– батько, мати (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

– сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце навчання чи роботи, посада).

Одружені вказують відомості про:

– дружину, чоловіка (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

– дітей (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

Виклад тексту - довільний, з урахуванням зазначених реквізитів. Відомості про навчання, трудову діяльність, участь у громадській роботі відображаються за хронологією. Описуючи трудову діяльність, слід зазначити причини переходу з однієї роботи на іншу, перерви (за їх наявності) в ній. Кожне повідомлення слід починати з абзацу.

Зразок:

Автобіографія

Я, Подолинський Артем Сергійович, народився 28 березня 1973 року в м. Кременчук Полтавської обл.

1980 року пішов до першого класу середньої школи № 15 м. Кременчука.

Після закінчення 9 класів 1988 року вступив до Кременчуцького технічного ліцею, який закінчив із золотою медаллю.

З 1990 по 1993 рік працював техніком Кременчуцького АТП-01811.

1993 року вступив до Харківського політехнічного інституту за спеціальністю «Електромеханічні системи автоматизації», який закінчив 1988 року.

З липня 1998 по травень 2002 року - інженер-технолог Кременчуцького виробничого об'єднання «Прогрес».

З грудня 2005 року - начальник машиноскладального цеху Кременчуцького виробничого об'єднання «Прогрес».

Склад сім'ї:

дружина - Подолинська (Пугач) Галина Іванівна, 1977 року народження, економіст ПП «Промінь»;

син - Подолинський Юрій Артемович, 1999 року народження, учень 3-го класу гімназії № 12 м. Кременчука.

Домашня адреса: вул. Паркова, буд. 56, кв. 11, м. Кременчук.

04.10.2007(підпис)

Резюме (фр. resume - короткий висновок з основними положеннями з доповіді, промови, наукової праці, дискусії) - це документ, у якому стисло викладаються відомості про особу, її освіту та трудову діяльність.

Резюме - професійна автобіографія, з якої можна зробити висновок про професійний досвід особи, її освіту, навички тощо. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила конкурс на заміщення вакантної посади.

У резюме викладаються такі основні відомості:

· назва виду документа (РЕЗЮМЕ);

· ім'я та по батькові, прізвище;

· мета складання резюме;

· дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті);

· домашня адреса, номер телефону;

· родинний стан;

· освіта (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей, наприклад із поглибленим вивченням певної дисципліни тощо);

· науковий ступінь;

· досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо);

· відомості про трудову діяльність (яку обіймає посаду, стаж роботи, досвід роботи);

· додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо);

· дата;

· підпис.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Резюме має бути детальним, точним, лаконічним. Кожне нове повідомлення зазначається з абзацу. Оформляють цей документ друкованим способом, найчастіше на персональному комп'ютері. Бажано увесь документ подати на одному аркуші паперу формату А4, максимум - на двох.

Після ознайомлення дирекції з документом претендентів запрошують на співбесіду. Чим краще оформлено резюме, тим більше шансів (за інших рівних умов) привернути увагу до своєї особи. Роботодавцю важлива не стільки точна назва посади, скільки колишні обов'язки й результати роботи. Цінність кандидата визначається його досвідом. Якщо претендент має кілька професій, то не обов'язково про це повідомляти в резюме. Як правило, роботодавець шукає працівника, який серйозно займається своєю справою. Окрім того, роботодавців цікавить знання іноземних мов, ПК, офісної техніки тощо. Наявність власного посвідчення водія також може відіграти важливу роль.

Зразок:

РЕЗЮМЕ

Іваненко Анатолій Петрович

Мета: заміщення вакантної посади старшого інженера-програміста.

Особисті дані: народився 25 жовтня 1968 р. в м. Артемівськ Донецької обл.

Одружений, маю доньку семи років.

Домашня адреса: вул. Маяковського, буд. 54, кв. 21, м. Луганськ.

Телефон - 343-62-71.

Освіта: 1983 - 1987 рр. - Луганський технічний коледж (молодший інженер).

1987 - 1992 рр. - факультет комп'ютерних інформаційних технологій Донецького національного технічного університету.

Досвід роботи: 1992 - 2001 рр. - інженер-математик Інституту підвищення кваліфікації керівників і спеціалістів АПК.

З грудня 2004 р. дотепер інженер-програміст Донецького відділення КБ «Надра-банк».

Додаткові відомості: у 2002 р. розробив і підготував до друку методичні рекомендації «Інформаційні системи у менеджменті».

Вільно володію польською та англійською мовами. Маю посвідчення водія категорії «В».

У разі потреби можу подати рекомендації.

