Бухгалтерский учет на малых предприятиях

Тем не менее, даже если нет обязанности продавать валютную выручку, но возникает такая потребность, то необходимо заполнить соответствующее заявление.

Формы заявления на покупку валюты, а также поручения на продажу валюты каждый банк разрабатывает самостоятельно. Поэтому для проведения подобных операций необходимо вначале взять необходимые бланки в обслуживающем отделении банка.

2.2.4 Порядок оформления платежных поручений малыми предприятиями

Для совершения платежа с расчетного счета клиент должен оформить платежное поручение. Форма платежного поручения едина на всей территории РФ. К оформлению платежных поручений предъявляются определенные требования, утвержденные на территории РФ ЦБ. Формы платежных поручений приведены в Положении Банка России "О безналичных расчетах в Российской Федерации", утвержденном 3 октября 2002 г. N 2-П.

Кроме платежных поручений при осуществлении безналичных расчетов могут использоваться следующие расчетные документы: аккредитивы; чеки; платежные требования; инкассовые поручения.

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (класс "Унифицированная система банковской документации").

2.2.5 Отражение операций по расчетному счету в бухгалтерском учете

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств по расчетному рублевому счету используется бухгалтерский счет 51 "Расчетные счета".

Если на вашем предприятии несколько расчетных счетов, то к счету 51 открываются субсчета - по каждому расчетному счету отдельно. Аналитический учет по счету 51 ведется по каждому расчетному счету.

По дебету счета 51 отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся хозяйственные операции по расчетному счету и их отражение в учете:

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

- поступили денежные средства от покупателей;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- оплачен счет за поставленный товар;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- перечислены налоги в бюджет;

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- отражены суммы, ошибочно списанные с расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации;

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по претензиям"

- зачислены на расчетный счет ошибочно списанные суммы, обнаруженные при проверке выписок кредитной организации;

Дебет 58 "Финансовые вложения"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- приобретена ценная бумага;

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"

- получены на расчетный счет средства по краткосрочному займу;

Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" субсчет "Расчеты с Пенсионным фондом"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- оплачен единый социальный налог в части, причитающейся Пенсионному фонду РФ;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- переведены средства по оплате труда на лицевые счета сотрудников (если выплата зарплаты производится путем перечисления денег на счета в банке или на пластиковые карты);

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- начислены банком проценты на остаток денежных средств по расчетному счету;

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 75 "Расчеты с учредителями"

- внесены учредителями на расчетный счет денежные средства в счет оплаты уставного капитала;

Дебет 75 "Расчеты с учредителями"

Кредит 51 "Расчетные счета"

- выплачены дивиденды учредителю перечислением на его счет в банке.

2.2.6 Учет операций по валютному счету

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами, предназначен счет 52 "Валютные счета".

По дебету счета 52 "Валютные счета" отражается поступление денежных средств на валютные счета организации. По кредиту счета 52 "Валютные счета" отражается списание денежных средств с валютных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет валютных счетов организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям"). Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 52 "Валютные счета" ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте. Отметим, что при наличии валютных счетов операции по ним в бухгалтерском учете отражаются как в валюте, так и в "переводных" рублях, т.е. в рублевой оценке каждой валютной операции по соответствующему курсу Центрального Банка РФ.

Отражение операций по счету 52 аналогично движению по расчетному счету (51).

2.2.7 Журнал-ордер N 2

Для обобщения информации по движению безналичных денежных средств на предприятии служит журнал-ордер N 2.

Журнал-ордер - это сводный документ, который содержит аналитическую информацию по движению безналичных средств на предприятии за каждый день. По каждому дню сводятся суммы по движению по бухгалтерским счетам.

Глава 3. Расчеты с подотчетными лицами на малых предприятиях

Практически на каждом предприятии бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда необходимо провести оплату наличными средствами. Казалось бы, что проще - взял деньги, оплатил товар (работу, услугу), получил оплаченный товар, и никаких проблем. Однако в действительности все значительно сложнее.

На каждом предприятии есть подотчетные лица. Кто же они? В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.

