Основи діловодства

Крім того, існують певні правила реагування на листи за строками. Відповідь слід дати протягом 7 - 10 днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовного вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

За характером інформації листи поділяються на різні групи:

Лист-повідомлення - це службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва. Вони адресуються здебільшого конкретній організації, установі. Починаються словами: ,,Повідомляємо Вам, що ...”, ,,Пропонуємо взяти участь ...”, ,,Щиро запрошуємо Вас...”.

Лист-прохання - це один із найпоширеніших видів ділової кореспонденції, у якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів, кредиторів із певним проханням. Результат значною мірою залежить від уміння переконливо висловити своє прохання.

Супровідний лист - це невеликий за обсягом службовий лист, який додається до основного документа (проспекту, рахунка-фактури тощо) з додатковою інформацією. Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо. Вони виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути проханням, доповненням чи рекомендацією-характеристикою, а також виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Гарантійний лист - це документ, який укладається з метою підтвердження викладених у ньому зобов'язань (певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань) і має підвищену правову функцію. Найчастіше цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов'язково зазначаються такі відомості: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.

У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування - у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Лист-нагадування - це службовий лист, у якому нагадується про наближення терміну чи закінчення визначеного строку виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів. Нагадування має бути доброзичливим, коректним, без звинувачень, оскільки причина невиконання певних зобов'язань може бути об'єктивною.

Лист-запит - це різновид комерційного листа, що містить прохання надати детальну інформацію про певні товари, послуги або уточнення попередньої інформації про фірму, банк. Лист-запит складають після ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково слід зазначити: підставу для запиту; назву товару (кількість, якість, модель); умови й термін постачання; умови оплати.

Лист-відповідь на запит - це службовий лист, у якому тема і характер задані запитом, проханням, зверненням підприємства, установи, організації або приватної особи. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості відповідей на прохання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені. Якщо в листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь - позитивна чи негативна.

Якщо організація зацікавлена у постачанні зазначеного товару, у відповідь на запит надсилають оферту - письмову пропозицію про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, факсу, телеграми, товару, переказів, цінних паперів), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій. Може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій). Такі листи є обов'язковою частиною ділових стосунків.

Лист-претензія - документ, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад: порушення погоджених термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування. Як правило, лист-претензія надсилається після листа-нагадування.

Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлювання незадоволення, яке повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, що міститься в рекламаційному листі.

Рекламний лист - це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації (установі), просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою.

Комерційний лист містить комерційну інформацію про зміни цін, видів та способів платежів, умови купівлі-продажу.

Лист-вітання - лист, що містить поздоровлення з подіями, ювілеями, успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає враховувати рівень стосунків, становище, вік і стать адресата.

Зразок гарантійного листа:

Кременчуцьке автомобільне об'єднання «Факел»

вул. Молодіжна, буд. 34

м. Кременчук

39004

тел. 257-466

№ 21-6-15110.05.2008

Директорові

Київського виробничого об'єднання «Електрон» Свирському М.І.

вул. Одеська, буд. 94 м. Київ

02498

На підтвердження нашої попередньої домовленості під час переговорів 26.04.2008 просимо Вас прийняти замовлення на виготовлення блоку живлення системи контролю температури. Оплату гарантуємо.

Наш розрахунковий рахунок № 0005648790 у Київському відділенні АБ «Промбудбанк».

Комерційний директор(підпис)А.В. Скляр

Головний бухгалтер(підпис)П.Т. Фадєєв

(печатка)

Зразок листа-відповіді:

Харківське акціонерне об'єднання “Поліграф”

пров. Замковий, буд. 5, Харків-3, 61003, тел. 240-081

№ 02-9/9113.06.2007

Президентові фірми “Дніпро”

п. Калантаєву В.О.

вул. Паркова, 17

Кременчук-4

39004

про рекламні матеріали

На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2007 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки будуть виготовлені до кінця червня 2007 року.

Директор(підпис)Д.С. Горобець

4.4 Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей

План роботи - це документ, що встановлює точний і чіткий перелік запланованих до подальшого виконання робіт чи заходів. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми.

За терміном виконання розрізняють такі плани:

1. Перспективні (розраховані на кілька років).

2. Річні (календарний, фінансовий, навчальний).

3. Піврічні (семестрові).

4. Квартальні.

5. Місячні.

6. Декадні.

