Делопроизводство в кадровой службе

В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом предприятия.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Трудовой договор

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;

в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

режим труда и отдыха;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

на неопределенный срок;

на определенный срок не более пяти лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считаются заключенным на неопределенный срок.

Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.

Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника:

а) с учетом характера предстоящей работы;

б) с учетом условий ее выполнения;

в) с учетом интересов работника;

г) в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

С целью проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок, в пределах предусмотренных законодательством. Если работник принимается с испытательным сроком, то в трудовом договоре фиксируется конкретный срок испытания (с какого по какое время).

Поскольку представителем работодателя в трудовых отношениях является администрация (включая руководителя), некоторые обязанности по трудовому договору возлагаются на администрацию. К их числу относятся:

обязанности эффективно организовать труд работников;

создавать условия для безопасного и высокопроизводительно труда, оборудовать рабочие места в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;

своевременно выплачивать работникам обусловленную договором заработную плату.

В трудовой договор могут быть внесены обязательства работника по повышению квалификации, уровня профессионализма и компетентности, а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а также обязательства работодателя по отношению к работнику, заключающееся в представление широких возможностей для получения знаний и навыков, создании соответствующих условий для их приобретения.

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Работник обязан преступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления в договора в силу.

Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительный срок в течение недели, то трудовой договор аннулируется.

Содержание договора составляет весь комплекс условий, определяющих взаимные права и обязанности сторон.

Некоторые условия трудового договора устанавливаются трудовым законодательством. Многие условия трудового договора жестко регламентируются законодательством и стороны не могут изменить их, если в результате ухудшается положение работника, даже по взаимному соглашению. Если условие договора полностью совпадает с установленными законом нормами, то можно не дублировать законодательство и не указывать это условие.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Задание (вопросы для контроля)

1. Что такое «информация»?

2. Что такое «документ»?

3.Каким может быть документ?

4.Какие функции документов являются важнейшими?

5.Какие различия имеют документы?

6.Что такое «документация»?

7.Чтакое « система документации»?8

8.Какие системы кадровой документации имеются?

9.Какие документы входят в состав кадровой документации?

10.Какие документы необходимы в работе кадровой службы?

11.Какие документы относятся к организационным?

12.Что понимается под правилами внутреннего распорядка?

13.Какие разделы входят в должностную инструкцию?

14.Кто является сторонами трудового договора?

15.На какой срок заключаются трудовые договоры?

ГЛАВА II. ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Оформление документов ( состав реквизитов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов и их оформлению).

В каждом документе, относящемся к УСОРД, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации-авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составления текста (работа над содержательной частью) и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательным элементом оформления официального документа (наименование автора документа, адресата, дата, подпись, гриф утверждения, печать и др.)¹. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты документа могут быть: простые, сложные, цифровые, словесно-цифровые, обязательные, дополнительные. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование организации). Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметки о контроле, об исполнении и др.).

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе в определенной последовательности, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для определенного вида документа, называется типовым формуляром. Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются по единой для них модели, называемой формуляром-образцом документа.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

При подготовке ОРД оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТ Р 6.30--2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»¹.

Данным ГОСТом установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Следует иметь в виду, что закрепленный в ГОСТе перечень реквизитов относится только к ОРД (хотя с помощью этих реквизитов оформляются и документы других систем документации). В законодательстве нет единого перечня реквизитов для всех систем документации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 -- Государственный герб Российской Федерации;

02 -- герб субъекта Российской Федерации;

03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 -- код организации;

05 -- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 -- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -- код формы документа;

08 -- наименование организации;

09 -- справочные данные об организации;

10 -- наименование вида документа;

11 -- дата документа;

12 -- регистрационный номер документа;

13 -- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 -- место составления или издания документа;

15 -- адресат;

ГОСТ Р 6.30--2003.-- М., 2003.

