Программа 1С: Предприятие

Размещено на http://www.allbest.ru/

Программа 1С:ПРЕДПРИЯТИЕ

Изучаемые темы

1. Программа Бухгалтерия в системе 1С:Предприятие

2. Программа Торговля+Склад в системе 1С:Предприятие

3. Программа Зарплата+Кадры в системе 1С:Предприятие

Тема № 1. Программа бухгалтерия в системе 1С:Предприятие

Вопросы

1. Начальные сведения о системе 1С:Предприятие

2. Общие сведения о программе 1С:Бухгалтерия

3. Константы

4. Справочники

5. План счетов

6. Журналы

7. Отчеты

8. Типовые операции

9. Оформление документов

10. Начало ведения учета

11. Учет бухгалтерских операций

12. Получение итоговой информации

1. Начальные сведения о системе 1С:Предприятие

1С:Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С:Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ 1С:Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С:Предприятия, включает три основные функциональные компоненты.

1. Компонента Бухгалтерский учет предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

2. Компонента Расчет предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

3. Компонента Оперативный учет предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С:Предприятие включаются Типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью системы программ 1С:Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой "1С" отдельно, а также конфигурации, разработанные другими фирмами, и конфигурации, разрабатываемые непосредственно для конкретных организаций.

Фирма "1С" производит и отдельно распространяет конфигурации:

? Бухгалтерия для бюджетных организаций.

? Производство+Услуги+Бухгалтерия.

? Финансовое планирование.

? Воинская часть.

Конфигурация Бухгалтерия для бюджетных организаций предназначена для автоматизации бухгалтерского учета организаций, финансируемых из средств федерального, регионального (субъектов Российской Федерации) или местного бюджетов, а также средств государственных или территориальных внебюджетных фондов по смете доходов и расходов и ведущих учет по "Плану счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждений".

Конфигурация Бухгалтерия для бюджетных организаций разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

Конфигурация реализует наиболее стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Конфигурация Производство+Услуги+Бухгалтерия является типовым решением для автоматизации небольших предприятий, основным видом деятельности которых является производство продукции, выполнение работ или оказание услуг, а также торговля покупными товарами в качестве сопутствующей деятельности.

Конфигурация предназначена для ведения оперативного управленческого учета по всем операциям, связанным с производственной деятельностью предприятия, а также бухгалтерского учета по всем разделам учета.

Конфигурация Финансовое планирование - это удобный инструмент для работы руководителей, финансовых директоров, менеджеров небольших предприятий, который позволяет:

? планировать деятельность предприятия на месяц, квартал, год вперед;

? осуществлять хозяйственную деятельность в соответствии с планом;

? контролировать исполнение намеченного плана;

? оценивать достигнутые результаты, делая выводы на будущее.

Различные версии продуктов системы программ 1С:Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Однопользовательские версии программ обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени). Однопользовательские версии используются в основном на небольших предприятиях.

Сетевые версии позволяют работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям. Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Существуют версии, допускающие работу ограниченного числа пользователей, и без ограничения числа пользователей.

Базовые версии программ системы 1С:Предприятия рассчитаны на работу одного пользователя и, в отличие от других версий, не включают средства для изменения конфигурации. Они используются для ведения достаточно простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации.

Для тех организаций, в которых необходимо поддерживать единую автоматизированную систему в нескольких территориально удаленных точках (подразделениях, филиалах, складах и т.д.), существует дополнительная компонента 1С:Предприятия Управление распределенными информационными базами. Ввод данных в информационных базах распределенной системы ведется независимо. Компонента обеспечивает полную или выборочную синхронизацию данных всех информационных баз, входящих в распределенную систему. Компонента поставляется отдельно и устанавливается только на одной (центральной) информационной базе.

Система 1С:Предприятие может работать в двух основных режимах: Конфигуратора и Пользователя.

Режим Конфигуратора позволяет разработчику настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных.

Конфигуратор системы 1С:Предприятие содержит средства администрирования, предназначенные для решения задач интеграции и разделения доступа при работе в сети персональных компьютеров.

Существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой 1С:Предприятие. Для работы с системой пользователь должен указать имя из этого списка.

С целью интеграции и разделения доступа пользователей к информации при работе с системой 1С:Предприятие в сети персональных компьютеров, конфигуратор системы позволяет установить для каждого пользователя права на работу с информацией, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в достаточно широких пределах -- от возможности только просмотра некоторых видов документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных.

Для каждого пользователя может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс. Такой интерфейс включает расширенное системное меню и панели инструментов, настроенные на работу пользователя с той информацией, доступ к которой разрешен его набором прав.