7. Тижневі.

8. Добові.

За структурою розрізняють прості та складні плани.

Залежно від виконавців плани можна поділити на індивідуальні та колективні.

Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин: зміст роботи; термін виконання; виконавці.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану.

Реквізити:

· гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та розшифрування);

· назва виду документа (ПЛАН РОБОТИ);

· назва установи чи структурного підрозділу;

· термін, на який укладено план;

· порядковий номер;

· термін виконання конкретного виду роботи (заходу);

· зміст роботи;

· посада, прізвище та ініціали виконавця;

· посада, прізвище та ініціали відповідального;

· відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником. Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими установами.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор товариства

(підпис) М.П. Холондович

15.01.2006

План роботи

науково-технічної ради Державного відкритого

акціонерного товариства „Шахта „Чайка”

на І квартал 2006 р.

№ пор	Дата проведення	Зміст роботи	Доповідач	Відповідальний	Відмітки
1	10.01.06	Звіт за НДР „Дослідження можливостей граничного випарювання стоків, що утворюють накип, з кристалізацією і відділенням солей при використанні проміжного теплоносія”	інженер-технолог Миронов П.А.	головний інженер Грач Ю.С.
2	12.02.06	Звіт за НДР „Дослідження складу шкідливих викидів при магнетизуючому випалюванні бурозалізнякових руд”	інженер-технолог Дудченко А.А.	головний спеціаліст НІС Вознюк В.Р.
3	12.03.06	Звіт за НДР „Дослідження і розроблення технічних рішень щодо скорочення питомих енергетичних затрат при виробництві залізорудних окатишів”	енергетик Кирилов Ф.Я.	начальник механічного цеху Бордун Н.М.

Заступник директора з НДР(підпис)В.К. Нестеров

Секретар ради(підпис)О.С. Сартаков

Звіт - це документ, який містить інформацію про результати діяльності фізичної або юридичної особи за певний період часу, виконання дорученої роботи чи узагальнення зробленого.

Розрізняють такі групи звітів:

1. Статистичні (цифрові), які оформляють на трафаретних бланках від руки або машинописним способом.

2. Текстові, що укладаються на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу формату А4 за встановленою формою.

Залежно від характеру виконаної роботи звіти бувають прості й складні. Розрізняють також внутрішні (оперативні) й зовнішні.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна (оперативна) звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

· гриф затвердження (праворуч) - для зовнішніх;

· штамп установи (якщо не на бланку) - для зовнішніх;

· назва виду документа (ЗВІТ);

· заголовок, який містить такі дані, як:

– про що звіт („про виробничу практику...”, „про роботу відділу…”);

– термін звітності (з 09.01.2008 по 09.02.2008, за І квартал 2008 р.);

– статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

– прізвище та ініціали укладача;

· текст;

· додаток (якщо є):

– службова (доповідна, пояснювальна) записка;

– довідкові матеріали;

– квитанції, проїзні документи, рахунки про витрачені кошти (для фінансової звітності);

· підпис автора документа;

· посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх);

· дата укладання;

· печатка (для зовнішніх).

Текст звіту складається зі:

а) вступу (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

б) основної частини (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

в) висновків (рекомендацій, критичних зауважень щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

Якщо звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, кожна з яких має свої заголовки. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка і підпис не ставляться.

Проект текстового звіту, як правило, готує секретар-референт.

Зразок:

Звіт

про роботу опалювального цеху ВАТ «Консум»

за ІІІ квартал 2007 року

Згідно з наказом директора ВАТ «Консум» «Про перевірку опалювального обладнання» за № 18 від 30 травня 2007 року було виконано повний обсяг робіт із перевірки та підготовки опалювальної системи до осінньо-зимового сезону.

Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером Федосієнком В.А.

Під час виконання роботи було замінено 14 метрів труб теплосистеми дільниці та 8 опалювальних приладів.

Опалювальна система заводу повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період.

Майстер опалювального цеху(підпис)Ф.С. Нечаєв

24 вересня 2007 р.

Доповідь - документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Виділяють такі групи доповідей:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід роботи).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1. Вступ, де зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

2. Описова (основна) частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання.

3. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Доповідь є дуже важливим елементом системи зв'язків із громадськістю (наприклад, повідомлення своєї точки зору на певну проблему).

