Для ориентации в документе применяется линейки (положение объектов на странице) и строка состояния (номер страницы и раздела, расстояние курсора по столбцам и колонкам, индикация режимов и правописания). Когда активны какие либо пункты меню или указатель мыши находится на одной из кнопок панелей инструментов, то на строке состояния появляется подробное описание данной команды. Это значительно помогает при освоении программы или для поиска нужной команды.

Вид документа можно изменить через одноименное меню, но чаще работают с «разметкой страницы». Удобство этого вида заключается в присутствии границ текста и вертикальной линейке. Границы текста помогают при форматировании и изменения размеров и положения на странице графических объектов. Аналогичная область в верхней и нижней части страницы находится область колонтитулов. Её свойство повторять информацию, записанную в данных областях, можно использовать для нумерации страниц документа, что и делается в большинстве сфер.

По окончании работы с документом желательно сохранить на диске. Для того чтобы им можно было воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «ФайлСохранить», либо кнопку «сохранить» на панели инструментов. При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно покинуть приложение и завершить работу компьютера.

Вопрос 20. Excel-7. Новые возможности. Автоввод, автовычисление

Microsoft Excel версии 7.0 (или просто Excel -7) предназначен для работы с электронными таблицами. И на их основе построение диаграмм и точек на географических картах. Аналогично Word-7 поставляется в пакете программ «Microsoft Office». Поддерживает работу с разными форматами, и не только таблиц, но и баз данных. Существует возможность помещать, на листах, вместе с таблицей картинки, диаграммы, карты и т.д. В силу того, что каждая отдельная таблица лежит на своем листе, количество которых может меняться, документы созданные данной программой получили название «книги». Большое преимущество данной программе дает то, что она поддерживает работу с несколькими листами, которые могут использовать данные как по всей книге, так и из других книг.

Применяется Excel-7 для расчета любого типа информации. И удобен для бухгалтеров (расчет заработной платы, ведение журналов учета и т.п.), экономистов (штатное расписание, расчет выгодности какой либо деятельности и т.д.), студентов (вычисление и анализ данных), секретарей (возможность изготовления отчетов с диаграммой) и т.д. Возможность столь гибкого использования данных, позволяет делать любые вычисления на основании совершенно других данных. Возможность совместного доступа по сети к одной книге делает удобным, например, ведение одного журнала несколькими людьми.

Для ведения учета каких либо документов, список сотрудников с адресами и номерами телефонов и другие вариации, удобнее всего использовать так называемый список. Он представляет из себя участок в таблице, рассматриваемый как база данных. И в качестве полей используются столбцы, в записи соответствуют строкам. Работать с таким списком можно через меню «Данные». Для ввода и изменения информации удобнее использовать форму. Форма представляет из себя диалоговое окно с полями для ввода информации, названых по первой строке списка, и кнопки для работы с информацией. Время от времени возникает необходимость в получении итогов. Такая функция тоже предусмотрена. Причём, можно посмотреть итоги как по одинаковой информации в столбцах (по группе), так и общий итог. В качестве итоговых данных можно использовать не только сумму, но также и количество, произведение, среднее и т.п. При необходимости можно убрать все итоги соответствующей кнопкой.

Внешний вид похож на таблицу. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. В пересечении строк и столбцов образуется ячейка, которая имеет адрес состоящий из буквы столбца и номера строки. В низу от таблицы присутствуют корешки листов. Каждый отдельный лист можно рассматривать как отдельную электронную таблицу. Данные из ячеек можно брать не только в пределах листа, но и между ними. Существует возможность ссылаться на информацию в других книгах. Это свойство можно использовать для создания различных документов, использующие данные других документов.

К примеру, в одной книге ведется штатное расписание, в другой табель и в третьей зарплата. Из штатного расписания в зарплату можно забрать оклады и тарифы сотрудников, а из табеля отработанного времени сведения о днях и часах, отработанные сотрудниками. На основе результатов расчета заработной платы формируется множество документов, например ведомость для получения заработной платы. И этот отчет можно расположить на другом листе. А непосредственно из общего расчета брать показания графы «к получению».

Данный пример далеко не исчерпывающий. Ведь на основе этих и многих других данных формируется баланс. И его формирование можно сильно упростить, если вести весь учет в компьютере, а сами формулы тщательно продумывать. Основная сложность будет заключаться в создании ссылок на исходные данные, которые могут находиться в нескольких книгах. Но в конечном итоге меньше данных придется вводить и, соответственно меньше ошибок будет. А это приводит к повышению производительности труда.

Перед форматированием книги её нужно заполнить основными данными. Очень полезное свойство в данной таблице заключается в автовводе уже встречаемой информации на данном листе. Например, в списке сотрудников встречается 10 «Николаевичей». При наборе буквы «Н» (в пустой ячейке) появится слово полностью. При продолжении ввода, если будут задействованы другие буквы, это слово будет изменено или убрано вообще. Если вы согласны с эти словом, то можно перейти к другой ячейке. Автоввод значительно ускоряет процесс ввода информации, но требует внимательности к веденным словам. Так как орфографические ошибки могут повториться и в других ячейках.

После заполнения ячеек, можно приступить к форматированию. Следует отметить, что все формулы, как и в большинстве электронных таблиц, начинаются со знака «=». Сами функции удобнее вставлять с помощью мастера функций. Вызвать его можно через меню «ВставкаФункция...», или с помощью кнопки (мастер функций). Такая кнопка присутствует на панели инструментов и слева от поля для ввода значений в ячейку, а так же в само мастере функций.