26.04.2007(підпис)

5.5 Характеристика: структура тексту, реквізити

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей особи (працівника, учня, студента, службовця) як члена колективу.

Характеристику пред'являють при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Відповідно до призначення характеристики поділяють на такі види:

1) виробничі;

2) атестаційні;

3) рекомендаційні;

4) нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

· назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

· прізвище, ім'я та по батькові особи, на яку укладається характеристика (в родовому відмінку);

· статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є);

· місце роботи, навчання;

· рік народження (за потреби - національність, домашня адреса, освіта);

· текст;

· висновки - призначення характеристики;

· посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (за потреби - інших відповідальних осіб);

· дата укладання документа (ліворуч);

· печатка установи, що видала характеристику.

Текст характеристики викладається від третьої особи. У тексті подають дані про трудову діяльність (навчання), з якого часу працює (навчається), просування по службі; ставлення до службових обов'язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення, стягнення. Зазначаються моральні якості - риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Зразок:

АТЕСТАЦІЙНА ХАРАКТЕРИСТИКА

Гаркавенко Валентини Семенівни, економіста фінансового відділу

ВАТ «Знамено»,

1975 року народження,

освіта вища

Гаркавенко В.С. працює на посаді економіста фінансового відділу з 1998 року. У 1997 році закінчила Київський інститут народного господарства імені Д.С. Коротченка за спеціальністю « Фінанси і кредит».

Працюючи на посаді економіста фінансового відділу, Гаркавенко В.С. зарекомендувала себе наполегливим, вимогливим і здібним працівником. Сумлінно ставиться до виконання службових обов'язків. Має високий професійний рівень із питань планування грошових витрат та кредитних ресурсів, бухгалтерського обліку.

Валентина Семенівна творчо застосовує в роботі свої знання та навички. Досконало володіє німецькою мовою. Постійно підвищує свій професійний рівень. Вільно володіє комп'ютером, застосовує його у своїй практиці.

Стосунки з колегами доброзичливі. Вимоглива до себе. Має авторитет і повагу в колективі. На громадських засадах виконує обов'язки відповідальної за випуск тижневика «Наш голос».

Гаркавенко В.С. рекомендується більше уваги приділяти розробці заходів щодо поліпшення фінансового становища товариства.

Характеристика видана для подання до конкурсної комісії.

18.01.2008

Директор ВАТ «Знамена»(підпис)І.Ф. Губенко

Начальник відділу(підпис)К.В. Охременко(печатка)

При укладанні документації з кадрово-контрактових питань уживають такі типові мовні звороти:

визначити умови виконую обов'язки діяти на підставі досвідчений користувач досконало володіє за власним бажанням з випробувальним терміном згідно з поданою заявою здобув навички роботи зі скороченим робочим днем комерційна таємниця кошти, спрямовані на… має високий професійний рівень має шану й повагу серед колег	обґрунтування мого прохання позачергова відпустка поновити на посаді посів перше місце призначити на посаду прошу зарахувати мене прошу призначити пенсію робота за сумісництвом розподіл обов'язків сплачувати винагороду сумлінно оволодіває творчо застосовує толерантно ставиться умови контракту форма навчання

6. Особисті офіційні документи

МЕТА: з'ясувати особливості особистих офіційних документів, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів; розкрити основні вимоги до укладання доручення, розписки, заповіту, посвідчення, заяв; виховувати вміння послідовного оформлення документів згідно з сучасними вимогами.

6.1 Заяви громадян, їх види, особливості оформлення

Особисті офіційні документи - це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

Заява - це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява про призначення пенсії

Реквізити:

· назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається громадянин;

· назва виду документа;

· прізвище, ім'я, по батькові та адреса того, хто подає заяву;

· дата народження;

· відомості про паспорт (серія, номер);

· вид пенсії, яку просять призначити, а також відомості про те, чи отримує той, хто подає заяву, іншу пенсію;

· зобов'язання повідомляти відділ соціального забезпечення про вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про зміни в складі сім'ї;

· дата;

· підпис того, хто складає заяву;

· відмітка про реєстрацію документа.

До цієї групи документів відносяться також заява про перерахування пенсії, заява про призначення допомоги багатодітним та одиноким матерям і дітям із малозабезпечених родин, заява про приймання до будинків-інтернатів інвалідів і людей похилого віку, заява до органів міліції тощо.

До особистих офіційних документів належать позовні заяви, які подаються до суду в письмовій формі. Наприклад, позовна заява про стягнення аліментів містить такі відомості:

· назва суду;

· прізвище, ім'я, по батькові позивача, відповідача та їхня домашня адреса або місце проживання;

· назва виду документа;

· зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відповідач ухиляється виконувати свої батьківські обов'язки та вимоги позивача; аргументовані (документальні) докази, що підтверджують позов;

· дата;

· підпис позивача.