Виголошення доповіді потребує серйозної підготовки. Перший крок у підготовці - накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу. Другий крок - добір допоміжної інформації. Вона може бути отримана з двох джерел:

1) теоретичні джерела - це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники;

2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми.

Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись певних вимог: теоретична обґрунтованість, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми тощо.

Наступний крок - складання плану доповіді.

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Доповідач повинен привернути й утримати увагу аудиторії. Речення мають бути короткими й стосуватися виключно суті питання. Варто інтонаційно виділяти найважливіші місця і виражати своє ставлення до предмета мовлення.

В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати (проте кількість подібних прикладів не має бути надто великою - нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати зміст доповіді). Варто подбати про зв'язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу. Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає. Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні „ліричні” відступи, адже суцільний текст погано сприймається.

Висновки певним чином мають узгоджуватися зі вступом і не випадати з загального стилю викладу.

4.5 Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів

Телеграма - це документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові.

За способом запису телеграми бувають звичайними та шифрованими (за допомогою знаків). Вони не є секретними і дають можливість скорочувати текст, особливо цифровий.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію і характеризується граничною стислістю та недвозначністю викладу. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Оформляється без абзаців, переносів і розділових знаків. Якщо розділові знаки впливають на зміну змісту телеграми, вони передаються словами або у вигляді умовних позначень (скорочень):

КРПК - крапка;

КМ - кома;

ЛПК - лапки;

НР - номер;

ДВК - двокрапка.

Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім заперечної частки не). Знаки + (плюс), - (мінус), % (відсоток), № (номер) передають словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами.

Телеграфний зв'язок установ (підприємств) України із закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами.

Розрізняють такі види телеграм:

1. Приватні.

2. Службові:

– ініціативні;

– телеграми-відповіді.

Службові телеграми поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім із помітками „Звіт” та ін. До категорії термінових належать телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові телеграми з помітками „Термінова”, „Метео”, а також „Термінова телефонна розмова ”. Усі інші вважаються звичайними.

Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках: перший передають до відділення зв'язку, а другий (копію) підшивають до справи.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, у кінці - вихідний номер, після чого - найменування підприємства, посаду, прізвище особи, яка підписала телеграму.

Коли телеграму надсилає службова особа, котра перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт). діловодство бланк протокол

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять окремим рядком.

Реквізити:

· назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

· категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

· вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено, телеграма-схема, фототелеграма, телеграма-доручення та ін.);

· телеграфна адреса одержувача (повна або умовна);

· номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

· текст;

· вихідний номер телеграми;

· скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

· посада, прізвище особи, яка підписала телеграму (якщо потрібно).

Якщо телеграму оформляють на чистому аркуші паперу, тоді частину, яку не передають і за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

· поштова адреса й повне найменування підприємства, установи - відправника телеграми;

· підпис;

· дата підписання телеграми;

· відбиток печатки підприємства-відправника.

Зразок:

ТЕЛЕГРАМА

Відкрите акціонерне товариство «Консум »

вул Ватутіна 29

Полтава

36000

Директорові

Відвантажуйте 25 вересня верстати станції Полтава-Південна потягом Нр 45

Головний інженерД. Петренко

Проектно-будівельне підприємство

вул. Софіївська, 34

м. Київ, 44873

Підпис

Печатка

Телефонограма - це службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, передане адресатові телефоном. Це один із видів усної ділової кореспонденції.

Такий зв'язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Інформація, яку передають, фіксується в спеціальний журнал і містить, як правило, повідомлення вищих органів.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується. Правильність тексту перевіряють повторним читанням.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

а) відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

б) назвати вид документа;

в) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

г) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

ґ) записати назву посади, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання (приймання).

Секретар повинен ознайомити зі змістом телефонограми керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з її текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

Реквізити:

· назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

· індекс (вихідний номер);

· дата підписання;

· назва організації - відправника телефонограми;

· назва організації - одержувача;

· службова особа - одержувач телефонограми;

· посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму;

· час передавання (приймання);

· текст;

· прізвище, посада особи, що підписала документ.

Текст телефонограми (як і текст телеграми) повинен бути лаконічним, чітким, стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Зразок:

Телефонограма № 3 від 17 червня 2008 р.

Від кого: ВАТ «Полтавський турбомеханічний завод»

тел. 59-37-42

Кому: Павленку О.П.

ТОВ „Арсенал”

тел. 58-66-73

Передав: секретар Василенко О.М.

Прийняв: секретар Сергієнко О.Л.

год. 13 хв. 40

Відповідно до замовлення № 5/7 від 20.04.08 токарні верстати, які були замовлені Вами, відвантажені сьогодні на товарний склад ТОВ „Арсенал”.

Начальник відділу збутуЛ.П. Рибников

Факс - це документ, що надходить до установ, підприємств і фірм за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера.

Факс є копією переданого документа. Факсом можуть передаватися будь-які документи, додатки до документів, таблиці, схеми тощо.

Реквізити:

· назва виду документа (ФАКС);

· дата (день, місяць, рік відправлення повідомлення);

· час;

· назва установи, яка передає факс;

· прізвище, посада особи, що підписала документ;

· назва організації, прізвище та ім'я службової особи - одержувача факсу;

· номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію;

· текст (оформляється без скорочень);

· кількість сторінок, включаючи першу сторінку.

Факси, які містять важливу інформацію та призначені для тривалого користування, слід скопіювати. Здебільшого їх використовують як засіб обміну інформацією між діловими партнерами, фірмами.

Зразок:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Джерела”

15 квітня 2008 р. № 02-04/138

Директорові заводу “Росинка”

Дідику І.П.

факс (064) 244-34-87

Про постачання турбогенераторів

Факс

Згідно з договором постачання № 4/24 від 2 березня 2008 р. просимо терміново відвантажити нам п'ять турбогенераторів (МФ - 165).

Наша адреса:вул. Грінченка, буд. 123

м. Київ-63, 04063

факс: (044) 212-44-38

Оплату гарантуємо.

Із повагою

Президент фірми(підпис)О.П. Корнієнко

При укладанні довідково-інформаційних документів уживають такі типові мовні звороти:

видано для подання до… висококваліфікований фахівець внести пропозицію доводжу до Вашого відома додаємо перелік нової продукції до уваги власників за домовленістю засідання лічильної комісії заява з клопотанням про… здобув навички роботи комісія вважає за доцільне лист надсилайте на адресу на вигідних умовах надати позачергову відпустку на заміщення вакансій нарада директорів	нестача складає обіймає посаду оголошуємо про конкурс оплату гарантуємо очолювати ревізійну комісію підтвердити одержання посадовий оклад становить прошу порушити клопотання річний звіт ретельно перевірити ставиться сумлінно створені належні умови текст доповіді додається у зв'язку з реорганізацією укладено комісією у порядку обміну досвідом

5. Документація з кадрово-контрактових питань

МЕТА: розглянути особливості документації з кадрово-контрактових питань; визначити основні вимоги до укладання контрактів, трудових угод; ознайомитися з порядком оформлення особових листків, трудової книжки; схарактеризувати види заяв за ознаками класифікації документів; з'ясувати специфіку укладання автобіографії та резюме; розкрити структуру тексту характеристики.

5.1 Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення

Документація з кадрово-контрактових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, установи чи закладу, зафіксовану в автобіографіях, характеристиках, наказах про особовий склад, заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, контрактах, трудових угодах.

Кадрово-контрактова документація ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона виділена в окрему групу, що зумовлено її надзвичайною важливістю та особливостями документування.

До таких документів належать: контракти, трудові угоди, особові листки з обліку кадрів, особові картки, заяви (про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки тощо), трудові книжки, накази щодо особового складу, автобіографії, резюме та характеристики.

Контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між організацією, установою чи підприємством і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракти громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України „Про підприємство”, „Про власність”.

Положення про порядок укладання контрактів під час прийняття (наймання) на роботу працівників, затверджене Кабінетом Міністрів України від 19 березня 1994 р. №170, визначає порядок укладання контрактів із працівниками незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності підприємства чи установи.

Реквізити:

· назва виду документа (КОНТРАКТ) із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов'язків…, на управління підприємством, на організацію і ведення бухгалтерського обліку в товаристві тощо);

· дата;

· місце підписання;

· орган, що наймає працівника (керівника);

· посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають;

· текст;

· підписи сторін - укладачів контракту;

· печатка.

Структура тексту контракту

1. Загальні положення.

2. Функції та обов'язки працівника (керівника), де зазначаються:

– основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

– зобов'язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3. Компетенція і права працівника (керівника).

4. Формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприємства.

5. Матеріальне та соціально-побутове забезпечення працівника (керівника), де зазначаються:

– посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

– надбавка та інші виплати;

– компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

– щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

– додаткові пільги, компенсації, гарантії.

6. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

– яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов'язків;

– порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

7. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

– як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

– дострокове розірвання контракту;

– припинення дії контракту.

8. Термін дії та інші умови контракту. Відповідно до Рекомендацій Мінпраці України від 14.01.92 № 01 контракт може бути укладено на термін до 5 років (але не менше, ніж на 1 рік).

9. Адреси сторін та інші відомості.

Порядок укладання контракту

Ініціатором укладання контракту може бути як керівник підприємства, установи, так і особа, яка наймається на роботу.

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України контракт укладається у письмовій формі й підписується роботодавцем та працівником, якого наймають на роботу за контрактом. Слід пам'ятати, що згідно зі ст. 22 КЗпП України забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу. Обґрунтованою вважається відмова, яка спричинена:

– відсутністю вакантних місць;

– відсутністю у претендента на роботу належної кваліфікації;

– прямим обмеженням, установленим чинним законодавством.

Забороняється приймати на роботу: осіб, позбавлених вироком суду права обіймати певні посади й займатися певною діяльністю; близьких родичів службовців, коли їхня служба пов'язана з безпосередньою підлеглістю або підконтрольністю один одному; на посади з матеріальною відповідальністю осіб, які раніше були засуджені за злочини, скоєні з корисливих мотивів.

Усі умови контракту обов'язково мають погоджуватися сторонами.

Укладаючи контракт, сторони можуть передбачити:

а) додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством (наприклад, за рахунок власних коштів підприємства виплату додаткової винагороди, надання матеріальної допомоги до щорічної відпустки, сплату банківської позики чи заборгованості, захист від інфляційних процесів, виплату компенсації за використання власного автомобіля у службових справах тощо);

б) випробування працівника для перевірки відповідності його посаді (за згодою сторін);

в) грошові компенсації понад установлену пенсію та виплати у зв'язку з виходом працівника на пенсію, покаліченням під час роботи. Відповідно до чинного законодавства ці питання вирішуються громадськими об'єднаннями (профспілками) або органами громадського самоврядування колективу (радою, правлінням). Можливість унесення до контракту подібних умов має бути попередньо узгоджена з відповідними об'єднаннями чи органами.

Контракт укладається у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу. Вони зберігаються у кожної зі сторін, про що і зазначається у тексті документа.

Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті. До моменту підписання контракту сторони мають визначити термін його дії - початок і кінець.

На основі контракту видають наказ про прийняття працівника на роботу. З посиланням на даний наказ робиться запис у трудовій книжці.

Підстави для зміни й розірвання контракту

Умови контракту можна змінювати в будь-який час (за згодою сторін). Ініціатором змін може бути одна зі сторін. Зміни оформляють у вигляді окремого доповнення до раніше укладеного контракту. В доповненні зазначається, що сторони дійшли згоди про внесення в контракт певних змін, після чого наводиться текст відповідних пунктів контракту в новій редакції та обумовлюється термін, від якого вони починають діяти.

Коли одна зі сторін виступає з ініціативою про дострокове розірвання контракту, порядок і підстави визначаються залежно від того, хто є ініціатором розірвання й які його причини.

З ініціативи керівника контракт може бути розірвано на підставах, передбачених ст. 40, 41 КЗпП України. Коли ініціатором розірвання є працівник, слід керуватися ст. 39 КЗпП України, а за взаємною домовленістю - згідно з пп.1,8 ст. 36 КЗпП України.

Контракти мають зберігатися 75 років, якщо немає наказів по особовому складу, і 5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ.

Трудова угода - це документ, яким оформляються взаємовідносини між установою (організацією, підприємством) і працівником, який не належить до складу цієї установи, для виконання певних видів робіт, якщо вони не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами та підприємствами.

Іноді трудова угода укладається зі штатними працівниками. У такому випадку їм належить виконувати функції, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Реквізити:

· назва виду документа (ТРУДОВА УГОДА);

· дата і місце складання;

· індекс (проставляють у день підписання);

· перелік сторін, що уклали угоду;

· зміст угоди із зазначенням обов'язків виконавця і замовника;

· підписи сторін;

· печатка підприємства або організації.

Структура тексту трудової угоди

1. Предмет угоди.

2. Розмір і порядок оплати.

3. Відповідальність сторін.

4. Термін дії.

5. Дострокове розірвання угоди.

6. Порядок вирішення суперечок.

7. Юридичні адреси сторін.

Трудова угода складається у кількох примірниках, один із яких передається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

Трудова угода оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 або на загальному чи трафаретному бланку підприємства. Трафаретні бланки можна заповнювати машинописним способом або від руки.

5.2 Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка

Особовий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ, що заповнюється особою при зарахуванні на роботу (навчання) або для участі в певному конкурсі. Такий документ є узагальненням автобіографічних відомостей про особу шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

· назва виду документа (ОСОБОВИЙ ЛИСТОК);

· прізвище, ім'я та по батькові;

· дата і місце народження;

· фото особи, що заповнює документ (праворуч у верхньому куті);

· відомості про освіту;

· відомості про науковий ступінь, вчене звання;

· вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює документ;

· трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

· державні нагороди;

· наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні й міжнародні);

· відомості про родину;

· паспортні дані;

· домашня адреса, телефон;

· особистий підпис;

· дата заповнення документа.

Зразок:

ОСОБОВИЙ ЛИСТОК

З ОБЛІКУ КАДРІВ

1. ПрізвищеБрянцевФОТО

ім'яРоманпо батьковіГеннадійович

2. Статьчоловіча

3. Дата народження06 травня 1958 р.

4. Місце народженняс-ще Медове

Дрогобицького району Львівської області

5. Освітавища

Назва навчального закладу і його місцезнаходження	Факультет або відділення	Рік вступу	Рік закінчення	Яку спеціальність отримав, № диплома або посвідчення
Національний аграрний університет м. Київ	водних біоресурсів та аквакультури	1976	1981	агроном диплом №579043

6. Якими мовами володієтеукраїнською, російською, французькою володію вільно; англійською читаю і перекладаю зі словником

7. Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і спеціальних навчальних закладах, військову службу і роботу за сумісництвом)

Місяць, рік	Посада з зазначенням установи, організації, підприємства, а також міністерства (відомства)	Місцезнаходження установи, організації, підприємства
вступу	звільнення
09.1976	07.1981	студент Національного аграрного університету	м. Київ
08.1981	11.1989	агроном акціонерного товариства «Сільська нива»	м. Біла Церква Київської області
11.1989	06.1995	старший агроном акціонерного товариства «Сільська нива»	м. Біла Церква Київської області
06.1995	11.2002	директор акціонерного товариства «Сільська нива»	м. Біла Церква Київської області
11.2002	09.2005	голова Державної комісії України з випробування та охорони сортів рослин	м. Київ

8. Учений ступінь

9. Які маєте державні нагороди орден «За заслуги» ІІ ступеня

10. Відношення до військового обов'язку та військове звання старший лейтенант запасу

11. Родинний стан (перелічити членів сім'ї із зазначенням дат народження)

Дружина - Брянцева Любов Іванівна, 1961 року народження;

донька - Брянцева Оксана Романівна, 1983 року народження

11. Паспорт: серіяСН№126798 ким і коли виданий

Голосіївським РУГУ МВС України в м. Києві 10 липня 2003 р.

12. Домашня адреса і телефон 03050, вул. Прилуцька, буд. 25, кв. 45, м. Київ; тел. 760-54-66

“ 16 ”червня 2006 р.(підпис)

Трудова книжка - це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Вона служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу працівника. Точність її заповнення має велике значення.

Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати визначений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників (Назва в редакції наказу Мінпраці та соцполітики України № 259/34/5 від 08.06.01), яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58.

Порядок ведення трудових книжок

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємства, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подати власнику трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України та військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, установи, фірми, організації, де її власник працює, як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка повертається йому під розписку в журналі обліку. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.

Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником підприємства чи установи або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться такі відомості:

· про працівника:

– прізвище, ім'я та по батькові;

– дата народження;

· про роботу:

– переведення на іншу постійну роботу;

– звільнення;

· про нагородження й заохочення:

– про нагородження державними нагородами України та відзнаками України;

– заохочення за успіхи в роботі;

– інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

· про відкриття:

– про відкриття, на які видані дипломи;

– про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції;

– про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства й з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення й повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряються печаткою записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 14 травня 2008 року, у графі 2 трудової книжки записується:

14.05.2008.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, у якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

У разі необхідності власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірену виписку з трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищою за належністю організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання осіб не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення у графі 3 пишуть: «Запис за №… недійсний. Прийнятий за професією… на посаду…» і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визначається недійсним запис про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «Запис за №… є недійсним; поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишуть: «Запис за №… є недійсним. Звільнений…» і наводять правильне формулювання. У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаний недійсний, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Витяг із трудової книжки

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому на вимогу видають завірений витяг із його трудової книжки у вигляді ксерокопії чи оформлений на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов'язково є позначка про завірення копії; слово «Копія» у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

5.3 Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки

Заява - це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

– особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи (пишеться власноруч в одному примірнику);

– службова заява, що укладається службовою особою від власного імені або від імені організації (підприємства, об'єднання), які він репрезентує, до службової особи іншої організації, структури тощо. Може бути відтворена механічним способом у декількох примірниках і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви поділяються на:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, посвідчення та ін.). Укладаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (установи, організації) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

За складністю заяви поділяються на:

– прості;

– складні, де подаються відомості про додані до заяви документи на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання.

Особисті заяви, залежно від змісту, можуть бути таких видів:

а) заява про прийняття на роботу;

б) заява про встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня);

в) заява про переведення на іншу посаду;

г) заява про звільнення;

ґ) заява про надання (перенесення, поділ, відміну, часткове надання) чергової відпустки;

д) заява про надання частково сплачуваної відпустки по догляду за дитиною;

е) заява про надання відпустки за свій рахунок;

є) заява про зміну прізвища;

ж) заява про достроковий початок роботи після виходу з відпустки тощо.

Реквізити особистих заяв:

· адресат (з великої літери праворуч) - посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю);

· адресант (без прийменника з малої літери) - посада, звання, назва установи, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова);

· назва виду документа (ЗАЯВА);

· текст (з великої літери, з абзацу);

· для складних - додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації;

· дата написання (ліворуч);

· підпис заявника (праворуч).

Зразки:

Ректорові Полтавського національного технічного університету імені Юрія Кондратюка

проф. Онищенку В.О.

студента Харківського національного технічного університету радіоелектроніки

Долі Андрія Васильовича

Заява

У зв'язку з переїздом моїх батьків до м. Полтави на постійне проживання прошу зарахувати мене студентом ІІІ курсу будівельного факультету зі спеціальності „Будівництво”.

Додатки:

1) витяг із залікової книжки на 3 арк. в 1 пр.;

2) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.;

3) копія паспорта на 2 арк. в 1 пр.

02.08.2007(підпис)

Генеральному директорові

ВАТ «Електромотор»

Іванову В.С.

Скляренко Олени Миколаївни,

що мешкає за адресою: вул. Миру,

буд. 17, кв. 214, м. Київ, 02921

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду бухгалтера-касира з 20.02.2008.

Додатки:

1) трудова книжка;

2) копія диплома про вищу освіту;

3) особовий листок з обліку кадрів;

4) автобіографія;

5) чотири фотокартки.

17 лютого 2008 р.(підпис)

5.4 Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання

Автобіографія (від грец. autos - сам, bios - життя і grapho - пишу) -це документ, у якому особа в хронологічному порядку подає стислий опис свого життя й діяльності.

Автобіографію складають у довільній формі від першої особи в хронологічній послідовності, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, освіту та громадську діяльність автора.

Головні вимоги при написанні автобіографії - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Розрізняють такі види автобіографії:

1) автобіографія-розповідь, що подається в описовій (довільній) формі;

2) автобіографія-документ, у якій лаконічно, але досить вичерпно викладаються факти життя та діяльності особи.

В автобіографіях обов'язково зазначаються такі відомості:

· назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);

· прізвище, ім'я та по батькові теперішні й колишні, якщо були зміни (у називному відмінку однини);

· дата народження: число, місяць (літерами), рік;

· місце народження: село, селище, місто (в називному відмінку), район (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України (в називному відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження;

· відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей (за дипломом);

· відомості про перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі;

· відомості про трудову діяльність (повні найменування місць роботи та посад);

· нагороди, заохочення;

· участь у громадському житті;

· короткі відомості про склад сім'ї;

· повна домашня адреса, номер телефону;

· дата укладання (ліворуч);

· підпис укладача (праворуч).

При викладі коротких відомостей про склад сім'ї неодружені зазначають (без займенників) такі відомості: