С помощью кнопки (свернуть) можно уменьшить окно до минимума, при этом оно остается на панели задач. Большинство приложений продолжают свою работу, но существуют программы временно приостанавливающие свою деятельность. Как правило, такими являются игровые программы, зависящие от игрового (реального) времени. Вернуть его в предыдущее состояние можно непосредственно, щелкнув по кнопке соответствующей приложению на панели задач. Применяется такая функция для временного освобождения рабочего стола с целью получения доступа к объектам.

Существует возможность и сворачивания всех окон одновременно. Для этого на помощь приход панель задач. Точнее не сама, а лишь команда «Свернуть все» в контекстно-зависимом меню панели задач. Те окна, которые не могут быть свернуты из-за отсутствия у них такой возможности или окна приложений, отображающие в текущий момент диалоговое окно, не будут свернуты. Эта функция очень удобна при работе с большим количеством окон с периодически возникающей потребности в рабочем столе.

Кнопка (развернуть) разворачивает окно на весь экран, при этом эта кнопка превращается в кнопку (восстановить). Последняя возвращает исходный размер окну. Полноэкранный режим удобен при работе с большим объемом информации или для увеличения рабочей области. Например, графические редакторы, электронные таблицы, текстовые процессоры, папки с большим числом объектов и т.д.

Кнопка (закрыть) непосредственно закрывает окно, при этом приложение прекращает свою работу. Программы, работающие с документами, могут спросить необходимость сохранения измененных файлов или подтвердить выход из приложения. После того, как приложение будет полностью выгружено из памяти, кнопка окна на панели задач исчезнет.

Существует разновидность окон, называемые окна диалога или диалоговыми окнами. Отличаются они, по внешнему виду, более тонкой границей и отсутствием кнопки системного меню окна. Последнее можно вызвать и с клавиатуры, но необходимость в этом бывает крайне редко. Помимо этого отличается и заголовок отсутствием кнопок влияющих на размер и состояние окна (свернуть и развернуть). Это сделано из-за того, что данный тип окон нужен для установки параметров или выбор альтернативы для действия. И длительное его присутствие бессмысленно. Все варианты действий завязаны на кнопки, которыми и можно вести диалог с программным обеспечением вашего персонального компьютера, выбирая параметры и характеристики различными элементами диалогов.

Для завершения работы желательно закрыть все окна и при необходимости сохранить измененные документы. Теперь щелкнув по кнопке «Пуск» открываем главное меню Windows'95, в котором выбираем команду «Завершение работы», затем нажимаем на кнопку «Да» или клавишу Enter. Но если потребовалось бы перезагрузить систему, то предварительно устанавливается переключатель на пункт «Перезагрузить компьютер». В течение определенного времени, которое зависит от производительности ПК и информации, оставшейся в памяти, происходит подготовка к выключению питания. Об этом свидетельствует характерная заставка. По завершению подготовки выдается разрешение на выключение компьютера.

Вопрос №14. Word-7. Подготовка к печати и печать

Microsoft Word версии 7.0 (или просто Word-7) предназначен для работы с текстовыми документами. Использует операционную среду Windows'95, но способен работать и в среде Windows NT. Поставляется в пакете программ «Microsoft Office для Windows 95». Поддерживает работу с разными форматами документов: от самых простых текстов до документов с внедренными объектами. Существует возможность внедрять как картинки, так и звук и видео клипы. Можно внедрить и шрифты, при этом данный документ будет успешно открыт на любом компьютере (где установлен сам пакет «Office»), даже если этих шрифтов там нет.

Текст можно отформатировать, изменяя не только шрифт и его размер, но и такие эффекты как выделение (полужирный), курсив, несколько вариантов подчеркивания, цвет и межсимвольный интервал. Для абзацев текста можно использовать помимо выравнивания (влево, по центру, вправо, по ширине) и отступов абзацев от печатного поля, интервалы между абзацами и самими строчками. Важно отметить, что абзацы большинства качественных документов выровнены по ширине. Это более привлекательно, чем фрагменты текста ступеньками. Дополнительно можно изменить цвет фона и его интенсивность, а также рамки для абзаца.

Графические объекты можно помещать как на строке, так и сбоку от текста (в кадре). Кроме того, в кадр можно поместить и сам текст. Разбивка документа на несколько колонок (в том числе для отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции, таких как книги, журналы, газеты. Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации.

Встроенная система проверки орфографии позволяет искать не только неправильно написанные слова, но и грамматику (запятые, точки, словосочетания и т.д.). Поиск орфографии идет в промежутках между нажатиями клавиш, что экономит время, и слова с ошибками подчеркивает красной волнистой линией. Для исправления этого слова достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и выбрать правильный вариант. Тезаурус позволяет подбирать синонимы, смысловые слова и выражения для предложений. Расстановка переносов позволяет как в автоматическом, так и в ручном режиме переносить слова в документе. Данная функция позволяет не беспокоится о длине строки. По этой причине нужно использовать клавишу Enter только в конце абзаца (для перехода на новый абзац).

Благодаря своим возможностям данный текстовый процессор применяется для подготовки приказов, писем, телеграмм, бланков, всевозможной документации и многого другого. А встроенная система орфографии позволяет избежать многих опечаток и грамматических ошибок. Для форматирования текста, перемещения или копирования фрагментов текста необходимо выделить участок. Легче всего выделять с помощью мышки, но можно использовать и клавиатуру.

Готовый документ, прошедший проверку на орфографию и отформатированный (шрифты, выравнивание, рамки и т.д.), нужно распечатать. Это можно сделать с помощью панели инструментов и через меню. Кнопка на стандартной панели инструментов (печать) отправляет весь документ на принтер по умолчанию. Этого в большинстве случаев более чем достаточно. Но бывают ситуации, в которых необходимо печатать только определенные страницы. В этом случае на помощь приходит диалог печати документов, вызываемый через меню «ФайлПечать».

Данное диалоговое окно имеет следующие участки и их назначение:

v Принтер - участок, в котором выбирается принтер и отображается его содержимое.

Ш Поле Имя позволяет выбрать из списка доступные печатающие устройства.

Ш Кнопка Свойства вызывает диалоговое окно настроек выбранного принтера.

Ш Подпись состояние показывает состояние принтера (свободен, отключен, приостановлен и т.д.).

Ш Подпись тип отображает модель принтера.

Ш Подпись порт показывает, куда подключен данный принтер (параллельный порт, сетевой адрес и др.).

Ш Подпись заметки заполняется информацией о принтерах, отданных в общее пользование. Удобно для определения, какой из принтеров должен распечатать этот документ, и где он расположен.

Ш Флажок печать в файл позволяет вместо печати на принтере подготовить информацию в фале. Его можно будет распечатать на любом компьютере, даже не подключенный к сети и не имеющий приложения Microsoft Office, скопировав на устройство PRN или LPT1, реже на LPT2.

v Страницы - участок с переключателями, позволяющий выбирать печатаемые страницы.

Ш Все - все страницы в документе не зависимо от разделов и выделенных фрагментов.

Ш Текущая - только текущую страницу. Определить номер текущей страницы можно по строке состояния в текстовом редакторе Word.

Ш Выделенный фрагмент - печать выделенного текста в документе.

Ш Номера - печать страниц с номерами, перечисленными в поле для ввода правее данного пункта переключателя. Для указания нескольких страниц номера разделяются запятыми, а диапазоны страниц через дефис.

v Копии - участок, позволяющий задать нужное число копий документы, а также способ их группирования.

Ш Поле для ввода число копий определяет количество экземпляров документа.

Ш Флажок разобрать по копиям влияет на способ группирования страниц документа. При включенном флажке печатаются все страницы одного экземпляра, затем другого и т.д. А при отключенном флажке выводятся на печать сначала первые страницы всех экземпляров, затем вторые и т.д.

v Поле со списком вывести на печать, позволяет определить какие страницы указанного диапазона выводить на печать. И предлагает варианты: все страницы диапазона, четные или не четные.

v Поле со списком напечатать предлагает выбрать печатаемый материал. Им может быть документ, сведения, стили и т.д. Применяется для распечатывания материала являющегося частью программы.

v Кнопка Параметры вызывает диалоговое окно «Параметры» с одной доступной вкладкой, отвечающей за печать из программы. При этом можно указать режимы печати, обновлять ли объекты, основной лоток принтера для подачи бумаги и что печатать дополнительно.

Кнопка «ОК» отправит задание, согласно выбранным характеристикам печати, для постановки его в очередь. Очередь документов для печати формируется на компьютере, к которому присоединен принтер. По мере выполнения заданий принтером, очередь уменьшается. И в конечном итоге любой документ будет распечатан в конечное время. Так же важно отметить, что документы оставшиеся в очереди буду распечатаны после повторного включения персонального компьютера. Это очень бывает удобно при печати большого объема информации на медленных принтерах, когда одного рабочего дня может не хватить.

По окончании работы с документом желательно сохранить на диске. Для того чтобы им можно было воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «ФайлСохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Рекомендуется сохранять документ не только в конце работы с ним, но и периодически для возможности вернуть информацию из документа, хотя бы частично. Правда существует возможность отменить несколько последних действий, но встречаются ситуации, когда этого недостаточно. Для защиты от некорректного завершения работы (например, кратковременное отключение электроэнергии) предусмотрена функция автосохранения через настраиваемые интервалы времени.

Теперь можно покинуть приложение и завершить работу компьютера. Закрыть окно приложения можно кнопкой закрыть или через меню «ФайлВыход». При завершении работы с приложением может появиться запрос на подтверждения сохранения изменений в документе, если такие уже были. Что касается завершения работы с компьютером, то данная процедура освещена в ответе на первый вопрос.

Вопрос №15. Excel-7. Использование графической возможности

Microsoft Excel версии 7.0 (или просто Excel -7) предназначен для работы с электронными таблицами. И на их основе построение диаграмм и точек на географических картах. Аналогично Word-7 поставляется в пакете программ «Microsoft Office». Поддерживает работу с разными форматами, и не только таблиц, но и баз данных. Существует возможность помещать, на листах, вместе с таблицей картинки, диаграммы, карты и т.д. В силу того, что каждая отдельная таблица лежит на своем листе, количество которых может меняться, документы созданные данной программой получили название «книги».

Применяется Excel-7 для расчета любого типа информации. И удобен для бухгалтеров (расчет заработной платы, ведение журналов учета и т.п.), экономистов (штатное расписание, расчет выгодности какой либо деятельности и т.д.), студентов (вычисление и анализ данных), секретарей (возможность изготовления отчетов с диаграммой) и т.д. Возможность столь гибкого использования данных, позволяет делать любые вычисления на основании совершенно других данных. Возможность совместного доступа по сети к одной книге делает удобным, например, ведение одного журнала несколькими людьми.

Внешний вид действительно похож на таблицу. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. В пересечении строк и столбцов образуется ячейка, которая имеет адрес состоящий из буквы столбца и номера строки. В низу от таблицы присутствуют корешки листов. Каждый отдельный лист можно рассматривать как отдельную электронную таблицу. Данные из ячеек можно брать не только в пределах листа, но и между ними. Существует возможность ссылаться на информацию в других книгах. Это свойство можно использовать для создания различных документов, использующие данные других документов.

К примеру, в одной книге ведется штатное расписание, в другой табель и в третьей зарплата. Из штатного расписания в зарплату можно забрать оклады и тарифы сотрудников, а из табеля отработанного времени сведения о днях и часах, отработанные сотрудниками. На основе результатов расчета заработной платы формируется множество документов, например ведомость для получения заработной платы. И этот отчет можно расположить на другом листе. А непосредственно из общего расчета брать показания графы «к получению».

Данный пример далеко не исчерпывающий. Ведь на основе этих и многих других данных формируется баланс. И его формирование можно сильно упростить, если вести весь учет в компьютере, а сами формулы тщательно продумывать. Основная сложность будет заключаться в создании ссылок на исходные данные, которые могут находиться в нескольких книгах. Но в конечном итоге меньше данных придется вводить и, соответственно меньше ошибок будет. А это приводит к повышению производительности труда.

Очень часто возникает необходимость в графическом представлении цифровых данных. Для этого предусмотрена диаграмма. Её можно использовать на отдельном листе или вместе с таблицей. Для создания диаграмм в меню «Вставка» предусмотрено подменю «Диаграмма», содержащее команды для выбора месторасположения диаграммы (на этом листе или на отдельном листе). При выборе «на этом листе» предлагается выбрать место для новой диаграммы. Указатель при этом принимает форму маленького тонкого черного крестика, справа внизу от которого присутствует изображение гистограммы. Далее появляется диалог «мастера диаграмм», помогающего при создании диаграмм в пошаговом режиме.

Первый шаг позволяет определить диапазон с данными, на основании которых будет строиться диаграмма. Второй шаг предлагает выбрать тип диаграммы из полного перечня, состоящего из образца и названия. Третий шаг содержит варианты выбранного типа диаграммы, из которых выбирается нужный вид. Четвертый шаг позволяет определить расположение рядов данных, количество строк и столбцов используемые как метки осей координат и легенды. Последний пятый шаг содержит варианты оформления диаграммы. При этом можно определить необходимость в легенде, подписать оси и диаграмму. Кнопкой «Готово» завершается процесс создания. Созданная диаграмма выделяется как объект, и появляется дополнительная панель инструментов «Диаграмма». С помощью последней можно изменить тип диаграммы, изменить на диаграмму по умолчанию, вызвать мастер диаграмм или включить/выключить горизонтальные линии сетки или легенду. Мастер диаграмм нужен для переопределения диапазона с данными, указания расположения рядов, количество строк и столбцов используемых для меток. Если были пропущены, какие либо элементы в диаграмме, то их можно добавить, непосредственно меняя диаграмму. Для этого достаточно дважды щелкнуть по диаграмме. После этого можно вставить текст подписи, изменить свойства линии сетки и оформление рядов (цвет, тип и др.). Также существует возможность перетаскивание отдельных элементов и изменение их размеров. Для некоторых объемных диаграмм предусмотрена возможность вращения. Это делается с помощью угловых точек области диаграммы.

Помимо диаграмм существуют другие графические функции, позволяющие вставлять готовые рисунки или создавать их самостоятельно. Это достигается с помощью панели рисования. На ней располагаются кнопки для вставки объектов типа линия, прямоугольник, овал, дуга, рисованная кривая и др. Для некоторых предусмотрены закрашенные эквиваленты. Возможность вставлять кнопки и сопоставлять им макросы позволяет автоматизировать многие операции, вызывая их непосредственно с листа Microsoft Excel. Нанесение всех элементов одинаково. Для этого, после выбора нужного инструмента, отмечается начальная точка, нажатием левой кнопки мышки, и после перемещения до конечной точки, отпускается. При необходимости можно менять уровень объектов (поверх или позади). Для работы сразу с несколькими объектами, как с единым целым, можно сгруппировать их. Добавляя цвет и тень, для различных объектов, достигается большая привлекательность.

По окончании работы с книгой желательно сохранить её на диске. Для того, чтобы можно было ей воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «ФайлСохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно закрыть приложение и завершить работу компьютера. Важно отметить, что если с последнего сохранения были внесены какие либо изменения, то программа спросит необходимость сохранения информации.

Вопрос №15. Windows'95. Стандартные приложения (блокнот, калькулятор, спецсимволы, PAINT)

Windows'95 является 32х разрядной многозадачной операционной средой с графическим оконным интерфейсом. Многозадачность интерфейса заключается в том, что одновременно работает несколько приложений запущенных в разных окнах. Отсюда и пошло слово «оконный». Использование программного обеспечения для сети Microsoft обеспечивает удобную работу как в локальной вычислительной сети, так и при удаленном доступе с помощью модема.

Для элементов оформления среды использовали названия обычных предметов: рабочий стол, папка, корзина, кнопка и т.д. Это облегчает восприятие назначения самих объектов людьми незнающих компьютерную технику.

Любой объект на рабочем столе или в папке можно открыть двойным щелчком левой кнопки мышки. При этом открывается окно данного объекта с параметрами, запомненными с последнего сеанса работы с ним. Любое нормальное окно имеет границу, за которую можно изменить его размер. Заголовок в верхней части окна позволяет переместить окно. Кнопки на заголовке (в правом верхнем углу) позволяют свернуть , развернуть , восстановить и закрыть окно. Сразу под заголовком располагается строка функционального меню. В нижней части окна может присутствовать строка состояния, отображающая состояние объектов и описание по пунктам меню. Помимо вышеперечисленных элементов могут присутствовать панели инструментов, облегчающие работу, и строки прокрутки экрана (обычно располагаются справа и/или снизу).

При отсутствии какого либо программного обеспечения (кроме Windows'95) можно использовать стандартный набор программ. Не смотря на их простоту многие вопросы, связанные с созданием документов решаются проще, чем в более мощных программных продуктах. Все они располагаются в главном меню «Программы Стандартные» для удобства поиска и их запуска.

