Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

При разработке этого раздела трудового договора особое внимание следует уделить трудовым обязанностям, т. е. обязанностям, обусловленным занимаемой должностью или выполнением работ по профессии.

В отношении служащих в трудовом договоре можно сделать ссылку на должностную инструкцию, например: «Добросовестно выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией».

В отношении рабочих практика несколько иная. Если для них не разрабатываются производственные (по профессии) инструкции, то трудовые обязанности желательно отразить непосредственно в трудовом договоре. Если такие инструкции применяются, на них также можно сослаться как на неотъемлемые приложения к трудовому договору.

В том случае если предприятие указывает трудовые обязанности непосредственно в самом договоре, то в качестве основы для их определения используются квалификационные и тарифно-квалификационные характеристики, которые содержат не только разделы «Должностные обязанности» и «Характеристика работ», но и устанавливают требования к знаниям и навыкам работников.

Используя характеристики, следует учитывать два момента:

1) тарифно-квалификационные характеристики профессий, приведенные в ЕТКС, содержат описание основных, наиболее часто встречающихся работ по профессиям рабочих. Конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливаются в организации технологическими картами, рабочими инструкциями (производственными (по профессии) инструкциями) или другими документами. Кроме работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками, рабочие должны также выполнять работы, связанные с приемкой и сдачей смены, своевременной подготовкой к работе и уборкой своего рабочего места, оборудования, инструментов, приспособлений и содержанием их в надлежащем состоянии; ведением установленной технической документации.

2) поскольку квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей, распространяются на работников организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности обязанности. Поэтому при разработке трудовых договоров и должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Необходимо тщательно разработать раздел «Права и обязанности работника», т. к. это поможет избежать трудовых споров, в которых чаще всего суд принимает решение в пользу работника. Это связано с тем, что в трудовом договоре зачастую отсутствует ряд работ и обязанностей, выполнение которых как бы само собой разумеется. Например, если речь идет о производстве какого-либо материального продукта за станком, то нужно обязательно определить, обязан ли работник перемещать его от станка, например, к транспортеру. Поэтому желательно уточнить, что работник выполняет иные родственные обязанности в рамках занимаемой должности или работы по профессии.

Если работник по должности обладает правом приема и увольнения других работников, то это условие также отражается в трудовом договоре.

Права и обязанности работодателя. Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право:

* заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами;

* вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры;

* поощрять работников за добросовестный эффективный труд;

* требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации;

* привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

* принимать локальные нормативные акты;

* создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них.

Также у работодателя имеются следующие обязанности:

* соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;

* предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором;

* обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;

* обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей;

* обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности;

* выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, трудовыми договорами;

* вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном ТК РФ;

* предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением;

* своевременно выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

* рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям;

* создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;

* обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей;

* осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;

* возмещать вред, причиненный работникам в связи с исполнением ими трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;

* исполнять иные обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями и трудовыми договорами.

В трудовом договоре обычно дается только часть перечисленных прав и обязанностей, т. к. некоторые из них имеют общий характер и направлены на регулирование трудовых отношений в рамках социального партнерства, взаимоотношений работодателя и государственной власти.

Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях.

Под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника (ст. 209 ТК РФ). В соответствии с требованиями охраны труда различают:

* безопасные условия труда - условия труда, при которых воздействие на работающих вредных и (или) опасных производственных факторов исключено либо уровни их воздействия не превышают установленных нормативов;

* вредные и (или) опасные условия труда - условия труда, при которых имеет место воздействие на работающих вредных и (или) опасных производственных факторов.

С точки зрения нормирования труда ТК РФ различает следующие условия труда:

* нормальные;

* отклоняющиеся от нормальных:

- при выполнении работ различной квалификации;

- при совмещении профессий;

- при выполнении работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (сверхурочных работ);

- при выполнении работ в ночное время;

- при выполнении работ в выходные и нерабочие праздничные дни и др.;

* особые условия труда:

- вредные условия труда;

- опасные условия труда;

- иные (в том числе работы в местностях с особыми климатическими условиями).