Режим Пользователя предназначен для непосредственного использования созданной настройки в работе с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия.

2. Общие сведения о программе 1С:Бухгалтерия

Для загрузки программы выберите в главном меню операционной системы команду Пуск > Программы > 1С Предприятие 7.7 > 1С Предприятие. В результате появится диалоговое окно Запуск 1С: Предприятия.

В разделе Информационные Базы диалогового окна Запуск 1С: Предприятия выберите вариант 1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация. Появится главное окно программы 1С:Предприятие - Бухгалтерский учет.

Верхняя строка окна называется заголовком окна. В ней выдается название программы, а также имя активного окна, открытого в программе.

Под строкой заголовка окна расположено меню программы. Меню служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой. Команды объединены в группы, названия групп и составляют строку меню программы. Выбор мышью какого-либо из пунктов меню открывает список команд, входящих в это меню.

При работе в каком-либо из режимов в строке меню появляется пункт Действия. Выбор этого пункта открывает список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы.

Под строкой меню программы располагаются панели инструментов. Они служат для быстрого вызова часто используемых команд. Панели можно "прижать" к любой стороне главного окна программы или свободно разместить в любом месте экрана.

Нижняя строка окна называется "строкой состояния". Эта строка используется для выдачи различной информации в процессе работы с программой.

Пространство между строкой меню и строкой состояния называется рабочим столом.

1С:Бухгалтерия является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

В системе "1С:Бухгалтерия" основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Российской Федерации.

Основными объектами типовой конфигурации 1С:Бухгалтерии 7.7. являются: константы, план счетов, справочники, документы, журналы, бухгалтерские операции, журналы операций и проводок, отчеты.

Константы - постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и т.д.

План счетов - это список счетов бухгалтерского учета, на которых группируются сведения об имуществе и обязательствах организации. План счетов определяет структуру бухгалтерского учета организации.

План счетов можно открыть, выбрав команду План счетов меню Операции.

Нормативная и справочная информация, которая используется при работе с программой, хранится в справочниках. Для доступа к справочникам используются команды меню Справочники.

Ввод в справочники информации, как правило, производится пользователем в процессе работы с программой. Вместе с тем, некоторые справочники поставляются уже заполненные необходимой информацией. Например, справочник Налоги и отчисления уже содержит перечень основных налогов и ставки этих налогов.

Справочники могут вызываться автоматически или нажатием клавиши (F4) при вводе и редактировании документов, при вводе элементов справочников, при задании параметров отчетов, в других случаях, когда требуется указать какое-либо значение путем его выбора из существующего справочника.

Большинство справочников позволяют в процессе выбора ввести в справочник новый элемент.

Информация о совершаемых организацией хозяйственных операциях вводится при помощи документов.

Для ввода новых документов используются команды меню Документы.

Для работы с документами: ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов, пометки документов на удаление - используются журналы документов. Для доступа к журналам служит меню Журналы.

Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одному из разделов учета: учет основных средств, учет материалов, банк, касса, и так далее.

Документы, которые регистрируют хозяйственные операции общие для разных разделов учета, например Услуги сторонних организаций, помещаются в журнал Документы общего назначения.

Документы, которые нельзя однозначно отнести к какому-либо разделу учета, помещаются в журнал Прочие. Этот журнал можно открыть, выбрав команду Журналы документов меню Операции.

Кроме того, в программе существует журнал документов Общий, который позволяет работать со всеми документами, независимо от их принадлежности к конкретным разделам учета.

Для отражения данных о хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете используются бухгалтерские операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок.

Бухгалтерские операции можно вводить вручную или автоматически.

При вводе вручную пользователь самостоятельно вводит все проводки операции.

Многие документы могут автоматически формировать бухгалтерские операции на основе введенной в эти документы информации.

Журнал операций служит для просмотра списка введенных бухгалтерских операций. Каждая операция отображается в журнале одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию об операции: дату, вид документа, содержание, сумму операции и т. д. В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции.

Журнал проводок является средством просмотра проводок введенных бухгалтерских операций. В журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным бухгалтерским операциям.

Для получения итоговой информации в различных разрезах в типовой конфигурации используются отчеты. Для доступа к отчетам типовой конфигурации служат команды меню Отчеты.

Отчеты делятся на 3 вида:

? стандартные;

? специализированные;

? регламентированные.

