Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Задание (вопросы для контроля)

1. Что нужно для создания полноценного документа?

2. Что такое документооборот?

3.Каким требованиям должна отвечать организация документооборота?

4. На какие потоки делится документооборот?

5. В чём состоит порядок прохождения исходящих документов?

документов?

7. Для чего осуществляется регистрация документов?

8. Ч то относится к обязательным реквизитам при регистрации документов?

9. Ч то относится к дополнительным реквизитам при регистрации документов?

10. Какие регистрационные журналы должны быть обязательно в отделе кадров?

11. Что такое «Дело»?

12. Какие основные требования нужно соблюдать при формировании дела?

13. Что такое «Номенклатура дел»?

14. Для каких целей используется «Номенклатура дел»?

15. Какие требования предъявляются к номенклатуре дел?

16. Какие требования предъявляются к формированию дел?

17. Какие документы включаются в номенклатуру дел?

18. Какие требования предъявляются к заголовку дел?

19. От чего зависит срок хранения дел?

20.Что такое индексация дел?

21. Что такое формирование дел?

22. Где должны размещаться дела?

23. Что такое внутренняя опись документа?

24. Кем составляется номенклатура служебных дел?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

КРАТКИЙ ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СПИСОК

Здесь приведены наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в нормативно-технических разработках, государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации.

Адресат - получатель.

Адресант - отправитель.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акцепт - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация - краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выписка - копия части текстового документа.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

Гриф секретности - реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него.

Дата - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договоренность - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье - документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

Индекс - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация - проставление индекса.

Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы.

Наряд-заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Объяснительная записка 1) - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа 1) - первоначальный экземпляр документа;

2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

Оферта - см. Предложение.

Официальные документы - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.

Подлинник документа - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

Положение 1) - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий;

2) - свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

Предложение - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Приказ 1) - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;

2) - документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Расписание - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты - обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Рекламационное письмо - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.

Решение 1) - правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государст-венными органами и общественными организациями и т.д.;

2) - документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолю-ция собрания, совещания и т.д.

Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись - (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения - подпись и печать.

Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка 1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) - документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Табуляграмма - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Текстовой документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы 1) - (тексты-аналоги) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;

2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одно-именных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание 1) - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления;

2) - документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле 1) - воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу;

2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Экспедиция - специальный аппарат учреждения для приема документов.

Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула - (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка"; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

Глоссарий кадровой документации

Кадровая документация - совокупность форм, отражающих наличие и движение трудовых ресурсов

Виды документации по управлению персоналом - подразделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Государственные стандарты на кадровую документацию - в РФ - нормативно-правовые, нормативно-методические законодательные и подзаконные акты, регламентирующие состав, структуру, реквизиты и правила оформления кадровой документации.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция:- разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем;- подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком;- утверждается первым руководителем организации;- согласовывается с юристом; доводится до работника под расписку.Типовая должностная инструкция состоит из шести разделов: Общие положения, Цели, Функции, Связи по должности, Права, Отвественность

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит:- личный листок по учету кадров;- автобиографию;- копии документов об образовании;- копию документа об утверждении в должности;- характеристики или рекомендательные письма;- заявление о приеме на работу или трудовой договор;- копию приказа о приеме на работу;- список научных трудов и изобретений и др.

Личностная спецификация - документ, описывающий характеристики, которыми должен обладать человек для успешного выполнения работы. Различают личностные спецификации:- из семи пунктов по А.Роджеру; и- из пяти пунктов по М.Фрейзеру.

Назначение - постановление, приказ или распоряжение о зачислении на работу

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - совокупность утвержденных в установленном порядке:- документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера; и- нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила и методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов - документ Госстандарта РФ, предназначенный для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих с учетом состава и распределением кадров:- по категориям персонала; по уровню квалификации;- по степени механизации и условиям труда и др.

Оперативный план работы с персоналом - комплекс кадровых мероприятий, направленных на реализацию конкретных целей организации и каждого работника и охватывающих планирование всех видов работ с персоналом в организации. Обычно оперативный план работы с персоналом составляется на год.

Описание работы - фиксация данных о содержании конкретной работы в конкретной организации. Описание работы включает:- наименование работы;- подчиненность вверх и вниз;- общую цель работы- краткое описание основных операций;- уровень полномочий и ответственности;- описание квалификации кандидата, необходимых личных качеств, компенсационного пакета и т.д.

