Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Работник, с которого досрочно снято дисциплинарное взыскание, считается не подвергавшимся взысканию.

В ТК РФ есть положения, касающиеся привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя предприятия, его заместителей по требованию представительного органа работников. Согласно ст. 195 ТК РФ работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа работников (профсоюзы, их объединения, иные профсоюзные организации) о нарушении руководителем организации, его заместителями законов и иных нормативных правовых актов о труде, условий коллективного договора, соглашения и сообщить этому органу о результатах рассмотрения заявления.

В качестве работодателя в данном случае выступает не сам руководитель предприятия, а иные уполномоченные органы управления этим предприятием, к компетенции которых в соответствии с федеральными законами или уставом отнесено образование исполнительных органов. Например, в акционерных обществах и в обществах с ограниченной ответственностью таким органом является общее собрание, если уставом общества образование исполнительных органов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета).

Продолжительность срока рассмотрения уполномоченным органом заявления представительного органа работников может составлять одну неделю (ст. 370 ТК РФ). При подтверждении фактов нарушений уполномоченный орган обязан принять меры к их устранению, привлечь руководителя предприятия, его заместителя к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

Согласно ст. 192 ТК РФ одним из видов дисциплинарных взысканий является увольнение по соответствующим основаниям. Статьей 81 ТК РФ предусмотрено несколько оснований увольнения, которые подпадают под увольнение, являющееся мерой дисциплинарного взыскания. В ст. 193 ТК РФ установлена процедура применения данного вида взысканий.

При увольнении в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей (п. 5 ст. 81 ТК РФ) на предприятии--работодателе лежит обязанность представить доказательства, свидетельствующие о том, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло являться основанием для расторжения трудового договора, а также, что работодателем были соблюдены сроки для применения дисциплинарного взыскания.

Увольнение по данному основанию является правомерным, если:

* работник совершил дисциплинарный проступок в виде неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на него трудовых обязанностей без уважительных причин;

* за совершенный ранее проступок к нему было применено дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора;

* на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей дисциплинарное взыскание не снято и не погашено в порядке, предусмотренном ст. 194 ТК РФ.

К неисполнению или ненадлежащему исполнению работником возложенных на него трудовых обязанностей, в частности, относятся:

* отсутствие работника без уважительных причин на работе либо на рабочем месте;

* отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования работников некоторых профессий, а также отказ работника от прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, если это является обязательным условием допуска к работе;

* отказ работника от заключения письменного договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества (ст. 244 ТК РФ), если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, и это оговаривалось при приеме на работу или изменении условий трудового договора.

Увольнение за прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ) может быть осуществлено:

* за невыход на работу без уважительных причин (отсутствие на работе в течение всего рабочего дня или смены независимо от их продолжительности);

* за нахождение работника без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня вне пределов рабочего места;

* за оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор на неопределенный срок, без предупреждения работодателя о расторжении договора, а также до истечения двухнедельного срока предупреждения (абзац первый ст. 80 ТК РФ);

* за оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим срочный трудовой договор, до истечения срока договора либо до истечения срока предупреждения о досрочном расторжении трудового договора (ст. 79, абзац первый ст. 80, ст. 280, абзац первый ст. 292, абзац первый ст. 296 ТК РФ);

* за самовольное использование дней отгулов, а также за самовольный уход в основной или дополнительный отпуск (кроме случаев, когда предприятие--работодатель в нарушение предусмотренной законом обязанности отказало в их предоставлении, и время использования работником таких дней не зависело от усмотрения работодателя).

Если увольнение производится в связи с отказом работника, переведенного на другую работу, приступить к ней, то предприятие должно иметь веские доказательства законности самого перевода.

По основанию, увольнения в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (подп. «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ) могут быть уволены работники, находившиеся в рабочее время в месте выполнения трудовых обязанностей в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. При этом не имеет значения, отстранялся ли ранее работник от работы в связи с этим состоянием, находился он в этом состоянии непосредственно на рабочем месте, просто на территории предприятия или на территории объекта, где по поручению работодателя должен был выполнять трудовую функцию.

Состояние алкогольного или иного опьянения может быть подтверждено как медицинским заключением, так и другими видами доказательств, которые должны быть соответственно оценены судом.

Для того чтобы уволить работника в связи с разглашением охраняемой законом тайны (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ) необходимо соблюдение следующих условий:

* работник должен знать перечень сведений, являющихся тайной (перечень таких сведений должен быть закреплен в трудовом договоре с работником, локальном нормативном акте (положении или ином внутреннем документе организации) и др.). С данным перечнем работник должен быть ознакомлен под расписку и после этого обязан дать подписку о неразглашении таких сведений;

* данные сведения должны быть известны работнику в связи с исполнением его трудовых обязанностей;

* сведения, которые работник разгласил, должны относиться к государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайне в соответствии с действующим законодательством (например, ФЗ «О коммерческой тайне»).

В связи с совершением по месту работы хищения (подп. «г» п. 6 ст. 81 ТК РФ) могут быть уволены работники, совершившие хищение (в том числе мелкое) чужого имущества, растрату, умышленное его уничтожение или повреждение, при условии, что эти неправомерные действия были совершены ими по месту работы и их вина установлена вступившим в законную силу приговором суда либо постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий. В качестве чужого имущества следует расценивать любое имущество, не принадлежащее данному работнику, в частности имущество, принадлежащее работодателю, другим работникам, а также лицам, не являющимся работниками данной организации.

Также работники могут быть уволены в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности (п. 7 ст. 81 ТК РФ). Расторжение трудового договора в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ), допускается только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировку, распределение и т. п.), и при условии, что ими совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты доверия к ним. При установлении в предусмотренном законом порядке факта совершения хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений эти работники могут быть уволены по основанию утраты к ним доверия и в том случае, когда эти действия не связаны с их работой.

В то же время расторжение трудового договора по п. 7 ст. 81 ТК РФ может быть произведено и в случае, когда виновные действия, дающие основание для утраты доверия, совершены работником не по месту работы и не в связи с исполнением им трудовых обязанностей. В этих случаях увольнение не является мерой дисциплинарного взыскания, т. к. в силу абзаца первого ст. 192 ТК РФ дисциплинарные взыскания применяются только за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (п. 47 Постановления № 2).

Расторжение трудового договора в связи с принятием необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером (п. 9 ст. 81 ТК РФ) допустимо лишь в том случае, если принятое необоснованное решение повлекло за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации. При этом необходимо учитывать, наступили названные неблагоприятные последствия именно в результате принятия этого решения или можно было их избежать в случае принятия другого решения. Предприятие в этом случае должно имеет неопровержимые доказательства, подтверждающие наступление вышеперечисленных неблагоприятных последствий, иначе увольнение может быть признано незаконным.

При увольнении в связи с однократным грубым нарушением руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ст. 81 ТК РФ) работодатель должен быть готов доказать, что такое нарушение в действительности имело место и носило грубый характер. В качестве грубого нарушения трудовых обязанностей в данном случае следует расценивать, в частности, неисполнение возложенных на этих лиц трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо имущественного ущерба организации.

Руководители других структурных подразделений организации и их заместители, а также главный бухгалтер организации не могут быть уволены по данному основанию.

2.8.2 Об особом режиме рабочего времени

Особый режим работы подразумевает отличие от нормального, установленного в организации порядка распределения рабочих функций в течение рабочего дня.

