Основи діловодства

КОЛБУНА Віктора Андрійовича - начальника управління пенсійного реформування;

РЯБЦЕВУ Тетяну Борисівну - начальника управління правового забезпечення;

ПРИДНЮ Тетяну Григорівну - начальника управління бюджетної політики та методології бюджетного процесу.

Прем'єр-міністр України(підпис)В. ЯНУКОВИЧ

Інд. 26

Ухвала - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвала може прийматися як результат діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Ухвали можна поділити на дві групи:

1. Нормативні (ухвали про роботу підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо).

2. Індивідуальні (ухвали про прийняття до експлуатації будівлі, встановлення опіки тощо).

Ухвали готують члени держадміністрацій, місцевих рад, постійні комісії, депутати, спеціалісти та зацікавлені організації.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

· Державний Герб України;

· назва вищої установи;

· місце видання;

· назва виду документа (УХВАЛА);

· дата чи дата й номер;

· заголовок (стислий виклад змісту ухвали);

· текст;

· підписи;

· печатка.

Текст ухвали складається з констатаційної частини, в якій викладають стан питання, що розглядається, й ухвальної, яка містить перелік заходів із зазначенням термінів реалізації поставлених завдань, а також тих, на кого покладено контроль за виконанням рішення. Підписують ухвалу голова та секретар держадміністрації чи іншої вищої установи.

3.2 Загальні й часткові розпорядження

Розпорядження - це правовий акт управління службової особи, державного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форми власності), що видається в межах їхньої компетенції та має обов'язкову юридичну силу для громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження. Розпорядження має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб - виконавців документа.

Розпорядження є підзаконними актами й поділяються на дві групи:

1. Загальні (стосуються питань загального характеру, як правило, тривалої дії).

2. Часткові (стосуються конкретного вузького питання).

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, голови обласних державних адміністрацій, Постійний представник Президента України в Автономній Республіці Крим, а також керівники колегіальних органів державного управління та місцевого самоврядування, адміністрації підприємств, закладів у межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово „НАКАЗУЮ” заміняють його відповідниками: „ВИМАГАЮ”, „ДОЗВОЛИТИ”, „ДОРУЧАЮ”, „ЗАБЕЗПЕЧИТИ”, „ЗОБОВ'ЯЗУЮ”, „ПРОПОНУЮ”. На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити:

· Державний Герб України (для державних організацій);

· назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних);

· повна назва органу управління, що видає розпорядження;

· назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ);

· дата видання;

· індекс;

· місце видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· додатки (якщо потрібно);

· посада відповідальної особи, її підпис і розшифрування.

Текст розпорядження складається з двох частин:

а) констатаційної - де сформульовано мету чи причину видання;

б) розпорядчої - де сформульовано порядок дій, які потрібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за виконання.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Для вирішення численних оперативних питань може оформлятися витяг із розпорядження.

Зразок:

Київське виробниче об'єднання «Агат»

РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 52

08.10.2007 м. Київ

про подання графіків проведення демонтажних робіт

У зв'язку з реконструкцією виробничих потужностей ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

1. Усіх начальників цехів та керівників відділів розробити та затвердити графік проведення демонтажних робіт та інвентаризації верстатів, механізмів, інструментів і сировинних матеріалів.

2. Графік проведення демонтажних робіт до 10.11.2007 подати головному інженерові ВО Потапову П.Н.

Директор(підпис)І.С. Дідович

3.3 Накази: види, структура тексту та реквізити

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи, підприємства, організації (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Укладання й оформлення наказу регламентуються інструкціями з діловодства підприємства (установи), правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне і всебічне вирішення питання.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на два види:

1. Накази щодо особового складу (кадрові).

2. Накази з основної діяльності (організаційні):

– ініціативні;

– на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів.

Наказами щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, переведення працівників на інші посади, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Накази з основної діяльності - це правові акти, якими оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.

Ініціативні накази видаються з метою оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства).

Накази на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Реквізити:

· назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних);

· повна назва організації, установи;

· назва виду документа (НАКАЗ);

· індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів), номер наказу (посередині);

· дата укладання (ліворуч);

· місце укладання (праворуч): назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа;

· заголовок „про...”;

· текст;

· посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч);

· гриф погодження (оформляють у разі потреби);

· візи (у разі потреби): „Проект наказу внесено…”, „Проект наказу погоджено…”.

Текст наказу складається з констатаційної та розпорядчої частин. Констатаційна частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст певного розділу статті документа вищого органу (установи), що є підставою для видання конкретного наказу.

Констатаційна частина викладається не в усіх наказах. Її може не бути:

а) якщо дії чи завдання, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень;

б) якщо це накази із різнопланових питань (у таких випадках текст наказу складається з параграфів).

Розпорядча частина наказу починається словом „НАКАЗУЮ” і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін її виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Вимоги до укладання тексту наказу

1. Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі („Зарахувати”, „Призначити”, „Здійснити”, „Наголосити”, Звільнити” та ін.). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма („Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії („...завідувач навчальної частини зобов'язаний...”).

2. Як виконавців вказують організацію, підрозділ або службову особу із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічують декілька осіб, то їхні прізвища наводяться за абеткою.

3. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

4. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

5. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Наприклад: „Контроль за виконанням наказу покласти на технічного директора об'єднання Шаповалова Я.В”.

6. У наказах з основної діяльності, що видають на виконання ухвал керівних (вищих) органів, замість констатаційної частини подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа.

Проект наказу погоджується:

а) із заступником керівника установи (підприємства, організації);

б) з куратором питань, які зазначені в документі;

в) з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

г) з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Накази на підприємстві (з основної діяльності й щодо особового складу) підписує перший керівник. Накази щодо особового складу може підписувати спеціально призначена керівна особа, наприклад, заступник директора з кадрової роботи або заступник директора з управління персоналом. Якщо така особа в структурі підприємства не передбачена, то під час відсутності першого керівника (у випадку його відрядження, хвороби, відпустки) накази підписує виконуючий його обов'язки із зазначенням своєї фактичної посади й прізвища.

У наказах щодо особового складу, крім основних реквізитів, залежно від їх змісту зазначають:

а) про призначення, зарахування на роботу:

– на яку посаду;

– до якого структурного підрозділу (відділу);

– з якого числа;

– вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом тощо);

– умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

– особливі умови (з повною матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем тощо);

– умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу);

б) про переведення на іншу роботу:

– з якої посади на яку;

– вид, термін (постійно, тимчасово);

– підставу (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.);

– форму й систему оплати праці;

– умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);

в) про надання відпустки:

– вид відпустки (основна, тарифна; додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, як винагорода чи заохочення; навчальна, академічна; у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, хворобою, лікуванням, післяопераційною реабілітацією, пологами (декретна); без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок тощо);

– загальну кількість робочих днів;

– дату виходу у відпустку й повернення з неї (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

– період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової);

г) про припинення трудового договору (контракту):

– дату звільнення;

– причину (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.);

– підставу із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів;

– умови;

– гриф погодження профспілкової організації (якщо вона діє);

ґ) при направленні працівника у службове відрядження:

– строк відрядження;

– місце відрядження;

– підстава.

Згідно з трудовим законодавством начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу (про призначення, переміщення, звільнення тощо) осіб, прізвища яких фігурували в документі. Візу ознайомлення оформляють так: „З наказом ознайомлений (ознайомлена). Підпис, ім'я та по батькові, прізвище. Дата”.

Наказ набуває чинності лише з моменту його підписання керівником установи, підприємства чи організації.

Зразки:

Акціонерне товариство «Арсенал»

НАКАЗ № 34/5-К

23.05.2007м. Богуслав

про зміни у штатному розкладі

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1 Музиченка Василя Петровича на посаду старшого інженера з 23.05.2007 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава: заява Музиченка В.П.

1.2 Лемешева Юрія Григоровича на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 23.05.2007 з тримісячним випробувальним терміном.