Зрозуміло, що зміст тексту позовної заяви зумовлюється причиною звернення до суду. Як правило, текст починається із датування факту, події, що є відправними при розгляді справи, наприклад: „17 лютого 2008 року я вступила до шлюбу з відповідачем... і прожила разом з ним до вересня 2008 року” -- у заяві про розірвання шлюбу тощо.

У заяві позивач повинен якомога детальніше викласти факти, що стали причиною звернення до суду, представити місце і роль відповідача в картині подій, назвати прізвища свідків, запропонувати матеріальну оцінку шкоди тощо - залежно від змісту заяви з обов'язковим посиланням на відповідні статті кодексів України.

Текст заяви продовжує частина, де сформульоване прохання позивача. Вона виділяється словом „Прошу” посередині рядка. Із великої літери з нового рядка висловлюється прохання, яке починається дієсловом у неозначеній формі, типу: „Зобов'язати відповідача...”, „Визнати мене...”, „Стягнути з відповідача...”, „Розірвати шлюб...” тощо.

Позовна заява до суду має, як правило, додаток. Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки про заробітну плату, свідоцтво про шлюб тощо.

Змістом інших заяв до суду є встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на загублені документи на пред'явника, відшкодування збитків, завданих внаслідок дорожньо-транспортної пригоди чи незаконного засудження, захист честі, гідності та ділової репутації громадянина, оскарження неправомірних дій органів і службових осіб тощо. Такі заяви подаються в письмовій формі. У них зазначаються ті чи інші факти, наводяться докази про необхідність розгляду справи, повідомляються свідчення, що підтверджують ті чи інші факти.

Заява до житлово-комунальних органів про обмін житла також належить до групи особистих офіційних документів.

Реквізити:

· прізвище, ім'я, по батькові, посада й місце роботи заявника, його домашня адреса;

· належність будинку (відомству, кооперативу тощо);

· особливості будівлі (матеріал, поверховість, перекриття);

· кількість кімнат, їх розташування (прохідні, суміжні, ізольовані);

· освітленість, комунальні зручності (опалення, наявність газу, гарячої води, телефону, сміттєпроводу тощо);

· термін проживання в цій квартирі;

· номер і дата видачі ордера;

· відомості про членів сім'ї.

До заяви додаються письмові згоди членів сім'ї на обмін. Відомості, викладені в заяві, засвідчуються підписами начальника ЖЕКу і головного бухгалтера, ставиться печатка.

6.2 Вимоги до написання доручення і розписки

Доручення (довіреність) - це документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне доручення укладається на спеціальному чи загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з обов'язковим зазначенням повної назви організації та її юридичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

– разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу, посилки тощо);

– спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну тощо);

– генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді тощо із правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) і літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано, відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Текст особистого доручення пишеться в довільні формі, але обов'язково слід зазначити такі відомості:

· назва виду документа;

· місце укладання, число, місяць, рік - для генерального доручення (літерами й без скорочень);

· прізвище, ім'я та по батькові довірителя;

· домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

· прізвище, ім'я та по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

· зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

· термін дії разового доручення вказується цифрами, а спеціального й генерального - літерами;

· підпис довірителя (праворуч);

· дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами (ліворуч);

· завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом за місцем його проживання або будь-якою нотаріальною конторою;

· посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач;

· запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення);

· номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення);

· печатка організації, закладу, де працює засвідчувач;

· дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генерального доручення - літерами (ліворуч).

Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Зразки:

Доручення

Я, Безсонов Ігор Миколайович, студент економічного факультету групи ЕФ-42 ХНУ, доручаю Петренку Олегові Олексійовичу, за його паспортом серії БА № 447019, виданим 10.03.2005 ЦВМ Індустріального РВХМУУ МВС України в Херсонській обл., отримати в касі університету належні мені гроші для відрядження згідно з наказом №146 від 15.04.2008.

17.04.2008 (підпис)

Підпис студ. Безсонова І.М. засвідчую:

Декан економічного факультету(підпис)А.І. Смолич

19.04.2008 (печатка)

Міністерство харчової промисловості України

Харківська кондитерська фабрика № 3

просп. Перемоги,4, м. Харків-67

тел. 380 - 045

21 травня 2008 р.№ 47 - 6

Довіреність

Цією довіреністю ХКФ № 3 в особі директора Воїнова Олега Антоновича, який діє на підставі пункту 16 Статуту фабрики, уповноважує юридичного консультанта фабрики Максименка Леоніда Петровича за посвідченням № 425-в представляти інтереси фабрики в усіх установах, підприємствах та організаціях, виконувати всі необхідні дії в інтересах фабрики, бути представником у суді та арбітражі, користуватися всіма наданими позивачеві, відповідачеві й третій особі правами, у тому числі закінчувати справи мировою угодою.