Начнём с приложения «Блокнот». Он предназначен для создания и редактирования текстовых файлов, не требующих форматирования и не превышающих по размеру 64 Кбайт. Блокнот работает только с файлами в формате ASCII/ANSI (простой текст).С его помощью можно модифицировать многие файлы, влияющие на поведение отдельных программ и системы в целом.

Операции с самим документом производятся через меню «Файл». Команда «Создать» создает новый документ без имени, а старый закрывает. Если были изменения в старом документе, то блокнот спросит необходимость его сохранения. «Открыть» позволяет загрузить содержимое любого текстового документа для корректировки. При этом используется стандартное окно для открытия файлов. В самом окне можно выбрать папку из списка, выбрать тип файла для открытия и дважды щелкнув по нужному объекту открыть его. Команды «Сохранить» и «Сохранить как» при первом вызове работают одинаково. Они предлагают указать пользователю имя файла, и выбрать папку для этого документа. Диалоговое окно сохранения похоже на диалоговое окно открытия объектов. При дальнейших вызовах команда «Сохранить» будет сохранять текст под старым именем, и запрашивать имя уже не будет. Изменить параметры страницы можно через пункт «Макет страницы». При этом можно указать размер бумаги, ориентацию печати, поля страницы и колонтитулы. Сами колонтитулы заполняются специальными кодами, которые можно прочесть, нажав клавишу F1 находясь в любом из полей колонтитулов. Отправить на печать сам документ можно соответствующей командой в меню «Файл».

Для действий над текстом (копирование и перемещение, выделение и перенос) служит меню «Правка». Самая первая команда «Отменить» позволяет вернуть состояние информации до последнего действия. Повторный вызов этой команды вернет отмененное действие. Следует отметить, что эта функция присутствует в большинстве программных продуктов работающих с документами. Копирование и перемещение фрагментов текста производится через буфер обмена. При этом выполняется четыре стандартных действия, которые можно определить как самостоятельные шаги:

Выделить фрагмент текста.

Скопировать или вырезать в буфер обмена.

Установить курсор на место для вставки фрагмента.

Вставить фрагмент из буфера обмена.

Самое удобное заключается в том, что эти шаги выполняются для любой информации. Отличаются только способ выделения и выбор места для нового объекта. «Выделить все» удобно для копирования в другое приложение или удаления содержимого файла. Для вставки «даты/времени» в текущую позицию курсора можно использовать меню или клавишу F5. В документах с длинными строками можно включить «перенос по словам». Это позволяет переходить словам на новую строку, если они не помещаются в окне полностью.

«Поиск» позволяет найти фрагменты текста и работать с ними в дальнейшем. Следует отметить, что выделенные фрагменты легко заменяются вновь вводимым текстом. Поэтому поиск можно использовать и для замены различных слов в документе.

Выделять фрагменты текста лучше с помощью мышки. Если нажать левую кнопку мышки на тексте, и удерживая ее, переместить мышь, то выделиться данный участок текста. Когда требуется выделить конкретное слово, используется двойной щелчок. При сложности работы с мышкой можно использовать клавиши управления курсора (стрелки, home, end, page up, page down и т.д.) при нажатой клавише Shift. Либо комбинированный (клавиатура и мышь): установив курсор в начальную позицию, удерживая в нажатом состоянии клавишу Shift, нужно щелкнуть по конечной точке.

Следующее приложение «Калькулятор» применяется для вычислений. При этом можно использовать весь набор функций (инженерный вид) или краткий (обычный вид). Переключаться между этими вариантами калькулятора позволяет меню «Вид». Все кнопки присутствующие в обычном виде есть и в инженерном, кроме кнопки «%». Эта функция показывает результат умножения в процентах.

Все кнопки имеют сопоставленную комбинацию клавиш. Так как использование клавиатуры ускоряет процесс вычисления. Например, кнопка «C» имеет эквивалент клавишу «Esc» (отчистка содержимого табло). По каждой кнопке можно прочесть подсказку. Для этого в контекстно-зависимом меню для кнопки выбрать единственный пункт «Что это такое?».

Рассмотрим, для примера, операции с памятью. Ячейка памяти используется для хранения одного числа и может быть использована для сложения в памяти. Часто встречаемая ситуация подсчет табличных данных, где суммируются числа по строке и по последнему столбцу. Для этих целей производится расчет по первой строке, а результат помещается в память кнопкой «MS». Далее вычисляется вторая строка, а результат заносится кнопкой «M+». Остальные строки рассчитываются и добавляются аналогично второй. По окончанию итоговый результат выводится на табло с помощью кнопки «MR».

Другое очень полезное приложение позволяет выбрать символы и добавить их в любой документ через буфер обмена. Эта прикладная программа так и называется «Таблица символов». Для любого шрифта можно просмотреть весь набор символов, при этом каждый символ увеличивается в несколько раз, пока нажата левая кнопка мышки. Справа внизу показывается комбинация клавиш для ввода этого символа. Некоторым соответствует определенная буква или цифра, другим сочетания букв с клавишами переключения регистра (Alt, Ctrl, Shift), а остальным Alt и цифры. Эти цифры показывают восьмеричный ASCII-код этого символа. Вводится он при нажатом Alt на цифровой клавиатуре, после ввода клавиша освобождается. После выбора нужного символа нужно нажать на кнопку «Выбрать». Все выбранные символы нужно поместить в буфер обмена кнопкой «Копировать». После этого, в текстовом редакторе, вставляются эти символы в текущую позицию курсора. Если автоматически формат шрифта не был установлен на нужный, то его можно выбрать и самостоятельно, как для обычного текста.

