Делопроизводство в кадровой службе

6) Место составления (издания) документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Справочные данные об организации.

Справочные данные включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номер факса, телекса, адрес электронной почты и т.д.).

8) Адресат.

Реквизит «Адресат» может состоять из следующих частей:

Наименование организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже).

Адресат указывается на верхней правой стороне бланка с угловым штампом или первой странице листа, если документ подготовлен не на бланке.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Все строки реквизита «Адресат» размещают центрованным способом (каждая строка реквизита центруется по отношению к самой длинной строке, которая ограничивается правым полем). Длина максимальной строки не должна превышать 10 см.

Документы адресуют организациям, предприятиям, должностным или физическим лицам.

В наименованиях адресата сокращения в наименованиях организаций (ФГУП, ОАО и т.п.) и должностях не применяются.

Например:

Открытое акционерное общество «Транссервис»

Инициалы и фамилия печатаются прописными буквами. Например:

Директору

открытого акционерного общества

«32 судоремонтный завод»

В.А.КОРАБЛЕВУ

При адресовании служебных документов не более чем в четыре адреса слово «Копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

Например:

Начальнику управления транспорта Московской области Начальнику 1173 автобазы хранения резерва автотранспорта

Начальнику 195 автоколонны

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе проставляется только один адресат.

Например:

Начальникам автоколонн

Только: начальнику 195 автоколонны

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям и постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82, г. Москва, 117393

При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и его почтовый адрес.

Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию.

Например:

Командиру войсковой части 25801 119160, г. Москва

Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, дислоцирующихся за пределами Российской Федерации, производится без указания пунктов дислокации.

Например:

Командиру войсковой части -полевая почта 20202

При адресовании документа физическому лицу элементы почтового адреса на почтовых отправлениях указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи :

а) фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Например:

Ивановой Марине Петровне

ул. Пионерская, д. ^, кв. 45,

г. Москва, 117614

9) Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (для приказов, писем, справок и т.п.), дата его утверждения (для планов, отчетов и т.п.) или дата события, которое в нем зафиксировано (для постановлений, протоколов, актов и т.п.).

В состав даты входят число, месяц и год. При подготовке проекта служебного документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата служебного документа проставляется собственноручно должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

В служебном документе, составленном несколькими организациями, датой является дата подписания (утверждения) его должностным лицом, подписывающим (утверждающим) его последним.

Служебные документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты служебных документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на распорядительных служебных документах, протоколах, финансовых документах, служебных письмах, записках, телеграммах и в текстах этих документов.

Например:

15 августа 2009 г.

При оформлении даты других документов (в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т.п.) допускается применение цифрового способа. Дату документа оформляют арабскими цифрами, разделенными точкой, в последовательности: день месяца, месяц - двумя парами цифр, год -двумя или четырьмя цифрами (точка после года не ставится, буква «г» не употребляется).

Например:

14.03.09 или 14.03.2009

Служебный документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.

10) Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - это порядковый номер служебного документа с начала календарного года. Реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое служебному документу при его регистрации. Допускается проставлять отметку о поступлении служебного документа в виде штампа с указанием даты его поступления (при необходимости - времени поступления).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в служебном документе.

11) Наименование документа.

Наименование документа (далее именуется - заголовок) включает в себя краткое содержание документа и должно быть согласовано с видом документа.

Служебный документ формата А4 должен иметь заголовок. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «О выделении...», «Об утверждении...», «О командировании...».

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от реквизита «Вид документа». Заголовок располагается: в служебных письмах - от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

12) Текст документа.

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа. Он должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Основной текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка (в случае его подготовки) в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели его составления, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Основной текст наставления, руководства, регламента, инструкции, правил может подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы - римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - арабскими цифрами (реже строчными буквами) с закрывающейся круглой скобкой. Разделы и главы имеют заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют.

Разделы и главы имеют сквозную нумерацию. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.

После цифровых или строчных буквенных обозначений с закрывающейся круглой скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенного обозначения.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В распорядительных служебных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «РЕШИЛИ»).

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»;

от третьего лица единственного числа («Министерство обороны Российской Федерации не возражает»).

13) Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.
Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта»

включает в себя исходящий номер и дату документа, на который дается ответ.

Данный реквизит обязателен для ответных писем.

Реквизит располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», состоит из

постоянной части в виде: «На № », в которой проставляются

номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.

14) Отметка о наличии приложений.

Если к служебным документам, кроме распорядительных служебных документов, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается с красной строки. После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: в 2 экз. на 5 л. каждый.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число экземпляров и число листов; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложения: 1. Штатное расписание... в 3 экз. на 4 л. каждый. 2. Смета расходов... в 2 экз. на 3 л. каждый.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

Приложения: согласно описи на ... листах.

Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова «только адресату», если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и т.д.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

На служебных документах, представляемых Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, начальнику Аппарата Министра обороны Российской Федерации, направляемых в установленном порядке в органы государственной власти, приложения перечисляются на обороте последнего листа основного документа.