Формулы рассчитываются автоматически. На современных персональных компьютера это не снижает скорости работы, даже при большом числе данных и формул. На старых машинах, с малой производительностью процессора, автовычисление будет вызывать «торможение» при закреплении информации в ячейках, форматировании и прочих действия связанных с изменением книги. Для отключения этой функции нужно в «параметрах» среды excel, на вкладке «вычисления», установить ручной расчет информации. Для получения результатов вычислений можно использовать клавишу F9, хотя при просмотре и печати документа все формулы пересчитываются самостоятельно.

Вопрос № 21. Windows'95. Назначение папки Мой компьютер, Корзина, Сетевое окружение, Мои документы

Ответ:

Windows'95 является 32х разрядной многозадачной операционной средой с графическим оконным интерфейсом. Многозадачность и оконный интерфейс данной среды заключается в том, что одновременно работает несколько приложений запущенных в разных окнах. Использование программного обеспечения для сети Microsoft обеспечивает удобную работу как в локальной сети, так и при удаленном доступе. На этом построена работа с электронной почтой Microsoft и Internet.

Для элементов оформления среды использовали названия обычных предметов: рабочий стол, папка, корзина, кнопка и т.д. Это облегчает восприятие назначения самих объектов людьми далеких от компьютерной техники. Часть объектов типа папка имеют особые свойства. Эти папки присутствуют всегда на любом компьютере, где установлена операционная среда Windows'95. Назначение этих объектов можно определить по названию.

«Мой компьютер» содержит объекты, соответствующие дисковым накопителям, папку панели управления и принтеров. Является стандартным обязательным элементом на рабочем столе Windows'95. Используется для работы с дисками и изменения настроек системы. Свойства этого объекта, как свойства системы, позволяют изменить любое устройство подключенное к системе. С помощью объектов типа «Диск» можно просмотреть содержимое дисков, как обычной папки. Эти объекты можно использовать для форматирования и копирования дискет. В диалоговом окне свойств дисковых устройств можно посмотреть количество общего объема, занятого пространства и свободного места в байтах и более крупных единицах измерения информации. Визуально определить тип устройства не сложно:

Дисковод для дискет размером 3,5”. Чаще обозначен буквой A.

Дисковод для дискет размером 5,25”. Чаще обозначен буквой B, или отсутствует вообще.

Жесткий (логический) диск. Обозначен буквой начиная с C. Количество логических дисков зависит от параметров системы.

Сетевой диск. Присутствует при наличии подключения к серверу, как к дисковому устройству. Использует буквы от D до Z.

Оптический диск. Присутствует при наличие этого устройства. Использует буквы от D до Z, но чаще использует D.

Возможно, встретить наличие и других устройств, но значительно реже. Дисковые устройства можно посмотреть и с помощью проводника, но через папку «мой компьютер» гораздо легче. Свойства дисков помогают посмотреть соотношение занятого и свободного пространства.

«Корзина» служит для временного хранения удаленных файлов. Является стандартным объектом и не может отсутствовать. Используется для просмотра возможности восстановления удаленных объектов. Важно отметить, что пустые папки не хранятся в корзине. Удаленные папки можно восстановить сразу после удаления через меню «Правка ? отменить удаление». Для восстановления любого объекта, находящегося в корзине, необходимо выделить его, а затем, командой «Файл ? восстановить», вернуть его на исходное место. Можно восстанавливать объекты непосредственным перемещением объектов в нужные папки. Такой способ позволяет изменить размещение удаленных объектов, например, для изменения предыдущей версии файла. По пиктограммам корзины (пустая и полная) можно определить наличие удаленных файлов (мусора). Отчистив корзину, можно освободить место на диске, но восстановить файлы после этого не удастся.

«Сетевое окружение» появляется только при наличии сетевого оборудования и программного обеспечения для него. Эта папка обеспечивает доступ к любому компьютеру в локальной вычислительной сети, при соединении специальным кабелем, подключенный к сетевым адаптерам. Все компьютеры объединяются в рабочие группы и имеют уникальные сетевые имена. Переходить в другую рабочую группу можно выбрав объект «вся сеть», а затем имя нужной группы. Имена рабочих групп, пользователей и компьютеров желательно указывать латинскими буквами и цифрами. Это требуется для обеспечения совместимости со всеми программными продуктами. Изменение любых свойств этого объекта потребует перезагрузить компьютер.

Папка «Мои документы» создается при установки пакета Microsoft Office. Используется для хранения документов пользователя, работающего с прикладными программами этого пакета. Расположен в корневом каталоге жесткого диска «С:». Каких либо специфических свойств не имеет.

Для завершения работы желательно закрыть все окна и при необходимости сохранить измененные документы. Теперь щелкнув по кнопке «Пуск» открываем главное меню Windows'95, в котором выбираем команду «Завершение работы», затем нажимаем на кнопку «Да» или клавишу Enter. В течение определенного времени, которое зависит от производительности ПК и информации, оставшейся в памяти, происходит подготовка к выключению питания. Об этом свидетельствует характерная заставка. По завершению подготовки выдается разрешение на выключение компьютера.

Вопрос №22. Word-7. Новые возможности

Ответ:

Microsoft Word версии 7.0 (или просто Word-7) предназначен для работы с текстовыми документами. Использует операционную среду Windows'95, но может работать и под управлением Windows NT. Поставляется в пакете программ «Microsoft Office для Windows 95». Поддерживает работу с разными форматами документов: от самых простых текстов до документов с внедренными объектами. Существует возможность внедрять как картинки, так и звук и видео клипы. Можно внедрить и шрифты, при этом данный документ будет успешно открыт на любом компьютере (где установлен сам пакет «Office»), даже если этих шрифтов там нет.