Сверхурочная работа - это работа по инициативе администрации «за пределами установленной продолжительности рабочего времени» (ст. 99 ТК РФ). Сверхурочная работа допускается только с письменного согласия работника и в строго определенных случаях: когда требуется предотвратить производственную аварию, продолжить работу при неявке сменщика, если производственный процесс нельзя останавливать, закончить начатую работу, если бездействие может вызвать порчу оборудования или продукции. При этом такая работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до восемнадцати лет, других категорий работников в соответствии с федеральным законом. Привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, к сверхурочным работам допускается с их письменного согласия и при условии, если такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ (ст. 99 ТК РФ).

Также сотрудники могут привлекаться к работе в выходные и праздничные дни, но только в самых крайних случаях. Например, при аварии, стихийном бедствии, угрозе порчи имущества, при необходимости непредвиденных, но очень срочных работ. Оформляя работу в праздник, нельзя забывать о том, что сотрудник должен дать свое письменное согласие трудиться в день официального отдыха. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

* сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

* работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;

* работникам, получающим месячный оклад, - в размере, не менее одинарной, дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В некоторых организациях сотрудникам установлен индивидуальный график, выражающийся в сменном режиме работы. При сменном режиме работы если рабочий день сотрудника попадает на праздничную дату, то он оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Можно предоставить работнику с его согласия другой день отдыха без оплаты, оставив оплату труда за работу в праздничный день в одинарном размере.

Для привлечения работника к сверхурочной работе (работе в выходной или праздничный день) оформляется приказ. В нем обязательно указываются причины привлечения работника к сверхурочной работе, продолжительность сверхурочной работы, основания привлечения (письменные согласия, статьи ТК РФ), форму компенсации. С приказом работник знакомится под подпись. Предшествовать такому приказу может докладная или служебная записка руководителя структурного подразделения или непосредственного руководителя работника с обоснованием необходимости привлечения работника или работников к сверхурочной работе (работе в выходной или праздничный день).

В отличие от сверхурочной работы ненормированный рабочий день - это специальный режим, который можно установить на постоянной основе. Ненормированный режим рабочего времени предполагает выполнение функций работником за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Устанавливается он работникам, труд которых не поддается точному учету (руководителям), лицам, которые распределяют рабочее время по своему усмотрению (юристы), а также сотрудникам, рабочее время которых делится на части неопределенной продолжительности (водители). Согласно ст. 101 ТК РФ сотрудники могут привлекаться к подобной работе лишь время от времени, при необходимости. Очень важно, чтобы работа сверх нормальной продолжительности рабочего времени не приобрела постоянный характер, поскольку это будет нарушением закона.

На предприятии обязательно должен быть перечень должностей, работа на которых предполагает возможность установления ненормированного рабочего дня, который составляется администрацией предприятия, выборным профсоюзным органом или иным уполномоченным работниками органом (если последние имеются на предприятии). Этот перечень необходимо внести либо в коллективный договор, либо в правила внутреннего трудового распорядка (ст. 101 ТК РФ). Также обязательно отражение данного режима рабочего времени в трудовом договоре сотрудника. Если должность работника не включена в указанный перечень, работнику нельзя установить режим ненормированного рабочего времени, даже при условии, если это будет зафиксировано в трудовом договоре с работником.

К работе в ненормированном режиме сотрудники могут привлекаться только по письменному приказу работодателя, который издается каждый раз при необходимости увеличения рабочего дня и составляется в свободной форме. Согласие работника при этом не требуется, т. к. оно имеется в виде подписи под трудовым договором. Тем не менее, работник должен быть ознакомлен с данным приказом под роспись. Сотрудники, которые сами организуют свой рабочий день, могут самостоятельно решать вопрос о работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, если это предусмотрено должностными инструкциями или локальными нормативными актами. Приказ в этом случае не издается, поскольку инициатива работать во внеурочное время исходит от самого сотрудника.

Работник может быть привлечен к выполнению исключительно своих трудовых функций, которые закреплены в трудовом договоре конкретного работника. Когда нет необходимости работать за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, он выполняет свои трудовые функции в обычном режиме, установленном на предприятии. Работник, для которого документально установлен режим ненормированного рабочего дня, не вправе отказаться от выполнения работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В противном случае отказ работника рассматривается как нарушение дисциплины труда. Эпизодическое привлечение работника к работе сверх предела нормальной продолжительности рабочего времени должно быть зафиксировано в Табеле учета рабочего времени.

Работа в режиме гибкого рабочего времени - основанный на суммированном учете рабочего времени режим работы, при котором для отдельных работников или коллективов подразделений организации вводится в определенных пределах саморегулирование рабочего времени.

Возможность применения данного режима, конкретная продолжительность его элементов и тип учетного периода устанавливаются предприятием в правилах внутреннего трудового распорядка. В трудовом договоре с конкретным работником также должен быть оговорен режим гибкого рабочего времени, т. к. это является существенным условием трудового договора (ст. 57 ТК).

Данные режим может устанавливаться как для структурного подразделения, так и для отдельного работника при приеме на работу или впоследствии по причине производственной необходимости, на определенный срок или бессрочно. Режим гибкого рабочего времени может сочетаться с другими режимами работы, может применяться при пятидневной и шестидневной рабочей неделе. Для отдельных категорий работников применение режима гибкого рабочего времени предусмотрено специальными нормативными актами.

При режиме гибкого рабочего времени работодатель обязан обеспечить отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (день, неделя, месяц, рабочая декада, рабочий квартал, год) в соответствии с установленной законодательством нормой рабочих часов. При разработке режима гибкого рабочего времени необходимо зафиксировать время обязательного присутствия на работе всех работающих по данному режиму, которое должно составлять основную часть рабочего дня. Также определяется время в начале и конце рабочего дня, в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению. При этом обязательно соблюдение трудового законодательства, которое определяет, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ) а перерыв для отдыха и питания не должен быть менее 30 минут и более двух часов (ч. 1 ст. 108 ТК РФ).

Учет времени, отработанного каждым работником, ведется руководителями подразделений или уполномоченными работниками. Отработанное время фиксируется в Табеле учета рабочего времени.

Кроме вышеперечисленных режимов рабочего времени на предприятии может быть сменная работа - работа в две, три или четыре смены. Сменная работа вводится на предприятии в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, а также, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. В течение суток может быть две, три или четыре смены, первая смена в ТК не предусмотрена (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа может осуществляться исключительно на основании и в соответствие с графиком сменности.

График сменности - это документ, регулирующий вопросы начала и окончания работы, вид смены (дневная, ночная и т. д.), продолжительность перерывов для отдыха и питания, при составлении которого необходимо учитывать мнение представительного органа работников (ч. 3 ст. 103 ТК РФ) или профсоюза. График в обязательном порядке доводится до сведения работников под расписку не позднее, чем за два месяца до введения его в действие.

Когда работник принимается на работу, в его трудовом договоре в обязательном порядке указывается, что работник принимается на работу со сменным режимом работы, если данный режим вводится на предприятии впоследствии, то требуется согласие работника, т. к. произойдет изменение существенных условий трудового договора.

В графике сменности отражаются:

* учетный период, применяемый на предприятии (неделя, месяц, квартал, год);

* продолжительность рабочего времени, которая должна быть обеспечена графиком сменности (12, 8 или 6 часов - в зависимости от потребностей предприятия);

* порядок перехода работников с одной смены к работе в другой; действия работника при неявке сменщика;

* продолжительность перерыва для отдыха и приема пищи (от получаса до 2 часов);

* продолжительность междусменного отдыха (не менее двойной продолжительности смены);

* еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ);

* сокращенная на 1 час ночная смена, кроме установленных законом случаев (например, согласно ст. 96 ТК РФ работникам, принятым специально для работы в ночное время, ночная смена не сокращается);

* сокращенная на 1 час продолжительность смены в предпраздничный день или вместо сокращения - предоставление дополнительного времени отдыха либо оплата по нормам, установленным для сверхурочной работы (ст. 95 ТК РФ).

Для привлечения работника к ночным работам требуется, чтобы его работа была включена в список ночных работ, определенный коллективным договором или локальным актом работодателя (ст. 96 ТК РФ).

По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ). Условие о неполном рабочем дне или неполной рабочей неделе отражаются при приеме работника на работу в трудовом договоре и приказе. Если необходимость в подобном графике работы возникла в процессе работы, то по письменному заявлению работника и с согласия работодателя составляется дополнительное соглашение об изменении трудового договора, на основании которого издается приказ. Для некоторых категорий работников работодатель по письменной просьбе обязан устанавливать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю:

* беременным женщинам,

* одному из родителей (опекунов, попечителей) ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка--инвалида в возрасте до восемнадцати лет);

* лицам, осуществляющим уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав при неполном рабочем дне или неполной рабочей неделе законодательство не предусматривает.

2.8.3 О сокращении штата и численности

Работодатель обладает полным суверенитетом в решении вопроса об увольнении работников в связи с сокращением штата или численности, закон лишь регулирует порядок такого высвобождения, алгоритм действий администрации предприятия. Увольнение работников в связи с сокращением численности или штата возможно как при фактическом сокращении объема работ и уменьшении в связи с этим количества работников, так и при перераспределении обязанностей работников при сохранении общего объема работ, в результате которого количество необходимых работников уменьшается.

Единственное исключение из этого правила, т. е. ограничение права работодателя на высвобождение работников, предусмотрено в Законе РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации». Указанным правовым актом (п. 4 ст. 7) установлено право федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, а также органов местного самоуправления приостановить на срок до шести месяцев решение о высвобождении работников или принять решение о проведении поэтапного их высвобождения в течение года, осуществляя финансирование данных мероприятий за счет средств соответствующих бюджетов.

Но это право им предоставлено только в случаях массового высвобождения работников и затруднений в их дальнейшем трудоустройстве. Критерии массового высвобождения установлены Положением об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99. Такими критериями являются показатели численности увольняемых работников в связи с сокращением численности или штата работников за определенный календарный период. К ним относятся сокращение численности или штата работников предприятия в количестве:

* 50 и более человек в течение 30 календарных дней;

* 200 и более человек в течение 60 календарных дней;

* 500 и более человек в течение 90 календарных дней;

* 1 процента общего числа работающих в течение 30 календарных дней в регионах с общей численностью занятых менее 5 тыс. человек;

* а также ликвидация предприятия любой организационно--правовой формы с численностью работающих 15 и более человек.

В иных случаях предприятие имеет право решать, когда и кого (с определенными оговорками) необходимо уволить в связи с сокращением численности или штата работников.

ТК РФ предусматривает гарантии работникам в случае сокращения: двухмесячный срок предупреждения об увольнении, принятие мер по трудоустройству на предприятии, выплату выходного пособия, закрепление статуса лица, обладающего преимущественным правом на оставление на работе, и некоторые другие.

При проведении процедуры сокращения численности или штата предприятия должен быть соблюден определенный порядок действий.

За 2 месяца до предполагаемого начала увольнений издается приказ о сокращении численности или штата работников на предприятии, в котором обязательно указывается причина проводимого сокращения (ч.2 ст. 73 ТК РФ, ст. 180 ТК РФ).

Составляется и утверждается новое штатное расписание, либо вносятся соответствующие изменения в прежнее. Увольнение работника может быть произведено только после исключения его должности из штатного расписания предприятия. При этом необходимо проверить, нет ли однородных вакантных должностей.

Если предполагается массовое увольнение работников, то необходимо не менее чем за три месяца предупредить об этом факте службы занятости.

Для составления списка работников, подлежащих высвобождению, назначает комиссию, в состав которой должны входить представители профсоюзного комитета. При выборе кандидата на увольнение ТК РФ в целом подтверждает ранее действовавшие правила о значении квалификации работника в подготовительных процедурах увольнения по этим основаниям. Статья 179 ТК РФ предусматривает, что при сокращении численности или штата работников организации преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ст. 179 ТК РФ). Право оценки деловых качеств работников принадлежит руководителю предприятия. При этом могут быть приняты во внимание самые различные сведения, характеризующие их производственную деятельность (например, документы об образовании, сведения об опыте работы, стаже работы по специальности, качестве выполнения служебных заданий, о принадлежности к той или иной квалификационной группе, поощрениях и др.).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:

* семейным - при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);

* лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

* работникам, получившим в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;

* инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;

* работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Кроме того, преимущество в оставлении на работе предоставляется:

* авторам изобретений;

* супругам военнослужащих в государственных организациях, воинских частях;

* гражданам, уволенным с военной службы, и членам их семей на работе, куда они поступили впервые после увольнения с военной службы,

* одиноким матерям военнослужащих, проходящих военную службу по призыву

* лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с последствиями чернобыльской катастрофы, лицам, получившим инвалидность вследствие чернобыльской катастрофы, участникам ликвидации последствий чернобыльской катастрофы;

* лицам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне.

Не могут рассматриваться в качестве кандидатов на увольнение, вне зависимости от того, работают указанные лица в период проведения мероприятий по сокращению численности или штата или находятся в отпусках по уходу за детьми:

* беременные женщины;

* женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет;

* одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка - инвалида до 18 лет);

* другие лица, воспитывающие указанных детей без матери (ст. 261 ТК РФ).

Соблюдение права на преимущественное оставление на работе должно быть задокументировано (сличительная таблица).

Письменное предупреждение о предстоящем увольнении может быть оформлено следующим образом:

* в виде персонального письменного уведомления о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца до увольнения;

* в виде расторжения трудового договора с письменного согласия работника без предупреждения об увольнении за 2 месяца с одновременной выплатой дополнительной компенсации в размере двухмесячного среднего заработка.

Максимальный срок предупреждения работника о предстоящем высвобождении законом не установлен, поэтому предупреждение не теряет силы по истечении двухмесячного срока. Более длительный срок предупреждения не ущемляет прав работника, а, напротив, дает ему больше времени для поиска новой работы. Для того чтобы уволить работника после истечения двухмесячного срока предупреждения, еще раз предупреждать его об увольнении не требуется.

Если высвобождение касается работника, занятого на сезонных работах, то работодатель обязан предупредить его о предстоящем увольнении не менее чем за 7 дней, а работника, заключившего трудовой договор на срок до 2 месяцев, - не менее чем за 3 календарных дня до увольнения.

Если работник по каким-либо причинам не желает подписывать предупреждение о предстоящем увольнении, то администрация предприятия должна составить акт за подписью нескольких свидетелей, в котором будут зафиксированы факт и дата предупреждения.

Работник может попросить работодателя сократить срок его предупреждения о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата (например, если найдет подходящую работу и захочет приступить к ней немедленно). В данном случае договоренность касается изменения даты увольнения, причина же увольнения не изменяется, поэтому трудовой договор расторгается не по п. 3 ст. 77 ТК РФ (увольнение по собственному желанию), а по п. 2 ст. 81 ТК РФ с предоставлением работнику соответствующих гарантий и компенсаций.

При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую квалификации работника (ст. 180 ТК РФ). Работа должна предлагаться в рамках всего юридического лица, а не только того структурного подразделения (в т. ч. обособленного - филиала, представительства), в котором работает высвобождаемый работник. В первую очередь работнику должна быть предложена работа (должность), соответствующая предусмотренной заключенным с ним трудовым договором. При отсутствии такой работы работодатель должен предложить работнику вакантную нижестоящую должность (нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его образования, квалификации, опыта работы и состояния здоровья.

Предлагаемые при внутреннем переводе должности должны быть в новом штатном расписании, по ним должны существовать утвержденные должностные инструкции с перечнем обязанностей, а также должны быть утверждены оклады (или другие системы оплаты труда). Если получено согласие работника, то оформляется внутренний перевод (дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, запись в трудовой книжке). Если работник откажется от предоставляемой работы, то этот отказ должен быть в письменной форме. Если работнику предложены вакансии, но он отказывается письменно ознакомиться с таким предложением, то об этом составляется акт.

Если работодатель не может предоставить работнику вакантную должность, он должен составить акт о невозможности такого перевода. В предупреждении о предстоящем увольнении, в котором работнику сообщается о невозможности предоставить ему в этой организации другую имеющуюся работу (вакантную должность), необходимо указать размер и порядок выплаты работнику выходного пособия. В соответствии со ст. 178 ТК РФ размер такого пособия для работника, принятого на общих условиях, определяется средним месячным заработком; также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). Если речь идет об увольнении работника, занятого на сезонных работах, то в силу ст. 296 ТК РФ выходное пособие ему выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка. Что касается работника, заключившего трудовой договор на срок до 2 месяцев, то ему выходное пособие не выплачивается (ст. 292 ТК РФ), если ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором или трудовым договором не установлено иное.

Затем администрация предприятия направляет в профсоюзный комитет проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для увольнения работника и просит дать мотивированное мнение на увольнение работника. Решение профсоюзного комитета на увольнение работника, действительно в течение месяца со дня принятия решения. Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения профсоюза. После получения мотивированного мнения профкома работодателем издается приказ об увольнении, вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Соответственно, увольнение по данному основанию допускается при одновременном наличии всех ниже перечисленных обстоятельств:

* если у администрации не имеется возможности перевести работника на другое рабочее место внутри учреждения, из-за отсутствия вакансий;

* если работник сам отказался от предложенной ему работы;

* если выполнены требования о письменном предупреждении о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца (персонально и под расписку);

* если на это имеется мотивированное мнение профсоюзного органа.

Если работник имел доступ к каким-либо ценностям, то рекомендуется разработать на предприятии «Обходной лист». В нем делаются отметки о ценностях, которые работник должен сдать в соответствующие подразделения до своего увольнения. При этом необходимо помнить, что неоформленный соответствующим образом обходной лист не может являться причиной несвоевременной выдачи трудовой книжки работника и всех положенных ему выплат.

Накануне расторжения трудового договора увольняемому работнику должно поступить письменное предложение появившихся новых вакансий. Лишь после повторного письменного отказа оформляется приказ о прекращении трудового договора, который доводится до сведения сотрудника под роспись не позднее трех дней с момента его издания, и записка--расчет для расчета денежной компенсации за все неиспользованные отпуска.

В день увольнения происходит оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке сотрудника: «Уволен по сокращению штата работников предприятия, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется запись о выдаче трудовой книжки на руки работнику, после чего работник ставит дату получения трудовой книжки и свою подпись. Если работник отказывается забрать трудовую книжку, то об этом составляется акт, работнику направляется уведомление о необходимости явиться и забрать трудовую книжку заказным письмом с уведомлением.

2.8.4 О трудовой деятельности сотрудников

Кадровая служба предприятия в процессе трудовой деятельности работника оформляет различные документы. Например, отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных работника. Унифицированной формы данного документа нет, но в нем обязательно должны присутствовать сведения, содержащие как старые, так и новые данные работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о сотруднике. Такие приказы кадровая служба готовит по письменному заявлению работника с предоставлением оригиналов необходимых документов (паспорт, свидетельство, справка).

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Для того чтобы выдать работнику копии кадровых документов, достаточно снять ксерокопию с необходимого документа, поставить на нем дату выдачи, запись «Копия верна» и заверить ее подписью ответственного работника (кадровика) и печатью организации (кадровой службы). С трудовой книжки копии изготавливаются аналогичным образом, т. е. заверяется ксерокопия нужных страниц (либо всей трудовой книжки). Либо составляется таблица, колонки которой будут повторять графы трудовой книжки. Этот документ можно озаглавить «Выписка из трудовой книжки Ф.И.О. №», заполнить графы в соответствии с записями в трудовой книжке и заверить его в таком же порядке, как и вышеперечисленные документы. Выбор варианта зависит от степени технической оснащенности предприятия.

Копии требуемых документов предоставляются сотруднику не позднее трех дней со дня подачи им письменного заявления с просьбой об этом.

Выписки из приказов (фрагмент приказа) по личному составу готовятся по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов. Если приказы по личному составу издаются вышестоящей организацией, то выписки из них направляются в подчиненные организации для оформления кадровой документации.

Обязательно точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, дата и номер подлинного приказа, место издания, заголовок к тексту, необходимый фрагмент приказа). При оформлении фрагмента приказа руководствуются следующими правилами:

* если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью;

* из распорядительной части фиксируют тот пункт, ради которого готовится выписка;

* указывается должность подписавшего приказ;

* вместо росписи пишется слово «Подпись»;

* расшифровка подписи воспроизводится, как в приказе.

В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись «Верно» (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения, печати (кадровой службы или предприятия).

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение юридического факта (места работы, занимаемой должности, заработной плате и др.). Справка может быть подготовлена как на основании письменного заявления работника, так и на основании запросов вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов. При оформлении справки обязательны ссылки на соответствующие приказы, на основании которых производились прием, переводы, увольнение работника (дата, номер). Также в справке предусмотрены следующие реквизиты: номер справки, дата выдачи, подпись лица, выдавшего справку, печать.



3. Регистрационные формы

Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.

Какие именно это будут журналы (учетные книги), зависит от особенностей предприятия и его потребностей. Если на предприятии не ведутся личные дела сотрудников, то незачем заводить журнал регистрации личных дел.

Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное). Например, в журнале учета больничных листов требуется отразить номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения, поэтому он может иметь вертикальное расположение. А журнал регистрации договоров удобнее оформить в альбомном формате, т. к. в нем на одной странице необходимо отразить большой объем информации, который может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обязательные реквизиты - название регистрационной формы, название предприятия, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя предприятия. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведений регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.

Все страницы журнала или учетной книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.

Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и замазываний корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки исправляются специально оговоренным способом. При наличии в журнале (учетной книге) графы «Примечания» неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе «Примечания» указывается: «Исправлено в графе такой-то», ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы «Примечания», то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: «Запись за номером таким-то недействительна» и вносится правильная запись.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования, они не передаются работникам иных (кроме отдела кадров) подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров (руководителя предприятия). Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Регистрационные формы периодически представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив предприятия. Для основных журналов установлены следующие срокихранения:

* журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет;

* журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет;

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 50 лет;

* журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений - 5 лет;

* журналы (книги) учета отпусков - 3 года;

* журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель предприятия.

3.1 Журналы учета и регистрации документов

Журналы учета и регистрации документов необходимы для:

* регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);

* организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

* организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

* облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.

Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (или, если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и пр.).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. При заполнении данной регистрационной формы необходимо учитывать следующий момент. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы - не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования организации, если таковые произойдут в будущем.

Также необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).

К сожалению, форма книги учета трудовых книжек не приспособлена под учет оформления дубликатов трудовой книжки. Тем не менее, данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Также решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.

Также данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12-13 даются ссылки на этот список.

На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графа карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив - отметки, что книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.

В журнале учета командировочных удостоверений отражается: когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.

Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков журнале регистрации приказов по очередным отпускам.

Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации.

Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:

* журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

* журнал регистрации служебных заданий;

* журнал регистрации локальных нормативных актов;

* журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

* журнал выдачи справок по личному составу;

* журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;

* журнал учета больничных листов;

* журнал регистрации увольнения с работы и др.