Например, на предприятии возникает необходимость приобрести бланки бухгалтерской отчетности. Как это обычно происходит на практике? Вполне естественно, что бухгалтер купит их за наличный расчет в ближайшем книжном магазине. Однако для проведения подобных трат и отражения их в бухгалтерском учете необходимо оформить ряд документов. Во-первых, приказом по предприятию должен быть установлен круг подотчетных лиц - т.е. лиц, которым могут быть выданы денежные средства на нужды предприятия. Это могут быть только штатные сотрудники предприятия. Для покупки необходимых товаров за наличный расчет нужно на имя руководителя написать служебную записку. Если руководитель сочтет траты необходимыми, на служебной записке он поставит резолюцию, например "Бухгалтерии - выдать под отчет Иванову И.И. сумму 2000,00". На основании служебной записки оформляется РКО. Подотчетное лицо, купив необходимые товары, должно иметь все необходимые документы, сопутствующие покупке, а также составить авансовый отчет. В авансовом отчете перечисляются первичные оправдательные документы, подтверждающие суммы расхода (билеты, чеки, счета, квитанции и т.д.), с указанием потраченных сумм. Бухгалтер проверяет авансовый отчет и делает бухгалтерские проводки, отражающие суммы произведенных расходов. Руководитель предприятия утверждает расходы подотчетных сумм.

Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.

Часто у руководителя и у бухгалтера возникают вопросы: какую сумму можно выдать сотруднику под отчет? Есть ли какие-либо ограничения по размерам к выдаче одному сотруднику или по общему размеру выданных сумм подотчета по предприятию в целом? Стоит сразу успокоить читателей. В настоящее время законом или иными законодательными актами максимальные суммы по подотчету не определены. Здесь нужно поступать, руководствуясь исключительно потребностями предприятия, установленным лимитом остатка денежных средств в кассе предприятия, а также здравым смыслом.

Правда, что касается денежных средств на командировки, то в законодательстве особо указывается, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Что это означает? Ну во-первых, если у вас имеется некая смета для командировки, то следует руководствоваться суммами, указанными в ней, но ведь такой сметы может и не быть. В таком случае снова прибегаем к здравому смыслу. Сотрудник командируется в такую-то местность на столько-то дней. Значит, следует выдать средства на приобретение билетов, на гостиницу, а также суточные. Ну а если известно (или не исключается), что, находясь в командировке, сотрудник должен приобрести за наличный расчет какой-то инструмент или встречаться с представителем партнера для проведения переговоров и нести представительские расходы, то отправляя сотрудника, следует сразу выдать ему необходимую (приблизительно рассчитанную) сумму в подотчет.

Ну а если это не командировка, а обычные расчеты с партнером наличными деньгами. Могут ли быть здесь какие-нибудь проблемы?

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 000 руб. Это не означает, что ваше подотчетное лицо не может провести необходимые расчеты с несколькими поставщиками на общую сумму свыше 100 000 руб., но что касается одного договора, то здесь нужно помнить об указанном ограничении.

3.1 Общие требования к отчету по выданным средствам под отчет

Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40). В соответствии с указанным Порядком выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. А при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

В настоящее время достаточно часто люди пользуются кредитными карточками. Расчеты при помощи пластиковых карт приравниваются к наличным расчетам. Таким образом, если предприятие не выдавало наличных средств подотчетному лицу, но перечислило средства на кредитную карточку сотрудника, такая операция приравнивается к обороту наличных средств. Как следствие, на такие платежи распространяются требования указанного Порядка ведения кассовых операций.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для отчета используется унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов. Если составляется авансовый отчет по командировке, то к нему также прикладываются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. После проверки авансового отчета в случае признания расходов обоснованными руководитель организации ставит на авансовом отчете свою подпись.

При оформлении авансовых отчетов следует обратить внимание на то, чтобы к оправдательным документам, подтверждающим траты, были приложены кассовые чеки. Наличие кассового чека обязательно, так как именно его налоговики считают главным оправдательным документом. Такое мнение налоговые органы высказывали неоднократно, в частности оно содержится в Письме УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. N 29-12/44158. Чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой.