Непосредственно для текста можно изменить не только шрифт и его размер, но и такие эффекты как выделение (полужирный), курсив, несколько вариантов подчеркивания, цвет и межсимвольный интервал. Для абзацев текста можно использовать помимо выравнивания (влево, по центру, вправо, по ширине) и отступов абзацев от печатного поля, интервалы между абзацами и самими строчками. А также цвет фона, его интенсивность и рамки для абзаца.

Графические объекты можно помещать как на строке, так и сбоку от текста (в кадре). Кроме того, в кадр можно поместить и сам текст. Это можно сделать, выделив нужный элемент и затем вставить кадр. Можно создать и пустой кадр, но при этом не должно присутствовать выделений. Для этого, после команды «Вставка ? кадр», очерчивается нужная область мышью. Удалить кадр можно через диалоговое окно «формат кадра». Существует, с применением кадров, возможность создавать «буквицы» на несколько строк текста. Эта функция используется широко при создании книг и брошюрок.

Разбивка документа на несколько колонок (в том числе отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции таких как книги, журналы, газеты. Объекты в кадре можно поместить между колонками текста. Это позволяет создавать длинные и красивые заголовки статей или использовать фотографии и иллюстрации к статье.

Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации. Для отдельной ячейки таблице можно использовать рамки, что позволяет разукрасить таблицу полностью. Каждую ячейку можно рассматривать как самостоятельный фрагмент текста и использовать в ней разные способы форматирования. Режим вставки листов Excel позволяет использовать в документе диаграммы и рассчитываемые данные.

Возможность вставлять объекты со связью с файлом, из которого этот объект был заимствован, уменьшает размеры документов и позволяет менять документы автоматически, в соответствии с информацией из связанных документов. Особенно это заметно, когда один и тот же файл используется в нескольких документах.

Встроенная система проверки орфографии позволяет искать не только неправильно написанные слова, но и грамматику (запятые, точки, словосочетания и т.д.). Поиск орфографии идет в промежутках между нажатиями клавиш, что экономит время, и слова с ошибками подчеркивает красной волнистой линией. Для исправления этого слова достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и выбрать правильный вариант. Тезаурус позволяет подбирать синонимы, смысловые слова и выражения для предложений. Расстановка переносов позволяет как в автоматическом, так и в ручном режиме переносить слова в документе. Данная функция позволяет не беспокоится о длине строки. По этой причине нужно использовать клавишу Enter только в конце абзаца (для перехода на новый абзац).

Возможность определения закладок облегчает перемещение по крупным документам. Создавать закладки и двигаться по ним нужно через меню «Правка». Кроме того, можно переходить по страницам, строкам, разделам, рисункам, формулам, сноскам и т.д. Другими словами для ориентации при переходе следует использовать любые объекты и элементы. При этом допустимо использование относительно перехода за счет указания знаков «+» и «-» перед числом. Такая функция значительно облегчает движение.

Благодаря своим возможностям данный текстовый процессор применяется для подготовки приказов, писем, телеграмм, бланков, всевозможной документации и многого другого. А встроенная система орфографии позволяет избежать многих опечаток и грамматических ошибок.

Для форматирования текста, перемещения или копирования фрагментов текста необходимо выделить участок, для которого нужны данные действия. Легче всего выделять с помощью мышки. Если нажать левую кнопку мышки на тексте, и удерживая ее, переместить мышь, то выделиться данный участок текста. При выделении более одного слова, в дальнейшем выделение будет по словам. Когда требуется выделить конкретное слово, используется двойной щелчок. А для абзаца целиком - тройной щелчок. Существует возможность выделять по сточкам. Для этого переместите мышь слева от текста (при этом указатель превратится в стрелку наклоненную вправо). И в такой ситуации: перемещение при нажатой левой кнопке мышки - выделение по строкам; двойной щелчок - выделить абзац; тройной - весь текст. При сложности работы с мышкой можно использовать клавиши управления курсора при нажатом Shift. Либо комбинированный (клавиатура и мышь): установить курсор в начальную позицию, и удерживая Shift, щелкнуть по конечной точке.

Форматировать выделенный фрагмент текста можно как с помощью панели инструментов и линейки, так и с помощью меню «Формат». Проверить наличие орфографических или грамматических ошибок во фрагменте, можно вызвав в меню «Сервис» соответствующие пункты. После проверки этого фрагмента программа спросит, что делать с оставшейся частью. Полезной функцией данного текстового процессора является замена выделенного фрагмента вводимой информацией. Но при замене большого фрагмента появляется запрос на данное действие. Это сделано с целью дополнительной безопасности при работе с текстом. В тоже время, такая функция требует от пользователя дополнительного внимания при работе с документом.

Кроме вышеперечисленных возможностей существует возможность перемещения и копирование фрагментов, как через буфер обмена, так и мышкой. Для копирования и перемещения информации через буфер обмена применяются одинаковые действия. Отличается только команда: вырезать или копировать. Данный метод весьма простой и применяется в большинстве приложений под Windows. Все действия можно разделить по шагам:

Выделить фрагмент или объект.

Вырезать в буфер (для копирования взять скопировать в буфер) либо через меню «Правка», либо на панели инструментов.

Установить курсор в нужную позицию (место, куда надо поместить).

Вставить из буфера обмена либо через меню «Правка», либо на панели инструментов.

Другой вариант, основанный на перемещении фрагментов мышкой, гораздо проще. Для перемещения уже выделенного фрагмента достаточно подвести указатель на сам выделенный текст (указатель мышки должен выглядеть как обыкновенная стрелка) и затем, удерживая кнопку мышки переместить данный блок текста в нужную точку. Если необходимо копировать, а не перемещать, то надо нажать клавишу Ctrl до того, как будет отпущена кнопка мышки. При этом рядом со стрелкой должен появиться знак «+» рядом с указателем мышки.

По окончании работы с документом желательно сохранить на диске. Для того чтобы им можно было воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «Файл» «Сохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно покинуть приложение и завершить работу компьютера.

Вопрос №23. Excel-7. Копирование формул. Операции над содержимым ячеек (выравнивание, удаление, копирование, перемещение)

Ответ:

Microsoft Excel версии 7.0 (или просто Excel -7) предназначен для работы с электронными таблицами. И на их основе построение диаграмм и точек на географических картах. Аналогично Word-7 поставляется в пакете программ «Microsoft Office». Поддерживает работу с разными форматами, и не только таблиц, но и баз данных. Существует возможность помещать, на листах, вместе с таблицей картинки, диаграммы, карты и т.д. В силу того, что каждая отдельная таблица лежит на своем листе, количество которых может меняться, документы созданные данной программой получили название «книги». Большое преимущество данной программе дает то, что она поддерживает работу с несколькими листами, которые могут использовать данные как по всей книге, так и из других книг.

Применяется Excel-7 для расчета любого типа информации. И удобен для бухгалтеров (расчет заработной платы, ведение журналов учета и т.п.), экономистов (штатное расписание, расчет выгодности какой либо деятельности и т.д.), студентов (вычисление и анализ данных), секретарей (возможность изготовления отчетов с диаграммой) и т.д. Возможность столь гибкого использования данных, позволяет делать любые вычисления на основании совершенно других данных. Возможность совместного доступа по сети к одной книге делает удобным, например, ведение одного журнала несколькими людьми.

В процессе создания документа неизбежно появляется необходимость в создании формул. Сами формулы начинаются со знака равенства, за которым указываются адреса ячеек, разделенные арифметическими действиями и функциями. Следует отметить, что адреса указываются только латинскими буквами, количество открытых и закрытых скобок должно совпадать и параметры функций должны иметь допустимый формат. При наличии ошибок в формуле или подсчете (из-за недопустимого значения) выдаются ошибки в виде предупреждения или в качестве значения ячейки.

Создать ссылку на конкретную ячейку можно щелкнув по ней мышью (при составлении формул). Адрес массива выбирается аналогично, только выделяется не одна ячейка, а сразу несколько. Можно создавать простые ссылки на ячейки через буфер обмена. Для этого, после копирования информации в буфер, вместо команды «вставить» в меню «правка», следует выбрать пункт «специальная вставка». Кнопкой «вставить ссылку» создаём абсолютную ссылку на ячейку (со знаками «$» перед именем столбца и номером строки). Такими способами можно создать ссылку на другой лист или книгу. За счет этого использовать единую информацию для всех расчетов.

Использовать специальную вставку можно не только с целью создания ссылок, но и для копирования формул, значений, форматов и примечаний. При использовании вставки формул или значений допустимо производить основные арифметические действия. При необходимости, копируемую информацию, можно «повернуть» на 90, т.е. информация из строк займет столбцы, а из столбцов данные перейдут в строки. Такая функция включается для любых действий флажком «транспонировать».

Во время работы случаются ошибочный ввод информации в ячейки. Очистить такие ячейки можно клавишей Delete или соответствующим пунктом в меню «правка». Но через меню можно очистить формат ячеек, только значения или примечания. Такое разнообразие возможностей простого действия повышает интерес пользователей персональных компьютеров к данной прикладной программе.

Большое разнообразие способов копирования и перемещения информации значительно облегчает работу с документами. Самый простой способ через буфер обмена. Для этого выделяем нужный диапазон, затем выделяем ячейку, с которой будет начинаться этот фрагмент, и подтверждаем клавишей Enter. Для перемещения выполняются те же действия, только вместо команды «копировать» нужно использовать команду «вырезать». Копировать и перемещать информацию можно и мышкой. Для этого нужно подвести указатель к границе выделенного диапазона (указатель должен превратиться в стрелку), а затем, удерживаю левую кнопку, перетащить на новое место. Для копирования аналогичным способом нужно удерживать клавишу Ctrl вплоть до освобождения кнопки мышки. Если переместить диапазон правой кнопкой мышки, то появившееся контекстное меню дополнит возможности копирования. Важно добавить, что копируемые формулы с относительными ссылками меняют индексы столбцов и строк.

Возможности заполнения рядов определенным образцом в четырех направлениях или использование прогрессии увеличивает сферы применения. При заполнении информация из начальной ячейки копируется в выбранном направлении. Такой способ используется, в основном, для копирования схожих формул в определенном интервале. Прогрессию удобно использовать для создания рядов чисел.

Изменить способ выравнивания информации в ячейке можно через диалоговое окно «формат ячеек» на вкладке «выравнивание». По горизонтали можно расположить слева, в центре или справа в ячейке. Можно выровнять и по обоим краям сразу. Заполнение ячеек определенным образцом применяется редко, но все же применяется (например, линия прочерка). Для крупных заголовков таблиц лучше использовать «центрирование выделения». Данная функция держит информацию ровно по центру выделенных ячеек независимо от их ширины. Кроме горизонтального доступно менять вертикальное выравнивание и ориентацию текста.

По окончании работы с книгой желательно сохранить её на диске. Для того чтобы можно было ей воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «ФайлСохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно закрыть приложение и завершить работу компьютера. Важно отметить, что если с последнего сохранения были внесены какие либо изменения, то программа спросит необходимость сохранения информации.

Вопрос №24. Windows'95. Настройка системы

Windows'95 является 32х разрядной многозадачной операционной средой с графическим оконным интерфейсом. Многозадачность интерфейса заключается в том, что одновременно работает несколько приложений запущенных в разных окнах. Отсюда и пошло слово «оконный». Использование программного обеспечения для сети Microsoft обеспечивает удобную работу как в локальной вычислительной сети, так и при удаленном доступе с помощью модема.