Стандартные отчеты предназначены для получения обобщенной и детализированной информации по любым разделам бухгалтерского учета. При помощи стандартных отчетов можно получать синтетическую и аналитическую информацию об остатках и оборотах по любым счетам и субсчетам из плана счетов в суммовом и количественном измерителе. Стандартными отчетами в типовой конфигурации являются: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, карточка счета, карточка субконто и другие.

К специализированным отчетам в типовой конфигурации относятся: кассовая книга, книги продаж и покупок, отчет о курсах валют и т. д. Специализированные отчеты ориентированы на конкретный раздел бухгалтерского учета.

Регламентированными отчетами в 1С:Бухгалтерии 7.7 называются отчеты, предназначенные для передачи в налоговую инспекцию, внебюджетные социальные фонды, органы статистики. Регламентированными отчетами являются баланс и приложения к нему, расчеты налогов, расчетные ведомости в фонды.

Набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой "1С" и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы.

3. Константы

Диалоговое окно Список констант , вызываемое из меню Операции командой Константы содержит все константы, определенные и используемые в программе.

Подробную информацию об используемых в программе 1С:Бухгалтерия констант можно извлечь из папки Константы диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

Для каждой константы в диалоговом окне Список констант определяются три параметра:

? код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;

? наименование константы, являющееся комментарием к константе;

? значение константы фиксированного типа (строка, число, дата и т.д.).

Вы можете редактировать значение каждой константы непосредственно в списке.

Для констант с установленным признаком Периодический поддерживается история изменений значения константы. При работе со списком пользователь может отредактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть истории изменений констант или перейти к описанию константы.

Панель инструментов диалогового окна Список констант содержит три кнопки, позволяющие для выбранной константы:

? вывести историю изменений;

? сохранить измененные данные на диск;

? перейти к контекстному описанию константы.

При щелчке правой кнопкой мыши на константе появляется контекстное меню, которое позволяет ввести значение константы в Буфер обмена, добавить значение из буфера к значению константы или вычесть значение из буфера из значения константы.

Чтобы отредактировать значение константы дважды щелкните левой кнопкой мыши на значении константы или выделите значение и нажмите клавишу Enter. Затем введите с клавиатуры необходимые изменения. После редактирования сохраните изменения, нажав клавишу Enter или кнопку Записать на панели кнопок. Для отмены изменений нажмите клавишу Esc.

Чтобы просмотреть историю изменений константы нажмите кнопку История на панели кнопок или щелкните правой кнопкой мыши на константе и из контекстного меню выберите команду История значения.

Чтобы перейти к описанию константы нажмите кнопку Описание на панели кнопок.

4. Справочники

Справочник позволяет вводить, хранить и получать информацию, связанную с учетом на предприятии, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта - произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

В программе 1С:Бухгалтерия используются следующие справочники: Номенклатура, Материалы, Типы цен, Места хранения МПЗ, Внеоборотные активы, Контрагенты, Виды договоров, Валюты, Банки, Сотрудники, Виды начислений (выплат), Подразделения, Банковские счета, Виды продукции (работ, услуг), Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Статьи общепроизводственных затрат, Статьи издержек обращения, Единицы измерений, Налоги, Прочие и др.

Справочники вызываются соответствующими командами меню Справочники. Для каждого справочника открывается отдельное окно. Информация в справочнике упорядочена в виде таблицы. Строки таблицы называются записями. Перемещение по записям производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Внешне справочник представляет собой список элементов текущего уровня. При открытии справочника текущий уровень устанавливается на корень дерева. Самым левым элементом каждой строки выводится иконка, определяющая одно из трех состояний данного объекта:

? объект является группой на текущем уровне;

? объект является группой, определяющей текущий уровень (на экране отображается содержимое этой группы);

? объект не является группой (не содержит подобъектов).

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

? меню Действия;

? панель инструментов;

? контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

? клавиатурные эквиваленты действий.

В демонстрационной версии программы справочники частично заполнены.

Заполнение справочников информацией производится с клавиатуры. Сначала заполняют простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения МПЗ, Ставки НДС, Ставки налога с продаж, Единицы измерений, Статьи издержек обращения, Статьи затрат на производство, Статьи общехозяйственных затрат, Виды продукции (работ, услуг). Затем переходят к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Дадим краткую характеристику некоторых из справочников.

В справочнике Ставки НДС , вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранится значение налога на добавленную стоимость.

В справочнике Ставки налога с продаж , вызываемом одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, хранятся ставки налога с продаж, применяемые на данном предприятии.

В справочнике Единицы измерений , вызываемом одноименной командой меню Справочники, хранятся единицы измерения, которые используются при учете товара, материалов, продукции и т.д.

В справочник Статьи затрат на производство , вызываемый одноименной командой меню Справочники, заносятся значения объектов аналитического учета, использующихся для учета затрат на производство, оказания услуг, выполнения работ на счетах 20 (основное производство), 25 (общепроизводственные расходы), 26 (общехозяйственные расходы), 28 (брак в производстве).

Справочник Статьи издержек обращения , вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения списка видов издержек обращения в организации, осуществляющей торговую деятельность.

Справочник Варианты расчетов налогов , вызываемый одноименной командой подменю Налоги меню Справочники, используется для учета на счетах Реализация продукции, Расчеты с покупателями и заказчиками, на вспомогательном счете Покупная стоимость реализованных товаров. Каждый вариант реализации описывается в справочнике набором значений реквизитов, таких как Ставка НДС, Ставка НП.

Справочник Виды продукции (работ, услуг) , вызываемый одноименной командой меню Справочники, применяется в программе для организации налогового учета и используется для ведения аналитического учета на счетах 20, 28, 40, 90.1 (выручка), 90.2 (себестоимость продаж).

Информация из справочника Подразделения , вызываемого одноименной командой меню Справочники, используется при оформлении кадровых приказов и ведении аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

В справочнике Сотрудники , вызываемом одноименной командой меню Справочники, содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из справочника используется при выписке первичных документов, например, расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов.

Справочник Места хранения МПЗ , вызываемый одноименной командой меню Справочники, используется для ведения списка складов вашего предприятия, а также контейнеров, площадок, выставочных залов.

Справочник Валюты , вызываемый одноименной командой меню Справочники, предназначен для ведения и хранения списка валют и истории изменения их курсов. Для каждого элемента указывается код, краткое обозначение валюты, кратность и курс.

Более подробную информацию об этих и других справочниках программы 1С:Бухгалтерия можно извлечь из папки Справочники диалогового окна Описание (меню Помощь подменю Общее описание папка Бухгалтерский учет, редакция 4.5).

Справочники разные, но правила их заполнения и работы с ними общие. Рассмотрим эти правила.

Чтобы добавить строку выберите группу, в которой будет находиться создаваемая строка, после чего выберите команду Новый меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая строка на панели кнопок или клавишу Ins. После редактирования параметров добавленной строки нажмите Enter.

Для добавления группы выберите группу, в которой будет находиться создаваемая группа, после чего выберите команду Новая группа меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку Новая группа на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9. После редактирования параметров нового объекта нажмите клавишу Enter.

Чтобы скопировать строку выберите ее в окне справочника и выберите команду Копировать меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Копировать строку на панели кнопок или нажмите клавишу F9. В справочнике будет создана новая строка, являющаяся копией выбранной за исключением кода. Код автоматически создается программой и может быть отредактирован пользователем.

Чтобы удалить строку выберите удаляемую строку в окне справочника и выберите команду Удалить меню Действия или из контекстного меню или нажмите кнопку Удалить на панели кнопок или нажмите клавишу Del. Выделенная строка будет удалена из справочника.

Чтобы изменить строку выберите ее в окне справочника и нажмите клавишу Enter в случае редактирования справочника или комбинацию клавиш Shift+Enter, если справочник был вызван для выбора из него информации.

Чтобы сохранить изменения нажмите кнопку Записать на панели кнопок.

Чтобы выбрать информацию из справочника выберите строку и нажмите кнопку Изменить (открыть) на панели кнопок или нажмите клавишу Enter.

Чтобы просмотреть историю изменений значения выберите нужную строку и выберите команду История значения меню Действия или контекстного меню или нажмите кнопку История на панели кнопок или нажмите клавишу F5.

Для поиска элемента или группы в дереве выберите в таблице элемент или группу, после чего выберите команду Найти в дереве меню Действия или нажмите кнопку Найти в дереве на панели кнопок.

Чтобы перенести элемент или группу выберите в таблице элемент или группу, которую требуется перенести, а в дереве выберите группу, куда требуется перенести элемент или группу, после чего выберите команду Перенести в другую группу в меню Действия или нажмите кнопку Перенести в группу на панели кнопок или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F5.

Для получения описания справочника нажмите кнопку Описание на панели кнопок.

Для перемещения по дереву можно использовать как клавиатуру, так и мышь. При использовании клавиатуры перемещение по текущему уровню дерева осуществляется клавишами ^ и v, для перехода между уровнями используются комбинации клавиш Ctrl+^ и Ctrl+v. При использовании мыши для перехода к строке нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, для перехода между уровнями дерева - дважды щелкнуть на иконке выбранной группы или выбрать команду Следующий уровень/Предыдущий уровень из контекстного меню.

Справочник может быть отсортирован по любой колонке. Для выбора порядка сортировки необходимо выбрать команду Сортировка меню Действия или контекстного меню и затем выбрать нужную команду из подменю.

5. План счетов

План счетов является основой информационной базы программы 1С:Бухгалтерия. Обычно план счетов открывается при выборе в меню Операции команды План счетов. В конкретной конфигурации могут быть предусмотрены и другие способы доступа к плану счетов (команды меню, кнопки панелей инструментов). Кроме того, окно плана счетов используется в различных режимах программы для выбора счета из списка. Например, при вводе проводок счета проводки могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из плана счетов.

5.1 Вид плана счетов

План счетов представляет собой таблицу , каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать вкладки с названиями планов счетов. Таким образом, обратившись к одной из вкладок, можно выбрать тот или иной план счетов. Название текущего плана счетов выводится в заголовке таблицы, например, Основной.

В списке счетов выводятся колонки, отражающие различные данные счета:

? Пиктограмма - самая левая колонка плана счетов. Является служебной и отражает состояние счета (является он группой или собственно счетом, заведен он в конфигурации или в информационной базе, помечен счет на удаление или нет).

? Код -- полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов.

? Наименование -- наименование счета (субсчета) - строка, отражающая назначение счета.

? Вал. -- признак ведения валютного учета, используется, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе Вал. ставится "+".

? Кол. -- признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе "Кол." ставится "+".

? Заб. -- признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе Заб. ставится "+". Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны по забалансовым счетам не контролируется принцип двойной записи.

? Акт. -- признак активности счета. Данный признак может иметь значения: "А" -- активный, "П" -- пассивный, "АП" -- активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет имеет всегда дебетовый остаток - если кредитовый оборот превысит дебетовый, то дебетовый остаток будет отрицательным. Пассивный счет имеет всегда кредитовый остаток - если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным. Активно-пассивный счет может иметь любой остаток, то есть остаток будет дебетовым или кредитовым, но всегда положительным. По умолчанию счет считается активно-пассивный.

? Субконто1,... Субконто5 -- виды субконто счета. Количество этих колонок определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов. Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке Субконто1 вида субконто Материалы определяет ведение учета по данному счету в разрезе материалов.

Кроме перечисленных колонок в плане счетов могут содержаться колонки дополнительных реквизитов счетов, определенных в конфигурации.

Вид окна плана счетов зависит от конфигурации и может иметь различный состав колонок и дополнительных элементов интерфейса. Например, в окне плана счетов может располагаться кнопка Печать, позволяющая распечатать текущий план счетов.

Кроме того, при вызове из меню и для выбора счета в различных режимах могут вызываться окна плана счетов, имеющие различный состав колонок и дополнительных элементов интерфейса.

В окне плана счетов в определенный момент времени можно просматривать список счетов, принадлежащий одному плану счетов. Как правило, на предприятии используется один план счетов. Если в системе используется более одного плана счетов, то в верхней части окна появляются вкладки с названиями планов счетов. Для выбора требуемого плана счетов достаточно выбрать одну из вкладок или в меню Действия выбрать команду Выбрать план счетов. При этом на экране появится список с объявленными ранее планами счетов, в котором можно выбрать требуемый план счетов. Кроме того, для перехода по планам счетов могут использоваться комбинации клавиш Ctrl+Shift+F и Ctrl+Shift+B.

План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних - подчиненные им субсчета. Как правило, план счетов имеет два уровня вложенности, соответствующих схеме счет-субсчет. При этом счет верхнего уровня или группа -- это непосредственно сам счет, а счет нижнего уровня -- это субсчет. Счет, являющийся группой, т.е. содержащий субсчета, имеет пиктограмму-состояние желтого цвета.

При просмотре плана счетов можно просматривать счета в соответствии с их уровнем подчинения, т.е. в окно просмотра можно вывести только счета, не показывая при этом подчиненных им субсчетов. Для этого в меню Действия надо выбрать режим Иерархический список.

Для просмотра субсчетов, имеющихся у какого-либо счета, достаточно выполнить одно из следующих действий: нажать клавиши Ctrl+v или выбрать команду Следующий уровень в меню Действия.

Для того чтобы вернуться назад, на более верхний уровень, в данном случае, к счетам, нужно проделать обратные действия, а именно: нажать комбинацию клавиш Ctrl+^ или выбрать команду Предыдущий уровень в меню Действия.