Четкого определения понятия «тяжелые условия» законодательство не содержит. Поэтому в нормативных правовых актах оно зачастую употребляется как синоним «тяжелых работ», под которыми понимаются работы, отражающие преимущественную нагрузку на опорно-двигательный аппарат и функциональные системы организма (сердечно-сосудистую, дыхательную и др.), обеспечивающие его деятельность с вовлечением более чем 2/3 мышечной массы человека.

Все эти условия труда должны быть определены в трудовом договоре. Кроме того, должны быть указаны компенсации и льготы за работу в таких условиях. Например, предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и сокращенной продолжительности рабочего времени, выдача лечебно-профилактического питания и т. д.

Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации, если для работника устанавливаются какие-либо особые условия). Если у работника предполагается режим труда такой же, какой установлен на предприятии, то делается ссылка на Правила внутреннего трудового распорядка предприятия и иные документы. Если до заключения трудового договора в организации утвержден перечень должностей с ненормированным рабочим днем, в договоре нужно сделать ссылку на этот перечень.

Если в организации принята и сменная работа, и общий режим рабочего времени, то в трудовом договоре с работником, принимаемым на условиях сменной работы, желательно сослаться на график сменности.

Продолжительность рабочего дня и условия отдыха для работающих по гибкому графику обязательно отражаются в трудовом договоре.

Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Под оплатой труда в соответствии со ст. 129 ТК РФ понимается система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

В этом разделе указывается не только размер тарифной ставки или должностного оклада, но и сроки выплаты заработной платы. Если на предприятии существует система доплат, надбавок и поощрительных выплат, указывается их характер, за что (при наличии каких оснований) они выплачиваются и порядок их выплаты.

Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Данный раздел перечисляет как виды и условия обязательного государственного социального страхования, так и добровольного - осуществляемого по собственной инициативе работодателя в отношении всего персонала или отдельных работников.

В трудовом договоре могут предусматриваться также иные дополнительные условия.

Об испытании. Если работнику устанавливается испытание в целях проверки его соответствия поручаемой работе, то условие об испытании должно быть обязательно указано в трудовом договоре, т. к. в противном случае считается, что работник принят без испытания. Также указывается срок испытания, который не может превышать 3 месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - 6 месяцев (если иное не установлено федеральным законом).

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Процедура испытания в трудовом договоре обычно не прописывается.

Но испытаниям при приеме на работу могут подвергаться не все сотрудники. В статье 70 ТК РФ перечислены категории работников, при приеме на работу которых испытательный срок не может быть установлен. К ним относятся:

* лица, поступающие на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

* беременные женщины;

* лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

* лица, окончившие образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающие на работу по полученной специальности;

* лица, избранные (выбранные) на выборную должность на оплачиваемую работу;

* лица, приглашенные на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

* в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

О неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной). В трудовом договоре может предусматриваться обязательство работника о неразглашении тайны, охраняемой законом, и о соблюдении им документов, устанавливающих требования к хранению и передаче информации, относящейся к определенному виду тайны. Перечень сведений, являющихся конфиденциальными или секретными, а также механизм допуска к ним определяются Положениями о государственной (служебной, коммерческой) тайне, инструкциями по допуску и использованию сведений, отнесенных к государственной (служебной, коммерческой) тайне.

В отношении коммерческой тайны, обязательство о неразглашении берется, как правило, с высшего звена управления организацией.

В том случае, если заключается трудовой договор с работником отдела кадров, в договоре необходимо отразить обязательство начальника отдела кадров, специалиста или инспектора по кадрам соблюдать требования, предъявляемые главой 14 ТК РФ к обработке персональных данных работников.

Об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя. Такая обязанность включается в договор в том случае, если либо сам договор, либо приложение к нему содержит обязанность работодателя оплатить обучение работника в образовательном учреждении.

При необходимости в Трудовой договор могут включаться и другие условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Законодательно утвержденной формы трудового договора не существует. На предприятиях обычно используются заранее заготовленные бланки, адаптированные для конкретного работодателя.

Проект трудового договора, как правило, разрабатывает юридический отдел организации совместно с работниками отдела кадров или отдела организации и оплаты труда.

Помимо рассмотренных выше условий трудовой договор, как документ, должен содержать определенный набор реквизитов:

* название документа;

* дату и номер;

* место подписания;

* сведения, позволяющие идентифицировать стороны договора;

* подписи сторон.

Код Трудового договора по ОКУД - 0251161, документ обычно изготавливается в 2 экземплярах на бланках А 4, срок его хранения на предприятии - 75 лет.

Подписывает трудовой договор от имени работодателя уполномоченное лицо, наделенное соответствующими полномочиями (обычно руководитель предприятия). Заверяется договор печатью организации, и после подписания работником один экземпляр остается в организации, второй передается работнику. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может предусматриваться необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам. В этом случае в трудовой договор включается гриф согласования.

Трудовой договор включается в личное дело или подшивается в отдельное дело, предназначенное для хранения и учета только трудовых договоров.

2.3.2 Изменения трудового договора

Изменения трудового договора оформляются при изменении существенных условий трудового договора, т. е. таких условий, без согласования которых договор не может быть заключен: условия труда и отдыха, условия оплаты труда, права и обязанности работников. Согласно ст.57 ТК РФ, условия трудового до говора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. Следовательно, если работник подписал трудовой договор и руководство организации хочет изменить или дополнить его условия, то работник должен дать на это письменное согласие. Такое согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменения трудового договора могут происходить по инициативе работодателя в порядке, определенном ст. 73 ТК РФ. Если изменения трудового договора (зарплата, режим работы, нормы выработки и т. д., за исключением трудовой функции) вызваны организационными или технологическими переменами на предприятии, спрашивать согласия работника не нужно. Но необходимо соблюсти процедуру изменения существенных условий трудового договора.

В первую очередь, необходимо документально оформить факт изменения организационных или технологических условий труда. Статья 73 ТК РФ устанавливает возможность изменения существенных условий трудового договора по строго определенным причинам:

* изменение организационных условий труда,

* изменение технологических условий труда.

Работодатель обязан аргументировать свои действия и представить доказательства того, что существенные условия трудового договора изменились вследствие именно этих причин. В противном случае одностороннее изменение существенных условий труда работодателем будет неправомерным.

В качестве аргументации изменения организационных условий можно сослаться на новые положения в коллективном договоре, изменение штатного расписания в результате автоматизации учета на базе программы «1С», изменение режима работы предприятия и правил внутреннего трудового распорядка.

Свидетельством изменения технологических условий может стать ввод в эксплуатацию нового оборудования, изменение технологии производства, документальное подтверждение перемен в ГОСТах и т. д.

В приказе об изменении организационных и технологических условий труда нужно упомянуть, какие конкретно условия и перемены имеются в виду со ссылкой на подтверждающие документы.

Во-вторых, работодатель (предприятие) должен за два месяца письменно предупредить работника о предстоящих изменениях. Для этого используются уведомления, в которых указываются, какие организационные и технологические перемены постигли компанию, какие изменения существенных условий работы в этой связи возникнут и, с какого времени. Работники извещаются под расписку, либо им рассылаются письма с уведомлением о вручении.

Если работники дают согласие на продолжение трудовых отношений в новых условиях, то необходимо зафиксировать это согласие документально. Обычно на уведомлении работники пишут, что согласны, либо оформляется отдельное письменное согласие. После этого составляются дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Далее необходимо изменение существенных условий труда закрепить в соответствующих локальных актах работодателя. Например, если меняется режим работы, то это отражается в Правилах внутреннего трудового распорядка. Если изменяются условия оплаты труда и премирования работников, вносятся коррективы в Положение об оплате труда и премировании. Организационные изменения внутри фирмы могут привести к необходимости переделать Положение о персонале, положения об отделах и т. д. Технологические изменения могут повлечь дополнение Положения о коммерческой тайне, Инструкции по технике безопасности.

