Разработка модели кадровой службы нового типа на примере Банка внешней торговли (Филиал ОАО Внешторгбанк в городе Томск)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Формирование рыночной экономики в России создает условия, при которых возрастает значимость человеческого фактора в производстве, бизнесе: знания, опыт, навыки работников становятся главным источником эффективности и конкурентоспособности деловых организаций.

Управление персоналом сегодня, является одним из стратегических направлений развития предприятий, нацеленное на обеспечение всех участков жизнедеятельности организаций высококвалифицированным и мотивированными работниками, на создание творческого трудового коллектива, способного к изменениям, развитию, обновлению.

Большинство руководителей со стажем уже убедились на своем опыте, что наличие денежных и материальных успехов еще не гарантия преуспевания фирмы. Именно работники, грамотные специалисты способны обеспечить прочный фундамент организации.

Поэтому уже значительная часть предприятий задумывается о роли и месте их сотрудников в организации и переосмыслении своих подходов к управлению персоналом.

Особенно это очевидно в кредитных организациях, в большинстве которых руководители перешли на работу в банки из других сфер деятельности и не успели еще в полной мере осознать принципиально иной качественный уровень требований к персоналу кредитно - финансовых организаций настоящего времени. Чаще всего это обуславливается нехваткой знаний в области работы с кадрами по причине отсутствия специализированных высших учебных заведений по подготовке специалистов по работе с персоналом.

Исходя из этого, работа с кадрами в таких организациях до сих пор остается прибывать на чисто техническом - преимущественно регистрационно-контрольном уровне и продвижений в развитии системы управления персоналом не наблюдается.

Исходя из всего вышеизложенного актуальным, на сегодняшний день, является рассмотрение вопроса о создании кадровой службы нового типа, деятельность которой будет направлена как на решение отдельных социальных проблем персонала, так и на решение проблем самой организации и представляющей интересы компании на современном, динамичном рынке.

Поэтому я определила тему своей выпускной квалификационной работы под названием «Разработка модели кадровой службы нового типа на примере Томского Филиале Банка внешней торговли (открытое акционерное общество)». Так как эта организация является вновь созданной, и сталкивается с рядом подобных проблем в области управления персоналом.

Цель дипломной работы: Разработка модели кадровой службы нового типа для усовершенствования уже существующей работы с персоналом в Банке.

Задачи:

1). Проанализировать современные подходы к организации кадровых служб.

2) Выявление особенностей создания кадровых служб.

3) Выделение особенностей создания кадровых служб в банковской сфере.

4) Разработка модели кадровой службы нового типа в Филиале ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

5) Проведение анализа существующей системы по управлению персоналом в Филиале ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

6) Разработка методических рекомендаций по усовершенствованию существующей системы управления персоналом.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является система управления персоналом в Банковской сфере.

Предметом исследования является организация работы кадровой службы в системе управления персоналом.

Место проведения исследования - Банк внешней торговли (открытое акционерное общество) Филиал ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

Основные методы исследования: исследование, анализ.

В соответствии с выше поставленными задачами структура дипломной работы состоит и восьми частей.

В теоретической части будут освещены общетеоретические вопросы создания кадровых служб с учетом особенностей банковской сферы. (рассмотрение 1,2 и 3 задач)

Для решения задач теоретической части, был рассмотрен и изучен материал, показывающий роль кадровой службы в современной организации и раскрывающий основные задачи и функции, от которых зависит организационная структура этого подразделения, и необходимое документационное обеспечение, обеспечивающее эффективную деятельность службы.

В организационной части, при решении 4,5 и 6 задач, необходимым стало проведение анализа существующей ситуации работы по управлению персоналом в Филиале ОАО Внешторгбанк в городе Томск на основе выстроенной «идеальной» модели кадровой службы нового типа.

В ходе работы использовался материал анализа общепринятых функций кадровых служб, который послужил основой для разработки модели кадровой службы нового типа.

Проведение анализа общепринятых функций кадровых служб и существующей ситуации во Внешторгбанке в процессе выполнения дипломной работы, послужило разработкой некоторых рекомендаций по улучшению изучаемой системы в Филиале.

1. ИННОВАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ

В современных условиях руководству любой организации следует признать то, что существование экономически эффективной фирмы невозможно без квалифицированной работы отдела по управлению персоналом. Управление персоналом сегодня, является одним из стратегических направлений развития предприятий, нацеленное на обеспечение всех участков жизнедеятельности организаций высококвалифицированным и мотивированными работниками, на создание творческого трудового коллектива, способного к изменениям, развитию, обновлению.

Переход к рыночным отношениям, приоритетность качества предоставляемых услуг и обеспечение их конкурентоспособности повысили, на сегодняшний день, значимость наличия в организациях отдельных подразделений по работе с персоналом. Именно служба по работе с персоналом, является в настоящее время ключевой составляющей каждой грамотной, идущей вперед организации. С ее помощью осуществляются: и прием на работу нужных для организации сотрудников, грамотное увольнение, внутренние перемещения персонала, зачисление в состав резерва на выдвижение, материальное и моральное стимулирование, правильный отбор кадров для переподготовки и повышения квалификации и др.

Большинство руководителей со стажем уже убедились на своем опыте, что наличие денежных и материальных успехов еще не гарантия преуспевания фирмы. Именно работники, грамотные специалисты способны обеспечить прочный фундамент организации. Поэтому уже значительная часть предприятий задумывается о роли и месте их сотрудников в организации и переосмыслении своих подходов к управлению персоналом.

Особенно это очевидно в кредитных организациях, в большинстве которых руководители перешли на работу в банки из других сфер деятельности и не успели еще в полной мере осознать принципиально иной качественный уровень требований к персоналу кредитно - финансовых организаций настоящего времени. Чаще всего это обуславливается нехваткой знаний в области работы с кадрами по причине отсутствия специализированных высших учебных заведений по подготовке специалистов по работе с персоналом [1,с.10]. Исходя из этого, работа с кадрами в таких организациях до сих пор остается прибывать на чисто техническом - преимущественно регистрационно-контрольном уровне и продвижений в развитии системы управления персоналом не наблюдается.

Исходя из всего вышеизложенного актуальным, на сегодняшний день, является рассмотрение вопроса о создании кадровой службы нового типа, деятельность которой будет направлена как на решение отдельных социальных проблем персонала, так и на решение проблем самой организации и представляющей интересы компании на современном, динамичном рынке. Поэтому я определила тему своей дипломной работы под названием «Разработка модели кадровой службы нового типа на примере Томского Филиала Банка внешней торговли (открытое акционерное общество)». Так как эта организация является вновь созданной, и сталкивается с рядом подобных проблем в области управления персоналом.

Теоретически правильно простроенная система работы службы кадров, позволит правильно провести анализ текущего состояния трудовых ресурсов, проанализировать свои промахи и достижения в прошлом, грамотно выстроить свои планы на будущее.

При постоянных изменениях рыночной ситуации и проведении банковских реформ, к динамичной деятельности таких организаций как банки, непременно должны применяться, при работе с персоналом, квалифицированный, современный и системный подходы, что обеспечит в дальнейшем повышение эффективности системы управления организацией в целом.

2. ФОРМУЛИРОВКА ПРОЕКТНОЙ ЗАДАЧИ

Цель данной выпускной квалификационной работы: Разработка модели кадровой службы нового типа для усовершенствования уже существующей работы с персоналом в Банке.

Задачи:

1. Проанализировать современные подходы к организации кадровых служб.

2. Выявление особенностей создания кадровых служб.

3. Выделение особенностей создания кадровых служб в банковской сфере.

4. Разработка модели кадровой службы нового типа в Филиале ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

5. Проведение анализа существующей системы по управлению персоналом в Филиале ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

6. Разработка методических рекомендаций по усовершенствованию существующей системы управления персоналом.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является система управления персоналом в Банковской сфере.

Предметом исследования является организация работы кадровой службы в системе управления персоналом.

Место проведения исследования - Банк внешней торговли (открытое акционерное общество) Филиал ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

Основные методы исследования: исследование, анализ.

В ходе работы использовался материал анализа общепринятых функций кадровых служб, который послужил основой для разработки модели кадровой службы нового типа.

3. ПОИСК ИННОВАЦИОННЫХ ВАРИАНТОВ

В рамках данной выпускной квалификационной работы были рассмотрены основные теоретические аспекты службы кадров, ее роли в жизни современного общества и организации, основные задачи и функции, которые она выполняет. Так же здесь были рассмотрены основополагающее нормативно-методическое и делопроизводственное обеспечение, являющиеся ключевым аспектом для осуществления деятельности службы. Рассмотрены основные моменты, относящиеся к разработке модели кадровых служб и специфика их создания в банковской сфере. Проведенный анализ основных функций кадровых служб, позволил приступить к разработке модели нового типа кадровой службы.

Чтобы определиться с основными подходами к построению модели кадровой службы нового типа в банковской сфере был проведен анализ уже существующей ситуации на примере работы системы управления персоналом в исследуемой мной организации - в Филиале ОАО Внешторгбанк в городе Томск.

Отечественные неповоротливые структуры управления персоналом в организациях с жестко закрепленными функциями подразделений и обязанностями работников, ориентированные на «спокойную» среду, теперь не годятся. Динамичная среда их просто ломает. Сегодня нужны гибкие, приспосабливающиеся структуры, которые не сопротивляются изменениям внешней среды, а меняются вместе с ней. Нужны не специалисты по работе с кадрами, а службы кадров, основной задачей которых была бы разработка целенаправленной политики работы с персоналом. Только таким образом отечественные банки могут увеличить свою эффективность и снизить риски от преступных действий своих собственных сотрудников.

