Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кадровая служба предприятия:

делопроизводство, документооборот и нормативная база

С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ

Автор: Захаркина Ольга Ивановна - руководитель кадровой службы холдинга БДО Юникон АФинА, опыт работы - 5 лет



1. Основные направления работы кадровой службы

Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого на предприятии создается кадровая служба, которая может быть в виде:

* управления кадров;

* департамента;

* отдела кадров;

* службы персонала;

* кадрового центра и т. д.

Выбор организационной формы данной службы определяется:

1. размером предприятия и количеством работников,

2. порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации.

Ш Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу.

Ш На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например:

* прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

* комплектование предприятия необходимыми кадрами;

* обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

* повышение квалификации работников;

* проведение регулярной аттестации;

* учет и анализ личного состава предприятия и др.

Ш В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие виды работ:

* составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

* создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав);

* подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия;

* проводит отбор на вакантные должности;

* участвует в проведении аттестации;

* оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

* оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;

* ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников;

* ведет учет личного состава и табельный учет;

* проводит работу по анализу текучести кадров;

* контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т. д.

1.1 Ведение кадровой документации

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется.

§ Составление, оформление документов,

§ работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров.

§ Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации.

§ Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которых также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

1.1.1 Законодательные основы кадрового делопроизводства

Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Закона Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой тайне».

Положения Закона РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Характер рекомендательный (необязательный) носят методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству.

Такие документы содержат рекомендации:

ь как лучше оформлять кадровые бумаги,

ь как удобнее организовать работу с ними.

При этом предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Но следует учесть, что инспекция по труду придает большое значение таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать предприятие. И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено немало сил и времени в поисках справедливости.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от юридической значимости.

Также кадровику необходимы:

1. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

2. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (далее - Постановление Госкомстата России № 1). Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.

Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить:

§ дополнительные реквизиты в унифицированные формы,

§ включать дополнительные строки и графы,

§ расширять или сужать их,

§ использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов.

Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.

1.1.2 Правила оформления кадровых документов

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами.

Ш Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма, которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста.

Ш Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов.

Ш Также необходимо провести сбор имеющейся информации по существу поставленных вопросов. Для этого могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. п.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы.

После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляется ряд требований, например:

* достоверность;

* объективность;

* логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;

* максимальная краткость при полноте информации;

* ясность изложения и однозначность понимания документа;

* продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Сокращение слов и словосочетаний допускается лишь в общепонятном варианте при первичной расшифровке в скобках.

В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные.

Документы, содержащие лишь один вопрос (простые) легче в обработке и направлении на исполнение.

Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, т. к. чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения документа и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело.

Поэтому при составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру, и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать его с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Также возможно составление документа без мотивировки и обоснования, например, заявление о приеме на работу. Каждая новая мысль документа должна начинаться с нового абзаца, состоящего из двух-трех предложений.

Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

После составления текста документа формулируется его заголовок.

Заголовок - это обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», согласуется с названием вида документа и имеет вид отглагольного существительного («О предоставлении»; «Об открытии»).

В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?», «чего?» («Правила внутреннего трудового распорядка»).

В объемных документах допускается появление подзаголовков. Наличие заголовка дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

Если документ предполагает наличие приложения (приложений), в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать любые документы (инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы и т. д.)

В правом верхнем углу документа--приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу они являются (вид, дата и регистрационный номер основного документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов.

Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Обязательным реквизитом любого документа является дата.

Дат может быть несколько:

ь составления,

ь согласования,

ь подписания или утверждения, исполнения и др.

Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных - допускается использование словесно-цифрового способа (05 марта 2005 г.).

Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.

Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты:

При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой «Замечания прилагаются». Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних - ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу - подпись компетентного должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией - членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.

Заверяет подлинность подписи ответственного лица печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).

Некоторые документы кроме подписания требуют своего утверждения. Это положение предусматривается в нормативных актах предприятия. Утверждение документа может происходить с помощью специально изданного документа (приказ, протокол и др.) или грифом утверждения, оформленным компетентным должностным лицом.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Зенит»

Подпись. А.К. Фролов.