Первичные документы по учету личного состава работников - приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении

Положение о персонале - документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие вопросы.

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации: задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает семь разделов:-1- Общие положения;-2- Задачи подразделения.
-3- Организационная структура подразделения.-4- Функции подразделения.-5- Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации;
-6- Права подразделения-7- Ответственность подразделения.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

Спецификация работы - документ, составленный на основе анализа работы. Спецификация работы содержит требования к работе по конкретной должности или рабочему месту. Спецификация работы содержит разделы: пункты ответственности;- рабочие взаимоотношения;- условия труда- контроль за выполнением работы; - требования, предъявляемые работой к образованию, квалификации и опыту работника

Схема замещения должностей - документ, содержащий перечень должностей руководителей и специалистов организации, подлежащих замещению работниками с высшим и средним специальным образованием. Схемы замещения позволяют прогнозировать персональные продвижения по службе, их последовательность и сопутствующие мероприятия. Схема замещения должностей - вариант схемы развития организационной структуры организации, ориентированной на конкретные личности.

Тарифно-квалификационные характеристики - описание должностных обязанностей, уровня профессиональных знаний, трудовых навыков, опыта, умений.

Тарифно-квалификационный справочник - нормативный документ, предназначенный для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик.

Трудовая книжка - в РФ - основной документ, характеризующий трудовую деятельность работника. В трудовую книжку вносятся сведения:- о работнике;- о выполняемой им работе;- о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.Трудовой кодекс Российской Федерации. [Текст] Закон Российской Федерации от 30.12.01 № 197- Ф5.-Новосибирск, 2002.-325 с.

2.Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. [Текст]: постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1.// Рос. газета.-2004.-7июня

3.Обдожки дел длительных сроков хранения [Текст]:ГОСТ 17914-72 -М. : Изд-во стандартов, 2001.- IV, 35с.

4.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст]: ГОСТ Р 6.30-97 - М.: Изд-во стандартов, 1997.-III,145с.

5.Типы, разновидности, технические требования. [Текст] -М.: Изд-во стандартов, 1984.-IX,126 с.

6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 Об утверждении сведений конфиденциального характера : офиц. текст / М-во юстиции Рос. Федерации.-М.: Рос. Газета.-1997.-7апр.

7. Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. [Текст]: - М.: Экономические новости, 1998.-175с.

8.Об утверждении Временных методических рекомендация по аттестации государственных служащих[Текст]: письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ

9.Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. [Текст]: практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез,2000.-480с.

10.Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе[Текст]: - М.: ИНФРА -М,2000.-650с.

11.Печникова, Т.В Практика работы с документами в организации .[Текст]:учебное пособие./Т.В. Печникова, А.В. Печникова- М.: Ассоциация авторов и издателей Тандем. Издательство ЭКМОС, 1999.-380с.

12.Пустозерова, В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу.[Текст]: -М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.-196с.

13. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: учебно-практическое пособие - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2007 - 776с.

14.Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству[Текст]: -М.: Приор. издание 2, переработанное и дополненное. 1998.-575с.

15.Сотов, П.В. Сборник трудовых документов. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: -М.:1997 П.В. Сотов, М.Н. Микушина - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.-685с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения

Подпись

Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _______________ № _____ _______________	СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____

Приложение 2

Форма номенклатуры дел

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____№ _______________ ______________________ (место составления)	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _______________ № _____ _______________	СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____

Приложение 3

Форма описи дел постоянного хранения

	УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя министерства (ведомства) Подпись, расшифровка подписи

Фонд №_________________

Опись №______________

дел постоянного хранения за ________ год

__________________________________________

название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел (цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК министерства (ведомства) от _______________ № _____	УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от _______________ № _____

Приложение 4

Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя министерства (ведомства)

Подпись Расшифровка подписи

Фонд №_________________

Опись №______________

дел долговременного хранения за ________ год

_____________________________________________________________

название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел (цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи

Подпись

Расшифровка

Подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение 5

Образец листа заместителя

Лист-заместитель Документ № _____ от _______, поступивший (наименование корреспонденции) По вопросу_______________________ Выдан _______________ _________________ когда кому Выдал________________ Получил____________________

Приложение 6

Образец карты - заместителя

КАРТА-заместитель Дело № _____ 2002 г. Структурное подразделение Дата выдачи Количество листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приеме

Приложение 7

Образец листа заверителя дела

Лист-заверитель В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи. Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка. Секретарь Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение 8

Образец годовой описи дел

ОПИСЬ №__________________________________________

Название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Приложение 9

форма внутренней описи документов дел

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ____________

№ п/п	Индекс документов	Дата документов	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого______________________________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи ____________________________

цифрами и прописью

Должность подпись И. О. Фамилия

Приложение 10

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, ЗАКЛЮЧАЕМЫЙ ПО ОБЩЕЙ ФОРМЕ

(НА ОБЩИХ ОСНОВАНИЯХ)

Примерная форма трудового договора, заключаемого на общих основаниях, особенности ее применения

При заключении трудового договора на общих основаниях, вне зависимости от категории работника (за исключением случаев, оговоренных выше), целесообразно использовать в качестве основы примерную форму трудового договора, утвержденную Постановлением Минтруда России от 14.07.1993 N 135 (Приложение 2 к указанному Постановлению). Примерная форма трудового договора - с учетом соответствующих положений новой редакции ТК РФ и изложенных ранее требований о порядке его подготовки - представлена на рис. 2.36.

Примерная форма трудового договора (контракта)

Текст подготовлен с учетом соответствующих положений новой редакции ТК РФ.

Отметим, что представленный вариант текста может быть применен и для подготовки трудовых договоров, заключаемых с работниками в связи с особыми условиями выполнения порученной им работы. В содержании таких трудовых договоров должна найти свое отражение специфика регулирования социально-трудовых отношений между работником и работодателем с учетом поручаемой ему работы, а также условий ее выполнения

Соответствующие примеры представлены далее.

Унифицированный текст трудового договора, заключаемого с работником предприятияна общих основаниях

1. Стороны договора

1.1. Предприятие _____________________________________________

(наименование в соответствии

__________________________________________________________________

с регистрационными документами)

в лице __________________________________________________________,

(должность, Ф.И.О.)

действующего на основании ________________________________________

(устава (положения) и

_________________________________________________________________,

др. - указать конкретно)

именуемое в дальнейшем Работодатель, и гражданин _________________

_________________________________________________________________,

(Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящий договор о

нижеследующем.

1.2. ... (далее могут быть изложены иные положения, относящиеся к правовому регулированию статуса сторон договора).

2. Предмет договора

2.1. Работник принимается на работу в ________________________

(наименование

__________________________________________________________________

структурного подразделения:

_____________________________________________________ Работодателя

цех, отдел, лаборатория, группа и пр.)

по профессии, должности __________________________________________

(полное наименование профессии, должности

_________________________________________________________________,

в именительном падеже)

квалификации _____________________________________________________

(разряд, квалификационная категория

_________________________________________________________________.

в родительном падеже)

договором по основной работе

2.2. Настоящий договор является ------------------------------

договором по совместительству

(нужное подчеркнуть)

2.3. ... (далее могут быть изложены иные положения, относящиеся к правовому регулированию предмета договора).

3. Срок действия договора

является бессрочным

3.1. Настоящий договор -------------------

заключен на срок ______________________

(указать конкретно

__________________________________________________________________

или "до окончания работы, определенной трудовым договором")

(подчеркнуть нужное)

в связи с тем, что ______________________________________________.

Основание: _______________________________________________________

(указать причину заключения срочного договора в

_________________________________________________________________.

соответствии с ТК РФ)

3.2. Дата начала работы, определенной договором, - ___________

(указать

__________________________________________________________________

конкретно. Если дата не указана, работник приступает к работе на

__________________________________________________________________

следующий день после подписания трудового договора

_________________________________________________________________.

обеими сторонами)

3.3. ... (далее могут быть изложены иные положения, относящиеся к правовому регулированию срока действия договора).

4. Обязанности и права Работника

4.1. В период действия настоящего договора Работник должен выполнять следующие обязанности:

4.1.1. Дорожить званием работника предприятия.

4.1.2. Выполнять, помимо обязанностей, предусмотренных настоящим разделом, иные особые обязанности и обязательства, принятые на себя в соответствии с разделом 10 настоящего договора.

4.1.3. Добросовестно и эффективно трудиться, выполнять порученную ему работу своевременно и качественно, в объеме, определенном заданием (планом работы), и в точном соответствии с должностной инструкцией (Приложение 1 к настоящему договору, здесь не приводится).

4.1.4. Неукоснительно соблюдать правила внутреннего трудового распорядка предприятия.

4.1.5. Не допускать нарушений трудовой дисциплины.