Бизнес многих отечественных банков многообразен по своей сути. Современное финансовое учреждение взаимодействует с огромным числом различных объектов - акционерами, клиентами, партнерами, фирмами, органами власти, населением, конкурентами, средствами массовой информации, страховыми и инвестиционными компаниями, пенсионными фондами и т.д. И к каждому из этих объектов нужен свой подход, своя стратегия.

В организации появляются новые должности - инспектор по морали, менеджер по персоналу, менеджер по адаптации, специалист по управлению человеческими ресурсами - это требует новых принципов управления персоналом. И все это многообразие усугубляется еще и тем, что все объекты связаны не только с банком, но и между собой множеством нитей - экономических, информационных, политических, моральных, психологических, административных, постоянно влияют друг на друга, то есть внешняя среда - интегрирована. Система управления персоналом организации должна учитывать эти особенности. Управление кадровой политикой и человеческими ресурсами на предприятии должно осуществляться из единого центра - только таким образом эффективность банка может быть адекватной. Под таким центром я предлагаю понимать службу управления персоналом. Ее численность может быть различна, однако рекомендуется соблюдать пропорции:

Основные цели новой службы кадров направлены на:

1. Содействие профессиональному и личностному росту персонала;

2. Выработка адекватной иерархии распределения должностных мест;

3. Содействие разумной специализации персонала;

4. Организация процессов по повышению профессионализма должностных лиц - они должны быть не только администраторами, но и специалистами - каждый в своей области;

5. Создание и поддержка системы распределения вознаграждений в соответствии с занимаемым в иерархии положением и результатами деятельности (в т.ч. и выработка критериев эффективности для всех категорий работников);

6. Осуществление централизованного - по иерархии сверху вниз - контроля деятельности (постоянный, периодический, общий);

Предлагаю выделить в новой кадровой службе следующую структуру, где под отделами понимается - направление деятельности:

1. Центральный аппарат,

2. Юридическая группа,

3. Группа технического обеспечения

4. Отдел приема /увольнения персонала

5. Отдел психологического сопровождения/развития

6. Отдел эргономики

7. Отдел индивидуальной/семейной психотерапии

8. Отдел лояльности / харассмента

9. Отдел предупреждения стрессов/ зависимостей

Общие положения новой кадровой службы:

1. Вся структура службы кадров должна быть компьютеризирована - у каждого специалиста должен быть ящик для электронной почты, сотовый телефон и персональное рабочее место с компьютером;

2. Базовое обеспечение кадровой службы должно включать рабочие кабинеты и комнаты психологической разгрузки, тренинговые кабинеты, кабинеты для индивидуальных психологических консультаций.

3. Руководство кадровой службы должно обладать возможностью выхода со своими предложениями на Правление банка по вопросам расстановки персонала, режима работы, программам повышения квалификации и психологических тренингов.

4. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

4.1 Современные подходы к организации кадровых служб

4.1.1 Роль кадровой службы в современной организации. Понятие кадровой службы

Человеческие ресурсы в организации, как и любая другая ее подсистема нуждаются в постоянном управлении, поэтому на протяжении многих лет в организационной структуре предприятий выделяется специальное подразделение - как кадровая служба, поддерживающая качественный и количественный состав работников всех иерархических ступеней и квалификаций.

Кадровая служба - это самостоятельное структурное подразделение организации, отвечающее за разработку и реализацию кадровой политики (кадровой стратегии), формирование эффективной системы работы с кадрами (персоналом), ведение кадровой работы.

И прежде, чем говорить о кадровой службе в целом, хотелось бы определиться в таких понятиях как: персонал, управление персоналом, кадры, управление кадрами.

Персонал - полный состав работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно - хозяйственные функции. Персонал состоит из работников списочного (кадры) и не списочного состава.

Управление персоналом (управление «человеческими ресурсами») - профессиональный труд, требующий от работников кадровых служб специальных знаний и квалификаций. Это особая деятельность руководителей и работников кадровых служб всех уровней, которая направлена на мобилизацию и мотивацию людей, а также на обеспечение условий для их профессионального совершенствования, удовлетворенности в процессе выполнения функциональных обязанностей на государственной службе, предприятии, банке. [2, с.42]

Кадры - постоянный (штатный) состав квалифицированных работников организации.

Управление кадрами - это есть (планирование потребности в них, подбор и создание резерва, созданного в ходе подбора; определение заработной платы и льгот; профессиональная адаптация; разработка методик, программ, организация обучения и повышения квалификации; развитие профессионального опыта и способностей; оценка трудовой деятельности; подготовка руководящих кадров; осуществление внутренних перемещений сотрудников и увольнений).

