Делопроизводство в кадровой службе

Размещено на http://www.allbest.ru/

183

НОВОСИБИРСКОЕ ВЫСШЕЕ ВОЕННОЕ КОМАНДНОЕ УЧИЛИЩЕ

(ВОЕННЫЙ ИНСТИТУТ)

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Учебное пособие для дистанционного обучения и самостоятельной работы слушателей по специальности 062100 - Управление персоналом

Новосибирск 2010

Издается в соответствии с программой и тематическим планом переподготовки военнослужащих в военных образовательных учреждениях, осуществляющих профессиональную переподготовку по специальности 062100 -Управление персоналом.

Рецензенты:

В.П. Ледвягин - кандидат технических наук, доцент, профессор кафедры Новосибирского военного института внутренних войск МВД России;

А.Г. Самсоненко - кандидат военных наук, доцент, профессор кафедры педагогики НВВКУ (ВИ);

Учебное пособие содержит материалы, охватывающие основные вопросы, определенные государственным образовательным стандартом по специальности 062100 - Управление персоналом.

В учебном пособии последовательно рассматриваются: документы, регламентирующие управление персоналом, порядок и правила оформления документов (состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов и их оформлению), порядок оформления документов при приёме на работу, порядок подготовки приказов по личному составу, ведение делопроизводства в кадровой службе.

Учебное пособие содержит тексты лекций, библиографический список литературы, краткий терминологический список, контрольные вопросы.

Настоящее учебное пособие предназначено для изучения дисциплины «Делопроизводство в кадровой службе» слушателями курсов переподготовки военнослужащих, увольняемых из Вооружённых Сил РФ, при НВВКУ(ВИ).

Выражаем большую благодарность М.Ю. Рогожину и А.В. Верховцеву за оказание помощи в разработке и оформлении данного учебного пособия.

Учебное пособие разработано старшим преподавателем кафедры УВ(ПМВ) В.М. Шваюк под общей редакцией кандидата педагогических наук, доцента, начальника кафедры УВ(ПМВ) А.А. Миллер. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30 - 2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и даёт рекомендации по основным вопросам организации работы с документами в условиях современного делопроизводства, связанного с управлением персоналом.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Документы, регламентирующие управление персоналом

1.1 Документ и системы документации

1.2 Состав и содержание кадровой документации

1.3 Основные документы, регламентирующие работу по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры (контракты)

ГЛАВА 2. Порядок и правила оформления документов

2.1 Оформление документов (состав реквизитов, требования к бланкам документов и их оформлению)

2.2 Порядок заполнения типовых форм

ГЛАВА 3. Порядок оформления документов при приёме на работу

3.1 Документы, оформляемые при приёме на работу

3.2 Порядок учёта кадров. Порядок оформления документов при переводе

3.3 Расторжение трудового договора (контракта)

ГЛАВА 4. Порядок подготовки приказов по личному составу

4.1 Подготовка приказов по личному составу

4.2 Ведение трудовой книжки

4.3 Ведение личных дел

ГЛАВА 5. Ведение делопроизводства в кадровой службе

5.1 Современные способы и техника создания документов

5.2 Организация документооборота. Систематизация документов

5.3 Номенклатура для формирования и хранения документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

КРАТКИЙ ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СПИСОК

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Простота есть главное условие красоты моральной.

Л. Н. Толстой

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документооборота. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. техника создание хранение документ

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

ГЛАВА I. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Документ и системы документации

Работа службы кадров (управления персоналом) обязательно документируется, как и любой вид деятельности организации. Для организации. Для функционирования и развития любой организации необходимо владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Так, один из этапов управленческого процесса сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их предоставления (Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федер. закон от 27 июня 2006 г. № 149-ФЗ // СЗ РФ. - 2006. - №31 (ч. 1). - Ст. 3448.).

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, т. е. зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, т. е. создания документа, называется документированием управленческой деятельности. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным практикой.

Термин «документ» происходит от латинского слова documentum - доказательство или свидетельство. Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина.

Документ может быть:

носителем информации (в сфере информационных технологий);

способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

-- источником фактов (в науке);

-- средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении).

Через документы поставляется информация лицам, принимающим решения, и через документы же эти решения доводятся до исполнителей.

В настоящее время среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений.

Так, ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет, что «документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России, 1998.). Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет документ как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель» (СЗ РФ - 2006. - № 31 (ч. 1). - Ст. 2448.).

Новый стандарт ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М: Госстандарт России, 2007.) определяет документ как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

Для понимания эволюции документа важно изучить вопрос о его функциях. Функция документа - это его целевое назначение. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален, т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

К важнейшим функциям документов относятся:

- информационная - определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам;

- социальная - документ создается для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов;

- управленческая - документ является инструментом управления;

- правовая - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

- коммуникативная - выполняет задачу передачи информации во времени и в пространстве, информационной связи между членами общества;

- культурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде, является носителем документированной информации¹.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и новые носители - магнитные (лента, диски), позволяющие использовать для документирования технические, в том числе автоматизированные, средства.

Документирование может осуществляться на естественном и искусственных языках с использованием новых носителей информации.

При создании документов используются средства документирования (ручки, магнитофоны, диктофоны, компьютерная техника и др.).

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование.

Текстовой документ - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.). Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных предприятий, учреждений и отдельных лиц.

Техническое документирование.

Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технического проектирования, инженерных изысканий и других работ. Техническими документальными материалами ведутся записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты и др.).

Фото-, кино-, видео документирование.

Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.).

Особенность фотодокументов состоит в том, что они возникают в момент событий, поэтому благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, судебной практике и т. д.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.).

Документы на машинных носителях. Электронное документирование.

С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, доступный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.).

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые);

- изобразительные (фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

- графические;

- фотодокументы;

- кинодокументы;

- электронные (созданные с помощью компьютерной техники);

-аудиовизуальные (запись изображений и звуков);

- фонодокументы (звукозапись).

В зависимости от источника поступления документы делятся:

-на входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние.

По характеру изложения содержания документы могут быть:

- индивидуальными;

- трафаретными;

- типовыми.

По срокам хранения документы делятся на документы:

- постоянного;

- долговременного (свыше 10 лет);

- временного (до 10 лет) хранения.

По срокам исполнения различают документы:

- срочные;

- требующие исполнения в определенный срок;

- несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По содержанию различают документы:

- созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

По виду оформления документы подразделяются:

- на подлинные;

- копии;

- выписки;

- дубликаты.

Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Выделяют несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридической силой, оригинальностью, подлинностью, копийностью.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления (ГОСТ Р 51141 - 98, - М., 1998.). На приобретение документами юридической силы влияет, во-первых, соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства; во-вторых, документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова originalis что означает «первоначальный, самобытный». Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Например, трудовой договор составляется в двух экземплярах, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок, исправлений (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998. Там же.). Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложениями, в ряде случаев с печатями.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы - документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукой автора.

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единственный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридической силы.

Копийиость документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Повторное точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) являются копией. Само понятие «копия» (лат. copia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

- выписка - копия части документа. Должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом;

- особый вид - фото- и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т. е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии;

- дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «дубликат». На копии документа делается пометка «копия».

Юридическая сила копий:

- копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;

- свидетельство юридической силы копии документа - отметка о её заверении.

Заверение копий должно производиться самой организацией или при необходимости нотариусом.

Правила заверения копий документов нотариусами отличаются от правил заверения копий, принятых в делопроизводстве.

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом. Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, и только систематизация документов позволяет обеспечить их быстрый поиск.

Проверенный способ упорядочения документов - это группировка их по каким-либо признакам (Номинальный, предметный, отраслевой, географический, хронологический и др.).

Документация - это комплекс документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.). Все документы делятся на официальные и документы личного происхождения. К личным относятся документы, созданные человеком вне сферы служебной деятельности или общественных обязанностей: личная переписка, дневники, мемуары. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам. К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, водительские права и т. д.). Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицируются не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.). Систему кадровой документации можно представить в виде схемы (рис. 1).

Система кадровой документации

- Плановая кадровая документация.

- Кадровая документация по подтверждению трудовых правоотношений.

- Документация по организации работы кадров.

- Документация по оценке трудовой деятельности.

- Учетная кадровая документация.

- Отчетно-статистическая кадровая документация.

- Финансовая и отчетно-бухгалтерская кадровая документация.

- Кадровая документация по труду.

- Кадровая документация по социальному развитию и обеспечению.

- Журналы контроля и учета и хранения документов.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции, а также на повышение конкурентоспособности продукции, работ и услуг.

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности занимает система организационно-распорядительной документации (далее - ОРД) - вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц¹.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

- организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления, указания);

- справочно-информационные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и др.);

- документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, трудовые контракты и др.);

- документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил
придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством (документационным обеспечением управления).

Реалии современной экономики диктуют компаниям и государственным структурам принципиально иную концепцию управления персоналом - инновационную, основанную на максимально более полном использовании творческого и организаторского потенциала работников, обеспечивающих гибкость и мобильность организации, ее высокую эффективность в быстроизменяющихся условиях внешней среды.

Это требует принципиально иного уровня документационного обеспечения кадрового управления, создания банков данных на имеющийся персонал и потенциальных работников.

Совокупность документации по обеспечению кадрового управления представляет собой совершенно особую отрасль документооборота предприятия (учреждения), отличающуюся целым рядом характерных особенностей. К ним можно отнести, прежде всего, предмет документации - регламентацию процессов и процедур управления трудом работника, персональные данные и т. п.

1.2 Состав и содержание кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико - экономической информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учётные документы, плановые и отчётно - статистические, организационно - распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации( документы по приёму, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

личная карточка (форма № Т-2);

учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

личные заявление работников предприятия;

графики отпусков;

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…),с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов -с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, № 21/ п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2,) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков (Приложение №6).

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Приложение №7) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело (Приложение №9).

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.

Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

В настоящее время во многих организациях специалистами разрабатываются принципиально новые информационно более емкие документы, позволяющие оптимизировать процессы управления персоналом. Однако эти документы являются инновационным дополнением к традиционному комплексу кадровой документации.

Характеристика документов

Обязательные документы в работе кадровой службы
Обязательные документы	Комментарии
Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры.	Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами.
Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка (форма № Т-2), табель учета рабочего времени.	Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности.
Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю.	Ведутся обязательно с использованием установленных образцов.
Документы, которые могут стать обязательными
Перечень документов.	Условия, при которых эти документы становятся обязательными.
Должностная инструкция.	Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора).
Положение об оплате труда и материальном стимулировании.	Если в трудовых договорах не расписана система отплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила внутреннего трудового распорядка).
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.	Если в организации есть такой режим работы.
График сменности.	Если в организации введена сменная работа.
Положение об охране коммерческой тайны.	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны.
Коллективный договор.	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем.
Договор о коллективной материальной ответственности.	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.	Если в организации работают сотрудники - материально-ответственные лица.

Законодательная база кадрового делопроизводства

Существенным недостатком нынешней системы документирования кадровой службы является то, что она во многом построена на основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в областях трудового законодательства, гражданского права, учета, статистики и др. Одна из главных причин такого положения - отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нормативно-методической базы делопроизводства, кадрового в частности.

К основным органам власти и управления, которые отвечают за организацию документального обеспечения управления (далее - ДОУ) на территории Российской Федерации, относятся:

- Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций;

- Госстандарт Российской Федерации (Госстандарт России);

- Федеральная служба по труду и занятости в составе Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

- Госкомстат России;

- Министерство юстиции Российской Федерации;

- Пенсионный фонд Российской Федерации.

Создавая документы, специалисты кадровых служб должны быть знакомы с нормативной базой, ориентироваться в ней, использовать как основу своей ежедневной работы. Знание законодательной и нормативной базы позволит сократить трудозатраты на оформление кадровых документов, избежать ошибок при их заполнении, замечаний и штрафных санкций при инспекционных проверках Государственной инспекцией труда. Документы, которыми необходимо пользоваться в работе кадровой службы, можно представить в виде схемы (рис. 2).

Документы, необходимые в работе кадровой службы

Официальные документы, содержащие нормы трудового права и охраны труда:

- Конституция РФ;

- Трудовой кодекс РФ;

- федеральные законы;

- указы Президента РФ;

- постановления Правительства РФ и нормативные акты федеральных органов исполнительной власти;

- конституции (уставы), законодательные нормативные правовые акты субъектов РФ;

- акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты

Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству:

- государственные стандарты;

- межотраслевые и ведомственные нормативы;

- перечень типовых управленческих документов;

- правила ведения и хранения документов;

- инструкции по заполнению кадровых документов;

- альбомы унифицированных форм первичной учетной документации;

- общероссийские классификаторы;

- классификационные справочники.

В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций.

1.3 Основные документы, регламентирующие работу по управлению персоналом ( правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, трудовые договоры ( контракты) и пр.)

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

учредительные документы ( устав и договор);

структура и штатная численность;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о структурных подразделениях;

должностные инструкции работникам.

Правила внутреннего распорядка

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

Штатное расписание

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его штатная численность. Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем директора по экономике, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором, в грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором организации.

Ворганизации несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора по экономике, юристом и утверждается директором предприятия.

Должностные инструкции

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Целями разработки должностной инструкции являются:

создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

общие положения;

основные задачи и функции;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

взаимоотношения.

связи по должности.

оценка деятельности

В разделе «Общие положения» указывают:

квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;

основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;

порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения предприятия.