4.1.6. Выполнять установленные нормы труда, нормы расходования средств труда, сырья.

4.1.7. Неукоснительно соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда.

4.1.8. Не допускать случаев небрежного отношения к имуществу Работодателя и других работников, могущих повлечь за собой их повреждение или утрату.

4.1.9. Незамедлительно сообщать Работодателю (руководителю структурного подразделения, непосредственному руководителю) о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Работодателя.

4.1.10. ...и т.д. (указать конкретно).

4.2. В период действия настоящего договора Работник имеет право на:

4.2.1. Изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами.

4.2.2. Предоставление ему работы, обусловленной настоящим договором.

4.2.3. Рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором.

4.2.4. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, а также количеством и качеством выполненной работы.

4.2.5. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.

4.2.6. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.

4.2.7. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.

4.2.8. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4.2.9. Участие в управлении предприятием в предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах.

4.2.10. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.

4.2.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.

4.2.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.

4.2.13. Возмещение вреда, причиненного Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.

4.2.14. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

4.2.15. ...и т.д. (указать конкретно).

4.3. ... (далее могут быть изложены иные положения, относящиеся к правовому регулированию обязанностей и прав работника).

5. Обязанности и права Работодателя

5.1. В период действия настоящего договора Работодатель должен выполнять следующие обязанности:

5.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего договора.

5.1.2. Предоставлять Работнику работу, обусловленную настоящим договором.

5.1.3. Обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для надлежащего исполнения им трудовых обязанностей, а также безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда.

5.1.4. Обеспечивать Работнику достойную оплату за добросовестный труд, выплачивать в полном размере причитающуюся ему заработную плату в сроки, установленные настоящим договором.

5.1.5. Вести коллективные переговоры с участием Работника (его представителей), предоставлять Работнику (его представителям) полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением.

5.1.6. Своевременно и в полном объеме выполнять предписания государственных надзорных и контрольных органов, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения законов, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

5.1.7. Рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных Работником представителей о выявленных нарушениях законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по их устранению и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям, а в необходимых случаях - непосредственно Работнику.

5.1.8. Создавать условия, обеспечивающие участие Работника в управлении предприятием в предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах.

5.1.9. Обеспечивать бытовые нужды Работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, а также осуществлять обязательное социальное страхование Работника в порядке, установленном федеральными законами.

5.1.10. Возмещать вред, причиненный Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

5.1.11. Исполнять по отношению к Работнику иные обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

5.1.12. ...и т.д. (указать конкретно).

5.2. В период действия настоящего договора Работодатель имеет право:

5.2.1. Изменять и расторгать настоящий договор в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами.

5.2.2. Вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры.

5.2.3. Поощрять Работника за добросовестный и эффективный труд.

5.2.4. Требовать от Работника надлежащего исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу Работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка предприятия.

5.2.5. Привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами.

5.2.6. ...и т.д. (указать конкретно).

5.3. ... (далее могут быть изложены иные положения, относящиеся к правовому регулированию обязанностей и прав работодателя).

6. Компенсации и льготы, предоставляемые Работнику

за работу в тяжелых (вредных, опасных) условиях,

их краткая характеристика

__________________________________________________________________

(Указывается "Не предусмотрены" либо в соответствии с условиями,

__________________________________________________________________

предусмотренными федеральными законами, нормативно-правовыми

_________________________________________________________________.

актами, устанавливающими такие компенсации и льготы)

7. Ограничения, устанавливаемые в отношении работника в связи с ыполнением им работы согласно настоящему договору

__________________________________________________________________

(Указывается "Не предусмотрены" либо в соответствии с условиями,

__________________________________________________________________

предусмотренными федеральными законами, нормативно-правовыми

_________________________________________________________________.

актами, устанавливающими такие компенсации и льготы)

8. Режим труда и отдыха

8.1. Режим труда и отдыха, установленный в отношении Работника:

соответствует предусмотренному общими правилами предприятия, с которыми Работник ознакомлен Работодателем до подписания настоящего договора.

Предусматривает следующее:

8.1.1. Работнику установлены следующие рабочие дни: __________________________________________________________________

8.1.2. Продолжительность рабочего дня Работника составляет ______________________________________________________________ часов.

8.1.3. Начало работы - 00 ч 00 мин., окончание работы - 00 ч 00 мин., в предвыходные (предпраздничные) дни - соответственно 00 ч 00 мин. и 00 ч 00 мин.