С изменениями в локальных актах нужно ознакомить работников под роспись. Желательно, чтобы к моменту заключения дополнительных соглашений к трудовым договорам были подготовлены все локальные акты с внесенными в них изменениями. Работники одновременно с подписанием дополнительных соглашений, распишутся и за ознакомление с актами работодателя.

Если работник не согласен на предложенное существенное изменение условий труда, требуется в письменной форме предложить ему другую работу по его квалификации. Если такой работы нет, то вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу с учетом его квалификации и состояния здоровья.

Документы, необходимые для оформления перевода в данном случае:

* распорядительный акт об изменении организационных или технологических условий труда;

* письменные предложения о переводе на другую работу:

- предложение о продолжении работы в новых условиях;

- предложение иной, имеющейся в организации работы, соответствующей квалификации и состоянию здоровья работника или, при отсутствии такой должности, вакантной нижеоплачиваемой работы или нижестоящей должности, которые работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья;

* заявление работника о несогласии на перевод по первому предложению работодателя;

* заявление работника о согласии на перевод по второму предложению работодателя;

* дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если работник не согласен на такой перевод, то его можно уволить по п. 7 ст. 77 ТК РФ. Все письменные предложения работнику вакансий и ответы работника на них необходимо сохранить.

Если работник отказывается от продолжения работы на условиях неполного рабочего времени, трудовой договор расторгается по п. 2 ст. 81 ТК РФ с предоставлением работнику всех соответствующих гарантий и компенсаций.

Согласно ст. 73 ТК РФ не могут вводиться изменения существенных условий трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения. Соответственно, прежде чем вводить например, новые методы мотивации, влекущие за собой изменение существенных условий труда, необходимо внести изменения в коллективный договор. К сожалению, порядок изменения коллективного договора должным образом не урегулирован ТК РФ, поэтому желательно, чтобы в тексте коллективного договора было как можно меньше детализированности. Гораздо проще внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премирования, поэтому в них можно более подробно рассмотреть вопросы мотивации персонала.

Еще одной причиной внесения изменений в трудовой договор может быть перевод работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, не противопоказанной ему по состоянию здоровья. В этом случае ни работник, ни работодатель не являются инициаторами перевода, тем не менее, работодатель обязан перевести работника на другую должность, (или создать специальные условия труда для него, или уволить работника). Причем данная работа не должна быть противопоказана работнику по состоянию здоровья. Основанием для такого перевода является медицинское заключение, в соответствии с которым работник нуждается в представлении другой работы. Решение о том, что работник временно не может выполнять соответствующую трудовую функцию, принимается на основании заключения медико-социальной экспертизы в соответствии с перечнем медицинских противопоказаний (устанавливаемым соответствующим органом Российской Федерации).

Письменное согласие на перевод в этой ситуации обязательно. В случае отказа работника дать согласие на осуществление такого перевода работодатель обязан прекратить трудовые отношения с этим работником в соответствии с п. 8 ст. 77 ТК РФ. Если у работодателя нет возможности обеспечить работника такой работой, которая не противопоказана ему по состоянию здоровья, то работник также должен быть уволен.

При переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, на другую постоянную нижеоплачиваемую работу в данной организации за ним сохраняется его прежний средний заработок в течение одного месяца со дня перевода, а при переводе в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, - до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника. Затем работа лица, переведенного в соответствии с медицинским заключением, оплачивается в соответствии с условиями оплаты по выполняемой после перевода работе (ст. 182 ТК РФ).

Трудовое увечье, профессиональное заболевание, иное повреждение здоровья, связанное с работой, - самостоятельное основание для предоставления работнику в соответствии с медицинским заключением другой нижеоплачиваемой работы. Перевод в данном случае может быть как постоянным, так и временным.

Если работник заболел, получил травму и т. п., не связанную с работой в данной организации (например, бытовая травма), то в этом случае за ним сохраняется его средний заработок течение одного месяца со дня перевода.

Для оформления рассмотренного вида перевода необходимы следующие документы:

* медицинское заключение, свидетельствующее о состоянии здоровья работника и возможности выполнять им определенную работу;

* предложение о переводе на другую работу (в письменной форме);

* заявление работника о согласии на перевод (в письменной форме);

* дополнительное соглашение к трудовому договору.

Также существенные изменения трудового договора могут быть связаны с переводом работника в связи с сокращением численности или штата работников. Причиной сокращения может служить проведение мероприятий, позволяющих выполнять обычный объем работы при меньшей численности занятых работников; фактическое уменьшение объема работ (отсутствие сбыта продукции, заказчиков и т. п.); изменение направления деятельности работодателя и т. п. Это решение принимается работодателем самостоятельно.

При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работника о предстоящем сокращении и предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую квалификации работника. При отсутствии работы по специальности, квалификации работнику должна быть предложена и другая работа в этой организации.

Для перевода работника на другую должность в связи с сокращением штата оформляются следующие документы:

* приказ о проведении мероприятий по сокращению численности и штата работников;

* уведомление о предстоящем увольнении;

* предложение о переводе на другую работу;

* заявление работника о согласии на перевод;

* дополнительное соглашение к трудовому договору.

Уведомление о предстоящем увольнении составляется в письменной форме и объявляется работнику не менее чем за два месяца до предстоящего увольнения. В этом же документе может быть и предложение о переводе на другую работу. С этим уведомлением работник должен быть ознакомлен индивидуально под расписку.

Работнику должны быть предложены все имеющиеся у работодателя вакансии, а не только в том же структурном подразделении. Предложение о новой работе обязательно должно повторно поступить в день предупреждения о предстоящем увольнении, поскольку работник имеет право быть переведенным на вакантное рабочее место, а к моменту увольнения мнение работника о той или иной работе может измениться, или у работодателя могут открыться новые вакансии.

При невозможности перевести работника с его согласия на другую должность трудовой договор с ним прекращается по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ с выплатой выходного пособия в соответствии с действующим законодательством.

Переводы сотрудников, влекущие за собой изменения трудовых договоров, также могут быть связаны с повышением по должности, переходом в другое структурное подразделение, изменением вида работы в связи с повышением квалификации, и др. Таким образом, первым документом при оформлении перевода может быть личное заявление работника с просьбой о переводе с визой соответствующего руководителя. При перемещении внутри структурного подразделения это может быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

Временные переводы рассмотрены в ст. 74 ТК РФ. Они осуществляются в случае производственной необходимости (на срок до одного месяца в году) на работу, которая не была обусловлена трудовым договором. Временный перевод не требует заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной форме № Т-5 или Т-5а, в котором строка «изменение к трудовому договору» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого произведен перевод.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, фиксирующее изменение существенных условий труда, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится у работодателя, срок его хранения на предприятии - 75 лет. Оформляется дополнительное соглашение по аналогии с трудовым договором, в нем предусмотрены следующие реквизиты:

* название документа; * дата и номер;

* место подписания;

* сведения, позволяющие идентифицировать стороны договора;

* подписи сторон.

2.3.3 Приказы (прием, перевод, увольнение)

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и тому подобное.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данного предприятия и не может содержать положений, противоречащих закону.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение оформляются приказами по личному составу. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора.

Оформленные приказы подписывает руководитель предприятия, работник должен быть ознакомлен с приказами под роспись.

Обычно приказы о приеме на работу, переводе, увольнении издаются в одном экземпляре. Если на предприятии внутренними распорядительными документами оговаривается, что бухгалтерия принимает только подлинники приказов, то, соответственно, приказ о приеме на работу (переводе, увольнении) издается в двух экземплярах. Таким образом, первый экземпляр (оригинал) подшивается в приказы по личному составу, второй экземпляр (копия) в личное дело, третий (оригинал или копия) передается в бухгалтерию, четвертый - для работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (ст. 68 ТК РФ). С учетом норм главы 14 ТК РФ желательно вести учет копий (когда и в какие подразделения направлены). Для этого на подлиннике, который подшивается в приказы по личному составу, в левом нижнем углу или на обороте последнего листа делается отметка о количестве выданных копий.

Прием на работу.