«Графический редактор Paint» предназначен для создания и изменения растровых рисунков. Палитра позволяет выбрать нужный цвет или настроить его. Набор инструментов позволяет рисовать линии, кривые, прямоугольники и эллипсы. Помимо этого существует возможность закрашивать ограниченные области и стирать лишние элементы. На строке состояния отображается информация по выбранному инструменту и координаты указателя для облегчения ориентации. Открытие и сохранение документов, как и для всех стандартных программ, производится через меню «Файл».

Для завершения работы желательно закрыть все окна и при необходимости сохранить измененные документы. Теперь щелкнув по кнопке «Пуск» открываем главное меню Windows'95, в котором выбираем команду «Завершение работы», затем нажимаем на кнопку «Да» или клавишу Enter. Но если потребовалось бы перезагрузить систему, то предварительно устанавливается переключатель на пункт «Перезагрузить компьютер». В течение определенного времени, которое зависит от производительности ПК и информации, оставшейся в памяти, происходит подготовка к выключению питания. Об этом свидетельствует характерная заставка. По завершению подготовки выдается разрешение на выключение компьютера.

Вопрос №16. Word-7. Использование шрифта

Microsoft Word версии 7.0 (или просто Word-7) предназначен для работы с текстовыми документами. Использует операционную среду Windows'95, но может работать и под Windows NT. Поставляется в пакете программ «Microsoft Office». Поддерживает работу с разными форматами документов: от самых простых (просто текст) до документов с внедренными объектами (форматированный текст с иллюстрациями). Существует возможность внедрять не только картинки, но также звук и видео. Можно внедрить и шрифты, при этом данный документ будет успешно открыт на любом компьютере, даже если этих шрифтов там нет.

Непосредственно для текста можно изменить не только шрифт и его размер, но и такие эффекты как выделение (полужирный), курсив (наклонный), несколько вариантов подчеркивания, цвет и межсимвольный интервал. Для абзацев текста можно использовать помимо выравнивания (влево, по центру, вправо, по ширине) и отступов абзацев от печатного поля, интервалы между абзацами и самими строчками. А также цвет фона, его интенсивность и рамки для абзаца.

Графические объекты можно помещать как на строке, так и сбоку от текста (в кадре). Помимо этого в кадр можно поместить и сам текст. Разбивка документа на несколько колонок (в том числе отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции, такой как книги, журналы, газеты. Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации.

Встроенная система проверки орфографии позволяет искать не только неправильно написанные слова, но и грамматику (запятые, точки, словосочетания и т.д.). Поиск орфографии идет в промежутках между нажатиями клавиш, что экономит время, и слова с ошибками подчеркивает красной волнистой линией. Для исправления этого слова достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и выбрать правильный вариант. Тезаурус позволяет подбирать синонимы, смысловые слова и выражения для предложений. Расстановка переносов позволяет как в автоматическом, так и в ручном режиме переносить слова в документе. Данная функция позволяет не беспокоится о длине строки. По этой причине нужно использовать клавишу Enter только в конце абзаца (для перехода на новый абзац).

Предположим, уже введенный текст необходимо отформатировать. Для изменения шрифтов символов необходимо выделять то, что будем менять. Самый простой способ с помощью мышки. Если нажать левую кнопку мышки на тексте, и удерживая ее, переместить мышь, то выделиться данный участок текста. При выделении более одного слова, в дальнейшем выделение будет по словам. Когда требуется выделить конкретное слово, используется двойной щелчок. А для абзаца целиком - тройной щелчок. Существует возможность выделять по сточкам. Для этого переместите мышь слева от текста (при этом указатель превратится в стрелку наклоненную вправо). И в такой ситуации: перемещение при нажатой левой кнопке мышки - выделение по строкам; двойной щелчок - выделить абзац; тройной - весь текст. При сложности работы с мышкой можно использовать клавиши управления курсора (стрелки, home, end, page up, page down и т.д.) при нажатой клавише Shift. Либо комбинированный (клавиатура и мышь): установить курсор в начальную позицию и удерживая Shift щелкнуть по конечной точке.

Изменить шрифт выделенного фрагмента можно как с помощью панели инструментов, так и через меню «Формат». Удобство панели инструментов очевидно: у вас всегда перед глазами наиболее нужные функции. Если нужно определить назначение данной кнопки, то достаточно подвести указатель к ней и подождать менее секунды без нажатия. Панель «Форматирование», непосредственно, позволяет форматирование документов. Самая первая кнопка «Стиль» применяется для изменения стиля текущего или выделенного абзаца. Удобно применять для быстрого форматирования документов. Следующие две «Шрифт» и «Размер» используются для выбора соответствующих характеристик. При этом вверху списка шрифтов (до двойной разделительной линии) располагаются наиболее часто используемые шрифты. Для выбора желаемого достаточно щелкнуть по его имени. Размер можно так же выбрать из списка, но иногда существует необходимость ввода в само поле нестандартного размера. Далее идут кнопки эффектов:

Полужирный -- символы становятся ярче (толщина линий больше), за счет чего буквы легче отличить от остальных.

Курсив -- символы наклоняются или меняют свой вид (наподобие рукописного), хорошо применять для большей наглядности.

Подчеркнутый -- подчеркивает сплошной одинарной линией выделенный текст.

Выделение цветом -- применяется для закрашивания сплошным цветом определенных участков в документе. За счет чего создается впечатление выделения маркером. Кнопка позволяет выбрать цвет закраски.

Через меню менять формат шрифта несколько свободнее. На вкладке шрифт можно выбрать не только сам шрифт и его размер, но и способ подчеркивания (одинарная, двойная или пунктирная линия), цвет символов, эффекты с регистром (прописные или строчные) и т.п. Вкладка интервал позволяет установить межсимвольный интервал и положение в строке. Это удобно для «растягивания» коротких заголовков и смещение строк текста.

Следует отметить, что не все шрифты содержать набор русских символов (Кириллица). По этому при выборе определенного шрифта обращайте внимание на образец. Часть шрифтов имеет добавление «Cyr», показывающее, что этот шрифт поддерживает кириллицу. Помимо этого существуют шрифты типа «TrueType», обозначенные слева буквами . Этот тип шрифта легко масштабируется без ухудшения качества изображения. Остальные типы шрифтов могут образовать крупные точки при большом увеличении размера, что сильно ухудшает качество. При печати на принтере шрифты, отличающиеся от типа «TrueType» могут выглядеть иначе, чем на экране.

По окончании работы с документом желательно сохранить на диске. Для того, чтобы им можно было воспользоваться в дальнейшем. Для этого можно использовать меню «ФайлСохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно закрыть приложение и завершить работу компьютера.

Вопрос №17. Excel-7. Склеивание рабочих книг

Microsoft Excel версии 7.0 (или просто Excel -7) предназначен для работы с электронными таблицами. И на их основе построение диаграмм и точек на географических картах. Аналогично Word-7 поставляется в пакете программ «Microsoft Office». Поддерживает работу с разными форматами, и не только таблиц, но и баз данных. Существует возможность помещать, на листах, вместе с таблицей картинки, диаграммы, карты и т.д. В силу того, что каждая отдельная таблица лежит на своем листе, количество которых может меняться, документы созданные данной программой получили название «книги».

Применяется Excel-7 для расчета любого типа информации. И удобен для бухгалтеров (расчет заработной платы, ведение журналов учета и т.п.), экономистов (штатное расписание, расчет результатов деятельности и т.д.), студентов (вычисление и анализ данных), секретарей (возможность изготовления отчетов с диаграммой) и т.д. Возможность столь гибкого использования данных, позволяет делать любые вычисления на основании совершенно других данных. Возможность совместного доступа по сети к одной книге делает удобным, например, ведение одного журнала несколькими людьми.

Внешний вид действительно похож на таблицу. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. В пересечении строк и столбцов образуется ячейка, которая имеет адрес состоящий из буквы столбца и номера строки. В низу от таблицы присутствуют корешки листов. Каждый отдельный лист можно рассматривать как отдельную электронную таблицу. Данные из ячеек можно брать не только в пределах листа, но и между ними. Существует возможность ссылаться на информацию в других книгах. Это свойство можно использовать для создания различных документов, использующие данные других документов.

К примеру, в одной книге ведется штатное расписание, в другой табель и в третьей зарплата. Из штатного расписания в зарплату можно забрать оклады и тарифы сотрудников, а из табеля отработанного времени сведения о днях и часах, отработанные сотрудниками. На основе результатов расчета заработной платы формируется множество документов, например ведомость для получения заработной платы. И этот отчет можно расположить на другом листе. А непосредственно из общего расчета брать показания графы «к получению».

Данный пример далеко не исчерпывающий. Ведь на основе этих и многих других данных формируется баланс. И его формирование можно сильно упростить, если вести весь учет в компьютере, а сами формулы тщательно продумывать. Основная сложность будет заключаться в создании ссылок на исходные данные, которые могут находиться в нескольких книгах. Но в конечном итоге меньше данных придется вводить и, соответственно меньше ошибок будет. А это приводит к повышению производительности труда.

Для создания ссылок на ячейки можно указывать их адрес с клавиатуры, или непосредственно щелкнув по ячейке. Последний вариант позволяет избежать ошибочных ссылок. Можно сослаться и на группу ячеек. Для этого выделяется нужные ячейки при создании ссылки на этот диапазон. Следует отметить, что ссылки создаются только в режиме создания формулы после знаков равенства, арифметических действий, скобок и т.д.

Помимо ссылок на ячейки в пределах одного листа можно ссылаться на другой лист. Для этого необходимо, в режиме создания формулы, выбрать нужный лист по его корешку, а затем выделить нужный диапазон. Закреплять данную формулу можно клавишей Enter или кнопкой , не возвращаясь на исходный лист. При этом появляется ссылка на имя листа, заканчивающееся восклицательным знаком, после которого указывается адрес диапазона. В одной формуле можно ссылаться на разные листы, что делает программу очень гибкой при работе с данными.

Очень часто возникает необходимость получить данные и из других книг. Для этого можно создать ссылку на любой диапазон любого листа в другой книге. Это сделать удобнее с помощью мышки. Для этого нужно заранее открыть нужные книги, так как открыть документ можно только в обычном режиме. Для переключения между открытыми книгами следует использовать меню «Окно». При этом, после выбора нужной ячейки, в ссылке появляется имя книги с расширением в квадратных скобках, после которого следует имя листа и абсолютный адрес ячейки. В одной формуле можно ссылаться на несколько книг. При этом время вычисления формул может сильно увеличится из-за необходимости открывать эти книги. По этому рекомендуется определить ссылки на данные в меньшем количестве документов.

Иногда возникает объединить листы из разных книг в одну (например, для переноса отдельных данных на другой компьютер, где все эти книги не нужны полностью). Чтобы переместить листы в другую рабочую книгу, нужно открыть рабочую книгу, листы которой нужно переместить, и рабочую книгу местоназначения. Затем следует выбрать лист или листы, которые необходимо переместить, в меню «Правка» выбрать команду «Переместить/скопировать». В окне "В книгу" указывается рабочая книга местоназначения. В окне "Перед листом" указывается лист, перед которым нужно вставить перемещаемый лист или книгу целиком. Чтобы переместить листы в новую рабочую книгу нужно в окне "В книгу" выбрать "(новая книга)" - будет создана новая рабочая книга, содержащая только перемещенные в нее листы. А если потребуется оставить и исходный лист, в предыдущей книге, то необходимо перед подтверждением действия включить флажок «Создавать копию».

По окончании работы с книгой желательно сохранить её на диске. Для того чтобы можно было ей воспользоваться в дальнейшем. Можно использовать либо меню «Файл Сохранить», либо кнопку (сохранить). При этом документ будет сохранен под старым именем, а если это новый документ, то попросит указать его. Теперь можно закрыть приложение и завершить работу компьютера.

Вопрос 18. Windows'95. Главное меню. Запуск приложений через папку. Проводник

Windows'95 - многозадачная многопользовательская операционная среда с оконным графическим интерфейсом. Многозадачность интерфейса определяется тем, что одновременно работает несколько приложений в разных окнах. Многопользовательский режим позволяет на одном компьютере работать разным пользователям со своим «рабочим столом» и «главным меню».

Запуск множества операций осуществляется через «Главное меню», вызываемое кнопкой «Пуск». К таким операциям можно отнести завершение работы с ПК, запуск программ, работа со справочной системой, поиск фалов и папок, поиск компьютеров в сети, настройка системы, открытие одного из 15 последних документов и работа с установленными приложениями. Главное меню можно активизировать щелкнув мышкой по кнопке «Пуск» или нажав комбинацию клавиш Ctrl-Esc. На некоторых клавиатурах присутствует клавиша с изображением . Такое же изображение находится и на самой кнопке и является «логотипом Windows».

Двигаться по главному меню, и по любым меню, можно «мышью» или «клавиатурой». Мышкой подводите к нужному пункту, и он выделяется синим цветом. Пункты, содержащие подменю, на что указывает стрелка с правого края поля, открываются автоматически. Для избежания закрытия подменю при перемещениях указателя следует двигаться горизонтально по выделенному пункту. Если при этом требуется пересечь второй столбец пунктов, то мышь надо смещать достаточно быстро, иначе система посчитает это действие выбором другого пункта. Запускается выбранная команда щелчком мышки. Пользоваться клавишами иногда бывает проще. Можно активизировать пункты подчеркнутыми буками пунктов или стрелками. Стрелки двигаются по самим пунктам меню. Стрелка или клавиша Enter открывает подменю, а стрелка или Esc закрывает их. Запуск команд осуществляется клавишей Enter.

Для элементов оформления среды использовали названия обычных предметов. Это облегчает восприятие назначения самих объектов людьми не знакомых с компьютерной техникой. Например, если в описании будет присутствовать выражение «откройте каталог», то его поймут люди умеющие работать на компьютере. А выражение «откройте папку» у большинства людей не вызовет затруднений, и они будут искать что нибудь похожее на обычную папку.

Рабочий стол используется для работы с папками, документами, ярлыками, открытыми окнами приложений и документов. Количество объектов может быть различным, существуют стандартные объекты, зачастую присутствующие в полном составе. Занимает в структуре дерева папок самое верхнее положение.

Мой компьютер, находящийся на рабочем столе, содержит объекты дисковых накопителей, папку панели управления и принтеров. Может содержать папки для сеансов связи, использующие удаленный доступ.

Корзина, тоже расположена на рабочем столе, служит для временного хранения удаленных объектов для их восстановления. По пиктограмме объекта можно определить наличие удаленных файлов (мусора). Папки не хранятся в корзине, они восстанавливаются вместе с файлами хранившимися в них. Когда необходимо освободить место на диске, то в первую очередь очищают корзину.

Сетевое окружение, доступное только при наличии сетевого адаптера и программного обеспечения для него. Обеспечивает доступ к любому компьютеру в локальной вычислительной сети.

Для работы с такой структурой объектов используется множество программных продуктов. Например, приложения использующие открытие и сохранение объектов. Для запуска (открытия) программ можно использовать команды «Выполнить» в главном меню. Выбор (обзор) приложений этим способом похож на открытие документа. Но не удобен из-за большого числа действий при последовательном запуске различных программ. В тоже время вызываемые команды запоминаются, что лишает необходимости постоянного выбора одних и тех же приложений.

Работать со всеми объектами легче в оконном режиме, но при копировании объектов из папки в папку может быть задействовано большое количество окон на экране. Среди множества окон легко запутаться и допустить неверные действия. Гораздо легче все эти действия делать в пределах одного окна. Такую возможность предоставляет приложение «Проводник». Это название он получил из-за того, что является проводником по сложному дереву папок. Предназначен проводник для облегчения работы с объектами.

Запускается проводник через «Пуск ? программы ? проводник». Похож на обычную папку, но разделенную на 2 части. В левой половине располагается дерево объектов, а в правой содержимое выбранной папки. Вид значков можно изменить только для правой части кнопками на панели инструментов или через меню «вид». Крупные значки удобны при ориентации по пиктограммам объектов. Мелкие значки используют мелкие пиктограммы объектов, подписи расположены справа от картинки. Список располагает значки сверху вниз. Таблица позволяет ориентироваться по размерам, типу и времени изменения объектов. Зачастую табличная форма более удобна, особенно при большом количестве объектов.

В левой части, в дереве папок, в самой вершине находится «рабочий стол». От него тянется ветка вниз, на которой располагаются объекты «мой компьютер», «корзина» и т.д. От каждого объекта тоже могут идти свои ветки вложенных папок. Объекты, не содержащие другие, вложенные, папки соединяются напрямую с веткой. Объекты сменных устройств и содержащие вложенные папки содержат знак «+» на пересечении. Если щелкнут по этому знаку, то открывается его содержимое (в левой части). При этом знак меняется на «-». Этот знак показывает, что содержимое папки показано в левой части.

Запустить приложение на выполнение или открыть документы можно двойным щелчком левой кнопки мышки по пиктограмме объекта. Как было упомянуто выше, содержимое папок отображается в правой части. Поэтому все данные операции выполнимы только в правой половине окна. Если открывать папки в правой части, то происходит автоматическое открытие вложенных папок предыдущей в левой части и показ содержимого выбранной папки в правой половине окна проводника. Данное действие удобно для перехода к нужной программе или документу в одной половине, особенно если используется для работы только клавиатура.