Підстава: заява Лемешева Ю.Г.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Мальцеву Віру Денисівну, бухгалтера-касира товариства, на посаду економіста І категорії планово-економічного відділу з 25.05.2007 з посадовим окладом 756 грн.

Підстава: заява Мальцевої В.Д. від 20.05.2007.

3. НАДАТИ:

Чупрову Анатолію Ігоровичу, водієві вантажівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 24.05 по 26.06.2007 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

2) заява Чупрова А.І.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

4.1 Ковальського Віктора Костянтиновича, технолога цеху № 3, з 23.05.2007 за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Ковальського В.К.

4.2 Панфілову Олександру Тимофіївну, інженера з технічного нагляду, у зв'язку з закінченням терміну дії контракту з 23.05.2007.

Підстави: 1) контракт від 14.03.2002;

2) заява Панфілової О.Т.

Генеральний директор(підпис) В.С. Лосенко

Харківське акціонерне товариство ”Електрон”

НАКАЗ № 26

27.04.2007 м. Харків

Про заходи щодо забезпечення

протипожежної безпеки

та посилення охорони

в період святкових днів

У зв'язку з травневими святами з метою забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони в період з 30.04.07 по 02.05.07 та 09.05.2007р. НАКАЗУЮ:

1. У зазначений період посилити контроль та забезпечити нормальне функціонування товариства, суворе дотримання працівниками правил протипожежної безпеки.

2. Диспетчерові пожежного зв'язку Головачу С.Т. організувати прибирання території і перевезення у безпечне місце предметів, які легко займаються.

3. Інженерові з техніки безпеки Дворнику Б.М. перевірити стан електричного обладнання і не пізніше як за 2 години до закінчення робочого дня 29 квітня 2007 року вимкнути всі електроприлади.

4. Заступникові начальника відділу кадрів Шевченко А.І. скласти список осіб, які повинні бути присутні на товаристві у святкові дні.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера Середу М.В.

Директор(підпис)О. І. Сидоренко

3.4 Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення

Вказівка - це розпорядчий документ керівників органів та установ державної влади та місцевого самоврядування переважно інформаційно-методичного характеру, який створюють для організації виконання наказів, інструкцій та інших правових актів вищих органів управління.

Вказівки готують міністри, керівники органів, установ, об'єднань, організацій. Видають ці документи при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також з метою доведення до виконавців нормативних матеріалів. Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства (установи) та його заступники.

Реквізити:

· назва відомства, закладу та структурного підрозділу;

· назва виду документа (ВКАЗІВКА);

· дата (дата підписання);

· місце видання;

· індекс;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· гриф погодження.

Текст вказівки складається з двох частин:

1) констатаційної (вступної);

2) розпорядчої.

Констатаційна частина традиційно починається такими словами: „Для…”, „Згідно з...”, „Про...”, „Відповідно до...” тощо, а закінчується переважно словами „ЗОБОВ'ЯЗУЮ”, „ПРОПОНУЮ” (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов'язати виконувати дії, що не належать до його обов'язків згідно з посадовою інструкцією), які друкують великими літерами та після них ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину викладають у наказовій формі, наводячи заходи і дії, інколи вказуючи посадових осіб, які відповідатимуть за реалізацію цих дій, а також указують термін виконання завдань. Цю частину часто поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Оформляють вказівки на бланках (загальних чи спеціальних) формату А4.

Зразок:

Міністерство вугільної промисловості України

Добровільне виробниче об'єднання з видобування вугілля

ВКАЗІВКА

17.11.2005№ 140 м. Доброполь

Про проведення комплексної ревізії

діяльності Управління з монтажу,

демонтажу і ремонту шахтного обладнання

З метою виконання затвердженого плану проведення документальних ревізій ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

1. Провести документальну комплексну ревізію виробничої та фінансово-господарчої діяльності Управління з монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання в період з 1 листопада 2004 року по 1 листопада 2005 року.

2. Доручити проведення ревізії комісії у складі:

голова комісії - ст. інженер КРО Григоренко Ю.А.;

члени комісії: 1) голов. гірник виробничої дирекції Костиря К.К.;

2) ст. інженер відділу ОТК Масюк С.Б.