Еще один момент, на который нужно обратить внимание бухгалтера. Часто в товарном чеке не расписаны товары, которые приобретены. В этом случае бухгалтер будет вынужден сам составлять акт, где укажет, какие предметы приобретены и что сколько стоит - чтобы избежать лишних вопросов инспектора.

Кроме того, когда сотрудники покупают нужный товар на рынке, обычно на такие покупки кассовых чеков нет, а приложен товарный чек, где стоит лишь печать продавца. Однако к авансовым отчетам с такими оправдательными документами проверяющие относятся крайне негативно, и предприятию не поможет даже акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количество и цена товара, реквизиты продавца. Поэтому покупок, по которым не будет полного комплекта оправдательных документов, лучше избегать.

А что делать, если сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался? В такой ситуации возникает долг работника перед предприятием. На основании ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса. Однако такое распоряжение будет иметь силу только в случае, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Отметим, что указанное распоряжение работодатель может издать в течение одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если указанный срок пропущен или работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд. Конечно, действующий в настоящее время Трудовой кодекс практически по всем позициям стоит на стороне работника, и работодателя можно сравнить с "тигром в клетке", который, безусловно, страшен, но сделать ничего не может. Но ведь и работники бывают разные... И вот здесь можно воспользоваться тем, что на редком предприятии установлен срок отчета по выданным подотчетным суммам. И если соответствующего приказа нет, то срока установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам) тоже нет. Значит, распоряжение можно издать практически всегда. Конечно, не нужно пропускать срока исковой давности - 3 года. Впрочем, и в суд подавать тоже нужно в течение этих 3-х лет, но уж никак не позже...

Но работник не оспаривает сумму своего долга и согласен погасить долг путем удержания из заработной платы. В этом случае нужно помнить, общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате. Отметим, что указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.

На какой срок может быть выдана сумма подотчетному лицу? Во-первых, на предприятии должен быть оформлен приказ с указанием срока, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по выданным денежным средствам.

Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не отчитался в положенный срок. У организации эти деньги числятся в составе задолженности за сотрудником. Кроме того, у предприятия всегда есть возможность ее истребовать, например путем удержания из заработной платы. Дебиторская же задолженность должна числиться на балансе до ее погашения либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

3.2 Приобретение мобильных телефонов организацией за наличный расчет

Мобильная связь сегодня настолько же используется, как и стационарная. Удобство мобильной связи неоспоримо. Поэтому все чаще предприятия пользуются услугами мобильной связи в производственных целях. Итак, организация решила приобрести аппараты мобильных телефонов. В таком случае сделку нужно проводить от имени организации. Если мобильный телефон приобретает подотчетное лицо, то ему организация должна выдать доверенность на его покупку и подключение. Согласно Плану счетов суммы, выданные работнику под отчет, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В случае представления доверенности продавцом и оператором связи выписываются счета-фактуры и накладная на отпуск телефона и оказанные услуги.

3.3 Использование личных аппаратов сотрудников в служебных интересах

Если у сотрудника уже есть телефон и он согласен использовать его и в служебных целях, это также возможно оформить. Важно отметить, что в таком случае сотруднику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) технического средства, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Важно отметить, что размер возмещения расходов не зафиксирован в законодательстве и определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Указанная оплата сотруднику относится к расходам по заработной плате, но как компенсационная выплата и не подлежит включению в налогооблагаемую базу по ЕСН. Для организации данная выплата является расходом по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Обычно данные расходы будут отражены по дебету счета 26, а если фирма занимается торговой деятельностью, то компенсация, подлежащая выплате сотруднику, будет учитываться по дебету счета 44.

3.4 Командировка. Порядок оформления документов у малых предприятий

3.4.1 Бухгалтерский учет

Трудно найти фирму, в которой ни разу не случалось командировок. Как правильно оформить командировочные расходы, можно ли их учесть при расчете налога на прибыль, нужно ли удерживать налог на доходы физических лиц, есть ли ограничения по стоимости гостиничных номеров, в которых могут проживать командированные лица, и много других вопросов волнует бухгалтера. Попробуем во всем разобраться. Сразу отметим, что в служебные командировки могут быть направлены только работники данной организации (штатные (основные) и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях.

3.4.2 Что такое служебная командировка?

