Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

1.2 Актуальность автоматизации документооборота НИД

1.3 Современные методы и средства анализа, оценки и управления НИД кафедры ВУЗа

1.4 Существующие методы и средства автоматизации и анализа

1.5 Цели и задачи ВКР

2. Проектная часть

2.1 Концепция системы автоматизированного документооборота

2.2 Моделирование предметной области

2.3 Аппаратное и программное обеспечение автоматизированной системы документооборота

2.4 Обоснование экономической эффективности разработки системы автоматизированного документооборота

Заключение

Список использованных источников

Приложение А Второй уровень детализации SADT-диаграммы разрабатываемой системы

Приложение Б Форма отчета о научной деятельности кафедры



Введение

Управление организацией любого типа, будь то крупное предприятие или мелкая фирма, связано с переработкой большого потока информации и принятием на ее основе оперативных и перспективных решений. Поэтому автоматизация управленческих работ является основным направлением совершенствования экономики. Применение экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для дальнейшего совершенствования управления.

Внедрение информационных технологий во все сферы деятельности обусловлено стремительным развитием науки, качественным скачком возможностей человека, постоянно растущими объемами информации, сложностью происходящих процессов и явлений. Не обошла стороной информатизация и высшую школу.

Высшее учебное заведение (ВУЗ) сегодня - это сложный учебно-хозяйственный комплекс с многочисленными внешними и внутренними связями. И управление ВУЗом, его информационными потоками, учебным процессом, документооборотом и прочими процессами представляет собой сложную систему, мелкие и крупные задачи которой тесно связаны между собой.

В организационной системе наиболее трудоемкими являются процессы, связанные с обработкой документов - сбор, накопление, преобразование, отображение, хранение, передача и вывод. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала ВУЗа позволяет система электронного документооборота. Практически все современные виды деятельности человека немыслимы без использования современных информационных средств, компьютерных технологий.

Деятельность кафедры связана с большим количеством документов: отчеты, приказы, учебные планы, служебные записки, выписки из учебных планов и т.д.

Целью данной выпускной квалификационной работы является создание проекта для автоматизации документооборота научно-исследовательской деятельности (НИД) кафедры. Так же в настоящей работе проводится анализ существующих методов автоматизации документооборота НИД и предлагается способ оценки качества управления НИД кафедры. На основе полученной информации сформировано техническое задание на создание системы автоматизации документооборота НИД кафедры, обозначены программные и аппаратные требования к системе и описание ее реализации.



1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

Высшее учебное заведение - по определению ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 19 июля 1996 г. образовательное учреждение, основанное и действующее по законодательству РФ об образовании, имеющее статус юридического лица и реализующее в соответствии с лицензией программы высшего профессионального образования. Статус ВУЗа определяется в зависимости от его вида, организационно-правовой формы, наличия или отсутствия государственной аккредитации.

ВУЗ в современном понимании -- это учебно-научный производственный комплекс. Основные задачи, выполняемые ВУЗом: предоставление образовательных услуг, проведение научных исследований, повышение квалификации специалистов и ведение административно-хозяйственной деятельности.

Главной задачей высших учебных заведений является реализация образовательно-профессиональных программ высшего профессионального и послевузовского профессионального образования путем создания необходимых для этого условий, направленных на формирование, развитие и профессиональное становление личности на основе национальных и общечеловеческих ценностей, достижений науки и практики.

Приоритетными задачами высших учебных заведений являются:

- подготовка квалифицированных специалистов, конкурентоспособных на рынке труда, переподготовка и повышение их квалификации;

- развитие творческих, духовных и физических возможностей личности, формирование прочных основ нравственности и здорового образа жизни;

- внедрение новых технологий обучения, информатизация высшего профессионального образования, выход на международные глобальные коммуникационные сети.

Статус высшего учебного заведения и его наименование определяются учредителями с учетом квалификационных требований и отражаются в Уставе ВУЗа.

Высшее учебное заведение разрабатывает свой Устав в соответствии с действующим законодательством. Устав ВУЗа утверждается его учредителями и регистрируется в установленном законодательном порядке.

Непосредственное управление высшим учебным заведением осуществляет его руководитель - ректор, назначаемый учредителем ВУЗа. Руководитель ВУЗа действует на принципах единоначалия и самостоятельно решает все вопросы деятельности высшего учебного заведения в соответствии с его компетенцией, определяемой Уставом ВУЗа и Правилами организации деятельности высших учебных заведений. Ректор ВУЗа без доверенности действует от имени высшего учебного заведения, представляет его интересы во всех органах, в установленном законодательством порядке распоряжается имуществом ВУЗа, заключает договоры, выдает доверенности, открывает банковские счета и совершает иные сделки, издает приказы и дает указания, обязательные для всех сотрудников, преподавателей и обучающихся.

В состав ВУЗа, функционирующего как единый учебно-научно-производственный комплекс, могут входить учебные, научные, производственные и другие подразделения, имеющие статус структурных единиц высшего учебного заведения или юридического лица. ВУЗ имеет право образовывать или входить в учебно-воспитательные комплексы, учебно-научно-производственные объединения, ассоциации и иные объединения, реализующие образовательные программы.

Организации образования, дающие высшее профессиональное образование, в качестве структурных подразделений имеют факультеты, кафедры, институты, реализующие образовательно-профессиональные программы, научно-исследовательские институты, научные центры, учебно-методический отдел и другие, занимающиеся организацией и проведением учебного процесса и научных исследований. Высшие учебные заведения разрабатывают и утверждают свои правила о факультетах или институтах.

Факультет, институт или приравненная к нему структурная единица является учебно-научно-методическим и административным подразделением высшего учебного заведения, осуществляющим подготовку студентов, магистрантов, курсантов, слушателей, аспирантов, повышением квалификации руководящих, инженерно-технических и педагогических работников соответствующей отрасли экономики, образования и культуры, а также руководством работой кафедр, относящихся к данному профилю специальности.

Руководство работой факультета или института осуществляет декан факультета или директор института. Должностные обязанности декана факультета (директора института) определяются руководителем организации образования и утверждаются его Советом.

Кафедра, или приравненная к нему структурная единица является основным учебно-научным структурным подразделением высшего учебного заведения (факультета или института). Основными задачами кафедры является следующие: осуществление учебной, методической и научно-исследовательской работы по одной или нескольким родственным специальностям, дисциплинам; воспитательная работа среди обучающихся; подготовка научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. В штат кафедры входят заведующий кафедрой, профессора, профессора-консультанты, доценты, старшие преподаватели, преподаватели, преподаватели-стажеры, докторанты, аспиранты, учебно-вспомогательный персонал, а также сотрудники созданных при кафедре научных и других подразделений.

В настоящее время на кафедрах возрастает количество разнообразных информационных потоков в учебном процессе, в научных исследованиях и в административном управлении. Весь документооборот кафедры ведется в бумажной и электронной формах и включается в единую технологическую схему делопроизводства университета с использованием современных информационных и телекоммуникационных технологий. Эффективное функционирование кафедры предполагает оснащение ее средствами компьютерных и телекоммуникационных технологий.

Следствием этого является повышение роли автоматизации кафедрального документооборота.

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Система документооборота является технологической основой деятельности организации по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Электронный документ -- это понятие более широкое, чем просто электронный образ бумажного документа. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохранённый на нём. Этот набор сопровождается карточкой с атрибутами, по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

В упрощённом варианте под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

1.2 Актуальность автоматизации документооборота НИД

Научная (научно-исследовательская) деятельность - по определению ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" от 12 июля 1996 г., деятельность, направленная на получение и применение новых знаний, в том числе: фундаментальные научные исследования - экспериментальная или теоретическая деятельность, направленная на получение новых знаний об основных закономерностях строения, функционирования и развития человека, общества, окружающей природной среды; прикладные научные исследования - исследования, направленные преимущественно на применение новых знаний для достижения практических целей и решения конкретных задач.

Научное исследование - это систематическое и целенаправленное изучение объектов, в котором используются средства и методы науки и которое завершается формулированием новых знаний об изучаемых объектах.

Научно-исследовательская деятельность - творческий процесс, в ходе которого создается ценное научное знание или возникает новое качество уже известного знания, предполагающий наличие основных этапов, характерных для исследования в научной сфере, результатом которого является формирование мировоззрения.

Научно-исследовательский проект - ограниченный во времени целенаправленный процесс выработки, теоретической систематизации и применения нового научного знания с установленными требованиями к качеству результатов, расходу ресурсов и специфической организацией.

Можно выделить признаки проекта, основными из которых являются следующие: наличие изменений, целенаправленность, уникальность, временные ограничения продолжительности проекта, бюджетные ограничения, ограничения на обеспечение ресурсами и специфическая организация.

Управление проектами как научная дисциплина представляет собой раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы и средства наиболее эффективного и рационального управления изменениями [1].

В общем виде процесс управления проектами можно представить в виде следующей принципиальной схемы, представленной на рисунке 1.

Научный проект выделяется, прежде всего, по характеру целевой задачи. По своему содержанию научный проект является одной из основных форм организации научной деятельности, которая определяется как деятельность, направленная на получение и применение нового знания. Таким образом, цель реализации научных проектов носит двуединый характер и определяет основное содержание взаимосвязанных процессов получения и применения новых знаний.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Схема процесса управления проектами

автоматизация документооборот научный исследовательский

Процесс получения новых знаний реализуется в форме фундаментальных и прикладных научных исследований, а процесс их применения реализуется в форме экспериментальных разработок.

Функционирование науки, техники и производства как единой системы обеспечивается осуществлением научно-технической деятельности, направленной на получение, применение новых знаний для решения технологических, инженерных, экономических, социальных, гуманитарных и иных проблем. В общем виде классификация научных проектов представлена в таблице 1.

В настоящее время, не существует единого толкования понятия «научный проект». В соответствии с основными положениями теории управления проектами и основаниями методологии, научный проект можно определить как ограниченный во времени целенаправленный процесс выработки, теоретической систематизации и применения нового научного знания с установленными требованиями к качеству результатов, расходу ресурсов и специфической организацией.

Общая характеристика научного проекта может быть представлена в следующих основных аспектах его рассмотрения:

- научный проект как деятельность;

- научный проект в рамках полного жизненного цикла систем и объектов;

- научный проект в структуре инновационного процесса;

- научный проект в рамках теории управления проектами;

- научный проект в рамках теории организационных систем.

Основная классификация	Типы научных проектов
Цель	Получение новых знаний	Применение новых знаний
	Фундаментальные научные исследования	Прикладные научные исследования	Экспериментальные разработки
Результат	Теория, метод, гипотеза, др.	Методика, алгоритм, устройство, установка, прибор, механизм, вещество, материал, др.
Предмет исследования	Приоритетные направления развития науки, технологий и техники РФ	Критические технологии РФ
Структура разрабатываемых проблем	Тематические	Комплексные
Уровень организации	Международный	Государственный	Ведомственный	Научно-исследовательская организация	Высшее учебное заведение
Форма организации	Программа	Тема	Научно-исследовательская работа	Диссертационная работа
Состав участников	Научные работники	Преподаватели	Аспиранты	Студенты
Эффект от внедрения результатов	Теоретический (научный)	Практический	Образовательный
Характер финансирования	Бюджетные	Хоздоговорные
Время реализации	Долгосрочные (5 и больше лет)	Среднесрочные (3-5 лет)	Краткосрочные (1-3 года)

Таблица 1 - Общая классификация научных проектов

С позиций системного анализа, деятельность рассматривается как сложная система, направленная на подготовку, обоснование и реализацию решения проблем политического, социального, экономического, технического и т.д. характера. Таким образом, научный проект представляется как завершённый цикл продуктивной деятельности отдельного человека, коллектива, организации, предприятия или совместной деятельности многих организаций и предприятий.

Полный жизненный цикл систем и объектов включает процесс замысла, воплощения и последующего использования объектов - машин, механизмов, устройств, материалов, веществ, систем, комплексов и технологий, вплоть до снятия их с эксплуатации, представлен на рисунке 2.

Под циклом исследований и разработок (ИР) понимается полная и упорядоченная по степени завершённости совокупность результатов, начиная с возникновения научной идеи до получения её полного информационного представления, необходимого и достаточного для её конкретного воплощения в новый продукт, вплоть до его передачи для промышленного освоения. Под стадией понимается наиболее обобщённое характерное состояние ПЖЦ, на достижение которого ориентированы исследования (разработки) [26].



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Структура полного жизненного цикла систем и объектов

Результаты системного анализа процессов выполнения ИР позволяют предположить, что их основными характеристиками являются цели и результаты. При целевом подходе к управлению ИР выделяются следующие основные способы задания целей:

- формулировка формы и содержания результата достижение которого желательно;

- определение свойств и характеристик предполагаемого результата для его последующего использования;

- формулировка внешних требований, которым должен удовлетворять предполагаемый результат.

Рассмотрение научного проекта в структуре ПЖЦ обусловлено двуединым характером его цели - получение и применение новых знаний, и наличием трёх основных аспектов его рассмотрения:

- анализ и описание научного проекта (внутренний аспект);

- определение места и уровня научного проекта в структуре научной деятельности организации и в ПЖЦ (внешний аспект);

- анализ условий перемещения целей и результатов в научной деятельности организации и ПЖЦ.

Роль и место научных проектов в структуре инновационного процесса обусловлено влиянием научных (научно-технических) результатов на изменения в сферах жизни современного общества и обратным влиянием изменений на функционирование научно-технической сферы. Модель инновационного процесса представим в следующем виде: фундаментальное исследование прикладные исследования - разработка - проектирование - производство - маркетинг - сбыт - сопровождение.

Научные проекты, рассмотренные в форме характеристики основных показателей проекта, представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Показатели научного проекта

Показатели проекта	Характеристика научного проекта
Объем работ	Продукты научной деятельности	Научная продукция
	количество (единицы)	Объем печатных материалов (авторские (печатные) листы)	цена (руб)
Качество работ	Степень соответствия цели проекта	Степень соответствия эталону	Эффект от внедрения результатов
			теоретический	практический	образовательный
Состав участников	Категория	Квалификация
	научные работники	преподаватели	аспиранты	студенты	доктор наук	кандидат наук	без ученой степени
Сроки выполнения	5 и больше лет	3 - 5 лет	1 - 3 года
Уровень риска	Низкий	Средний	Высокий

Таким образом, основными особенностями научных проектов являются: некоммерческая направленность, неопределённость результатов, продолжительные сроки реализации, трудность оценки как планируемых, так и фактических результатов реализации проектов, необходимость комплексного охвата предметных областей и организации информационного обмена, отсутствие аналогий в ретроспективе, узкая специализация участников.

Одной из основных задач ВУЗа является организация и проведение фундаментальных и прикладных научных исследований, направленных на решение научных или прикладных проблем и совершенствование профессионального образования студентов.

Значительный объем научных исследований в стране выполняется высшими учебными заведениями.

В области научных исследований на Министерство высшего и среднего образования возложены задачи наиболее полного использования научного потенциала ВУЗов для решения актуальных для народного хозяйства и культуры страны научных и научно-технических проблем.

С этой целью к выполнению научных исследований широко привлекается профессорско-преподавательский состав ВУЗов, составляющий основное научное ядро высшей школы. Выполнение научных исследований включается в индивидуальный план каждого преподавателя.

Для проблемных лабораторий выделяются специальные составы научных и научно-технических сотрудников. В ВУЗах, обеспечивающих высокую эффективность научных исследований по актуальным для развития науки направлениям, организуются научные учреждения - проблемные научно-исследовательские лаборатории.

На кафедрах, в проблемных лабораториях разрабатываются в основном фундаментальные и поисковые темы. Прикладные исследования выполняются профессорами и преподавателями, как правило, в дополнительное рабочее время (сверх шестичасового рабочего дня) с дополнительной оплатой на основе хозяйственных договоров с организациями и предприятиями отраслевых министерств и ведомств. Для выполнения хоздоговорных исследований кафедры имеют право в установленных пределах привлекать дополнительных штатных работников, на условиях совместительства учебно-вспомогательный персонал, аспирантов и студентов.

Для организации хоздоговорных научных исследований в ВУЗах создается система управления, называемая Научно-исследовательским сектором, осуществляющий контроль за своевременностью и качеством выполняемых исследований, правильностью финансовых расчетов.

Эффективность проводимых в ВУЗах исследований обусловливается наличием в их составе ученых и специалистов различного профиля, что создает особо благоприятные условия для выполнения комплексных научных разработок, обеспечивает мобильность научных коллективов.

Концентрация научных исследований на кафедрах, в научных учреждениях ВУЗов под руководством высококвалифицированных ученых с одновременной подготовкой научной смены через аспирантуру, возможностью отбора и оставления в ВУЗах наиболее талантливых выпускников, создает благоприятные условия для формирования в ВУЗах научных школ, имеющих высокий научных авторитет в соответствующих отраслях народного хозяйства.

Цели научной деятельности ВУЗа предлагается распределить по трем основным группам: теоретические (научные), прикладные, образовательные.

К теоретической группе относится проведение исследований по перспективным направлениям развития науки и техники в сфере деятельности надсистемы и ВУЗа.

В прикладную группу входит:

- разработка научных (научно-технических) проблем в сфере деятельности надсистемы и образовательном процессе ВУЗа;

- совершенствование и развитие исследовательской и опытно-экспериментальной базы научной и образовательной деятельности;

В образовательную группу входит:

- подготовка научных и научно-педагогических кадров;

- повышение научной квалификации научно-педагогического состава (профессорско-преподавательский состав и научные работники);

- обучение студентов основам научной и научно-технической деятельности. Научная деятельность ВУЗа организуется и осуществляется на плановой основе и является должностной обязанностью научно-педагогического состава, докторантов и аспирантов.

Классификация научных проектов в ВУЗе представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Классификация научных проектов в ВУЗе

Основания классификация	Типы научных проектов в ВУЗе
Теоретический уровень разрабатываемых проблем	Фундаментальные	Прикладные
Структура разрабатываемых проблем	Тематические	Комплексные
Предметная направленность	Проблемы развития научных направлений	Совершенствование профессионального образования
Состав участников	Межвузовские	Вузовские	Факультетов, кафедр, научных, подразделений, индивидуальные
Тип заказчика	Заказные: от надсистемы, от внешних организаций	Поисковые
Характер финансирования	Бюджетные	Хоздоговорные
Время выполнения	5 и больше лет	3 - 5 лет	1 - 3 года

Основной формой организации научной деятельности ВУЗа являются научные проекты, которые могут быть классифицированы по таким основаниям, как уровень и структура разрабатываемых проблем, предметная направленность, состав участников, тип заказчика, характер финансирования и время выполнения.

Процесс реализации научных проектов в ВУЗе имеет ряд особенностей, основными из которых являются следующие:

- специфическая иерархическая структура системы управления научной деятельностью ВУЗа;

- приоритетность в реализации научных проектов по заказу надсистемы (например, Минобразования или другого ведомства в случае отраслевых ВУЗов);

- некоммерческий характер и бюджетное финансирование большинства научных проектов;

- значительная степень внешней неопределённости в определении целей реализации долгосрочных и среднесрочных научных проектов, а также в содержании требований надсистемы по структуре и содержанию подготовки специалистов;

- распределение большей части научного потенциала по учебно-научным подразделениям (факультет и кафедра).

Перечисленные особенности характерны, в первую очередь, для государственных ВУЗов. В негосударственных ВУЗах основным результатом реализации научных проектов, как правило, является совершенствование учебного процесса. Кроме того, в негосударственных ВУЗах обычно меньшее внимание уделяется фундаментальным исследованиям, а больший акцент делается на коммерческих прикладных научных проектах, которые могут рассматриваться как инновационные проекты.

Основной целью управления научными проектами в ВУЗе является обеспечение требуемого уровня качества результатов при фиксированных (изменяющихся) параметрах социального заказа на подготовку специалистов и основных видов ресурсного обеспечения ВУЗа (материально-техническое, финансовое, организационное, кадровое, научно-методическое, нормативно-правовое и информационное).

Построение системы электронного документооборота преследует следующие цели:

- повышение качества (полнота, оперативность доступа, достоверность) документационного и информационного обеспечения деятельности руководства университета, центрального аппарата и других служб в решении задач по управлению Университетом;

- усиление контроля за исполнением документов и повышение исполнительской дисциплины;

- автоматизация делопроизводства и повышение его эффективности;

- создание предпосылок (системотехнической основы) для построения в перспективе единой информационной системы управления Университетом.

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- документы теряются;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота на кафедре преследует следующие цели:

- сбор информации о студентах;

- сбор информации об успеваемости студентов;

- сбор информации о преподавателях;

- хранение в электронном виде государственных образовательных стандартов, учебных планов, семестровых планов, общей учебной нагрузки всех преподавателей кафедры, рабочие программы;

- возможность подготовки индивидуальных планов преподавателей кафедры, разнообразных отчетов, в том числе индивидуальных учебных нагрузок преподавателей, анализ сессий, поручений для преподавателей;

- возможность быстрого поиска необходимых данных и их удобное отображение.

В итоге можно сделать вывод, что автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Эффективность образовательной и научной деятельности высших учебных заведений в современных условиях определяется своевременностью и качеством управленческих решений, принимаемых в условиях неопределенности и риска, жестких временных ограничений, неполноты и недостоверности информации, экономической целесообразности. Важная роль в этих процессах отводится активному применению современных информационных технологий, способствующих повышению качества, сокращению времени и снижению трудоемкости принятия управленческих решений.

Сегодня основным источником информации для анализа деятельности служат плановые и отчетные документы, регулярно представляемые в вышестоящие органы управления, а также заключения проверочных комиссий. Накопленные данные хранят в себе большие потенциальные возможности по извлечению аналитической информации.

Разработка современных автоматизированных систем анализа научной деятельности становится одним из приоритетных направлений в обслуживание и в обеспеченности качества научно-исследовательской деятельности в ВУЗе. Проблемы разработки автоматизированных систем в ВУЗе освещены в работах Бомаса В.В. [2], Денисова А.А. [3], Емелина Н.М. [4], Зайцева А.В., Титоренко Г.А. [5] и др. В целом ряде работ рассматривалась проблема оценки научной деятельности, начиная от оценки заявок на выполнение научных проектов до оценки организации, качества и результативности научной деятельности, это работы Маслова В.Г. [6-7], Новикова Д.А. [9], Романенко Ю.А., Павлова А.А., Данилюка С.Г.[10-12], и др.

Однако существующие математические и программно-технические средства автоматизации исследования деятельности ВУЗов (организаций) Рособрнауки связаны с созданием каждым ВУЗом собственного набора автоматизированных информационных систем, большинство из которых имеют множество недостатков. Основные недостатки - это субъективизм, низкая достоверность исходной информации и, как следствие, низкое качество результатов оценки, закрытость, большие трудозатраты на разработку и реализацию.

В частности, с момента создания автоматизированных систем управления неоднократно предпринимались попытки решения задач оценки и прогнозирования деятельности, однако, ввиду отсутствия соответствующей технической базы, инструментальных программных средств и реализованных в программных системах моделей, основанных на методах искусственного интеллекта, данное направление получило развитие только в настоящее время.

Поэтому необходимость совершенствования информационного и методического обеспечения автоматизированных систем оценки научно-исследовательской деятельности ВУЗов в соответствии с изменяющимися требованиями экономики определили выбор темы, цели и актуальность задачи дипломного исследования.

1.3 Современные методы и средства анализа, оценки и управления НИД кафедры ВУЗа

Проблема оценки научной деятельности является одной из ключевых в предметной области науковедения и рассматривается в следующих основных аспектах:

- оценка заявок на выполнение научных проектов;

- оценка качества результатов научной деятельности;

- оценка результативности научной деятельности;

- оценка уровня организации научной деятельности (исследовательского труда).

Известные на настоящее время методики экспертной оценки научных проектов характеризуются следующим образом [1]:

а) разработанная в 1996 году Методика ГоскомВУЗа России предназначена для определения значений показателей качества научно-технических проектов по материалам бизнес-планов. Производится экспертная процедура оценки проекта в баллах по каждому из пяти научно-технических показателей: направление разработки; научно-технический уровень разработки; научно-технический потенциал коллектива; правовая охрана; сертификация научно технической продукции.

б) в Российской программе экономических исследований используются следующие экспертные признаки отбора проектов: актуальность темы исследований, чёткость постановки задачи; использование современной научной методологии, проработанность и оригинальность метода исследования; наличие необходимых исходных данных; опыт заявителя и его знакомство с научными работами в соответствующей области; значимость проекта для решения насущных проблем российской экономики; реалистичность и эффективность плана работы над проектом; уровень презентации проекта и участие соискателя в работе научного семинара Программы; содействие профессиональному росту исполнителей.

в) методика Национального фонда США предусматривает группировку проектов по научно-техническим задачам и направлениям с последующей экспертной оценкой групп проектов по показателям качества и формированием обобщённой оценки. По результатам экспертных процедур формируется ранжированный перечень проектов. Научно-техническими показателями качества являются: наличие правовой охраны решений, использованных в проекте; наличие научно-технических, экономических и других показателей, отличающих продукцию проекта от продукции аналогичного назначения, производимой в стране (за рубежом); наличие перспектив развития предлагаемого проекта; авторитетность коллектива разработчиков.

г) методика Российского фонда фундаментальных исследований предполагает проведение экспертизы на основе сравнительного анализа проектов по трем уровням:

- на первом уровне производится предварительная экспертиза проекта с формализацией результатов на рейтинговой основе;

- на втором уровне устанавливается общий рейтинг проекта, который состоит из суммы трех показателей. Первый показатель учитывает научную ценность проекта (вероятность того, что выполнение проекта может привести к принципиально новым результатам, обеспечить существенное продвижение в рамках данного направления, оказать влияние на прогресс в данной или смежной научной области). Второй показатель учитывает реальность выполнения проекта в срок (научный уровень руководителя и потенциал возглавляемого им коллектива, научный задел и публикации по теме, информационное, лабораторное и материальное обеспечение проекта, корректность распределения задач по этапам, результатам и срокам работы). Третий показатель корректирует суммарную оценку.

В настоящее время известно более 50 методов оценки качества результатов научных исследований и разработок, однако строго определенных и унифицированных методов оценки этих результатов пока не существует.

Предлагается следующая общая классификация результатов научной деятельности:

- новые знания фундаментального характера;

- результаты исследований и разработок, не имеющие материального воплощения (научные результаты, направленные на создание социальных инноваций);

- результаты исследований и разработок, которые могут быть воплощены в конкретные материальные объекты (научные результаты, направленные на создание продуктных и технологических инноваций).

Министерством науки и образования России при формировании отчёта о научной деятельности ВУЗа за календарный год установлена следующая классификация основных результатов научных исследований:

- для фундаментальных научных исследований: теория, метод, гипотеза;

- для прикладных научных исследований: методика, алгоритм, технология, устройство, установка, прибор, механизм, вещество, материал, продукт, система (управления, регулирования, контроля, проектирования, информационная), программное средство, база данных.

Одним из основных показателей качества результатов научной деятельности вводится показатель научно-технического уровня, как обобщающая характеристика перспективности и прогрессивности научно-технических решений, заложенных в разработку, по сравнению с уже существующими и ранее созданными, которые относятся к одной научной отрасли.

Характеристика показателей качества результатов научной деятельности представлена в таблице 4.

Кроме того, в дополнение к методике оценки научно-технического уровня разработок может быть использована шкала, применяемая Российским фондом фундаментальных исследований для оценки заявок на гранты.

Таблица 4 - Характеристика показателей качества НИД

Показатели	Характеристики показателя
Результаты имеющие материальное воплощение
- количество признаков, по которому объект разработки отличается от прототипа; - степень усовершенствования технического решения по сравнению с прототипом; - коэффициент конструкторской преемственности; - коэффициент повторяемости составных частей; - коэффициент унификации изделия; - количество усовершенствованных эксплуатационных показателей объекта техники; - количество патентов, полученных по данному техническому решению; количество стран, в которых данная разработка запатентована; - количество объектов (отраслей), в которых может быть использована данная разработка.	Характеристики прототипа (идеального образца): - образец, составленный на основе экспертных опросов; - образец, значения первоначальных показателей которого равны максимальной величине из всех возможных в используемой шкале; - образец, составленный на основе прогнозирования тенденций изменения значений индивидуальных показателей
Результаты, не имеющие материального воплощения
Новизна постановки задачи, методов решения, полученных результатов	- отсутствие прототипа, либо наличие прототипа, который отличается от данного по всем основным признакам; - наличие прототипа, совпадающего по признаков
Вклад в развитие той отрасли науки, к которой относится разработка	- получены принципиально новые знания; - по-новому или впервые объяснены известные факты, теории, гипотезы; - подтверждены или поставлены под сомнение известные представления; - описаны отдельные элементарные факты, выполнены обзоры накопленного опыта
Вклад в развитие методологии той отрасли науки, к которой относится разработка	- разработан принципиально новый метод; - определен приоритет в использовании определенной совокупности известных ранее методов, которая дает положительный эффект; - определен приоритет в использовании для данной задачи известных в других областях методов (методик) без их изменения

Для повышения уровня объективности оценки научно-технического уровня результатов научных исследований, в отечественной практике разработана методика количественно-качественной оценки научно-технического уровня результатов с использованием таблиц-матриц и шкал, построенных на основе содержательных нормативных критериев, отражающих степень воздействия определенных показателей на уровень научной значимости результата. Комплекс нормативных критериев-показателей включает: уровень новизны научного результата; степень и широту воздействия результатов НИР на науку (уровень концептуального сдвига); глубину проникновения в сущность объекта или явления (уровень научного познания рассматриваемого объекта - теоретический или эмпирический).

Определение научно-технического уровня производится комплексным методом на основе интегрированной оценки как функции от частных оценок (показателей) и весовых коэффициентов, характеризующих важность каждого показателя. Для разработок, которые могут быть материализованы в конкретные объекты, используют количественно-субъективные комплексные оценки, в основе которых лежат количественно-объективные оценки.

Обобщение данной совокупности показателей в единую комплексную количественно-субъективную оценку осуществляется на основе специальных шкал, далее показатель научно-технического уровня разработки определяется как отношение обобщающей оценки, полученной анализируемым образцом и прототипом (идеальным образцом). Значимость результатов определяется с использованием специальных шкал перевода и объединения в обобщенную комплексную оценку различных качественных значений единичных показателей и критериев, имеющих различные единицы измерения и степень выраженности.

В качестве примера может быть использована шкала-идентификатор качества результатов научной деятельности.

Обобщение данной совокупности показателей в единую комплексную количественно-субъективную оценку осуществляется на основе специальных шкал, далее показатель научно-технического уровня разработки определяется как отношение обобщающей оценки, полученной анализируемым образцом и прототипом (идеальным образцом).

Значимость результатов определяется с использованием специальных шкал перевода и объединения в обобщенную комплексную оценку различных качественных значений единичных показателей и критериев, имеющих различные единицы измерения и степень выраженности. В качестве примера может быть использована шкала-идентификатор качества результатов научной деятельности.

На основе комбинации данных показателей составлен измерительный блок, состоящий из трех оценочных логических таблиц-матриц и трех оценочных шкал.

Для повышения уровня объективности оценки научно-технического уровня результатов научных исследований, в отечественной практике разработана методика количественно-качественной оценки научно-технического уровня результатов с использованием таблиц-матриц и шкал, построенных на основе содержательных нормативных критериев, отражающих степень воздействия определенных показателей на уровень научной значимости результата. Комплекс нормативных критериев-показателей включает: уровень новизны научного результата; степень и широту воздействия результатов НИР на науку (уровень концептуального сдвига); глубину проникновения в сущность объекта или явления (уровень научного познания рассматриваемого объекта - теоретический или эмпирический). На основе комбинации данных показателей составлен измерительный блок, состоящий из трех оценочных логических таблиц-матриц и трех оценочных шкал.

Существует подход к оценке научно-технического уровня результатов научной деятельности на основе разработки номенклатуры показателей качества (научная и практическая значимость, экономическая эффективность) и коэффициентов их весомости. Каждый показатель оценивается по пятибалльной шкале и имеет весовой коэффициент, и оценка научно-технического уровня производится с использованием балльного метода.

Существует так называемый метод «Кортер», разработанный на основе комбинации корреляционного и выборочного анализа. В этом случае научно-технического уровня определяется как степень отклонения значений параметров исследуемых объектов от средних значений параметров, отражающих современный средний мировой уровень.

Основными характеристиками научной деятельности определяются следующие:

- продуктивность, как количественная характеристика научной продукции (научной информации), полученной ученым (научным коллективом) за определенный промежуток времени;

- качество научного продукта, как система параметров (показателей), обладающих определённым уровнем (интенсивностью), важных с точки зрения потребителя этого продукта;

- эффективность, причем эта характеристика определяется как способность получить определенный эффект: научно-технический, экономический, социальный и т.п., либо как характеристика уровня организации научного процесса, обеспечивающего достижение поставленной цели с оптимальными затратами ресурсов.

Результат научной деятельности определяется как степень достижения научного, научно-технического, экономического и социального эффектов, которые характеризуются следующим образом:

- научный эффект, как прирост информации, предназначенной для «внутринаучного» потребления;

- научно-технический эффект, как возможность использования результатов научных исследований в других научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и получения информации, необходимой для создания новой продукции;

- экономический эффект, как величина прибыли за счёт использования результатов научной деятельности;

- социальный эффект, как степень влияния результатов научной деятельности на различные сферы деятельности современного общества.

При таком подходе, факторы научной результативности характеризуются следующим образом, представленным в таблице 5.

Таблица 5 - Характеристика факторов научной результативности

Факторы научной результативности	Качество фактора	Характеристика фактора
Новизна результатов	Высокая	Принципиально новые результаты, новая теория, открытие новой закономерности
	Средняя	Некоторые общие закономерности, методы, способы, позволяющие создать принципиально новую продукцию
	Недостаточная	Положительное решение на основе простых обобщений, анализа связей факторов, распространение известных принципов на новые объекты
	Тривиальная	Описание отдельных факторов, распространение ранее полученных результатов, реферативные обзоры
Глубина научной проработки	Высокая	Выполнение сложных теоретических расчетов, проверка на большом объеме экспериментальных данных
	Средняя	Невысокая сложность расчетов, проверка на не большом объеме экспериментальных данных
	Недостаточная	Теоретические расчеты просты, эксперимент не проводился
Степень вероятности успеха	Большая
	Умеренная
	Малая

Оценка результативности научных исследований производится с помощью системы взвешенных балльных оценок, причём для фундаментальных НИР рассчитывается только коэффициент научной результативности, а для прикладных НИР в том числе и коэффициент научно-технической результативности. Значения коэффициентов значимости каждого фактора и достигнутого уровня по каждому фактору устанавливаются с использованием методов экспертных оценок.

Среди различных оценочных систем результативности научной деятельности выделяется десять основных методов: метод «целевого управления», метод ранжирования (последовательного сопоставления), метод использования эталонных шкал, метод самооценки, групповая экспертная оценка, выборочный анализ проектов, согласованная оценка и самооценка (совместное обсуждение результатов с самим ученым), оценка коллегами, подготовка реферата в произвольной форме, метод ограниченного выбора оценок, указатель научных ссылок, индекс престижности журналов, из которых наибольшее распространение в практике получили первые восемь методов.

Оценка результативности научных исследований производится с помощью системы взвешенных балльных оценок, причём для фундаментальных НИР рассчитывается только коэффициент научной результативности, а для прикладных НИР в том числе и коэффициент научно-технической результативности. Значения коэффициентов значимости каждого фактора и достигнутого уровня по каждому фактору устанавливаются с использованием методов экспертных оценок.

Среди различных оценочных систем результативности научной деятельности выделяется десять основных методов: метод «целевого управления», метод ранжирования (последовательного сопоставления), метод использования эталонных шкал, метод самооценки, групповая экспертная оценка, выборочный анализ проектов, согласованная оценка и самооценка (совместное обсуждение результатов с самим ученым), оценка коллегами, подготовка реферата в произвольной форме, метод ограниченного выбора оценок, указатель научных ссылок, индекс престижности журналов, из которых наибольшее распространение в практике получили первые восемь методов.

Одним из примеров методики оценки научно-технического потенциала и направлений исследовательской деятельности научного учреждения может служить методика, разработанная в Институте проблем управления РАН. В качестве показателя качества, согласно которому оценивается деятельность научного коллектива (или научного направления), в методике используется комплексный показатель, определенный на основе многокритериальной оценки.

Анализ собственного опыта оценки и самооценки деятельности НИР кафедр дает основание считать, что для этого необходима стандартизованная процедура, позволяющая отследить качество процессов и качество результатов НИР в их взаимодействии.

Стандартизованная форма оценки позволяет соотнести уровень достижений НИР коллектива кафедры в целом и по отдельным его разделам с определенным уровнем достижений. Под уровнем достижений понимается слабая, базовая, повышенная или высокая степень выраженности определенных параметров, или критериев, качества. В результате стандартизации процедуры оценивания качества НИР достигается его объективность.

Объективность оценивания качества деятельности коллектива, обеспечивается выполнением ряда требований, названных принципами оценивания. Таким образом, процедуру оценки качества НИР можно считать объективной, если она учитывает и ориентируется на следующие принципы:

Во-первых, оценка качества деятельности основывается на обязательном минимуме требований качеству. Данный минимум задается нормативными документами, государственными требованиями, следование которым и выполнение которых является необходимым для ВУЗа.

Во-вторых, критерии оценки точно определяются, т. е. их формулировки должны обладать категорией меры, величина поддаваться прямому или косвенному измерению, а признаки должны быть точно прописаны в нормативных документах ВУЗа. Для реализации данного принципа в ВУЗе должна быть создана собственная нормативная база, регламентирующая управление качеством образовательного процесса [19-20].

В-третьих, полученный результат должен быть измерим, результаты измерения могут быть соотнесены с определенной шкалой, т. е. соответственно оцениваться или измеряться в балльном выражении.

В-четвертых, в ВУЗе, на кафедре должна быть создана система самооценки. Субъекты образовательной деятельности должны быть знакомы с особенностями процедуры оценки и вовлекаться в процесс постоянного оценивания результата их деятельности. Степень участия в данном процессе профессорско-преподавательского состава ВУЗа, проявление и выражение личностной потребности в его реализации станет показателем меры социальности управления ВУЗом, являющийся основополагающим при реализации концепции социального управления, которая предполагает обязательное взаимодействие и сбалансированный учет интересов субъектов образовательной деятельности и субъектов управления