Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

* Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающей право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск или выплату компенсации за него пропорционально проработанному времени, количество полных месяцев работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.

Периоды, когда работник фактически не работал (независимо от причин), не включаются в указанный стаж (ст. 121 ТК РФ). В то же время в стаж, дающий право работнику на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, фактически не отработанное время, в течение которого за работником сохранялось место работы в соответствии с трудовым законодательством, включается. Поэтому возможна ситуация, когда рабочий год, за который работнику предоставляется основной отпуск, не совпадает с рабочим годом, за который предоставляется дополнительный отпуск. Но даже если у работника право на ежегодный основной и дополнительный отпуск возникает в различное время, то эти отпуска предоставляются ему одновременно и полностью.

Если ежегодный (основной) отпуск работникам, постоянно занятым в производствах, цехах и на участках с вредными условиями труда, предоставляется авансом, дополнительный отпуск может быть также предоставлен полностью авансом.

Конкретная продолжительность дополнительных отпусков за работу во вредных и (или) опасных условиях труда определяется на основе результатов аттестации рабочих мест с учетом фактического состояния условий труда на рабочих местах в соответствии с утвержденными нормами и правилами по охране труда (санитарно-гигиеническими нормами) и фиксируется в коллективном договоре (соглашении).

Специалисты рекомендуют определять продолжительность дополнительного отпуска путем прямого подсчета календарных дней в периоде, совпадающем с периодом отпуска, исчисленного в рабочих днях. Но в этом случае продолжительность отпуска и размер оплаты за него будут зависеть от того, на какой день недели приходится начало отпуска.

Если дополнительный отпуск, продолжительность которого 6 (12, 18) рабочих дней, начинается в понедельник, то его последним днем является суббота. На указанный период приходится 6 (13, 20) календарных дней. Но если такой отпуск начинается во вторник, среду и т. д., то его последним днем является понедельник, вторник и т. д. (т. е. в число дней отпуска попадает воскресенье). В результате работник, получивший:

* 6 рабочих дней отпуска - не выходит на работу в течение одной недели (6 дней + воскресенье), или 7 календарных дней;

* 12 рабочих дней отпуска - освобожден от работы в течение двух недель (12 дней + 2 воскресенья), или 14 календарных дней;

* 18 рабочих дней отпуска - не работает в течение трех недель (18 дней + 3 воскресенья), или 21 календарный день.

Так как обычно работники уходят в отпуск с понедельника, они теряют один оплачиваемый день отпуска. Защитить интересы работников в рассматриваемой ситуации можно путем установления в коллективном договоре продолжительности дополнительного отпуска в календарных днях, например 7 календарных дней (вместо 6 рабочих).

Статья 119 ТК РФ предусматривает установление для работников с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска продолжительностью не менее трех календарных дней. При этом сказано, что конкретный срок отпуска указывается в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, ст. 173 ТК РФ устанавливает отпуска с сохранением среднего заработка для работников, совмещающих работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, и работникам, поступающим в указанные образовательные учреждения.

Предприятие с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ) может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска, если они не предусмотрены федеральными законами, что отражается в коллективном договоре или в локальных нормативных актах.

В соответствии со ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Следовательно, выплата компенсации предусмотрена лишь вместо использования дополнительного отпуска. При этом установлен запрет на денежную компенсацию отпусков беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, лицам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными, опасными условиями труда. Перечисленные категории работников в силу физиологических особенностей или в силу неблагоприятных внешних условий, в которых осуществляется их трудовая деятельность, нуждаются в полноценном длительном отдыхе. Поэтому какое-либо сокращение отпуска недопустимо, т. к. может нанести существенный вред их здоровью.

Выплата компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях труда может иметь место лишь при увольнении работника. Размер компенсации определяется пропорционально проработанному в соответствующих условиях времени.

ТК РФ никак не связывает возможность денежной компенсации части отпуска с разделением его на части в соответствии со ст. 125 ТК РФ.

Денежная компенсация возможна за те отпуска, право на которые возникло с 1 февраля 2002 г., т. е. с момента введения в действие ТК РФ, т. к. его положения применяются только к тем правам и обязанностям, которые возникли с 1 февраля 2002 г. (ст. 424 ТК РФ). Как быть, если у работника за предыдущие годы накопились неиспользованные отпуска и он просит выплатить за них компенсацию? Объяснение прозвучало в письме Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10. В настоящее время существует два мнения по поводу применения ст. 126 ТК РФ, где речь идет об оплате части отпуска, превышающей 28 календарных дней. С одной точки зрения возможна выплата денежной компенсации за все дни неиспользованных отпусков. То есть при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые годы) компенсация выплачивается за все количество дней, превышающее основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другая точка зрения полагает, что замене денежной компенсацией подлежит только та часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных дней. Решение этого вопроса возможно по взаимной договоренности сторон трудового договора.



2.6.2 График отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее, чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков (ст. 123 ТК). При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1, код по ОКУД - 0301020.

График отпусков изготавливается на бланке А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:

* наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;

* наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием;

* фамилия, имя, отчество работника;

* табельный номер работника;

* количество календарных дней отпуска;

* дата отпуска - запланированная и фактическая.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты нет разъяснений, каким образом должна быть указана дата. В одних организациях в графе «запланированная» пишут тот месяц, когда работнику будет предоставлен отпуск, а в графе «фактическая» ставят дату первого дня отпуска; в других - проставляют дату начала и дату окончания отпуска, в-третьих - в графе «запланированная» пишут даты начала и окончания отпуска, представленные из структурных подразделений, а в графе «фактическая» проставляют даты отпуска, установленные руководством организации. Могут встречаться и другие варианты.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Соответственно, графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия.

Далее в документе следуют графы, содержащие сведения о переносе отпуска. В графе 8 проставляют основание (документ), в соответствии с которым переносится отпуск; в графе 9 «дата предполагаемого отпуска» проставляют даты начала и окончания отпуска, представленные на основании документа--основания. Графа 10 «Примечания» может заполняться по усмотрению работодателя.

Обычно график отпусков составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй - в бухгалтерию. При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявлении.

Отдельным категориям работников (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К таким категориям относятся:

* работники в возрасте до 18 лет;

* ветераны боевых действий;

* граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

* граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»;

* Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

* Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.

Также согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы на предприятии. Федеральным законом от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. и доп.), п. 11 ст. 11, предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, даже если работник по совместительству не проработал шести месяцев (ст. 286 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет также принимаются 6 месяцев. При этом работник предупреждается, что при наступлении обстоятельств, указанных в ст. 121 ТК РФ, время ухода в отпуск может быть передвинуто. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если на предприятии есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Для предприятия обычно удобно, чтобы отпуска работников по возможности, распределялись равномерно в течение всего года. Для того чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30 % работников конкретного подразделения и предприятия в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50 % или более. Главное, чтобы была обеспечена нормальная работа организации, т. е. выполнялись производственные, финансовые и иные планы. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ.

Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в разгар отпускного сезона, необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, присутствия на рабочих местах работников--заместителей.

При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, т. к. отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.

Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. На практике утвержденные работодателем графики отпусков объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года. Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отдыха снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.

Кроме того предупредить работника о начале отпуска можно с помощью специального документа - уведомления, извещения и т. д. Если приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на предприятии не позднее, чем за две недели до начала отпуска, то составление уведомления (извещения) нецелесообразно, т. к. унифицированная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) содержит визу ознакомления работника.

Иногда, в связи с производственной необходимостью, возникает ситуация с отзывом сотрудника из отпуска. В такой ситуации работодатель должен учесть, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.

При этом неиспользованная в связи часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В утвержденный график работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без соответствующего согласия работников. Так, согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Кроме того, отпуск может быть перенесен на другой временной период (согласно ст. 124 ТК РФ) по следующим причинам:

* работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;

* работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

Нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Иногда сам работник просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Пойти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает работодатель. Если с учетом производственной обстановки какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, работодатель вправе на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях: - когда работник увольняется и желает получить все неиспользованные ранее отпуска. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление, на котором ставит свою резолюцию руководитель структурного подразделения, где трудится работник, и руководитель предприятия.

Перенесение отпуска работнику, работающему по совместительству, на следующий рабочий год представляется невозможным по следующим причинам. Согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Однако ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, работающему по совместительству, должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, в противном случае работник не сможет воспользоваться правом, установленным ТК РФ, на ежегодный отпуск. Кроме того предоставление работодателем, с которым работник находится в трудовых отношениях на условиях совместительства, отпуска до наступления отпускного периода по основному месту работы также лишает его права на ежегодный оплачиваемый отпуск, поскольку в этом случае не предусмотрена обязанность работодателя (по основному месту работы) предоставлять работнику отпуск одновременно с отпуском, предоставляемым ему там, где он работает по совместительству.

Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график, в котором очередность устанавливается с учетом сводного графика.

ТК РФ также предусматривает продление ежегодного оплачиваемого отпуска в следующих случаях:

* временной нетрудоспособности работника;

* исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

* в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя. Возможно также издание приказа о продлении отпуска.

2.6.3 Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению (ст. 128 ТК РФ). Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем и исчисляется в календарных днях. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы не установлена. Работник, находясь в отпуске без сохранения заработной платы, имеет право в любой момент выйти на работу, предупредив об этом работодателя.

Этот отпуск, включается во все виды трудового стажа, за исключением стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В этот стаж в силу ст. 121 ТК РФ время предоставления отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней не включается.

Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы пишется в произвольной форме. В заявлении работник обязан указать причину, по которой просит его предоставить. Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, то указанный документ прилагается к заявлению. Решать является ли причина уважительной - право работодателя. Также работодатель с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность данного отпуска.

В соответствии с трудовым законодательством (ст. 128 ТК РФ) отпуск без сохранения заработной платы сроком до пяти дней работодатель обязан предоставить:

* работникам в случаях рождения ребенка;

* регистрации брака;

* смерти близких родственников.

Кроме перечисленных выше случаев работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы таким категориям работников, как:

* работающие пенсионеры по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

* родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

* работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году.

Законодательством предусмотрены и иные случаи обязательного предоставления данной категории отпусков, приведенный перечень не является исчерпывающим.

Независимо от продолжительности и целевого назначения отпуска оформляется приказом о предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

2.6.4 Оформление отпуска

Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:

* должность и фамилия, имя, отчество руководителя, которому адресовано заявление;

* должность, наименование структурного подразделения и фамилия, имя, отчество работника;

* указание вида документа (заявление);

* дата;

* подпись работника.

В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный и др.), продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.

В случае предоставления дополнительного отпуска обязательно указывается причина его предоставления (ссылка на статью закона). Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, - указанный документ прилагается к заявлению (при отпуске по беременности и родам - листок нетрудоспособности, для оформления учебного отпуска - справка из учебного заведения).

Многие предприятия имеют трафаретный бланк заявления на отпуск, и работники лишь заполняют в них переменную информацию. Заявление составляется в одном экземпляре и визируется руководством предприятия согласно локальному акту, определяющему порядок визирования. На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска.

На предприятии может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели до начала отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированные формы № Т-6 (на одного работника) и Т-6а (на нескольких работников). Новая унифицированная форма имеет следующую особенность - в ней виды отпусков разбиты на подпункты (а - основной, б - дополнительный) с указанием продолжительности каждого вида отпуска.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку, на основании приказа делается отметка в личной карточке (форма № Т-2). Затем заполняется 1 страница формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», которая передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику сумм в оплату отпуска.

Отзыв из отпуска также оформляется приказом. Утвержденной формы приказа на отзыв из отпуска не существует, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

Приказы о предоставлении отпусков относятся к приказам по личному составу и формируются в отдельные дела, срок хранения которых составляет 5 лет.

2.7 Командировки

Под служебной командировкой в соответствии со ст. 166 ТК РФ понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не являются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет разъездной характер и это изначально отражается в трудовом договоре.

Следует учитывать, что ряд работников могут быть направлены в командировки только после получения письменного согласия на командировку или при наличии оснований, предусмотренных законодательством. К таким работникам относятся:

* женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

* работники, имеющие детей--инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

* работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

* отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ);

* работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

* работники, с которыми заключен ученический договор (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

В случае направления в командировку отдельных из перечисленных работников, необходимо не только получить письменное подтверждение согласия работника выехать в командировку, но и доказательство, что ему было разъяснено его право на отказ от командировки (ст. 259 ТК РФ) и не существует категорического медицинского запрета на работу вдали от дома.

Документально оформленная и обоснованная командировка может продолжаться от нескольких часов и до неограниченного срока, в ТК РФ содержится только формулировка «поездка… на определенный срок».

На период командировки руководящих работников оформляется передача полномочий заместителям.

ТК РФ предусматривает для работника, который направляется в командировку, определенные гарантии - сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). При командировках в такую местность, откуда, командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Законодательством не предусмотрен порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника, поэтому эти вопросы решаются работодателем в каждом конкретном случае.

Суточные оплачиваются сотруднику, находящемуся в командировке, как в рабочие, так и в выходные и праздничные дни. Сотруднику считаются и оплачиваются выходные и праздничные дни, проведенные в командировке, если за эти дни выполнялись прямые его обязанности, что должно быть подтверждено отчетом о проделанной работе, подписанным руководителем данного сотрудника и руководителем предприятия. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается согласно Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об оплате труда и премировании.

Обычно прежде, чем отправить работника в командировку, нужно оформить три документа: приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Но согласно распоряжению Минфина России, позволяющему работодателю решать, какой из предложенных документов следует выбрать (письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158), можно ограничиться только приказом или только удостоверением. Если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, командировочное удостоверение останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, на всякий, дополнив его служебным заданием.

2.7.1 Служебное задание

С точки зрения хронологии событий при планировании командировки сначала оформляется и утверждается руководителем служебное задание для направления в командировку, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого разработана специальная форма № 10-а.

Служебное задание необходимо для подтверждения эффективности работы в командировке, практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов. В служебном задании отражаются данные по планированию служебной командировки и ее результатам.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В документе указываются следующие данные:

* фамилии командируемых и их инициалы;

* структурное подразделение;

* профессии (должности) командируемых;

* цель, время и место командировки.

В служебном задании необходимо правильно указать сведения о месте командировки. Сначала указывается страна и город, затем - организация, в которой работник будет выполнять поручение своего работодателя. Наименование страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов РФ, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность - к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

Реквизиты служебного задания могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью печатной, вычислительной техники. Не допускается наличие в документе помарок, подчисток и неоговоренных исправлений, ошибки исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.

На основании служебного задания в отделе кадров составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

2.7.2 Приказ о направлении в командировку

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9 (код по ОКУД - 0301022), а группы работников - в приказе по форме № Т-9а (код по ОКУД - 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.

Приказ о направлении работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии - в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа - 75 лет.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.

* фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

* место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;

* срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

- днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;

- срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;

- срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;

* цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;

* командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;

* в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата. Но иногда оформление командировки начинается с другого документа. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае в строке «Основание» указываются номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае можно лишить возможности юристов и бухгалтеров предприятия доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

При необходимости в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказ от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

Если согласие оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 указываются реквизиты этого документа.

Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.

На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.

2.7.3 Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму № Т-10.

Реквизиты документа могут быть заполнены как рукописным способом, так и с использованием печатной, вычислительной техники без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Ошибки в командировочном удостоверении исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления подтверждаются подписями соответствующих должностных лиц.

В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица. Отметки о времени прибытия и выбытия дают возможность определить время нахождения работника в командировке.

К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Поскольку командировочное удостоверение является одним из важных оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы, его отсутствие или неправильное оформление может привести к сомнениям по поводу их обоснованности.

2.7.4 Отчет о результатах командировки

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о проделанной работе, данные о котором отражаются в графе 11 формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного отчета о результатах командировки. Указанный документ должен содержать ответы на следующие вопросы:

* цель командировки;

* сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких городов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);

* конкретный перечень вопросов, изученных в ходе командировки;

* перечень должностных лиц, с которыми командируемый работник вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;

* реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались или обсуждались в ходе командировки, с приложением соответствующих документов;

* оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещаемой организации, сопоставление форм и методов ее работы с аналогами своей организации (по изученному перечню вопросов);

* выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;

* другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам своей поездки.

Служебное задание будет окончательно оформленным, если в нем будут заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Этот отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, который должен сделать заключение о том, было ли выполнено служебное задание. Затем утвержденный руководителем структурного подразделения отчет представляется в бухгалтерию. На основании отчета, содержащегося в форме № Т-10а, выносится решение о результатах командировки и о целесообразности расходования денежных средств. Таким образом, служебное задание является одним из необходимых первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных командировочных расходов.

Кроме того, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, оформляемых в связи с командировкой.

2.8 Другие документы

2.8.1 О поощрении и наложении взысканий

Помимо заработной платы, работникам могут выплачиваться премии. В соответствии со ст.191 ТК РФ работодатель может поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Мотивом награждения могут являться итоги года (квартала, месяца), достижение определенных количественных или качественных показателей работы и т. п. В ТК РФ предусматриваются такие формы поощрения, как:

* объявление благодарности;

* выдача премии;

* награждение ценным подарком;

* награждение почетной грамотой;

* представление к званию лучшего по профессии.

Другие виды поощрений работников могут устанавливаться коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о премировании, Уставом или Положением о дисциплине.

Основанием для поощрения является приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма № Т-11 (код по ОКУД 0301026), или работников - форма № Т-11а (код по ОКУД 0301027). Приказы (распоряжения) составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом. На основании приказа (распоряжения) о поощрении в трудовую книжку работника может вноситься соответствующая запись.

Основанием для издания приказа обычно является представление руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник.

При составлении приказа необходимо, чтобы в нем были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае приказ будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к учету. Если в форме остались незаполненные строки, то в них должен стоять прочерк.

В строке «Мотив награждения» указывают причину выплаты премии (например, перевыполнение плана по выпуску продукции, по итогам деятельности организации за год и т. д.).

Реквизит приказа (распоряжения) «в сумме___________ руб. ________ коп.» обязателен к заполнению только при оформлении денежных вознаграждений (премий). При оформлении других видов поощрения допускается его исключение из формы.

Окончательно оформленный приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник, в отношении которого издан приказ, должен поставить свою подпись в графе «С приказом (распоряжением) ознакомлен».

Дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, за дисциплинарный проступок, т. е. за виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарный проступок может выражаться в форме нарушения правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и др. Его основные составляющие:

* противоправность - несоответствие нормативным правовым актам;

* виновность - умышленность (неосторожность) действий работника;

* связь указанных действий с трудовыми обязанностями.

Неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника, не может считаться виновным (например, при отсутствии необходимых материалов, наступлении нетрудоспособности). Также не является дисциплинарным проступком отказ работника выполнить указание работодателя личного характера или общественное поручение.

Исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий содержится в ст. 192 ТК РФ:

* замечание;

* выговор;

* увольнение по соответствующим основаниям.

Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания, которые оговариваются отдельными нормативными актами. Любые штрафы из зарплаты работника незаконны.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Отказ работника от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске). Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

Оформление дисциплинарного взыскания начинается с докладной записки руководителя структурного подразделения на имя руководителя предприятия. Затем работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме (ст. 193 ТК РФ), в случае отказа дать указанное объяснение составляется соответствующий акт о факте нарушения трудовой дисциплины. Перечисленные документы служат основанием для принятия решения о дисциплинарном взыскании.

В докладной записке о нарушении дисциплины труда могут приводиться:

* статистические данные (количество нарушений за определенный период времени, характер нарушений);

* анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

* выводы (субъективные и объективные причины нарушений);

* предложения (по исправлению сложившейся ситуации, определение комплекса мероприятий, направленных на устранение недостатков).

При применении мер дисциплинарного взыскания между должностным лицом, применившим взыскание и наделенным таким правом, и нарушителем часто возникают разногласия. С помощью докладной записки руководителю предприятия должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит свои аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения к дисциплинарной ответственности.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресованный вышестоящему должностному лицу. Наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительная записка составляется от руки свободной форме, но могут использоваться и специальные бланки, разработанные на предприятии.

Акт составляется руководителем структурного подразделения или непосредственным руководителем, которому подчиняется работник, совершивший дисциплинарный проступок в присутствии не менее двух членов трудового коллектива, являющихся свидетелями нарушения дисциплины. При отказе работника подписать указанный акт об этом делается особая отметка. Акт о факте нарушения трудовой дисциплины обычно составляется в двух экземплярах, первый экземпляр передается руководителю организации для решения вопроса о дисциплинарном взыскании, второй - работнику, нарушившему трудовую дисциплину. Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон.

Взыскание оформляется приказом за подписью руководителя предприятия. Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания нет, кроме приказов об увольнении по соответствующим основаниям (формы № Т-8 и Т-8а). В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) составляются кадровой службой произвольно с включением обязательных реквизитов:

* факт (вид) нарушения трудовой дисциплины;

* время его совершения или обнаружения;

* документы, послужившие основой для издания приказа;

* вид взыскания.

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре и подшивается в приказы по личному составу, копия помещается в личное дело, вторая копия передается работнику. Работник должен быть ознакомлен с данным документом под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказывается его подписать, то составляется об этом соответствующий акт.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание в государственной инспекции труда или органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. ТК РФ не ограничивает срок для обращения с жалобой в государственную инспекцию труда. В комиссию по трудовым спорам работник вправе обратиться с жалобой в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ст. 386 ТК РФ). При несогласии с вынесенным решением или в случае отсутствия в организации комиссии по трудовым спорам работник вправе обратиться в суд (ст. 390, 391 ТК РФ). Срок для обращения в суд установлен три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. При пропуске по уважительным причинам этот срок может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ).

Меры дисциплинарных взысканий, за исключением увольнения, носят временный характер. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания, оно снимается автоматически без издания какого-либо специального приказа (ст. 194 ТК РФ). Но если на работника, уже имеющего взыскание, налагается новое взыскание до снятия первого, учитываются оба взыскания.

До истечения одного года со дня применения дисциплинарное взыскание может быть снято:

* по инициативе работодателя;

* по просьбе самого работника;

* по письменному ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

О досрочном снятии дисциплинарного взыскания издается приказ за подписью руководителя предприятия. Целесообразно, чтобы с момента наложения дисциплинарного взыскания прошло не менее полугода. Унифицированной формы приказа о досрочном снятии дисциплинарного взыскания не существует, но в нем обязательны следующие реквизиты:

* причина снятия дисциплинарного взыскания;

* номер и дата приказа о наложении взыскания;

* основания снятия взыскания.

Приказ также объявляется работнику под расписку, его оригинал подшивается приказы по личному составу, копии - одна помещаются в личное дело, друга выдается на руки работнику.