Понятие служебной командировки приведено в Трудовом кодексе РФ. Так, согласно ст. 166 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной характер, то такие поездки не признаются командировками. Примером может служить работа машинистов поездов дальнего следования или, например, авиапилотов. В таких случаях работа в пути и является, в некотором смысле, постоянным местом. А какая работа имеет разъездной характер? Одним из самых распространенных примеров может служить работа курьера или распространителя каких-либо товаров. Также не будет признано командировкой направление сотрудника за пределы офиса, если по трудовому договору его основное место работы в офисе. То есть если бухгалтера отправляют в налоговую инспекцию, то это не командировка, а только разъезды, связанные с выполнением своих служебных обязанностей. А вот если сотрудник направляется для выполнения служебного задания в другой населенный пункт и не имеет возможности возвращаться в тот же день домой, то это будет признано служебной командировкой. Здесь, конечно, есть одна сложность. Кто полномочен решать - имеет ли сотрудник возможность вернуться домой в тот же день, когда направлялся для выполнения служебного задания, или нет? В данном случае необходимо руководствоваться в первую очередь здравым смыслом. Если сотрудник направлен на работу за несколько сотен километров от дома, то, очевидно, чтобы вернуться в тот же день у него практически нет возможности. А вот если сотрудник командирован в соседний город, который находится всего-то на расстоянии менее 100 километров, можно ли такую поездку признать командировкой? Для решения этого вопроса нужно определиться по следующим пунктам:

1. За какое примерно время можно выполнить объем работы, которую должен сделать сотрудник.

2. Во сколько сотрудник реально мог добраться к месту выполнения работы. Здесь нужно учитывать не только удаленность населенного пункта, но также и расписание движения общественного транспорта. Если же работник направляется на служебном автомобиле, то, конечно, расписание движения общественного транспорта уже не играет никакой роли.

3. Сможет ли работник вернуться домой в день выполнения служебного задания. Здесь важно определить, во сколько задание может быть реально выполнено. И если сотрудник добирается общественным транспортом, может ли он успеть на соответствующий рейс.

Кроме того, если работу вне основного места нужно выполнить достаточно срочно и расчетное время превышает рабочее время (т.е. организация, где нужно выполнять работу, заканчивает в 18-00, и до этого момента все сделать просто невозможно), есть ли целесообразность возвращаться, чтобы на следующий день вновь проделать путь и практически потерять драгоценное рабочее время? Таким образом, решение вопроса о признании служебной командировкой или разъездной работой в каждом конкретном случае принимает руководство организации, учитывая все обстоятельства, связанные с выполнением указанной работы.

Решить вопрос о том, имеет возможность командированный сотрудник ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, важно решить еще и по той причине, что от этого зависит правомерность выплаты ему суточных.

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.), расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства; подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которым учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье; участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады), расходы по которым относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье; другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся, например, поездки работников, связанные с обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения.

Итак, руководство организации приняло решение о том, что сотрудника необходимо направить в служебную командировку. Однако впоследствии такого решения недостаточно для принятия расходов в учете. Для того чтобы избежать проблем в будущем, нужно обязательно оформить командировочное удостоверение, кроме того, желательно оформить приказ о направлении работника в командировку.

Сразу оговоримся, что приказ можно и не издавать, а ограничиться оформлением командировочного удостоверения. Такое мнение высказало Министерство финансов РФ в Письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В этом документе указано, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. По мнению Министерства финансов РФ, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Тем не менее, по мнению автора, издание приказа совершенно не будет лишним. Именно в приказе указываются и срок командировки, и служебное задание, и порядок финансирования данной финансово-хозяйственной операции.

Отметим, что форма приказа о направлении работника (работников) в командировку в настоящее время унифицирована. Таким образом, если на предприятии все-таки оформляют приказ, то он должен быть оформлен по установленной форме. На основании Постановления N 1 при оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку"). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.

К оформлению командировочного удостоверения предъявляются достаточно строгие требования. Во-первых, так же, как и другие документы, связанные с командировкой сотрудника, форма командировочного удостоверения унифицирована. При оформлении командировочного удостоверения следует быть довольно внимательным. Так, указанные в командировочном удостоверении личные данные работника (Ф.И.О.) и пункт его назначения должны совпадать с данными проездных документов. В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и прибытии в место постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

Кроме того, важно четко сформулировать цель командировки. В зависимости от цели затраты на командировку впоследствии могут включаться в себестоимость (если командировка имела производственный характер); покрываться за счет чистой прибыли предприятия или средств фондов специального назначения (если командировка имела непроизводственный характер); относиться на увеличение стоимости приобретенных основных средств или материально-производственных запасов (если целью командировки было приобретение данного имущества).

Отметим, что порядок документального оформления командировок по территории России и вне ее, различен. Как уже было указано выше, обычно при направлении сотрудника в командировку оформляется командировочное удостоверение. Но если командировка связана с посещением зарубежных стран, то, как правило, командировочные удостоверения не выписываются. Что касается приказа о командировании (форма N Т-9 или N Т-9а) и служебного задания на командировку (форма N Т-10а), то данные документы оформляются в обычном порядке. Ну а командировочное удостоверение выписывать необязательно. Это связано с несколькими причинами. Во-первых, не в любой стране на документы такого уровня ставится печать (очень часто в зарубежных странах основным атрибутом заверения документов является личная подпись бизнесмена, и ее вовсе не заверяют печатью), во-вторых, фактом, подтверждающим пересечение границы работником при командировке в страну с визовым режимом въезда, является отметка в паспорте, сделанная на таможне. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Таким образом, время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

Сложнее, если работник командируется в страну с безвизовым режимом. При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом, то есть в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которыми таможенный контроль отменен, отметка в загранпаспорт не проставляется. Но и здесь не стоит сильно беспокоиться, согласно разъяснениям Минфина России организации также вправе не оформлять командировочные удостоверения. Учитывая, что визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, то срок командировки подтверждается приказом руководителя и проездными документами.

Если для руководства предприятия направление работника в зарубежную поездку чуть-чуть упрощено (не следует оформлять командировочное удостоверение), то сотруднику придется потрудиться над составлением авансового отчета более скрупулезно. Все документы, подтверждающие расходы сотрудника за границей, на основании п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, с последующими дополнениями и изменениями, должны быть построчно переведены на русский язык. Если на предприятии нет переводчика или сотрудника, владеющего языком страны пребывания, то следует обратиться в бюро переводов. Учитывая, что данные действия (построчный перевод) необходимо провести до составления авансового отчета, то и оплачивать этот перевод будет сотрудник самостоятельно. В то же время расходы по оплате работы по переводу документов на русский язык будут возмещены сотруднику на основании ст. 168 Трудового кодекса как "иные расходы", связанные с командировкой.

Кроме того, помимо авансового отчета работник в трехдневный срок должен сдать в кассу неиспользованную валюту, выданную в организации накануне командировки. При этом обращаем ваше внимание на сроки возврата наличной иностранной валюты (выданных под отчет дорожных чеков), не использованной во время служебной командировки за пределами Российской Федерации. Очень часто бухгалтер руководствуется п. 6.1 Положения Центробанка России от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для командировочных расходов", в котором предусмотрен десятидневный срок отчета по выданной наличной валюте. Но необходимо помнить, что применение данного пункта указанного Положения распространяется только на сроки сдачи организацией наличной иностранной валюты, неиспользованной во время служебной командировки за пределами Российской Федерации, в уполномоченный банк. Именно для организации установлен срок - 10 рабочих дней с момента возвращения валюты командируемым лицом в кассу предприятия. Что касается отчета самого командированного, то срок не отличается от командировок в Российской Федерации. В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При оформлении авансового отчета по зарубежной командировке следует учесть следующие особенности. Если сотрудник получал наличные в иностранной валюте и соответственно расходовал ее, то в отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны. Суммы валюты пересчитываются в рубли по официальному курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)). Таким образом, при оформлении авансового отчета не имеет значения курс валюты на дату получения денежных средств. Курс фиксируется практически после того, как все траты уже проведены, а сотрудник отчитался по ним. Ведь даты составления и утверждения авансового отчета могут не совпадать.

При составлении авансового отчета по командировке сотрудник также пишет отчет о командировке, в котором обосновывает характер произведенных расходов в кратком отчете о проделанной в ходе командировки работе с приложением документов, подтверждающих результат работы.

В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть остаток аванса в кассу предприятия.

Немаловажный вопрос - нормирование расходов на командировки, а точнее, изменения в этом вопросе.

Федеральный закон N 158-ФЗ исключает из текста Налогового кодекса РФ "в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации". Это значит, что с 1 января 2009 г. суточные для целей налогообложения нормироваться не будут. А могут учитываться в том размере, который определен локальным актом организации. Скажем, в приказе директора.

Соответствующие изменения были внесены также и в п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ. В новой редакции не учитываются при налогообложении расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, на оплату рациона питания экипажей морских, речных и воздушных судов сверх норм таких расходов, установленных Правительством РФ.

Напомним, что документы, которые командированный сотрудник прилагает к авансовому отчету, должны быть на русском языке. Если же документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Однако сложности у предприятия при командировании сотрудника за пределы России все же возникают. Основные из них связаны с тем, что предприятию приходится вести учет по наличной валюте. Учитывая, что, как правило, основная часть предприятий не так часто сталкивается с учетом наличной валюты, при зарубежных командировках возникают закономерные трудности.

3.4.3 Как выдать иностранную валюту в подотчет

Работнику, направляемому в заграничную командировку, выдается аванс в иностранной валюте. Сумма аванса рассчитывается исходя из реальных потребностей (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т.д.). Для выдачи аванса вы можете:

1) снять с текущего валютного счета наличную иностранную валюту;

2) купить дорожный чек в иностранной валюте.

Покупать наличную иностранную валюту (или дорожный чек) для оплаты командировочных расходов в обменных пунктах запрещено (п. 2 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. N 62 (Далее - Положение N 62)). Штраф за данное правонарушение составляет от 40 000 до 50 000 руб. (п. 4 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям и не требует разрешения Банка России (пп. "г" п. 9 ст. 1 Федерального закона "О валютном регулировании и валютном контроле"). Подробнее о валютных операциях смотрите разд. 6.2.

Если на вашем валютном счете нет необходимой суммы иностранной валюты, вы можете дать банку поручение на покупку валюты. В графе "назначение платежа" указывается: "Командировочные расходы". О том, как отразить покупку валюты в бухгалтерском учете, смотрите разд. 6.2.6. Купленная валюта должна быть израсходована в течение семи дней. Если в течение этого срока она не будет использована, вы должны сдать ее в банк.

Расходовать купленную на командировочные расходы иностранную валюту вы можете только на командировочные расходы и только с текущего счета. Расходовать эту валюту на другие цели не допускается.

Чтобы снять или купить иностранную валюту или приобрести чек, вам нужно представить в банк:

1) оригинал и копию заявки (форма и Порядок заполнения такой заявки приведены в Приложении 1 к Положению N 62);

2) приказ о направлении работника в командировку;

3) приказ об установленной в организации норме суточных.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше, чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007, которая является основанием для вывоза наличной иностранной валюты. Форма справки приведена в Приложении 2 к Положению N 62.

Вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Можно также перевести иностранную валюту на счет третьего лица, но в пользу командируемого.

Открыть счет в иностранном банке на имя командируемого работника вы можете только на период его пребывания в командировке. По окончании командировки неиспользованный остаток нужно перевести в российский банк или снять в виде наличности и сдать в кассу.

Если вы выдаете наличную иностранную валюту из кассы, помните, что нельзя выдавать аванс работникам, которые еще не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Это относится ко всем суммам, которые выдавались подотчетному лицу, в том числе и рублевым суммам. Таким образом, прежде чем послать в командировку сотрудника, нужно провести с ним полные расчеты по ранее выданным подотчетным суммам.

Обычно аванс выдается в валюте страны назначения. Если это редкая неконвертируемая валюта, вы можете выдать работнику свободно конвертируемую валюту (например, доллары США). В смете нужно произвести пересчет редко используемой валюты в свободно конвертируемую.

Рассмотрим на примере порядок пересчета редко используемой валюты в свободно конвертируемую.

Ну а если сотрудник не отчитался по полученным в подотчет денежным средствам? В соответствии с гл. 39 Трудового кодекса РФ работники предприятия несут материальную ответственность. Материальная ответственность работников в полном размере предусмотрена в ст. ст. 242 и 243 ТК РФ. Это случаи ущерба, причиненного по вине работника предприятию, учреждению, организации, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.

Подотчетные суммы, не возвращенные сотрудниками в установленные сроки, можно удерживать из их заработка (если работники не оспаривают основания и размеры удержания). В таком случае делается запись по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 94. При отражении в учете операций по начислению заработной платы и произведенным удержаниям дебетуется счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетом 73.

Однако общий размер всех удержаний не может превышать 50 процентов заработка работника, причитающегося ему к выплате (ст. 138 ТК РФ). Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Если по каким-либо причинам удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника невозможно (оспаривание основания или размера удержания работником, его увольнение и т.п.), предприятие должно требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы. В случае отказа суда в данном требовании или если остаток невозвращенных подотчетных сумм взыскать невозможно по причинам, не зависящим от предприятия (например, в связи со смертью подотчетного лица), производится списание ущерба на финансовые результаты его деятельности. В бухгалтерском учете при этом делается проводка:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Следует обратить внимание на ограничение расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами. Центральный банк РФ Указанием ЦБ РФ N 1843-У устанавливает предельный размер таких расчетов по одной сделке в сумме 100 000 руб.

Данное требование не означает, что денежные средства под отчет, например, на приобретение товарно-материальных ценностей должны выдаваться только в указанных пределах. Ограничения на размер подотчетных сумм может устанавливать только руководитель предприятия.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Остаток по дебету счета 71 указывает на то, что за подотчетным лицом есть задолженность перед предприятием, остаток по кредиту счета 71 - на задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Для учета подотчетных сумм по счету 71 в бухгалтерии ведется журнал-ордер N 7, в котором прослеживается состояние задолженности каждого подотчетного лица.

3.5 Журнал-ордер N 7

Для обобщения информации по расчетам с подотчетными лицами служит журнал-ордер N 7. Журнал-ордер - это сводный документ, который содержит аналитическую информацию по расчетам с каждым из подотчетных лиц.

Глава 4. Расчеты с контрагентами малых предприятий

4.1 Расчеты с поставщиками

Для обеспечения деятельности предприятия обязательным условием является или покупка материалов, или товаров, или услуг, необходимых в процессе работы. Это могут быть и услуги связи, а могут быть консультационные услуги и т.п. Какие документы необходимо оформлять с исполнителями работ (услуг) и с поставщиками материальных ценностей? Чаще всего оказание услуг сопровождается заключением договора. В договоре прописывается и то, какие обязательства берет на себя каждая из сторон, в какие сроки проводится оплата и т.п. Отметим, что форма договоров может быть совершенно различной. Однако, если работа, которую выполняют для вашей организации, подлежит лицензированию, то ссылка на номер и дату выдачи лицензии в договоре обязательна. Ну а если нет договора, является ли сделка правомочной? Безусловно. Только в особо оговоренных случаях закон предписывает обязательное письменное заключение договора. (Например, это требование относится к сделкам с недвижимым имуществом.) В иных случаях может и не быть письменно оформленного договора. Но тогда возникает вопрос - а нужно ли вообще оформлять договоры? Ответ прост. Если вы приобретаете товар (материал) на условиях полной предоплаты и не боитесь затягивания процесса получения уже оплаченного товара, то заключение договора может быть и лишней формальностью. В такой ситуации достаточно выставить покупателю счет, на основании которого будет произведена оплата. Основанием для получения товара (его ассортимента и количества) также будет являться счет. Таким образом, счет является неким документом, который определяет предварительное согласие поставщика продать, а покупателя приобрести указанный в счете товар за оговоренную сумму. В счете могут быть особые отметки по вопросу оплаты товара. Например, может быть надпись "счет действителен в течение 3-х дней" или "после оплаты счета необходимо сообщить в течение 2-х дней по указанным телефонам". Таким образом, счет и выступает неким документом, заменяющим договор. В то же время наличие счета еще не обязывает покупателя его оплатить, а подтверждает предварительное намерение. Обычно без заключения договора производится покупка товарно-материальных ценностей. Ну а если поставка осуществляется с учетом особых условий (например, партиями через месяц после оплаты), то наличие договора явно не помешает. Важно отметить еще то, что многие бухгалтеры ошибочно принимают во внимание название договора, не вчитываясь в его суть. А ведь договор квалифицируется по его содержанию, а не по названию. Так, если договор будет называться "Договор Комиссии", в качестве участников сделки будут поименованы "Комитент" и "Комиссионер", а предметом договора будет значиться "Комитент продает, а Комиссионер покупает товар, указанный в Приложении... Оплата товара Комитенту производится Комиссионером после его продажи покупателю", то этот договор является не договором комиссии, а договором купли-продажи с отсрочкой платежа. Соответственно, и в учете приобретаемый товар будет на балансе покупателя с момента перехода на него права собственности, независимо от того, оплачен товар поставщику или нет. Ну а если речь идет о реальном договоре комиссии, то товар учитывается на балансе у Комитента до момента продажи его покупателю. Как видно из приведенного примера, бухгалтеру далеко не безразлично, что написано в договоре. Это значит, что правильное оформление договора приведет к иному налогообложению.