Приказ о приеме на работу является первичным учетным документом. Данный приказ по своей сути является распорядительным документом, помимо фиксации факта приема на работу именно этот приказ является основанием начисления сотруднику заработной платы. Вышеназванным Постановлением Госкомстата России утверждены унифицированные формы данного приказа № Т-1 и Т-1а.

Форма № Т-1 заполняется на одного работника, а форма № Т-1а - на группу работников. Приказ составляется на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа должно соответствовать содержанию договора (ст. 68 ТК РФ). При оформлении приказа указываются:

* фамилия, имя, отчество принимаемого на работу (без сокращений);

* табельный номер, повторное использование которого допускается не ранее, чем через три года после увольнения работника;

* наименование структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием);

* должность (специальность, профессия);

* срок испытания, если работнику устанавливается испытательный срок;

* оклад (тарифная ставка);

* условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Обязательно указывается дата выхода на работу. При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по…» не заполняется или заполняется формулировкой «не определена (не определен)».

Проект данного приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности (выполняемые работы) которых связаны с материальной ответственностью (коллективной, бригадной), визирование приказа бухгалтерией и начальником юридического отдела (юристом) обязательно.

В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом при оформлении на работу. Если на предприятии практикуется прием заявлений от соискателей, то разрабатывается типовой бланк, который может заполняться самостоятельно или как приложение к анкете. Заявление пишется в произвольной форме, но содержит стандартный набор реквизитов:

* фамилия, имя, отчество руководителя предприятия, на имя которого подается заявление;

* фамилия, имя, отчество соискателя, адрес места жительства;

* вид документа - заявление;

* текст заявления, в котором указывается должность, наименование структурного подразделения и организации. Особые условия работы также оговариваются в тексте заявления (принять по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т. д.);

* подпись, расшифровка подписи;

* дата.

Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания договора, после чего запись о приеме работника на работу вносится в трудовую книжку (в течение пяти дней с того момента, как сотрудник приступил к работе).

Перевод.

Переводы работников существуют на каждом предприятии. Причины переводов могут быть различными, например, производственная необходимость, продвижение по службе работников, медицинские показания или семейные обстоятельства, смена места жительства работника или изменение места нахождения работодателя и т. д. и т. п.

В статье 72 ТК РФ используется два термина - перевод и перемещение, которые являются совершенно различными понятиями. Процедуры перевода и перемещения также не совпадают. В случае перемещения, в отличие от перевода, согласия работника не требуется. Поэтому очень важно определиться с понятиями перевода и перемещения.

На основании ч. 1 ст. 72 ТК РФ переводом признается перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, т. е. изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а также перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией, что допускается только с письменного согласия работника.

На основании ч. 2 ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора признаются: место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В зависимости от срока перевода выделяют:

* постоянные переводы, в их числе:

- перевод в пределах одного и того же предприятия (например, работник предприятия переводится из одного цеха в другой);

- перевод на работу в другую местность вместе с предприятием, где работник трудится (например, предприятие меняет свое место нахождения на другой город);

- перевод на работу в другую организацию либо к другому работодателю (например, работник одного предприятия переводится на работу в другое).

* временные переводы.

В зависимости от места различают:

* внутренние переводы (внутри предприятия и перевод в другую местность вместе с предприятием);

* перевод на другое предприятие (когда отношения работника с одним работодателем прекращаются, а с другим, путем заключения нового трудового договора, возникают).

В зависимости от инициативы бывают:

* переводы по инициативе работника;

* переводы по инициативе работодателя;

* «неинициативные» переводы, обязательные по закону.

В результате неправильного оформления произведенный перевод может быть признан недействительным, работодатель оштрафован, работник восстановлен на прежней должности, с работодателя будут взысканы судебные издержки, материальный и моральный ущерб, если таковой был причинен работнику.

Согласно ч. 3. ст. 72 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения условий трудового договора.

Можно выделить следующие виды перемещений (при условии неизменности трудовой функции и условий трудового договора):

* перемещение на другое рабочее место;

* перемещение в другое структурное подразделение в той же местности;

* перемещение, связанное с поручением работы на другом механизме или агрегате.

При перемещении на другое рабочее место необходимо четко различать понятия «место работы» и «рабочее место» (предприятие и конкретный кабинет). Иногда эти понятия тождественны, например, водитель переводится с управления легковым автомобилем на грузовой. В этом случае происходит перевод, а не перемещение.

Наиболее сложными считаются перемещения в другое структурное подразделение в той же местности. Это связано, прежде всего, с тем, что в ТК РФ отсутствует определение структурного подразделения и другой местности.

Согласно сложившейся судебной практике другим структурным подразделением, расположенным в данной местности, являются, например, отделы, цеха организации, расположенные вне места нахождения основного предприятия.

Что касается филиала, то он не признается структурным подразделением организации в смысле трудового законодательства. Поэтому, если работник переводится из головного предприятия в филиал и наоборот, это квалифицируется как перевод.

Под «другой местностью» понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (например, города).

На практике достаточно часто структурные подразделения находятся на серьезном удалении друг от друга и от головного предприятия (в разных концах города). В данном случае, несмотря на то, что перевод будет происходить в рамках одной административно-территориальной единицы - города, рекомендуется оформить перевод сотрудника.

Если при заключении трудового договора оговорено, что работник будет работать на объектах, расположенных в разных местностях, то тогда это не будет являться переводом, а, значит, при необходимости направить работника для выполнения трудовых обязанностей в другую местность не нужно будет соблюдать все формальности, связанные с переводом. Поэтому некоторым категориям работников (например, строителям) рекомендуется в трудовые договоры включать положения о работе на «объектах» в других населенных пунктах.

Кроме того, встречаются перемещения работников в рамках холдинга без их письменного согласия. В данном случае при переходе из одной организации в другую внутри холдинга существуют различные варианты. Работник может быть уволен в соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ «перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю». Возможно также увольнение по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ. В этом варианте работнику можно установить испытательный срок при приеме на работу, чего нельзя сделать при переводе. Также практикуется увольнение по соглашению сторон согласно п. 1 ст. 77 ТК РФ.

При переводе по инициативе работодателя необходимо учитывать некоторые нюансы.

Особое внимание уделяется формулировке письменного согласия работника на перевод. Фразы «согласен на перевод» и «ознакомлен с фактом перевода» имеют разную смысловую нагрузку. Ознакомление работника с фактом перевода еще не означает его согласия на перевод как таковой.

Согласие на перевод может быть выражено следующим образом:

* на письменном предложении работодателя о переводе работник пишет «На перевод согласен»;

* работник самостоятельное оформляет письменное согласие на перевод;

* работник пишет заявление «Прошу меня перевести…»

Наличие таких документов защитит работодателя от штрафов и от неожиданных претензий работников.

Если перевод оформлен надлежащим образом, письменное согласие работника получено, трудовой договор с ним подписан, должностная инструкция с полным перечнем новых обязанностей составлена, и работник с ней ознакомлен, работодатель защищен от внезапного «передумывания» работника. Суд и штрафы в таком случае работодателю не грозят. Он имеет полное право требовать от работника исполнения возложенных обязанностей, а за неисполнение - применять меры дисциплинарного воздействия. В случае неоднократного отказа, например, в течение нескольких дней, можно говорить о такой мере дисциплинарного взыскания, как увольнение.

Также следует учесть, что если перевод осуществлен без получения письменного согласия работника, но последний добровольно приступил к выполнению другой работы, такой перевод также может считаться законным. Добровольное начало выполнения другой работы может подтверждаться, например, добровольным исполнением трудовых функций, проявлением инициативы по новому месту работы, добровольным решением поставленных задач.

При переводе на новую должность испытательного срока ТК РФ не предусмотрено, а ухудшать положение работника по сравнению с установленным законом нельзя.

Самым дорогостоящим считается перевод работника вместе с предприятием в другую местность, т. к. ст. 169 и 178 ТК РФ предусматривают определенные гарантии для таких работников, и работодатель несет расходы как при согласии работника с переводом, так и при его отказе.