3. Директорові шахтоуправління Голубу Ю.М. забезпечити включення до складу ревізійної бригади кваліфікованих бухгалтерів матеріального та розрахункового відділів.

4. Ревізію розпочати 20 листопада 2005 року. Про результати ревізії доповісти 20 грудня 2005 року.

Ревізію проводити з постійним місцем проживання в м. Водяне.

Директор об'єднання з економіки(підпис)М.І. Дробноход

При укладанні розпорядчих документів використовуються такі мовні звороти:

виконавська дисципліна відповідно до… вказівки щодо виконання внесення змін до… для виконання вимог забезпечити розробку завдати шкоди залишити за собою заслуговувати на увагу затвердити план з огляду на викладене вище клопотання про… комісія з… контроль за виконанням	оголосити подяку (догану) перевести на посаду посадовий оклад про внесення змін і доповнень проект наказу погоджено про затвердження про заходи щодо забезпечення про зміни в особовому складі розподілити обов'язки між серйозні недоліки умови виробництва управлінський персонал усунути недоліки в роботі як виняток

4. Довідково-інформаційні документи та вимоги до їх документування

МетА: подати відомості про довідково-інформаційні документи; ознайомитися з порядком написання та оформлення актів, довідок, оголошень; визначити основні складові протоколів, витягу із протоколів, службових записок; схарактеризувати види службових листів та їх стиль; розкрити зміст планів роботи, звітів, доповідей; з'ясувати специфіку укладання службових телеграм, телефонограм, факсів.

4.1 Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації і не обов'язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт - це офіційний документ правової чинності, що підтверджує будь-які встановлені факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, а також приватних або службових осіб.

Для об'єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується наказом керівника установи чи іншим розпорядчим документом. Деякі акти складаються однією уповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі (ті, що містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів) та адміністративні (на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).

Адміністративні акти укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей - ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Акти приймання-передавання, обстеження чи ревізії набувають юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи чи організації. Оскільки акт є документом суворої звітності, на його підставі порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Виклад і форма тексту акта чітко регламентовані. Текст акта складається з двох частин:

1) вступна, де вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також присутніх при його складанні, їх завдання;

2) констатуюча, в якій викладають суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки.

Реквізити:

· повна назва установи, закладу, відомства, організації;

· гриф затвердження (посада, підпис, розшифрування підпису, дата) - праворуч;

· дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи);

· місце укладання (праворуч);

· назва виду документа (АКТ);

· номер;

· заголовок (,,про…”);

· текст;

· кількість примірників акта й місце їх зберігання;

· додатки до акта (кількість примірників і сторінок);

· підписи голови, членів комісії (обов'язково), присутніх (у разі потреби) та розшифрування підписів.

У тексті акта вказують:

– підставу (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

– присутніх;

– мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

Якщо акт укладено комісією, то замість слова ,,Присутні” пишуть: ,,Голова комісії”, потім - ,,Члени комісії” з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови комісії, а далі за абеткою. Якщо були присутні свідки, то перелічують і їх.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який після ознайомлення зі змістом акта підписує його.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридичну силу, визначається нормативними документами або практичними потребами (найчастіше його складають у трьох примірниках).

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. Акти оформляють на загальних чи трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Зразок:

ВАТ „Полтавахіммаш”ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор товариства

(підпис) В.Ю. Бірюков 19.06.2007

АКТ № 41

15.06.2007м. Полтава

про приймання до експлуатації автоматичної стикозварювальної машини

Підстава: наказ директора товариства від 14.06.2007 за № 75-б.

Складено комісією:

Голова - начальник механоскладального цеху Загоруйко К.А.

Члени комісії: 1.Заступник начальника ремонтного цеху Пугач В.Р.

2. Інженер-технолог Семенов А.А.

Присутні: 1. Інженер-конструктор Устинов О.Г.

2. Майстер цеху № 2 Малебчук Я.В.

