Основи діловодства

· печатка й рахунок платника.

Телеграма складається від імені установи банку, що обслуговує платника, у 4-х примірниках, три з яких передаються до банку покупця. Другий примірник підписують особи, що мають право першого й другого підпису, що скріплюється печаткою. Четвертий примірник залишається в організації.

Якщо відмова приймається банком від покупця (платника), то останній за своїм підписом надсилає перший примірник до відділення зв'язку для відправлення до банку постачальника телеграфом.

8.3 Структура тексту та реквізити заяви-зобов'язання

Заява-зобов'язання - документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Такі позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за надані послуги тощо.

Реквізити:

· назва установи банку, до якої звертаються із метою кредитування певних операцій (у правому куті);

· назва підприємства, що дає зобов'язання перед банком (у правому куті);

· назва виду документа;

· текст;

· підписи керівника й головного бухгалтера підприємства, скріплені гербовою печаткою;

· дата складання заяви-зобов'язання.

Текст заяви-зобов'язання складається від першої особи множини із формулюваннями типу ,,просимо надати”, ,,просимо прийняти” тощо. Він складається з 4-х частин. У першій висловлюється прохання щодо кредитування, зазначається спрямування позичених коштів. У другій - прохання щодо приймання фінансово-розрахункових документів. У третій банкові надається право вести перерахунки із розрахункового рахунка підприємства на підставі платіжних документів. Четверта частина -- зобов'язання про дотримання фінансової дисципліни.

Працівники установ (підприємств, організацій) часто складають заяву-зобов'язання, що містить прохання окремих осіб про надання позики.

Реквізити особистої заяви-зобов'язання:

· назва установи, до якої звертається заявник;

· прізвище, ім'я та по батькові, посада, табельний номер, місячний заробіток, домашня адреса, паспортні дані заявника;

· назва виду документа;

· текст, що містить:

– прохання заявника із зазначенням розміру позики, терміну її повернення;

– мету позики;

– доручення про стягнення суми в разі несвоєчасного повернення позики;

· дата, підпис заявника;

· резолюція установи в разі задоволення заяви.

Особиста заява-зобов'язання пишеться від першої особи однини із формулюваннями типу ,,прошу надати”, ,,зобов'язуюсь повідомити” тощо.

8.4 Особливості оформлення заявки

Заявка - документ, що використовується для організації операцій купівлі-продажу.

Зокрема заявка використовується при купівлі валюти на Міжбанківській валютній біржі.

Такий документ має реквізити:

· назва відділення банку, до якого подається заявка;

· назва виду документа;

· дата складання заявки;

· назва підприємства (організації), що подає заявку;

· поштова адреса підприємства-заявника;

· телеграфна адреса підприємства-заявника;

· телефон, факс, телекс підприємства-заявника;

· прізвище, ім'я, по батькові співробітника, уповноваженого на вирішення питання за угодою;

· номер телефону, розрахунковий рахунок, номер валютного рахунка підприємства-заявника;

· мета використання замовлених коштів;

· доручення банку на укладання угоди щодо купівлі-продажу із зазначенням умов проведення операції;

· термін дії документа;

· зобов'язання підприємства-заявника на проведення фінансових розрахунків за укладеною угодою;

· підписи керівника та головного бухгалтера підприємства-заявника, гербова печатка.

8.5 Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи

Квитанція - документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів. Квитанція, як правило, складається з трафаретної частини й тексту. У тексті вказують:

– від кого прийнято (назва установи або приватної особи);

– за що прийнято;

– яка сума;

– на підставі якого документа (назва, дата видання, номер);

– коли прийнято (дата, місяць, рік);

– штамп касира про одержання грошей;

– підпис касира.

Накладна - обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видавання матеріальних цінностей.

Накладна є трафаретизованим документом, що містить такі реквізити:

· назва підприємства (організації), що видає накладну (угорі ліворуч);

· гриф затвердження керівником підприємства чи організації (угорі праворуч) - підпис, печатка;

· назва виду документа, номер;

· мета приймання, відправлення, видавання матеріальних цінностей;

· дата;

· кому й від кого передані матеріальні цінності;

· трафаретизований текст (таблиця з даними);

· підпис матеріально відповідальної особи, що проводила передачу матеріальних цінностей (відправника);

· підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності (одержувача).

8.6 Оформлення відкриття рахунка в банку

Підприємство (установа, організація) для зберігання грошей та здійснення розрахунків відкриває в банку рахунки залежно від виду діяльності - розрахункові, поточні та інші.

Підприємство має право відкрити лише один розрахунковий рахунок в установах Національного банку або в акціонерних комерційних банках, із яким здійснює розрахункові операції, пов'язані з поточною господарською діяльністю.

Власник рахунка самостійно розпоряджається коштами на розрахунковому рахунку згідно з правилами розрахунків, а установи банку відповідно до чинних правил виконують розпорядження власників рахунків. Без згоди підприємства (установи, організації) виконуються лише безперечні платежі: стягнення прострочених платежів до державного бюджету, судові виконавчі листи, накази арбітражу тощо.

Переважна кількість платежів виконується шляхом безготівкових розрахунків, що дає змогу вивільняти з обігу значні суми готівки.

Для певних видів платежів (видання зарплати, виплати пенсій і допомог, господарські видатки тощо) банк видає готівку, а платежі виконує підприємство.

Операції з розрахункового (поточного) рахунка виконуються установами банку за документами спеціально затвердженої форми, які виписують працівники фінансового відділу, бухгалтерії підприємства. Це платіжне доручення, платіжна вимога, рахунок-фактура, об'ява на внесок готівкою, грошові й розрахункові чеки, витяги з розрахункових (поточних) рахунків, заяви про відмови від акцептів, на акредитив, про надання позики тощо.