-16 -- гриф утверждения документа;

-17 -- резолюция;

- 18 -- заголовок к тексту;

-19 -- отметка о контроле;

-20 -- текст документа;

- 21 -- отметка о наличии приложения;

-22 -- подпись;

-23 -- гриф согласования документа;

-24 -- визы согласования документа;

- 25 -- оттиск печати;

-26 -- отметка о заверении копии;

-27--отметка об исполнителе; -28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

-29 -- отметка о поступлении документа в организацию;

-30 -- идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Реквизит 01; 02 -- Государственный герб РФ и герб субъекта РФ -- помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»¹. Субъектам Российской Федерации, муниципальном образованиям, а также общественным объединениям, предприятиям, учреждениям и организациям запрещается

Реквизит 03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) -- помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема -- символическое графическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи. Эмблема может отображать и направление деятельности организации.

Реквизит 04 -- код организации -- проставляется по «Общероссийскому классификатору предприятий и организаций» (далее -- ОКПО).

Код ОКПО включает восемь знаков. Коды ОКПО присваиваются в соответствии с положением о ведении «Общероссийского классификатора предприятий и организаций» и взаимосвязанных с ним классификаторов. Код может быть проставлен типографским способом на бланке документа организации. Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Код федерального органа исполнительной власти указывается по усмотрению федерального органа исполнительной власти¹; его проставляют по «Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления» (далее -- ОКОГУ), а также по ОКПО.

Реквизит 05 -- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица вносится в бланк письма в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает 13 знаков, например: ОРГН 0165986732864.

ОГРН федерального органа исполнительной власти указывается по усмотрению федерального органа исполнительной власти.

Реквизит 06 -- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно 110й9знаков, например: 7707097860/771002001

Реквизит 07-- код формы документа проставляется «Общероссийскому классификатору управленческой документации» (далее -- ОКУД) (класс 02000000).

Объектами классификации в ОКУД являются (общероссийские межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации .

Реквизит 08 -- наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Автором документа могут выступать организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо.

Реквизит 09 -- справочные данные об организации -- указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, номер счета в банке (в соответствии с правилами, установленными Банком России), адрес электронной почты, номер расчетного счета, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет, код организации ОГРН, ИНН/КПП и другие сведения.

Почтовый адрес организации в бланке должен указываться в соответствий с требованиями «Правил оказания Услуг почтовой связи» (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221²) в следующей последовательности:

-- название улицы, номер дома, номер квартиры ,( офиса);

-- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

-- название района;

2.2 Порядок заполнения типовых форм

Основные требования к оформлению кадровых документов

В соответствии с действующим законодательством в организации создаются следующие кадровые документы:

приказы (распоряжения);

инструкции;

договоры (контракты);

акты;

протоколы, письма;

должностные инструкции;

документы по личному составу;

и другие.

Кадровые документы организации должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.

 

Для правильного ведения кадровой документации менеджеру по кадрам необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

*Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);

*Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров".

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения. В правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью.

Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

- лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

- в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

- сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

 Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

- копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

- фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

Примерная форма трудового договора (контракта)

1. Предприятие (организация)

(наименование)

в лице и

(должность, ф.и.о.) именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин

(ф.и.о.)

именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о нижеследующем.

 Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения; по объему их производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), уровню выполнения норм и нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости.

При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы и другие обязательства.

2. Работник

(ф.и.о.)

принимается на работу

(наименование структурного подразделения предприятия) по профессии, должности

квалификации

(полное наименование профессии, должности) (разряд, квалификационная категория)

3. Договор является: договором по основной работе

договором по совместительству (нужное подчеркнуть)

4. Вид договора:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок

(указать причину заключения срочного договора)

 8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись.

- на время выполнения определенной работы

(указать, какой)

5, Срок действия договора. Начало работы

Окончание работы

6. Срок испытания:

а) без испытания

б) (продолжительность испытательного срока)

7. Работник должен выполнять следующие обязанности:

9. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда

10. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21 апреля 1993 г. № 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации"

11. Особенности режима рабочего времени;

- неполный рабочий день

~ неполная рабочая неделя.

- почасовая работа

12. Работнику устанавливается:

- должностной оклад (тарифная ставка) . руб. за 1 час. работы

- надбавка (доплата и другие выплаты)

руб. в месяц или

(указать вид доплат, надбавок} руб. (в % к ставке, окладу)

13. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью

- основной рабочих дней

- дополнительный рабочих дней

14. Другие условия договора, связанные со спецификой труда

Работник

Предприятие (работодатель)

(ф.и.о.)

