В-пятых, на этапе оценивания необходимо исключить сравнение оцениваемых объектов. Данное условие позволяет уйти от оценки деятельности НИР кафедры, основанной на принципе «лучше» или «хуже». Оно также исключит субъективное отношение к деятельности кафедры участников процедуры оценивания, так как параметром сравнения станут четкие требования к уровню реализации деятельности, лишенные таких личностных характеристик, как «а как у нас…; а вот у них…; а у других…» и т.д.

Перечисленные условия, или принципы, позволили сформулировать собственное определение стандартизованной процедуры оценки НИР кафедры. Под стандартизованной процедурой понимается квалиметрически выверенная методика оценки НИР кафедры, включающая систему критериев деятельности и уровней выраженности этих критериев, стандартизированную процедуру проведения и заранее спроектированную технологию обработки и анализа результатов. отражающих качество деятельности НИР кафедры.

Стандартизованная процедура оценивания основывается на двух ключевых взаимодополняющих понятиях: понятии критерия и понятии уровня. Дадим их определения. Под критериями оценивания мы понимаем некоторые параметры оценки, которые задаются исходя из требований и инструкций. Критерии могут дополняться и изменятся до тех пор, пока они соответствуют минимальным требованиям. Уровни оценивания рассматриваются как параметры, определяющие степень выраженности тех или иных критериев, маркируя их слабую, требуемую или повышенную степень выраженности. Уровни оценивания строятся на принципе взаимопоглощения, и их количество может меняться, пока они соответствуют минимальным требованиям.

В настоящей выпускной квалификационной работе был проведен анализ документооборота кафедры САиУ, на основе которого был составлен перечень наиболее часто используемых. документов.

Из них выделены документы, относящиеся к документообороту НИД.

В настоящее время на кафедре САиУ к средствам контроля и анализа научно-исследовательской деятельности относятся различные документы, такие как:

- отчеты о НИД;

- планы по результатам научно-исследовательских работ студентов;

- темы выпускных квалификационных работ от кафедры;

- планы научно-методической комиссии;

- сведения по практикам;

- отчет о заседании методической комиссии;

- протоколы;

- распоряжения;

- табели;

- учебные планы;

- планы изданий и др.

Основным документом, позволяющим оценить состояние НИД кафедры, является отчет. Форма отчета приведена в приложении Б [14]. Далее приведены основные положения по представлению отчета.

Отчет о научной деятельности представляют кафедры, а также научно-исследовательские подразделения, входящие в структуру университета. В него включаются показатели по основной деятельности, предусмотренной Уставом ВУЗа.

Отчеты о научно-исследовательской деятельности кафедры и других научно-исследовательских подразделений университета рассматриваются на их заседаниях и утверждаются деканом факультета или директором института. Деканы факультетов и директора институтов анализируют и готовят обобщенный отчет о научно-исследовательской деятельности факультета.

Обобщенные отчеты факультетов, институтов и научно-исследовательских подразделений готовятся в определенный срок.

Представление отчета для утверждения проректором по научной работе осуществляется после его согласования с Управлением научных исследований.

Далее приведен порядок составления отчета о научной деятельности.

Годовой отчет о научной деятельности состоит из пяти разделов. В первом разделе представлены сведения по всем научным темам и краткие аннотационные отчеты по ним.

Второй раздел содержит сведения о кадровом составе подразделения и его участии в научной деятельности факультета, института, центра.

В третий раздел включаются сведения о результативности НИР.

Четвертый раздел отчета отражает степень участия студентов в научно-исследовательской работе.

Пятый раздел представляет собой пояснительную записку, которая содержит необходимые пояснения и анализ основных показателей научной деятельности подразделения за отчетный год:

- участие в программах и конкурсах;

- новые формы управления и организации проведения научных исследований;

- развитие материально-технической базы;

- изобретательская и патентно-лицензионная работа;

- аналитический отчет по конференциям, состоявшимся в отчетном году на базе факультета, института;

- научно-исследовательская работа студентов;

- сведения о наиболее значимых научных результатах, полученных в отчетном году.

Данные должны быть достоверными и выверенными по строкам и графам таблиц. Таблицы должны быть выверены по идентичным и связанным показателям. Показатели научной деятельности указываются в отчете на основании сведений, представленных кафедрами, отделами, лабораториями. Декан факультета (директор института, центра) несет ответственность за достоверность представленной в отчете информации.

В качестве приложений рассматривают:

- копии титульных листов монографий;

- копии титульных листов сборников научных трудов;

- копии титульных листов учебников и учебных пособий;

- копии первых листов статей, опубликованных в ведущих рецензируемых научных журналах и изданиях, входящих в перечень Высшей Аттестационной Комиссии;

- авторефераты докторских и кандидатских диссертаций.

В отчет включается описание наиболее значимых результатов научных исследований и разработок, полученных в отчетном году.

Сведения о каждом наиболее значимом результате научных исследований и разработок представляются по прилагаемой форме, которая копируется и заполняется для каждого наиболее значимого результата отдельно в соответствии с инструкцией.

1.4 Существующие методы и средства автоматизации и анализа

В настоящем подразделе представлен обзор существующих методов управления и оценки качества НИД кафедры, а так же проведен анализ систем автоматизированного документооборота.

Существует так называемая «Система поддержки научно-исследовательской деятельности», принадлежащая группе компаний VP GROUP. Она учитывает потребности образовательных учреждений, такие как необходимость повышения прозрачности и актуальности данных, предоставления доступа научных кадров к востребованной информации в единой информационной системе, повышения оперативности подготовки текущих и итоговых отчетов о научно-исследовательской деятельности.

Эта система поддержки НИД решает следующие задачи:

- планирование научно-исследовательской деятельности;

- учет результатов научно-исследовательской деятельности;

- анализ и прогнозирование результатов деятельности;

- управление научными исследованиями;

- формирование внутренних и внешних отчетов;

- поддержка сотрудников, задействованных в научно-исследовательской деятельности;

- подготовка кадров высшей научной квалификации.

Основные компоненты системы представлены на рисунке 3.

Система поддержки НИД создана на основе одной из ведущих программных платформ Microsoft SharePoint и отвечает передовым мировым требованиям к открытости, надежности и безопасности [25]. Это позволяет осуществлять работу с Системой поддержки НИД без предварительной установки на компьютере пользователя дополнительного программного обеспечения, т.к. вся работа с Системой осуществляется через web-браузер. Система поддержки НИД предоставляет развитые возможности интеграции с имеющимися системами образовательного учреждения благодаря современной технологии интеграции -- «web-сервисам». Для обеспечения надежного функционирования Системы поддержки НИД достаточно работы всего одного администратора, выполняющего в случае возникновения необходимости соответствующие настройки: редактирование справочников, установка оповещений, настройка прав доступа пользователей.

Далее рассмотрен метод интеллектуализации оценки НИД ВУЗов на основе искусственных нейронных сетей.

Концепция интеллектуальных систем поддержки принятия решений включает целый ряд средств, направленных на достижение одной цели -- способствовать принятию рациональных и эффективных управленческих решений [13].



Рисунок 3 - Основные компоненты системы поддержки научно-исследовательской деятельности

Под интеллектуальным анализом данных (ИАД) принято понимать процесс поддержки принятия решений, который основан на поиске скрытых закономерностей (шаблонов информации) в данных. При этом накопленные сведения автоматически обобщаются до информации, которую можно охарактеризовать как знания.

Процесс ИАД в общем случае состоит из трёх этапов:

1) выявление закономерностей;

2) использование выявленных закономерностей для предсказания неизвестных значений (прогностическое моделирование);

3) анализ исключений, предназначенный для выявления и толкования аномалий в найденных закономерностях.

К новым компьютерным технологиям, образующим ИАД, относятся экспертные и интеллектуальные системы, методы искусственного интеллекта, базы знаний, базы данных, компьютерное моделирование, нейронные сети, нечеткие системы. Современные технологии ИАД позволяют создавать новое знание, выявляя скрытые закономерности, прогнозируя будущее состояние систем.

В системах автоматизации управления и поддержки принятия решений для решения неформализованных задач используются: экспертные системы, основанные на гибридных методах представления знаний; методы формализации решения задач (в том числе, с использованием продукционных систем и нейросетевого подхода); методы прогнозирования на основе нейросетевого подхода в составе гибридной модели оценки состояния объекта управления. Нейросетевые технологии используются для классификации (групп студентов и выпускников ВУЗа); для систематизации сгруппированных данных, определения степени предпочтения тех или иных вариантов и подбора специалистов в соответствии с заявками предприятий используется многослойная нейронная сеть.

Основные положения метода интеллектуализации оценки НИД на основе автоматизированной системы поддержки принятия решений включают:

- определение основных задач интеллектуализации процесса оценки НИД;

- формирование и структурирование обобщенных индикаторов, характеризующих НИД ВУЗа;

- определение общих закономерностей преобразования информации при интеллектуализации процесса оценки НИД;

- выбор инструментальных средств интеллектуализации процесса;

- разработка модели, нейронной сети, на основе которой разрабатывается вся АСППР;

- разработка и использование программно-методического комплекса интеллектуализации оценки НИД.

Далее проведен обзор существующих систем автоматизации документооборота в различных организациях. В настоящее время имеется множество программных средств и технологий, направленных на автоматизацию документооборота в организациях малого и среднего бизнеса. Они обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.

Стоит отметить, что поставка вычислительной техники и установка на нее стандартных программ компании Microsoft не позволяет решить всех проблем. Использование таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает лишь частично автоматизировать некоторые этапы работы с документами, но они не приспособлены для решения задач комплексной автоматизации электронного документооборота. При этом использование дополнительных программ, не предназначенных для комплексного подхода к решению задач электронного документооборота делает эти задачи только более сложными и запутанными.

Далее рассмотрим программные продукты решающие проблемы электронного документооборота на предприятиях.

Распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений подойдут самые дорогие системы - LANDOCS [22] и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно отнести «ДЕЛО» [24] и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

«Эффект-офис», «1С: Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены.

1.5 Цели и задачи ВКР

На основе приведенного обзора было проведено обоснование разработки системы автоматизированного документооборота и сформулированы цели и задачи выпускной квалификационной работы.

Основной целью выпускной квалификационной работы является формирование проекта программного средства, позволяющего автоматизировать процесс работы с документами, касающихся научно-исследовательской деятельности на кафедре. То есть в задачи программного средства будут входить автоматизированное создание различных электронных документов и хранение их в структурированном виде, что значительно упрощает поиск и контроль необходимого документа. Так же в задачи автоматизированной системы будет входить анализ научной деятельности кафедры на основе информации, содержащейся в базе данных, а так же формирование отчетов о НИД кафедры.

Ниже приведено обоснование необходимости разработки нового программного средства. Дороговизна ПО определяет во многом какую систему кафедра может себе позволить. Так, например, Lotus Domino\Notes, OPTIMA-WorkFlow [29] и LANDOCS являются наиболее дорогостоящими системами, которые зачастую не по карману даже большим предприятиям. Система «ДЕЛО» могла бы подойти, но специфика ее работы заключается в использовании документов, основанных на ГОСТах, что для кафедры не совсем приемлемо. Существует еще система электронная канцелярия "Золушка" она подходит для работы секретаря, но нашей задачей является автоматизация документооборота на всей кафедре, а не только одного рабочего места.

Так же не маловажную роль играет необходимость переобучения персонала, адаптация к новому порядку работы с документами: система Lotus Domino\Notes при установке на каждое рабочее место потребует основательного переобучения сотрудников, так как ее управление сильно отличается от простой обработки документа, привычными системами [27].

Во многих ВУЗах используются системы документооборота университета, отдельными модулями которых являются различные подсистемы: «Студент», «Абитуриент», «Кафедра». Однако для нужд кафедры данные системы обладают некоторой избыточностью, что затрудняет поиск и последующий анализ необходимой информации. Также системы единого документооборота университета не могут учитывать специфики организации делопроизводства отдельных кафедр и большинство из них не включают функции анализа научной деятельности [15].

Задачей, которую должна выполнять программа, является не только автоматизация отдельных рабочих мест, но также автоматизация документооборота в целом по кафедре. Преимуществом системы является легкое управление, не требующее переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным.

Вследствие этого можно сделать вывод о том, что внедрение на кафедре крупных и дорогостоящих СЭД не актуально. Разработка небольшого программного средства имеет следующие преимущества:

- отсутствие финансовых затрат;

- простота внедрения;

- простота освоения персоналом кафедры;

- возможность редактировать самостоятельно блоки ПО;

Достоинства электронного документооборота:

а) легче и дешевле тиражируется, более компактен;

б) проще и дольше хранится;

в) система быстро настраивается на конкретного пользователя;

г) легко актуализируется (дополняется и расширяется). Например, с помощью Интернет;

д) широкие возможности поиска;

е) возможность распечатки информации;

ж) наглядность;

з) хорошо структурирован (гипертекстовая организация информации);

и) дружелюбность интерфейса;

к) имеет возможность доступа к другим ресурсам прямо из программы.

Недостатки электронного документооборота:

а) долго работать с компьютером не так безопасно, как с бумажными документами;

б) компьютер не всегда доступен;

в) тексты удобнее читать на бумаге;

г) нет единого подхода к интерфейсам электронного документооборота.

Объектом исследования в настоящей работе является документооборот в среде научно-исследовательской деятельности кафедры САиУ ГОУ Оренбургского Государственного Университета.

Целью выпускной квалификационной работы является разработка автоматизированной системы для анализа и оценки НИД кафедры, направленной на совершенствование научных исследований.

Для достижения заявленной цели необходимо решить следующие задачи:

- сформировать техническое задание и разработать концепцию систему автоматизации документооборота НИД кафедры ВУЗа;

- разработать процедуру оценки эффективности НИД кафедры ВУЗа;

- разработать информационное обеспечение системы автоматизации документооборота;

- создать программную реализацию разрабатываемой системы.

Основные результаты работы представлены в проектной части настоящей выпускной квалификационной работы.



2. Проектная часть

2.1 Концепция системы автоматизированного документооборота

Программная часть системы электронного документооборота имеет клиент-серверную архитектуру. Это значит, что несколько программ-клиентов, работающих на разных рабочих станциях, могут одновременно иметь доступ к программе-серверу. Сервер предоставляет сервис клиенту в соответствии с установленными для данного клиента правами, в том числе доступ к базе данных. Сервис включает в себя функции доступа к базе данных, добавление и удаление информации, доступ к документам, создание и удаление документов.

Клиент, имеющий полные права доступа к функциям сервера является администратором. Он может контролировать настройки программы и изменять права доступа других пользователей. Центральное место в СЭД занимает программа-сервер. Через этот модуль протекают все процессы, и она является основной частью всей системы.

Сервер ведет лог, в который записывает все действия пользователей и ошибки, происходящие в системе. Это позволит администратору выявлять сбои в работе системы и наиболее полно контролировать все процессы, протекающие в системе.

Сервер и клиент являются взаимодействующими программами. Сервер является выделенным и работает на одной рабочей станции. Что бы начать работу с системой необходимо запустить клиент и пройти процедуру авторизации. При запуске клиент подключается к серверу, тем самым, получая доступ к сервисам системы автоматизированного документооборота.

Сервер, в свою очередь, является независимой программой, в которой заложены все основные алгоритмы и библиотеки. Фактически клиент является лишь интерфейсом, с помощью которого пользователь может работать с заложенными в сервер функциями.

Одна из задач разрабатываемой системы - это автоматизированное создание документов. На кафедре САиУ все текстовые документы создаются и редактируются в программном средстве Microsoft Office Word. Важной задачей при создании разрабатываемой системы является организация способа взаимодействия программы клиента и сервера OLE. OLE (Object Linking and Embedding - Связывание и Внедрение Объектов) - это технология, разработанная компанией Microsoft, реализующая механизм , дающий возможность вставить в приложение документ, подготовленный в другом приложении. OLE в свою очередь разработана на основе технологии COM (Component Object Model). COM - это спецификация, созданная для описания структуры COM-объектов. COM-объекты могут использоваться в любых языках программирования, вне зависимости от того, какая программная среда применялась при их создании.

Приложение, в которое можно вставить данные из другого приложения, называется клиентом OLE, а приложение-поставщик данных - сервером OLE.

Клиент может обратиться к доступному серверу OLE для выполнения такой операции, которую он сам выполнить не может. Например, если доступен OLE-сервер Microsoft Word, предоставляющий услугу отобразить документ в формате *.doc, то можно вызвать этот сервер из своего приложения и отобразить документ Word его средствами, без необходимости реализовать эту функцию самим.

Механизм OLE может действовать двумя способами:

- внедрение (embedding), внедрённый документ становится частью того документа, в который он вставляется;

- связывание (linking), связанный объект в приложении представляет собой не сам документ, а только ссылку на него.

В разрабатываемой системе необходимо осуществить возможность создания документов непосредственно из интерфейса программы клиента и автоматизировать процесс сохранения документа в каталог документов для хранения.

Структурная схема системы представлена на рисунке 4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Структурная схема разрабатываемой системы

Функциональная схема разрабатываемой системы разработана с помощью SADT методологии. SADT -- методология структурного анализа и проектирования, интегрирующая процесс моделирования, управление конфигурацией проекта, использование дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим графическим языком. Процесс моделирования может быть разделен на несколько этапов: опрос экспертов, создание диаграмм и моделей, распространение документации, оценка адекватности моделей и принятие их для дальнейшего использования. Отличительная особенность SADT как методологии описания систем заключается в том, что она, используя в качестве основы естественный язык экспертов, структурирует этот язык с помощью своих графических средств. Естественный язык позволяет эксперту свободно описывать функционирование системы, пользуясь знакомой и удобной терминологией письменно и в беседе. Затем в процессе создания диаграмм автор снабжает слова эксперта специальной пунктуацией в соответствии с графическим языком SADT. Графические обозначения SADT, так же как и пунктуация, обладают высокой степенью точности. Графика SADT устраняет неоднозначность описаний, выполненных экспертом на естественном языке.

Устранение неоднозначности достигается в результате стандартной интерпретации графических обозначений SADT.

Списки объектов системы, создаваемые в ходе моделирования, в SADT принято называть «списками данных». Термин «данное» здесь употребляется как синоним слова «объект». Составление списка данных является начальным этапом создания каждой диаграммы функциональной SADT-модели. Правило заключается в том, чтобы вначале составить список данных, а потом список функций.

Списки данных помогут выполнить более глубокий анализ и при этом не концентрироваться на функциях системы, избегая пробелов, которые часто возникают из предвзятых представлений о функциональных декомпозициях. Кроме того, можно уделить должное внимание данным и идентифицировать ограничения, определяющие функциональную декомпозицию.

SADT-диаграммы представляют границы функций и ограничения, накладываемые на них, причем ограничения должны присутствовать во всех системах. Список данных и список функций рассматриваются с точки зрения оператора. Целью моделирования является отображение процессов, происходящих, в разрабатываемой системе.

Список данных:

- база данных;

- база документов;

- правила;

- аппаратное обеспечение;

- программное обеспечение.

Закончив список данных, приступим с его помощью к составлению списка функций. Для этого представим функции системы, использующие тот или иной класс (тип) или набор данных. Несколько различных типов данных может использоваться одной функцией. Обозначим, какие типы или наборы данных необходимы для каждой конкретной функции.

Список функций:

- ввод запроса;

- обработка запроса, выборка необходимой информации и данных;

- оценка НИД;

- формирование;

- проверка;

- вывод готового документа.

На рисунке 5 представлена родительская диаграмма.

Рисунок 5 - Родительская диаграмма А-0

На родительской диаграмме показаны входные, выходные и управляющие параметры системы. На рисунке 6 представлена диаграмма А0 в виде первого уровня декомпозиции и состоит из трёх групп: формирование документа, работа с базой данных, проверка документа. В соответствии с приложением А на рисунках А.1, А.2, А.3, А.4, А.5 изображен второй уровень для каждого процесса первого уровня детализации.



Рисунок 6 - Диаграмма А0

Способ расчета оценки НИД кафедры приведен в подразделе 2.2 настоящей выпускной квалификационной работы.

Ниже приведены задачи, решение которых должна обеспечивать система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме.

Наличие у документа регистрационной карточки является обязательным. Это набор реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Ниже перечислены задачи, которые должна выполнять автоматизированная система документооборота [21].

Работа с регистрационной карточкой включает:

- регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа в системе. Должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей (частичной) модификации;

- составные документы - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами;

- номенклатура дел - функция поддержки стандартной (входящие, исходящие, внутренние) номенклатуры, а также других потоков документов, определяемых пользователем;

- дизайнер форм карточек - дает возможность настройки, как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в электронной форме регистрационной карточки;

- словари и справочники - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

Контроль исполнительской дисциплины:

- сроки поручений - возможность задания временного (в течение определенного времени), точного (требуемая дата) или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу;

- автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях;

- задание маршрута - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям;

- протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится (находился) документ и каким изменениям он был подвергнут.

Поиск документов:

- реквизитный поиск - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений (для перечислимых типов), задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов;

- поиск по форме - задание значений реквизитов непосредственно на форме, соответствующей регистрационной карточке по выбранной номенклатуре дел;

- полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Ввод документов:

- ручной ввод информации;

- импорт - перевод из растровых форматов (*.doc, *.txt, *.html).

Вывод документов:

- генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и других форм;

- средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешнее приложение-обработчик;

- редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала).

Организация защищенного документооборота в сети:

- разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение/модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел;

- шифрование - передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде.

Система должна строиться как открытая система, допускающая расширение состава реализуемых функций. Должна иметь эргономичный и интуитивно-понятный интерфейс.

Далее представлено техническое задание для разрабатываемой автоматизированной системы.

Техническое задание (ТЗ) -- исходный документ для проектирования сооружения или промышленного комплекса, конструирования технического устройства (прибора, машины, системы управления и т. д.), разработки информационных систем, стандартов либо проведения научно-исследовательских работ.

ТЗ содержит основные технические требования, предъявляемые к сооружению, изделию или услуге и исходные данные для разработки; в ТЗ указываются назначение объекта, область его применения, стадии разработки конструкторской (проектной, технологической, программной и т. п.) документации, её состав, сроки исполнения и т. д., а также особые требования, обусловленные спецификой самого объекта либо условиями его эксплуатации. Как правило, ТЗ составляют на основе анализа результатов предварительных исследований, расчётов и моделирования.

Известно также следующее определение ТЗ: «Техническое задание -- исходный документ определяющий порядок и условия проведения работ по Договору, содержащий цель, задачи, принципы выполнения, ожидаемые результаты и сроки выполнения работ».

В настоящей выпускной квалификационной работе представлена часть технического задания на систему автоматизированного документооборота НИД, отражающая основные пункты, разработанные в настоящей выпускной квалификационной работе.

Основания для создания. Разработка данной автоматизированной системы осуществлена в рамках автоматизации деятельности кафедры САиУ Оренбургского Государственного Университета.

Назначение и цели создания системы. Назначение системы заключается в автоматизации ведения внутренней документации кафедры САиУ. Система предназначена для помощи персоналу кафедры в предоставлении оперативной информации из базы данных касательно НИД. На основе этой информации будет проводиться анализ и прогноз научной деятельности кафедры. Система позволит накапливать информацию и использовать ее для составления отчетов, ведения статистики, отражения динамики использования документов. Так же в задачи системы будет входить работа с документами, их создание, хранение, редактирование и маршрутизация.

Целью создания системы является автоматизация составления документации по НИД, анализа научной деятельности кафедры и упрощения ручных рутинных операций по ведению учета документов.

Характеристики объекта автоматизации. Объектом автоматизации является документооборот научно-исследовательской деятельности кафедры. В него входят различные отчеты, протоколы, распоряжения, табели, учебные планы, планы изданий и др. Окружающей средой разрабатываемой системы являются научная деятельность кафедры, персонал кафедры, студенты, документооборот ВУЗа.

Требования к системе. Техническое обеспечение должно обеспечивать корректную реализацию функций системы, а именно:

- сбор, обработку и хранение информации в базе данных и файловом виде, а также обмен данными между отдельными периферийными устройствами;

- решение функциональных задач разрабатываемой системы в интерактивном режиме;

- поддержку работы в локальной вычислительной сети и/или удалённый доступ к ней.

Техническое обеспечение должно обеспечивать безопасную для здоровья пользователя и окружающих его людей работу с системой, удовлетворять требованиям ГОСТ 12.0.003-74, 12.1 003-74, 12.1 005-74, 12.1 033-74, 12.1 004-91, 12.1 045-84, 12.1 006-84.

Требования к информационному обеспечению:

- время доступа к информации не более 5 секунд;

- время формирования любого отчета - не более 15 секунд;

- однократный ввод данных и их многократное использование;

- достоверность входных и выходных данных;

- наличие средств адаптации информационной базы к условиям конкретной кафедры;

- наличие средств защиты данных от внешних и внутренних помех;

- наличие средств, обеспечивающих развитие информационного обеспечения.

К проектируемой системе предъявляются следующие общие требования:

- система должна обладать набором удобных возможностей по вводу информации в систему;

- система должна иметь удобный и достаточный набор функциональных возможностей;

- система должна иметь удобный интерфейс;

- система должна быть построена таким образом, чтобы возможно было ее конфигурировать, настраивать под возможные изменения в документообороте кафедры.

Система должна иметь достаточно детальную документацию по всем выполняемым функциям.

Инструкция пользования должна иметь обучающий характер, для того, чтобы новые сотрудники кафедры могли как можно быстрей изучить работу данной программы, и как можно лучше подготовиться к работе с ней.

2.2 Моделирование предметной области

В основе проектирования информационных систем лежит моделирование предметной области. Для того чтобы получить адекватный предметной области проект информационной системы в виде системы правильно работающих программ, необходимо иметь целостное, системное представление модели, которое отражает все аспекты функционирования будущей информационной системы. При этом под моделью предметной области понимается некоторая система, имитирующая структуру или функционирование исследуемой предметной области и отвечающая основному требованию - быть адекватной этой области.

Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить время и сроки проведения проектировочных работ и получить более эффективный и качественный проект. Без проведения моделирования предметной области велика вероятность допущения большого количества ошибок в решении стратегических вопросов, приводящих к временным потерям и высоким затратам на последующее перепроектирование системы. Вследствие

этого все современные технологии проектирования информационных систем основываются на использовании методологии моделирования предметной области.

К моделям предметных областей предъявляются следующие требования:

- формализация, обеспечивающая однозначное описание структуры предметной области;

- понятность для заказчиков и разработчиков на основе применения графических средств отображения модели;

- реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализации модели предметной области в информационных системах;

- обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной области на основе определенных методов и вычисляемых показателей.

Для реализации перечисленных требований, как правило, строится система моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты функционирования предметной области.

В рамках проектирования предметной области в настоящей работе был проведен анализ используемых документов.

Основными используемыми документами на кафедре являются: ведомости, документы по ГАК и ГЭК, график работ, договора на практику, заседание методической комиссии, отчеты по НИД, представления, приказы, протоколы, рабочие программы, распоряжения, служебные записки, табеля, учебные планы и др.

На основе анализа документов, была создана схема документооборота кафедры, имеющего отношение к научной деятельности.

Структура документов, подлежащих автоматизации представлена на рисунке 7.

На рисунке видно, что научная деятельность кафедры наиболее детализирована в отличие от других видов деятельности. Она состоит из нижеперечисленных компонентов.

Госбюджетные НИР характеризуются следующими документами:

- заявки на изобретения, статьи, доклады;

- диссертационные публикации;

- тематика ВКР;

-отчеты по НИД.

Руководство научной работой студентов, содержит список тем НИРС.

Патенты и публикации, включают отзывы на авторефераты, заявки на изобретения, рацпредложения.

На основе данных о документах, касающихся научной деятельности была составлена функциональная схема, отражающая процессы, включающие использование этих документов. В компоненты системы входят ППС, студенты, деканат, база данных, документы.

Функциональная схема документооборота изображена на рисунке 8.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 7 - Классификация документов кафедры



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 8 - Схема документооборота кафедры

Основываясь на полученных данных, отобразим компоненты разрабатываемой базы данных. Компоненты изображены на рисунке 9.

Далее сформированы критерии оценки качества развития НИД кафедры с учетом требований государственной процедуры аттестации и аккредитации ВУЗа, требования ГОС ВПО к уровню качества развития науки в подразделениях ВУЗа, а так же требования внутривузовской системы управления качеством:

- научный потенциал кафедры;

- объем и востребованность НИР;

- наличие сформировавшихся ученых и научных школ;

- организация и проведение конференций, постоянно действующих научных и методических семинаров.

- издание научной и учебно-методической продукции, отражающей результаты НИР;

- вовлеченность НИР в учебный процесс;

- степень развития и взаимодействия НИР и НИРС кафедры.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 9 - Структура компонентов базы данных

В ходе создания системы оценки и самооценки научной деятельности кафедр ВУЗа на основе перечисленных позиций была разработана система критериев и уровней, по которой проводилась процедура оценивания качества НИР кафедр. Были выделены следующие 11 критериев качества НИР кафедры:

- научный потенциал кафедры;

- наличие системы подготовки кадров высшей квалификации;

- наличие научно-исследовательской лаборатории;

- характеристика НИР, продукция НИР;

- характеристика НИР, участие в научных конференциях;

- характеристика НИР, востребованность;

- характеристика НИР, конкурентоспособность НИР;

- характеристика НИР, проведение научных конференций;

- НИРС, поддержка и характеристика научно-исследовательской деятельности студентов;

- НИРС, конкурентоспособность НИРС;

- НИРС, характеристика руководства НИРС и процесса подготовки курсовых работ и ВКР.

Первые три критерия отражают обеспеченность кафедры необходимыми кадрами для осуществления образовательной деятельности, констатируют наличие системы работы в этом направлении с учетом необходимых для этой деятельности организационных структур. Четвертый и седьмой критерии характеризуют основные аспекты деятельности НИР кафедры. Восьмой и одиннадцатый критерии показывают состояние и качество НИРС, взаимосвязь НИР и НИРС.

Учитывая требования государственной процедуры аттестации и аккредитации, предъявляемые к профильным университетам, для каждого критерия были разработаны уровни их выраженности. Третий уровень соответствует слабой степени выраженности того или иного критерия, второй уровень каждого критерия норме, первый уровень повышенной степени функционирования.

Таким образом, первый критерий «научный потенциал кафедры» имеет следующие три уровня выраженности: остепененность на кафедре составляет более 60 процентов, наличие докторов наук, профессоров; остепененность на кафедре 60 процентов; остепененность на кафедре менее 60 процентов.

Второй критерий «наличие системы подготовки кадров высшей квалификации» включает следующие уровни: на кафедре сформированы научные направления и школы, функционирует аспирантура, ведется подготовка аспирантов силами преподавателей кафедры; преподаватели кафедры осуществляют подготовку аспирантов, научные школы не сформированы; на кафедре нет аспирантуры, подготовка аспирантов не ведется. Актуальность второго критерия объясняется требованием государственной аттестации и аккредитации наличия на кафедре ученых и научных школ и направлений [16-17].

Третий критерий «наличие научно-исследовательской лаборатории» имеет следующие уровни выраженности: на кафедре функционирует лаборатория в соответствии с планом и заказами лаборатория на кафедре открыта; лаборатории на кафедре нет. Наличие на кафедре научно-исследовательской лаборатории не является обязательным компонентом в оценке деятельности НИР, тем не менее, этот факт говорит о прикладном значении проводимых исследований, их востребованности и, следовательно, высоко характеризует качество НИР [18].

С четвертого по восьмой критерии дается многоаспектная характеристика НИР кафедры с учетом уровней их выраженности, включающая нижеперечисленные критерии.

Продукция НИР:

- издаются монографии, учебные пособия с грифами, статьи в реферативных журналах;

- издаются пособия, статьи всероссийского и регионального уровня;

- издаются статьи и тезисы регионального масштаба.

Участие в научных конференциях:

- международного и российского уровня;

- регионального и областного уровня, городского и внутривузовского уровня.

Востребованность НИР:

- НИР осуществляется на основе хоздоговоров на исследовательскую деятельность, на реализацию прикладных проектов (экспертиза и руководство программами образовательных учреждений, профильные классы и т. д.);

- НИР осуществляется на основе хоздоговоров на реализацию прикладных проектов (экспертиза и руководство программами образовательных учреждений, профильные классы и т. д.);

- НИР осуществляется за счет бюджетного и внебюджетного финансирования.

Конкурентоспособность НИР:

- научно-исследовательские проекты кафедры выставляются и получают гранты, выигрывают конкурсы разного уровня, участвуя в других научных программах;

- кафедра принимает участие в научных программах, в конкурсах на получение грантов;

- работа в этом направлении не ведется.

Проведение научных конференций:

- кафедра проводит международные, всероссийские, межвузовские конференции российского уровня;

- кафедра проводит межвузовские конференции регионального уровня;

- кафедра проводит городские и внутривузовские конференции.

Последние критерии и уровни их выраженности показывают качество организации и содержание НИРС на кафедре.

Девятый критерий «поддержка и характеристика научно-исследовательской деятельности студентов» имеет следующие уровни выраженности:

- на кафедре работают проблемные группы, студенты привлекаются к исследовательской деятельности кафедры, функционирует студенческое научное общество, проводятся межвузовские студенческие конференции, студенты регулярно публикуют свои работы в изданиях различного уровня;

- на кафедре работают проблемные группы, студенты привлекаются к исследовательской деятельности кафедры, проводятся внутренние студенческие конференции, студенты регулярно публикуют свои работы в изданиях регионального уровня;

- на кафедре работают проблемные группы, проводятся внутренние студенческие конференции, студенты эпизодически публикуют свои работы в изданиях местного (городского, внутриинститутского) уровня.

Десятый критерий «конкурентоспособность НИРС» также включает три уровня выраженности:

- студенты успешно участвуют в научных конкурсах и олимпиадах международного, всероссийского и регионального уровней;

- студенты участвуют в научных конкурсах и олимпиадах регионального и областного уровня;

- студенты участвуют во внутриинститутских конкурсах и олимпиадах.

Уровни выраженности последнего критерия «характеристика руководства НИРС и процесса подготовки курсовых работ и ВКР» сформулированы следующим образом:

- руководство курсовыми работами и ВКР осуществляется в рамках проблемных тематических групп, включающих студентов разных курсов, что подразумевает преемственность тематики, студенты имеют возможность разрабатывать вопросы кафедральной тематики в рамках своих исследовательских работ;

- руководство курсовыми работами и ВКР осуществляется в рамках проблемных тематических групп;

- руководство НИРС осуществляется только через тематику курсовых работ и ВКР, как правило, не связанную с основными научными направлениями кафедры.

Можно обозначить иерархию перечисленных критериев. Наиболее важными из перечисленных критериев являются критерий научного потенциала кафедры, критерий, характеризующий продукцию НИР кафедры, критерий, характеризующий востребованность НИР кафедры, критерий, характеризующий конкурентоспособность НИР. А также критерий, характеризующий конкурентоспособность НИРС. Данные показатели являются системообразующими и отражают функционирование НИР и ее эффективность на кафедре. Другие критерии можно назвать связующими, так как они уточняют и конкретизируют деятельность кафедры в сфере НИР. Эти критерии позволяют увидеть связи и объяснить успехи или недостатки НИР кафедры в целом. На основе сформированных критериев было создано дерево целей и критериев, представленное на рисунке 10.

С учетом требований сформированных критериев и на основе формы годового отчета кафедры о НИД, приведенном в приложении Б, была разработана ER-диаграмма реляционной базы данных. В ней будет находиться информация о текущем состоянии уровня научной деятельности кафедры. Так же в базе данных будет содержаться общая информация о песонале кафедры, студентах и информация используемая в повседневном делопроизводстве.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

- каждый элемент таблицы - один элемент данных;

- все ячейки в столбце таблицы однородные, то есть все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т. д.);

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые строки в таблице отсутствуют;

- порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 10 - Дерево целей и критериев

ER-модель представляет собой формальную конструкцию, которая сама по себе не предписывает никаких графических средств её визуализации. В качестве стандартной графической нотации, с помощью которой можно визуализировать ER-модель, была предложена диаграмма сущность-связь (ER-диаграмма) (англ. entity-relationship diagram, ERD).

ER-модель используется при высокоуровневом (концептуальном) проектировании баз данных. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями.

На рисунке 11 представлена ER-диаграмма общей базы данных для системы документа оборота кафедры.

Рисунок 11 - ER-диаграмма общей базы данных

На рисунке 12 представлена модель базы данных НИД, в которой отражены таблицы, характеризующие информацию об основных направлениях научной деятельности кафедры. В состав компонентов входят таблицы: выполнение НИР, защита диссертаций, монографии, сборники научных трудов, учебники, учебные пособия, статьи в зарубежных изданиях, статьи в ведущих рецензируемых научных журналах и изданиях, входящих в перечень ВАК, статьи в сборниках и других изданиях, тезисы, материалы докладов на симпозиумах, конференциях, семинарах, участие в выставках, Участие в конкурсах, студенческие научные конференции, участие в конкурсах на лучшую НИРС, выставки, публикации студентов без соавторов сотрудников ВУЗа, список студентов, получивших медали, дипломы, грамоты, премии и т.п. в различных конкурсах, выставках, конференциях, гранты, полученные студентами. На основе этих показателей будет проводиться оценка и анализ научной деятельности кафедры САиУ.



Рисунок 12 - ER-диаграмма реляционной базы данных

Далее проведено соответствие информации из базы данных критериям. В таблице 6 изображен перечень критериев, отобранный на основе специфики кафедры САиУ. Каждому критерию соответствуют таблицы из которых будет извлекаться информация, касающаяся состояния уровня НИД кафедры.



Таблица 6 - Взаимосвязь критериев и таблиц БД

Критерии	Таблицы БД	Информация
Системообразующие критерии
Научный потенциал кафедры	ППС	количество, ученая степень
Продукция НИР	Монографии, сборники научных трудов, учебные пособия, статьи в зарубежных изданиях, статьи в ведущих рецензируемых научных журналах, статьи в сборниках и других изданиях, тезисы, патенты, зарегистрированные программы для ЭВМ, базы данных	количество, количество страниц
Востребованность НИР	Выполнение НИР	количество, финансирование
Конкурентоспособность НИР	Участие в выставках, участие в конкурсах	количество, результат
Конкурентоспособность НИРС	Участие в конкурсах на лучшую НИРС, выставки, список студентов, получивших медали, дипломы, грамоты, премии, гранты, полученные студентами	количество, статус, число участников, награды, вид награды, финансирование
Связующие критерии
Наличие научно-исследовательской лаборатории	Закрепленные помещения	тип, назначение, количество мест
Участие в научных конференциях	Тезисы, материалы докладов на симпозиумах, конференциях, семинарах	Наименование конференции, симпозиума, семинара
Поддержка и характеристика научно-исследовательской деятельности студентов	Студенческие научные конференции	количество, статус, количество докладов, награды
Продукция НИРС	Публикации студентов без соавторов сотрудников вуза	количество

На рисунке 13 изображена функциональная схема алгоритма оценки НИД кафедры, представленный в виде SADT-диаграммы. Эта диаграмма является вторым уровнем декомпозиции родительской диаграммы, представленной на рисунке 5. Алгоритм состоит из нескольких этапов. На первом этапе система получает сигнал от пользователя о необходимости провести анализ качества НИД кафедры. При этом система посылает запрос базе данных на выборку информации, представленной в таблице 6. Далее на основе полученной информации система конкретизирует критерии в соответствии с запросом пользователя. Варианты запроса должны выбираться опционально, например, вариантность промежутка периода для которого делается запрос.

На третьем этапе происходит ранжирование критериев на основополагающие и связующие, в соответствии с таблицей 6. Это необходимо для разделения критериев на более и менее приоритетные с точки зрения оценки.

На пятом этапе происходит определение степени выраженности критериев для итогового формирования результатов оценки.