Для оформлення відкриття розрахункових, поточних і бюджетних рахунків надаються такі документи:

1. Заява про відкриття рахунка.

2. Копія документа про створення підприємства.

3. Копія затвердженого статуту (положення).

4. Картка зі зразками підписів та відбитком печатки.

8.7 Порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок і їх використання

1. Чеки заповнюються та підписуються від руки чорнилом, кульковою ручкою або з використанням технічних засобів.

2. Отримувача вказують після слів ,,Кому”. При розрахунках за товари та послуги в рядку ,,Сплатіть за цим чеком” зазначається загальна назва товарів, послуг, а також номер і дата рахунка, за оплату якого виписаний чек.

3. Чеки підписує власник книжки або за його дорученням уповноважена особа, яка має право підпису. Чеки скріплюються відбитком печатки чекодавця.

4. Будь-які виправлення та перекреслення в чеку не допускаються.

5. Забороняється передавання чекової книжки її власником будь-якій іншій юридичній або фізичній особі, а також підписання незаповнених бланків чеків.

6. Розрахункові чеки використовуються тільки для безготівкових перерахувань із рахунка чекодавця на рахунок отримувача коштів і не підлягають сплаті готівкою.

7. Виписуючи чек, на його корінці вказують отримувача коштів, номери документів, що оплачуються, суму і залишок ліміту (крім тих випадків, коли за чинними правилами розрахунків чеками ці реквізити заповнюються касиром транспортної організації або підприємством зв'язку).

8. Головні бухгалтери підприємств, які ведуть розрахунки чеками, зобов'язані періодично перевіряти:

а) правильність використання чеків особою, уповноваженою на їх підписання;

б) правильність виведення залишків ліміту на корінцях чеків, а на звороті останнього перевіреного корінця чека має бути відмітка за підписом головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) чекодавця;

в) звіряти суми на корінцях чеків із записами у виписках з особового рахунка в банку.

9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація прийому закордонних делегацій

МЕТА: розкрити особливості ділового спілкування під час прийому закордонних делегацій; з'ясувати, як будується програма перебування іноземної делегації; розглянути види неофіційних прийомів, основні протокольні вимоги до зустрічі закордонної делегації; ознайомитися з порядком проведення переговорів.

9.1 Програма перебування іноземної делегації (загальна, детальна). Неофіційні зустрічі, призначення, способи організації

Багатовіковий досвід розвитку міжнародних відносин дозволив виробити найважливіші правила спілкування між представниками різних країн. Ці правила охоплені в діловому протоколі та етикеті, в основі яких лежать принципи дипломатичного протоколу та етикету.

Дипломатичний протокол - це сукупність загальновизнаних правил, традицій та умовностей, яких дотримуються уряд, відомства закордонних справ, дипломатичні представництва, дипломатичні працівники та інші офіційні особи в міжнародному спілкуванні. Саме дипломатичний протокол передбачає способи демонстрації поваги однією державою іншій у ході ділового спілкування.

Організація прийому закордонної делегації

Мета візиту може бути наступною: з'ясування можливостей встановлення контактів; проведення переговорів; підписання документів; організація семінару, ярмарку, виставки і т. ін.

До приїзду гостей готують дві програми перебування іноземної делегації в країні (якщо глава делегації перебуває із дружиною, то має бути передбачена спеціальна програма чи окремі заходи у спільній програмі для дружини глави та дружин осіб, що його супроводжують):

1. Загальна програма, призначена для гостей.

2. Детальна програма, що охоплює деталі, необхідні для сторони, що приймає, а також для зацікавлених осіб та організацій.

Загальна програма включає такі питання:

– зустріч делегації;

– ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди);

– прийоми (сніданки, обіди тощо);

– культурна програма;

– поїздки по країні;

– проводи делегації.

Детальна програма передбачає опрацювання таких питань:

– персональний склад тих, хто зустрічає;

– участь (у разі необхідності) представників преси, радіо, телебачення;

– вручення квітів;

– вітальні промови;

– забезпечення транспортом;

– розміщення в готелі і т. ін.

Кожен пункт детальної програми вимагає того, щоб були визначені відповідальні виконавці.

Під час перебування делегації з офіційним візитом організовують також неофіційні зустрічі.

Такі прийоми стали надзвичайно популярними і вимагають розрізнення їх призначення та способів організації. Отже:

Бокал шампанського - прийом, який влаштовують із 12 до 13 години та проводять стоячи. Подаються шампанське, соки, легкі закуски. Форма одягу - повсякденна.

Сніданок проходить між 12 та 15 годинами. Триває близько півтори години. Спочатку подають аперитив, потім за столом гостей частують закусками. Десерт і кава подаються у вітальні. Форма одягу - повсякденна.

Коктейль починається з 17 - 18 години, триває, як правило, дві години, при цьому запрошені не сідають. У запрошенні обов'язково зазначають, коли починається і закінчується прийом. Протягом цього часу гості можуть піти та прийти, господарі зустрічають і проводжають їх біля входу. На столі немає ні тарілок, ні виделок -- канапе та шматочки фруктів беруть маленькими паличками. Коктейлі в бокалах подають офіціанти.

А ля фуршет влаштовують у той самий час, що й коктейль, але він відрізняється різноманітністю закусок. Прийшовши на такий прийом, гість обов'язково вітає господаря, а йде по-англійськи. Після холодних закусок подають запечену страву, потім десерт (сир, фрукти, морозиво) і, нарешті, каву. Форма одягу -- повсякденна.

