Далее пользователь выбирает вариант просмотра полученных результатов: графическое отображение, либо отображение результатов в форме экспертной оценки. Экспертная оценка формируется на основе степени выраженности критериев и заложенных в программу вариантов соответствия для того или иного критерия, либо комбинации критериев.

Рисунок 13 - Функциональная схема алгоритма оценки НИД кафедры

2.3 Аппаратное и программное обеспечение автоматизированной системы документооборота

Для реализации функций разрабатываемой автоматизированной системы документооборота НИД кафедры были использованы нижеперечисленные программные средства, а так же аппаратные требования.

В программное обеспечение АРМ будет входить программа-сервер и программа клиент. Сервер будет выполнять роль связующего звена между базой данных и клиентом, а так же предоставлять другие сервисы, характерные для серверных программ.

ПО электронного документооборота будет разработано в системе объектно-ориентированного программирования Delphi 7. Delphi -- среда программирования, в которой используется язык программирования Object Pascal.

Для работы АРМ документооборот необходимо наличие на рабочей станции установленного программного пакета MS Office. Microsoft Office -- Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на языке программирвоания Visual Basic.

Модель реляционной базы данных спроектирована в среде ERwin. CA ERwin Data Modeler (ранее называвшийся AllFusion Data Modeler) -- программный продукт в области реализации средств CASE-технологий.

Позволяет проводить описание, анализ и моделирование модели данных -- построитель мета-моделей данных. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка. В настоящее время выпускается компанией Computer Associates.

Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ).

Для функционирования базы данных необходима СУБД FireBird. Firebird (FirebirdSQL) -- компактная, кроссплатформенная, свободная система управления базами данных (СУБД), работающая на Linux, Microsoft Windows и разнообразных Unix платформах.

В качестве преимуществ Firebird можно отметить многоверсионную архитектуру, обеспечивающую параллельную обработку оперативных и аналитических запросов (это возможно потому, что читающие пользователи не блокируют пишущих), компактность (дистрибутив 5Mb), высокую эффективность и мощную языковую поддержку для хранимых процедур и триггеров.

Оценка экономической эффективности была проведена в программном средстве Project Expert.

Для работы АРМ необходима установленная на компьютере операционная система MS Windows 2000/XP/Vista/7. Microsoft Windows -- семейство проприетарных операционных систем корпорации Майкрософт (Microsoft), ориентированных на применение графического интерфейса при управлении.

Для функционирования программы-клиента, программы-сервера и сервера базы данных АРМ необходим персональный компьютер со следующими системными требованиями:

- системный блок: процессор с частотой не менее 1.4 МГц, ПЗУ не менее 10 ГБ, оперативная память не менее 256 МБ, видеоадаптер; сетевой адаптер Ethernet 100Mbit;

- монитор;

- клавиатура;

- манипулятор мышь.

Для функционирования системы электронного документооборота все рабочие станции должны быть объединены в локальную вычислительную сеть LAN.

2.4 Обоснование экономической эффективности разработки системы автоматизированного документооборота

Для оценки экономической эффективности разрабатываемой системы было использовано программное средство Project Expert. Было сделано допущение, что система будет внедрена на 40 кафедр Оренбургского Государственного Университета.

После принятия решения на внедрение системы электронного документооборота, составляется подробный план внедрения системы электронного документооборота, который состоит из нескольких основных частей:

- анализ организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов;

- составление инструкций, номенклатуры документов;

- адаптация системы под особенности организации/компании, основываясь на информации, полученной во время анализа;

- установка и настройка программного обеспечения;

- обучение персонала организации/компании.

Каждая из частей может также состоять из подпунктов, в зависимости от специфик организации/компании. Причем не обязательно, чтоб все пункты выполнялись Поставщиком, они могут выполняться и сотрудниками организации Заказчика. Все зависит от масштабов и специфики организации, а также от особых пожеланий Заказчика. Все нюансы по внедрению указываются при заключении договора.

Организационный план представлен в таблице 7.

В проекте планируется производить программное обеспечение для кафедр Оренбургского Государственного Университета. Этот этап занимает большую часть проекта - 11 месяцев. Стоимость анализа структуры кафедры составляет 90 рублей.

Таблица 7 - Календарный план

№	Наименование этапа	Сроки (месяц)	Длительность (дней)	Стоимость	Предшествующие этапы	Продукт (для этапа)
		начало	конец			№	лаг (дней)
1	Разработка и написание основного кода	01.05	15.05	15 дней	700 р	0	0	Электроэнер гия
2	Изучение и анализ документооборота кафедры	15.05	21.05	7 дней	500 р	1	0	…
3	Доработка ПО в соответствии со структурой документооборота кафедры	21.05	25.05	5 дней	700 р	2	0	Электроэнер гия
4	Внедрение ПО на кафедру и тестирование	25.05	29.05	5 дней	154 р	3	0	Электроэнер гия
5	Внедрение СЭД на другие кафедры университета	01.06	30.04	335 дней	4900 р	4	2	Электроэнер гия

Стоимость программного обеспечения составит 160 рублей. Всего планируется внедрить 40 систем электронного документооборота. Диаграмма Гантта представлена на рисунке 14.

Диаграмма Ганта -- один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта и графика работ. Диаграмма представляет собой изображение задач в виде отрезков на шкале времени. Является одним из методов планирования проектов. Диаграмма Ганта позволяет:

- визуально оценить последовательность задач, их относительную длительность и протяженность проекта в целом;

- сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;

- детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

На план-графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д. В процессе внедрения автоматизированных систем необходимо будет изучать специфику функционирования каждой отдельной кафедры, что несомненно потребует финансовые затраты.

Рисунок 14 -Диаграмма Гантта

В затраты проекта будут входить плата за электроэнергию, которая составляет 1,80 рублей за кватт в час. Так же зарплата системному аналитику за анализ структуры документооборота кафедры - 500 рублей. Кеш-фло представлен на рисунке 15.



Рисунок 15 - Кэш-фло

Модуль Прибыли-убытки позволяет определить из каких составляющих складывается прибыль проекта.

Структура отчета отражает порядок расчета прибыли. Результаты каждого шага расчетов помещаются в соответствующих строках таблицы Прибыли-убытки.

Анализ отчета о прибылях и убытках позволяет определить структуру доходов и затрат компании, получить объективную оценку ее производственной и коммерческой деятельности.

Прибыли-убытки представлены на рисунке 16



Рисунок 16 - Прибыли-убытки

На рисунке 17 приведены показатели экономической эффективности проекта.

Рисунок 17 - Показатели эффективности проекта

Так как, NPV>0, PI>1 и PBP невелик, можно сделать вывод о экономической эффективности разрабатываемой системы.

Анализ исследования показал, что разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота НИД на кафедры ВУЗа является экономически целесообразным, но лишь с учетом допущений.



Заключение

В данной выпускной квалификационной работе была проведена общая разработка системы электронного документооборота кафедры. Электронный документооборот позволяет более продуктивно организовывать работу кафедры, а также позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Данная разработка представляет собой единую, интегрированную инфраструктуру управления производственной информацией и поддержки сотрудничества для всех пользователей, что позволит снизить затраты на разработку, обучение, техническое обслуживание и поддержку клиентского ПО для нескольких групп пользователей. Актуальность проблемы разработки и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Помимо задач автоматизации делопроизводства, разрабатываемая система должна решать задачи, связанные с оценкой научно-исследовательской деятельностью кафедры. Это главное отличие от прочих систем электронного документооборота. Необходимость разработки так же обуславливается дороговизной внедрения сторонних средств автоматизации, Так же играет роль тот факт, что большинство имеющихся на рынке средств автоматизации документооборота не специализированы под нужды документооборота кафедры.

В данной работе был выполнен обзор имеющихся СЭД, затем было проведено исследование предметной области, составлен проект структуры базы данных и программного обеспечения. Проведен обзор научно-исследовательской деятельности и критерии ее оценки.

Разрабатываемая система будет иметь клиент-серверную архитектуру, т.е. система будет являться многопользовательской. Рабочие места персонала кафедры будут взаимосвязаны посредством локальной вычислительной сети, что позволит иметь одновременный доступ к сервисам системы нескольким пользователям. Создание документов автоматизируется с помощью связки возможностей программы-клиента и OLE-сервера MS Office. Документы будут храниться в структурированном виде для удобства управления и поиска. Предполагается контроль маршрутизации документов.

В моделирование предметной области вошел анализ документооборота. Составлена структура используемых документов, отражающая иерархию их взаимодействия. Далее разработана функциональная схема взаимодействия участников документооборота и непосредственно документов.

Далее сформированы критерии оценки качества развития НИД кафедры с учетом требований государственной процедуры аттестации и аккредитации ВУЗа, требования ГОС ВПО к уровню качества развития науки в подразделениях ВУЗа, а так же требования внутривузовской системы управления качеством:

- научный потенциал кафедры;

- объем и востребованность НИР;

- наличие сформировавшихся ученых и научных школ;

- организация и проведение конференций, постоянно действующих научных и методических семинаров.

- издание научной и учебно-методической продукции, отражающей результаты НИР;

- вовлеченность НИР в учебный процесс;

- степень развития и взаимодействия НИР и НИРС кафедры.

На основе этих требований сформированы критерии оценки качества НИД.

Модель базы данных, необходимой для работы системы, была создана на основе отчета о научной деятельности кафедры. В разработке базы данных было использовано программное средство ERWin.

Был составлен каталог программного обеспечения, необходимого для разработки и работы автоматизированной системы документооборота. Описаны аппаратные требования к системе.

В завершении проведено обоснование экономической эффективности ее разработки.



Список использованных источников

1 Новиков, Д.А., Суханов, А.Л. Модели и механизмы управления научными проектами в ВУЗах / Д.А. Новиков, А.Л. - М.: Институт управления образованием РАО, 2005. - 80 с.

2 Бомас, В. В. Статистическая обработка в компьютерных исследованиях : учеб.пособие / В.В.Бомас. - М. : Изд-во МАИ, 1994. - 26 c.

3 Денисов, А.А. Современные проблемы системного анализа: Информационные основы: учебное пособие / А.А. Денисов. - СПб.: Изд-во СПбГТУ, 2005. -- 295 с.

4 Емелин, М.А О построении векторной модели оценивания знаний. / М.А. Емелин, И.Д. Рудинский, Э.М. Аскеров. - Ученые записки ИИО РАО. - Москва, 2006. - 234 с.

5 Компьютерные информационные системы управленческой деятельности / Под ред. проф. Титоренко Г.А. - М.: Экономическое образование, 1993.- 154 с.

6 Маслов, В.Г. Методика оценки эффективности научно-исследовательской деятельности подготовки научно-педагогических кадров / В.Г. Маслов; Чебоксары. - Изд-во Чуваш, республ. института образования, 2005. - 236 с.

7 Маслов, В.Г. Обоснование выбора показателей для оценки эффективности научно-исследовательской деятельности и подготовки научно-педагогических кадров «Ученые записки института информатизации РАО» / В.Г. Маслов. - Москва: ИИО РАО, 2005. - 140 с.

8 Маслов, В.Г. Формализация экспертной информации при оценке эффективности научно-исследовательской деятельности / В.Г. Маслов. - Москва ИИО РАО, 2005. - 140 с.

9 Новиков, А.М., Новиков, Д.А. Методология научного исследования / А.М. Новиков, Д.А. Новиков. - М.: Либроком. - 280 с.

10 Данилюк, С.Г. Об одном подходе к моделированию процесса управления образовательной деятельностью на основе понятия лингвистической переменной / С.Г. Данилюк, М.В. Силантьев. - М.: Экономическое образование, 1993.- 154 с.

11 Данилюк, С. Г. Теоретическое обоснование итогового оценивания на основе среднего балла текущей успеваемости / С.Г. Данилюк. - М.: Экономическое образование, 1995.- 184 с.

12 Данилюк, С.Г. Разработка локальной вычислительной сети информационного обеспечения учебного процесса факультета / С.Г. Данилюк; А.В. Мыльников, И.Н. Зубко. - М.: Экономическое образование, 1995.- 231 с.

13 Талиманчук, Л.Л., Синягина, Е.П. Нейросетевая модель представления данных. / Л.Л. Талиманчук, Е.П.Синягина.- Серпухов, 2006.-195 с.

14 ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления - М.: Изд. Стандартов, 2001.

15 Курбацкий, А.Н. Автоматизация обработки документов / А.Н. Курбацкий.- Мн.: БГУ, 1999. - 221с.: ил.

16 Бедный, Б.А., Козлов, Е.Г., Максимов, Г.У. Диагностика потенциала подготовки научных кадров ВУЗа / Б.А. Бедный, Е.Г. Козлов, Г.У. Максимов. - М.: Высшее образование в России, 2003.- 165 с.

17 Бедный, Б.И., Козлов, Е.В., Балабанов, С.С. Диагностика системы подготовки научных кадров: наукометрические и социологические подходы / Б.И. Бедный, Е.В. Козлов, С.С. Балабанов. - М:. Вестн. ННГУ. Сер. Инновации в образовании, 2004.- 104 с.

18 Сахарчук, Е.И. Управление качеством подготовки специалистов сферы образования: Учеб. пособие / Е.И. Сахарчук; Волгоград, - 2002.- 136с.

19 Субетто, А.И. Системы управления качеством в высшем образовании (некоторые аспекты проблемы) Проблемы качества образования: Материалы XI Всеросс. науч.-метод. конф / А.И. Субетто.- М.: Уфа, 2001.- 303 с.

20 Данилов, И.П., Сюров, Р.В. Разработка системы качества научных исследований в ВУЗе / И.П. Данилов, Р.В. Сюров; Качество.- М:. Инновации. Образование. 2003.-.85 с.

21 Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая; Делопроизводство, 2007. - 135 с.

22 О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php

23 БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

24 Дело [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

25 Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов.- Делопроизводство, 2006. - 96 с.

26 Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина.-М:. Секретарское дело, 2009. - 127 с.

27 Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина.- М:. Секретарское дело, 2008. - 148 с.

28 Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова. - М:. Секретарское дело, 2008.- 123 с.

29 Workflow - Организация успеха [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html

30 PayDox [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru



Приложение А

(обязательное)

Второй уровень детализации SADT-диаграммы разрабатываемой системы

Рисунок А.1 - SADT-диаграмма для второго уровня декомпозиции

Рисунок А.2 - SADT-диаграмма для процесса работы с базой данных

Рисунок А.4 - SADT-диаграмма для процесса проверки документа

Рисунок А.5 - SADT-диаграмма для процесса оценки НИД кафедры



Приложение Б

(справочное)

Форма отчета о научной деятельности кафедры

Таблица Б.1 - Выполнение НИР в 20хх году

№ п/п	Наименование темы	№ гос.регистрации,	код ГРНТИ	Руководитель должность, уч. степень, уч. звание	Характер НИР (фундаментальная, прикладная, разработка)	Исполнители	Источники финансирования Рособразования и Роснауки, гранты, обл.админ., внешние, другие ) или без доп. оплаты (в счет второй половины рабочего дня)
						ФИО	Статус (ППС, УВП, аспиранты, студенты)

Таблица Б.2 - Кадровый состав

№ п/п	ФИО	Год рождения	Штатн./ Совместитель	Ученая степень с указанием отрасли	Звание	Членство в Академиях, почетные звания, награды	Участие в НИР
							Тема (номер в табл. А.1)	Степень участия
								Руковод.	Исполнит.

Таблица Б.3 - Защита диссертаций

№ п/п	ФИО	Шифр специальности	Место защиты. № диссертационного совета	Руководитель (научный консультант)	Тема	Краткая аннотация (не более 0,5 стр.)



Таблица Б.4 - Монографии

№ п/п	Наименование	Автор (ы)	Издательство	Год издания	Количество страниц

Таблица Б.5 - Сборники научных трудов

№ п/п	Наименование	Автор (ы)	Издательство	Год издания	Количество страниц

Таблица Б.6 - Учебники, учебные пособия

№ п/п	Наименование	Автор (ы)	Издательство	Год издания	Количество страниц	Гриф УМО

Таблица Б.7 - Статьи в зарубежных изданиях

№ п/п	Название статьи	Автор (ФИО)	Название журнала или сборника	Том, №	Год издания	Страницы (с… по…)

Таблица Б.8 - Статьи в ведущих рецензируемых научных журналах

№ п/п	Название статьи	Автор (ФИО)	Название журнала или сборника	Том, №	Год издания	Страницы (с… по…)

Таблица Б.9 - Статьи в сборниках и других изданиях

№ п/п	Название статьи	Автор (ФИО)	Название журнала или сборника	Том, №	Год издания	Страницы (с… по…)



Таблица Б.10 - Тезисы, материалы докладов на симпозиумах, конференциях

№ п/п	Название тезиса, материалов доклада	Авторы (ФИО)	Наименование конференции, симпозиума, семинара	Место и время проведения	Издательство	Страницы (с… по…)

Таблица Б.11 - Участие в выставках

№ п/п	Название выставки	Место и время проведения	Автор(ФИО)	Наименование экспоната, работы	Результативность (награды, премии, дипломы)

Таблица Б.12 - Участие в конкурсах

№ п/п	Наименование конкурса	Место и время проведения	Автор (ФИО)	Наименование выставленной на конкурс работы	Результативность (награды, премии, дипломы)

Таблица Б.13 - Участие в конкурсах на лучшую НИРС

№ п/п	Наименование	Организатор	Время и место проведения	Статус (межд., российс., регион, и т.д.)	Число участников	Награды

Таблица Б.14 - Студенческие научные конференции

№ п/п	Наименование	Организатор	Время и место проведения	Статус (межд., российс., регион, и т. д.)	Число участников	Количество докладов	Награды



Таблица Б.15 - Выставки

№ п/п	Наименование	Организатор	Время и место проведения	Статус (межд., российс., регион, и т.д.)	Число участников	Награды

Таблица Б.16 - Публикации студентов без соавторов сотрудников ВУЗа

№ п/п	Название статьи	Авторы	Место издания (расшифровать)

Таблица Б.17 - Студенты, получившие медали, дипломы, грамоты и т.п.

№ п/п	ФИО	Факультет, группа	Наименование мероприятия	Время и место проведения	Вид награды

Таблица Б.18 - Гранты, полученные студентами

№ п/п	Наименование гранта	Название конкурса	Продолжительность	Финансирование

Размещено на Allbest.ru