(ф.и.о., должность)

Адрес.

Адрес,

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к ст. 15 КЗоТ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работников и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".

В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание трудового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответственность сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения; о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.78.

В соответствии со ст. 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

 на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

 на определенный срок не более пяти лет;

 на время выполнения определенной работы.

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учетных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановление Госкомстата формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии в Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации". Среди этих форм:

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т~8).

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. Он "заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ"80.

Поступивший на работу обязательно ставит свою ознакомительную визу на приказе.

Приказ о переводе на другую работу (форма № Т-5) составляется при оформлении перевода сотрудника из одного структурного подразделения в другое. Он "заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. В приказе указывается, с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.

Приказ визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за сотрудником на прежнем месте работы".

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью КЗоТ. Этот приказ составляется при прекращении трудового договора (контракта) и увольнении работника. Форма № Т-8 "заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один -- остается в отделе кадров, второй -- передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

На основании приказа о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником"82.

Для всех приказов по личному составу обязательно формулирование каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

При оформлении отпусков заполняется приказ о предоставлении отпуска -- форма № Т-6. Она "применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах. Одни -- остается в отделе кадров, другой -- передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

В разделе "Начислено" в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата".

Копии приказов о приеме на работу и о переводе обязательно передаются в бухгалтерию, а приказы об увольнении и отпуске сразу заполняются в двух экземплярах, так как в этих приказах предусмотрен расчет заработной платы, проводимый бухгалтерией.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка имеет новую типовую межведомственную форму-Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка находится в алфавитной картотеке работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2 (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учетная карточка научного работника (форма № Т-4). она ведется на формате А5.

Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Изменения, происходящие в служебном положении и анкетно-биографических данных работника, удобно отражать также в дополнении к анкете.

Дополнение к анкете заполняется работником, ведущим кадровую документацию, и включает фамилию, имя, отчество работника и два раздела, имеющие табличную форму. В первом разделе помещаются данные о работе после заполнения анкеты: перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на номер и дату приказа. В необходимых случаях может указываться причина освобождения от должности.

Во втором разделе помещаются данные об изменениях в учетных признаках работника: образовании, квалификации, знании иностранных языков, наличии воинского звания, изменения семейного положения, места жительства, пребывание в длительных заграничных командировках и др. Все вносимые в дополнение к анкете изменения делаются на основании соответствующих документов (приказов по личному составу, документов органов ЗАГС, паспорта, документов учебных заведений).

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специализации после заполнения учетной карточки

После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме Т-2) оформляется личное дело.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесенные в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа (заполнения унифицированной формы № Т-5);

- подписание приказа и его регистрация;

- ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;

-- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа (заполняется унифицированная учетная форма № Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилии.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи. Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнение к анкете;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографическик данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении - приказ руководителя организации о

переводе;

- об образовании -документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации. Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела.

Задание (вопросы для контроля)

1. Какие кадровые документы создаются в организации?

2.Какие документы нужны менеджеру по кадрам для правильного ведения документов?

3. Какие документы создаются при приёме на работу?

4. Какие документы прилагаются к анкете при приёме на работу

5. Что такое трудовой договор (контракт)?

6. Какие условия трудового договора являются основными?

7. Какие формы приказов входят в первичные учётные документы по учёту труда и его оплаты?

8. Какая форма заполняется при переводе на другую работу?

9. Какая форма заполняется при увольнении работника?

10. Какие записи должны своевременно вноситься в личное дело работника?

ГЛАВА III. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ

3.1 Документы, оформляемые при приёме на работу

Прием на работу может производиться руководителем, который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.

При приеме на работу администрация предприятия может потребовать от поступающего по мимо письменного заявления предъявить:

а) трудовую книжку, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии выданной по месту жительства;

б) паспорта.

При приеме на работу, требующую специальных знаний администрация вправе потребовать от работника предъявления диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке.