Автоматизация на транспорте

Аутсорсинг - процесс передачи компанией части производственных или бизнес - процессов другой компании или лицу, способному качественно выполнить поставленную задачу [22].

Делегируя процессы, которые не относятся к основному виду деятельности компании, но являющиеся важными для неё, компания совершает выгодный обмен.

Стоит также различать понятия разовой поддержки и аутсорсинга. Разовая поддержка имеет краткосрочные взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, аутсорсинг имеет долгосрочные отношения, на определенный период времени.

Несомненное преимущество аутсорсинга заключается в делегировании определенных задач специалистам и сосредоточение компании на решении основных стратегических задач.

Различают следующие виды аутсорсинга:

1. ИТ аутсорсинг. Информационные системы передаются на обслуживание организациям, занимающимся технической поддержкой, программным обеспечением, доработкой и разработкой информационных систем.

2. Производственный аутсорсинг. Часть ключевых функций передается сторонней организации.

3. Аутсорсинг бизнес-процессов. Компания передает бизнес-процессы, которые не являются для неё ключевыми сторонней организации.

4. Аутсорсинг управления знаниями [23]. Рассматриваемый вид подразумевает управление теми видами процессов, которые требуют более детального изучения или серьёзной аналитической обработки больших массивов данных, создания и управления базами знаний. Рассматриваемый вид аутсорсинга в настоящее время только набирает популярность в США.

Далее, рассмотрим более детально вид аутсорсинга, применяемый в транспортной компании ООО «Сильные Машины».

ИТ аутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней организации информационных систем. В реалиях сегодняшнего бизнеса, совсем необязательно компании выполнять весь перечень работ только с помощью своего штата персонала.

Обычно комплекс ИТ аутсорсинга включает в себя следующие виды услуг [24]:

- Настройка и доработка аппаратной части оборудования.

- Настройка и обновление ПО.

- Защита сети от несанкционированного доступа извне.

- Антивирусная защита.

- Ремонт и замена оборудования.

- Обучение персонала.

- Управление базами данных компании.

- Резервное копирование информации.

- Доработка и адаптация информационных систем компании.

- Внедрение информационных систем в компанию.

Помимо этих видов услуг, зачастую к ИТ аутсорсингу относят и услуги по аналитической деятельности, такие как описание бизнес-процессов компании с целью автоматизации или оптимизации деятельности и так далее.

Различают различные формы аутсорсинга [25]:

1. Полный аутсорсинг. Организация передает сторонней фирме выполнение каких - либо процессов.

2. Частичный аутсорсинг. Организация передает только часть определенных задач одной области сторонней компании.

3. Усовершенствованный аутсорсинг. Организация передает аутсорсерам определённые функции, оставляя за собой роль распределителя.

Полный аутсорсинг появился в середине 90х годов. Подразумевает под собой передачу полного процесса аутсорсеру. Организация обеспечивает компанию - партнера необходимой документацией для проведения оговоренных работ. Компания-аутсорсер качественно выполняет всю поставленную работу.

Частичный аутсорсинг подразумевает делегирование частей одного процесса компании - аутсорсеру. Эта форма аутсорсинга наиболее распространена и имеет большое применение в российском бизнесе.

Усовершенствованный аутсорсинг представляет собой совершенно новое направление аутсорсинга. В этом случае компания - аутсорсер решает наиболее ключевые моменты под попечительством вышестоящего начальства компании заказчика.

Рассмотрев виды и формы аутсорсинга, можно сделать вывод, что компания пользуется услугами частичного ИТ аутсорсинга, поскольку, покупая авторскую конфигурацию, поддерживаемую разработчиком на неопределенный срок и привлекая специалиста в области внедрения и доработки информационной системы, компания выходит за рамки своего штата и пользуется услугами сторонних лиц, на определенный период времени.

Следующим этапом работы является разработка Технического Задания для последующей реализации изменений в конфигурации. Техническое задание представлено в приложении З. Отдельно описывать техническое задание представляется нецелесообразным, поскольку техническое задание выполнено в соответствии с ГОСТ 34.602-89 и представляет собой независимый документ.

Выводы по главе

Подводя итоги главы, была построена модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика. Построена модель «TO-BE» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика, описывающая, как должна работать выбранная информационная система. Определены задачи по адаптации информационной системы к специфике компании. Рассмотрены виды внедрения информационных систем в компании и выбран наиболее подходящий - поэтапное внедрение. Также были рассмотрены виды и формы аутсорсинга и сделан вывод, компания ООО «Сильные Машины» прибегает к частичному ИТ аутсорсингу при выборе, адаптации и внедрении информационной системы.



Глава III. Адаптация информационной системы к специфике компании

3.1 План проводимых изменений в информационной системе

Первоочередной задачей при внедрении является приведение информационной системы к тому состоянию, при котором менеджеры транспортной компании ООО «Сильные машины» могли бы её использовать как основной информационный продукт. Для этого, необходимо в первую очередь реализовать печатные формы тех документов, которые описаны в техническом задании, а именно:

- Заявка заказчика.

- Заявка перевозчика.

- Договор подряда.

- Спецификация.

- Акт передачи ТС подрядчику.

- Акт приема ТС заказчиком.

- Счет на оплату.

- Счет фактура.

- Акт выполненных работ.

Создание печатных форм этих документов является первоочередной задачей при адаптации выбранной информационной системы к специфике транспортной компании ООО «Сильные Машины». В процессе создания печатных форм документов требуется добавить необходимые данные (реквизиты) в конфигурацию, таким образом, при создании печатных форм документов, параллельно будут добавлены все необходимые реквизиты, справочники, для полноценной работы менеджеров.

После того, как все необходимые данные будут внесены в систему и созданы печатные формы документов, необходимо автоматизировать расчет заработных плат водителям.

Обмен данными между конфигурациями управления автотранспортом и бухгалтерией не будет рассматриваться в рамках текущей работы, поскольку ориентировочный срок завершения работ по обмену данными выходит за временные рамки текущей работы.

3.2 Добавление печатных форм документов

3.2.1 Печатные формы документов «Заявка заказчика» и «Заявка перевозчика»

Документ «Заявка заказчика» является одним из основных документов при выполнении заказа. Данный документ содержит большое количество различных данных, начиная от данных заказчика и исполнителя, и их банковских реквизитов, заканчивая описанием груза, способом размещения груза в кузове транспортного средства и информацией о водителе. Более подробно данные из которых формируется печатная форма документа описаны в техническом задании.

Как уже было сказано ранее, в выбранной конфигурации существует документ «Заявка заказчика», но не имеет печатной формы. Таким образом, необходимо спроектировать печатную форму текущего документа. Помимо этого, необходимо добавить дополнительные реквизиты в документ «Заявка заказчика», более подробно каждый реквизит и цель его добавления описаны в техническом задании.

При проектировании печатной формы документа «Заявка заказчика» данные извлекаются не только из самого документа, но также из регистров накопления, регистров сведений и других справочников и документов, связанных с основным документом. Подобное описание источников данных приводить в текущем отчете представляется нецелесообразным, поскольку данных большое количество и формирование печатной формы документа не несет научной новизны.

Исходя из всего вышеперечисленного, была составлена печатная форма документа «Заявка заказчика», вызываемая менеджером по нажатию выпадающего меню «Печать» и выбора печатной формы «Заявка заказчика» текущего документа.

Печатная форма, в соответствии с техническим заданием, открывается в отдельном окне программного продукта с уже заполненными данными, указанными ранее менеджером в документе. Сформированная печатная форма документа представлена в приложении И.

В случае, если заказ выполняется сторонней организацией, то есть наемным транспортным средством, должен формироваться документ «Заявка перевозчика». Этот документ аналогичен документу «Заявка заказчика», при формировании которого используются те же данные. Сформированная печатная форма документа представлена в приложении К.

3.2.2 Печатные формы документа «Договор подряда»

На замену документа «Аренда автотранспорта», в связи с произошедшим инцидентом в компании, был введен новый документ «Договор подряда», который выдается для каждого путевого листа водителю. Этот документ является основанием выезда транспортного средства из гаража. Без этого документа водитель не имеет права использовать транспортное средство. Ранее использовавшийся документ выдавался без ограничения срока действия, в связи с чем, водитель мог полноправно использовать транспортное средство в любое время.

Документ «Договор подряда» является основанием для следующих документов:

- Спецификация.

- Акт передачи ТС подрядчику.

- Акт приема ТС заказчиком.

Поскольку в выбранной конфигурации ранее не было рассматриваемого документа, необходимо создать документ «Договор подряда» с ссылкой на путевой лист, из которого создается рассматриваемый документ. Подробное описание представлено в техническом задании.

При создании документа подряда из документа «Путевой лист» создается соответствующий документ, который имеет ссылку на родительский документ. При этом путевой лист также имеет ссылку на «Договор подряда». При создании договора подряда табличная часть «Заказы» из путевого листа переносится в рассматриваемый документ, помимо этого переносятся данные об организации и водителе.

Поскольку документ «Договор подряда» является основанием для документов «Спецификация», которых может быть множество, была создана табличная часть, в которой проставляются ссылки на созданные спецификации, по которым в последующем можно будет перейти на конкретный документ.

В результате проделанной работы была получена следующая форма документа (см. рисунок 3.1).

Рисунок 3.1. Главная форма документа «Договор подряда»

Сформированная печатная форма документа представлена в приложении Л.

3.2.3 Печатные формы документов «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику»

Документ «Спецификация» представляет собой подробное описание заказа и выставляется к каждому документу «Заявка заказчика». Основная задача документа спецификации - конкретизация положений соглашения. Подробное описание данных, входящих в документ спецификации представлено в техническом задании.

Изначально в выбранной конфигурации не было текущего документа, поэтому необходимо создать справочник «Спецификация». Каждый документ «Спецификация» должен создаваться на одном задании (заявке заказчика), поэтому, необходимо предоставить возможность выбора конкретного задания пользователю, по которому требуется создать спецификацию. Для этого была сформирована дополнительная форма документа (см. рисунок 3.2).

Рисунок 3.2. Форма выбора задания для спецификации



На основании выбранного задания формируется справочник «Спецификация», при этом, ссылка на сформированный справочник проставляется в табличную часть документа «Договор подряда». Основная форма справочника «Спецификация» представлена ниже на рисунке 3.3:

Рисунок 3.3. Основная форма справочника «Спецификация»

По нажатию на кнопку «Печать» текущей формы формируется печатная форма документа, которая представлена в приложении М.

Документ «Акт передачи ТС подрядчику» выдается непосредственно перед выполнением заказа водителю и является подтверждением того, что водитель получил ТС в пользование на время выполнения заказа. В данном документе указывается состояние транспортного средства, возможно, мелкие технические неисправности, для того, чтобы при сдаче транспортного средства водителем не возникли какие - либо претензии с обоих сторон. Сформированная печатная форма документа представлена ниже на рисунке 3.4:

Рисунок 3.4. Печатная форма документа «Акт передачи ТС подрядчику»

Документ «Акт возврата ТС заказчику» является подтверждением того, что водитель сдал ТС в надлежащем состоянии. Транспортное средство после выполнения заказа принимает механик организации (может принять другое уполномоченное лицо). Печатная форма документа представлена ниже (см. рисунок 3.5.).



Рисунок 3.5. Печатная форма документа «Акт возврата ТС заказчику»

3.2.4 Печатные формы документов «Счет на оплату», «Счет фактура», «Акт выполненных работ»

Менеджер в любой момент выполнения/обработки заказа должен иметь возможность выставления счета на оплату и счет фактуры заказчику. Принято решение, что такие документы будут формироваться также из документа «Заявка заказчика». Помимо этих документов, необходимо создать печатную форму документа «Акт выполненных работ», которая выставляется заказчику после выполнения заказа.

Печатные формы документов вызываются по нажатию на ниспадающий список «Создать на основании» и выбора конкретного документа (рисунок 3.6.):



Рисунок 3.6. Вызов печатной формы документа

Сформированная печатная форма документа «Счет на оплату» представлена ниже на рисунке 3.7:

Рисунок 3.7. Пример печатной формы документа «Счет на оплату»

Сформированная печатная форма документа «Счет фактура» представлена ниже на рисунке 3.8:

Рисунок 3.8. Пример печатной формы документа «Счет фактура»

Стоит также отметить, что документы «Счет на оплату» и «Счет фактура» как таковые отсутствуют в конфигурации, есть только печатные формы этих документов.

Подробное описание данных, входящих в печатную форму документа представлено в техническом задании. Выходная форма представлена ниже на рисунке 3.9:

Рисунок 3.9. Печатная форма документа «Акт об оказании услуг»

3.3 Настройка автоматизированного расчета заработных плат водителям

Одной из наиболее ключевых предпосылок внедрения новой релевантной информационной системы в транспортную компанию ООО «Сильные машины» являлась необходимость автоматизации расчета заработных плат водителям. Выбранная информационная система имеет функционал для автоматизации расчета. Таким образом, необходимо настроить автоматизированный расчет заработных плат водителям в выбранной конфигурации платформы 1С.

Для начала необходимо определить тарифы и алгоритмы расчета заработных плат в транспортной компании. Согласно внутреннему документу, был составлен алгоритм расчета заработных плат водителям (см. рисунок 3.10).

Рисунок 3.10. Алгоритм расчета заработных плат водителям

Исходя из тарифов расчета заработной платы, сумма начислений зависит от размера груза (габарит/ негабарит) и расстояния в круг. Таким образом, эти два условия должны обязательно присутствовать в установках начисления заработных плат. Усложняет задачу и то, что для данной конфигурации нет абсолютно никакой документации и для настройки конфигурации или её доработки необходимо разбираться во всех модулях конфигурации. Это весьма трудоемко и занимает большие промежутки времени. Несмотря на это, в конфигурации существует документ «Дополнительные условия расчета зарплаты и доходов», в котором можно определить дополнительные условия в виде формул. Это является первым шагом к автоматизации расчета заработных плат водителям. Ниже, представлен скриншот с рассматриваемым документом, в котором добавлено условие расчета заработной платы в зависимости от размеров груза (см. рисунок 3.11).

Рисунок 3.11. Настройка дополнительных условий расчета зарплаты водителям (условие размера груза)

Согласно условию, для организации ООО «Сильные машины» действует условие начисления зарплаты водителям с наименованием «Габаритность». Данные для условия берутся из документа «Товаротранспортный документ», реквизита «Габаритность». Аналогичным образом были добавлены условия расстояния (до 150 км, 150-700 км, 700 + км).

Для описанных выше условий необходимо добавить дополнительные реквизиты. Для размера груза необходимо добавить перечисление «Габарит/ Негабарит/ Порожний» и добавить его в табличную часть «Заказы» документов «Заявка заказчика», «Разнарядка», «Путевой лист». Также необходимо вынести этот реквизит в Товаротранспортный документ в отдельное поле.

Для определения расстояния были созданы булевы реквизиты «Город» (до 150 км в круг), «Область» (от 150 км до 700 км вкруг), «Россия» (более 700 км вкруг». Эти реквизиты были созданы в документе «Товаротранспортный документ», данные о пробеге берутся из путевого листа за весь рейс и автоматически проставляется соответствующий реквизит. Заполнение реквизитов происходит автоматически в зависимости от общего пробега путевого листа перед закрытием документа и перед созданием документа.

После того, как данные были добавлены в конфигурацию и настроены дополнительные условия расчета заработной платы, необходимо определить виды начислений. Настройка видов начислений производится в документе «Виды начислений заработной платы». Пример вида начислений представлен на скриншоте ниже (рисунок 3.12):



Рисунок 3.12. Вид начисления заработной платы «Км (Область)»

Согласно приведенному выше примеру, видно, что при данном виде начисления используется внешняя процедура расчета «Расчет сдельно за км». В системе предусмотрена возможность определить виды начислений с помощью внешних обработок, подключаемых к конфигурации. В такой обработке можно задать программно виды начислений и использовать их при расчете. В данном случае, была написана внешняя обработка, содержащая 3 экспортные функции:

- Расчет сдельно за км.

- Суточные.

- Смена.

Во внешней обработке прописаны условия при которых производится то или иное начисление в зависимости от пробега или времени работы.

Финальным шагом является определение условий и тарифов начисления заработных плат водителям в системе. Эти условия задаются в документе «Установки начислений расчета зарплаты». Исходя из составленных ранее условий можно однозначно определить начисления заработных плат. Условия начисления представлены ниже на рисунке 3.13:

Рисунок 3.13. Условия начисления заработной платы водителям

Каждому условию соответствует определенное начисление и ставка, заданное ранее, а именно:

- Смена.

- Суточные (Область).

- Суточные (Россия).

- Км (Область).

- Км (Россия).

- Км (Порожняк).

Помимо описанных выше начислений были созданы и другие начисления, заполняемые менеджерами вручную (установка ставней, погрузка, разгрузка и т.д.).

Таким образом, после проделанной работы, система в автоматизированном виде совершает расчет заработной платы водителю за конкретный маршрутный лист. Расчет производится по нажатию кнопки «Расчет доходов и зарплаты», расположенной в документе «Путевой лист». Результат работы представлен ниже на рисунке (см. рисунок 3.14).



Рисунок 3.14. Пример автоматизированного расчета заработной платы водителю по путевому листу

По маршрутному листу «СМ02» была рассчитана заработная плата водителю, согласно пробегу и времени работы. Исходя из расчета и начальных данных, водитель находился в рейсе 5 смен и проехал 2200 км. На скриншоте выше видно, что в табеле сотрудника проставлено 6 строк, однако смен в начислениях заработной платы только 5. Это связано с тем, что первая смена считается в случае, если водитель выехал раньше 12.00 и последняя смена учитывается, если водитель вернулся в гараж позже 16.00. Помимо этих начислений, менеджерами будут сделаны и дополнительные начисления, которые по определенным причинам не имеет смысла автоматизировать и на данный момент автоматизация таких начислений как «установка ставней», «установка ставней для габаритного груза» не представляется возможной. Такие начисления должны заноситься менеджерами вручную.



Итоги главы

В данной главе были реализованы печатные формы документов, необходимые для полноценной работы менеджеров. Параллельно созданию печатных форм документов были добавлены необходимые данные (реквизиты) в конфигурацию управления автотранспортом. Был переработан документ с тарифами начисления заработных плат в алгоритмизированный вид, который позволил выделить основные условия начисления заработных плат в зависимости от двух ключевых показателей: размера груза (габарит/негабарит) и расстояния путевого листа. Помимо этого, были произведены необходимые настройки расчета заработной платы водителям, написана внешняя обработка, позволяющая делать этот расчет с учетом специфики конкретной компании. В результате был успешно автоматизирован процесс начисления заработных плат водителям.



Глава IV. Внедрение информационной системы

4.1 План внедрения информационной системы

Под процессом внедрения информационной системы, как правило, рассматривают процесс интеграции программного продукта в деятельность компании [26]. Зачастую рассматривают 3 основных пути внедрения информационных систем в деятельность компании [5]:

1. Внедрение ИС с перепроектированием бизнес-процессов компании, т.е. при внедрении информационной системы, бизнес-процессы компании претерпевают такие изменения, которые корректируют бизнес-процессы компании к логике выбранной информационной системы.

2. Внедрение ИС с перепроектированием программного продукта под логику работы компании, т.е. при внедрении информационной системы, выбранный продукт дорабатывается до уровня бизнес-процессов компании, другими словами корректируется логика работы информационной системы.

3. Комбинированное перепроектирование. Под этим путем внедрения подразумевается, что будут изменены бизнес-процессы компании, а также логика работы самой ИС.

Рассматривая три основных пути внедрения, можно сказать, что при выборе первого пути, компания может столкнуться с большими проблемами, поскольку в этом случае, необходимо полностью переобучить персонал компании работе в новой информационной системе. Это достаточно сложный и трудоемкий процесс, более того, персонал будет воспринимать нововведение с негативной точки зрения, что затормозит внедрение и повысит трудоемкость рассматриваемого процесса.

Второй путь внедрения представляется наиболее удобным и простым с точки зрения самого процесса внедрения, однако, этот способ внедрения имеет смысл быть, в том случае, если руководство компании полностью удовлетворено текущими бизнес-процессами и не стремится внести в них изменения. Рассматриваемый путь внедрения встречается наиболее редко, по сравнению с другими.

Третий путь внедрения представляется наиболее логичным, как с точки зрения внедрения, так и с точки зрения оптимизации деятельности компании. Более того, этот способ внедрения позволит достичь желаемого результата с меньшим сопротивлением со стороны персонала, что ускорит процесс внедрения и снизит его трудоемкость. Как уже описывалось ранее в работе, спроектированная модель «TO-BE» использования информационной системы подразумевает как перепроектирование самой ИС, так и изменение в логике работы транспортной компании.

Поскольку, процесс перепроектирования выбранной информационной системы очень трудоемкий и достаточно долгий процесс, то было принято решение начать внедрение информационной системы в том виде, в котором она есть с момента её приобретения. Это решение обосновывается тем, что логика работы новой информационной системы сопоставима с логикой работы действующей ИС. А также, к моменту завершения адаптации выбранной информационной системы к специфике компании, пользователи готовы будут начать работу в новой информационной системе как в основной и единственной ИС.

Параллельно с обучением работе в новой информационной системе, менеджерам транспортной компании была поставлена задача переноса всех заказов из системы 1С: Бухгалтерия в выбранную систему 1С: Управление Автотранспортом с 1 января 2017 года. Это решение позволит закрепить навыки пользователей работе в новой ИС. А также, к моменту окончательного перехода на новую информационную систему, пользователи будут в полной мере знать необходимый для работы функционал, а также будут решены все вопросы, возникающие во время обучения.

Таким образом, необходимо обучить пользователей работе в новой информационной системе в соответствии с их обязанностями, т.е. менеджеры должны уметь заводить заявки заказчиков и выполнять полный цикл работы с заказом в системе. Механик, в свою очередь, должен уметь заносить данные по техническим обслуживаниям, ремонтным листам, контролировать своевременность работ и так далее.

Первостепенно, были обучены менеджеры транспортной компании работе в новой информационной системе. Для менеджеров были составлены инструкции, которые отражают алгоритм необходимых действий сотрудника, для получения желаемого результата. Такие инструкции были сделаны в виде блок-схем, поскольку сотрудники уже знакомы с таким видом моделей и достаточно хорошо в нём разбираются, более того, инструкции, представленные в виде моделей, воспринимаются значительно проще нежели текстовые, а также работа по таким инструкциям становится более продуктивной. Это обусловлено тем, что информация с иллюстраций, моделей зрительно воспринимается быстрее, нежели текстовое описание.

Исходя из всего вышеперечисленного, ниже будут рассмотрены инструкции, разработанные для обучения менеджеров работе в новой информационной системе.

4.2 Инструкции по работе в новой ИС для менеджеров

Менеджеры транспортной компании ранее работали в информационной системе 1С: Бухгалтерия, следовательно, они имеют опыт работы в системах платформы 1С. Исходя из этого, инструкции были написаны с учетом опыта работы пользователей, другими словами менее подробно, нежели для тех пользователей, которые ранее не работали с продуктами выбранной платформы или с информационными системами в целом.

В первую очередь, необходимо обучить менеджеров заносить данные в справочники системы, такие как: контрагенты, физические лица, должности, маршруты, адреса, транспортные средства и так далее.

4.2.1 Инструкции менеджерам по заполнению объектов конфигурации

В первую очередь менеджер транспортной компании должен уметь заносить всю информацию в справочники выбранной конфигурации 1С. В целом, объекты конфигурации можно разделить на интуитивно понятные, для которых не требуется обучение и на объекты, по заполнению которых требуется обучение. Экземплярами второй группы объектов можно считать следующие: «Модели транспортных средств», «Транспортные средства», «Сотрудники», «Заправочные ведомости».

Перед началом непосредственного обучения, необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал, как устроена система, как она работает и главное для менеджера - какие выходные формы документов он сможет получить, используя новую конфигурацию. Специально для этого, была разработана модель, описывающая логику работы выбранной конфигурации по приему, обработке и постобработке заявок заказчика. Алгоритм имеет 2 ветви - выполняется ли заявка заказчика собственными силами (т.е. собственным транспортным средством) или же привлекаются наемные транспортные средства. В зависимости от этого, изменяется порядок документов, а также сами документы. Логика работы 1С: УАТ с использованием собственного транспортного средства представлена ниже (см. рисунок 4.1).



Рисунок 4.1. Логика работы 1С: УАТ при выполнении заказа с использованием собственных транспортных средств

Также были описаны выходные (печатные) формы документов. Из документа «Маршрутный лист» менеджер способен создать документ «Договор подряда» и вывести его на печать, который в свою очередь является основанием для документа «Спецификация», который, в свою очередь, также имеет выходную-печатную форму. Также договор подряда является основанием для документов «Акт передачи ТС подрядчику» и «Акт возврата ТС заказчику». Каждый из этих документов имеет печатную форму.

Документ «Реализация услуг» аналогично предыдущим документам имеет печатную форму.

Из документа «Заявка заказчика» можно вывести на печать следующие печатные формы документов:

- Договор с наемным перевозчиком.

- Договор заявка на перевозку.

- Счет на оплату.

- Счет фактура.

Ниже на рисунке 4.2. представлена логика работы конфигурации УАТ с использованием наемного транспортного средства:

Рисунок 4.2. Логика работы 1С: УАТ при выполнении заказа с использованием наемных транспортных средств

Аналогично предыдущему документу, из документа «Заявка заказчика» доступны следующие печатные формы документов: «Договор с наемным перевозчиком», «Договор заявка на перевозку», «Счет на оплату», «Счет фактура». Из документа «Реализация услуг» также доступна печатная форма.

После того, как менеджеры компании были ознакомлены с той логикой, которая предлагается для дальнейшей деятельности, а также с документами, которые формируются автоматически, необходимо преступить к обучению работы в целом в новой системе.

Для выполнения полного цикла работы с заявкой заказчика, необходимо, чтобы в системе были указаны сотрудники организации. Для того, чтобы «принять на работу» сотрудника, необходимо первоначально занести физическое лицо, затем заполнить справочник «Сотрудники» и после этого в документе «Прием на работу» принять сотрудника компании в штат. Для того, чтобы менеджер в любой момент мог сделать это самостоятельно, была составлена следующая инструкция в виде блок-схемы (рисунок 4.3):

Рисунок 4.3. Алгоритм добавления нового сотрудника в штат транспортной компании

После того, как все сотрудники транспортной компании были занесены в систему и «приняты на работу», необходимо добавить собственные транспортные средства компании, для этого необходимо следовать алгоритму, представленному ниже на рисунке (см. рисунок 4.4).

Рисунок 4.4. Алгоритм добавления транспортного средства в конфигурацию

Представленный выше алгоритм подходит как для добавления в конфигурацию собственных транспортных средств, так и для добавления транспортных средств субподрядчиков. Однако, были приняты некоторые решения для упрощения работы и повышения производительности менеджера. Так как менеджерам не требуется знать подробные данные о транспортном средстве, такие как используемое топливо, объем бака, нормы ТО и так далее, то была создана модель для транспортных средств субподрядчика. При вводе новых транспортных средств субподрядчика менеджеры были проинструктированы выбирать модель «ТС субподрядчика» и далее заносить только необходимую информацию по наемному транспортному средству (гос. Номер, документы, тоннаж).

Далее, необходимо рассмотреть алгоритм списания топлива. В компании используются топливные карты, заправки по которым можно просматривать в виде отчета, загруженного с официального сайта. Для быстрого и корректного списания топлива в конфигурации есть документы, позволяющие заносить данные о заправках в систему путем автоматической загрузки данных из файла. Для того, чтобы загрузить данные о топливе, менеджеру необходимо выполнить следующие действия (рисунок 4.5):

Рисунок 4.5. Алгоритм загрузки данных о заправках собственных ТС в конфигурацию УАТ

Следующим шагом является обучение пользователей работе с заявкой заказчика, другими словами - проведение полного цикла работы с заявкой.

4.2.2 Инструкции менеджерам по работе с заявками

В данном разделе будут рассмотрены инструкции по работе с заявкой, выполняемой собственным транспортным средством и по работе по системе субподряда. Поскольку из двух схем работы наименее сложной является работа с собственным транспортом, было принято решение начать обучение именно с этой схемы. Ниже на рисунке представлен пошаговый алгоритм при работе с заявкой заказчика (см. рисунок 4.6).

Рисунок 4.6. Алгоритм работы с заявкой заказчика с использованием собственного ТС

Согласно этому алгоритму работы, при выполнении заявки заказчика с использованием собственного транспорта необходимо создать следующие документы: «Заявка заказчика», «Разнарядка», «Путевой лист», «ТТН», «Реализация услуг».

Поскольку 60% всех заказов выполняется с привлечением наемного транспорта, необходимо обучить менеджеров работе по схеме субподряда. В этом случае, корректируется перечень составляемых документов: «Заявка заказчика», «Заявка Перевозчика», «Разнарядка», «Субподряд», «ТТН», «Реализация услуг». Алгоритм работы менеджеров по обработке и постобработке заявки с привлечением наемного транспорта представлен ниже на рисунке (см. рисунок 4.7).



Рисунок 4.7. Алгоритм работы с заявкой заказчика с использованием наемного ТС

4.2.3 Инструкции менеджерам по частным случаям

Кроме стандартных ситуаций, необходимо разобрать частные случаи, при которых у новых пользователей информационной системы могут возникнуть определенные вопросы. В первую очередь, необходимо разобрать, как можно добавить заказ к уже сформированному путевому листу. В компании довольно часто возникают ситуации, при которых к уже сформированному путевому листу добавляются новые заказы, в этом случае менеджерам необходимо придерживаться следующего алгоритма действий (см. рисунок 4.8).

Рисунок 4.8 Алгоритм добавления заявки в уже сформированный путевой лист

Следующей важной и часто повторяющейся ситуацией является создание n-количества заказов по единому маршруту. Специально для этого случая в конфигурации в документе «Заявка заказчика» в табличной части «Заказы» создано поле «Совместный рейс», которое предусматривает как раз такую ситуацию. В случае, если заявка создана с выбором описанного выше поля, данные о пробеге (которые указываются в ТТН) не начисляются в пробег транспортного средства и не используются при расчёте заработных плат водителям. Данные о пробеге учитываются только по основному заказу.

В процессе обучения и последующей работы у менеджеров не возникало других особых ситуаций, которые бы требовали дополнительного пояснения или составления инструкций.

4.3 Инструкции по работе в новой ИС для механика

Механик транспортной компании ранее не работал ни в одной информационной системе, а учет вел в бумажном виде, следовательно, он не имеет опыта работы с информационными системами. Более того, уровень владения ПК у механика на уровне базового. Таким образом, необходимо разработать такие инструкции пользователя, которые бы были понятны механику.

Помимо инструкций, проводилось и личное обучение механика компании, инструкции же нужны, в основном, для самостоятельного выполнения работы механиком.

Если рассматривать деятельность механика с точки зрения информационной системы, то можно разделить её на 2 области:

1. Учет проведения ремонтных работ.

2. Контроль за своевременными плановыми обслуживаниями ТС.

Если рассматривать учет проведения ремонтных работ, то в него входят 3 основных документа:

- Номенклатура.

- Поступление материалов.

- Ремонтный лист.

Механик должен уметь заводить купленные материалы, запчасти, тех. жидкости (номенклатуру) в систему для её учета и последующей передачи в конфигурацию бухгалтерии. Учет в бухгалтерии будет отражаться на основании документа «поступление материалов», в котором указываются данные о купленном материале (запчасти, тех. жидкости и т.д.) и способе приобретения. Однако наиболее важной задачей механика является отражение ремонтных работ в системе путем создания документа «Ремонтный лист».

Для заведения номенклатуры был разработан алгоритм действий в виде текста и показан сам алгоритм заведения номенклатуры механику во время обучения. Никаких вопросов во время обучения по данному этапу не возникло, таким образом, не имеет смысла подробно описывать данный процесс.

После заведения номенклатуры необходимо отразить её в документе «Поступления материалов» для последующего учета купленных материалов в конфигурации бухгалтерии. Для этого необходимо открыть документ «Поступление материалов» и заполнить следующие данные:

- Вид приобретения материала.

- Контрагент (юридическое лицо, являющееся в данном случае продавцом).

- Договор с контрагентом.

- Организация (учет по какой организации ведется).

- Склад (основной склад).

- Номенклатура (купленный материал).

- Количество.

- Сумма.

В документе «Ремонтный лист» указываются данные по проведенному ремонту транспортного средства, данные о сотруднике, проводившем ремонт (которые в последствии учитываются в табеле работы), материалы, использованные в ходе работы и так далее. Скриншот документа представлен ниже на рисунке 4.9:



Рисунок 4.9. Скриншот документа «Ремонтный лист»

Основные реквизиты, обязательные для заполнения:

- Подразделение организации.

- ТС (выбрать из списка ТС по которому производится Ремонт/ ТО).

- Мастер (выбрать из списка сотрудника, ответственного за ремонт).

- Спидометр (занести данные о километраже, на котором проводился ремонт транспортного средства).

- ТО (если производится ТО- необходимо поставить флажок; при выборе пункта появится вкладка ТО).

- Склад (выбрать из списка тот склад, на который ранее зачислен материал/запчасть/техническая жидкость).

- Период работы (задать период работ в который проводился ремонт).

- Вид (ремонт своими силами/ ремонт сторонней организацией). Если ремонт выполнялся сторонней организацией необходимо выбрать контрагента, проводившего ремонт.

В рассматриваемом документе представлены следующие вкладки:

- Вкладка Материалы. Содержит данные о материалах (запчастях), которые были использованы в ремонте.

- Вкладка Работы. Содержит данные о перечне проводимых работ.

- Вкладка Специальные жидкости. Содержит данные о технических жидкостях, которые менялись в транспортном средстве.

- Вкладка Состояние Шин. Содержит данные о состоянии шин (высота протектора, дефекты).

- Вкладка Привлечение Водителей. Содержит данные о привлечении водителей к ремонту ТС.

- Вкладка ТО. Содержит данные о проведении ТО.

Если рассматривать контроль за своевременным плановым обслуживанием ТС, то в него входит также 3 документа:

- Создание норм ТО (для моделей ТС).

- Установка Начальных данных (ТС).

- Установка, перемещение, списание шин, акб.

Механик компании должен уметь заводить нормы ТО для моделей транспортных средств для последующего автоматического контроля системы за периодичностью проведения ТО. Для начала контроля за транспортными средствами, механик должен заполнить документ «Начальные данные транспортных средств». Таким образом, были разработаны инструкции, по которым механик должен вести учет, используя вышеперечисленные документы.

В первую очередь необходимо обучить механика заведению данных о нормах проведения технического обслуживания для каждой модели транспортного средства, для этого в документе «Модели транспортных средств» существует вкладка «Нормы ТО», которая отражает периодичность проведения технических работ и материалы для проведения. Ниже на рисунке представлен скриншот выбранной информационной системе, на котором изображен документ «Модели транспортных средств» (см. рисунок 4.10).



Рисунок 4.10. Документ «Модели транспортных средств», вкладка «Нормы ТО»

На данной вкладке расположены следующие реквизиты обязательные для заполнения:

1. Вид технического облуживания - ТО 1 / ТО 2

2. Норма, км - Периодичность в километрах

3. Периодичность - Периодичность в месяцах.

4. Выполняется сторонней организацией - необходимо поставить флажок, если делаем не своими силами.

Для каждой машины необходимо установить начальные данные. Установить номерные агрегаты (т.е. шины, аккумуляторы); наработку оборудования; техническое обслуживание.

Ниже на рисунке представлена вкладка «Номерные агрегаты», на которой должны быть указаны номерные агрегаты (аккумулятор, шины) установленные на транспортное средство (см. рисунок 4.11).



Рисунок 4.11. Документ «Начальные данные ТС»

Номерные агрегаты:

1. Дата установки номерного агрегата.

2. Номенклатура (шины/аккумулятор).

3. Серийный номер (серийный номер номерного агрегата).

4. Норматив использования (в км).

5. Наработка (сколько уже использовалось в км).

6. Срок службы.

7. Запасной/Установлен (является ли в данный момент этот номерной агрегат установленным на ТС или же запасным).

Ниже на рисунке представлена вкладка «Наработка оборудования», на которой должны быть указаны данные наработки установленного на транспортное средство дополнительное оборудование (рисунок 4.12):

Рисунок 4.12. Документ «Начальные данные ТС», вкладка «Наработка оборудования»

Наработка оборудования:

1. Оборудование ТС (выбрать конкретное оборудование ТС).

2. Использование (сколько в км уже использовалось).

Ниже на рисунке представлена вкладка «Техническое обслуживание» документа «Начальные данные ТС». Здесь заносятся данные о проведенных технических работах непосредственно перед вводом транспортного средства в эксплуатацию в компании (см. рисунок 4.13).

Рисунок 4.13. Документ «Начальные данные ТС», вкладка «Техническое обслуживание»

Техническое обслуживание:

1. Объект - ТС, по которому заносятся данные.

2. Дата проведения.

3. Вид ТО (ТО 1 / ТО 2).

4. Наработка (в км).

Согласно вышеописанным инструкциям было произведено обучения механика работе в новой информационной системе. Заполненные механиком данные в дальнейшем позволят контролировать периодичность обслуживания транспортных средств и частично автоматизируют бухгалтерский учет по купленным материалам и проведенным работам.

4.3 Оценка затрат и доходов от внедрения системы

Необходимость выбора и внедрения релевантной информационной системы ни раз обусловлена в тексте работы. Как уже говорилось, правильно выбранная информационная система может дать компании необходимый толчок для дальнейшего её развития. Однако, множество руководителей компаний зачастую отсрочивают приобретение и внедрение новой информационной системы, позволяющий решить насущные проблемы компании, а также имеющие потенциал для дальнейшего развития. Причина отсрочки в большинстве случаев заключается в том, что руководители опасаются несоразмерных затрат на приобретение и, главное, внедрение такой информационной системы. Действительно, мало знать стоимость лицензии выбранной информационной системы, важно также учитывать затраты на доработку и внедрение, а также на её дальнейшее обслуживание, необходимо закладывать в финальную цену внедрения и скрытые затраты. Общность затрат формирует совокупную стоимость владения информационной системой, которую обозначают как Total Cost of Ownership (TCO). Совокупную стоимость владения системой оценить весьма сложно, поскольку она складывается из множества факторов и параметров, влияющих на их оценку и связи друг с другом [27].

Компания, принимающая решение о внедрении информационной системы, должна подходить к этому процессу весьма тщательно, поскольку согласно результатам исследования Gartner Group, совокупные затраты на поддержу и работу информационной системы превышают стоимость первоначальных инвестиций в 5 раз [27].

Исходя из всего вышеперечисленного, необходимо провести тщательную оценку всех затрат на проект выбора и внедрения информационной системы, провести объективную оценку прибыли, провести анализ дополнительных затрат, которые лежат за пределами периода внедрения ИС и сделать предварительный вывод о выгодах и успешности внедрения.

4.3.1 Расчет совокупной стоимости владения ИС

Помимо очевидных затрат, таких как расходы на приобретение лицензии, внедрение и доработку информационной системы, оплату труда специалистов, курирующих процесс, существуют затраты, которые понесёт компания в последующее после внедрения время. После внедрения необходимо будет поддерживать, обслуживать, дорабатывать и модернизировать информационную систему. Эти затраты при суммировании с базовыми составляют совокупную стоимость владения информационной системой. При начале проекта был заложен бюджет в 350 000 рублей.

Совокупные затраты можно разделить на 2 категории: видимые затраты и невидимые затраты. Под видимыми затратами понимаются формально обозначенные затраты, которые известны до момента заключения сделки и имеют фиксированную стоимость. Под невидимыми затратами понимают дополнительные затраты, которые не вынесены в формальный прайс-лист [27].

Необходимо определить, какие затраты относятся к видимым и невидимым в конкретном случае внедрения информационной системы платформы 1С конфигурации Автотранспорта в транспортную компанию ООО «Сильные машины». К видимым затратам относятся:

- Стоимость лицензии 1С: Автотранспорт.

- Стоимость одного рабочего места.

- Стоимость внедрения.

К невидимым затратам относятся:

- Аутсорсинг.

- Содержание сервера.

Стоит отметить, что автор текущей работы рассматривается как внешний специалист, следовательно, компания использует услуги частичного ИТ - аутсорсинга. Более того, компания приобретает авторскую конфигурацию платформы 1С, поддерживаемую разработчиком. Таким образом, компания выходит за рамки своего штата и пользуется услугами сторонних лиц на период выбора, доработки и внедрения ИС. Исходя из этого, данная категория должна быть включена в перечень расходов на совокупное владение системой.

Совокупные затраты на владение информационной системой представлены ниже в таблице 4.1:

Таблица 4.1. Совокупные затраты на владение информационной системой

Категория затрат	Характеристика затрат	Совокупная стоимость (руб.)
Видимые затраты
Стоимость конфигурации УАТ	Включает базовую стоимость конфигурации 1С без учета рабочих мест.	40 000 рублей
Стоимость 1 рабочего места	Стоимость одного рабочего места в системе (количество пользователей, способных работать в системе единовременно).	5 000 рублей 30 000 рублей (6 мест)
Стоимость внедрения ИС	Затраты на обучение, дополнительные разработки и трудозатраты внутренней команды	30 000 рублей (обучение) 30 000 рублей (трудозатраты внутренней команды на внедрение решения) 80 000 рублей (доработки специалиста)
Стоимость видимых затрат	210 000 рублей
Невидимые затраты
Аутсорсинг	Стоимость услуг внешнего специалиста по поддержке конфигурации.	25 000 рублей в год (при условии вызова 1 раз в 2 месяца)
Содержание сервера	Ежемесячная оплата интернета, поддержание оборудования в работоспособном состоянии, замена оборудования в случае выхода из строя, электроэнергия, оплата хостинга, доменное имя.	4 000 рублей в месяц (услуги Интернет) 1 000 рублей в месяц (обслуживание) 1 000 рублей (эл-во) в месяц 50 000 рублей (замена) 500 рублей в год (домен)
Развитие ИС	Развитие информационной системы наряду с развитием компании.	60 000 рублей в год.
Первый год владения информационной системой	350.500 рублей
Второй год владения информационной системой	140.500 рублей

Расчет совокупных затрат на владение информационной системы без учета альтернативных вложений составил 350 500 рублей в первый год. В последующее время после внедрения затраты составляют 140 500 рублей в год. При расчете не учитывалась стоимость инфляции и форс-мажоры. Несмотря на это, были учтены расходы на замену комплектующих и затраты на дальнейшее развитие системы. Исходя из проведенных расчетов, видно, что совокупные расходы на информационную систему превышают первоначальные инвестиции почти в 5 раз, что и было сказано на основании проведенного анализа Gartner Group.

4.3.2 Расчет совокупных доходов от владения выбранной ИС

Для того, чтобы сделать выводы относительно успешности внедрения, необходимо также знать и совокупные доходы, которые может принести система после её внедрения. Однако доходную часть оценить значительно сложнее, нежели затраты. В конкретном случае это осложняется ещё и тем, что, несмотря на внедрение системы в компанию, она не является основной и станет ей только тогда, когда будут завершены все доработки по адаптации информационной системы к специфике транспортной компании, указанные в техническом задании, а также мелкие доработки, которые возникают в процессе работы.

Оценку эффективности внедрения информационной системы нельзя провести, учитывая только стоимость владения и экономические показатели отдачи продукта, так как не всегда преимущества ИС связанны с увеличением производительности сотрудников, но появляются и косвенные преимущества, такие как увеличение лояльности клиентов из-за качественной и ускоренной обработки заказа, увеличение количества выполненных заказов, что в совокупности способствует привлечению новых клиентов [29].

Кроме того, требуется также учесть и риски автоматизации, такие как риски внедрения; риски, связанные с эксплуатацией: риски, связанные с изменением бизнес-процессов; технические риски. Именно из-за этих сложностей, в настоящее время ещё не сформирована целостная методология оценки экономической эффективности внедрения информационных систем. Для оценки применяют имитационное моделирование, которое позволяет получить примерный результат [29].

В работе будет применен метод имитационного моделирования моделей «AS-IS» использования действующей информационной системы и «TO-BE» использования выбранной информационной системы. Предполагается оценить общее время работы с одной заявкой клиента в действующей информационной системе и внедряемой. Следует учитывать и то, что время полного цикла работы с заявкой клиента в новой информационной системе может незначительно измениться в негативную сторону в связи с дальнейшими доработками (увеличение время на создание документов, так как предполагается, что документ будет создаваться после автоматического создания документа в 1С: Бухгалтерии), так и может незначительно сократиться в связи с увеличением скорости работы пользователями в уже знакомой и привычной системе. Также следует отметить и то, что данные собирались после того, как сотрудники уже умели работать в новой ИС и самостоятельно каждый сотрудник завел порядка 20 заявок.