Если работник согласился на перевод, то работодателя ожидают следующие затраты:

* расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

* расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора, но не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Для перевода требуется заключить соглашение между работником и работодателем о размере возмещения расходов. Суммы, указанные в таком соглашении, согласовываются с бухгалтерией, т. к. от этих сумм может зависеть расчет многих налогов: единого социального налога, налога на прибыль, налога на доходы физических лиц, страховых взносов в ПФР.

При переводе работника на другую работу, если он связан с переездом в другую местность, предусмотрены следующие компенсации:

* оплата стоимости проезда работника и членов его семьи (кроме случаев, когда администрация предоставляет транспорт для переезда) по железной дороге, водным путем, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), воздушным транспортом по установленным нормам;

* оплата расходов по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на самого работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена семьи;

* выплата работнику суточных за каждый день нахождения в пути;

* выплата единовременного пособия: на самого работника - в размере его месячного оклада (тарифной ставки) по новому месту работы и на каждого переезжающего члена семьи (муж, жена, а также дети и родители обоих супругов, находящиеся на их иждивении и проживающие вместе с ними) в размере четверти пособия самого работника;

* выплата работнику заработной платы исходя из оклада (тарифной ставки) по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройства на новом месте жительства, но не более шести дней, а также за время нахождения в пути.

В некоторых случаях работодателю позволяется потребовать возмещения понесенных расходов в связи с переездом в другую местность, причем в полном объеме.

Ш Это возможно, если:

* работник не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительных причин;

* если работник до окончания срока работы, предусмотренного законодательством или обусловленного при переводе, приеме на работу, а при отсутствии определенного срока - до истечения одного года работы, уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством явились основанием прекращения трудового договора.

§ Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных уже путевых расходов.

§ Если сотрудник отказывается от переезда в другую местность, то его можно уволить согласно п. 9 ст. 77 ТК РФ. При этом работодатель обязан произвести выплату работнику выходного пособия, равного его двухнедельному среднему заработку.

§ Чаще всего такой вид переводов встречается при направлении работника для работы в филиал организации, расположенный в другом населенном пункте. Поэтому необходимо просчитать, не будет ли выгоднее взять нового работника, живущего в месте нахождения филиала, чем направлять «старого» в другую местность.

!!!!! Кроме того, существуют переводы, обязанность совершения которых возлагается на работодателя законом. Для издания приказов о переводе по таким основаниям необходимо оформление обязательных документов, ссылки на которые даются в приказе, если они не указаны в тексте соглашения об изменении трудового договора.

§ При переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья:

- медицинское заключение;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод.

§ При переводе работника, не согласившегося на продолжение работы в новых условиях в связи с изменениями организационных или технологических условий труда, но принявших предложение работодателя перейти на имеющуюся в организации работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы - вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья:

- распорядительный акт об изменениях организационных или технологических условий труда;

- предложение (представление) о переводе на другую работу (первое и второе);

- заявление работника о несогласии на перевод на новые условия труда;

- заявление работника о согласии на перевод по второму предложению работодателя.

§ При переводе работника в связи с сокращением численности или штата работников:

- распорядительный акт о проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников;

- уведомление о предстоящем увольнении;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод.

§ При переводе работника в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением:

- медицинское заключение;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод;

§ При переводе работника в связи с выявлением недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации:

- протокол заседания аттестационной комиссии;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод.

§ При заключении трудового договора с работником с нарушением установленных ТК РФ и иными федеральными законами правил его заключения, если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы по этому трудовому договору:

- документ, устанавливающий (подтверждающий) факт нарушения правил заключения трудового договора;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод.

§ При переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе:

- медицинское заключение;

- заявление работницы с просьбой о переводе.

§ При переводе женщины, имеющей детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы, с сохранением среднего заработка по прежней работе до достижения ребенком возраста полутора лет:

- заявление работницы с просьбой о переводе.

Такие обязанности возлагаются на работодателя с оговоркой - если такие переводы реально возможны, т. е. в наличие имеются вакантные должности, места, подходящая работа.

Приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу имеют унифицированные формы - № Т-5 и Т-5а (заполняется при переводе нескольких работников), которые применяются для оформления и учета перевода работников на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.