Ну а если договора и вовсе нет. Тогда следует руководствоваться общепринятыми нормами делового оборота и Гражданским кодексом. Отсутствие договора в большинстве случаев не делает сделку недействительной, а поэтому договор и не является обязательной составляющей.

Что касается заключения договора на услуги, то и здесь нет обязательств по его письменному оформлению. Оговоримся, что как и в случае с материальными ценностями существует ряд исключений. Так, например, необходимо письменно оформлять договор аренды имущества.

При этом на услуги договоры заключаются чаще. В этом нет ничего удивительного, ведь в договоре прописывается кто, и в какие сроки и в каких объемах оказывает услуги. Если, например, это разовая консультация, то заключение договора совершенно не обязательно. Стороны оговорили, по какому вопросу требуется консультация и сколько она будет стоить. Что касается длительных отношений, то в таком случае заключение договора будет желательным. Иными словами, если законодательство не требует письменного оформления договора, то это может быть желательно для каждой из сторон сделки, но не является обязательным.

В любом случае (неважно, оформлен договор или нет) свершившаяся сделка должна сопровождаться актом выполнения работ (услуг) или товарной накладной. Кроме того, если поставщик является плательщиком НДС, то он выписывает также счет-фактуру.

В то же время к оформлению и хранению других документов следует отнестись с особым вниманием. Большинство первичных бухгалтерских документов имеют унифицированную форму. Это значит, что формы документов разработаны и утверждены и должны иметь все указанные там реквизиты, графы и т.п.

Так, оформление поставки товара сопровождается ТОРГ-12. Иногда бухгалтеры выписывают накладные иной формы. Это неправильно, кроме того, у покупателей могут впоследствии возникнуть проблемы с проверяющими органами по части определения (вернее подтверждения) произведенных расходов. Но и поставщик может поплатиться за невнимание к документации. Он при проверке может быть оштрафован от 5000 до 15 000 руб. за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.

Совершенно иная история с актами приемки-сдачи работ (услуг). В отличие от накладной, форма акта не унифицирована. Поэтому оформление практически всех актов разных организаций существенно отличается друг от друга.

Поэтому при оформлении актов следует обращать внимание на несколько моментов.

Во-первых, любой первичный документ должен иметь номер, дату составления. В акте должны быть указаны стороны сделки. При этом если был заключен договор, то акт должен содержать ссылку на него. В таком случае в акте могут не указываться полные реквизиты организаций (все необходимые реквизиты уже указаны в договоре), хотя, конечно, их присутствие и в акте не станет нарушением и будет нелишним. Ну а если договор не заключался, то наличие реквизитов сторон в акте просто необходимо. Приведем в качестве примера возможное оформление акта.

Получив необходимые первичные документы, их следует отразить в учете. Приведем некий перечень стандартных бухгалтерских проводок при работе с поставщиками.