Важно отметить, что при запуске программ MS-DOS предварительно создается файл описания параметров поведения системы для данной программы (тип «Ярлык к программе MS-DOS»). Если данный ярлык уже создан, то система просто проверяет его параметры и соответствующим образом конфигурирует систему. Например, большинство программ лучше работают в полноэкранном режиме, чем в оконном. И для избежания попыток запуска в окне нужно установить переключатель режима экрана, в диалоговом окне свойств ярлыка, в положение «Полноэкранный».

Для завершения работы желательно закрыть все окна и при необходимости сохранить измененные документы. Теперь щелкнув по кнопке «Пуск» открываем главное меню Windows'95, в котором выбираем команду «Завершение работы», затем нажимаем на кнопку «Да» или клавишу Enter. Но если потребовалось бы перезагрузить систему, то предварительно устанавливается переключатель на пункт «Перезагрузить компьютер». В течение определенного времени, которое зависит от производительности ПК и информации, оставшейся в памяти, происходит подготовка к выключению питания. Об этом свидетельствует характерная заставка. По завершению подготовки выдается разрешение на выключение компьютера.

Вопрос 19. Word-7. Вид экрана. Панели инструментов

Microsoft Word версии 7.0 (или просто Word-7) предназначен для работы с текстовыми документами. Поставляется в пакете программ «Microsoft Office для Windows 95». Поддерживает работу с разными форматами документов: от самых простых текстов до документов с внедренными объектами. Существует возможность внедрять как картинки, так и звук и видео клипы. Можно внедрить и шрифты, при этом данный документ будет успешно открыт на любом компьютере, даже если этих шрифтов там нет.

Непосредственно для текста можно изменить не только шрифт и его размер, но и такие эффекты как выделение (полужирный), курсив, несколько вариантов подчеркивания, цвет и межсимвольный интервал. Для абзацев текста можно использовать помимо выравнивания (влево, по центру, вправо, по ширине) и отступов абзацев от печатного поля, интервалы между абзацами и самими строчками. А также цвет фона, его интенсивность и рамки для абзацев.

Разбивка документа на несколько колонок (в том числе отдельного участка) делает данный редактор удобным для подготовки печатной продукции таких как книги, журналы, газеты. Возможность вставлять таблицы упрощает процесс создания бланков и технической документации.

Встроенная система проверки орфографии позволяет искать не только неправильно написанные слова, но и грамматику (запятые, точки, словосочетания и т.д.). Поиск орфографии идет в фоновом режиме, что экономит время, и слова с орфографическими ошибками подчеркивает красной волнистой линией. Для исправления этого слова достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мышки и выбрать правильный вариант. Тезаурус позволяет подбирать синонимы, смысловые слова и выражения для предложений. Расстановка переносов позволяет в автоматическом или в ручном режиме переносить слова в документе.

Рассмотрим внешний вид окна Microsoft Word, расположение основных элементов, способы изменения вида и количества компонентов и т.п. Внешний вид окна расположен на следующей странице и уменьшен на 28% от исходного размера. Для получения этого рисунка потребовалось поместить содержимое активное окна в буфер обмена комбинацией клавиш Alt-PrintScreen. Затем вставили в документе из буфера обмена (меню «правка ? вставить»). После этого перешли в режим редактирования объекта двойным щелчком и добавили выноски кнопкой , а затем при необходимости изменить все характеристики в диалоговом окне «Форматирование объекта», щелкнув по кнопке и выбрав пункт «Другой».

Строка меню содержит все команды и действия, предусмотренные программой. Для удобства их сгруппировали по значимости и по действиям. Например, все файловые операции находятся в меню «Файл», команды работы с фрагментами текста (копирование и поиск) расположены в меню «Правка» и т.д. Команды меню выбирают одним щелчком мышки или нажатием подчеркнутой буквы. Меню можно активизировать левой клавишей Alt.

Перемещаться по документу можно клавишами управления курсора и их комбинациями. Можно использовать линии скроллинга (в некоторых источниках их называют строками прокрутки экрана) и кнопки перехода по страницам. Последний способ не всегда быстрее, чем движение клавишами, но гораздо проще для запоминания.

Панели инструментов содержат большинство операций и функций, которые используются достаточно часто. Кнопки можно нажать только мышкой, но некоторые действия можно выполнить комбинациями клавиш. Для удобства панели разделены на различные виды «Стандартная», «Форматирование», «Рисование» и т.п. Кнопки на каждой панели сгруппированы по значимости (атрибуты шрифта, выравнивание абзацев т.п.) небольшим промежутком. Изменить их количество можно через контекстное меню любой панели или через меню «Вид ? панели инструментов». Причем, последний вариант позволяет настроить вид панелей инструментов. Таким образом, можно создать новую, переименовать созданную, удалить ненужную или сбросить характеристики стандартных панелей. Дополнительно можно отказаться от показа всплывающих подсказок, подавить цвет на кнопках (черно-белый вариант) или сделать их покрупнее (при использовании большого разрешения).

Панели инструментов можно передвигать по экрану за области без кнопок, в том числе и за заголовок. У сторон принимают вид обычных панелей, а в остальных областях выглядят подобно обычным окнам диалога. Данная функция позволяет расположить их наиболее удобным способом.

Каждый человек использует различное количество панелей, но как правило, оставляют на экране две панели инструментов - стандартную и форматирования. Они позволяют выполнять многие действия, не заходя в меню. Это значительно ускоряет оформительскую работу. Другие панели, рисование () и обрамление (), можно включить соответствующими кнопками на вышеуказанных панелях.