У період із 10.06.2007 по 15.06.2007 комісія провела перевірку роботи автоматичної стикозварювальної машини з метою встановлення її фактичної продуктивності. Перевірка здійснювалась у п'ятьох режимах.

Виходячи із результатів проведеного обстеження відповідно до «Методичних вказівок щодо визначення основних техніко-економічних показників нової техніки», комісією встановлено:

1. Складено у трьох примірниках:

1-й - директорові;

2-й - до відділу постачання;

3-й - до справи.

Голова комісії(підпис)К.А. Загоруйко

Члени комісії:(підписи)В.Р. Пугач

А.А. Семенов

Присутні:(підписи)О.Г. Устинов

Я.В. Малебчук

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих осіб чи обставин діяльності підприємств, установ, організацій, закладів тощо.

Залежно від призначення розрізняють два види довідок: особисті та службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи. Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України керівник підприємства, установи, організації зобов'язаний видати на вимогу працівника довідку на підтвердження місця його роботи на підприємстві, в установі, організації із зазначенням посади (спеціальності), часу роботи, розміру заробітної плати й інших питань.

Службові довідки складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи і містять інформацію про дії та факти службового характеру. Такі документи повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства тощо.

Службові довідки можуть бути зовнішніми або внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником установи чи організації та завіряються печаткою.

Внутрішні - укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше довідки оформляють на бланках організації чи підприємства, до яких вносять від руки індивідуальні відомості.

Реквізити:

· назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних);

· повна назва організації, установи, що видає довідку;

· адресат - посада, назва установи, прізвище, ініціали (для службових);

· дата видачі;

· місце укладання;

· назва виду документа (ДОВІДКА);

· порядковий номер (посередині);

· заголовок до тексту (для службових);

· текст;

· посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх);

· посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про кошти або матеріальні цінності);

· печатка (якщо довідку укладено не на бланку) - для зовнішніх.

У тексті зазначають:

– прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка (у називному відмінку);

– статус, спеціальність, розряд, посада, звання тощо;

– місце проживання (якщо потрібно);

– розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (у разі потреби);

– назву установи, закладу, до яких подається довідка;

– посадовий оклад і місце, куди подається довідка (на прохання працівника).

Якщо в тексті вказано, куди буде пред'являтися видана довідка, адресата не зазначають. Вимагати від працівника дані про місце, куди буде подано довідку з місця роботи, не дозволяється. Якщо працівник не називає організації, куди він подаватиме довідку, це не є підставою для відмови у виданні довідки.

Текст довідки особистого характеру доцільно починати з прізвища, імені та по батькові у називному відмінку. Рекомендується уникати зворотів типу: ,,…дійсно проживає…”, ,,…дійсно навчається…”, ,,…справді працює …”, ,,…зараз навчається…”, ,,цим повідомляється…”.

Зразок:

Національна академія наук України

Центр гуманітарної освіти

вул. Трьохсвятительська, 4, м. Київ, 252001

тел.: (044) 228-3013

10.07.2005

ДОВІДКА № 97

Григорчук Ольга Федорівна працює завідувачем відділу комплектації фондів. Її посадовий оклад складає 750 (сімсот п'ятдесят) грн. на місяць.

Видано для подання до дит'ясел № 6.

Директор ЦГО НАН України(підпис)В.А. Рижко

Голов. бухгалтер(підпис)А.О. Василенко

(печатка)

Оголошення - це документ, у якому міститься необхідна інформація організаційного чи рекламного характеру (повідомлення про час і зміст нарад, необхідність виконати якусь роботу, потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили тощо).

За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні - оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні - оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал.

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної та розмножувальної техніки дає необмежену можливість пошуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього документа.

За походженням розрізняють оголошення:

1. Службові - підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм тощо.

2. Особисті - приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

· назва виду документа (ОГОЛОШЕННЯ);

· текст;

· назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада та прізвище особи, яка дає оголошення (за потреби).

Текст організаційного оголошення містить такі відомості:

– дату;

– час;

– адресу місця проведення;

– організатора (відповідального);

– порядок денний (зміст) заходу;

– коло запрошених осіб;

– умови входу (вільний чи платний);

– способи проїзду (для зовнішніх).

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (чи кольором). Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей і відпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

У приватних оголошеннях часто замість назви документа розміщують ключове слово чи словосполучення, які з погляду інформаційного пошуку несуть смислове навантаження і привертають увагу, наприклад: ,,Продам”, ,,Обміняю”, ,,Робота за кордоном” тощо. Текст таких оголошень лаконічний. За стилем викладу змісту вони наближаються до реклами.

Зразок:

Оголошення

25 грудня 2007 р. об 11.00 у приміщенні Будинку культури відбудуться звітно-виборні збори членів КСГП „Альтаїр”.

Порядок денний:

1. Звіт голови правління про роботу КСГП „Альтаїр” за 2007 р.

2. Звіт ревізійної комісії.

3. Затвердження основних напрямків діяльності на 2008 р.

4. Вибори правління КСГП.

5. Вибори голови правління КСГП.

6. Різне.

Правління

4.2 Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок

Протокол - це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

У протоколах зазначають місце і дату проведення зборів, мету, склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань. Зміст інших протоколів - об'єктивний опис певного факту чи події. Такі протоколи укладають офіційні компетентні особи (протокол санінспектора чи автоінспектора).

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, що засвідчує той чи інший факт. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії чи всі члени виборчої комісії.

За обсягом фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи:

1. Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ:»), прізвища, ініціали доповідачів та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ:»).

2. Повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, а також заносять запитання доповідачам і конспективний запис виступів під час обговорення.

3. Стенографічні, у яких усі виступи, репліки, запитання й обговорення зафіксовано дослівно.

Реквізити:

· назва виду документа („ПРОТОКОЛ”) - посередині;

· порядковий номер протоколу (після назви);

· назва заходу, засідання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

· назва установи, організації, закладу чи структурного підрозділу, де відбувається захід;

· дата проведення засідання, заходу, зборів (ліворуч). Якщо засідання триває більше одного дня, то через тире зазначають дати початку й завершення;

· місце проведення (праворуч);

· посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори (голова);

· посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол (секретар);

· кількісний склад учасників заходу. Порядок оформлення цього елементу протоколу такий:

– у протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом без зазначення посад), потім - запрошених (із зазначенням їхніх посад). Якщо їх кількість не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали всіх присутніх (за абеткою);

– у протоколі розширених засідань, зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а укладений за абеткою реєстраційний список із прізвищами та ініціалами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: Присутні: 64 особи (список додається);

– у протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і кількість відсутніх. Наприклад:

На обліку в профспілковій організації - 193 члени, присутніх - 184, відсутніх - 9, із них 3 - у відрядженні, 4 - через хворобу, 2 - з невідомих причин;

· порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у називному відмінку, зазначивши посаду, прізвище та ініціали доповідача);

· текст;

· перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників;

· підписи керівників зборів, засідань, конференцій або нарад (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти „СЛУХАЛИ:”, „ВИСТУПИЛИ:”, „УХВАЛИЛИ:”. Ці слова подають із нового рядка великими літерами; після них ставлять двокрапку.

Перед словом „СЛУХАЛИ:” ставлять римську цифру І (чи ІІ) на позначення розділу (питання порядку денного).

Прізвище, ініціали, посаду чи статус доповідача пишуть із нового рядка в називному відмінку, після яких ставлять тире і викладають зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді стенографується або подається доповідачем, то зазначають „Текст доповіді додається”.

Нижче занотовують питання та відповіді на них (для повного й стенографічного протоколу) і розділ „ВИСТУПИЛИ:” (без цифри перед ним), який оформляють аналогічно попередньому. Наприклад: Лапін Ю.В. зазначив, що необхідно поліпшити…(у формі 3-ої особи однини); У виступі зазначалося, що технічні можливості товариства… (у безособовій формі). Якщо виступаючих більше одного, то арабськими цифрами зазначають їх порядок.

У розділі „УХВАЛИЛИ:” повністю фіксується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів, котрі нумерують арабськими цифрами з нового рядка. Оформляють цей розділ аналогічно попередньому.

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зборів, повинен бути стислим і лаконічним, але водночас містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Якщо на зборах і конференціях проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: у першому протоколі зазначають склад комісії, а в другому - результати таємного голосування та список осіб, які не брали в ньому участі. Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної з кандидатур окремо. Результати голосування записуються так:

1. Ковальчук С.Т.за62 (шістдесят два),

проти12 (дванадцять),

утрималися3 (три).

2. Бойчук В.П.за17 (сімнадцять),

проти42 (сорок два),

утрималися18 (вісімнадцять).

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 16

загальних зборів трудового колективу

Миргородської ремонтно-експлуатаційної

дільниці № 2

12.10.2007м. Миргород

Голова - Лиманець О.Я.

Секретар - Дерев'янченко Р.М.

Присутні: заступник начальника дільниці Бондаренко Г.С., головний спеціаліст НІС ДПІ Ферзенко І.М., інженер-технолог Щукін І.Г., члени трудового колективу - 54 особи (реєстраційний список додається).

Порядок денний:

1. Проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

СЛУХАЛИ:

Ферзенко І.М. - інформація головного спеціаліста НІС ДПІ про проведення пусконалагоджувальних робіт при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

Текст виступу додається.

ВИСТУПИЛИ:

1. Щукін І.Г. - Запропонував…

2. Абрамов М.П. - Відзначив, що…

УХВАЛИЛИ:

1. Провести до 22.10.2007 пусконалагоджувальні роботи при введенні в експлуатацію комплектної трансформаторної підстанції.

2. Додатки:

1) реєстраційний список на 1 с. в 1 пр.;

2) текст виступу головного спеціаліста Ферзенка І.М. на 3 с. в 1 пр.

Голова(підпис)О.Я. Лиманець

Секретар(підпис)Р.М. Дерев'янченко

Витяг із протоколу - це документ, що містить певну частину протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам на їхню вимогу чи надсилається підприємствам, установам, організаціям на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

· назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);

· номер документа, із якого робиться витяг;

· назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори; установча, наукова, ювілейна конференція; виробнича, розширена, позачергова нарада тощо);

· назва установи, організації, яка проводила збори, засідання, нараду;

· дата проведення зборів, засідання (переносять з оригіналу протоколу);

· місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

· номер питання, що розглядалося, і його суть (як сформульовано в протоколі);

· текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

· посада, прізвище та ініціали тих, хто підписував оригінал (без їх підпису);

· посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

· дата укладання витягу.

Зразок:

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 36

засідання ради трудового колективу Жашківського хлібоприймального підприємства від 11 травня 2007 р.

Присутні: заступник директора Загородній М.Н., головний бухгалтер Привалова Л.Г., бухгалтер Степура П.Д., трудовий колектив підприємства.

ІІ. СЛУХАЛИ:

3. Мостова О.О. - заява з клопотанням про надання матеріальної допомоги для оздоровлення її неповнолітніх дітей у 2007 році.

УХВАЛИЛИ:

Надати інструкторові-приймальнику Мостовій Ользі Олександрівні матеріальну допомогу в розмірі 950 гривень.

Оригінал підписали:

ГоловаБарченко С.О.

СекретарМалютіна М.В.

З оригіналом згідно:

Секретар-референт(підпис)В.Д. Вороненко

25.05.2007

Службові записки

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про факти чи події, які мали місце, про виконання певної роботи, службового доручення, узятих на себе службових зобов'язань із висновками і пропозиціями.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на:

· внутрішні (адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач);

· зовнішні (адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на:

· звітні;

· інформаційні;

· ініціативні.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Реквізити:

· місце укладання - повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх);

· адресат - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку);

· адресант - посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку);

· назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

· порядковий номер (для внутрішніх);

· заголовок („про…”);

· текст;

· позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників);

· підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх);

· дата укладання.

Текст доповідної записки може поділятися на такі частини:

а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації;

б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з'ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

Пропозиція - це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка - це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту, програми, пропозиції) чи причини якихось подій, фактів, дій або вчинків працівника.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1) записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа; викладає структуру, зміст, функціональне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

2) документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи. Текст цих пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють.

Пояснювальна записка укладається аналогічно доповідній.

Зразки доповідної і пояснювальної записок:

Кафедра обліку й аудитуПроректорові з наукової

ДОПОВІДНА ЗАПИСКАроботи Донецького 04.09.2007 № 12 національного технічного університету

доц. Івлєву К.В.

Про відрядженнявикладача кафедри

Прошу відрядити старшого викладача кафедри Іванченко Л.М. до м. Києва з 12 по 15 вересня 2007 року для участі у Всеукраїнській науково-практичній конференції „Актуальні питання вищої освіти в контексті Болонського процесу”.

Підстава: запрошення Київського національного університету імені Тараса Шевченка № 23 від 03.09.2007.

Завідувач кафедри(підпис)Я.М. Григорович

Головному інженерові

ЗАТ „Завод „Промарматура”

п. Петренку М.С.

начальника ремонтного цеху № 2

Савченка Дмитра Тимофійовича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

13 вересня 2007 р. у другій зміні в ремонтному цеху № 2 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами. Причиною пожежі було коротке замикання, що сталося унаслідок грубого порушення правил техніки безпеки електриком Борковським Ю.А.

Вважаю за необхідне вжити суворих заходів дисциплінарного впливу до Борковського Ю.А.

14.09.2007(підпис)

4.3 Види, особливості та структура тексту службових листів

Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службовий лист - це один із різновидів інформаційних документів, за допомогою якого відбувається письмове спілкування й оперативне управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на дві групи:

1. Листи, що потребують відповіді - листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді - листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний лист надсилається на адресу однієї організації (установи).

Колективний - на одну адресу від імені керівників декількох організацій чи установ.

Циркулярний лист надсилається низці підпорядкованих структурних підрозділів, філій тощо.

Головна мета службового листа - поінформувати, пояснити, упевнити, спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації.

Як правило, службові листи пишуть чи друкують на бланках, що містять віддруковані реквізити установи, закладу, організації, або на чистому аркуші паперу.

Реквізити:

· назва міністерства (для державних структур);

· назва й адреса установи-адресанта (ліворуч або посередині);

· номер і дата листа;

· назва й адреса установи-адресата, його посада, прізвище та ініціали - праворуч;

· заголовок листа („про...”);

· текст;

· перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок;

· посада; звання; ранг; статус адресанта - ліворуч;

· підпис, ініціали та прізвище адресанта - праворуч;

· печатка (за потреби);

· віза виконавця, підпис на копію (за потреби).

Текст службового листа складається з таких логічних елементів:

а) вступ;

б) аргументація;

в) висновки;

г) закінчення.

Використання усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причини і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа.

Аргументація - наведення фактів, цифрових даних і логічних висновків, які повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його.

Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення). У висновках викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, нагадування, прохання чи пропозицію тощо.

Текст службового листа має бути простим і розкривати бажано лише одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції. Проте існують певні правила, яких бажано дотримуватись:

ь стиль службових листів - діловий, з традиційною, класичною (з граматичного погляду) структурою: підмет - присудок - обставина місця і т. д.; мінімум прикметників, майже повна відсутність займенників;

ь лексика, граматика й орфографія мають бути бездоганними. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками: правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі; змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого; послідовністю та логічністю викладу; мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень; точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу; доречністю та доцільністю;

ь уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Слід пам'ятати, що бездоганно оформлена ділова кореспонденція - це свідчення вашої поваги до адресата;

ь оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності;

ь суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей і багатозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;

ь дотримання правил етикету в листуванні є свідченням увічливості, вихованості; сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами;

ь слід уникати категоричності;

ь у тексті листа небажані виправлення;

ь не забувайте про вступний і завершальний компліменти. Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою увічливості, зазначивши звання адресата чи його професію (в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка). Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Наприкінці листа можна висловити сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо.