Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• Глава I. Анализ предметной области
• 1.1 Описание бизнес-процессов транспортной компании
• 1.1.1 Анализ бизнес - процессов транспортной компании
• 1.1.2 Построение модели «AS-IS» использования действующей информационной системы при работе с заявкой заказчика
• 1.2 Определение основных требований к информационной системе
• 1.3 Классы информационных систем
• 1.3.1 MRP и MRP II
• 1.3.2 ERP и ERP II
• 1.3.3 CRM
• 1.3.4 SCM
• 1.3.5 TMS
• 1.3.6 CSRP
• 1.3.7 Выбор класса ИС
• 1.4 Выбор информационной системы
• Выводы по главе
• Глава II. Проектирование модели «TO-BE»
• 2.1 Построение модели работы проектируемой ИС
• 2.2 Определение списка доработок новой ИС
• 2.3 Выбор подхода внедрения
• 2.4 Аутсорсинг
• Выводы по главе
• Глава III. Адаптация информационной системы к специфике компании
• 3.1 План проводимых изменений в информационной системе
• 3.2 Добавление печатных форм документов
• 3.3 Настройка автоматизированного расчета заработных плат водителям
• Итоги главы
• Глава IV. Внедрение информационной системы
• 4.1 План внедрения информационной системы
• 4.2 Инструкции по работе в новой ИС для менеджеров
• 4.2.1 Инструкции менеджерам по заполнению объектов конфигурации
• 4.2.2 Инструкции менеджерам по работе с заявками
• 4.2.3 Инструкции менеджерам по частным случаям
• 4.2 Инструкции по работе в новой ИС для механика
• 4.3 Оценка затрат и доходов от внедрения системы
• 4.3.1 Расчет совокупной стоимости владения ИС
• 4.3.2 Расчет совокупных доходов от владения выбранной ИС
• 4.4 Итоги главы
• Заключение
• Библиографический список
• Приложение A. Модели «AS-IS» транспортной компании
• Приложение Б. Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика
• Приложение В. Сравнительная характеристика классов ИС
• Приложение Г. Сравнение продуктов класса TMS
• Приложение Д. Модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой
• Приложение Е. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика
• Приложение Ж. Сравнение конфигураций
• Приложение З. Техническое задание
• Приложение И. Печатная форма документа «Заявка заказчика»
• Приложение К. Печатная форма документа «Заявка Перевозчика»
• Приложение Л. Печатная форма документа «Договор подряда»
• Приложение М. Печатная форма документа «Спецификация»



Введение

В современной рыночной конъюнктуре не найдется ни одной успешной компании, которая бы не стремилась автоматизировать свою деятельность. Высококачественная автоматизация технологических процессов и процессов управления предприятием позволяет добиться более высокой производительности труда и значительно облегчает работу компании в целом. Автоматизация бизнес-процессов компании направлена на повышение эффективности управления предприятием и достигается путем внедрения многофункциональной информационной системы.

Первые информационные системы (ИС) начали разрабатывать в 1950 г, в то время они были предназначены исключительно для расчёта заработной платы и обработки счетов [1]. Постепенно функционал информационных систем расширялся и совершенствовался. Следствием стало то, что на сегодняшний день ИС настолько многофункциональны, что внедрение таких систем корректней оценивать с точки зрения преимуществ для компании, нежели с точки зрения решения определенных проблем. Наиболее значимыми преимуществами ИС принято считать: снижение затрат, сокращение времени цикла, повышение производительности, улучшение качества обслуживания клиентов, расширение возможностей компании [2].

Современные ИС охватывают целый спектр задач, в зависимости от которых их можно разделить на отдельные классы. Каждый класс ИС направлен на решение определенных задач в специфичных сферах, таким образом, при внедрении ИС необходимо провести подробный анализ функций, которыми должна обладать система и лишь затем внедрять её в компанию. Несмотря на это, многие компании игнорируют этап анализа и внедряют ИС, неподходящие под их род деятельности и решаемые задачи. В результате, через небольшой промежуток времени, функционала выбранной системы для компании становится недостаточно и возникает необходимость выбора такой системы, которая была бы способна решить существующие задачи и обладала необходимым потенциалом для дальнейшего развития.

В настоящее время в транспортной компании «ООО Сильные Машины» сложилась ситуация, описанная выше. Действующая ИС не способна решать необходимые для данного бизнеса задачи. В компании используется информационная система 1С: Бухгалтерия. Действующая в компании конфигурация используется не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и для фрагментарной автоматизации бизнес-процессов транспортной компании. В действующей конфигурации частично автоматизирован процесс обработки заявки на перевозку грузов. Заявка представляет собой единый документ, в который заносится вся необходимая информация о заказе. Несмотря на это, большое количество документов заполняются вручную по шаблону. Отсутствует контроль обслуживания транспортных средств, расхода топлива, износа деталей. Также не автоматизированы процессы начисления заработной платы водителям, формирования одного из наиболее важных документов в отрасли грузоперевозок - маршрутных листов. Параллельно с этими проблемами увеличивалось количество заказов, происходили покупки новых транспортных средств, наем новых водителей. Всё это привело к тому, что контроль над деятельностью компании ослаб, начисления заработных плат водителям стало весьма трудоемкой работой, занимающей огромное количество времени, практически отсутствуют цифровые данные для анализа деятельности компании (для построения отчетности). К тому же, из-за формирования документов вручную все чаще стали появляться ошибки, которые могут привести к большим затратам и в конечном итоге привести компанию к банкротству. В связи с вышеперечисленными проблемами возникла необходимость выбора и внедрения новой ИС, которая позволит поднять уровень автоматизации компании с лоскутного на более высокий уровень, а также обладающей потенциалом для дальнейшего развития наряду с развитием компании.

Объектом исследования являются бизнес-процессы транспортной компании ООО «Сильные Машины». Предмет исследования - средства автоматизации бизнес-процессов транспортной компании ООО «Сильные Машины».

Цель работы - автоматизация бизнес-процессов транспортной компании ООО «Сильные Машины».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Выбрать наиболее релевантную информационную систему для конкретной транспортной компании.

2. Определить требования к выбранной информационной системе, составить список необходимых доработок для полноценного функционирования ИС в транспортной компании, разработать Техническое задание.

3. Адаптировать выбранную информационную систему к специфике конкретной транспортной компании согласно техническому заданию.

4. Внедрить выбранную информационную систему в транспортную компанию.

5. Оценить затраты и рассчитать предварительные доходы от внедрения информационной системы.

На этапе анализа используются такие методы исследования, как абстракция и декомпозиция для представления объекта в виде системы. Для описания взаимодействия всех элементов системы используются объектно-ориентированный анализ и проектирование.



Глава I. Анализ предметной области

В данной главе будет произведен анализ предметной области, бизнес-процессов транспортной компании. На базе проанализированных бизнес-процессов компании будет построена модель «AS-IS», выявлены основные требования к информационной системе. Также будут рассмотрены наиболее популярные классы информационных систем и выбран подходящий класс ИС под нужды компании. После выбора класса ИС, будут рассмотрены наиболее популярные продукты, системы выбранного класса и в соответствии с выявленными задачами, предъявляемыми к ИС - будет выбрана наиболее подходящая информационная система.

1.1 Описание бизнес-процессов транспортной компании

Транспортная компания ООО «Сильные машины» входит в инвестиционную группу компаний «Активные акции», образованную на рынке Пермского края в 2005 г. За все время существования, организация зарекомендовала себя как надежная и устойчивая к рыночным колебаниям, а собственный капитал группы компаний превышает 50 млн. рублей. Компания «Сильные машины» сформирована в 2007 г. как микропредприятие субъекта малого бизнеса. Численность сотрудников, согласно штатному расписанию, составляет 15 человек, 6 из которых административный персонал, 2 управляющих, 7 - водители-экспедиторы, механики. Видом экономической деятельности компании по ОКВЭД является 52.29 «деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками», однако, помимо основного, также присутствует деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и другие. Главный офис компании находится в с. Лобаново, там же находятся диспетчерская, гараж для собственного автотранспорта и ремонтное помещение. ООО "Сильные машины" успешно сотрудничает с многими крупными компаниями, такими как ООО «Энтерпрайз», ООО "Облик", сеть розничной торговли «Магнит».

Описанием бизнес-процесса, как правило, называют фиксацию сведений о нем в какой-либо форме. Форма может быть любой, как произвольной, так и выполненная по специальным правилам, нотациям. Компания ООО "Сильные Машины" неоднократно пыталась своими силами выполнить описание основных бизнес-процессов. Однако, на момент выполнения задачи, модели или описания в компании по-прежнему отсутствовали. Описание бизнес-процессов компании выполняются для различных целей, однако основными принято считать:

- формализация и стандартизация выполняемых сотрудниками функций;

- автоматизация учета в компании [3].

Помимо рассмотренных выше целей, модели бизнес-процессов используются и для обучения новых сотрудников, их адаптации в компании. Такие модели дают представление о полной картине деятельности компании, благодаря этому, каждый сотрудник осознает свою ценность и значимость в достижении поставленной организацией цели.

Описанием бизнес-процессов занимаются и в тех случаях, когда необходимо четко понимать последовательность действий и сами действия сотрудников при определённых задачах, с целью их изменения, адаптации. Как раз этот случай и является наиболее подходящим в рассматриваемой работе.

Исходя из всего вышеперечисленного, необходимо выполнить описание основных бизнес-процессов транспортной компании: получения, обработки, выполнения заявки от заказчика, обработки выполненного заказа с целью автоматизации этой деятельности.

1.1.1 Анализ бизнес - процессов транспортной компании

Прежде чем приступать к выполнению любого рода задач в компании, необходимо знать, как устроена компания, какие бизнес-процессы в ней протекают, какие документы используются в компании и так далее. Для этого подходит любое графическое описание бизнес-процессов компании, однако, у компании «Сильные Машины» на момент начала проекта не имелось никаких графических описаний бизнес-процессов. Таким образом, первостепенно необходимо построить модель бизнес-процессов компании.

Существует огромное количество различных языков моделирования, видов диаграмм, схем бизнес-процессов, каждый из которых имеет свою специфику и подходит для описания конкретных задач. Однако наиболее понятными для конечного пользователя являются блок-схемы. Именно поэтому, дальнейшие схемы будут построены в виде блок-схем.

Сбор информации, в основном, проходил в виде интервьюирования с сотрудниками компании и генеральным директором организации.

В результате были выделены следующие процессы компании:

- Получение заказа, сбор информации по заказу, принятие решения о выполнении заказа.

- Поиск перевозчика.

- Оформление документов с заказчиком.

- Оформление документов с перевозчиком.

- Выполнение заказа (перевозка).

- Обработка выполненного заказа.

Блок-схема, иллюстрирующую общую модель бизнес-процессов компании представлена в приложении А на рисунке А1.

Каждая из описанных выше групп была декомпозирована на более детальные задачи. Результат работы можно видеть в приложении А на рисунках А2 - А10.

Проанализировав полученную модель, можно видеть, что большое количество документов формируется вручную по шаблонам сотрудниками компании, более того отсутствует контроль обслуживания ТС. Также стоить отметить, что все данные, документы создаются и вводятся в 1 форму, что в последствии препятствует формированию различного рода отчетов. Эти действия можно автоматизировать внедрением и доработкой, подходящей под задачи и требования компании, информационной системы.

1.1.2 Построение модели «AS-IS» использования действующей информационной системы при работе с заявкой заказчика

Следующим шагом является построение модели работы действующей информационной системы, с целью определения логики работы и последовательности действий сотрудников при работе с заявкой, а также те элементы, которые необходимо будет «перенести» в новую информационную систему. Рассматриваемая модель очень важна для текущей работы, поскольку требуется сохранить логику работы действующей информационной системы в будущей информационной системе.

Процесс построения модели работы действующей ИС весьма трудоемок. При построении следует учесть все нюансы работы в информационной системе, при этом не следует конкретизировать определенные ситуации. Необходимо выбрать такую грань, при которой была бы описана конкретика логики работы транспортной системы, но при этом, чтобы она была обобщённой. Это позволит в дальнейшем простроить логику работы новой информационной системы.

В процессе построения модели велись постоянные консультации как с сотрудниками компании, так и с гендиректором транспортной компании. Результат работы представлен в приложении Б на рисунках Б1 - Б2.

Построенная блок-схема является моделью «AS-IS» использования информационной системы при работе с заявкой заказчика, то есть моделью, которая показывает процесс использования ИС «как есть» на данный момент. Эта модель является одной из наиболее важных в данной работе, поскольку именно эта модель будет использоваться в дальнейшем для получения модели «TO-BE». Модель «TO-BE» в конкретном случае отображает использование выбранной информационной системы при работе с заявками заказчиков в том виде, в котором должно быть.

Следующим шагом является определение требований к будущей информационной системе, выбор класса и продукта ИС.

1.2 Определение основных требований к информационной системе

Компания ООО «Сильные Машины» занимается перевозкой грузов по России. У компании есть собственный автопарк тралов и прицепов, которые необходимо своевременно обслуживать и ремонтировать, следить за их техническим состоянием. На момент выбора релевантной информационной системы автоматизированный контроль за обслуживанием транспортных средств отсутствовал. В связи с чем возникали ситуации, при которых водитель ТС мог использовать намного больше технических ресурсов (тех. жидкостей и других расходных материалов), чем это необходимо. Из-за этого возникала проблема повышенного расхода технических жидкостей, проблемы своевременного и качественного обслуживания транспортных средств. Всё это привело к большим затратам со стороны компании и непрозрачности потока материальных средств на конкретные ТС (т.е. на что конкретно тратятся эти средства).

Одним из основных документов первичного учета транспортных компаний являются путевые листы. При перевозке товарных грузов совместно с товарно-транспортной накладной они определяют показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов [4].

Путевые листы предназначены, в первую очередь, для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ является правовой основой для учета расходов на бензин и вычета этих расходов из налогооблагаемой базы. Также этот документ используется для начисления заработной платы водителю. Более того путевой лист определяет причастность и правомерность использования данным водителем конкретного автомобиля, что является необходимым при проверке документов инспекторами ГИБДД.

Формирование путевых листов в действующей информационной базе компании не автоматизировано, маршрутные листы заполняются вручную по шаблону к каждому рейсу и в большинстве случаев переоформляются после выполнения заказа ввиду большого количества изменений. Всё это может привести к ошибкам, которые в свою очередь могут понести за собой большие затраты и вызвать неразбериху в документах.

Компания ООО «Сильные машины» с течением времени развивается и соответственно расширяет штат водителей. В текущей информационной системе не предусмотрена возможность автоматизированного расчета заработных плат, в связи с этим бухгалтерии компании приходится ежемесячно анализировать большое количество документов, маршрутных листов, отчетов с систем ГЛОНАСС по движению транспортных средств и вручную насчитывать заработную плату каждому водителю. Это занимает огромное количество времени.

Более того, порой возникают ситуации, при которых необходимо спланировать приблизительный расход запчастей, технических жидкостей, затрат на топливо и так далее. В действующей информационной системе такой функционал реализовать крайне трудоемко и сложно, поскольку данная система не рассчитана на выполнение таких задач. Эти и многие другие причины подтолкнули начальство транспортной компании на покупку новой, более совершенной в транспортной отрасли информационной системы, которая могла бы выполнять все возложенные на неё задачи и имела потенциал для дальнейшего развития и расширения наряду с развитием компании.

Помимо вышеперечисленных причин, компании необходимо расширять штат менеджеров, что позволит увеличить количество выполненных заказов и повысить доход компании. Однако, поскольку деятельность компании нельзя назвать автоматизированной, то в первую очередь, необходимо автоматизировать её процессы, что позволит оформлять заказы заказчиков быстрее, повысив тем самым производительность менеджеров. После автоматизации необходимо рассматривать текущую ситуацию на рынке и в компании и принимать решение о расширении штата менеджеров.

Рассматривая вышеперечисленные проблемы, можно выделить наиболее значимые цели замены действующей информационной системы, а именно: сокращение времени работы с заявкой не менее, чем на 20%; сокращение количества ошибок в документе, связанных с человеческим фактором; сокращение времени на расчет заработных плат водителям; сокращение времени на контроль и его усиление за транспортными средствами. Все это приведет к тому, что увеличится производительность сотрудников компании, вследствие чего увеличится количество и качество выполняемых заявок. Это ожидаемые результаты наиболее явно отразятся в положительную сторону на прибыли транспортной компании.

Из всего вышесказанного следует, что новая информационная система должна выполнять следующие функции (или иметь потенциал для дальнейшего развития):

1. Контроль за обслуживанием транспортных средств.

2. Автоматизированное формирование путевых листов и прочих документов.

3. Автоматизированный расчет заработных плат водителям.

4. Планирование затрат.

Согласно рассмотренным выше требованиям, необходимо проанализировать наиболее популярные классы информационных систем для определения наиболее подходящего под поставленные задачи.

1.3 Классы информационных систем

Прежде всего, необходимо дать определение информационной системы для дальнейшей работы с этим понятием. Существует большое количество определений информационной системы, необходимо рассмотреть некоторые из них. Итак, информационная система (ИС) - это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения, обработки и передачи итоговой информации, необходимой для принятия решения. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации [1]. Согласно ГОСТ 34.321-96, информационная система - система, которая организует хранение и манипулирование информацией о предметной области. Однако, наиболее полное определение можно считать следующее: Информационная система - это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, в совокупности оказывающие информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности. Это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет [2].

Информационные системы делятся на различные категории - классы, каждый из которых предназначен для решения определенных задач. Ниже будут рассмотрены основные классы ИС, применяемые в российских компаниях, а именно: MRP, MRP II, ERP, ERP II, CRM, SCM, TMS, CSRP [5].

1.3.1 MRP и MRP II

MRP (manufacturing resource planning) - планирование производственных ресурсов. Методология, позволяющая оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства [6].

Рассматриваемая система основана на планировании материальных потребностей отдела или организации в целом.

Основная цель использования MRP технологии - планирование поставок комплектующих с целью исключения простоев производства и минимизации количества хранимых запасов на складе.

Основные результаты работы MRP системы:

- План заказов - количество каждого ресурса для заказа в каждый период времени в течение всего срока планирования.

- Изменения к плану заказов - модификации к ранее полученному документу «План заказов».

В рассматриваемой концепции есть серьёзные недостатки (нет учета производственных мощностей, их загрузки, а также стоимости рабочей силы), подтолкнувшие к созданию новой более совершенной концепции MRP II.

Основные функции, выполняемые системами класса MRP II:

- Планирование продаж.

- Планирование производства.

- Составление плана производства.

- Планирование материальных потребностей.

- Спецификации продуктов.

- Управление складом.

- Плановые поставки.

- Планирование производственных мощностей.

- Входной / Выходной контроль.

- Материально техническое обеспечение.

- Планирование распределения ресурсов.

- Планирование и контроль производственных операций.

- Управление финансами.

- Моделирование.

- Оценка результатов деятельности.

Основные результаты работы MRP II системы:

- Оперативное получение информации о результатах деятельности организации.

- Планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки данных.

- Оптимизация производственных и материальных потоков.

- Отражение финансовой деятельности предприятия в целом.

Основными недостатками информационных систем класса MRP II являются: ориентация только на заказ, слабая интеграция конструирования и проектирования, слабая интеграция системы технологических процессов, слабая интеграция планирования кадров и управления финансами.

Примеры систем класса MRP II: Microsoft Dynamics, SunSystems, Галактика 7.1 и другие.

1.3.2 ERP и ERP II

В начале 90х годов аналитическая компания Gartner Group ввела новое понятие - ERP, подразумевающее интеграцию систем MRP II и модулей планирования FRP (Finance Requirements Planing) [6]. Такая система является проектом преобразования всего бизнеса и предполагает планирование ресурсов предприятия в разрезе прогнозирования; управления проектами; ведения информации; управления финансами, человеческими ресурсами и т.д. В основе системы ERP заложен принцип создания единого хранилища данных, который содержит всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнес операций [2].

Класс информационной системы ERP предполагает:

- Прогнозирование.

- Управление проектами.

- Управление финансами, затратами, кадрами.

ERP системы решают следующие задачи:

- Планирование производства и продаж. Результат - план производства продукции.

- Прогноз будущего спроса на продукцию.

- Планирование потребностей в ресурсах.

- Спецификация изделий, т.е. определение состава конечного продукта и его материальных ресурсов.

- Планирование потребностей в мощностях.

- Маршрутизация.

- Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.

- Управление финансами.

- Управление затратами.

- Управление Проектами.

Примеры наиболее популярных в России информационных систем класса ERP: SAP, Oracle, 1С, Галактика, Парус.

Под системами класса ERP II понимается сочетание обычной ERP-системы с Internet - решениями для электронного бизнеса, Web приложения. Данная концепция была предложена в 2000 году и предполагала управление корпоративными ресурсами и внешними связями [6]. Ключевой идеей класса ERP II является выход за границы задач автоматизации внутренних процессов предприятия, сотрудничество заказчиков и исполнителей, совместная работа бизнес-партнеров. Другими словами, система осуществляет поддержку и оптимизацию внутренних и внешних процессов предприятия в целом, что связанно с выходом за традиционные рамки оптимизации и автоматизации процессов. Стоит отметить, что систем класса ERP второго поколения на текущий момент очень ограниченное количество, в связи с чем эти системы весьма дорогостоящие. В России такие системы присутствуют в единичных экземплярах. Многие известные компании разработчики утверждают, что их система является классом ERP второго поколения, но при тщательном и детальном анализе концепции рассматриваемого класса и системы, выдаваемой за ERP второго поколения, выясняется, что система в своей основе носит другой класс.

1.3.3 CRM

CRM (Customer Relationships Management) - управление взаимоотношениями с клиентами. Можно рассматривать как часть ERP системы [5].

Функции систем класса CRM:

- Функциональность продаж (управление контактами, клиентами).

- Функциональность управления продажами (прогнозирование, анализ циклов, Фиксированная и произвольная отчётность).

- Функциональность продаж по телефону.

- Управление временем.

- Поддержка обслуживания клиентов.

- Управление маркетинговыми компаниями.

- Отчёты для высшего руководства.

- Интеграция с ERP.

- Синхронизация с различными устройствами и системами.

- Функциональность электронной торговли.

- Мобильные продажи.

1.3.4 SCM

SCM (supply chain management) -- автоматизированные системы управления цепочками поставок. Можно рассматривать как часть ERP системы.

Основная задача класса - повышение эффективности логистики.

Системы рассматриваемого класса позволяют:

- Производить оценку затрат на поставки.

- Управлять перевозкой грузов.

- Выбирать наиболее оптимальный маршрут.

- Оценивать потребность прогнозирования затрат по каждой поставке товара.

- Оптимизировать процессы поставок.

- Обеспечить быстроту, качество и прогнозируемость поставки.

1.3.5 TMS

TMS (Transportation Management Systems) - системы управления транспортировками. Рассматриваемый класс входит в класс информационной системы SCM, который в свою является частью ERP систем [7].

Данный класс ИС предназначен для автоматизации процессов логистики и управления логистикой.

Основные задачи, решаемые TMS системами:

- Контроль за автопарком (обслуживание, плановые тех. работы).

- Построение маршрутов.

- Автоматизированное формирование основных документов логистики (маршрутных листов).

- Контроль за перемещением автотранспортом.

- Контроль расходов.

1.3.6 CSRP

CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов организации, синхронизированное с покупателем или заказчиком и охватывающая взаимодействие с клиентами. Рассматриваемый класс представляет собой полный цикл от проектирования заказанной продукции до послепродажного обслуживания. Концепция заключается в том, чтобы предоставить возможность заказчику самостоятельно подавать заявку на изготовление, включая ответственность за правильность заявки, отслеживанием сроков и т.д. Рассматриваемая концепция в своей основе является слиянием систем класса ERP и CRM [2].

После рассмотрения основных классов ИС необходимо определиться с задачами, которые будут возложены на ИС, для этого требуется провести анализ бизнес-процессов транспортной компании. Результаты сравнения информационных систем представлены в таблице В1 в приложении В.

1.3.7 Выбор класса ИС

Рассматривая функции, которые должна решать будущая информационная система и сравнивая их с рассмотренными классами, можно прийти к выводу, что наиболее подходящим классом ИС для компании «ООО Сильные Машины» является класс TMS. Этот выбор обусловлен несколькими причинами: во-первых, класс TMS предназначен для автоматизации работы транспортной компании, которой и является рассматриваемая организация; во-вторых, рассматривая решаемые задачи выбранной ИС можно видеть, что они наиболее оптимально подходят под выделенные ранее задачи. Таким образом, дальнейший выбор ИС будет осуществляться на базе класса TMS.

Далее будут рассмотрены наиболее популярные (часто внедряемые) на российском рынке в 2016 году продукты выбранного класса ИС, а именно: Oracle, 1С, SAP, Парус, Галактика [8]. Все эти продукты обладают версиями, модулями, конфигурациями по управлению автотранспортом.

1.4 Выбор информационной системы

Необходимо сравнить все выбранные продукты между собой для того, чтобы определить наиболее подходящий для компании «ООО Сильные Машины». Сравнения продуктов класса TMS представлены в приложении Г в таблице Г1.

Проанализировав каждый продукт можно сделать определенные выводы: так SAP TM предназначен скорее для компаний, у который нет собственных транспортных средств и которым не нужно следить за их состоянием, компаний, которые находят необходимые ТС для выполнения заказов и используют найденные ТС максимально эффективно, заполняя все грузовое пространство ТС найденными сторонними заказами, оптимизируя маршрут и так далее. К тому же, SAP - весьма дорогостоящий продукт, который может принести компании огромные потери и не подходит для мелких и средних компаний, какой и является рассматриваемая компания. Таким образом, можно заключить, что такая информационная система как SAP является не лучшим выбором компании «ООО Сильные Машины».

Oracle - американский продукт. В связи с этим, имеет специфичную организацию работы, весьма отличающуюся логикой работы транспортных компаний на российском рынке. Этот продукт по своей логике и функционалу весьма схож с SAP. По тем же причинам что и SAP Oracle не подходит рассматриваемой организации. Стоит отметить что этот продукт также подойдет скорее крупным компаниям, нежели мелким и средним.

Продукты от компаний 1С, Парус, Галактика ERP являются более предпочтительными по нескольким причинам: во-первых, эти продукты разработаны специально для российского рынка и имеют понятную логику работы для русских компаний; во-вторых, эти продукты значительно дешевле иностранных; в-третьих, функционал данных систем наиболее близок к функционалу необходимому компании. Однако, поскольку ранее в компании использовался продукт 1С: Бухгалтерия, пользователям новая информационная система на уже знакомой платформе будет намного более интуитивно понятна. Более того, в группе компаний используются и другие конфигурации платформы 1С, с которыми в дальнейшем, возможно, придется устанавливать связи взаимодействия. Наиболее дешевым из рассматриваемых систем является 1С.

Из всего вышеперечисленного следует, что наиболее подходящим и выгодным приобретением для компании является информационная система на платформе 1С.

Стоит рассмотреть опыт внедрения продуктов от 1С в других компаниях. Ярким примером является автоматизация бизнес-процессов строительной компании ООО «СК Стимул» посредством внедрения информационной системы на платформе 1С: Управление строительной организацией. Компания приняла решение об внедрении данной системы и доработки её до определенного уровня. Внедрение занимало 1 год. За этот год в конфигурации были реализованы функции для абсолютно всех подразделений компании, охватив тем самым различные области учета: управленческий, бухгалтерский, юридический, складской и другие. Как отмечает директор компании ООО «СК Стимул», внедрение прошло успешно, были автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании, управление бизнесом стало более прозрачным, что повысило конкурентоспособность компании, а также дало толчок к дальнейшему развитию [17]. Таким образом, можно сделать вывод, что платформа 1С действительно является мощным инструментом для реализации необходимых функций, которые требуются для решения задач компании.

В целом, при анализе компаний, занимающихся внедрением 1С систем, можно выделить следующие положительные эффекты от качественного внедрения:

1. Увеличение прибыли компании.

2. Снижение издержек.

3. Повышение качества работы.

4. Увеличение производительности компании.

5. Предоставление надежной базы для последующего развития компании.

При более тщательном изучении рынка информационных систем, можно обнаружить различные конфигурации по управлению автотранспортом на платформе 1С. Среди конфигураций компании 1С встречаются и другие конфигурации, спроектированные специализированными компаниями и частными разработчиками, такие конфигурации, как правило, называют авторскими. По сравнению с типовыми конфигурациями, в авторских могут присутствовать некоторые особенности. Авторские системы менее гибкие, нежели типовые конфигурации, однако, несмотря на это, при правильном выборе авторской системы можно получить максимально необходимый функционал для конкретной фирмы, другими словами будет отсутствовать избыток функционала и сложность системы соответственно снижается. Более того, авторские конфигурации значительно дешевле типовых.

Необходимо сравнить типовую конфигурацию 1С, а также несколько авторских конфигураций по составленным критериям:

1. Цена информационной системы.

2. Соответствие базового функционала системы с ожидаемым.

3. Дополнительный функционал, который может быть интересен компании в ближайшей перспективе.

4. Документация по конфигурации.

5. Сложность системы (чем проще система, тем выше балл).

6. Перспектива дальнейшего развития.

7. Дополнительные требования к системе.

Каждый критерий будет обладать весом в 10 баллов, оценка критериев производилась автором данной работы, директором ИТ отдела и системным администратором компании.

Сравнительная таблица представлена в таблице Ж1 приложения Ж.

В результате, была выбрана авторская конфигурация пермского разработчика. При детальном рассмотрении авторской конфигурации было обнаружено, что функционал такой конфигурации полностью устраивает руководства компании, более того, подходит под описанные выше требования, предъявляемые к информационной системе. Следовательно, было принято решение покупки авторской конфигурации 1С «Управление Автотранспортом».

Выводы по главе

Подводя итоги первой главы, были рассмотрены, проанализированы и сравнены между собой классы информационных систем, выбран наиболее подходящий класс информационной системы - TMS (система управления транспортом). Рассмотрены и проанализированы наиболее популярные продукты выбранного класса и выбран наиболее подходящий продукт - платформа 1С. Более того, были рассмотрены преимущества покупки и внедрения авторский конфигураций перед типовыми, проведено сравнение конфигураций и сделан выбор авторской конфигурации 1С - Управление Автотранспортом.



Глава II. Проектирование модели «TO-BE»

2.1 Построение модели работы проектируемой ИС

Прежде чем приступать к доработке и адаптации новой информационной системы, необходимо разобраться, как конкретно устроена и работает выбранная информационная система. Необходимо понять логику работы выбранной информационной системы, чтобы определиться с теми задачами, которые будут реализованы в новой системе для адаптации её к реалиям транспортной компании ООО «Сильные Машины».

Так как выбранная информационная система является авторской конфигурацией, у неё на текущий момент отсутствует документация. Следовательно, необходимо самостоятельно построить модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика, для дальнейшей работы.

Модель работы выбранной конфигурации 1С проектировалась на основе изучения самой информационной системы, а также на основе взаимодействия непосредственно с самим разработчиком конфигурации.

Рассматриваемая система значительно отличается от той системы, которая использовалась ранее в компании. Алгоритм работы включает в себя создание 5 различных документов конфигурации от принятия заказа до последующей обработки выполненного заказа, при условии, что заказ выполняется транспортным средством компании. В противном случае, необходимо создать 6-7 документов, справочников конфигурации для прохождения всего цикла заявки.

Построив модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика и сравнив с моделью «AS-IS» использования действующей в компании информационной системы можно видеть, что они значительно отличаются друг от друга, однако в своей основе имеют примерно одинаковую логику работы. В новой информационной системе недостает некоторых важных данных для работы, таких как: печатные формы документов, самих документов, различных реквизитов и справочников.

Модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы - 1С: Управление Автотранспортом представлена в виде блок-схемы на рисунках Д1-Д2 Приложения Д.

Для внедрения выбранной информационной системы необходимы следующие изменения в конфигурации создание печатных форм документов, создание всех необходимых документов/ справочников (счет на оплату, счет фактура, условия оплаты и т.д.), добавление необходимых реквизитов или данных для работы (условия оплаты, габариты груза и т.д.).

Из этих двух моделей («AS-IS» использования предыдущей информационной системы и новой информационной системы) необходимо составить единую модель «TO-BE», при этом необходимо соблюсти логику работы как новой системы, так и действующей. Данная модель будет являться конечным состоянием системы на момент внедрения. На основе этой модели будут составлены задачи для доработки и написано техническое задание на доработку выбранной ИС. Помимо «слияния» двух моделей «AS-IS» использования ИС, были внесены изменения в виды выдаваемых водителям документов и формируемых документов менеджером. Такой документ, как «Аренда автотранспорта» в модели «TO-BE» был заменен на более совершенный документ «Договор подряда», который в свою очередь является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС водителю», «Акт возврата ТС заказчику». Изменение документа обусловлено инцидентом, произошедшим в компании, который показал несовершенство документа «Аренда автотранспорта». Таким образом, появились новые виды документов в модели «TO-BE», более того, такой документ как «Спецификация» составлялся и подписывался ранее после выполнения заказа, однако такой подход в корне неверный. Документ «Спецификация» должен быть сформирован и подписан до выполнения заказа. Ранее, этот документ формировался менеджерами вручную. В модели «TO-BE» эти и другие виды описанных ранее документов будут формироваться автоматически в надлежащем порядке. При этом следует учесть, что к каждому путевому листу выдается только 1 договор подряда, но может содержаться несколько спецификаций, поскольку в маршрутном листе может быть несколько заказов, а спецификация формируется к каждому заказу. Также документ «Акт передачи ТС водителю» выдается один раз водителю перед выполнением заказа. И документ «Акт возврата ТС заказчику» выдается на подпись водителю после выполнения заказа и возврата водителя на базу. Результат проектирования модели «TO-BE» можно видеть на рисунках Е1 - Е3 приложения Е. Далее необходимо рассмотреть список доработок выбранной информационной системы.

2.2 Определение списка доработок новой ИС

Из построенной модели «TO-BE», можно видеть те изменения, которые необходимо внести в новую ИС, прежде чем внедрять её в компанию. Эти изменения или доработки можно выделить в отдельные области для последующей доработки:

1. Область «Создание печатных форм».

a. Создание печатной формы документа «Договор на перевозку груза» («Договор заявка»).

b. Создание печатной формы документа «Счет на оплату».

c. Создание печатной формы документа «Счет фактура».

d. Создание печатной формы документа «Акт выполненных работ» («Реализация Услуг»).

e. Создание печатной формы документа «Договор подряда».

f. Создание печатной формы документа «Спецификация» к договору подряда.

g. Создание печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» к договору подряда.

h. Создание печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» к договору подряда.

2. Область «Добавление дополнительных данных».

a. Заполнение характеристик груза в заявке (габариты груза, страховка груза, ценность груза).

b. Заполнение в заявке расчетных единиц, условий оплаты, тарифа, стоимости перевозки, основного тарифа, предоплаты, стоимости основного тарифа, диспетчерских услуг, услуг наемного транспорта, доп. услуг, скидок, суммы, условия оплаты с наемником.

c. Добавление ставки НДС при работе на субподряде.

3. Область «Обмен данными».

a. Загрузка данных из действующей конфигурации 1С в новую, т.е. создание внешней обработки для загрузки данных (контрагентов, ТС, организаций и т.д.).

b. Изменение внешней обработки по передаче данных из УАТ в Бухгалтерию (изменение списка передаваемых данных, изменение обработки для использования в Бухгалтерии 8.2).

c. Отображение статусов оплаты в УАТ.

4. Область «Другие изменения».

a. Изменение документа «Реализация услуг»

b. Автоматическое заполнение банков по БИК

Ранее, в системе были реализованы печатные формы документов: «Счет на оплату», «Счет фактура», «Реализация товаров и услуг», «Договор заявка», «Договор с наемным перевозчиком». Однако, в выбранной системе таких документов и печатных форм нет. Исходя из этого, первостепенной задачей является создать печатные формы этих документов, согласно соответствующим шаблонам. Более того, необходимо поднять уровень автоматизации транспортной компании с лоскутного уровня на более высокий, следовательно, необходимо добавить печатные формы документов, формируемые автоматически на основе данных, заполненных пользователем в процессе оформления заявки. Необходимо помимо описанных выше печатных форм документов добавить следующие печатные формы: «Договор подряда», «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику».

Необходимо определить, что понимается под созданием печатных форм, создание печатной формы документа подразумевает формирование печатной формы по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных пользователем данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа, отсутствующего ранее в конфигурации, как правило, требуются данные, которые необходимо добавить в конфигурацию. Далее, добавленные поля, документы, реквизиты, будут использованы и в других задачах в ходе цикла выполнения заявок, следовательно, необходимо учитывать где и каким образом эти данные будут использоваться в дальнейшем.

Однако, если такие документы как «Счет фактура», «Счет на оплату» формировать в выбранной информационной системе не обязательно, поскольку эти документы составляются на основе данных Договор заявки и в последующем экспортируются в конфигурацию Бухгалтерии, то остальные документы необходимо реализовать в системе в полной мере. Так, договор подряда является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику». Эти документы должны формироваться из формы самого документа «Договор подряда». Более подробно формирование печатных форм документов и создание документов в конфигурации рассматривается в Техническом Задании.

Автоматизация документооборота компании предоставит массу преимуществ, во-первых, значительно уменьшатся временные затраты на формирование и заполнение вручную перечисленных выше документов, во-вторых, это поможет избежать ошибок в заполнении документов, связанных с человеческим фактором, более того, документы компании приобретут более унифицированный вид.

Помимо добавленных данных (полей, реквизитов) в конфигурацию при создании документов и печатных форм, необходимо добавить ключевые данные для компании: характеристик груза, условия расчета с заказчиком и поле ставки НДС при работе по схеме субподряда.

Компании необходимо обладать информацией, какой груз, в каком количестве, какой ценности она везет. Также необходимо обладать информацией был ли застрахован груз. Страховка груза зависит от определенной ценности груза. Если ценность груза не превышает 1 200 000 рублей, то груз страховать не обязательно, в противном случае, согласно внутреннему уставу компании, страховка груза обязательна. Помимо этих данных заполняются также данные о погрузке (верхней/ боковой) в кузов транспортного средства. Все эти данные необходимы как для основания каких-либо действий менеджера, так и для контроля за работой менеджера.

Помимо этого, одними из наиболее значимых данных являются данные об условиях оплаты. В зависимости от юридического статуса заказчика варьируется ставка НДС, наценка за груз, из всех пунктов собирается информация и согласно этим данным рассчитывается вознаграждение менеджеру. Помимо этого, компания работает по системе пост оплаты, рассрочки, частичной предоплаты. Для отслеживания оплаты груза, также необходимо знать эту информацию.

Обмен данными между двумя конфигурациями УАТ и Бухгалтерией достаточно сложный и трудоемкий процесс. Необходимо учитывать огромное количество фактов при выгрузке определенных данных из одной конфигурации и загрузки их в другую. Выгрузка данных из УАТ в Бухгалтерию необходима, поскольку конфигурация УАТ не предназначена для бухгалтерского учета, но имеет для него необходимые документы и данные. Эти документы являются основанием для правомерного списания средств, а также контроля за денежным потоком компании. Необходимо выгружать большое количество разновидностей документов в конфигурацию Бухгалтерии:

1. Счет на оплату.

2. Счет фактура.

3. Списание горюче смазочных материалов.

4. Списание топлива.

5. Ремонтные листы.

6. Списание запчастей.

Помимо выгрузки данных в бухгалтерию необходима выгрузка данных в конфигурацию Управленческого учета (УПП). В УПП должна попадать информация об оплате услуг водителей и, возможно, в перспективе, об оплате услуг менеджеров. Однако, забегая вперед, на момент написания работы, не представляется возможным автоматизированное начисление заработной платы водителям. В компании достаточно часто меняются тарифы оплаты услуг водителей. Заработная плата водителя зависит от огромного количества факторов, например, оплата за километр негабаритного груза отличается от оплаты за километр габаритного груза и отличается от оплаты за километр при порожнем ходе; помимо этого, на эти факторы влияет ещё и дальность маршрута, время в дороге, географическая локация маршрута и так далее. Компания ещё не нашла золотую середину оплаты услуг водителей, из-за этого, настраивать и дорабатывать автоматизированный расчет заработных плат водителям на текущий момент представляется нецелесообразным. Помимо этого, существуют второстепенные задачи, облегчающие работу менеджеров и повышающие их производительность. Эти и другие задачи более подробно описаны в Техническом задании.

2.3 Выбор подхода внедрения

Помимо адаптации выбранной информационной системы к специфике компании, необходимо определиться каким образом дорабатываемая информационная система будет внедряться в деятельность компании в будущем.

Существует три основных подхода внедрения информационных систем в компанию [6]:

1. Теория большого взрыва. При этом подходе внедрения все пользователи компании переходят на выбранную ИС одновременно, при этом установлена конкретная дата внедрения. Основными недостатками является то, что в большинстве случаев доработка и адаптация продукта к компании происходит в сжатые сроки и мелкие детали игнорируются. Наиболее рискованный метод внедрения и в большинстве случаев наиболее тяжелый для компании. Преимуществом данного способа является быстрое внедрение и переход на выбранную ИС.

2. Поэтапное внедрение. Данный подход внедрения подразумевает постепенную доработку ИС, постепенную настройку, полное тестирование ИС. К недостаткам можно отнести то, что изменения, вносимые в информационную систему, могут устареть на момент внедрения, по сравнению с теорией большого взрыва занимает длительный промежуток времени.

3. Параллельное внедрение. Данных подход подразумевает параллельное внедрение новой ИС в уже действующую ИС. Является наименее рискованным подходом внедрения.

В нашем конкретном случае будет производиться поэтапное внедрение ИС в компанию, поскольку этот подход является наиболее оптимальным как для специалиста, который занимается внедрением, так и для персонала, поскольку при таком подходе, персонал постепенно обучается работе на новой информационной системе.

Помимо этого, необходимо дать определение и рассмотреть основные виды аутсорсинга, определить, пользуется ли компания в конкретном случае услугами аутсорсинга.

2.4 Аутсорсинг

Существует мнение, что быть узконаправленным специалистом крайне невыгодно, однако, на практике это мнение бывает часто неверным. Чем узконаправленнее специалист и компания в целом, тем выше опыт и профессионализм в конкретной области. Если какие-либо виды деятельности компании оказываются обременительными или компания не способна решить ту или иную задачу своими силами, как правило, такая компания прибегает к аутсорсингу.