Для элементов оформления среды использовали названия обычных предметов: рабочий стол, папка, корзина, кнопка и т.д. Это облегчает восприятие назначения самих объектов людьми незнающих компьютерную технику. Огромное удобство доставляет работа с мышью. При работе с ней главное следить за формой указателя.

Любой объект на рабочем столе или в папке можно открыть двойным щелчком левой кнопки мышки. При этом открывается окно данного объекта с параметрами, запомненными с последнего сеанса работы с ним. Любое нормальное окно имеет границу, за которую можно изменить его размер. Заголовок в верхней части окна позволяет перемещать окно. Кнопки на заголовке (в правом верхнем углу) позволяют свернуть , развернуть , восстановить и закрыть окно. Сразу под заголовком располагается строка функционального меню. В нижней части окна может присутствовать строка состояния, отображающая состояние объектов и описание по пунктам меню. Помимо вышеперечисленных элементов могут присутствовать панели инструментов, облегчающие работу, и строки прокрутки экрана (обычно располагаются справа и/или снизу).

Изменить свойства любого объекта можно через контекстно-зависимое меню или, для стандартных элементов, через пункт «Настройка» в главном меню Windows'95. Большинство диалоговых окон используют одни и те же кнопки. Они располагаются в нижней части диалогового окна свойств объекта и позволяют запомнить измененные параметры и покинуть диалоговое окно (кнопка «ОК»), отменить изменения или применить данные установки без закрытия диалогового окна. После изменений параметров, влияющих на поведение системы в целом, потребуется перезагрузить компьютер. В противном случае изменения сделанные в характеристиках действовать не будут. Как правило, в таких случаях появляется запрос на данные действия с предупреждением. Положительный ответ приводит к немедленной перезагрузке, но если нужно «задержаться» в системе, то можно выбрать отрицательный ответ. Перезагрузить можно будет позже, если возникнет в этом необходимость.

Настроить панель задач можно через свойства этого элемента или в главном меню «Настройка Панель задач». В появившемся диалоговом окне можно изменить следующие параметры с помощью флажков:

Расположить поверх всех окон - заставляет панель задач перекрывать все обычные окна и быть всегда доступной. По умолчанию флажок включен.

Автоматически убирать с экрана - прячет панель задач, когда в ней нет необходимости, и показывает её при подведении указателя к месту нахождения панели. По умолчанию выключено.

Мелкие значки в главном меню - преобразует крупные пиктограммы главного меню в мелкие, делая при этом меню более компактным. По умолчанию отключено.

Отображать часы - показывает или прячет индикатор часов на панели задач. По умолчанию включено.

Принтеры настраиваются в специальной папке, расположенной в окне «Мой компьютер». Открыть её можно через главное меню Windows'95 «Настройка Принтеры» и из «Панели управления». С помощью объекта «Установка принтера» можно добавить новый принтер в диалоговом пошаговом режиме. При этом нужно точно знать название фирмы изготовителя и модель принтера. Установка с диска применяется для новых принтеров, не знакомых системе Windows'95. Это необходимо когда приходится сталкиваться с современными или редкими образцами печатающих устройств. Позже сами принтеры, располагающиеся в этой же папке в виде отдельных объектов, можно настроить на определенный тип бумаги, качество печати, собственные поля принтера и т.п.

«Панель управления» является специальной папкой, похожей по способу открытия на папку «Принтеры». Но используется для настроек всех устройств подключенных к системе, подключение нового оборудования и установка/удаление программного обеспечения персонального компьютера. Рассмотрим наиболее часто используемые объекты.

Дата/время - настройка даты/времени и выбор часового пояса. Можно вызвать двойным щелчком левой кнопки мышки по индикатору часов. Или через пункт «настройка даты/времени» контекстного меню часов на панели задач.

Звук - изменение звукового сопровождения системы и программ.

Клавиатура - настройка клавиатуры. Другой вариант через свойства индикатора часов.

Мышь - настройка манипулятора типа «мышь».

Сеть - настройка сетевого оборудования и программного обеспечения. Другой вариант через свойства объекта «Сетевое окружение».

Система - вывод сведений о системе и настройка параметров. Другой вариант через свойства объекта «Мой компьютер».

Язык и стандарты - выбор представления для чисел, денежных сумм, даты и времени.

Установка оборудования - добавление в систему нового оборудования.

Установка и удаление программ - установка и удаление программного обеспечения, добавление компонентов Windows, создание системного диска.

Шрифты - установка и удаление шрифтов на компьютере.

Экран - изменение параметров работы с экраном. Другой вариант через свойства рабочего стола.

В любом из диалоговых окон можно получить краткую справку по отдельным элементам. Это можно сделать правой кнопкой мышки по интересующему пункту. Или выбрав кнопку в правом верхнем углу диалогового окна, а затем, щелкнув по интересующему элементу, при этом форма указателя мыши меняется на стрелку с вопросительным знаком.

Для завершения работы желательно закрыть все окна и при необходимости сохранить измененные документы. Теперь щелкнув по кнопке «Пуск» открываем главное меню Windows'95, в котором выбираем команду «Завершение работы», затем нажимаем на кнопку «Да» или клавишу Enter. Но если потребовалось бы перезагрузить систему, то предварительно устанавливается переключатель на пункт «Перезагрузить компьютер». В течение определенного времени, которое зависит от производительности ПК и информации, оставшейся в памяти, происходит подготовка к выключению питания. Об этом свидетельствует характерная заставка. По завершению подготовки выдается разрешение на выключение компьютера.

Вопрос №25. Word-7. Работа с таблицами. Много колончатая верстка

Microsoft Word версии 7.0 (или просто Word-7) предназначен для работы с текстовыми документами. Использует операционную среду Windows'95, но способен работать и в среде Windows NT. Поставляется в пакете программ «Microsoft Office для Windows 95». Поддерживает работу с разными форматами документов: от самых простых текстов до документов с внедренными объектами. Существует возможность внедрять как картинки, так и звук и видео клипы. Можно внедрить и шрифты, при этом данный документ будет успешно открыт на любом компьютере (где установлен сам пакет «Office»), даже если этих шрифтов там нет.

Непосредственно для текста можно изменить не только шрифт и его размер, но и такие эффекты как выделение (полужирный), курсив, несколько вариантов подчеркивания, цвет и межсимвольный интервал. Для абзацев текста можно использовать помимо выравнивания (влево, по центру, вправо, по ширине) и отступов абзацев от печатного поля, интервалы между абзацами и самими строчками. А также цвет фона, его интенсивность и рамки для абзаца.

Графические объекты можно помещать как на строке, так и сбоку от текста (в кадре). Кроме того, в кадр можно поместить и сам текст. Разбивка документа на несколько колонок (в том числе и отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции такой как книги, журналы, газеты. Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации.

Поддержка различных полей позволяет более полезные функции. Можно использовать поля номера страницы, даты и времени, автора документа и т.д. Существует поля ссылок на указатели. Такую функцию удобно использовать для создания содержания. Преимущества такого способа ощутимы при изменении документа, так как значения возвращаемые такими полями меняются согласно страниц документа, на которые созданы ссылки.

Встроенная система проверки орфографии позволяет искать не только неправильно написанные слова, но и грамматику (запятые, точки, словосочетания и т.д.). Поиск орфографии идет в промежутках между нажатиями клавиш, что экономит время, и слова с ошибками подчеркивает красной волнистой линией. Для исправления этого слова достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и выбрать правильный вариант. Тезаурус позволяет подбирать синонимы, смысловые слова и выражения для предложений. Расстановка переносов позволяет как в автоматическом, так и в ручном режиме переносить слова в документе. По этому клавишу Enter нужно использовать только в конце абзаца (для перехода на новый абзац).

Благодаря своим возможностям данный текстовый процессор применяется для подготовки приказов, писем, телеграмм, бланков, всевозможной документации и многого другого. А встроенная система орфографии позволяет избежать многих опечаток и грамматических ошибок. Для форматирования текста, перемещения или копирования фрагментов текста необходимо выделить участок. Легче всего выделять с помощью мышки, но можно использовать и клавиатуру.

Для работы с таблицами существует возможность вставить лист Microsoft Excel, со всеми возможностями этой программы. Но можно использовать и встроенные таблицы Word. Они отличаются меньшими возможностями, но более легкими в использовании. Добавить их в документ, и выполнять над ними какие либо действия, можно через меню «Таблица». Команда «Вставить таблицу» непосредственно добавляет таблицу к документу. При этом следует указать число строк и столбцов бедующей таблицы, и можно выбрать предопределенный формат кнопкой «Автоформат». При удалении ячеек можно удалить строку или столбец целиком, а не только одну ячейку. Выделенные ячейки в строке можно объединить. За счет этого можно создать эффект общего заголовка для нескольких столбцов. Кроме объединения предусмотрена возможность разбивки на две и более ячеек.

Для форматирования таблиц необходимо выделять нужные ячейки. Это можно делать, как для обычного текста, мышкой или клавиатурой. Более простой способ выделения строк и столбцов целиком, а так же таблицы в целом, предусмотрены соответствующие команды. Выделенные ячейки можно рассматривать как отдельные абзацы текста. И для них можно использовать различные форматы шрифтов, абзаца, обрамления и тонировки. Для ускорения форматирования можно использовать автоформат. Менять ширину столбцов и высоту строк можно мышкой на линейках за соответствующие метки. Другой вариант использование в меню команды «Высота и ширина ячейки». Для движения по строкам и столбцам рекомендуется использовать кнопки «Следующая» и «Предыдущая» на соответствующих вкладках.

Очень часто размер таблицы превышает одну страницу. Каждый раз печатать заголовок таблицы на каждой страницы крайне неудобно, особенно если в процессе работы объем информации меняется. Для подобных ситуаций можно объявить верхние строки таблицы заголовками. Также встречаются ситуации необходимости преобразования выделенного фрагмента текста в табличную форму. Для этих целей служит пункт «Преобразовать в таблицу». В этом случае требуется указать число столбцов новой таблицы, разделитель столбцов и формат таблицы.

В качестве дополнительных, не менее важных, компонентов предусмотрена сортировка строк таблицы или текста, создание формул и разбивка большой таблицы на две более маленькие. Иногда появляется необходимость убрать лишние (не печатаемые) символы и линии с макета документа. В частности линии сетки таблицы убираются командой «Сетка».

При создании газетных или журнальных статей может потребоваться много колончатая верстка. Для этого надо выделить сам фрагмент текста и затем в меню “Формат” выбрать команду “Колонки”. Либо это проделать перед началом ввода текста. При этом в появившемся диалоговом окне можно выбрать либо уже определенный тип колонок (можно использовать как базовый), либо указать самостоятельно нужное число. Можно настроить ширину колонок как всех сразу, так и по отдельности, но для этих целей надо выключить флажок “Колонки одинаковой ширины”. Интервал между колонками позволяет улучшить внешний вид за счет подбора расстояния. Флажок “Разделитель” включает или выключает линию между столбцами, то дополнительно улучшает восприятие документа. Важно отметить, что перед нажатием на кнопку “ОК”, нужно проверить к чему будет применена данная функция (поле “Применить:”). В случае необходимости надо выбрать нужный вариант (ко всему документу, до конца документа, к выделенному тексту или к текущему разделу).

По окончании работы с документом желательно сохранить на диске. Для того чтобы им можно было воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «Файл Сохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно покинуть приложение и завершить работу компьютера.

Вопрос № 26. Excel-7. Сводные таблицы

Microsoft Excel версии 7.0 (или просто Excel -7) предназначен для работы с электронными таблицами. И на их основе построение диаграмм и точек на географических картах. Аналогично Word-7 поставляется в пакете программ «Microsoft Office». Поддерживает работу с разными форматами, и не только таблиц, но и баз данных. Существует возможность помещать, на листах, вместе с таблицей картинки, диаграммы, карты и т.д. В силу того, что каждая отдельная таблица лежит на своем листе, количество которых может меняться, документы созданные данной программой получили название «книги».

Применяется Excel-7 для расчета любого типа информации. И удобен для бухгалтеров (расчет заработной платы, ведение журналов учета и т.п.), экономистов (штатное расписание, расчет выгодности какой либо деятельности и т.д.), студентов (вычисление и анализ данных), секретарей (возможность изготовления отчетов с диаграммой) и т.д. Возможность столь гибкого использования данных, позволяет делать любые вычисления на основании совершенно других данных. Возможность совместного доступа по сети к одной книге делает удобным, например, ведение одного журнала несколькими людьми.

Внешний вид действительно похож на таблицу. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. В пересечении строк и столбцов образуется ячейка, которая имеет адрес состоящий из буквы столбца и номера строки. В низу от таблицы присутствуют корешки листов. Каждый отдельный лист можно рассматривать как отдельную электронную таблицу. Данные из ячеек можно брать не только в пределах листа, но и между ними. Существует возможность ссылаться на информацию в других книгах. Это свойство можно использовать для создания различных документов, использующие данные других документов.

К примеру, в одной книге ведется штатное расписание, в другой табель и в третьей зарплата. Из штатного расписания в зарплату можно забрать оклады и тарифы сотрудников, а из табеля отработанного времени сведения о днях и часах, отработанные сотрудниками. На основе результатов расчета заработной платы формируется множество документов, например ведомость для получения заработной платы. И этот отчет можно расположить на другом листе. А непосредственно из общего расчета брать показания графы «к получению».

Данный пример далеко не исчерпывающий. Ведь на основе этих и многих других данных формируется баланс. И его формирование можно сильно упростить, если вести весь учет в компьютере, а сами формулы тщательно продумывать. Основная сложность будет заключаться в создании ссылок на исходные данные, которые могут находиться в нескольких книгах. Но в конечном итоге меньше данных придется вводить и, соответственно меньше ошибок будет. А это приводит к повышению производительности труда.

Для анализа результатов и автоматического подведения итогов можно использовать сводную таблицу. Мастер сводных таблиц упрощает весь процесс создания. Как и для всех мастеров, используется диалоговый пошаговый режим. Созданную сводную таблицу можно реорганизовать с помощью перетаскивания в ней полей и элементов.

Создадим сводную таблицу на листе 4 на основании данных в диапазоне A1:E10, расположенном на листе 3. Для этого, находясь на нужном листе, выбираем команду «Данные Сводная таблица». В появившемся диалоговом окне мастера оставляем переключатель на пункте «В списке или базе данных Microsoft Excel» и нажимаем кнопку «Далее >». На втором шаге указываем диапазон с данными. Самый простой вариант выделить его мышкой. Для этого щелкаем по корешку «лист 3» и выделяем диапазон с данными, включая строку заголовков. Далее (на шаге №3) определяем данные, по которым производится анализ и их месторасположение. Для изменения полей нужно дважды щелкнуть по кнопке заголовка. При этом можно изменить имя поля, ориентацию расположения выбранного поля, изменить вывод промежуточных итогов или просто скрыть отдельные элементы поля. Сами поля можно перетащить в область страницы, строк, столбцов или данных. И в зависимости от их расположения будут выводиться соответствующие данные. Для полей в различных областях тоже можно изменить характеристики, но в области данных они отличаются. В данном случае можно также изменить имя, но уже итогового поля. Можно изменить и операцию для получения итогового значения, но чаще применяется сумма. Допустимо использовать дополнительные вычисления. При этом выбирается вид вычисления, поле для сравнения и элемент, с которым сравнивается. При желании можно установить определенный формат числа в поле, который может отличаться от исходных данных.

Последний шаг построения сводной таблицы определяет, где будет располагаться и как называться эта таблица, а также специфические параметры конечной таблицы. После нажатия кнопки «Готово» появится таблица с выбранными свойствами. Для каждого элемента будут подсчитаны итоги, а в конце сводной таблицы общий итог. В дальнейшем изменить свойства любого поля получившейся таблички можно через меню «Данные Поле сводной таблицы». Для обновления сведений в готовой таблице нужно использовать команду «Обновить данные» в этом же меню.

Удалить сводную таблицу не просто. Это можно сделать, предварительно выделив её всю, а затем выбрать команду «Правка Очистить Все». Если не будет выделена вся табличка, данное действие сообщит об ошибке.

Вопрос №27. Windows'95

Windows'95 -- это 32х разрядная многозадачная многопользовательская операционная среда с оконным графическим интерфейсом. Многозадачность интерфейса заключается в том, что одновременно работает несколько приложений запущенных в разных окнах.

Для элементов оформления среды использовали названия обычных предметов: рабочий стол, папка, корзина, кнопка и т.д. Это облегчает восприятие назначения самих объектов людьми незнающих компьютерную технику. Рассмотрим назначение основных элементов.

Рабочий стол - основной элемент среды, по функциональности совмещен с экраном. Используется для работы (хранение, открытие и сохранение информации) с папками, документами, ярлыками. Изменяя свойства рабочего стола, меняем оформление цветовой гаммы элементов и характеристики изображения (количество цветов и разрешающая способность экрана). На рабочем столе всегда присутствуют следующие стандартные объекты:

«Мой компьютер», который содержит объекты дисковых накопителей, папку панели управления и принтеров.

«Корзина», которая содержит перечень удаленных объектов для возможности их восстановления. У корзины две пиктограммы: пустая и полная корзина. По этим картинкам можно определить наличие удаленных файлов.

«Сетевое окружение» (только при наличии сетевого оборудования и программного обеспечения для него), обеспечивает доступ к любому компьютеру в локальной вычислительной сети, при прямом соединении через кабель (по последовательным или параллельным портам) и работа при удаленном доступе (с использованием модема).

«Входящие» (только при наличии установленного компонента Microsoft Exchange), обеспечивает обмен электронными письмами в локальной сети и с помощью модема.

«Портфель» (рассматривается как папка, но со специфическими возможностями), удобен для синхронизации копий одних и тех же документов (измененных в разное время) на разных компьютерах.

Панель задач - элемент, содержащий запущенные приложения в виде кнопок. Помимо этого, на панели задач располагается кнопка вызова главного меню Windows'95 (кнопка «Пуск»). А также может содержать индикаторы, отображающие состояние текущего времени, раскладки клавиатуры, принтера и т.д.

Кнопка - элемент, содержащий графическое изображение и/или текст подписи, используемый для выполнения команд (подтверждение, закрытие, удаление и т.д.). Имеет 2 положения: нажатое и отжатое. Оба эти положения отличаются по внешнему виду.

Папка - объект схожий по свойствам и назначению с каталогом. Используется для хранения файлов и папок. Выглядит следующим образом: (пиктограмма желтого цвета по внешнему признаку напоминает папку).

Ярлык - тип объекта, применяемый для ссылки на другие объекты (папки, устройства, документы, приложения и т.д.), располагающиеся по любому местонахождению. От предыдущего объекта заимствуется пиктограмма, к которой добавляется с левого нижнего угла квадратик со стрелкой.

Документ - объект, созданный пользователем с помощью какого-либо приложения. Они отличаются по типу (звук, текст, графика, видео) хранимой информации и в каком формате (word, works, write) записана данная информация. Большинство приложений поддерживают несколько различных форматов для возможности преобразования.

Любой объект на рабочем столе или в папке можно открыть двойным щелчком левой кнопки мышки. При этом открывается окно данного объекта с параметрами, запомненными с последнего сеанса работы с ним. Любое нормальное окно имеет границу, за которую можно изменить его размер. Заголовок в верхней части окна позволяет переместить окно. Кнопки на заголовке (в правом верхнем углу) позволяют свернуть, развернуть, восстановить и закрыть окно. Сразу под заголовком располагается строка функционального меню. В нижней части окна может присутствовать строка состояния, отображающая состояние объектов и описание по пунктам меню. Помимо вышеперечисленных элементов могут присутствовать панели инструментов, облегчающие работу, и строки прокрутки экрана (обычно располагаются справа и/или снизу).

При изменении размеров и расположения окон на экране важно следить за месторасположением указателя мышки и его формой. Для изменения размеров окна необходимо подвести указатель к границе окна, при этом указатель примет вид двух маленьких черных стрелок направленных противоположно друг другу. В зависимости от выбранной границы (вертикальные, горизонтальные или диагонали) стрелки будут занимать разные направления. И удерживая левую кнопку мышки, можно изменить размеры. Для перемещения окна используется заголовок, но при этом форма указателя не меняется. Перемещение окна также осуществляется с помощью нажатой левой кнопки мышки. С помощью кнопки (свернуть) можно уменьшить окно до минимума, при этом оно остается на панели задач. Большинство приложений продолжают свою работу, но существуют и такие программы, что временно приостанавливают свою деятельность. Как правило, такими являются игровые программы. Вернуть его в предыдущее состояние можно непосредственно, щелкнув по кнопке на панели задач соответствующее приложению. Кнопка (развернуть) разворачивает окно на весь экран, при этом эта кнопка превращается в кнопку (восстановить). Кнопка (закрыть) непосредственно закрывает окно, при этом приложение прекращает свою работу. При этом программы, работающие с документами, могут спросить необходимость сохранения измененных файлов или подтвердить выход из приложения. После того как приложение будет полностью выгружено, из памяти кнопка окна на панели задач исчезнет.

Изменить свойства любого объекта можно через контекстно-зависимое меню или, для стандартных элементов, через пункт «Настройка» в главном меню Windows'95. Большинство диалоговых окон используют одни и те же кнопки. Они располагаются в нижней части диалогового окна свойств объекта и позволяют запомнить измененные параметры и покинуть диалоговое окно (кнопка «ОК»), отменить изменения или применить данные установки без закрытия диалогового окна. После изменений параметров, влияющих на поведение системы в целом, потребуется перезагрузить компьютер. В противном случае изменения сделанные в характеристиках действовать не будут. Как правило, в таких случаях появляется запрос на данные действия с предупреждением. Положительный ответ приводит к немедленной перезагрузке, но если нужно «задержаться» в системе, то можно выбрать отрицательный ответ. Перезагрузить можно будет позже, если возникнет в этом необходимость.

Встроенная справочная система, вызываемая через главное меню, позволяет ознакомиться либо просто вспомнить какие ни будь тонкости. При этом можно использовать содержание, предметный указатель или поиск. Аналогичный стиль оформления справочной системы используют большинство приложений под Windows'95.