20.04.2004

УТВЕРЖДЕН

Приказом по основной деятельности

20.04.2004 № 34

Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа. Слово «утвержден» согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция - утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.

На некоторых документах предусмотрено проставление резолюции компетентного должностного лица.

Резолюция - это как бы маленький документ, закрепляющий распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция включает в себя текст, подпись и дату. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции указан исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Резолюция часто является основание взятия документа на контроль.

После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т. д.).

Большинство документов изготавливается на бумаге форматом А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля.

1.1.3 Хранение документов

В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.) и Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552, которые являются правовой базой деятельности Федеральной архивной службы России, в 2000 году руководителем Федеральной архивной службы России был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий. Этот перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций. Также здесь указываются минимальные сроки хранения документов.

Для некоторых видов документов в типовом перечне наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка «ЭПК». Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение на предприятии или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Аббревиатура «ЭПК» - это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении.

Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая является совещательным органом при руководстве. Ее решения фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение документов и вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия. Документы, не подлежащие приему в муниципальные и государственные архивы, и имеющие истекший срок хранения в кадровой службе предприятия, уничтожаются без согласования с архивными органами.

Собственник предприятия обязан обеспечить сохранность документов, отнесенные Федеральной архивной службой России к составу архивного фонда РФ. кадры персонал конфиденциальность документ

Порядок упорядочения документов предприятия изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы предприятия при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив). Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов.

Перед обработкой дел обращается внимание на правильность оформления документов и полноту их состава, т. е., проводится сверка всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов (дат и номеров, подписей). В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.

Длительное архивное хранение предполагает хранение в течение 10 (и более) лет. Сюда относятся следующие документы кадровой службы:

* приказы (распоряжения) по личному составу;

* списки работников;

* карточки по учету личного состава;

* личные дела;

* лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;

* невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.);

* акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;

* табели или наряды работников вредных профессий.

Экспертиза ценности документов не проводится по заголовкам на обложках дел, а предполагает полистный просмотр каждого дела. В ходе этого процесса изымаются лишние экземпляры документов, копии, документы, не относящиеся к тематике данного дела, черновики и документы, подлежащие возврату. Затем происходит:

* систематизация документов в деле;

* подшивка или переплет дела;

* нумерация листов;

* составление листа - заверителя дела;

* при необходимости - составление внутренней описи документов.

Дела формируются по годам (кроме личных дел), документы, относящиеся к одному вопросу, группируются вместе. Дело в своем составе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности (в начале дела приказ № 1) и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками таким образом, чтобы текст, свободно читался. Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.

В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце, лист--заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и исправленных номеров, количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа--заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте. Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.

Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержит следующие реквизиты:

* наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;

* наименование структурного подразделения (полное);

* индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

* заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;

* вид дела;

* автор документов (например, кадровая служба);

* краткое содержание документов дела;

* период, к которому относятся документы дела;

* дата дела;

* количество листов в деле (переносится из листа--заверителя дела);

* срок хранения дела;

* архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер коробки.

Если предприятие не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается согласно списку фондов составленном на предприятии и являющимся основным учетным документом архива (в случае наличия двух и более фондов).

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива). Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) - тушью или чернилами.

Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.

В случае ликвидации предприятия документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии, в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Федеральной архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена УК РФ. Ее несет работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, а также руководитель предприятия или лицо, ответственное за сохранность всех документов предприятия.

1.2 Планирование и организация работы по обеспечению кадрами

Любое предприятие, имеющее планы своего развития на длительную перспективу, неизбежно сталкивается с необходимостью рационального использования своих человеческих ресурсов, их развития и пополнения. Достаточно часто руководители предприятий долгое время игнорируют эту потребность. В такой ситуации роль кадровых служб ограничивается деятельностью по ведению документации и решению кадровых проблем, возникающих в процессе работы без учета задач и перспектив развития предприятия. В результате этого образуется разрыв между текущей деятельностью предприятия и его стратегическими целями.

Чаще всего причиной такого положения является отсутствие у руководителей необходимых теоретических знаний и опыта в стратегическом управлении трудовыми ресурсами, в чем они просто боятся признаться, опасаясь за свой авторитет. И в подавляющем большинстве случаев такие руководители направляют свою энергию не на конструктивное сотрудничество с кадровыми службами, а на противодействие им, которое обычно носит скрытую форму. Они считают, что работа с резервом кадров, проведение аттестации работников является ненужным отвлечением от основных обязанностей и, соответственно, приносит больше вреда, чем пользы. Такие руководители не в состоянии оценить стратегическую значимость для предприятия работы кадровой службы в этих направлениях.

Полноценная работа кадровой службы возможна при наличии:

* поддержки высшего руководства;

* авторитета кадровых служб и их руководителей;

* подготовленности работников кадровых служб и руководителей, задействованных в системе работы с резервом кадров.

Отсутствие или слабость даже одного из перечисленных факторов значительно снижает эффективность системы работы кадровой службы, либо вообще делает недостижимыми ее цели.

1.2.1 Кадровый резерв

Для того, чтобы на предприятии не возникало проблем из-за отсутствия специалистов, кадровая служба изучает потребности отделов и подразделений в кадрах. На основе такого анализа ведется работа по формированию кадрового резерва предприятия, т. е. определяются:

* подразделения, направления, отделы, нуждающиеся в кадровом резерве;

* должности, для которых целесообразно готовить кадровый резерв.

Эта работа предполагает:

* определение критериев для кандидатов в резерв;

* предварительное формирование списка (беседа с руководителями отделов, наблюдение, анализ имеющейся информации и документов);

* проведение оценки кандидатов для зачисления в кадровый резерв;

* корректировка и утверждение списка;

* реализация программы кадрового резерва.

Кадровый резерв может быть как внешний, так и внутренний.

Внутренний резерв составляют сотрудники предприятия. Он делится на оперативный и перспективный. Оперативный резерв - это сотрудники, которые уже замещают вышестоящих руководителей и готовы без какого-либо дополнительного обучения занять вышестоящие должности. Перспективный резерв - это сотрудники, имеющие высокий потенциал, но нуждающиеся в дополнительном обучении.

Внешний резерв может формироваться по желанию администрации, т. е. предприятие на вакантные позиции будет сознательно привлекать кандидатов со стороны. Кроме того, внешний резерв может формироваться вынужденно, если на предприятии по каким-либо причинам высока текучесть кадров.

Формирование кадрового резерва предприятия способствует выявлению потенциала персонала, а также помогает в случае экстренной необходимости закрыть кадровые «дыры». Какой именно резерв будет формироваться на предприятии: внешний, внутренний или оба - решает руководство предприятия. При этом необходимо учитывать следующие правило: работники пре переводе на новую должность дают выработку 80 %, а вновь принятые на первоначальном этапе только 20 % (процесс адаптации, знакомство с предприятием, его культурой, правилами, коллективом и т. д.). Кроме того, нельзя упускать из поля зрения факторы влияния внешнего рынка, представляющие интерес для сотрудников предприятия, особенно находящихся на ключевых позициях:

* востребованность конкретных специалистов на рынке труда;

* уровень заработных плат;

* кадровая политика предприятий--конкурентов;

* развитие технологий, оптимизация бизнес--процессов и т. д.

Определяющим моментом в работе кадровой службы является ориентированность на потребности предприятия, запросы и нужды руководства и сотрудников. Кроме того, в процессе формирования внутреннего кадрового резерва персонал проходит оценку по определенным критериям.

Например:

* Качество работы:

- работа выполняется без ошибок (с небольшими погрешностями), аккуратно и тщательно, не требует дополнительной проверки, практически без помощи руководителя;

- большое количество ошибок в работе, аккуратность и точность, четкое выполнение инструкций, незначительная помощь руководителя;

- качество работы соответствует предъявляемым требованиям;

- бывают ошибки, небрежное выполнение работы, требуются периодические проверки со стороны руководителя;

- низкое качество работы, постоянные ошибки, требуются постоянные проверки и исправления.

* Объем (количество) работы:

- быстрый и энергичный работник, постоянно с легкостью выполняющий гораздо больший объем работы, чем запланировано;

- быстро выполняющий большой объем работы сотрудник;

- стабильно работающий и выполняющий плановые показатели работник;

- медленно работающий, требующий постоянного подталкивания сотрудник;

- сотрудник, работающий медленно, теряющий много времени впустую, не справляющийся с запланированным объемом работ.

* Присутствие на работе (дисциплина):

- чрезвычайно надежный человек, который всегда на работе и вовремя;

- надежный, редко (по уважительной причине) отсутствующий работник, предупреждающий заранее о своем отсутствии;

- случается отсутствие на работе по уважительной причине, не имеющее серьезных негативных последствий для работы. О своем отсутствии такой работник предупреждает заранее;

- ненадежный, непунктуальный, не предупреждающий о своем отсутствии сотрудник;

- часто отсутствующий или опаздывающий без предупреждения, крайне ненадежный человек.

* Уровень лояльности к предприятию:

- хорошо знающий предприятие и преданный ему сотрудник, который на первое место ставит интересы организации. Не допускающий негативных отзывов о предприятии ни в какой ситуации, позитивно отзывающийся о руководстве, коллегах, как на работе, так и за ее пределами. Такой человек искренне гордится своим предприятием;

- позитивно воспринимающий предприятие, не допускающий неконструктивной критики работник, довольный своей работой;

- работник, удовлетворенный своей работой на данном предприятии, избегающий публично выражать недовольство организацией, коллегами, начальником;

- не ощущающий себя частью организации человек, иногда не сдерживающий негативные эмоции по отношению к предприятию;

- крайне негативно относящийся к организации работы, преследующий свои личные цели.

При работе с кадрами, тем более при формировании кадрового резерва, необходимо помнить следующее: наивысшую ценность представляют не те, кто обладает уникальными знаниями, а те, кто способен постоянно обучаться новому и применять свои знания на практике. Кроме того, уникальные специалисты часто замыкают весь процесс на себе, и в случае, если им приходится покинуть организацию, работа существенно осложняет. Поэтому нельзя строить работу в расчете на конкретного специалиста, иначе есть опасность стать его заложником.

Работа в данном направлении должна вестись систематически, целенаправленно и регулироваться Положением о кадровом резерве предприятия. Данный документ может состоять из следующих разделов.

Общие положения. В этом разделе указывается, какие вопросы регулируются Положением, определяются основные направления работы с резервом кадров. Затем приводятся разъяснения основных вопросов системы работы с резервом кадров:

* что такое резерв кадров;

* что такое система работы с резервом кадров;

* какие вопросы решает наличие резерва кадров;

* для чего необходимо планирование резерва кадров;

* каковы источники формирования резерва кадров.

Следующий раздел Порядок формирования резерва кадров определяет, каким образом и на основании какого подхода формируется резерв кадров на предприятии.

Раздел Организация работы с резервом кадров регламентирует следующие вопросы:

* расчет резерва кадров;

* определение кандидатов в резерв кадров;

* оценка кандидатов в резерв кадров;

* анализ результатов оценки кандидатов в резерв кадров;

* формирование резерва кадров и утверждение списка резерва руководством предприятия;

* формирование программ подготовки резерва;

* реализация программ подготовки резерва;

* оценка резерва кадров:

- характеристика;

- отчеты о выполнении заданий;

- экспертная оценка;

* анализ результатов оценки резерва кадров;

* выводы:

- отрицательная оценка - исключение из резерва кадров;

- требуется дополнительная подготовка - планирование индивидуальной подготовки;

- положительная оценка - принятие решения о выдвижении на вышестоящую должность.

Кроме того, в документ могут включаться Приложения, состоящие из образцов документов, необходимых для составления личного дела работника, включенного в резерв кадров, схемы функциональных связей в процессе организации работы с резервом, перечней обязанностей стажера и руководителя стажировки, иных необходимых документов.

Если предприятие не очень маленькое, рекомендуется в кадровой службе иметь подразделение или специально подготовленного работника, отвечающих за организацию и контроль всей текущей работы с резервом кадров.



1.2.2 Подбор персонала

Для того чтобы подобрать требующегося специалиста, вначале необходимо ответить на следующие вопросы:

* Какая работа будет поручена этому специалисту?

* Работа будет временная или постоянная?

* Каких результатов и через какое время ожидают от работника?

* Кто выполняет эту работу сейчас, и что не устраивает в настоящем положении дел?

* Когда специалист должен приступить к работе?

* Есть для него оборудованное рабочее место (если нет, то в какой момент появится и сколько будет стоить)?

Такие вопросы помогут понять, нужен специалист на постоянную работу или можно нанять его временно, сформулировать требования к специалисту (что должен уметь делать, какими навыками владеть, в какой области специализироваться) и определить сроки, в которые должен быть подобран соответствующий работник.

Существует несколько вариантов поиска нужного работника.

1. Через знакомых, это надежный и дешевый источник, но не всегда профессиональный. Лучше всего, учитывая рекомендации знакомых, рассматривать кандидатов на общих основаниях.

2. Воспользоваться услугами кадровых агентств, лучше нескольких. Это будет быстро, достаточно профессионально, но дорого. Они помогут сформулировать, кто именно нужен, сориентируют по стоимости специалиста, проведут предварительный отбор и представят на рассмотрение не одну кандидатуру. Если все кандидатуры в той или иной мере подходят, значит, работа рекрутеров выполнена профессионально. Если соискатели не подходят, лучше отказаться от услуг такого агентства. Но успех сотрудничества не может быть гарантирован ни продолжительностью работы на рынке данного агентства, ни объемом базы данных, ни перечнем солидных клиентов, ни стоимостью услуг. В таком случае стоит поискать другое кадровое агентство.

3. Самый простой и дешевый способ поиска специалиста - интернет (размещение объявления на одном из сайтов по трудоустройству). По электронной почте можно провести первое интервью, попросив кандидата ответить на некоторые вопросы. Кроме того, необходимые кандидатуры можно подобрать, просмотрев размещенные на сайтах резюме. Но в небольших городах этот способ не всегда дает результат.

4. Размещение объявлений в газетах по трудоустройству, лучше в нескольких, чтобы охватить широкую и разнообразную аудиторию соискателей. Это должны быть как местные периодические издания (в том числе те, которые каждую неделю бесплатно доставляют в каждый дом), так и бизнес-издания, гарантированно попадающие на стол большей части руководителей. Задействование профессиональных изданий и деловой прессы дает возможность подобрать нужного специалиста, подумывающего о смене места работы. Объявление об открытой вакансии должно содержать название должности, предъявляемые требования и круг обязанностей. Хорошо, если это будет модуль, содержащий название и логотип предприятия. Одновременно объявления можно давать по радио и телевидению.

5. Охотно идут на сотрудничество учебные заведения, предоставляя информацию о лучших студентах и выпускниках. С тренинговыми компаниями работать сложно, т. к. они не имеют права разглашать информацию о людях, посещающих тренинги, без их согласия. Но если кадровый работник сам будет посещать различные тренинги и знакомиться там потенциальными кандидатами, то и этот способ подбора специалистов может быть использован.

6. Найти нужных специалистов можно также на специализированных выставках, обычно на второй-третий день у экспозиций работают хорошие менеджеры и специалисты. Выдавая себя за клиента, можно посмотреть их в процессе работы.

7. Можно связаться с представителями других предприятий, подбирающих персонал для себя, и предложить обмениваться сведениями о кандидатах.

Таки образом, в зависимости от потребностей и направления деятельности предприятия кадровая служба выбирает наиболее приемлемые для себя.

После того, как у кадровой службы окажется резюме как минимум нескольких человек, необходимо провести интервью по телефону для отсева явно неподходящих кандидатур. Иногда разница между резюме и телефонным разговором настолько значительна, что личной встречи для принятия решения не требуется.

Грамотно проведенное телефонное интервью позволяет сэкономить время на личных встречах с кандидатами. В процессе проведения такого интервью устанавливаются определенные факты, которые потом потребуют проверки (знание определенной сферы деятельности, необходимых программ и др.). Возможно, также выяснить ожидания кандидата по заработной плате и обсудить их. Если его требования значительно отличаются от предложения, то, скорее всего, нет смысла приглашать соискателя на встречу.

В процессе проведения телефонного интервью удобно использовать заранее составленный бланк, в который будут занесены следующие сведения: имя кандидата, номер его телефона, несколько четких вопросов по имеющемуся опыту работы.

Для телефонного интервью удобнее использовать вопросы закрытого типа, предполагающие ответы «да», «нет», указание конкретных дат, сроков. Если подбирается кандидат на позиции, предполагающие общение с клиентами, задаются открытые вопросы, требующие для ответа хорошо развитой речи. По телефону стоит продублировать наиболее важную и принципиальную для предприятия часть информации (условия работы, график и т. п.). Очень важно дать потенциальному сотруднику информацию о предприятии (сколько лет существует, чем занимается, почему возникла вакансия).

Если в процессе заполнения бланка на большинство вопросов получен отрицательный ответ, то такого кандидата не стоит приглашать на собеседование. Необходимо поблагодарить человека за проведенное интервью и объяснить, что предприятию требуется сотрудник с другим опытом работы. Если же разговор по телефону имеет положительный результат, то согласовывается время и место проведения собеседования.

В ходе проведения собеседования решаются две задачи: выяснение профессиональной компетентности кандидата и определение, насколько кандидат подходит работодателю как личность.

Перед проведением собеседования необходимо определить, что будет оцениваться и как, например:

* что предприятие ожидает от соискателя как от профессионала;

* какие обязанности сотрудник будет выполнять;

* как можно проверить компетентность кандидата (кто и как это сделает).

Оценка может быть произведена как специалистом предприятия, заинтересованным в привлечении нового сотрудника, так и приглашенным экспертом-профессионалом. Кроме того, можно использовать профессиональное задание или тест, требующие, определенных знаний и навыков. Тестирование имеет смысл проводить на те позиции, где требуются определенные знания и умения, которые можно объективно оценить: бухгалтеры, менеджеры по продажам, маркетологи, и т. д.

Вопросы должны быть заранее продуманными, позволяющие сделать вывод насколько потенциальный сотрудник ответствен, активен, работоспособен, склонен к самостоятельности, обладает организаторскими качествами или другими достоинствами, необходимыми для данной должности. Важное требование при проведении собеседования - использование открытых вопросов, предполагающих развернутые ответы. В таких вопросах используются вопросительные слова «почему», «зачем», «где», «что» и т. д. без предложения вариантов ответа.

Существует несколько видов интервью, которые можно использовать в процессе проведения собеседования.

Биографическое интервью предполагает несложную технику проведения. Начать разговор можно фразой «Я ознакомился с вашим резюме, и у меня возникло несколько вопросов…». Люди любят рассказывать о себе заинтересованному человеку, но делать выводы о профессиональной компетенции соискателя рано, этот разговор - подготовка к проведению поведенческого интервью.

Поведенческое интервью называют глубинным, структурированным или интервью по компетенциям. Это одно из самых сложных интервью, позволяющее получить от кандидата подробное описание реальных рабочих ситуаций, с которыми он сталкивался в прошлом. Для этого задаются вопросы, например, об опыте командной работы с уточнением деталей: где именно работал, какие решал задачи, как это происходило, оказывалась ли помощь коллегам и как они к этому отнеслись. Основываясь на полученной информации, можно просчитать, как человек поведет себя в той или иной ситуации, и выяснить, насколько личные качества и профессиональные навыки кандидата подходят для открытой вакансии. И обязательно нужно следить за невербальными проявлениями: мимикой, жестами и темпом речи, чтобы заметить малейшие признаки неискренности и хитрости:

* полностью закрытая поза, руки в карманах, взгляд исподлобья (нежелание разговаривать, стремление защититься);

* легкое прикосновение к кончику носа в процессе рассказа о себе (свернутый жест прикрытия рта);

* отведение взгляда, частые моргания, а также потирание глаз (трудно смотреть в глаза и лгать);

* дернулись зрачки глаз (обдумывает правдоподобный ответ);

* нервные движения (вдруг начинает поправлять одежду, прическу, смахивать что-то со стола, переставлять предметы);

* хрипота и покашливания (необходимость лгать вызывает горловой мышечный спазм и мешает чисто говорить);

* неоконченные фразы (человек делает паузы, внутренне наталкиваясь на информацию, которую хотел бы скрыть).

Следующий вид интервью - ситуационное, или case-интервью, отражает представления человека о правильном поведении в той или иной возможной ситуации. Использование этой методики предполагает предложение всем кандидатам на должность одну и ту же ситуацию (достаточно простую), которая основана на фактах из реальной жизни. Соискатели должны провести анализ проблемы и выработать практическое решение. Затем сравниваются ответы кандидатов, находчивость, жизненные ценности и модели поведения.

Стрессовое интервью проводится при подборе человека для работы в условиях эмоционального давления (оператор, торговый представитель). Интервьюер должен внезапно начать агрессивное нападение, например, делая вид, что не слышит ответов кандидата, задавать один и тот же вопрос. Эмоциональное давление на кандидата в ходе интервью покажет, насколько он стрессоустойчив. Такое интервью не должно длиться более пяти минут, по его окончании кандидату сообщается, что это была необходимая проверка на стрессоустойчивость, что он ее прошел (или не прошел). Затем необходимо поговорить с человеком о чем-нибудь спокойном, чтобы снять негатив.

Также при собеседовании возможно использование смешанных типов интервью, например, биографического с элементами ситуационного. Это позволяет сразу получить необходимую первичную информацию о кандидате (образование, профессиональный опыт, мотивационную направленность, карьерные амбиции) и узнать его взгляды на определенные проблемные ситуации.

Кроме того, очень полезны при проведении интервью проективные методики, т. к. они дают наименьшую вероятность желательных ответов. Существует адаптированный вариант проективной методики в виде специальных вопросов, которые задаются в режиме ограниченного времени. Человек, отвечая на них, объясняет поведение, действия, побуждения других людей в соответствии со своим жизненным опытом. Рассказывая о прошлом, он дает объяснения и интерпретации, актуальные для него в данное время. При этом важны не столько факты, сколько эмоциональная окрашенность и объяснения кандидата. Ответы на проективные вопросы дают хорошие результаты по следующим темам:

* мотивация материальная и нематериальная;

* руководитель--сотрудник;

* ценности, честность, лояльность;

* коллектив, общение с людьми;

* конфликты;

* клиенты.

Проективные вопросы для выявления мотивации могут быть следующими: «Что побуждает людей более эффективно работать?», «Почему люди выбирают ту или иную работу?». При анализе ответов выявляются основные мотиваторы данного человека, которые повышают эффективность работы человека, потому что соответствуют его внутренним потребностям на данный момент: например:

* высокая зарплата;

* справедливость оплаты труда;

* стабильность работы предприятия;

* близость к дому;

* отсутствие давления со стороны коллег по работе;

* организация питания в офисе и др.

Проективные вопросы по теме «руководитель--сотрудник» могут звучать следующим образом: «Как вы считаете, что такое хороший коллектив?» или «Что такое хороший руководитель (сотрудник)?». Отвечая на вопрос о руководителе, человек, имеющий подобный опыт, будет иметь в виду себя, рядовой сотрудник - желаемый вариант руководителя. И наоборот, отвечая на вопрос о хорошем сотруднике, руководитель ориентируется на идеальный вариант подчиненного, рядовой сотрудник называет критерии, которые считает важными для оценки себя.