Довіреність чинна до тридцять першого грудня дві тисячі восьмого року.

Директор(підпис)О.А. Воїнов

(гербова печатка фабрики)

Розписка - це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, коли особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба зазначати такі відомості:

· назва виду документа;

· прізвище, ім'я та по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта), назва документа (із його вихідними даними), що посвідчує особу того, хто дає розписку й підтверджує отримання;

· прізвище, ім'я та по батькові (посада й повна назва установи - для службового варіанта) того, кому дається розписка;

· конкретне зазначення, у чому дано розписку:

– точне найменування матеріальних цінностей, документів тощо;

– стан (нові, були в користуванні, у робочому стані);

– кількість, вага, вартість, розмір, сума позначаються цифрами, а

в дужках - словами;

· у службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності;

· дата укладання (ліворуч);

· підпис укладача (праворуч);

· у приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою;

· дата засвідчення (ліворуч).

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику.

Зразок:

Розписка

Я, Філонов Юрій Анатолійович (паспорт серії МН № 522012, виданий ЦВМ Київського РВХМУУ МВС України в Харківській обл., прописаний за адресою: вул. Грушевського, 252, кв. 481, Харків-19), одержав від Сімейка Ярослава Артемовича 580 (п'ятсот вісімдесят) гривень. Зобов'язуюся повернути всю суму 16.07.2008.

16.01.2008(підпис)

Підпис Філонова Ю.А. засвідчую:

Начальник ЖЕК - 10 (підпис)З.П. Кібець

1.01.2008 (печатка)

6.3 Специфіка укладання заповіту

Заповіт - це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження майном, яке йому належить, на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих умов не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший віддається заповідачеві.

Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт (через фізичні вади, хвороби або з інших причин), то за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба зазначити причини, за якими заповідач не підписався власноручно.

Реквізити:

· назва виду документа;

· місце складання, дата, час;

· текст;

· кількість примірників;

· підпис заповідача;

· засвідчення підпису;

· печатка.

6.4 Посвідчення: групи, реквізити

Посвідчення - документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян.

Групи:

1. Посвідчення особи.

2. Посвідчення про надання громадянам певних повноважень.

3. Посвідчення про відрядження.

Посвідчення особи - документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

Реквізити:

· назва установи, що видала посвідчення;

· назва виду документа, його номер;

· прізвище, ім'я, по батькові того, кому видано посвідчення, посада;

· термін дії;

· підпис керівника;

· печатка установи;

· дата видання.

Обов'язковою є наявність фотографії.

Посвідчення про відрядження - типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

Реквізити:

· кутовий штамп;

· печатка й підпис керівника установи;

· позначки про прибуття та вибуття службової особи.

Службова особа не пізніше ніж через три дні після повернення з відрядження зобов'язана подати письмовий звіт (доповідну записку) про результати відрядження й авансовий звіт про витрачені кошти.

7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої документації. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів

МЕТА: з'ясувати особливості приймання й реєстрації документів у державних установах; визначити основні ознаки спеціалізованих ділових паперів, розвивати навички укладати їх; виховувати в студентів володіння правописними, лексичними, граматичними й етичними нормами діловодства.

7.1 Документація з питань оформлення трудової зайнятості

а) реєстрація в службі зайнятості

Служба зайнятості - це установа, що здійснює реєстрацію громадян України з метою пошуку роботи, професійної перепідготовки, обліку безробітних.

Реєстрація громадян, які шукають роботу, проводиться при пред'явленні ними:

ь паспорта або документа, що його замінює;

ь трудової книжки або документа, що його замінює;

ь документа про освіту.

Загалом для реєстрації у службі зайнятості, оформлення допомоги по безробіттю, для вироблення напрямку в пошукові роботи можуть вимагати такі документи:

1. Паспорт.

2. Свідоцтво про народження (громадяни до 16 років).

3. Військовий квиток.

4. Трудова книжка.

5. Диплом чи посвідчення про закінчення навчального закладу.

6. Довідка з ЖЕКу (органів місцевого самоврядування) про склад сім'ї.

7. Довідка про середньомісячну заробітну плату за два останні місяці роботи.

8. Довідка про сукупний дохід сім'ї.

9. Пенсійне посвідчення.

10. Посвідчення про інвалідність.

11. Довідка про звільнення з місць позбавлення волі або з лікувально-трудового профілакторію.

12. Листок непрацездатності (довідка).

13. Довідка з ЖЕКу із зазначенням місця постійного проживання.

14. Довідка про самостійне працевлаштування.

15. Довідка про відселення або самостійне переселення з території радіоактивного забруднення.

16. Довідки, що підтверджують належність до категорії ,,діти-інваліди”, ,,діти, які залишилися без піклування батьків”.

Якщо особа зареєстрована в службі зайнятості, то вона повинна:

Ш відвідувати центр зайнятості в призначені строки;

Ш сприяти своєму працевлаштуванню - виконувати всі рекомендації працівників центру;

Ш у випадку самостійного працевлаштування негайно повідомити службу зайнятості;

Ш при відмові керівника підприємства, організації прийняти вас на роботу за направленням центру зайнятості повідомити про це службу зайнятості.

Якщо в семиденний строк після реєстрації громадянина він не буде працевлаштований, на восьмий день йому надається статус безробітного з призначенням допомоги по безробіттю. Для цього додатково потрібно представити:

а) довідку про середній заробіток за останні два місяці роботи;

б) довідку з податкової інспекції про те , що громадянин не займається підприємницькою діяльністю;

в) довідку із районного відділу соціального забезпечення про те, що громадянин не отримує пенсії.

б) реєстрація підприємницької діяльності

Підприємницька діяльність може бути пов'язана/не пов'язана зі створенням юридичної особи.

Юридична особа - організація, підприємство, установа, що має відокремлене майно, може від свого імені набувати майнових та особистих немайнових прав і виконувати обов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді, арбітражі або в третейському суді.

Підприємець -- особа, наділена правом займатися індивідуальною трудовою діяльністю в матеріальних інтересах із дотриманням юридичних прав та обов'язків у трудовому праві.

Для того, щоб стати суб'єктом підприємницької діяльності зі створенням юридичної особи, треба підготувати такі документи:

1. Рішення власника (власників) майна або уповноваженого ним (ними) органу про створення юридичної особи (окрім приватного підприємства). Якщо власників або уповноважених ними органів два і більше, таким рішенням є установчий договір, а також протокол установчих зборів (конференцій) у випадках, передбачених законом.

2. Статут, якщо відповідно до законодавства, це необхідно.

3. Реєстраційну картку встановленого зразка, що є одночасно заявою про державну реєстрацію.

4. Довідку банківської установи, що свідчить про внесення статутного фонду суб'єкта частки, передбаченої законодавством.

5. Документ, що засвідчує внесення сплати за державну реєстрацію.

6. Заяву на ім'я заступника голови держадміністрації міста (району) з проханням про реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності.

7. Якщо засновником (одним із засновників) є іноземна юридична особа, то нею подається документ, що свідчить про її реєстрацію (витяг із торговельного, банківського або судового реєстру). Цей документ повинен бути засвідчений відповідно до законодавства країни його видання, перекладений українською мовою та легалізований у консульській установі Україні; зазначений документ може бути також засвідчений у посольстві відповідної держави в Україні та легалізований у Міністерстві закордонних справ.

8. Якщо власником (або одним із власників) суб'єкта підприємницької діяльності є юридична особа, додатково подається нотаріально посвідчена копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи.

9. Два швидкозшивачі.

Громадяни, які мають намір здійснювати підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, подають такі документи:

1. Реєстраційну картку (яка водночас є заявою про державну реєстрацію).

2. Копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичної особи -- платника податків та інших обов'язкових платежів.

3. Документ, що засвідчує внесення сплати за державну реєстрацію (квитанцію або платіжне доручення).

4. Дві фотокартки.

Реєстрація проводиться протягом п'яти робочих днів з дня надходження документів.

Після реєстрації підприємницької діяльності слід:

1. Стати на облік в міському управлінні статистики.

2. Нотаріально засвідчити статут та установчий договір із відміткою держадміністрації району (міста).

3. Стати на облік у пенсійному фонді.

4. Стати на облік у центрі зайнятості.

5. Стати на облік у податковій інспекції району (міста).

6. Відкрити розрахунковий рахунок у банківській установі.

7. Одержати дозвіл на виготовлення печатки в районному (міському) відділі внутрішніх справ.

8. Повідомити орган державної реєстрації суб'єктів підприємницької діяльності про присвоєння міськстатом ідентифікаційного коду.

У разі скасування державної реєстрації до відділу реєстрації суб'єкта підприємницької діяльності подають:

1. Заяву на ім'я заступника голови держадміністрації району (міста) з проханням скасування державної реєстрації шляхом виключення його суб'єкта з Реєстру суб'єктів підприємницької діяльності.

2. Акт ліквідаційної комісії.

3. Довідку аудитора, якщо це необхідно відповідно до вимог законодавства для перевірки достовірності ліквідаційного балансу.

4. Довідку з установи банку про закриття рахунку.

5. Довідку з податкової установи про зняття з обліку.

6. Довідку з органу внутрішніх справ про здавання печаток і штампів.

7. Публікацію в пресі про ліквідацію суб'єкта підприємницької діяльності.

8. Довідку з архіву про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню.

9. Свідоцтво про державну реєстрацію (оригінал).

10. Свідоцтво міськстату про державну реєстрацію (оригінал).

11. Статут (оригінал).

12. Установчий договір (оригінал).

7.2 Документи з господарсько-договірної діяльності

В основі нових умов господарювання і розвитку ринкових відносин лежить економічна самостійність підприємств, і договір між ними є одним із важливих засобів міжвиробничих зв'язків. Цивільний кодекс передбачає такі види договорів: поставки, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, оренди приміщень, підряду, спільної діяльності тощо.

Договір -- це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення яких-небудь відносин і регулює ці відносини; має відповідати закону за змістом і за формою. Договір вважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і оформили відповідну документацію.

Договір може бути укладеним між державними, кооперативними або громадськими організаціями, підприємствами чи установами, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та громадянин, то договір називають трудовою угодою. Укладаються договори у декількох (2-4) примірниках і засвідчуються печатками установ чи організацій -- сторін договору.

Текст договору можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, підпункти.

Нумерацію здійснюють арабськими цифрами.

Реквізити:

· назва виду документа (ДОГОВІР);

· дата;

· індекс;

· місце складання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· юридичні адреси сторін;

· підписи;

· печатки.

У вступній частині тексту договору зазначають найменування сторін, що його укладають, посади, прізвища та ініціали осіб, які його підписують, вказують відповідні повноваження. Далі подають опис предмета договору, виклад порядку розгляду суперечок, проставляють загальну суму договору, термін його дії.

Договір оренди обладнання. У пункті 1 цього договору повинно бути детально описано обладнання, що передається в оренду. Тут треба також зазначити: чи передається обладнання фізично, чи орендар допускається до користування ним. В останньому випадку обумовлюються додаткові умови: час використання, ліміт споживання електроенергії тощо.

Орендна плата встановлюється за згодою сторін при відсутності централізовано встановлених розцінок. Термін дії договору оренди встановлюється сторонами на термін, як правило, не менше 5 років.

Реквізити:

· назва виду документа (ДОГОВІР);

· місце укладання (ліворуч);

· дата (праворуч);

· сторони договору (орендар, орендодавець);

· текст;

· юридичні адреси сторін;

· підписи;

· печатки.

Структура тексту

договору оренди обладнання

1. Предмет договору.

2. Обов'язки сторін.

3. Розрахунки.

4. Відповідальність сторін.

5. Термін дії договору.

Протоколи розбіжностей оформляються на основі договорів поставки.

Договір поставки -- це договір, за яким організація-постачальник зобов'язується передати в певні терміни організації-покупцеві (замовнику) у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-покупець зобов'язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами.

Сторонами договору поставки можуть бути державні, кооперативні, громадські, орендні й інші організації та підприємства.

Реквізити:

· назва виду документа (ДОГОВІР);

· місце і дата укладання договору;

· вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень);

· предмет договору (точна назва, кількість і в разі необхідності асортимент продукції, що підлягає постачанню);

· характеристика якості й комплектність продукції;

· вимоги, що ставляться до тари й упакування;

· зазначення цін на продукцію;

· термін і порядок відвантаження продукції;

· порядок розрахунків;

· порядок кількісного й якісного приймання продукції;

· додаткові умови договору;

· вказівки на майнову відповідальність за невиконання зобов'язань постачальником або споживачем;

· виклад порядку розгляду суперечок;

· загальна сума договору;

· загальний термін дії договору;

· юридичні адреси сторін, що укладають договір;

· підписи й печатки сторін, що уклали договір.

Договір про матеріальну відповідальність -- це договір, за яким одна сторона (матеріально відповідальна особа) бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов'язується дотримуватися встановлених правил їх приймання, зберігання, відпускання й обліку, а інша сторона (підприємство або організація, якій належать матеріальні цінності) зобов'язується створити матеріально відповідальним особам нормальні умови праці й виробництва, що забезпечує схоронність зданих ним на зберігання матеріальних цінностей.