Если же режим Иерархический список отключен, то в окно просмотра плана счетов будут выведены все имеющиеся счета и подчиненные им субсчета в одном списке.

5.2 Ввод нового счета или субсчета

Для ввода нового счета или субсчета достаточно, находясь в плане счетов, проделать одно из следующих действий: нажать кнопку Новая строка на панели кнопок окна плана счетов или нажать клавишу Ins или в меню Действия выбрать команду Новый.

Если для плана счетов была задана установка Редактировать в диалоге, то на экране появится диалоговое окно, позволяющее ввести все необходимые реквизиты счета. В противном случае новый счет или субсчет будет вводиться в списке, т.е. непосредственно в окне плана счетов. Возможность редактирования счета в списке и в отдельном окне определяется в конфигурации.

При вводе нового счета программа задает вопрос, будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой, т.е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в проводках, в них могут быть использованы только его субсчета.

Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой, а его пиктограмма-состояние будет окрашена в синий цвет. Счет, не являющийся группой используется в проводках. Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.

При вводе первого же субсчета данного счета в плане счетов будет автоматически создана группа с тем же кодом, который имел данный счет, а к коду самого счета будет добавлен код субсчета "0". То есть, фактически, существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы, при этом группа будет иметь тот же код, что и был у счета. При этом на созданном субсчете будут отражены все итоги, которые были на счете. Например, если был счет "20", не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет "20.1", то счет "20" будет переименован в "20.0", и будет создан счет "20", являющийся группой для субсчетов "20.1" и "20.0". Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету без субсчетов, на созданном автоматически субсчете.

Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

Программа не позволяет вводить субсчета для нередактируемых счетов, т.е. тех, которые были введены на этапе конфигурирования.

Новый счет или субсчет может быть введен в план счетов путем копирования уже существующего счета или субсчета. Для этого достаточно поместить курсор на строку со счетом или субсчетом, который будет использоваться в качестве образца, и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу F9 или нажать мышью кнопку Копировать строку на панели кнопок в окне плана счетов или выбрать команду Копировать в меню Действия.

При копировании данные нового счета автоматически заполняются данными текущего счета. Далее действия системы совпадают с действиями при вводе нового счета.

5.3 Редактирование счета

Для изменения данных счета можно воспользоваться командой Изменить меню Действия или кнопкой панели кнопок Изменить или нажатием комбинации клавиш Shift+Enter. Если план счетов открыт не для выбора, то изменение счета вызывается также нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши. При этом в зависимости от конфигурации и установки режима Редактировать в диалоге изменение счета будет производиться в отдельном окне или в строке списка счетов.

Для редактирования счетов используются общие приемы работы в формах.

При редактировании в отдельном окне для окончания редактирования следует нажать предназначенную для этого кнопку (обычно ОК) или закрыть окно, а при редактировании в списке нажать клавишу Enter или кнопку панели кнопок Записать.

Для счетов созданных в конфигурации изменяться могут только дополнительные реквизиты счета, то есть код счета и настройки учета изменены быть не могут.

Изменение настроек учета счетов может выполняться только в монопольном режиме. Это связано с тем, что изменение настроек учета сильно влияет на работу всех механизмов бухгалтерского учета системы.

При изменении кода счета, имеющего субсчета, изменяется соответствующая часть кода у его субсчетов. При изменении субсчета не может быть изменена, часть кода, относящаяся к коду счета. То есть не существует возможности "переподчинить" субсчет другому счету. Изменение кода счета (субсчета) не является созданием нового счета, а есть просто смена кода, как элемента данных счета. То есть все проводки и итоги останутся "привязанными" к этому счету, и в них будет отображаться измененный код.

При изменении настроек счетов (аналитического, валютного, количественного учета, признака забалансовости) системе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение. Пересчет итогов может занять продолжительное время. Если предполагается изменять настройки нескольких счетов, то имеет смысл отказаться от немедленного пересчета, а выполнить его после того как будут сделаны все необходимые изменения в плане счетов. Это можно сделать в режиме Управление бухгалтерскими итогами (кнопка Полный пересчет итогов). В случае отказа от немедленного пересчета использование бухгалтерских итогов будет невозможно до выполнения полного пересчета. Программа будет сообщать о необходимости выполнения пересчета итогов при запуске системы и при обращении к итогам. автоматизация бухгалтерия склад предприятие

При изменении настроек учета по субсчетам, не могут быть отменены введенные настройки учета счета, которые автоматически распространяются на субсчета, а могут быть лишь включены дополнительные настройки. То есть, если по счету включено ведение валютного учета, то нельзя его отменить у субсчета, а если ведение валютного учета по счету не включено, то его можно включить по субсчету.

