Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Единая гос. система орг-ции делопр-ва представляет собой комплекс основных положений, регламентирующих правил, нормативов и руководств по ведению делопр-ва, начиная с момента поступления док-та и до сдачи в архив. Основные положения состоят из общей части и тематических разделов.

В общей части рассм-ся:

основное понятие делопр-ва;

значение и цели гос. сис-мы;

границы и сферы действия этого док-та.

Тематический раздел:

подготовка служебных док-тов (лимит страниц),

организация документооборота

контроль исполнения,

группировка документов в деле подготовки их в архив

Инструкция по делопр-ву: Основные положения единой гос. системы конкретизируются в инструкции по делопр-ву с учетом специфики и масштабов деятельности и объёмов документооборота в каждой организации.

Инстр-я по делопр-ву является актом и основным нормативным документом, который устанавливает:

1. общие принципы делопроизводства организации

2. определяется ответственность за делопроизводство

3. ф-ии и стр-ра подразделений, которые занимаются делопроизводством

4. требования к подготовке документов

5. порядок приёма и отправки корреспонденции, регистрация, исполнение и контроль

6. оформление дел и подготовки к сдаче их в архив ( исходящие - копии в организации)

Служба делопроизводства может иметь следующие организации:

1. централизованная канцелярия

2. секретарь учреждений

3. децентрализованные системы по структурным подразделениям

4. смешанные формы

Функции канцелярии:

1. приём, регистрация, распределение документов, доставка исполнителю

2. оформление исходящей документации

3. стенографирование, печатание, размножение документов

4. осуществление контроля за исполнением

5. оформление док-тов и сдача в архив

6. разработка инструктивных и методических пособий по организации делопроизводства

7. разработка методических пособий секретарям структурных подразделений

8. контроль за ведением делопроизводства в стр-ных подразделениях

рук-во дороги, начальник канцелярии, зам. нач-ка канцелярии, подразделение по исплонению, приёму и отправке документов, по учёту регистрации писем, машинописное бюро, секретари, подразделения по рационализации делопроизводства, по контролю исполнения, помощники и стенографисты.

120. Организация Документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

В сферу службы документационного обеспечения управления (ДОУ) включается:

1. прием регистрация входящей и исходящей корреспонденции и её отправке.

2. Прием документов на рассмотрение и подписание администрации.

3. Контроль за правильностью оформления документов

4. Распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками с директивными актами администрации.

5. Учёт стадий прохождений и исполнения документов с обеспечением их сохранности.

6. Передача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов документов, работа с которыми обязательна для любого хозяйственного субъекта:

1. Директивные документы, информационный инструмент и информационные методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных.

2. Организационно распорядительная документация

3. Документы связанные с оформление трудовых отношений (контракты на работу, табель, явки на работу, трудовые книжки, графики отпусков)

4. Деловая переписка

5. Финансовая документация.

В ДОУ существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами.

Любой документ состоит из составляющих его элементов, которые называются реквизитами . В состав реквизита документа входят следующие:

1. Государственный герб РФ

2. Герб субъекта РФ

3. Эмблема организации или товарный знак

4. Код организации по ОКПО (общегосударственная классификация предприятий и организаций)

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (огрн)

6. Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП (

7. Код формы документа по ОКУД (общегосударственная классификация управленческой документации)

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

13. Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа

14. Место составление или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Виды согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметки о заверении копии

27. Отметки об исполнении

28. Отметки об исполнении документа и направление его в дело

29. Отметки о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

Организация работы с документами предлагает создание активных условий для всех видов работ с момента их создания до передачи на архивное хранение или для уничтожения вовсе обработка документов происходит согласно их классификации, то есть входящую, исходящую и внутреннюю документацию. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или общим отделом, при этом поступившие документы проходят следующие этапы: первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация документа, рассмотрение документа руководителем, направление на исполнение, исполнение и контроль исполнения, подшивка документа в дело.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

1. Согласование проекта документа

2. Проверка правильности проекта документа

3. Дописания документа руководителем

4. Регистрация документа

5. Отправка документа адресату

6. Подшивка копий документа в дело

Обработка внутренних документов происходит по согласованию инструкции, связанной с делопроизводством на данном хозяйствующем субъекта и включает в себя:

1. Составление документа на разных уровнях организации и управления

2. Регистрация на уровне составления и на уровне получения.

3. Исполнение документа

4. Контроль за исполнением

Все документы обязательно подлежат занесению в номенклатуру дела, а по истечению данного вида документа для хранения в структурном подразделении или для передачи в архив. Номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков или наименований документов, заводимых на предприятии с указанием срока хранения и сформированные в установленном порядке. Номенклатура документов для группировки в дела, для систематизации и учета дел, для определение сроков их хранения, номенклатура дел, при построении информационной поисковой системы и является основой для составление описи дел, постоянного и временного хранения. В архиве предприятия номенклатура дел используется для учета дел временного хранения. Номенклатура дел предприятия, составляется специальной службой предприятия или ответственным за номенклатуру дел, например в бухгалтерии. Номенклатура дел, включает заголовки дел, которые отражают все документируемые участки, в том числе справочные и контрольные карточки личные дела, а так же документы образующие в деятельности отдельно взятой структуры хозяйствующих субъектов.

Размещено на Allbest.ru