Важным принципом управления кадрами является оптимальное сочетание централизованного регулирования его деятельности и самоуправления. Например, выработка основных направлений кадровой политики, контроль над ее реализацией кадровая служба оставляет за собой, а процессы комплектования штатов, адаптации могут передаваться в подразделения.

Современная кадровая служба является ведущим методическим, информационным и координирующим центром работы с кадрами в организации. И вряд ли кто-нибудь станет оспаривать утверждение о том, что доходы любой организации в первую очередь зависят от того, насколько профессионально работают в ней специалисты.

На продвижение к цивилизованному рынку особо влияет качество работы персонала, его отношение к труду, уровень профессионализма и творчество работников. Это играет большую роль в процветании фирмы в условиях нестабильности, когда рыночные отношения только формируются. Ведь профессионализм, интуиция работника, определяют ценность и результативность принимаемых решений. [2,с. 68]

Ключевую роль в подборе, расстановке и профессиональной подготовке специалистов играют кадровые службы.

Как правило, службы управления персоналом должны укомплектовываться специалистами, которые способны решать широкий спектр вопросов деятельности предприятия и совместно с другими службами активно влиять на эффективность работы предприятия.

В последнее десятилетие ученые во многих странах, в том числе и в, отмечают изменение роли кадровых служб в организациях.

В нашей стране роль кадровых служб изменилась коренным образом в связи с изменением экономических и социально-политических отношений. Работа кадровых служб в современных организациях стала критическим фактором для страны. Раньше основным недостатком работы кадровых служб являлась работа, при которой кадровые службы в основном занимались оформлением, регистрацией трудовых отношений, не занимаясь их управлением.

Встречаются и сейчас некоторые кадровые службы, которые не выполняют многие свои функции и в силу этого их работа, в большинстве организаций, не соответствует потребностям новых экономических отношений.

Многие организации недооценивают значение кадровой работы и это - одна из главных причин нахождения их в кризисном состоянии, неэффективной системы управления организациями. Новые условия, при создании новой организации или при смене методов работы в старой организации требуют переквалификации работников и подготовки управленцев нового типа.

Так, например, считается, что руководитель кадровой службы современной организации должен обладать следующими качествами: быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, убедительным, справедливым. Так же скромным, строгим, доступным, с многосторонним образованием, способным к размышлению, быть психологом и дипломатом.

Следовательно, управление персоналом - явление весьма многогранное и сложное по своему содержанию и организационно-структурным формам.

Чтобы реализовать нововведения в управлении требуются соответствующие кадры, поэтому меры по усовершенствованию управления должны дополняться, закрепляться и развиваться в формах и методах определенной кадровой политики.

В последнее время кадровая служба по сравнению с другими подразделениями стала приобретать первостепенное значение в работе организации.

Существуют три варианта функционирования кадровой службы: 1.иногда она ведает всеми кадрами организации, в том числе и управленческими; 2. может быть создана также специализированная служба по работе только с управленческими или даже только с руководящими кадрами; 3.бывает и так, что служба кадров едина, но в ее структуре четко проведена специализация.

Основой любой организации являются кадры. Если раньше главное внимание уделялось развитию и совершенствованию технического прогресса, внедрению прогрессивных технологий, модификации организационных структур, то в настоящее время особое направление осуществляется в сторону человеческого фактора, иными словами, сущность и эффект бизнеса определяют люди [3, с.16].

В связи с этим необходимо строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельность каждого отдельного человека и стараться устранять отдельные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих.

Многие организации, пытаясь как-то изменить ситуацию с развитием и рациональным использованием профессионального и творческого потенциала работников, меняли название своего отдела. За последние несколько лет можно было услышать несколько названий отдела по работе с кадрами - это: и служба управления персоналом, и отдела кадров, служба персонального менеджмента, служба управления человеческими ресурсами и др.

Несмотря на все эти названия, суть их работы с кадрами сводилась к одному - приносить прибыль своей организации и пользу государству, а технология кадровой работы оставалась прежней, что не приводило ни к каким положительным переменам.

Следует еще сказать, что авторитет кадровой службы зависит не только от ее полномочий распорядительства, но и от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы по степени ее воздействия на кадровые процессы. [4, стр. 98].

Исходя из этого, хотелось бы отметить, что новое содержание деятельности кадровых служб предполагает четкую тенденцию к повышению их аналитических, консультационных, прогностических функций и организацию непосредственной работы по развитию индивидуальных качеств персонала. Очевидно, следует сказать, что со сменой названия кадровой службы непременно должно меняться и содержание всей системы управления кадровыми процессами, работы с кадрами организаций всех форм собственности. Так же необходимо отметить, что функции кадровых служб и специалистов этих подразделений не могут быть идентичными на всех уровнях управленческих структур, они должны вытекать из конкретных задач стоящих перед организациями. Поэтому необходимо остановиться отдельно на вопросе по рассмотрению задач кадровых служб в организации. [3, с14].

4.1.2 Основные задачи кадровых служб

Выделение задач предполагает поиск механизмов, инструментов, функций, посредством использования которых достигается цель организации, т.е. в задачах должна быть заложена сама цель организации.

Задача - это сознательное отображение целей и функций. Формулировка задач должна быть ориентирована на конечный результат деятельности, в то время как функции могут быть в большей степени ориентированы на процесс деятельности.

Термин «задача» обозначает больше статичную, а не функциональную сторону явления, процесса, действия. Задачи в отличие от функций, как правило, не включают механизм. Механизированными должны быть непременно функции, содержащие в себе инструментальную составляющую.

Задачи служб управления кадрами многообразны и в большинстве случаев нуждаются в творческом подходе к их решению. Они будут ставиться так же в зависимости от типа организации или системы, будет подобран квалифицированный персонал.

В работе с кадрами выделяют несколько систем:

1. Государственная система, формируемая в государственном аппарате и государственном секторе. Государственная система работы с кадрами жестко юридически регламентирована - конституцией, законами, специальными постановлениями.

2. Систему негосударственных - акционерных, частных общественных организаций. В них порой нет оформившихся систем работы с кадрами, и господствуют случайности.

В других случаях в негосударственных системах применяют то, что рекомендовано образцами. И хотя организация частная, порядки в ней те же, что и в государственной. Бывает так, что стандарты государственного управления зачастую не учитывают специфики негосударственных организаций и не реализуют всех преимуществ негосударственных структур. В негосударственных структурах наиболее эффективными считаются «собственные системы» работы с кадрами. Они учитывают все государственные образцы и стандарты, но одновременно и все особенности конкретной организации. Они также позволяют реализовать гибкость, присущую частным структурам. Не случайно именно поиски и новшества частных систем работы с кадрами потом входят в практику и государственных систем работы с кадрами. [3,с.1]

У каждой организации свои задачи, так как большое значение играет тип учреждения и его цели. Любая задача ставится ставиться не только перед всей организацией, но и перед каждым исполнителем в четкой формулировке, из которой было бы ясно, что нужно сделать, чтобы достичь желаемого результата. Для отдельного структурного подразделения задачами могут быть обязательные для выполнения действия, которые имеют особую важность для достижения целей и особо тесную связь с ними, представляют собой наиболее крупные действия, связанные с преодолением существующих трудностей и нерешенных проблем, имеющих жизненно-важное значение для всей организации.

Задачами же отдела по работе с персоналом является: разработка и реализация принятой кадровой политики на основе создания эффективной системы управления кадрами, наиболее полное и рациональное использование профессионального потенциала и способностей сотрудников, обеспечить условия для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков. Кадровая служба несет свою немалую долю ответственности за решение задач, стоящих перед самой организацией.

4.1.3 Основные функции кадровых служб

Прежде, чем перейти к перечислению основных функций кадровой службы, хотелось бы отметить, что любая функция должна иметь четко - выраженное содержание, разработанный процесс ее осуществления и определенную структуру.

Содержание каждой функции должно отвечать на вопрос, какие действия будут осуществляться в рамках данной функции.

Функция - явление динамичное, это деятельность, с помощью которой достигаются определенные цели, решаются задачи.

Функции, как и задачи, осуществляемые в процессе управления, тоже зависят от типа организации (административная, деловая, общественная, образовательная, армейская и др.)

Существует несколько критериев, от которых могут зависеть функции кадровой службы:

1. от размера организации;

2. от сферы ее деятельности (оказание услуг, производство товаров и др.)

3. от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижнего уровня руководства управления.);

4. от функции внутри организации (например - финансы).

Кадровая стратегия и тактика организации должна формироваться в зависимости от целей управления, производства, научных изысканий, а так же форм, характера, установок и специфики ее деятельности.

В последнее десятилетие значение кадровых служб и их функций во многих странах мира стали серьезно пересматриваться. Этот процесс особенно усиливается в условиях, когда у организации, работающей в нестабильной обстановке, накапливаются экономические трудности.

Кадровые службы приобретают новые функции под воздействием таких факторов, как рыночные отношения, частная собственность, постоянно поступающая информация, быстро меняющееся законодательство, смена ценностной ориентации людей. Система целей является основой определения функций подразделения по управлению персоналом.

Ранее многие, относящиеся к кадровой работе, были рассредоточены по разным управленческим службам предприятия. Современный системный подход к управлению персоналом заключается в интеграции всех функций, ориентированных на активизацию человеческого фактора в организации. Сегодня происходит расширение, усложнение, обновление кадровых функций, которые уже не ограничиваются только исполнительскими и учетно-оформительскими, а выполняют аналитические, образовательные, информационные задачи.

На сегодняшний день выделяют следующие основные функции кадровых служб: обеспечение кадрами: определение потребности в кадрах, поиск специалистов, заключение контрактов, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, прекращение контрактов, перемещение кадров; подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров; оформление трудовых правоотношений; организация оплаты труда, подразумевающая аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда; выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее; развитие отношений с органами рабочего самоуправления; координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности; обеспечение каждого подразделения организации квалифицированными кадрами. [2, с.109]

4.1.4 Структура кадровой службы

Кадровая служба - это подразделение, которое формируется исходя из задач, стоящих перед учреждением, а так же численности работников (персонала) учреждения.

Подразделение по управлению персоналом в организации представляет собой сложную целостную систему, состоящую из трех взаимосвязанных подсистем: формирования, использования и развития персонала, где в качестве системообразующего фактора выступают работники, а именно их знания, способности, умения. Особенности развития системы управления персоналом, ее роль в организационной системе определяют характеристики ее основных факторов: объекта и субъекта, целей системы, ее функций и структуры.

В качестве объекта системы управления персоналом выступают сами работники, рабочие группы, трудовой коллектив, на которых направлено управленческое воздействие.

Под субъектом управления персоналом рассматривается функциональный и линейный управленческий персонал, осуществляющий руководство и реализующий на практике функции кадрового дела.

Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот.

В ее состав включаются специалисты, занятые: профессиональным отбором, адаптацией и определением профессиональной пригодности сотрудников; обучением кадров (подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации, организацией стажировок); соблюдением норм трудового права в организации, консультированием персонала по вопросам трудового законодательства; организацией мероприятий по аттестации (оценке) кадров, определением и развитием их потенциальных возможностей с помощью методов тестирования, формированием кадрового резерва, его обучением и эффективным профессиональным использованием; оформлением, учетом персонала (работников), ведением кадрового делопроизводства и кадровой отчетностью; планированием, разработкой и реализацией системы мотивации и стимулирования труда работников организации, мер правовой защиты и социального развития; проведением социологических исследований, совершенствованием организации труда и управления, вопросами профессионального развития и карьеры.

Главной особенностью системы управления персоналом в современных организациях является условное субъектно-объектное деление, так как сложно установить между ними границу в условиях социального партнерства. Взаимодействие объекта и субъекта направлено на достижение конкретных целей.

Целеполагание системы управления персоналом - представляет единство двух групп целей: экономических и социальных.

Экономические цели - составляют основу системы целей и направлены на обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными работниками для достижения приращения прибыли и конкурентных преимуществ.

Социальные цели - ориентированы на удовлетворение социальных потребностей работников: обеспечение занятости, повышения качества трудовой жизни, профессиональное обучение и повышение квалификации, правовая защищенность, стимулирование творчества, организация отдыха, бытового и медицинского обслуживания, здоровый морально - психологический климат и т.д.

Эффективностью работы подразделения по управлению персоналом будет определяться согласованностью экономических и социальных целей. Таким образом, основной целью системы по работе управления персоналом, будет заключаться в рациональном формировании, использовании и развитии трудовых и творческих способностей работников для достижения поставленных целей организации и удовлетворения личных потребностей ее членов. Структуру отдела по работе с персоналом определяют тесно взаимосвязанные между собой, образующие целую функциональную систему функции этого отдела.

Организационную структуру управления персоналом можно рассматривать как форму разделения управленческой деятельности в сфере кадрового дела. (Рис. 1), и представить в виде следующей схемы: (Рис.2). [2, с.286]



Рисунок 1 - Основные направления деятельности службы управления человеческими ресурсами



Рисунок 2 - Организационная структура кадровой службы

4.1.5 Документационное и делопроизводственное обеспечение кадровой службы

Нормативно - методическое обеспечение кадровой службы:

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - является совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а так же нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом.

В структурном подразделении любой кадровой службы обязательно имеются соответствующие уполномоченные лица, несущие ответственность за обеспечение системы управления нормативно - методическими документами.

На основе типовых нормативных документов, работники кадровой службы разрабатывают документы для внутреннего использования, с учетом особенностей деятельности своей организации.

Так особо важными для деятельности кадровой службы являются следующие организационно - распорядительные документы :

Положение об отделе, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка (положением о персонале), структура и штатная численность, штатное расписание, коллективный договор, приказы о распределении обязанностей.

Среди вышеперечисленных документов наиболее важными для службы кадров, с точки зрения нормативного установления правового статуса и объемов деятельности, являются положения и должностные инструкции.

Они входят в категорию нормативных актов длительного действия и предназначены для регламентации всех сторон и направлений деятельности этого подразделения. [4, с.136].Следует добавить, что разработанная система положений о структурных подразделениях в любой организации обеспечивает их взаимодействие, определяет компетенцию, закрепляет функции. [5, с.107]

Структура и штатная численность организации:

Штат - это структурный элемент организации, предусматривающий включение в нее работников, получивших право на занятие соответствующих должностей.

Этот документ составляется на соответствующем бланке, подписывается руководителем организации, согласовывается с главным бухгалтером, начальником отделов кадров и утверждается руководителем и подтверждается печатью. [2, с.272] (Примерный вариант штатной численности в приложении А) [2, с.272]

Штатное расписание:

В штатном расписании организации закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание составляется на бланке организации и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. [2, с. 284] (примерный вариант штатного расписания в приложении Б).

Положение о кадровой службе:

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение, является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом. Роль положения состоит в создании взаимодействия всех структурных подразделений, исключении дублирования в их работе.

Разработка положения будет являться обязательной в тех случаях, когда кадровая служба создана как структурное подразделение.

Кадровая служба, как правило, создается как самостоятельное структурное подразделение. Самостоятельным традиционно считается структурное подразделение, которое подчиняется руководителю организации (предприятия) или его заместителю.

В небольших организациях с численностью персонала около трехсот человек функции кадровой службы осуществляет обычно специально выделенный сотрудник (инспектор, менеджер). При небольшой штатной численности возможно выполнение функций кадровой службы бухгалтером, секретарем, непосредственно руководителем, т. е. их совмещение с другими обязанностями.

Разработка нормативных и организационных документов - достаточно сложная и ответственная задача. При этом важнейшее значение имеет соблюдение в них общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению.

Можно назвать несколько источников, которые помогут решить перечисленные задачи.

Основополагающими документами при разработке положения являются действующее законодательство и современные государственные нормативно-методические документы, например: ГОСТ Р 6.30-97. УСД УСОРД. Основные требования к оформлению документов. Другим источником являются типовые положения, однако следует помнить, что они не могут заменить индивидуальное, так как содержат, как правило, типовой набор функций кадровой службы.

Индивидуальные положения разрабатывают, прежде всего, для закрепления определенных задач и функций кадровой службы, исходя из особенностей документирования трудовых отношений, специфики деятельности организации, состава работающих. [5, с. 131]

При разработке положения, кроме перечисленных, обычно используют также документы, определяющие деятельность и структуру конкретной организации, прежде всего устав и учредительный договор.

В этих документах установлены основные положения управления: внутренняя организационная структура, распределение функций и обязанностей руководителей.

Требования к оформлению положения совпадают с обычными правилами оформления организационно-распорядительных документов, так как этот документ унифицирован. Положение в заголовочной части должно содержать те же реквизиты, которые размещают на бланках, используемых для подготовки внутренних документов организации: наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например: Положение (о чем?) об отделе кадров. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Его оформление должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. УСД. УСОРД.

В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности.

Состав разделов положения соответствует назначению документа: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи». Текст каждого раздела излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами.

Разрабатывает положение о службе ее руководитель, он же подписывает этот документ. Утверждает положение руководитель организации.

Как уже отмечалось, положение является документом стабильного действия, оно разрабатывается на длительный срок [5, с.137].

Положение пересматривается при изменении структуры организации, переподчинении кадровой службы, кардинальных изменениях ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии обработки и подготовки документов, так как во всех этих случаях происходит перераспределение функций между структурными подразделениями службы или ее работниками.

Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка)

Положение о персонале - важный документ, определяющий порядок профессионально - трудовых и дисциплинарных отношений, закрепленных в организации.

В положении о персонале отражаются вопросы организации деятельности учреждения, основные обязанности рабочих и служащих, оплата труда работников, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе порядок предоставления отпусков, командирования, ответственность за нарушения трудовой дисциплины, права и обязанности сотрудников.

Положение о персонале обсуждается и согласовывается, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя, утверждается руководителем. [2, с. 285].

(Примерный вариант положения о персонале в приложении В)

Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

Разработка должностной инструкции является обязанностью кадровой службы и состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Только потом она согласовывается с юрисконсультом организации и утверждается руководителем.

При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и пр.

(Примерный вариант должностной инструкции инспектора по кадрам в приложении Г)

Вышеперечисленные документы являются основой для работы кадровой службы.

Коллективный договор

Коллективный договор является важнейшим организационным документом, который разрабатывается при непосредственном участии подразделений кадровой службы.

Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с руководством по урегулированию их взаимоотношений в процессе деятельности организации.

К документам организационно - методического характера относятся документы, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом.

Сюда входит: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности.[4, с.139]

Правовое обеспечение кадровой службы.

Правовое обеспечение кадровой службы состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основными задачами правового обеспечения системы управления персоналом являются: правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателем и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение так же включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного организационно - распорядительного и экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших или утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым и кадровым вопросам. [4, с. 146]

Делопроизводственное обеспечение кадровой службы.

Целью делопроизводственного обеспечения является - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Делопроизводство включат в себя полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы.

Основными делопроизводственными функциями в деятельности кадровой службы являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников для дальнейшего исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; копирование и размножение документов; ведение учета и движения трудовых книжек; ведение воинского учета; разработка анкеты (для приема на работу); ведение личных карточек - Формы - Т 2; ведение табеля учета рабочего времени (Приложение Д); составление графика отпусков (Приложение Е); регистрация больничных листов и др. [4, с. 115]

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Из всего вышеперечисленного материала по составу документов в системе деятельности кадровой службы, можно сделать вывод, что как нормативно - методическое, правовое, так и делопроизводственное обеспечение подразделений службы, обеспечивают грамотное ведение кадрового дела [5, с.110].

4.2 Основные подходы к разработке модели кадровой службы

Разработка любой модели строится с учетом основных аспектов проектирования.

Проект - это комплекс мероприятий, направленных на достижение, в течение заданного периода, при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями.

С точки зрения системного подхода, проект рассматривается как процесс перехода из исходного состояния в конечное.

Функциональные звенья службы управления персоналом формируются в виде структуры, проектирование которой во многом зависит от размера организации, ее структуры, финансовых возможностей, организационного статуса службы управления персоналом (полномочия и ответственность, уровень профессионализма управленческих кадров).

Если взять малую по размеру организацию, то отдел по работе с персоналом будет являться функцией общего руководства.

В средних организациях функции управления персоналом либо выполняют линейные руководители, либо для их реализации создаются небольшие функциональные подразделения.[4, с.25]

В любом из вариантов проектирования организационной структуры управления персоналом, вне зависимости от размеров организации, состав кадровых функций остается постоянным, меняются лишь трудоемкость их выполнения распределение прав и ответственности между функциональными и линейными подразделениями и общим руководством.

В крупных организациях создаются самостоятельные функциональные службы по управлению человеческими ресурсами, имеющие сложную внутреннюю структуру секторов, отделов, которые курируют конкретные кадровые функции.

В составе службы работают квалифицированные специалисты: менеджеры по персоналу, психологи, юристы, экономисты, социологи и др.

В практике крупных организаций применяются различные подходы к структуризации служб по управлению персоналом.

Построение службы по управлению персоналом может быть специализировано по категориям работников.

Организованные таким образом подразделения решают все вопросы в отношении соответствующей профессиональной группы работников. Такая структура больше ориентирована на конкретного человека, специалиста, но вместе с тем она требует высокого уровня подготовки менеджеров по персоналу, например, для работы с управляющими.

Формирование организационной структуры управления персоналом должно включать в себя следующие этапы: структуризация целей системы управления персоналом (разработка стратегии); определение состава функций управления персоналом, позволяющих реализовать цели системы; формирование функциональных блоков (подразделений) или должностных лиц системы управления персоналом в организационной структуре предприятия; установление связей между блоками; определение полномочий и ответственности; расчет трудоемкости функций и численности подсистем; построение структуры системы управления персоналом.[2, с.195]

Проектирование рациональной структуры во многом определяет эффективность функционирования системы управления персоналом как ключевой подсистемы управления организации в целом.

Корректировка формализованной системы управления в соответствии с личностными особенностями наличного кадрового ресурса называют - организационно - кадровым проектированием.[4,с.115]

4.2.1 Разработка стратегии управления персоналом

Под стратегией управления персоналом - понимается генеральный план действий по достижению долгосрочных целей организации за счет развития компетентности и мотивации ее работников с учетом изменений состояния внешней среды.

Реализация стратегических задач и краткосрочных планов предполагает выполнение ее персоналом определенных действий, часто называемых производственными функциями или другими словами производственное поведение, поскольку оно включает в себя не только технические (умение работать на станке, компьютере, знание производимого продукта), но и поведенческие (отношение к клиенту, способность работать с большой нагрузкой и т.д.) навыки.

Это производственное поведение зависит от используемых организацией материальных и натуральных ресурсов, ее структуры и культуры, однако, в первую очередь, определяется организационными целями.

Чем, ближе производственное поведение сотрудников организации к обеспечивающему достижение ее целей («образцовому»), тем выше эффективность их работы, т.е. эффективность использования человеческих ресурсов.

Следовательно, задача управления человеческими ресурсами состоит в обеспечении требуемого для достижения организационных целей поведения каждого сотрудника.

Помимо этого, качественного, существует еще количественный аспект управления персоналом - организация должна иметь достаточное для реализации своих целей число сотрудников [6, с.97].

В общем виде управление человеческими ресурсами сводится к обеспечению организации необходимым числом работников, выполняющих требуемые производственные функции. Взаимосвязь между процессами поиска и отбора персонала и основными направлениями кадровой работы в организации можно рассмотреть в виде схемы (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж).

Эффективность управления персоналом определяется степенью реализации общих целей организации.

Эффективность использования каждого отдельного работника зависит от его способности выполнять требуемые функции и прилежания (мотивации), с которым эти функции выполняются, что может быть представлено математически следующим образом: результат равен F (способность, прилежание).