Обід починається зазвичай із 19 до 21 години й триває за столом. Страви подаються «за повною програмою»: холодні закуски, перше, друге, десерт, чай або кава. Обід вимагає святкового одягу (у запрошенні це обумовлюють).

Обід-буфет (або «шведський стіл») починається у той самий час. Стіл сервірується у вигляді буфетної стійки. Гості, узявши в ліву руку серветку, ставлять на неї тарілку з ножем і виделкою, накладають страви; у праву руку беруть бокал та відходять до маленьких столиків, диванів, крісел. Форма одягу -- святкова.

Вечеря починається з 21 години. Частують так само, як і під час обіду, за винятком перших страв. Форма одягу обумовлюється в запрошенні. Примітка «undressed» в запрошенні вказує на повсякденний одяг. «Black tie» вимагає від чоловіків смокінга, «white tie» або «evening dress» -- фрака. Жінці в обох випадках слід надіти вечірній одяг.

Ще кілька деталей. До 18 години жінки не повинні надівати прикраси (крім обручки, годинника). До вечірньої сукні одягають шовкові або мережані рукавички (чим коротший рукав сукні, тим довші рукавички). На прийомах, що починаються до 20 години, рукавички знімають.

До фрака надівають білу краватку-«метелик», накрохмалену манішку, застібнутий на усі ґудзики білий пікейний жилет, чорні лакові черевики. У нагрудній кишені -- біла хустка, у руках -- білі рукавички. Годинник дозволяється лише кишеньковий. Смокінг вимагає накрохмаленої манішки, чорної краватки-«метелика», чорного жилета та лакованих черевиків.

Якщо така зустріч організовується у ресторані, то стіл повинен бути розташований подалі від оркестру, вхідних дверей, службового приміщення. Не слід влаштовувати такі зустрічі в ресторані, де звичайно харчуються гості.

Для відповідної зустрічі делегації гостей слід запланувати в програмі один вільний вечір.

У програмі кожного дня бажано залишати вільний час для другого сніданку та особистих справ.

Делегації, що перебувають із короткочасним (2--3-денним) візитом, краще приймати протягом робочого тижня, не забираючи суботу й неділю. Інакше слід передбачати програму й на вихідні дні.

9.2 Зустріч закордонної делегації, протокольні вимоги. Привітання й представлення. Урочистий прийом керівником фірми, вимоги етикету до чоловіків, жінок

Основними протокольними правилами є такі.

По-перше, ранг і посада глави делегації, що зустрічає, повинні відповідати рангові й посаді керівника делегації, що приїжджає.

По-друге, якщо гість приїжджає разом із дружиною, то його зустрічає глава нашої делегації також із дружиною. Глава делегації, що приймає, звичайно прибуває у супроводі 2--3-х осіб.

Привітання і представлення. Першим представляється глава делегації, що приймає (якщо разом із ним є дружина, то глава представляє і дружину). Далі представляється гість (він представляє свою дружину).

Потім глава делегації, що приймає, представляє своїх співробітників - членів делегації - відповідно до рангів. Жінок представляють у першу чергу, а якщо їх кілька -- за рангами, а далі представляють чоловіків також за рангами.

Під час зустрічі делегації керівник сторони, що приймає, вручає жінкам, що є у складі делегації, квіти.

Один із важливих елементів виникнення взаєморозуміння між членами делегації, дружньої атмосфери в процесі роботи є урочистий прийом керівником фірми.

Міжнародний етикет привітань ґрунтується на таких правилах:

– чоловік вітає жінку першим, хоча в Англії цей привілей належить жінкам (жінка першою вітає чоловіка, якщо вона його обганяє, проходить повз групу людей чи коли приєднується до цієї групи);

– молодший за віком першим вітає старшого. Молодша за віком жінка -- старшу, а також чоловіка, що набагато старший за неї;

– молодший за посадою співробітник -- старшого. Член делегації - керівника делегації своєї і закордонної.

Церемонія представлення також має свої правила. Представляють раніше невідомого або новоприбулого тим, хто зібрався, чоловіка -- жінці, нижчого за рангом -- вищому за службовим становищем і т. ін.

Під час представлення людей старшого віку звичайно називають їх титули та звання. Це правило діє й на офіційних заходах при представленні присутніх.

Під час представлення не дякують, а лише вітають один одного рукостисканням. Чоловікам це рекомендується робити завжди, а жінкам -- за обопільною згодою.

Коли чоловіка представляють жінці, то руку першою подає жінка. Такий самий пріоритет мають і люди похилого віку. Старша за віком жінка подає руку молодшій, керівник -- підлеглому і т. ін.

Якщо зустрічаються подружні пари, то спочатку вітаються одна з одною жінки, а потім чоловіки вітають жінок, і лише після цього чоловіки вітають один одного. Жінка представляється подружжю першою.

Якщо привітання супроводжується рукостисканням, то чоловік, вітаючись, у всіх випадках повинен зняти рукавичку з правої руки, а жінка це робить, тільки якщо на руці плетена рукавиця або товста хутряна рукавичка. Якщо при зустрічі одна із двох жінок оголила руку для рукостискання, то інша повинна наслідувати її приклад.

Звичай цілувати руку жінці нині практично не вживається. Зберігся він у поляків як знак особливої поваги та урочистості зустрічі. В Австрії жінці цілують руку в особливо урочистих випадках.

У нашій країні, як і в більшості країн світу, цілують руку лише заміжнім жінкам (це доречно робити у закритих приміщеннях): злегка нахиляються вперед, підносять руку до своїх губ і відзначають на її тильному боці швидкий поцілунок, часом не торкаючись до неї губами. У момент поцілунку ви повинні дивитися на жінку.

Звертання. Згідно з дипломатичним протоколом ім'я та прізвище високих осіб при цьому не згадуються: Ваша Величносте (Your Majesty), Ваша Королівська Високосте або Ваша Високосте (Your Highness).

До Надзвичайного і Повноважного посла звертаються Ваша ясновельможносте (Your Excellency), до католицького кардинала чи папського нунція -- Ваша святосте (Your Holiness). До президента та його дружини звертаються: Пане Президенте і Пані + прізвище.

У західноєвропейських країнах, звертаючись один до одного, прийнято приєднувати до імені звання чи посаду: професоре Моріарті, докторе Ватсон тощо. Причому, звання «доктор» чи «професор» можуть означати лише належність цієї особи до творчої професії. В Австрії стосовно докторів наук, медиків, письменників, музикантів вживається звертання «пане докторе». У США та Англії будь-якого викладача можуть назвати професором. У більшості країн можна звертатися до людей без згадування їх прізвища: пане мер, пане докторе. Винятком є Німеччина, де навіть у такому випадку все-таки приєднується прізвище: гер доктор Шульц. Жінок можуть називати за званням чоловіка. В Австрії вираз фрау професор може означати, що чоловік цієї жінки -- викладач університету.

9.3 Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості

Місця в автомобілях поділяються на почесні та менш почесні. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа за рухом автомобіля.

Машина подається правими дверцятами до тротуару. Першим сідає і виходить пасажир, що займає найпочесніше місце.

В автомобілях, що прямують на будь-які церемонії, як правило, займається лише заднє сидіння.

Якщо умови не дозволяють подавати автомашину правим боком до тротуару, пасажир, що займає найпочесніше місце, сідає через ліві дверцята, інші -- так само. Після прибуття автомобіль паркується так, щоб вихід був справа.

Якщо використовується таксі, то почесному гостю переднє місце поруч з водієм не пропонують. Якщо ж це особистий автомобіль і водій -- член делегації, що зустрічає, то найпочеснішим місцем для гостя є місце поруч з ним.

Перед тим, як гості сідають у автомобіль чи виходять із нього, треба відкрити їм дверцята, а потім закрити їх за ними. Це доручення виконують водій або перекладач чи супровідник.

Гості прямують до готелю. Організатори зустрічі перед тим, як замовляти місця в готелі, повинні знати, скільки чоловіків, жінок, подружніх пар серед гостей. Після розселення членів делегації увічливі господарі повинні переконатися, що розселення гостей відбулось належним чином.

Належить попрощатися з гостями у вестибюлі готелю, домовившись із ними про візит увічливості (протокольний візит).

Візит увічливості. Відповідно до загальновизнаної практики, перш ніж почати ділову частину свого візиту, почесний гість (глава прибулої делегації) наносить візити ввічливості стороні, що приймає. Цей візит є відповіддю на зустріч гостя під час його приїзду. Саме у цей час уточнюється програма перебування.

Остаточне право вибору часу та місця зустрічі залишається за гостями. Звичайно такі зустрічі проводяться у приміщенні організації, що приймає.

У призначений час гостя у вестибюлі зустрічає секретар (або по-мічник), який супроводить його до керівництва організації. Керівник організації, що приймає, може зустрічати гостей лише у виняткових випадках.

У кабінеті відводять спеціальне місце для прийому гостей. Наявність дивану (почесне місце для гостя) і м'яких крісел (для того, хто приймає) навколо журнального столика дозволяє посадити гостя згідно з протокольними вимогами.

Гість повинен знаходитися по праву руку господаря. Гість сідає після того, як сів господар кабінету. Якщо гість прибув із дамою, то на почесному місці на дивані справа від господаря сидітиме дама, а на другому почесному місці зліва головний гість. Перекладач займає будь-яке місце. Не слід садовити гостей за письмовий стіл, біля вікна, що виходить на сонячний бік вулиці.

Протокольний візит триває 20--30 хвилин. Через 5--7 хвилин можна подати чай, каву, фрукти, печиво, цукерки тощо. Спиртні напої не подаються.

Ініціатива ведення бесіди належить господареві. Ініціатива відходу - за гостями. Знаком закінчення аудієнції може бути й тривала пауза в бесіді.

Після закінчення бесіди хазяїн проводжає гостей до коридора, ліфта чи сходів. Наступна зустріч відбудеться за столом переговорів.

9.4 Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі

Основними стадіями переговорів є:

1. Підготовка до переговорів (організаційна та змістовна).

2. Хід переговорів.

3. Аналіз результатів переговорів та виконання досягнутих домовленостей.

На першій стадії формують склад делегації, визначають місце і час проведення переговорів, готують приміщення тощо.

Формування делегації передбачає визначення її кількісного та персонального складу, призначення керівника делегації. Керівництво організації складає список співробітників установи, що допускаються до участі в переговорах. Із цих осіб формується делегація. При двосторонніх переговорах ураховують приблизно однакову кількість делегатів.

Кількісний і якісний склад делегації зумовлюється кількістю питань, що підлягають обговоренню, необхідністю залучення експертів, паралельним обговоренням деяких питань, рівнем представництва. При формуванні делегації визначаються основні функції кожного учасника переговорів.

Мову переговорів вибирають за домовленістю сторін.

Визначення місця й часу проведення переговорів. Місце й час проведення переговорів визначається за взаємною домовленістю. Ініціатор зустрічі не нав'язує своїх пропозицій.

У разі зміни часу переговорів про його перенесення треба довести до відома всіх учасників.

Місцем зустрічі може бути службове приміщення одного із учасників або нейтральна територія.

Предмет зустрічі обумовлюється заздалегідь.

Підготовка приміщення. На столах не повинно бути зайвих документів, а лише блокноти, олівці, сірники, сигарети, мають стояти попільнички (якщо вважається, що в цьому приміщенні дозволено курити), пляшки з мінеральною водою і фужери (перевернуті -- ознака їх невикористання). Окрім того, на столах можуть стояти квіти у низьких вазах. Залежно від форми столу вони розташовуються або в центрі столу, або по його краях.

Той, хто зустрічає делегацію у вестибюлі, не повинен бути членом делегації, що приймає гостей. Це може бути працівник протокольного відділу, секретар закладу і т. ін. Він проводжає делегацію до приміщення, де відбудуться переговори.

Якщо переговори тривають довго, то в перерві можна подати чай, каву, бутерброди, фрукти тощо. Бажано пригощання організовувати в окремому приміщенні. У разі його відсутності -- там, де ведуться переговори. Частування ставиться персонально лише перед главами делегацій. Інші члени делегації обслуговуються самі.

Розсаджування за столом переговорів. Розмістити членів делегації за столом треба згідно з правилами, з урахуванням рангів і службового становища.

При проведенні багатосторонніх зустрічей краще використовувати круглий стіл або стіл у вигляді бублика. Головують по черзі за алфавітом або на першому засіданні головує господар, а далі -- за алфавітом.

Одним із інформаційних джерел переговорів є запис бесіди.

Для розв'язання ділових питань у ряді випадків офіційні особи відомств, організацій, фірм тощо можуть досягти домовленостей під час телефонної розмови. Потім з ділових питань складають запис бесіди, а співрозмовнику надсилають лист, у якому підтверджують досягнуту домовленість.

В організаціях, що мають справу з іноземними партнерами, як правило, ведуть журнали обліку телефонних розмов із представниками інофірм, представництвами. У них фіксується: із чиєї ініціативи відбулась телефонна розмова, її тривалість, зміст розмови.

Змістовна підготовка переговорів охоплює розв'язання таких питань:

· аналіз проблеми та оцінка ситуації;

· формування загального підходу, основних цілей та завдань;

· визначення переговорної позиції, можливість варіантів вирішення проблеми й узгодження інтересів;

· формування пропозицій та їх аргументація.

Одним із методів змістовної підготовки переговорів є нарада, спрямована на визначення завдань і мети майбутніх переговорів. Мета наради може бути змістовна та операційна.

Операційні цілі охоплюють:

– інформацію про майбутні переговори та її обговорення;

– аналіз проблем, які виносяться на переговори;

– формування позиції та загального підходу до майбутніх переговорів;

– складання прогнозу-сценарію майбутніх переговорів.

Використовуються ділові й імітаційні ігри, що дозволяють відтворити ситуації, котрі виникають на переговорах.

У процесі опрацювання варіантів взаємоприйнятних рішень використовують метод складання балансових листів. Для цього у дві колонки виписують відомості про позитивні й негативні наслідки прийняття тих чи інших рішень. Балансові листи дозволяють отримати комплексну оцінку.

На другій стадії ведення переговорів можуть виявитися три типи поведінки учасників переговорного процесу.

Перший підхід відповідає ідеї протистояння сторін. Стіл переговорів - поле битви, де утверджуються позиції під девізом «хто-кого» або «перетягування канату». Внаслідок такого підходу подальше співробітництво може опинитися під загрозою.

Другий підхід полягає в тому, що сторони займають дружні позиції. Слабша сторона очікує «дружнього» до себе ставлення і поводиться запопадливо. Такий підхід трапляється нечасто.

Третій підхід ґрунтується на розумінні сторонами необхідності пошуку взаємоприйнятного рішення. Учасники переговорів спільно аналізують ситуацію та зайняті пошуком таких рішень, які максимально відповідали б інтересам обох сторін. Такий підхід є партнерським. Довірливість має поєднуватися з необхідністю зберігання комерційної таємниці. Варто пам'ятати, що власні інтереси реалі-зуються повніше, якщо партнер задовольняє свої інтереси.

Підготовка до бесіди. Бесіда під час ділової зустрічі передбачає лише обмін поглядами, думками. Наприклад, у ході бесіди сторони можуть домовитися про співробітництво й намітити наступні кроки.

Бесіду можна планувати заздалегідь.

Основна мета бесіди полягає в обміні інформацією, що полегшує процес підготовки. Тема майбутніх бесід попередньо узгоджується. У процесі підготовки треба:

– визначити коло питань, які ви бажаєте обговорити;

– підготувати документи, які ви збираєтеся подати партнерові в ході бесід (наприклад, матеріали про роботу вашого підприємства), аргументи на користь співробітництва з вашою організацією. Частина інформації може бути повідомлена усно, інша - письмово (пам'ятні записки, рекламні проспекти тощо);

– сформулювати питання, які треба поставити партнеру.

Готуючись до бесіди, треба виділити час для підготовки питань партнерові та його повідомлень.

10. Дипломатичні документи: загальні вимоги до тексту та мови

МЕТА: розглянути особливості структури дипломатичних документів; ознайомитися з основними видами дипломатичного листування; охарактеризувати інші форми дипломатичної діяльності.

10.1 Дипломатичні документи. Структура текстів: протокольна формула, смислове ядро, аргументаційна частина, викладення фактів

Дипломатичні документи -- одна із форм дипломатичної діяльності держави, спрямована на здійснення цілей і завдань зовнішньої політики.

Дипломатична документація держав досить різноманітна. Значну її частину становлять документи, що мають виключно внутрішньовідомчий характер. Інша категорія дипломатичних документів -- це ті документи, за допомогою яких здійснюються письмові офіційні зносини між державами і які висловлюють позицію держави з того чи іншого питання міжнародного життя. Частина таких документів через певні конкретні обставини носить конфіденційний характер (у практиці зустрічаються навіть «усні послання» та «усні заяви», текст яких зачитується, але не передається адресатові офіційно).

Більшість дипломатичних документів не публікується внаслідок малого значення питань, що в них розглядаються (наприклад, ноти з проханням про видачу віз).

Але значна частка дипломатичних документів, особливо якщо вони стосуються важливих питань міжнародного життя, оприлюднюється.

Дипломатичні документи є свого роду продукцією, що випускається у світ органами зовнішніх зносин.

Одна із найважливіших особливостей дипломатичних документів полягає в тому, що вони призначені для сприймання не лише вітчизняним читачем, а й зарубіжним, який може дотримуватися інших поглядів на міжнародні справи, звик до інших понять, іншої політичної мови й термінології.

Якщо не враховувати цього під час формулювання кожного виразу, логічної побудови доказів, документ буде малоефективний.

Зрозуміло, що кожний дипломатичний документ, адресований уряду іншої країни, має певну практичну мету: вплинути на уряд-отримувач таким чином, щоб він або пішов назустріч пропозиції, яка перед ним висувається, або з'ясував свою позицію, або утримався від певних дій тощо. Разом із тим дипломатичні документи (особливо ті, що оприлюднюються) відображають погляди на міжнародні відносини між державами, є виразниками світогляду країни-відправника.

Дипломатичний документ -- органічне ціле, що має дві адреси -- уряд і народи. Якщо перший прямо називається в документі, то другий розуміється.

Більшість текстів документів має таку структуру:

а) протокольна формула;

б) смислове ядро;

в) аргументаційна частина;

г) викладення факту (фактів).

Протокольними формулами є звертання до особи, якій адресований документ; висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа.

Застосовуються протокольні формули в особистих посланнях глав урядів і держав, в особистих нотах, у вербальних нотах, а також у пам'ятних записках, переданих із кур'єром. Інші види дипломатичних документів протокольних формул не містять.

Хоча протокольні формули не мають, як правило, конкретного політичного змісту, вони є невід'ємною частиною дипломатичного документа і начебто задають йому певну тональність.

Смислове ядро містить суть документа і є концентрованим вираженням позиції держави з того чи іншого питання.

Смислове ядро -- основна частина дипломатичного документа. За обсягом ця частина може бути дуже малою порівняно з іншими складовими дипломатичного документа.

Щодо змісту виділяють такі типи дипломатичних документів:

а) такі, що містять пропозиції;

б) такі, що заявляють протест;

в) такі, що попереджають про можливі відповідні кроки;

г) такі, що фіксують політичну чи міжнародно-правову позицію до тієї чи іншої акції іншої держави чи держав або до міжнародної події;

ґ) такі, що інформують про заходи, які намічаються чи проводяться і мають міжнародне значення;

д) такі, що оформляють домовленість чи досягнутий ступінь згоди.

Такий поділ умовний, оскільки дипломатичний документ може об'єднувати певні смислові категорії, наведені вище.

Аргументаційна частина визначає обсяг дипломатичного документа. Вона починається найчастіше з викладу причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом, звернутися до цього адресата чи адресатів.

Максимальна кількість аргументів для обґрунтування позиції, пропозиції створює сприятливі умови для правильного розуміння дипломатичного документа читачем. Такі аргументи повинні підтримувати смислове ядро документа.

Певні аргументи виконують попереджувальну функцію: не лише служать захистові власної позиції, а й для того, щоб заздалегідь парирувати можливі контраргументи.

Частина, де викладені факти, повинна містити точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.

Фактичний матеріал може бути розосередженим по всьому документу, зливатися з аргументаційною частиною. Тому не всі дипломатичні документи мають викладені факти як самостійний блок.

Точність, конкретність, достовірність -- визначальні характеристики частини, що містить викладені факти.

10.2 Дипломатичне листування

Дипломатичні документи -- це офіційні документи, «державні папери». Для мови дипломатичних документів особливо важливим є (і саме в цьому її специфіка) не стилістична довершеність, не музикальність вислову, а абсолютна відповідність змісту, що вкладається в нього, точне висловлення позиції, смислу політики держави з цього питання.

Дипломатичний документ набуває більшої рельєфності, коли в ньому є фрази чи абзаци, побудовані на прийомі протиставлення, чіткого контрасту.

Дипломатичний документ досить наближений до політичної публіцистики, що виявляється через широке використання образів, порівнянь, асоціацій, котрі надають текстові яскравості, впливовості. Нерідко використовуються поняття, ідіоматичні вирази, що поширені в країні, куди адресується документ. Посилання на аргументи, поняття, вислови, відомі населенню цієї країни, прискорюють процес усвідомлення дипломатичного документа, напр.: «політика упущених можливостей», «політика з позиції сили», «балансування на грані війни» тощо.

Дипломатичний документ стає більш доступним, якщо він написаний живою мовою. А виклад матеріалу не в розповідній формі, а в логічних та діалектичних взаємозв'язках посилює інтерес до дипломатичного документа.

При викладі слід варіювати формулюваннями, виразами, словами, передаючи смисл то максимально предметно, то виразно, яскраво, образно, свіжо. Але треба бути обережними із вживанням епітетів, особливо з негативною оцінкою.

У мові дипломатичних документів поширені безособові речення.

Не варто необачно вживати підмет із політичною характеристикою типу «мілітарист», «реваншист» тощо. Таке вживання потребує додаткових обґрунтувань.

Поширений у дипломатичних документах присудок «є». Не виключене вживання емоційних дієслів.

Вимагає такту застосування граматичної категорії обов'язковості (такий-то уряд повинен, такий-то народ повинен і т. ін.)

Ультимативність припустима лише за надзвичайних обставин, інакше - це шкідлива річ.

Окрім того, дипломатичні документи треба писати просто, зрозуміло, доступно.

Повноцінний дипломатичний документ будується так, щоб у ньому відчувалась довіра до читача, до його здатності зробити правильні висновки.

Види дипломатичного листування

ВЕРБАЛЬНА НОТА -- найпоширеніший нині документ. Міністерство закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування в основному шляхом обміну вербальними нотами. Вербальні ноти використовуються для розгляду й вирішення широкого кола питань. У них викладаються політичні, економічні, науково-технічні та ін. проблеми як двостороннього, так і багатостороннього плану. Нотами подають запити на візи, доводиться до посольства інформація представницького характеру (про організацію поїздок дипломатичного корпусу по країні, про запрошення дипломатів на заходи з нагоди національного свята країни, про екскурсії на промислові підприємства та в наукові заклади тощо).

Вербальна нота складається від третьої особи, її текст не підписується.

Обов'язковим реквізитом вербальної ноти є протокольні формули. Вербальна нота починається з висловлення поваги. Для того, щоб краще уявити вживання протокольних формул у вербальній ноті, треба розрізняти ноти, що посилаються на рівні уряду, ноти міністерства закордонних справ і ноти посольства.

У вербальній ноті уряду висловлення поваги урядові-адресату, як правило, відсутнє.

Протокольна формула ноти уряду найчастіше починається так: «Уряд України вважає за необхідне заявити урядові (повна назва країни) наступне».

Іноді ця початкова протокольна формула може містити вказівку про те, що є предметом розгляду в цій ноті.

Якщо нота є відповіддю на ноту іншого уряду, то початкова формула найчастіше обмежується підтвердженням факту отримання ноти, на яку дається відповідь.

Сказане вище про відсутність у ноті уряду висловлення поваги не виключає того, що така формула може бути в неї введена, якщо цього вимагає зміст ноти. Однак, як правило, слова «засвідчує свою повагу» в нотах уряду відсутні. Відсутній у ноті уряду й заключний комплімент.

Ноти Міністерства закордонних справ України та українських посольств за кордоном містять ширші протокольні формули.

Найчастіше зустрічаються такі протокольні формули на початку ноти Міністерства закордонних справ: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та має честь заявити наступне...»; «Міністерство закордонних справ України за дорученням Уряду України заявляє наступне...».

Остання формула може використовуватись у нотах, що містять протест проти неправомірних дій, наприклад, у зв'язку із порушенням повітряного простору або іншими інцидентами провокаційного характеру. У нотах із візових питань склались такі протокольні формули: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (назва країни) і має честь просити не відмовити в люб'язності видати в'їзні -- виїзні візи (далі перелік осіб, на яких запитуються візи)».

Заключний комплімент у нотах із візових питань набуває такої форми: «Міністерство заздалегідь висловлює подяку Посольству за задоволення цього прохання».

Ноти посольства в більшості випадків закінчуються заключним компліментом на зразок: «Посольство України користується цією нагодою, щоб знову засвідчити свою повагу Міністерству закордонних справ...».

Оформлення. Вербальна нота друкується на бланку. На ноті ставиться печатка Міністерства закордонних справ або посольства. Вербальна нота не підписується. Під текстом ноти зазначається місце й дата відправлення ноти. У лівому верхньому куті під витисненим гербом ставиться вихідний номер. Адреса зазначається в нижньому лівому куті першої сторінки тексту вербальної ноти.

Зразок:

Міністерство закордонних справ України

№3/1 Пр

Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Польщі й у відповідь на його ноту № 0107 від 2 березня 1996 року має честь повідомити, що українські компетентні органи не мають заперечень проти призначення генерал-майора авіації... військовим та військово-повітряним аташе при Посольстві Республіки Польщі в Україні.

Міністерство користується нагодою, аби ще раз засвідчити Посольству свою високу повагу.

Київ, 2 березня 1996 року

Посольству

Республіки Польщі

м. Київ

ОСОБИСТА НОТА направляється з питань важливого та принципового значення або містить інформацію про будь-яку значну подію.

Особиста нота має форму листа, складеного від першої особи, та адресується певній особі (державному діячеві чи офіційній особі іншої держави), протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається із своїм партнером, із своїм співбесідником. Далі йде виклад суті питання. Після завершення ділової частини відправник знову вживає протокольну формулу (заключний комплімент) з тим, щоб попрощатися зі своїм партнером.

Отже, особиста нота починається із звертання. Вживання звертання залежить від того, кому адресується нота, та від місцевої практики. Якщо особиста нота направляється міністрові, то звертання пишеться так: «Пане (пані, добродію, добродійко) Міністре» або «Шановний п. Міністре».

Форма звертання залежить також від конкретного випадку та місцевої практики. Зокрема міністрові - пане Міністре, Ваша Високість; послові - пане Посол, Ваша Високість; посланникові - пане Посланнику або пане Міністре; тимчасовому повіреному у справах - пане Повірений у справах (прикметник «тимчасовий» у звертанні звичайно не пишеться). Якщо тимчасовий повірений у справах - радник у ранзі посланника, то до нього звертаються: «Пане Міністре».

Залежно від місцевої практики слово «пан» можна писати повністю чи скорочено «п.».

