремити значущі фактори. Оцінити їх у балах:

а)за важливість:

3 -- сильне значення;

2 -- середнє значення;

1 -- слабке значення.

б)вплив на організацію:

3 -- сильний вплив;

2 -- середній вплив;

1 -- слабкий вплив.

в)спрямованість впливу:

+1 -- позитивна спрямованість;

-- 1 -- негативна спрямованість.

Отримана інформація заноситься до таблиці та прораховується (табл. 6).

Таблиця 6Вивчення профілю середовища

Фактори	Важливість	Вплив	Спрямованість	Ступінь важливості
1. 2. N	А	В	С	Д=А х В х С

Ефективність аналітичної діяльності зумовлюється запровадженням системного аналізу. Системний аналіз -- це методика підготовки аналітичного обґрунтування управлінських рішень та досягнення поставлених цілей. Це сукупність процедур, які використовуються для вивчення складних проблем та об'єктів. Процес системного аналізу складається із різних взаємодіючих між собою аспектів:

Морфологічний аспект

Мета: виокремити складові елементи об'єкту аналізу, дати їм характеристику.

Структурний аспект

Мета: з'ясувати внутрішню організацію об'єкта, з'ясувати характер зв'язків між елементами, що його становлять.

Функціональний аспект

Мета: виявити значення кожного структурного елемента, ступінь впливу, характер зв'язків із зовнішнім середовищем, пояснити «інтегративний ефект» системи.

Генетичний аспект

Мета: з'ясувати походження, процес формування і розвитку проблеми, тенденції та закономірності, які є наявними на момент аналізу.

Аналіз ґрунтується на певній системі принципів -- вихідних положень, які доведені практикою, обґрунтовані теоретично, тому використовуються як аксіоми.

Науковості. Реалізується через застосування методів наукового пізнання, досягнень наукової думки, передового досвіду. Аналіз, здійснений на науковій основі, забезпечує науковий підхід до управління в цілому.

Об'єктивності. Передбачає визнання пріоритету об'єктивного у діалектичній єдності об'єктивного і суб'єктивного. Реалізація цього принципу забезпечує повну відповідність результатів та висновків фактичному стану справ.

Розвитку. Полягає у врахуванні послідовних кількісних та якісних змін у ретроспективі та перспективі. Дозволяє розглядати предмет аналізу в процесі виникнення, становлення та розвитку.

Системності. Передбачає вивчення окремих явищ з позиції системного підходу, що дає можливість визначити взаємозалежність окремих факторів, встановити причинно-наслідкові зв'язки.

Колегіальності. Цей принцип дозволяє охопити пріоритетні ланки діяльності організації через поєднання аналізу з самоаналізом усіх працівників. Реалізація цього принципу дає виховний ефект та створює мотиваційне підґрунтя для удосконалення діяльності.

Планування як функція управління

Концепція планування як функції управління ґрунтується на певному понятійному апараті.

Як зауважує М. Мартиненко, «планування -- це процеси вирішення комплексу задач, результати яких спрямовані на завчасне прийняття й оцінку взаємозалежної сукупності рішень для досягнення такого стану в майбутньому, який бажаний, але від якого не можна очікувати, що він настане сам по собі».

Вихідною ідеєю, що лежить в основі планування, є місія діяльності ор- ганізації. Місіїї -- основне призначення організації.

Мета -- запрограмований результат. Мета планування полягає у про - ектуванні уявлень, прогнозованих результатів розвитку організації.

Сутність планування як функції управління пов'язана із розробкою системи цілей (рис.8).

Рис. 8. Декомпозування мети

1. Цілі забезпечують спрямованість діяльності організації.

2. Цілі виправдовують існування організації, оскільки через них відбувається узгодження інтересів керівників, персоналу та суспільства.

3. Цілі регулюють поведінку людей: притягують до організації, обмежують, стримують бажання, дйільність.

4. Цілі виступають як основні мотиватори поведінки членів організації, задовольняючи їхні певні потреби.

5. Цілі зменшують невизначеність для всіх учасників трудової дйільності.

6. Цілі допомагають адаптуватись до зовнішнього середовища.

7. Цілі дають можливість організації порівнювати себе з подібними.

8. Цілі -- це інструменти управління, якщо вони визначені та чітко сформульовані, відомі усьому персоналу та прийняті до виконання.

Задачі -- це засоби для досягнення цілей.

Результат -- це конкретизована (умовно реалізована) мета. Як правило, має кількісний зміст.

Орієнтири -- це показники (характеристики, стандарти результату).

Мелвілл Бранч до переваг планового розвитку організації відносить такі чинники:

• планування змушує керівників прогнозувати, мислити перспективно;

• створює умови для чіткої координації зусиль;

• зумовлює встановлення показників діяльності та їх подальшого контролю;

• змушує більш точно визначати задачі та політику організації;

• робить організацію заздалегідь підготовленою до змін;

• унаочнює взаємозв'язок обов'язків усіх посадових осіб.

Види планування

Стратегічне планування -- це довгострокове комплексне планування. Воно можливе тільки за умов визначеної місії та сформованої системи цілей.

Тактичне планування передбачає визначення пріоритету цілей, що забезпечують реалізацію головних стратегій, визначення відповідних матеріальних, фінансових та людських ресурсів. Тактичне планування передбачає невеликі періоди часу (як правило, рік), вузький спектр задач. Цей вид планування розробляється з огляду на стратегію розвитку організації. Виконання тактичного планування забезпечується оперативним.

Оперативне планування (поточне, операційне) складають певні процедури, алгоритми, правила, інструкції, що дають можливість здійснювати певну діяльність.

Схематично планування можна представити у вигляді моделі (рис.9).

Етапи планування

І.Цілепокладання

1. Аналіз наявної інформації, вибір релевантной

2. Формування блоку проблем.

3. Постановка загальної мети та її декомпозування.

4. Визначення напрямків діяльності.

5. Постановка завдань

II. Планування дій та процесів

1. Визначення основних задач і заходів.

2. Встановлення взаємозв'язків між окремими видами діяльності.

3. Уточнення ролей, делегування повноважень для виконання кожного виду діяльності.

4. Оцінка витрат часу.

5. Визначення необхідних ресурсів.

6. Корекція планів після обговорення з виконавцями.

7. Виявлення та нейтралізація зон потенціальних проблем.

8. Вибір оптимальної форми плану.

9. Введення плану в дію.

III. Контроль за виконанням плану

1. Встановлення ступеня досягнення цілей.

2. Оцінка та аналіз діяльності та виконання плану.

3. Коригуючі заходи.

Продуктами планування є різного роду плани.

Різноманітність планів

1. За строками планування:

• стратегічні (довгострокові);



Рис. 9. Схема функції планування

• тактичні (оперативні).

2. За предметом планування:

• планування цілей;

• планування процесів;

• планування засобів;

• планування змісту.

Методи планування

1. Методи оперативного планування:

• метод послідовного опису подій (операцій);

• графічне планування;

• сіткове планування;

• робочий календар тощо.

2. Методи стратегічного планування:

• цільові проекти;

• програми розвитку;

• концепції;

• комплексно-цільові програми тощо.

Методики планування особистої праці керівника

Ефективність управлінської дйільності значною мірою залежить від правильного використання часу, раціонального планування особистої пра ці. Планування економить час. Так, на думку Л. Зайверта, 10 хвилин планування робочого дня дає економію двох годин.

Методика «АВС»

1. Закон Парето засвідчує, що за перші 20% робочого часу виконується 80% роботи. Тому починати робочий день необхідно з найбільш складних і важливих проблем.

2. Розподіл завдань за ступенем складності:

Відтак рекомендується:

1) відразу братись за найважливіші проблеми,

2) передбачити раціоналізацію і делегування завдань В,

3) передбачити часткове перенесення у строках завдань С, або відмова від них взагалі.

Методика «Альпи».

Планування робочого часу повинно відбуватися в межах 60 : 40, де 40% - резерв. Щоб розробити план згідно цього методу, необхідно:

1. Відповідно до форми плану записати все, що необхідно зробити.

2. Проти кожного виду роботи поставити реальний час, який потрібен для виконання завдань.

3. Підрахувати час, який необхідно витратити для виконання. Співставити з формулою 60:40 або з 8-годинним робочим часом - 5год. : 3год.

4. Якщо часу треба витратити більше, то доцільно ще раз перевірити завдання з точки зору їх важливості і відкинути або перенести зайві.

5. Ще раз підрахувати і співставити з формулою.

Так необхідно робити до тих пір, поки не буде досягнуте співвідношення. Способи корекції завдань:

- перенести на інший день (місяць),

- делегувати його виконання,

- скоротити час, коригуючи зміст роботи у бік зменшення,

- відкинути взагалі,

- виконати за рахунок збільшення робочого дня (Вітаю! Ви стали роботоголіком! Відтак, зверніть увагу на проблеми в сім'ї, з друзями, відпочинком, здоров'ям... - радить Ефективний Менеджмент )

Принципи планування.

1. Принцип системності реалізується через:

а)розробку плану як системи;

б)плануванні роботи організації як системи;

в)наскрізність планування: стратегічного, тактичного та оперативного.

2. Принцип соціальної обумовленості базується на узгодженні відносин організації та суспільства. Політика організації в значній мірі формується під впливом факторів зовнішнього середовища.

Функція організації (організовування)

Починаючи із найперших згадувань про управління як діяльність та науку, вчені та практики виокремлювали такий вид діяльності керівника, як організовування. Витоки цієї функції криються у процесах розподілу та кооперації праці людей. Доцільність організовування є незаперечною з огляду на необхідність формулювати мету та прогнозувати результати спільної дйільності, знаходити оптимальні методи об'єднання зусиль щодо їх досягнення, оцінювати ефективність індивідуальної та колективної роботи, здійснювати навчання персоналу, створювати комфортні умови на робочих місцях тощо.

Організовування -- це функція управління, сутність якої полягає у визначенні місця і ролі кожного члену колективу в процесі досягнення по - ставленої мети.

Мета та завдання:

а)створення структури організації, яка дає можливість персоналу працювати для досягнення спільних цілей та завдань;

б)розподіл робіт між членами організації, групами, підсистемами та ко - ординація їхніх дій;

в)встановлення зв'язків серед людей, задач і видів діяльності;

г)реалізаціїї накреслених планів, досягнення цілей.

Функціїї організування досить складна та об'ємна. Вона умовно складається із двох модулів.

Перший стосується організовування роботи людей до початку власне діяльності з досягнення цілей. До цього модуля входять такі складові, як визначення обсягу робіт, необхідного часу для їх виконання, розподіл обов'язків, прав, повноважень, постановка задач, інструктування персоналу, встановлення комунікацій між виконавцями та інше.

Другий модуль організовування передбачає координаційно -регулятивні дії, пов'язані із безпосереднім виконанням роботи. Це певною мірою моніторинг, від стеження досягнення поставлених цілей, що передбачає вивчення перебігу процесів, якості виконання завдань, ефективність роботи кадрів з оперативною