Об этих приложениях в текстах указанных распорядительных служебных документов указывается: «Утвердить прилагаемое...» (следует название документа) или «Утвердить Инструкцию о...» (указывается ее название), а затем следуют слова (приложение №к настоящему приказу).

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется строчными буквами (начиная с прописной) слово «Приложение», а ниже следует наименование распорядительного служебного документа в согласованном роде и числе, его дата и номер.

Например:

Приложение

к приказу Министра обороны

Российской Федерации

2009 года №170

Приложения к проекту распорядительного служебного документа должны быть подписаны начальником подразделения, готовившего проект этого документа, или его вышестоящим начальником. Реквизит «Подпись должностного лица» оформляется полужирным шрифтом, при этом должность оформляется прописными буквами центрованным способом.

Например:

НАЧАЛЬНИК АВТОДОРОЖНОЙ СЛУЖБЫ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

И.Петров

15) Гриф согласования.

Реквизит «Гриф согласования» оформляется при согласовании проекта служебного документа с неподчиненными или сторонними организациями (внешнее согласование).

Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), , личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра транспорта Российской Федерации

И.Фамусов

«10» июля 2009 г.

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

от 10 июля 2009 г. № 5

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 10 августа 2009 г. № 02-15/1247-Т

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования». На проекте служебного документа делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование осуществляется в следующей последовательности:

- с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющимигосударственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

16) Гриф утверждения.

Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного служебного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Служебные документы утверждаются руководителем (начальником), в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

На служебных документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, наименования должности, и личной подписи лица, утверждающего документ, ее расшифровки (в виде инициала имени и фамилии) и даты (печатается словесно-цифровым способом).

Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности располагаются центровано, воинское звание (при наличии) и дата - по левому краю (полю) самой длинной строки, инициал имени и фамилия - по правому краю (полю).

Например:

УТВЕРЖДАЮ Исполнительный директор 195 автобазы

В.Зеньков «10»января 2009 г.

При утверждении служебного документа несколькими лицами, состоящими в равных должностях, грифы утверждения располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. При разных должностях грифы утверждения располагают один под другим в соответствии с занимаемой должностью.

17) Виза.

Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание (при наличии), инициал имени и фамилия) и дату визирования.

. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. В случае несогласия с проектом служебного документа имеющиеся замечания, особые мнения и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, при этом реквизит «виза» дополняется словами «Согласовано с замечаниями», помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле организации, ниже текста и подписи. На проектах распорядительных служебных документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими организациями, то к нему может прилагаться лист согласования.

18) Оттиск печати.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на служебных документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

19) Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись должностного лица» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно

Начальник отдела кадров

Подпись

А.Петров

«17 »июня 2009 г.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати установленного образца.

20) Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе служебного документа проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа служебного документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер служебного телефона.

Например:

Исп. И.И.Петров

Тел. 696-89-00

21) Указания по исполнению документа.

В состав реквизита входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5.2 Организация документооборота. Систематизация документов

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота на каждом предприятии должна отвечать следующим требованиям:

- прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

- лишние инстанции в прохождении документов и не обусловленные деловой необходимостью этапы работы с документами следует исключать. Каждое перемещение документа должно быть оправданным;

- в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Единый «маршрут» для документов одного вида или совокупности документов образует документопоток. Основные потоки документов делятся:

-на входящие (поступающие в учреждение);

-исходящие (отправляемые из организации);

-внутренние (документы, создаваемые в организации и используемые в ее внутреннем управленческом процессе).

Документы, поступающие в учреждение, предприятие, проходят следующие стадии:

-первичная обработка;

-предварительное рассмотрение;

-регистрация;

-рассмотрение руководством;

-передача на исполнение.

Порядок прохождения исходящих документов состоит:

-из составления проекта документа;

-его изготовления;

-согласования;

-подписания;

-утверждения (в необходимых случаях);

-регистрации;

-отправки.

Внутренние документы готовятся, оформляются, исполняются и используются в пределах самой организации. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими документами, а на этапе исполнения или использования - с входящими документами.

Всю совокупность обработанных документов (входящих, исходящих и внутренних) условно называют объемом документооборота. При этом учитываются не только подлинники документов, но и их размноженные экземпляры - копии. В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, полученные по электронной почте. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает число основных документов, а знаменатель - число экземпляров копий.

При проектировании рациональных документопотоков в кадровой службе составляют график документооборота, схемы (оперограммы) движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные «маршруты» и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе целесообразный порядок работы с документами в отделе.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536), которое заключается в том, что «регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях».

Регистрация документов осуществляется для решения следующих задач:

- количественного учета документов, необходимого для подсчета объема документооборота;

- обеспечения сохранности документов, устранения возможности их утраты;

- восстановления информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий;

- обеспечения возможности ведения контроля исполнения документов;

- обеспечения возможности ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников организации и внешних потребителей.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Существенным вопросом при регистрации документов является состав реквизитов документов, которые переносятся в регистрационную форму. Выделяют обязательные регистрационные реквизиты и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся:

-наименование автора документа (корреспондент);

-наименование документа;

-дата документа;

-номер документа;

-дата поступления документа (для входящих документов);

-номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

-заголовок документа или его краткое содержание;

-резолюция;

-отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Дополнительными могут быть реквизиты:

-расписка исполнителя в получении документа;

-ход исполнения;

-количество листов и экземпляров документа и др.