Особиста нота закінчується звичайно компліментом, найбільш поширеною формулою якого є «з повагою» або «із щирою повагою».

Зрозуміло, що і звертання, і заключний комплімент повинні відповідати змістові особистої ноти, її тону.

Оформлення. Особиста нота друкується на нотному бланку, тобто на спеціальному папері з витисненим державним Гербом України та витисненим написом під гербом: «Міністерство закордонних справ України» або «Посольство України в... (назва країни)» і т. ін.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища та повної офіційної посади особи, якій направляється особиста нота.

Таке особисте послання підписується відправником. Друкувати прізвище й посаду того, хто підписує документ, ставити печатку не обов'язково.

Зразок:

Міністерство закордонних справ України

Київ, 28 квітня 2006 р.

Шановний п....

Прошу Вас прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє привітання з нагоди 15-ї річниці незалежності України.

Повністю поділяю Вашу думку про те, що цей ювілей є незаперечним доказом правильності обраного українським народом шляху до самостійного утвердження у світі.

З глибокою повагою

(особистий підпис)

Панові...

Надзвичайному і Повноважному Послу

Китайської Народної Республіки.

ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА -- документ, що, як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці зустрічаються два види пам'ятних записок:

а) передані особисто;

б) надіслані із кур'єром.

Мета передавання пам'ятної записки -- полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви.

Пам'ятна записка друкується на папері без герба. Адреса та вихідний номер не вказуються, зазначаються лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великими літерами друкується заголовок «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА». Документ складається в безособовій формі без формул ввічливості із вживанням виразів: «повідомляється», «доводиться констатувати», «порушується прохання (клопотання)».

Пам'ятна записка, передана з кур'єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам'ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА».

МЕМОРАНДУМ може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти.

В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти.

Відмінна риса меморандуму -- детальний виклад фактичного чи юридичного боку того чи іншого питання.

Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.

Оформлення. Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається.

Меморандум, вручений особисто або переданий із кур'єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться.

ОСОБИСТЕ ПОСЛАННЯ -- це дипломатичний документ із найбільш важливих, значних і невідкладних питань міжнародної обстановки. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання як за своїм змістом, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних документів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.

Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки складається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставиться особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послання. Вказувати прізвище й посаду того, хто підписує послання, не обов'язково.

На практиці нерідко буває, що спочатку передається копія особистого послання, а оригінал (із підписом) вручається пізніше. Це зумовлене тим, що, як правило, в посланнях розглядаються не лише значні, а й термінові міжнародні питання, на доставку ж оригінала адресатові потрібен певний час.

Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій направляється послання.

Протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається зі своїм партнером, співбесідником. Далі викладається суть питання. Ділова частина закінчується протокольною формулою (заключний комплімент) - своєрідним прощанням зі своїм партнером.

10.3 Інші форми дипломатичної діяльності

Оскільки поняття «дипломатичне листування» охоплює лише ті дипломатичні документи, що надсилаються певному адресату (адресатам) і на які отримувачі повинні у свою чергу давати відповідь в аналогічному дипломатичному документі, то слід представити й інші форми спілкування між державами, здійснення їх дипломатичної діяльності. Такими формами є декларація, виступ, заява, тост, телеграма, комюніке, звернення та ін.

Серед них можна виділити односторонні дипломатичні документи.

ЗАЯВА (уряду, міністерства закордонних справ) на відміну від документів власне дипломатичного листування не є прямим зверненням до певної держави чи держав і тому не обов'язково вимагає офіційної відповіді. У той же час відсутність відповіді чи будь-якої форми реагування на заяву теж є політичним актом із певним значенням.

Заява уряду може бути не лише опублікована, а й офіційно направлена спеціальною (супровідною) нотою відповідним державам.

Існують також різні форми заяв для преси, наприклад, заява представника. Заяви для преси певним чином випереджають можливість офіційно займати позицію, яка в них викладається. Мета подібної заяви - орієнтувати суспільну думку і народ власної країни.

Важливим дипломатичним документом є ВИСТУП. У виступі уряд, окрім викладу своєї позиції з актуальних міжнародних питань, своїх конкретних пропозицій (якщо такі є в цієї держави), пояснює також основні принципи й головні напрями своєї зовнішньої політики.

КОМЮНІКЕ -- це офіційне повідомлення про хід міжнародних переговорів, про міжнародну угоду, що відбулася. Комюніке може бути коротким, містити повідомлення про будь-який факт у загальних рисах. Деколи воно буває поширеним, включає детальний виклад ходу переговорів, декларацію прийнятих їх учасниками рішень, умови досягнутих угод і т. ін.

Комюніке - документ більш звичайний, трафаретний, його мета - повідомити пресі, громадськості про результати переговорів, їх атмосферу.

СПІЛЬНА ЗАЯВА - документ, що більше зобов'язує сторони. Цей документ інформує про те суттєве, що з'явилося у ході переговорів, чи то в галузі спільних міжнародних проблем, чи то в галузі двосторонніх відносин.

ДЕКЛАРАЦІЯ -- одно-, дво- чи багатосторонній акт, у якому держави, міжурядові або міжнародні громадські організації визначають принципи в галузі політики, міжнародних зносин чи міжнародного права.

Декларація - документ дуже вагомий, такий, що зобов'язує. У деклараціях проголошуються погляди, що збігаються, спільні наміри.

Якщо мова комюніке ділова, суха, то для спільної заяви й особливо декларації властива піднесеність стилю, урочистість.

Складання дипломатичних документів на сучасному етапі є однією з важливих і такою, що набуває дедалі більшої ваги, галузей дипломатичної роботи.

Размещено на Allbest.ru