Укладений договір про матеріальну відповідальність забезпечує беззаперечне стягнення з матеріально відповідальних осіб вартості матеріальних цінностей, нестача яких виявляється. Такі договори підписують при призначенні матеріально відповідальних осіб на роботу.

Реквізити:

· назва виду документа (ДОГОВІР);

· місце і дата укладання договору;

· назви сторін (адміністрація, працівник) - посади, прізвища, імена й по батькові тих, хто укладає та підписує договір;

· зобов'язання матеріально відповідальної особи;

· зобов'язання підприємства (організації);

· термін дії договору;

· адреси сторін;

· підписи осіб, що укладають договір;

· печатка підприємства (організації).

Такий документ укладається у двох примірниках: 1-й примірник зберігається у відділі кадрів підприємства (організації) в особовій справі матеріально відповідальної особи, а 2-й примірник передається працівникові, що підписав договір.

Договори візуються юрисконсультом і головним (старшим) бухгалтером підприємства (організації).

Договір підряду -- це договір, за яким підприємство (організація)-підрядник зобов'язується виконати певний обсяг робіт підприємству (організації)-замовнику.

Реквізити:

· назва виду документа (ДОГОВІР);

· місце і дата укладання договору;

· вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень);

· предмет договору (точне зазначення виду виконуваних робіт);

· термін виконання робіт;

· вимоги до виконуваних робіт;

· загальна сума договору;

· вартість робіт;

· виклад порядку розгляду суперечок;

· юридичні адреси сторін;

· підписи й печатки сторін, що уклали договір.

Додатками до договору, як правило, є особливі умови договору, графіки здавання робіт, передавання Замовником устаткування, матеріалів. Ними можуть бути внутрішньобудівельний титульний список, довідка про забезпечення та фінансування робіт тощо.

Договір про спільну діяльність є універсальним і може укладатися між двома й більше організаціями (підприємствами, кооперативами) на проведення різних робіт (дослідів) для досягнення спільної господарської або наукової мети, як-от: спільне дослідження, будівництво, експлуатація підприємств, будівель, споруд, доріг тощо.

Для цього сторони визначають розмір і характер внесків: грошові, майнові (сировина, обладнання), трудова участь.

Одна зі сторін за договором може виступати ініціатором його укладання, брати на себе виконання організаційних, координаційних, посередницьких та інших функцій (п. 1.3 договору). Слід зазначити, яка з організацій використовує результати спільної діяльності, права інших учасників договору, порядок розподілу прибутку (п. 1.6).

У розділі 2 договору треба визначити обов'язки кожної зі сторін залежно від характеру спільної діяльності. Тут можна зазначити порядок здавання й приймання робіт (етапів).

Порядок розрахунків при укладанні договору між кількома учасниками визначається в кожному конкретному випадку залежно від його характеру, джерел фінансування та інших умов. При визначенні відповідальності сторін повинно бути, як правило, передбачене сплачування штрафу (тверда грошова сума) або недотримки (% від суми невиконаного зобов'язання) за несвоєчасне виконання робіт, оплати.

Реквізити:

· назва виду документа (ДОГОВІР);

· місце укладання (ліворуч);

· дата (праворуч);

· сторони;

· текст;

· юридичні адреси сторін;

· підписи;

· печатки.

Структура тексту

договору про спільну діяльність

Предмет договору.

Обов'язки сторін.

Розмір і порядок оплати.

Відповідальність сторін.

Термін дії договору.

7.3 Загальне поняття про приймання документів, які надходять до підприємства

Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби діловодства.

У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають надпис ,,особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номерові документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, дату відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

7.4 Мета попереднього розгляду ділових паперів

Усі документи, що надійшли до підприємства (установи), підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або спеціально призначеною для цього особою (секретарем чи офіс-менеджером).

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день (у разі їх надходження у неробочий час). Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.

Здійснюючи попередній розгляд документів, варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

7.5 ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень (реєстраційних індексів) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються ділові папери з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання й оперативного використання наявної в них інформації.

Реєстрації підлягають усі документи, які потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Місце реєстрації документів визначається ,,Інструкцією з діловодства” установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цього переліку можуть входити:

Ш листи, що надійшли, і копії до відома;

Ш телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

Ш графіки, наряди, заявки;

Ш зведення та інформації до відома;

Ш рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

Ш листи-вітання та запрошення;

Ш форми статистичної звітності;

Ш друковані видання (книги, журнали, бюлетені) тощо.

Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні документи реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня (якщо документ надійшов у неробочий час), вихідні та внутрішні - у день підписання чи затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, повторно він не реєструється. Реєстрація ділових паперів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту.

7.6 Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення

Для реєстрації усіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500 - 600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга -- для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або сторонами виконання.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

– урядових документів;

– наказів керівника установи з основного складу;

– наказів щодо особового складу;

– відряджень;

– рішень колегії установи;

– актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, укладеної на базі обов`язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації:

· назва виду документа;

· автор (кореспондент);

· дата документа;

· індекс документа;

· заголовок до тексту документа або його короткий зміст;

· резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

· відповідальний виконавець;

· термін виконання;

· позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов`язкових реквізитів у разі необхідності може буде доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби діловодства мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання.

8. Обліково-фінансові документи

МЕТА: розкрити особливості обліково-фінансової документації, її високий рівень стандартизації; подати відомості про відмову від акцепту, гарантійний лист, заяву-зобов'язання; виховувати в студентів уміння документального оформлення своєї професійної діяльності.

8.1 Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:

– повну схоронність грошей та інших цінностей;

– точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

– своєчасне відображення виробничих операцій;

– запобігання фінансових порушень і зловживань;

– можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

– складання бухгалтерської та іншої звітності;

– право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов'язань.

Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті, погашення кредиту тощо. Готовність до дій висловлюють у ввічливій, тактовній формі.

Реквізити:

· назва підприємства (організації), що виступає гарантом (якщо лист оформляється не на бланку);

· назва банку, до якого спрямований лист;

· назва виду документа;

· назва підприємства-гаранта;

· текст, у якому формулюється гарантія щодо фінансово-розрахункових зобов'язань, із зазначенням терміну, суми;

· умови дії гарантії;

· підписи керівника та головного бухгалтера організації-гаранта, скріплені печаткою.

8.2 Відмова від акцепту, його форми, реквізити

Акцепт - це згода платника на оплату грошових і товарних документів.

Ця форма застосовується при розрахунках за товари, послуги і виконані роботи. При акцептній формі розрахунків оплата установою банку платіжних документів постачальника може виконуватися лише за згодою (акцептом) платника.

Акцепт платіжних вимог може бути позитивним або негативним, попереднім або наступним, повним або частковим.

При позитивній формі акцепту покупець надає письмову заяву банкові в разі повної або часткової відмови від акцепту. Якщо такої заяви не подано покупцем до банку протягом установленого терміну, то ,,мовчання” розглядається як згода.

При попередньому акцепті платіжні вимоги вважаються акцептованими, якщо платник протягом трьох робочих днів за іноміськими розрахунками і двох робочих днів за одноміськими розрахунками не подасть банкові вмотивованої відмови від акцепту. Якщо протягом зазначеного терміну до банку не надійде вмотивована відмова від акцепту, то платіжна вимога оплачується наступного дня.

При розрахунках із наступним акцептом платіжні вимоги оплачуються в день їх надходження без попереднього акцепту. Однак за платником зберігається право в зазначений термін відмовитися від акцепту платіжних вимог, і в разі вмотивованої відмови установа банку відновлює списану суму на його рахунку. Перевага наступного акцепту полягає в тому, що він сприяє прискоренню обігу грошових коштів.

Платник має право відмовитися від акцепту повністю або частково у випадках, передбачених чинним законодавством, особливими умовами постачання або договором.

Установа банку може приймати якісні обґрунтовані відмови від акцепту. Якщо відмова від акцепту не обґрунтована або мотив суперечить нормативним актам, банк повертає такі відмови платникові.

Відмову від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє листом або телеграмою.

Лист-відмова доцільний тоді, коли покупець і постачальник знаходяться в одному населеному пункті й обслуговуються однією банківською установою, а також коли поштовий пробіг між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів.

Реквізити:

· назва банку, що обслуговує покупця (платника);

· назва банку, що обслуговує постачальника (якщо покупця й постачальника обслуговує один банк, то ці два реквізити об'єднуються);

· назва постачальника (одноміського або іноміського);

· текст листа;

· підпис від імені банку, що обслуговує покупця;

· дата відправлення листа, індекс та інші реквізити, відображені в бланку;

· підписи осіб, що мають право першого та другого підписів.

Телеграма (найпоширеніший варіант відмови від акцепту) має такі реквізити:

· назва виду документа;

· назва й адреса банку постачальника;

· назва й адреса постачальника;

· текст телеграми, де зазначається шифр телеграми за кодом банку, назва платника, номер і дата та сума платіжної вимоги, причина відмови платника від акцепту;

· назва установи банку, що обслуговує платника (покупця);

· розпорядження платника банкові про списання із його розрахункового рахунка видатків на відправлення телеграми;

· підписи осіб, що мають право першого та другого підписів;