В наше время существуют три формы регистрации: журнальная, карточная и с помощью соответствующих компьютерных программ. Однако регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора суд или государственная инспекция компьютерную регистрацию труда могут не признать.

Листы журнала, начиная со второго, нумеруются в правом верхнем углу. Все листы прошиваются прочными нитками, их концы выводятся на последний пронумерованный лист с обратной стороны и склеиваются бумажным квадратом, в середине которого ставится печать организации. Правильность оформления заверяется надписью: «В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью ___ листов», которая размещается на оборотной стороне последнего пронумерованного листа. Надпись подписывает работник отдела кадров.

После последней регистрационной записи в журнале делается, например, следующая надпись: «5 данном журнале зарегистрировано 120 документов с № 1 по 120. Случайно пропущены номера 5 и 80»; указывается название должности, подпись и расшифровка подписи ответственного работника.

Все регистрационные журналы имеют номер по номенклатуре дел. Оформление обложки журнала включает название журнала, наименование организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, который размещается в верхнем правом углу обложки. В правом нижнем углу указывается дата начала и дата окончания журнала в соответствии с числами первого и последнего, зарегистрированных в журнале документов в пределах календарного года.

В отделе кадров обязательно должны быть следующие регистрационные журналы:

-журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы - в течение календарного года, начиная нумерацию с нового года заново, а можно так, как регистрируются, например, штатные расписания - за весь период деятельности организации, т. е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);

-журнал регистрации личных карточек (форма Т-2);

-журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);

-журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах - вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);

-журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка и т. п.);

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки в сейфе).

На факультативной основе (это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Книги учета нужны, чтобы фиксировать: сверхурочные работы, использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска; предоставленные работникам отгулы и т. д.

Во многих случаях в ТК РФ требуется, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

-окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня) (ст. 71 ТК РФ);

-истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения) (ст. 79 ТК РФ);

-ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала) (ст. 123 ТК РФ) и др.

Исполненные документы систематизируются для последующего хранения и ведения информационно-справочной работы. Периодически возникающая потребность поиска документов прошлых лет вызывает необходимость их четкого распределения по определенным группам, называемым первичными комплексами, или делами.

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Группирование исполненных документов в дело по определенным признакам и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Работа по формированию дел состоит: из раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов; расположения документов внутри дел в определенной последовательности; оформления обложки дела. Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. В конце календарного года в кадровой службе заготавливают на следующий год столько папок, сколько дел числится в номенклатуре.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

-помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

-включать в дело по одному экземпляру документа, и только подлинник документа;

-группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела и переходящие);

-помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

-формировать в отдельные дела документы постоянного и временного срока хранения (например, документы - основания к приказам по личному составу, не вошедшие в состав личных дел, в частности заявления работников, формировать отдельно от приказов);

-подлинники отделять от копий;

-годовые планы и отчеты хранить отдельно от месячных и квартальных;

-утвержденные документы - отдельно от проектов;

-дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы.

При формировании документов в дела используются определенные признаки заведения дел. Основанием для группировки дел по номинальному признаку служит название их разновидности: приказы, протоколы, акты и т. п.

При формировании документов по предметно-вопросному признаку за основу берется их содержание: «Документы по вопросам переподготовки кадров». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора: «Протоколы аттестационной комиссии». При переписке используется корреспондентский признак.

При этом в заголовке дела помимо корреспондента раскрывается содержание вопроса: «Переписка с органами социального развития по вопросам назначения пенсий». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку: «Переписка с учебными центрами г. Новосибирска».

Группировка документов за какой-либо определенный период производится по хронологическому признаку: «Квартальные отчеты о работе с кадрами за 2006 год». Как правило, при формировании дел используются не один признак, а несколько.

В дело должны помещаться документы, содержательная часть которых соответствует заголовку дела.

5.3 Номенклатура для формирования и хранения документов

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел -- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре дел.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

Требования к формированию дел

- определение круга документов для включения в номенклатуру;

-составление заголовков (наименований) дел;

-разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

- определение сроков хранения дел;

- определение системы индексации и установление индексов дел;

- оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре -- охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел.

Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем -- дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Определение сроков хранения дел.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения -- важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов -- постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) -- устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел.

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03--02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню	Примечание
01--02 01--03	Устав фирмы Штатное расписание		Пост., ст. 37 Пост., ст.52

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа -- названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа -- количество дел (томов, частей) -- заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного	8	1
Временного (свыше 10 лет)	14	6
Временного (до 10 лет включительно)	25
Итого	47	7

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй -- в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

- в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Правила хранения дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела -- нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложенных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

Итого_____________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи_____________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка Дата

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт³ заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.