Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

3.2 Журналы проверок

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.

Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы - пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.

Данная регистрационная форма содержит следующую информацию:

* дата, время проведения мероприятия;

* правовые основания;

* цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;

* список выявленных нарушений;

* реквизиты составленного протокола;

* выданные предписания;

* фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.

Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.

Рекомендуется в качестве приложения к журналу учета мероприятий по контролю изготовить Памятку о проведении проверок органами государственного надзора. Содержание данного приложения может быть следующим:

* кто имеет право проводить проверку;

* виды проверок;

* документы, предъявляемые проверяющим должностным лицом;

* документы, которые имеет право потребовать проверяющий;

* порядок проведения проверки;

* оформление результатов мероприятия и д.р.

В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на работников предприятия.



3.3 Документы по специальному учету

На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы. Например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.

Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования работников составляется с целью учета и анализа:

* расстановки кадров;

* эффективности использования рабочего времени;

* своевременности набора дополнительного персонала;

* замещения вакантных мест;

* карьерного роста работников.

Структура трудовых ресурсов может рассматриваться с помощью следующих позиций:

* возраста;

* образования;

* семейного положения;

* группы занятий;

* режима рабочего времени;

* поступления на работу и выбытия и т. п.

Объектом учета могут быть и рабочие места. Учет рабочих мест ведется по специальной ведомости по учету рабочих мест. Ведомость необходима для проведения аттестации рабочих мест и планирования их размещения в организации. Рабочие места в ведомости могут группироваться по следующим признакам:

* по категориям работников:

- рабочие,

- служащие;

* по наименованиям профессий (должностей) работников:

- руководители,

- специалисты,

- другие служащие,

- рабочие.

* по количеству мест:

- индивидуальное,

- коллективное;

* по степени подвижности:

- стационарное,

- подвижное,

- периодичное;

* по виду производства:

- основное,

- вспомогательное,

- обслуживающее;

* по степени механизации:

- ручное,

- механизированное,

- автоматизированное;

* по условиям труда:

- нормальные,

- тяжелые и вредные,

- особо тяжелые и особо вредные.

Возможно введение дополнительных классификационных признаков рабочих мест (по наименованию выпускаемой продукции, по виду работ - сезонные, периодического использования и др.).

Учету подлежат рабочие места всех категорий работников, действующие и неиспользуемые, обеспеченные или необеспеченные рабочей силой на дату проведения учета, а также резервные и учебные. Каждое рабочее место учитывается как одно независимо от того, используется оно в одну, две или более смен. Для рабочих мест, которые используются не весь плановый период, указывается среднегодовая длительность его использования независимо от того, функционирует оно на дату проведения учета или нет. Не учитываются в качестве рабочих мест:

* оборудование общего пользования, за которым нет закрепленных работников (переносные сверлильные, заточные и другие станки, подъемно-транспортные средства);

* оборудование, находящееся в монтаже или смонтированное, но не сданное в эксплуатацию по акту, а также демонтированное;

* демонстрационные и экспонируемые образцы оборудования.

Существует несколько способов определения количества рабочих мест:

* прямой подсчет по количеству станков, агрегатов, машин, механизмов, комплектам технологической и организационной оснастки при обслуживании (по норме) каждой единицы одним работником. Как одно рабочее место учитываются несколько единиц оборудования (многостаночное, многоагрегатное обслуживание), обслуживаемых по действующим нормам одним работником. Количество рабочих мест водителей определяется по числу машин и действующим нормам обслуживания;

* по установленным зонам обслуживания (рабочие места уборщиков производственных и служебных помещений, лесников, горничных, продавцов магазинов самообслуживания, почтальонов и др.);

* по рабочим постам (рабочие места работников охраны, контроля, гардеробщиков, приемщиков и кассиров организаций сферы обслуживания, киоскеров, диспетчеров и др.);

* в отдельных видах производства количество рабочих мест определяется на основе нормативной трудоемкости по видам работ, производственным процессам или их законченной части (рабочие места каменщиков, штукатуров, бетонщиков, проходчиков, монтажников);

* рабочие места отдельных категорий работников, которые не могут быть определены одним из вышеперечисленных методов, учитываются по утвержденным нормативам численности и другим трудовым нормам исходя из объема работ и производительности труда.

3.4 Статистическая отчетность

Кадровая служба предприятия по запросу руководства составляет справку о текучести кадров для отчета и анализа о причинах текучести кадров. В данном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:

* наименование организации и наименование структурного подразделения - составителя документа (если справка составляется для внутреннего пользования);

* наименование вида документа - «СПРАВКА»;

* дата и номер;

* место составления;

* заголовок к тексту;

* текст;

* адресат;

* подпись составителя;

* печать (если справка внешняя).

Обычно ответственным за составление справки является инспектор по кадрам. Справку для внутреннего пользования подписывает начальник отдела кадров, для внешнего - руководитель предприятия. Возможно, использование как официально утвержденной формы справки о текучести кадров, так и разработанной на предприятии. В форме справки, разработанной кадровой службой, анализ текучести кадров может проводиться только по фактам увольнения работников, без отражения сведений о приеме, переводах внутри предприятия.

Также анализ текучести кадров может быть представлен и с помощью отчетных форм СОТ8 «Анализ текучести ИТР и служащих по должностям и причинам увольнения» и СОТ 9 «Распределение уволенных по причинам увольнения и категориям». Заполнение эти форм служит основой для проведения качественного анализа текучести кадров по занимаемым должностям, причинам увольнения, категориям.

Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, в нее включаются наемные работники, работающие по трудовому договору (срочному, бессрочному, на полный и неполный рабочий день, неделю), и собственники предприятия, работающие и получающие заработную плату на данном предприятии. В списочную численность работников на определенную дату включаются как фактические работавшие в этот день работники, так и отсутствующие по причине:

* простоя;

* командировки (если за ними сохранялась заработная плата);

* временной нетрудоспособности;

* обучения и повышения квалификации (если за ними сохранялась заработная плата);

* отпуска (очередного, дополнительного, по уходу за ребенком и др.);

* выходного дня;

* прогула;

* по другой причине вынужденного отсутствия на работе.

Внешние совместители не включаются в этот список, а учитываются отдельно. В списочной численности не учитываются также работники, заключившие с предприятием гражданско-правовые договоры, неработающие собственники предприятия, лица, направленные предприятием на обучение с отрывом от работы и получающие стипендию за счет средств предприятия.

Средняя численность работников за определенный период включает в себя:

* среднесписочную численность работников;

* среднюю численность внешних совместителей;

* среднюю численность работников, заключившим с предприятием договоры гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников, например, за месяц определяется следующим образом: списочная численность работников за каждый календарный день, включая выходные и праздничные дни, суммируется и делится на число календарных дней месяца. Численность работников в выходные и праздничные дни принимается равной списочной численности предшествующего им рабочего дня. Не включаются в среднесписочную численность работников:

* женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком;

* работники, обучающиеся (поступающие) в образовательных учреждениях и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы.

Лица, работающие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени следующим образом: общее число отработанных человеко--часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня (исходя из продолжительности рабочее недели). Например, при пятидневной рабочее неделе продолжительностью 40 часов число отработанных человеко--часов делим на 8 часов. Получаем число отработанных человеко--дней, которое делится на число рабочих дней месяца. Таким образом, определяется средняя численность работников, занятых не полностью. За дни болезни, отпуска, неявок в рабочее время ставятся часы по предыдущему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования показателей за необходимое количество месяцев (3, 12) и деления их на это количество месяцев. Если предприятие работало неполный квартал (год), то суммируется среднесписочная численность за отработанное время и делится на полное количество месяцев в квартале или году (3, 12).



4. Особенности оформления трудовых отношений в отдельных случаях

4.1 Совместительство

Работа по совместительству производится по инициативе работника за пределами нормальной продолжительности его рабочего времени (ст. 97 ТК РФ). Совместительство - это выполнение работником дополнительной, регулярно оплачиваемой работы по трудовому договору в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ). Согласно ст. 98 ТК РФ существует два варианта совместительства:

* внутреннее,

* внешнее.

Внутреннее совместительство - это работа у того же работодателя за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (40 часов в неделю). Такое совместительство возможно только с согласия работодателя, предполагает исполнение обязанностей по другой профессии (должности) и невозможно в случае сокращенной продолжительности рабочего времени по основному месту работы.

Внешнее совместительство предполагает трудовую деятельность в свободное от основной работы время у другого работодателя. В этом случае разрешения с основного места работы не требуется. Ограничение существует лишь для руководителей предприятий (ст. 276 ТК РФ), которые могут работать по совместительству лишь с разрешения:

* уполномоченного органа,

* собственника имущества предприятия,

* уполномоченного собственником лица (органа).

При условии внешнего совместительства обязательно составление трудового договора, в котором должно быть указано, что эта работа является работой по совместительству. Оплата труда производится пропорционально отработанному времени либо на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ), продолжительность рабочего времени не может превышать 16 часов в неделю. Договор по совместительству может носить временный характер. Для внешних совместителей может быть установлен испытательный срок, если договор заключается на срок до двух месяцев, то испытательный срок не устанавливается (ст. 289 ТК РФ).

Заключение договоров на условиях внешнего совместительства допускается с любым, неограниченным числом работодателей (ст. 282 ТК РФ). Запрещена работа по совместительству:

* лицам в возрасте до 18 лет;

* лицам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если дополнительная работа связана с такими же условиями труда;

* в других случаях, установленных федеральными законами.

4.2 Совмещение

Совмещение профессий (должностей) представляет собой выполнение работником дополнительной работы в пределах рабочего дня (смены) установленной продолжительности. В отношении рабочих используется термин «совмещение профессий», а в отношении служащих - «совмещение должностей». ТК РФ каких-либо ограничений на совмещение профессий (должностей) не содержит.

В соответствии с положениями статьи 151 ТК РФ работнику выполняющему у одного и того же работодателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или обязанностей временно отсутствующего работника. Размеры таких доплат согласно нормам трудового законодательства устанавливаются по соглашению сторон трудового договора.

Однако, учитывая положения ст. 423 ТК РФ при оформлении совмещения профессий (исполнения обязанностей временно отсутствующего работника) и оплате труда в данных условиях, предприятия в настоящее время руководствуются (в том числе) и законодательными актами СССР.

К таким нормативным актам, в частности, относятся:

* Постановление Совмина СССР от 4 декабря 1981 года № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (в редакции изменений и дополнений);

* Инструкция Госкомтруда СССР от 14 мая 1982 года № 53-ВЛ «По применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 года № 1145 „О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)“»;

* Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 820/39 (в редакции изменений от 11 декабря 1986 года).

Пунктом 15 постановления от 4 декабря 1981 года № 1145 до 2003 года было определено, что совмещать иные должности не вправе такие категории работников, как руководители предприятий, учреждений и организаций, их заместители и помощники, главные специалисты, руководители структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместители. Однако определением Кассационной коллегии Верховного суда РФ от 25 марта 2003 года № КАС 03-90 положения пункта 15 указанного постановления были признаны не действующими по отношению к таким категориям работников, как руководители структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместители. Соответственно, данные работники получили полное право на возможность совмещать другие должности и получать за это соответствующую доплату.

Решением Верховного суда РФ от 20 октября 2003 года положения пункта 15 постановления Совмина СССР № 1145 также были признаны не действующими по отношению к работникам из числа главных специалистов, поэтому указанная категория работников также получила полное право на совмещение других должностей. Следовательно, на сегодняшний день существуют ограничения на возможность совмещения должностей только руководителями предприятий, их заместителей и помощников.

Совмещение профессий (должностей) может устанавливаться как при поступлении работника на работу, так и в любое время в последующем, но лишь по соглашению сторон. Условие о совмещении профессий (должностей) является существенным условием трудового договора, поэтому оно требует соответствующего документального оформления. Условие о совмещении профессий (должностей) с указанием совмещаемой профессии (должности), объема дополнительно выполняемых трудовых функций или работ, размер доплаты фиксируется в трудовом договоре при его составлении или путем внесения в него соответствующих изменений, а также в соответствующем приказе работодателя. Размер доплаты согласно ч. 2 ст. 151 ТК РФ определяется соглашением сторон и не ограничен. Тот же порядок предусмотрен в случае отмены совмещения профессий (должностей), изменения размера доплаты.

4.3 Замещение

Замещение - это вид временного перевода работника (на место временно отсутствующего работника) с освобождением от выполняемых им постоянно функций. Временное отсутствие работника может быть связано с:

* командировкой;

* отпуском;

* временной нетрудоспособностью;

* исполнением государственных или общественных обязанностей (в случае, если в соответствии с федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время);

* повышением квалификации;

* участием в коллективных переговорах, подготовкой проекта коллективного договора, соглашения;

* участием в разрешении коллективного трудового спора (для членов примирительных комиссий, трудовых арбитров);

* прохождением медицинского осмотра, обследования.

Правила оформления замещения аналогичны правилам оформления обычного временного перевода. Даже форма приказа используется та же - № Т-5. Составление такого приказа обязательно даже в тех случаях, если в должностных инструкциях работников есть раздел «Взаимозаменяемость». При оформлении замещения отсутствующего работника дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, не оформляется, соответственно, строка в приказе «Изменение к трудовому договору» не заполняется. Если такой перевод требует согласия работника (разовый перевод на срок, превышающий 1 месяц в течение года), унифицированная форма может быть дополнена строками для указания документов, подтверждающих письменное согласие работника на перевод (заявление). Согласно ч. 1 ст. 74 ТК РФ труд работника--заместителя оплачивается соответственно выполняемой работе, но не ниже среднего заработка работника по прежней работе.

Нередко у руководителей возникает желание на период поиска подходящей кандидатуры перевести на вакантную должность штатного сотрудника предприятия, т. е. назначить его временно исполняющим обязанности. Но согласно п. 2 Разъяснения «О порядке оплаты временного заместительства» (утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965, с учетом определения Кассационной коллегии Верховного суда РФ от 11.03.2003) назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Согласно ТК РФ это перевод на другую работу, и по закону сотрудник вправе претендовать на эту работу как на постоянную.

Исключение возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия обязан не позднее месячного срока со дня перевода работника представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю предприятия о результатах. В случае не утверждения в новой должности работника, он переводится на свое прежнее место работы или ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до временного перевода.

4.4 Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы

Возложение обязанностей по должности временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, вызванное производственной необходимостью, оформляется приказом по предприятию. Так как унифицированная форма такого приказа отсутствует, кадровая служба составляет приказ самостоятельно. В таком приказе необходимо указать, по какой должности на работника возлагается исполнение обязанностей, фамилию, имя и отчество отсутствующего работника, а также размер доплаты.

В законодательстве не установлено ограничение по срокам временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, его срок действия обычно соответствует периоду отсутствия постоянного сотрудника. Трудовая функция, предусмотренная договором с сотрудником, в данном случае не изменяется, а дополняется по другой трудовой функции. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

Для персонала, не относящегося к руководству, используется формулировка: «Возложить на (наименование должность, фамилия, имя отчество) исполнение обязанностей (наименование должности) на время отсутствия (отпуск, командировка и др.) (фамилия, имя, отчество отсутствующего работника)». Кроме того, данный вопрос может быть отражен в приказе о командировке, о предоставлении отпуска:

* первое распоряжение касается направления работника в командировку (предоставления отпуска);

* второе - возложение обязанностей этого работника на другого работника предприятия.

В этом случае с приказом знакомятся оба работника, копия приказа о направлении в командировку (предоставлении отпуска) помещается в личное дело сотрудника, направляемого в командировку (в отпуск), а выписка из приказа (в части распоряжения о возложении обязанностей отсутствующего сотрудника) - в личное дело временно исполняющего обязанности работника.

На время отсутствия руководителей, их заместители и помощники имеют право исполнять обязанности временно отсутствующих руководителей с получением соответствующей доплаты согласно положениям разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» с учетом Определения Кассационной коллегии Верховного суда РФ от 11 марта 2003 года № КАС 03-25. Если такая должность не предусмотрена, распоряжением руководителя предприятия временно исполняющим обязанности первого лица предприятия может быть назначен другой сотрудник. В данном случае формулировка приказа выглядит следующим образом: «Назначить (наименование должность, фамилия, имя отчество) временно исполняющим обязанности (наименование должности)» при этом в мотивировочной части приказа указывается причина отсутствия руководящего работника. Также обязательно оговаривается размер доплаты, даже если заместитель руководителя является таковым по штату.

Трудовой договор работника, исполняющего обязанности руководителя, обязательно должен содержать информацию о временном заместительстве и об условиях его оплаты. Порядок исполнения обязанностей руководителя другим должностным лицом может быть предусмотрен уставом предприятия.

Во время отсутствия руководителя предприятия или иного служащего, имеющего право подписи организационно-распорядительной документации, документы подписывает работник, на которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68 сказано, что если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Данное исправление вносится от руки или машинописным способом (и.о.). недопустимо подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.5 Особенности регулирования труда отдельных категорий работников

4.5.1 Руководители

Руководитель предприятия является единоличным исполнительным органом юридического лица и состоит в трудовых отношениях с собственником его имущества. Трудовой договор от имени собственника заключает орган (лицо), уполномоченный законом, иным нормативным актом или учредительными документами предприятия. С руководителем федерального государственного унитарного предприятия трудовой договор заключает руководитель органа исполнительной власти, с руководителем акционерного общества - председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицо, уполномоченное советом директоров (наблюдательным советом).

Статья 273 ТК РФ устанавливает, что с руководителем предприятия должен быть заключен именно трудовой договор и на него распространяется ТК РФ с особенностями, установленными гл. 43. правила этой главы не распространяются на случаи, когда руководитель является одновременно и единственным учредителем (участником), членом организации, собственником ее имущества. В этом случае единственный учредитель (участник) единолично принимает решение (в письменном виде), в котором он указывает, что возлагает на себя обязанности руководителя созданной организации. Заключения трудового договора в данном случае не требуется.

Согласно ч. 1 ст. 275 ТК РФ с руководителем предприятия должен заключаться срочный трудовой договор, срок которого устанавливается учредительными документами предприятия или соглашением сторон. Но если трудовой договор с руководителем предприятия был заключен на неопределенный срок до введения в действие соответствующей нормы, изменить условие о сроке или перезаключить договор нельзя, поскольку срок трудового договора устанавливается только при его заключении.

Для руководителя предприятия может быть предусмотрен испытательный срок до шести месяцев, если иное не установлено законом. Испытание не может быть установлено для лиц, избранных (выбранных) на выборную должность, на оплачиваемую работу.

Практическое применение норм ТК РФ о дисциплинарных взысканиях в отношении руководителя предприятия не всегда возможно, т. к. полномочиями применять дисциплинарные взыскания к работникам наделен сам руководитель. В ТК РФ предусмотрена возможность досрочного расторжения трудового договора с руководителем на основании п. 2 ст. 278, если орган управления предприятием (например, общее собрание акционеров АО) или его уполномоченный примут такое решение. В этом случае увольнение руководителя не требует совершения им каких-либо виновных действий (бездействия). При увольнении по основанию п. 2 ст. 278 ТК РФ руководителю причитается компенсация за досрочное расторжение с ним трудового договора в размере, определяемом трудовым договором (ст. 279 ТК РФ). Таким образом, сложно применить увольнение как дисциплинарное взыскание.

Тем не менее, ТК РФ предусматривает возможность увольнения руководителя предприятия по иным основаниям, предусмотренным трудовым договором в соответствии с п. 3 ст. 278. Типичные основания увольнения руководителя выработаны практикой. Кроме оснований, предусмотренных ст. 81 ТК РФ, это может быть:

* разглашение коммерческой тайны;

* невыполнение решения общего собрания;

* причинение убытков предприятию и др.

При увольнении руководителя предприятия нужно одновременно соблюдать процедуру, предусмотренную ТК РФ, и руководствоваться профильными законами, в частности ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ФЗ «Об акционерных обществах».

Расторжение трудового договора с руководителем предприятия по основаниям, предусмотренным ТК РФ не тождественно прекращению его полномочий. Если трудовой договор расторгнут, а общим собрание не принято решение о досрочном прекращении полномочий руководителя (если уставом решение этого вопроса не отнесено к компетенции совета директоров), он продолжает оставаться единственным исполнительным органом общества, и обладает компетенцией, предусмотренной гражданским законодательством. Также прекращение полномочий единоличного исполнительного органа не тождественно прекращению трудового договора с ним. Таким образом, для увольнения руководителя предприятия требуется наличие двух документов:

* решение общего собрания о прекращении полномочий руководителя (или совета директоров, уполномоченных на то общим собранием акционеров);

* приказ о расторжении трудового договора (увольнении).

При отказе руководителя предприятия ознакомиться с приказом об увольнении и передать дела, а также при отсутствии на предприятии его трудовой книжки необходимо:

* направить заказным письмом с уведомлением о вручении информацию о необходимости явки для ознакомления с приказом об увольнении;

* при неявке уволенного составить соответствующий акт об отказе в ознакомлении с приказом об увольнении, который должны подписать незаинтересованные работники предприятия;

* составить акт об отсутствии на территории предприятия трудовой книжки и направить заказным письмом с уведомлением о вручении письмо, подписанное членами совета директоров, о необходимости явки за дубликатом трудовой книжки.

4.5.2 Женщины

При приеме на работу беременных женщин и женщин, имеющих детей, работодатель обязан соблюдать определенные требования законодательства в отношении сотрудников данной категории.

Беременным женщинам запрещено отказывать в приеме на работу, им не может быть установлен испытательный срок (ст. 70 ТК РФ). Они не могут привлекаться к сверхурочной работе (ст. 99, 259 ТК РФ), работе в ночное время (ст. 96, 259 ТК РФ), не могут быть направлены в служебные командировки (ст. 259 ТК РФ).

Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, с их письменного согласия могут привлекаться к сверхурочной работе, к работе в ночное время, а также могут быть направлены в служебные командировки. При этом им должно быть письменно разъяснено их право отказаться от такой работы (направления в командировку).

По письменному заявлению беременной женщины (женщины, имеющей ребенка в возрасте до трех лет) ей может быть установлено неполное рабочее время (ст. 93 ТК РФ), либо оформлен перевод на другую работу в случае невозможности выполнения прежней работы (по медицинскому заключению) (ст. 254 ТК РФ).

Ежегодный отпуск беременной женщине должен быть предоставлен по ее письменному заявлению до отпуска по беременности и родам или после него (ст. 260, 122 ТК РФ), дополнительный отпуск предоставляется по медицинскому заключению и заявлению работницы (ст. 261 ТК РФ).

Женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет, имеет право на предоставление ей ежегодного оплачиваемого отпуска по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа работы (ст. 125, 260 ТК РФ), дополнительный отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по желанию работницы по ее письменному заявлению (ст. 256 ТК РФ).

Увольнение беременной женщины по инициативе работодателя не допускается, кроме случаев ликвидации предприятия. По истечении срочного трудового договора беременная женщина имеет право на его продление (по письменному заявлению) до предоставления отпуска по беременности и родам (ст. 261 ТК РФ). Согласно данной статье женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет, может быть уволена по инициативе работодателя только по п. 1, п. 3 (а), п.5-7, п. 10, п. 11 статьи 81 ТК РФ, например:

* в связи с ликвидацией предприятия;

* по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;

* в связи с неоднократным неисполнением без уважительных причин трудовых обязанностей, если она имеет дисциплинарное взыскание;

* за однократное грубое нарушение работницей трудовых обязанностей;

* за совершение виновных действий работницей, непосредственно обслуживающей денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к ней со стороны работодателя;

* при представлении работницей работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора.

Когда беременная женщина уходит в отпуск по беременности и родам, предоставляемом в соответствии с медицинским заключением, ей в этот период по основному месту работы выплачивается пособие по государственному социальному страхованию в установленном законом размере (ст. 255 ТК РФ). Соответствующий отпуск по заявлению сотрудницы должен быть предоставлен и по месту работы по совместительству, однако никаких выплат по второму месту работы не предусмотрено.

Основанием для назначения пособия по беременности и родам является выданный в установленном порядке больничный листок. Но пособия по беременности и родам не являются пособиями по временной нетрудоспособности, что подтверждает и Минфин России (письмо от 04.07.05 № 03-03-04/1/49).

Согласно Конституции РФ (ст. 37), ТК РФ (ст. 2), каждый может свободно распоряжаться своими способностями к труду. Заставить работницу написать заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам либо отправить в отпуск насильно нельзя. Поэтому, если такого заявления от женщины не поступало, работодатель не вправе не допускать ее к работе. Она имеет полное право работать (по основной работе и по совместительству) в период декретного отпуска.

4.5.3 Несовершеннолетние сотрудники

При приеме на работу сотрудников в возрасте младше 18 лет ТК РФ установлено правило об обязательном прохождении медицинского осмотра (ст. 69, 266) как предварительного, так и ежегодного до достижения ими совершеннолетия. Кроме того, для таких сотрудников не устанавливается испытательный срок, не допускается сверхурочная работа и работа в ночное время и командировки.

В соответствии со ст. 271 ТК РФ оплата труда подростков в возрасте до 18 лет производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки. Однако работодатель может установить доплату таким сотрудникам до уровня зарплаты при полной продолжительности рабочего дня. Источником таких выплат служат собственные средства предприятия. Если учащиеся работают в период каникул, на них распространяются нормы продолжительности ежедневной работы, определенные ст. 94 ТК РФ:

* для работников в возрасте от 15 до 16 лет - не более пяти часов;

* для работников в возрасте от 17 до 18 лет - не более семи часов.

В соответствии со ст. 267 ТК РФ работникам моложе 18 лет ежегодно устанавливаются удлиненные отпуска продолжительностью не менее 31 календарного дня в любое удобное для него время года. Запрещено отзывать такого работника из отпуска и заменять ему отпуск денежной компенсацией. Увольнение работника моложе 18 лет по инициативе работодателя допускается лишь с согласия инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних (ст. 269 ТК РФ).

4.5.4 Работники, совмещающие работу с обучением

Для сотрудников, совмещающим работу с обучением, ТК РФ предусматривает ряд льгот. Так по желанию работника (заочника или вечерника) рабочее время может быть сокращено на 7 часов в неделю на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта и госэкзаменами (ст. 173, 174 ТК РФ), по желанию работника, обучающегося в вечерней школе, во время учебного года рабочая неделя может быть сокращена на рабочий день (ст. 176 ТК РФ). Статьи 174-176 ТК РФ предусматривают предоставление дополнительных отпусков сотрудникам данной категории.

Для обучающихся в высших учебных заведениях предусмотрены отпуска:

* с сохранением среднего заработка:

- для сдачи сессии - 40 календарных дней (на 1 и 2 курсах); 50 календарных дней (на последующих курсах);

- для подготовки и защиты диплома и сдачи госэкзаменов - 4 месяца;

- для сдачи госэкзаменов - 1 месяц;

* без сохранения среднего заработка:

- для сдачи вступительных экзаменов - 15 календарных дней;

- для сдачи выпускных экзаменов подготовительного отделения - 15 календарных дней;

- для сдачи сессии на дневном отделении - 15 календарных дней в году;

- для подготовки и защиты диплома и сдачи госэкзаменов на дневном отделении - 4 месяца;

- для сдачи госэкзаменов на дневном отделении - 1 месяц.

Если работник обучается в учебном заведении среднего профессионального образования, то ему могут быть предоставлены следующие виды отпусков:

* с сохранением среднего заработка:

- для сдачи сессии - 30 календарных дней (на 1 и 2 курсах); 40 календарных дней (на последующих курсах);

- для подготовки и защиты диплома и сдачи госэкзаменов - 2 месяца;

- для сдачи госэкзаменов - 1 месяц;

* без сохранения заработка:

- для сдачи вступительных экзаменов - 10 календарных дней;

- для сдачи выпускных экзаменов подготовительного отделения - 15 календарных дней;

- для сдачи сессии на дневном отделении - 10 календарных дней в году;

- для подготовки и защиты диплома и сдачи госэкзаменов на дневном отделении - 2 месяца;

- для сдачи госэкзаменов на дневном отделении - 1 месяц.

Обучение в учебном заведении начального профессионального образования предполагает предоставление отпусков с сохранением среднего заработка для сдачи экзаменов на 30 календарных дней в течение года. При обучении в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях работникам должны быть предоставлены отпуска с сохранением среднего заработка для сдачи выпускных экзаменов:

- в 9 классе - 9 календарных дней;

- в 11 (12) классе - 22 календарных дня.

Вышеназванные гарантии и компенсации предоставляются работнику, совмещающему работу с обучением, если он получает образование соответствующего уровня впервые, если работник обучается одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из учреждений (по выбору работника) (ст. 177 ТК РФ).



5. Материальная ответственность

Согласно ст. 277 ТК РФ полную материальную на предприятии ответственность могут нести руководитель, его заместитель и главный бухгалтер. Кроме того, это могут быть работники, с которыми заключен письменный договор о полной материальной ответственности:

* старше 18 лет;

* обслуживающие или использующие товарные ценности или иное имущество;

* занимающие должности или осуществляющие работы, включенные в специальный перечень должностей и работ, по которым можно заключать договор о полной материальной ответственности (утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85).

Вышеназванное Постановление включает в себя три перечня:

* список должностей, по которым может заключаться договор о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества;

* список работ, по которым может заключаться договор о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (независимо от должности работника, выполняющего данную работу);

* список работ, по которым может заключаться договор о полной коллективной материальной ответственности.

Другие работники могут нести ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.

Если работник совмещает должности, то договор может быть заключен в случае, если основная или совмещаемая должность приведены в данном документе (бухгалтер, совмещающий должность кассира). Работник несет ответственность за сохранность фактически вверенных ему ценностей согласно договору о полной материальной ответственности. Если договор заключен с лицом, не отвечающим вышеперечисленным требованиям, то он признается недействительным.

Полная материальная ответственность может быть коллективной и индивидуальной.

Договор о коллективной ответственности заключается при совместном выполнении работниками работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей. Он заключается в случае, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за возможный ущерб и заключить с каждым договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Решение о заключении договора о коллективной материальной ответственности принимает работодатель, вводит его в действие приказом по предприятию, который становится приложением к коллективному договору о полной материальной ответственности. Стать членом коллектива, несущего полную коллективную материальную ответственность работник может только добровольно.

Согласно ст. 243 ТК РФ работники несут ответственность лишь за недостачу ценностей, которые они лично получили, например, по накладной. ТК РФ допускает освобождение от материальной ответственности в том случае, если член коллектива может доказать отсутствие своей вины.

Если возмещение ущерба происходит добровольно, соглашением между всеми членами коллектива и работодателем определяется степень вины каждого члена материально ответственного коллектива, если взыскание ущерба происходит в судебном порядке, право определить степень вины каждого члена коллектива имеет только суд.

Вышеназванным постановлением № 85 утверждены типовые договоры о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности, которые определяют обязанности работников и работодателя по обеспечению сохранности ценностей. Типовой договор должен содержать следующие положения:

Обязанности работника:

* бережно относиться к переданному ему имуществу;

* сообщать работодателю об обстоятельствах, угрожающих сохранности имущества;

* вести учет переданного имущества, участвовать в его инвентаризации.

Обязанности работодателя:

* создавать условия, необходимые для нормальной эксплуатации и обеспечения сохранности вверенного работнику имущества;

* знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями;

* проводить инвентаризацию имущества.

Если работодателем не соблюдаются его обязанности, работник вправе требовать уменьшения суммы ущерба, которая будет с него взыскиваться, вплоть до полного освобождения от его возмещения.

Размер ущерба рассчитывается исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но он не ниже остаточной стоимости утерянного или испорченного имущества по данным бухгалтерского учета. По отдельным видам имущества ущерб от хищения, порчи, недостачи или утраты рассчитывается по особым правилам (например, в отношении иностранной валюты, драгоценных камней и драгоценных металлов). Такие правила устанавливаются отдельными законодательными актами.

Если работник отказывается от заключения договора о полной материальной ответственности, необходимо выяснить причину отказа. Если причина является уважительной (например, заключить договор о полной материальной ответственности работнику не позволяет здоровье, что подтверждено соответствующим медицинским заключением, а перевести его на другую работу с его согласия невозможно), то работника можно уволить (п. 3 ст. 81 ТК РФ).

Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей, исходя из заключенного трудового договора, составляет для работника его основную трудовую функцию (что было оговорено с ним при его приеме на работу), и заключение договора о полной материальной ответственности с этим работником предусмотрено действующим трудовым законодательством, то к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в связи с неисполнением трудовых обязанностей.

Если в процессе работы возникает необходимость заключения договора о полной материальной ответственности с работником (например, в связи с изменениями законодательства его должность стала относиться к перечню должностей и работ, выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности), а работник отказывается от этого, работодатель обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы может уволить согласно п. п. 7 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора).

Существует другой вариант полной материальной ответственности, которая устанавливается за недостачу или порчу ценностей, вверенных работнику по разовой доверенности. Выдача таких доверенностей происходит с согласия работника, т. к. действия, которые он по ним выполняет, не входят в круг его прямых обязанностей.

Порядок увольнения одинаков для всех категорий материально ответственных лиц. Трудовые договоры с такими сотрудниками могут быть расторгнуты по тем же основаниям, что и договоры с сотрудниками, не имеющими материальной ответственности. Особенностью здесь является то, что до увольнения такой работник должен передать работодателю все вверенное ему имущество и отчитаться за его недостачу, если таковая обнаружится. Работодатель обязан обеспечить такую передачу в строго определенный период времени, т. к. последний день работы сотрудника - это день окончательного расчета и выдачи трудовой книжки (ст. 62, 140 ТК РФ). Даже если к этому моменту инвентаризация еще не закончена, работодатель не имеет право задерживать расчет и трудовую книжку работника.

В случае увольнения работника по собственному желанию срок, имеющийся у работодателя для передачи имущества, составляет две недели, если увольнение происходит по соглашению сторон, то длительность срока зависит от договоренности работодателя с работником. Причем по обоюдному согласию дата увольнения может при необходимости измениться, таким образом, можно увеличить период, отведенный для соблюдения всех периодов. В этом особенность и преимущество расторжения трудового договора по соглашению сторон. Если увольнение сотрудника является дисциплинарным взысканием за содеянный проступок (например, увольнение работника, непосредственно обслуживающего материальные ценности, по основанию утраты к нему доверия со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ), то процесс передачи материальных ценностей должен произойти в определенные законодательством сроки. Статья 193 ТК ограничивает возможность наложения на работника дисциплинарного взыскания за совершение дисциплинарного проступка во времени:

* один месяц со дня обнаружения;

* шесть месяцев со дня совершения.

Необходимо помнить, что если увольняющийся сотрудник не отчитался и не передал все имущество работодателю, то он не освобождается от материальной ответственности с момента увольнения (ст. 232 ТК РФ). Если налицо факт недостачи, сразу после проведенной проверки у работника берутся объяснения о ее причинах в письменной форме, при отказе работника от дачи объяснений составляется акт при двух свидетелях.

Когда работник признает за собой наличие вины в причиненном ущербе в случае виновного противоправного поведения (действия или бездействия), то он может в добровольном порядке погасить свой долг. Если работник не признает свою вину - работодатель имеет право на основании приказа в течение одного месяца взыскать с провинившегося сотрудника сумму причиненного ущерба, если размер ущерба не превышает среднемесячного заработка работника. В судебном порядке производится взыскание ущерба, если его сумма превышает среднемесячный заработок работника. Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении вреда, причиненного организации, в течение одного года со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска этого срока по уважительной причине он может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ).



6. Вопросы конфиденциальности

Генеральной Ассамблеей ООН 10 декабря 1948 г. была провозглашена Всеобщая декларации прав человека, ст. 3 которой провозгласила право каждого человека на свободу, а ст. 19 - право на свободу убеждений и на их свободное выражение т. е. право придерживаться своих убеждений и свободу искать, получать и распространять информацию и идеи любыми средствами и независимо от государственных границ. В последующих документах также рассматривались данные положения:

* в ст. 10 Европейской Конвенции о защите прав человека и основных свобод, где дополнительно было указано, что свободы получения и распространение информации реализуются без какого-либо вмешательства со стороны государственных органов;

* в ст. 19 Международного пакта о гражданских и политических правах от 16 декабря 1966 г., где уточняется, что эти свободы относятся ко всякого рода информации, идеям и способам их распространения,

* в ст. 13 Декларации прав и свобод человека и гражданина (принятой Верховным Советом РСФСР 22.11.91 г.), где в дополнение к перечисленным правам провозглашена свобода слова.

Эти права и свободы были закреплены и в Конституции РФ: свобода слова - в ч. 1 ст. 29, свобода массовой информации - в ч.5 ст.29. В частности, в ч. 3 и 4 ст. 29 говорится, что никто не может быть принужден к выражению своих мнений или убеждений или отказу от них, и каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Человек может подвергаться только установленным законом ограничениям с целью обеспечения должного признания и уважения прав и свобод других и удовлетворения справедливых требований морали, общественного порядка и общего благосостояния общества. Кроме того, указанные ограничения могут производиться в интересах национальной безопасности, защиты репутации или прав других лиц, для предотвращения разглашения информации, полученной конфиденциально (п. 2 ст. 10 Европейской Конвенции о защите прав человека и основных свобод) и т. д.

6.1 Государственная тайна

Государственной тайной являются защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации (ст. 5 Закона РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»). Утечка таких сведений может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов страны. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 г. № 1203 (с изм. на 29.05.2002). К ним относятся сведения из различных областей (военной, внешнеполитической, экономической, области науки и техники).