Основи діловодства
Характеристика структури та суті діловодства, як невід’ємної частини процесу управління. Ознайомлення з особливостями бланку документа. Вивчення призначення службової записки, звіту, доповіді, вказівки та протоколу. Визначення їх основних складових.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курс лекций |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 19.09.2014 |
| Размер файла | 219,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Вступ
Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.
Дотримання стандартів із діловодства в практичній діяльності організації сприяє скороченню часу на складання, опрацювання й пошук документів, встановленню чіткого контролю за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений та належним чином оформлений документ - це свідчення певного рівня культури управлінця.
Дисципліна „Діловодство” введена в програму вищих навчальних закладів України. Її завдання полягає в тому, щоб допомогти майбутньому управлінцю опанувати прийомами роботи з організаційно-розпорядчими документами. Метою курсу є формування у студентів теоретичних знань про систему документообігу сучасної організації та практичних навичок роботи з документами різних видів та груп.
У запропонованому конспекті лекцій зроблено спробу узагальнити й систематизувати теоретичний матеріал із діловодства для кращого засвоєння студентами класифікації, призначення, правил укладання та оформлення основних видів службових документів на основі чинних державних і міжнародних стандартів.
У процесі вивчення курсу студент повинен знати:
- суть діловодства як невід'ємної частини процесу управління та його структуру;
- нормативно-методичну базу сучасного діловодства;
- класифікацію документів;
- правила складання та оформлення службових документів;
- технологію підготовки та роботи з документами різних груп;
- правила підготовки номенклатур справ;
- правила оформлення та зберігання справ;
- організацію документообігу на підприємстві.
Після вивчення дисципліни студент повинен вміти:
- складати документи різних груп, правильно оформлювати необхідні реквізити;
- виконувати операції з документами в процесі документообігу;
- оформлювати справи;
- складати номенклатуру справ організації.
Основними організаційними формами вивчення дисципліни є лекції (20 год.), практичні заняття (16 год.), самостійна робота (72 год.) та контролюючі заходи: тестові самоконтролі, поточні тестові контролі, ситуативні комплексні завдання, залік.
1. Діловодство в управлінській діяльності
МЕТА: розкрити сутність поняття „діловодство”, схарактеризувати його структуру, ознайомити з класифікацією ділових паперів; розвинути і вдосконалити в студентів навички з організації роботи з документами; виховати майбутніх спеціалістів ділової сфери.
1.1 Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції
Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінських дій.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи.
Складовими частинами діловодства є система документації, документування та організація роботи з документами.
Система документації - це сукупність документів, що взаємодіють та являють собою цілісні утворення із певними специфічними рисами. Особливість різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: зовнішньоекономічна, банківська, дипломатична, юридична тощо.
Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, укладання, оформлення та виготовлення.
Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.
Загальне управління організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в закладах покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.
У практиці управління існують такі види служб діловодства:
управління справами - у міністерствах, відомствах, корпораціях;
загальний відділ - у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;
канцелярія - в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.
В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.
У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на різноманітні групи ділових паперів.
До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно й методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів й обчислювальний центр.
Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з діловими паперами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки.
Відповідно до цих завдань служба діловодства:
– розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі;
– організовує за дорученням керівництва підготовку проектів ділових паперів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
– організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
– здійснює уніфікацію систем документації і ділових паперів з урахуванням можливості їх машинної обробки;
– контролює якість підготовки й оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі.
Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням ділових паперів.
Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.
1.2 Документ - основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами
Документ (від лат. зразок, взірець, спосіб доказу) - це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людей; матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Ділові папери широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження певної інформації.
Соціальна - діловий папір є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (організаціями, підприємствами, фірмами тощо).
Культурна - діловий папір є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських ділових паперів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для реалізації завдань керівництва.
Правова - документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які ділові папери, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина ділових паперів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість ділових паперів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.
Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами:
|
Ознаки класифікації |
Групи |
|
|
За найменуванням |
заява, лист, довідка, інструкція, протокол тощо. |
|
|
За змістом і спеціалізацією |
загальні, з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку та ін. |
|
|
За призначенням |
організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, особисті офіційні, обліково-фінансові, господарсько-претензійні тощо. |
|
|
За походженням |
службові - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи це робити, для вирішення службових питань; особисті - укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань |
|
|
За місцем укладання |
внутрішні - мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні - є чинником або результатом спілкування з іншими організаціями, особами. |
|
|
За напрямом |
вхідні, що надходять до закладу; вихідні, що адресовані за межі установи. |
|
|
За формою і ступенем стандартизації |
стандартні - укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом); нестандартні - лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи); індивідуальні - укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, оголошення). |
|
|
За джерелами виникнення |
первинні; вторинні. |
|
|
За носієм інформації |
на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті. |
|
|
За способом фіксації інформації |
письмові, графічні, фото-, кіно-, фонодокументи. |
|
|
За технікою відтворення |
рукописні, відтворені механічним способом. |
|
|
За секретністю |
звичайні - для загального користування; для службового користування; секретні; цілком секретні. |
|
|
За терміном виконання |
звичайні безстрокові - виконуються в порядку загальної черги; термінові - укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; дуже термінові - зі спеціальною позначкою терміну. |
|
|
За складністю |
прості - відображають одне питання чи факт; складні - містять два і більше питань чи фактів. |
|
|
За стадіями створення |
оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів; копії - ділові папери, у яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені. Різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного ділового папера, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). |
|
|
За строками зберігання |
постійного (70 років), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років). |
|
|
За юридичною силою |
справжні - чинні, нечинні (що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами); підробні - фальсифікати (у яких зміст чи оформлення не відповідає істині). |
1.3 Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах
До слова в документації насамперед ставляться такі дві вимоги: воно повинно бути вмотивованим і відповідати нормам української літературної мови. Розглянемо найголовніші принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документа. Це - об'єктивність змісту, логічна послідовність, повнота інформації, точність викладу, свобода від суперечностей, переконливість, лаконічність.
Об'єктивність змісту документа проявляється у викладенні фактів, що відображають справжній стан речей. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи - установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться від третьої особи (,,Університет просить...”, ,,Міністерство не заперечує...”, ,,Заводові потрібні...”). Можлива також безособова форма (,,Просимо...” тощо).
Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінних моментів у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові.
Разом із тим, не слід впадати і в іншу крайність - у повне знеособлення усіх типів документів (насамперед, це стосується ділового листа, пояснювальної записки, доручення тощо). Таким чином, об'єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документа.
Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах документів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб'єктивні (експресивні) елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи у текст ділового папера.
Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність ділового папера може реалізуватися за допомогою протиставлення (найчастіше виражається словами ,,проте”, ,,однак”), виявлення й логічного підкреслення черговості (,,одночасно”, ,,спочатку”, ,,потім”), мети (,,із цією метою”, ,,для цього”, ,,тому”), результативності (,,отже”, ,,таким чином”, ,,у результаті”, ,,загалом”), конкретизації якогось місця у документі (,,наприклад”, ,,зокрема”, ,,як-от”).
Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка та її словесне вираження якомога щільніше поєднувалися, збігалися.
Повним називають діловий папір, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.
Точність у документі досягається за допомогою такого добору слів, словосполучень, формулювань у тексті, який виключає подвійне тлумачення його змісту.
Свобода від суперечностей - чи не найважливіша вимога серед усіх. Суперечності в діловому папері проявляються в тому, що обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті), що утруднює сприймання, або коли наведені в тексті аргументи суперечать один одному чи взаємовиключаються.
Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням усього змісту документа, складанням його плану, добором аргументів.
Лаконічним називається той текст, у якому немає зайвих слів, повторень, багатослівної аргументації.
Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в діловому папері думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.
Переконливість є надзвичайно важливою рисою документів: так, наприклад, переконливо, аргументовано укладений діловий лист може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов'язань тощо.
1.4 Рівні стандартизації і структура тексту документа
Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії.
1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин і змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика тощо).
2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка тощо).
3. Документи з високим ступенем стандартизації, що мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, котрими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).
Бланки цих ділових паперів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки).
Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.
Розповідь - спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій (напр.: автобіографія, протокол, характеристика).
Опис - це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (напр.: акт, наказ, розпорядження, постанова).
Міркування - це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причинно-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (напр.: службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція).
Текст документа складається з таких логічних елементів:
1) вступу (зазначається привід, що призвів до написання ділового папера, викладається історія питання);
2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст ділового папера, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, - складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.
1.5 Правила підготовки і написання ділових паперів
Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:
1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.
2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
– автобіографія (Я, ..., народилася, ... навчаюсь ...);
– заява (Прошу зарахувати ..., працюю на посаді ...);
– наказ (Наказую ...);
– скарга (Звертаюся до ..., я повідомляв...);
– службова записка (Доводжу до ..., уважаю, що ...).
3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:
– акт (Комісія пропонує ..., дійшла висновку...);
– трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує ..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується ...);
– інструкція (АТ „Довіра” встановлює ..., кожен акціонер стає...);
– запрошення, оголошення (Банк надає ..., університет запрошує...).
4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:
– коли підмет передує присудкові;
– коли означення стоїть перед означуваним словом;
– коли додаток розміщений після керуючого слова;
– коли вставні слова вживаються на початку речення.
5. Уникати використання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.
6. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон документа має бути нейтральним.
7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.
8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.
9. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: %, §, №, якщо вони без цифрових позначень і не в табличних схемах.
10. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язаній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі; у підсумку, завершуючи, насамкінець тощо.
11. Надавати перевагу простим реченням.
12. Пам'ятати, що лише актуальність і своєчасність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.
1.6 Основні реквізити документів згідно з держстандартом
Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Реквізити - обов'язкові елементи укладання ділового папера. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Склад реквізитів залежить від змісту, призначення та способу підготовки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує його опрацювання.
Для оформлення ділових паперів використовують реквізити:
1. Державний Герб України (для державних організацій).
2. Емблема організації.
3. Зображення нагород.
4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).
7. Назва установи - автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назва банку.
10. Назва документа.
11. Дата.
12. Індекс (вихідний номер документа).
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце укладання чи видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Віза.
26. Відбиток печатки.
27. Позначка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.
1.7 Правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.
|
№ пор. |
Реквізити |
Правила оформлення |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
1 |
Державний Герб |
Розташовується посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації. |
|
|
2 |
Емблема організації чи підприємства |
Розміщується поряд із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку. |
|
|
3 |
Зображення державних нагород |
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа. |
|
|
4 |
Код підприємства, установи, організації |
Розташовується у верхньому правому кутку. |
|
|
5 |
Код форми документа |
Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи. |
|
|
6 |
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа |
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. |
|
|
7 |
Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа |
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. |
|
|
8 |
Назва структурного підрозділу |
Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом. |
|
|
9 |
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку |
Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33.На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518. |
|
|
10 |
Назва виду документа |
Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. |
|
|
11 |
Дата |
Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (23 вересня 2008 р.) або цифровим - арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік - 30. 12. 2008 (тобто 30 грудня 2008 року). У документах матеріально-фінансового характеру та в міжнародному листуванні дата оформляється словесно-цифровим способом. |
|
|
12 |
Індекс |
Розташований у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:№ 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. |
|
|
13 |
Посилання на індекс та дату вхідного документа |
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, указані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 11. 09. 2008, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 135 - порядковий номер. |
|
|
14 |
Місце укладання чи видання |
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ. |
|
|
15 |
Гриф обмеження доступу до документа |
Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: „для службового користування”, „таємно”, „цілком таємно”. |
|
|
16 |
Адресат |
В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка:Директорові Інституту ботанікиНАН Українипроф. Петренку О.І.У порядку адресування поштових відправлень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси адресата й адресанта зазначаються у такій послідовності:1) ім'я, по батькові та прізвище адресата(для організацій - найменування підприємства, організації, установи);2) вулиця, номер будинку, квартири;3) населений пункт; номер відділення зв'язку;4) район і область (у разі потреби). На поштових відправленнях, адресованих „До запитання”, на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю. |
|
|
17 |
Гриф затвердження |
Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення ділового папера після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:– слово „Затверджую”;– назва посади;– особистий підпис;– ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;– дата затвердження.Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮдиректор школи(підпис) Л.С.Семенова17. 10. 2008 |
|
|
18 |
Резолюція |
Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі сторінки документа, окрім полів.Складається з таких елементів:– прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ;– указівка про порядок у характері виконання документа;– термін виконання документа;– особистий підпис керівника;– дата.Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи.Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою.Резолюція має силу розпорядчого документа, оскільки пише її керівник установи або його заступник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника). За змістом резолюції бувають кількох видів:1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: „До наказу”, „До виконання”, „До протоколу”, „До керівництва” тощо, залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. У такій резолюції зазначається підпис керівника і дата, термін виконання не вказується, оскільки мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосереднього виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Резолюції цього виду формулюються так: „Підготувати відповідь до...”, „Ужити заходів”, „Зробити висновки”, „Розглянути питання”, „Обговорити на засіданні...” тощо.3. Резолюція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром, можлива така резолюція, особливо якщо відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: „На жаль, змушені Вам відмовити з причини...”, „Про результати і вжиті заходи повідомте додатково”, „Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін” тощо. Така резолюція використовується для оперативності ділового листування. У ній указується основний текст; дата; підпис; посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення. |
|
|
19 |
Заголовок до тексту |
Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає його головну ідею і, як правило, починається з прийменника „про”, має бути лаконічним і точним, із максимальною повнотою розкривати зміст документа. |
|
|
20 |
Відмітка про контроль |
Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Проставляють за формою „К” або „Контроль”. |
|
|
21 |
Текст |
Складається з таких логічних елементів:– вступу;– доказу;– закінчення.Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). |
|
|
22 |
Відмітка про наявність додатка |
Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:1)якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:Додаток: на 2 стор. у 3 прим.;2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників:Додаток: „Проект реконструкції ділянки” на 5 стор. у 2 прим.Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 стор. лише адресатові.При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається:Додаток: відповідно до списку на 7 стор. |
|
|
23 |
Підпис |
Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:– зазначення посади (ліворуч);– ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч);– підпис (посередині).Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні:Директор Директорзош № 277 зош № 282/підпис/ /підпис/Л.С.Семенова Ю.Ю.НекрасовРозшифрування підпису в дужки не береться. |
|
|
24 |
Гриф узгодження |
Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє (із підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (із підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із:– слова „узгоджено” або „погоджено”;– назви посади службової особи (включаючи назву установи), із якою узгоджується документ;– особистого підпису;– його розшифрування;– дати. |
|
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту „підпис” або на окремій сторінці.Наприклад: УЗГОДЖЕНО Директор зош № 246(підпис) К.С.Кущава10.09.2008 |
|||
|
25 |
Віза |
Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування.Віза складається з:– особистого підпису особи, що візує;– дати.У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище):Завідувач кафедри(підпис) Б.М. Сайко28.11.2008Невеликі зауваження (1-2 рядки)розташовуються перед візою:Не бачу підставиЗавбібліотеки(підпис) Б.В. Коваленко15.10.2008При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі. |
|
|
26 |
Печатка |
Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитки печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок із місця роботи тощо. |
|
|
27 |
Відмітка про засвідчення копії |
У правому верхньому кутку пишеться слово „копія”; під реквізитом „підпис” слово „правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис засвідчується печаткою. |
|
|
28 |
Прізвище виконавця та номер його телефону |
Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках).Складається з:– прізвища виконавця;– номера його службового телефону.Ставиться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа. |
|
|
29 |
Відмітка про виконання документа й скерування його до справи |
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані:– стислу довідку про виконання;– слова „ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;– дату скерування документа до справи;– підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. |
|
|
30 |
Відмітка про перенесення даних на машинний носій |
Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:– запис „Інформація перенесена на машинний носій”;– підпис особи, відповідальної за перенесення даних;– дату перенесення. |
|
|
31 |
Відмітка про надходження |
Містить: – скорочену назву організації, що отримала документ; – дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: – назву організації; – дату надходження; – індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа. |
2. Організаційні документи
Мета: схарактеризувати організаційну документацію як таку, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ; розвивати в студентів навички укладання цих документів; виховувати культуру писемного ділового спілкування.
2.1 Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках
Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційна документація. Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності й призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм установ.
Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Формуляр-зразок -- це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання , формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструктивної сітки та основні реквізити. Сукупність деяких реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.
Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги документа.
Робоча площа документа -- це площа уніфікованої форми чи бланка документа, що використовується для заповнення основними реквізитами.
Береги документа -- це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.
За державним стандартом установлено такі розміри берегів формуляра-зразка: лівого -- 20 мм, правого -- не менше 8мм, верхнього -- не менше 10 мм, нижнього -- не менше 8 мм. Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2,20 (емблема організації, позначка про контроль), а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег -- це резерв, залишений для збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставлення сторінок (вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв), нанесення реквізитів 1,4,5 (Державний Герб, код підприємства, код форми документа); нижній --для нанесення реквізитів 29,30,31 (позначка про виконання документа, відмітка про перенесення даних на машинний носій, позначка про надходження).
Бланк документа -- це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної.
Установлено 2 види бланків:
1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень тощо);
2) для службових листів.
Для виготовлення тих чи інших бланків документів існує два варіанти розташування реквізитів:
· кутове -- постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша;
· поздовжнє -- постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.
Кутове і поздовжнє, у свою чергу, може бути:
· флаговим -- кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;
· центрованим -- початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.
У разі виготовлення бланків для службових листів обов'язково наносять реквізити 1 - 3, 6 - 9, трафаретні частини реквізитів 11 - 13.
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка треба продублювати цією мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкуються постійні реквізити державною мовою, а нижче -- іноземною. На бланках із поздовжнім розташуванням постійні реквізити друкуються ліворуч державною мовою, праворуч -- іноземною.
У разі виготовлення загальних бланків обов'язкове нанесення реквізитів 1 - 3, 6 - 8, також можуть наноситись трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14.
На основі загального бланка можна виготовляти бланки для окремих видів документів (наказів, розпоряджень тощо), які доповнюють реквізитом 10 (друкують великими літерами).
2.2 Положення: види, структура тексту, реквізити
Положення -- це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.
За змістом розрізняють такі положення:
– положення про установи та їхні структурні підрозділи;
– положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
– положення про організацію й проведення різних заходів (культурних і спортивно-масових заходів, конкурсів, оглядів), структуру і зміст яких визначають установи, що є організаторами.
Групи:
1. Типові -- розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, фірм (затверджуються вищим органом управління).
2. Індивідуальні -- створені за вказівкою керівництва на підставі типових безпосередньо на підприємствах (затверджуються керівником організації).
Реквізити:
· Державний Герб України;
· назва відомства;
· гриф затвердження;
· назва організації;
· назва структурного підрозділу;
· назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);
· дата;
· індекс;
· місце видання;
· заголовок до тексту;
· текст;
· підпис;
· відмітка про погодження.
Структура тексту
положення про структурний підрозділ
1. Загальні положення.
2. Основні завдання і функції.
3. Права та обов'язки.
4. Керівництво.
5. Взаємовідносини.
6. Майно, кошти.
7. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.
8. Реорганізація та ліквідація.
Положення набуває чинності з дня його затвердження.
Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту можна поєднувати з назвою виду документа: „Положення про Міністерство фінансів України".
Текст положення поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
2.3 Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ
Статут -- це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності; це зведення правил, які регулюють основи організації, діяльності установ певної галузі господарства або державного управління.
Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів (для товариств з обмеженою відповідальністю, приватних і малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, указаної в статуті), де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.
Лише після реєстрації підприємство має право розпочинати свою діяльність.
Статути бувають:
1. Типові -- розробляються для однотипних підприємств, затверджуються вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організацій.
2. Індивідуальні -- створюються для певної організації шляхом конкретизації типових і затверджуються вищою установою, якій підпорядковуються.
Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.
Реквізити:
· гриф затвердження вищою установою чи органом управління;
· назва виду документа (СТАТУТ);
· дата;
· місце укладання;
· заголовок;
· текст;
· відмітка про погодження;
· відмітка про реєстрацію.
Структура тексту
статуту підприємства
1. Загальні положення.
2. Мета і завдання діяльності.
3. Функції.
4. Утворення й використання коштів. Майно підприємства.
5. Управління.
6. Створення та використання пайового фонду.
7. Членство, права й обов'язки.
8. Звіт, звітність і контроль.
9. Виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність.
10. Реорганізація та ліквідація.
Текст статуту поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.
Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби до нього слід уносити доповнення та зміни.
Мета створення й діяльність підприємства, що відображаються в статуті, не повинні суперечити чинним законам України.
Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.
Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, представникам податкової інспекції, партнерам по бізнесу. Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, які створюються на підприємстві.
2.4 Інструкція: групи, особливості укладання
Інструкція -- правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності й відносин установ, службових осіб.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
1. Такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу.
2. Посадові -- це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.
Текст інструкції викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу „повинен, слід, необхідно”. Текст даного документа повинен бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування.
Зміст викладають від 2-ї, 3-ї особи, рідше в безособовій формі. Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи. Готують інструкцію не менш як у двох примірниках на загальному або спеціальному бланку або на чистих аркушах формату А4 (якщо не виходить за межі підприємства).
Реквізити:
· гриф затвердження;
· назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ);
· дата;
· індекс;
· місце складання чи видання;
· заголовок до тексту;
· текст;
· позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);
· підпис (керівника підрозділу-розробника);
· гриф погодження (у разі потреби);
· візи (у разі потреби);
· позначка про виконавця (у разі потреби).
Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'язково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові організації.
Усі зміни до інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству.
Структура тексту
посадової інструкції
1. Загальні положення.
2. Функції працівника.
3. Посадові обов'язки.
4. Права.
5. Відносини.
6. Відповідальність.
На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір із працівником.
2.5 Правила як службовий документ організаційного характеру
Правила -- це службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку.
За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді вони становлять їхню складову частину.
Оформляють правила на загальному або спеціальному бланку формату А4.
Правила мають вивішуватись на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.
Реквізити:
· гриф затвердження;
· назва виду документа (ПРАВИЛА);
· дата;
· індекс;
· місце видання;
· заголовок до тексту;
· текст;
· підпис особи, яка відповідає за складання правил;
· гриф погодження (у разі потреби);
· візи (у разі потреби);
· позначка про виконавця (у разі потреби).
Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.
3. Розпорядчі документи
МЕТА: розкрити особливості правових актів розпорядчого характеру; з'ясувати специфіку укладання й оформлення постанови, ухвали, розпорядження; схарактеризувати основні види наказів; розглянути структуру вказівки як розпорядчого документа.
3.1 Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання
Серед різних форм розпорядчо-виконавчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. За допомогою цих документів розв'язують найбільш важливі завдання управління.
Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, а також оперативне керівництво в навчальному закладі, установі, організації тощо.
До розпорядчих належать такі документи: постанова, ухвала, розпорядження, наказ, вказівка.
Постанова - це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.
Цим терміном називають також заключну частину протоколу засідання, зборів, правління. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, або ж може бути оформлена як витяг із протоколу.
Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.
Реквізити:
· Державний Герб України;
· назва установи, що підготувала постанову;
· назва виду документа (ПОСТАНОВА);
· дата;
· індекс;
· місце видання;
· заголовок (стислий виклад змісту постанови);
· текст;
· підписи.
Текст постанови складається з двох частин: констатаційної і розпорядчої. У першій викладають мотиви дій, оцінку становища чи посилання на правовий акт вищої установи. У другій частині наводять перелік запропонованих постановою заходів, визначають виконавців та термін виконання.
Найчастіше постанову оформляють на бланку.
Датою постанови є дата засідання, на якому вона прийнята. Підписують постанову відповідальні службові особи: голова колегіального органу і керуючий справами (секретар).
Зразок:
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
ПОСТАНОВА № 1279
15 серпня 2003 р.м. Київ
Про нагородження Почесною грамотою
Кабінету Міністрів України
Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:
За сумлінну працю та вагомий особистий внесок у формування і реалізацію державної політики соціального захисту населення, активну участь у підготовці законопроекту «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» нагородити Почесною грамотою Кабінету Міністрів України з врученням пам'ятного знака таких працівників Пенсійного фонду:
Подобные документы
Теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності. Розгляд еволюції організації діловодства, характеристика сучасного стану документообороту. Дослідження особливостей нормативного і методичного забезпечення діловодства.
автореферат [15,5 K], добавлен 07.11.2014Характеристика сутності, правової основи, призначення (оформлення факту виникнення, зміни та припинення трудових відносин), юридичної бази діловодства служби управління персоналом. Особливості підготовки статистичної звітності по кадрам за формою №6-ПВ.
контрольная работа [181,3 K], добавлен 18.05.2010Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.
курсовая работа [53,8 K], добавлен 30.12.2013Стабильная деятельность любой организации и деловодство. Перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа. Правильное оформление бланков. Общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков.
контрольная работа [28,5 K], добавлен 25.11.2010Головне завдання діловодства. Загальні принципи автоматизації та механізації документаційних процесів. Основні засоби голосового зв’язку, складання, копіювання, розмноження, обробки та зберігання текстових документів. Сучасні програмні продукти.
реферат [52,5 K], добавлен 26.12.2012Історія діловодства в Російській імперії, в період освіти і розвитку централізованої, багатонаціональної держави до Великої жовтневої революції. Зародження документування в епоху феодальної роздробленості. Загальне наказове та колезьке діловодство.
курсовая работа [62,2 K], добавлен 17.03.2011Аналіз технологічних процесів з документаційного забезпечення управління у виконкомі Жовтневої районної міської ради. Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на підприємстві. Організація роботи секретаря.
курсовая работа [59,7 K], добавлен 03.11.2012Аналіз складових систем управління організацією. Удосконалення структури та поліпшення стану керованої підсистеми організації. Аналіз виконання основних управлінських функцій та методів. Формування складових інтелектуального капіталу організації.
курсовая работа [269,3 K], добавлен 17.05.2010Ознайомлення з особливостями мотивації і самомотивації в діяльності керівника. Визначення ролі контролю і самоконтролю в роботі менеджера. Дослідження та аналіз сутності турботи про мотивацію персоналу до роботи на різних етапах службової кар’єри.
лекция [79,0 K], добавлен 07.08.2017Розкриття суті і дослідження основних етапів процесу управління ризиками на підприємстві. Критерії оцінки міри ризику в діяльності фірми. Аналіз системи управління ризиками у ВАТ "Більшовик". Мінімізації фінансових і управлінських ризиків на підприємстві.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 24.05.2013