При редактировании видов субконто действуют следующие правила. Если для счета задается несколько видов субконто, то они должны указываться слева направо без пропусков. Очередность указания видов субконто определенным образом влияет на быстродействие различных выборок итогов, но принципиально не ограничивает возможность получения итогов с любой комбинацией разрезов и значений субконто.

Так, например, если для счета "10" в колонке "Субконто1" выбрать вид субконто "Материалы", а в колонке "Субконто2" - вид субконто "Склады", то получение остатка по конкретному материалу по всем складам будет выполняться быстрее, чем при обратном порядке настройки видов субконто, но в любом случае можно будет получать итоги как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, и разумеется по каждому виду субконто в отдельности.

Если у счета задан один или более видов субконто, то у субсчета могут быть лишь добавлены виды субконто справа от уже введенных по счету.

Для отключения включенных настроек аналитического учета (видов субконто) при изменении счета следует использовать команду Значение-Очистить значение меню Действия.

Если в конфигурации предусмотрена возможность редактирования счета в отдельном окне и включен режим в плане счетов Редактировать в диалоге, то существует дополнительная возможность открыть диалоговое окно только для просмотра конкретного счета, а не для его редактирования.

При открытии в режиме редактирования счет блокируется от изменений другими пользователями. Открытие его в режиме просмотра, не вызывает блокировки, что позволяет с одной стороны открывать счета, редактируемые другими пользователями, а с другой стороны открывать счета таким образом, что другие пользователи смогут их редактировать.

5.4 Удаление счета

Счета или субсчета, введенные в план счетов в сеансе работы пользователя, могут быть непосредственно удалены из плана счетов или помечены на удаление. Возможность непосредственного удаления счета задается при работе в сеансе конфигурирования системы. Если такая возможность имеется, то при работе в сеансе пользователя можно установить режим удаления счета -- или удалить счет, или пометить его на удаление (команда Параметры меню Сервис, вкладка Общие, пункт Режим удаления объектов).

В каком режиме работает система -- непосредственного удаления или пометки на удаление -- легко определить по названию команды меню Действия (соответственно Удалить или Пометить на удаление).

Для пометки на удаление счета/субсчета или непосредственного его удаления поместите курсор на выбранный счет/субсчет и выполните одно из следующих действий: нажмите клавишу Del или нажмите мышью кнопку Пометить на удаление на панели кнопок окна Плана счетов или выберите команду Удалить (Пометить на удаление) меню Действия.

После ответа Да на запрос об удалении или пометке на удаление счет будет удален (помечен на удаление). Если счет имел субсчета, то они также удаляются или помечаются на удаление. При этом если счет помечается на удаление, условный значок в крайней левой графе плана счетов перечеркивается.

Рекомендуется не пользоваться прямым удалением счетов, а помечать их на удаление. Это связано с тем, что счета, как и их субсчета, могут использоваться в проводках операций. Непосредственное удаление счета может привести к тому, что проводки уже введенных операций окажутся некорректными. При пометке на удаление счета сохраняется ссылочная целостность системы. Помеченные на удаления счета в дальнейшем можно проверить на использование в проводках операций (команда Поиск ссылок на объект меню Операции) и произвести корректное удаление счета, не нарушая целостности системы.

Для отмены пометки на удаление счета/субсчета поместите курсор на строку с ранее помеченным счетом/субсчетом и выполните одно из следующих действий: нажмите клавишу Del или нажмите мышью кнопку Пометить на удаление на панели инструментов окна плана счетов или выберите команду Отменить пометку на удаление меню Действия.

После ответа Да на запрос об отмене пометки на удаление счет/субсчет будет "восстановлен". Это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе плана счетов.

Если удаляемый счет является субсчетом, а счет-группа, которой он принадлежит, также помечен на удаление, то пометка на удаление у группы снимается.

5.5 Поиск счета

Для поиска нужного счета в плане счетов (списке счетов) существует два способа: быстрый поиск и произвольный поиск.

Для выполнения быстрого поиска необходимо клавишами или мышью поместить курсор в ту колонку списка счетов, в которой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клавиатуре искомое значение.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части колонки, а курсор устанавливается в ту ячейку списка, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

Если план счетов представлен в виде иерархического списка, то поиск идет только в текущей группе списка. Для поиска во всем списке следует отключить режим иерархического списка.

Наиболее целесообразно на практике применять быстрый поиск по коду счета, так как он использует свойство сортировки по коду и выполняется практически мгновенно. Поиск по другим колонкам не дает выигрыша по сравнению с произвольным поиском.

В режиме настройки параметров системы может быть включена опция, при которой поиск в плане счетов будет всегда выполняться по коду счета, независимо от текущей колонки.

Наиболее широкими возможностями обладает режим произвольного поиска. Он позволяет осуществлять поиск по любым значениям колонок в обоих направлениях.

6. Журналы

В программе 1С:Бухгалтерия используются журналы документов, операций, проводок, расчетов.

Журналы документов предназначены для хранения и работы с документами. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяется в Конфигураторе.

Чтобы вызвать журнал документов выберите в меню Операции команду Журналы документов и в появившемся диалоговом окне Выбор журнала выберите имя журнала в списке и нажмите кнопку OK.

Для просмотра журнала используйте клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты -- по времени ввода документа в журнал.

Для быстрого перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши Home и End.

Для перемещения курсора по журналу можно использовать следующие клавиши:

Ctrl+] -- для перемещения к документам со следующей датой;

Ctrl+[ -- для перемещения к документам с предыдущей датой;

Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала.

Интервал видимости определяет, документы за какой период времени будет видны при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Для установки интервала видимости записей журнала выберите команду Интервал меню Действия. На экране появится диалоговое окно Параметры журнала.

В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

Чтобы открыть документ для просмотра и редактирования выберите в журнале документ, который необходимо просмотреть и нажмите клавишу Enter. По окончании просмотра и редактирования нажмите кнопку ОК для сохранения сделанных изменений или кнопку Отмена для отказа от сохранения.

Чтобы ввести новый документ выберите в меню Действия команду Ввести, из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. Заполните выданный на экран документ. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Чтобы ввести новый документ на основании существующего выберите в журнале документ, который будет служить основанием для ввода нового документа, в меню Действия выберите команду Ввести на основании. Из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. На экран будет выдан частично заполненный документ выбранного вида. В выданном на экран диалоговом окне введите необходимые реквизиты документа. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Чтобы скопировать документ выберите в журнале документ, который необходимо скопировать, в меню Действия выберите команду Копировать. В появившемся на экране диалоговом окне исправьте необходимые реквизиты документа. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Чтобы удалить документ выберите в журнале документ, который необходимо удалить, в меню Действия выберите команду Удалить. В появившемся на экране запросе подтвердите удаления документа, нажав кнопку ОК.

Для быстрого поиска в журнале встаньте в ту графу журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск. Наберите на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в этой графе журнала. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

При поиске по дате следует указывать сначала год (две цифры), затем без разделительной точки месяц, и последним -- день, например "050324" (24 марта 2005 года). При поиске по времени искомое значение необходимо вводить так, как оно изображается в графе журнала -- с разделителями часов и минут. При поиске числа сравнение с введенными символами начинается с левой цифры.

Для поиска документа по номеру выберите в подменю Поиск меню Действия команду Найти по номеру. На экране появится диалоговое окно Поиск документа по номеру.

Для поиска документа по любому критерию выберите в подменю Поиск меню Действия команду Искать. На экране появится диалоговое окно Поиск.

Журнал операций предназначен для просмотра списка операций. Этот журнал обладает рядом особенностей. Например, разделение журнала операций на 2 подокна: для списка операций и для списка проводок текущей операции. Кроме этого, для операций, сформированных документами, существует возможность открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.

Журнал проводок предназначен для просмотра списка проводок, принадлежащих разным операциям.

Журналы расчетов являются средством для хранения и расчета записей, введенных при проведении документов расчета. Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета могут служить элементы любого справочника, существующего в системе. Так, например, для расчета заработной платы справочником объектов расчета будет являться справочник Сотрудники, для расчета амортизации основных средств - справочник Основные средства и т.п.

Структура и свойства журнала расчетов определяются при его создании в конфигураторе, при этом форма журнала в общем случае содержит 5 реквизитов, соответствующих обязательным реквизитам журнала расчета: Объект, Вид расчета, Результат, Дата начала и Дата окончания, а также может содержать дополнительные реквизиты, определяемые в конфигураторе.

О состоянии рассчитанности записи можно судит по иконке, расположенной слева. Дополнительно цветом обозначаются следующие особенности записей журнала расчетов: белый цвет -- обычные, редактируемые записи текущего периода; желтый цвет -- т.н. "фиксированные" записи, результат расчета которых зафиксирован и не доступен для редактирования, и голубой цвет -- архивные записи, т.е. записи предыдущих периодов расчета.