"Это было еще в начале 1991 года, и мы должны были доказать итальянцам, что их российские партнеры в состоянии сделать то, за что взялись. Мы вместе с ними все просчитали, ведь эти деньги принадлежали им, а нас никто ие учил бережно относиться к деньгам, они всегда были государственные, то есть ничьи. Наши итальянские партнеры вынуждены были приезжать сюда три раза. Они внимательно анализировали все цифры, все взвешивали, изучали всех возможных партнеров, и только после всего этого было принято окончательное решение. На все эти переговоры, переписку, пересылку документов, дискуссии ушло восемь или девять месяцев, прежде чем соглашение было подписано."

Леонид Макарон, генеральный директор СП "Пронто Москва".

5. Кооперативы

Кооперативы были первыми предприятиями малого бизнеса, разрешенными в России для осуществления частными лицами предпринимательской деятельности. На них иногда обрушивались с несправедливой критикой за "насаждение капитализма" в условиях социалистической экономики. Сегодня они в большинстве своем преобразованы в акционерные общества и другие предпринимательские структуры. На Западе кооператив означает совсем иную форму предпринимательства.

В Великобритании кооператив является одной из древнейших форм организации бизнеса. Он создается равноправными владельцами и функционирует в целях получения прибыли, равно как и в интересах местного населения. Различие между кооперативом и обычной британской компанией состоит в том, что в кооперативе все его члены имеют одинаковое право голоса. А в соответствии с исторически сложившейся организационной структурой английских компаний, число голосов одного акционера определяется общей стоимостью его акций. Это значит, что все члены кооператива равны, независимо от их финансового положения.

Кооперативы в Великобритании распространены в основном в сельской местности, где такие предприятия предоставляют услуги местным фермерам. В число таких услуг может входить все, что угодно: от продажи их продукции до технического обслуживания и торговли оборудованием. Прибыль поступает в кооператив и используется для общего блага как кооператива, так и фермеров.

В России такую предпринимательскую структуру еще предстоит осваивать, но потенциал для ее развития здесь имеется, особенно там, где нескольким малым фирмам требуются аналогичные услуги, например, содержание здания, где размещаются их офисы, или предоставление оборудования, которое ни одна из фирм самостоятельно приобрести не может.

В Шотландии появился более современный вариант кооператива, инициатором которого явилась организация под названием Комьюнити Бизнес Скотланд (Community Business Scotland). Она возникла благодаря решительному настрою группы местных жителей, у которых практически не было капитала, но была вера в идею. Они боролись за ее реализацию при поддержке местных органов власти и, наконец, добились ее признания центральным правительством в Лондоне.

В ее основе лежит тезис о том, что не следует ждать от центрального правительства программы помощи. Эту работу нужно организовывать на местах своими силами. Организация Комьюнити Бизнес Скотланд оказывает содействие в создании малых предпринимательских структур и рабочих мест в районах, которые считаются в той или иной степени ущемленными в социальном и экономическом плане. Она предлагает долгосрочную финансовую поддержку в разумных пределах, организует обучение, предоставляет техническую помощь и необходимые ресурсы.

Например, в небольшом шотландском городке Кардендене создалась угроза закрытия единственного магазина. 200 местных жителей собрались и написали бизнес-план, который предполагалось воплотить в кооператив. Затем они предложили вступить в члены кооператива и другим местным жителям за умеренную плату. Собраный в результате этого капитал оказался довольно внушительным. В кооператив вступили 1200 человек, и с их помощью дирекция магазина смогла привлечь дополнительное финансирование. Через полгода планы по выручке стали еженедельно перевыполняться, и сегодня правление кооператива собирается расширить бизнес.

Комьюнити Бизнес Скотланд - это лишь пример. Почему бы не попробовать такую организацию бизнеса в России?

Стоит ли теперь пересмотреть ваши финансовые потребности?

Сейчас вам следует подумать - может быть, есть смысл начать дело с малого вместо того, чтобы задерживать его открытие, ведь задержка неизбежна, если ждать, пока не наберется необходимый капитал. Ведь даже если вы начнете с небольшого масштаба, вы будете набираться ценнейшего опыта работы на рынке и постигать науку менеджмента.

Если вы обращались за финансированием к потенциальным кредиторам, и все вам отказали, вам, вероятно, следует пересмотреть ваше предложение. Кредиторы и потенциальные инвесторы дадут объективную оценку вашей идее, так как на данном этапе они не имеют коммерческого интереса в открытии вашего бизнеса. Так что если ваш бизнес-план на самом деле несостоятелен и будет отвергнут, то они заслужат только благодарность.

Предположим, что вы уже почти набрали необходимую сумму и решаете открыть бизнес, однако при этом у вас может не быть достаточного "запаса прочности". Это объясняется тем, что невозможно предвидеть все, и некоторые затраты могут превысить запланированные. Если у вас нет свободных денежных средств или иных ресурсов на этот случай, вас могут ждать большие неприятности.

Внося коррективы в вашу расходную часть, надо начинать с основных статей, таких как оборудование и автотранспорт. Может быть, есть смысл сократить закупки оборудования или приобрести оборудование, бывшее в употреблении. Можно также снизить товарные запасы или принимать персонал на сокращенный рабочий день. Существует много способов уменьшения расходов. Помните, что ваш бизнес-план - это не догма.

После того, как вы критически оцените возможности получения финансирования, вам, возможно, захочется переделать бизнес-план с учетом новой финансовой ситуации. Работая в условиях рынка, необходимо проявлять гибкость и делать поправки с учетом конъюнктуры.

Поиски финансирования бизнеса - дело непростое как в России, так и на Западе, но многие бизнесмены, благодаря своему упорству и настойчивости, добиваются своего. Если вы убеждены, что ваша идея обречена на успех, то эта убежденность и будет помогать вам в поисках. Многие самые известные бизнесмены начинали, имея только идею, но у них хватило решимости и силы убеждения, чтобы получить необходимую финансовую поддержку. Сегодня в России самые широкие перспективы для бизнеса, которыми вы вполне можете воспользоваться. Итак, ваш ход, господа.

Глава 8: С чего начать и как организовать работу

«Я выполнял все работы в пиццерии и в диспетчерской, и мне это нравилось. Я приходил на работу по ночам, принимал по телефону заказы и беседовал с клиентами. Потом шел выполнять заказы, то есть разогревать пиццу, упаковывать в коробки и отправлять по адресам. Так что всю технологию я знаю от и до. Я сам доставлял пиццу клиентам под видом простого курьера и был рад, когда мне давали двадцатку на чай."

Константин Борцов, президент фирмы "Пицца Риф", С-Петербург.

В первой части этой книги мы рассказали о том, с чего следует начинать при открытии своего малого предприятия. Второй раздел посвящен вопросам, в которых должен ориентироваться каждый предприниматель, чтобы более эффективно и рентабельно управлять своим бизнесом. Эта глава дает общее представление о том, что нужно знать начинающему бизнесмену.

Наименование предприятия

"И вот сегодня мое название стало очень популярным, и мне приятно, что я попал в точку."

"Когда началась перестройка, стали открываться новые рестораны и магазины. Я был горожанином, но решил завести ферму. Название своему кооперативу я дал "Ферма", и все вокруг стали подшучивать надо мной. Говорили, что лучше было бы назвать "Звезда" или "Прогресс" или что-то в этом духе. Сегодня это слово стало

очень популярным, и мне приятно, что я попал в точку."

Вахтанг Махарадзе, генеральный директор "Интерфермы", Москва.

Если ваше предприятие будет преуспевать, его имя останется с ним надолго, поэтому, видимо, есть смысл потратить и время, и силы, чтобы с самого начала выбрать подходящее название. Надо учитывать и возможное расширение вашей деятельности за пределы предусмотренной первоначально. Можно привести пример не совсем удачного выбора наименования британской авиакомпании Верджин Атлантик Эйрвейз (Virgin Atlantic Airways). В начале своей деятельности это была небольшая компания с рейсами через Атлантический океан: "Лондон - Нью-Йорк". Сегодня ее маршруты пролегают в Японию, а в скором времени откроется рейс и в Австралию. Так что слово "Атлантик" (Atlantic) в наименовании вряд ли отражает поистине международный охват этой компании. Наверное, им лучше было бы иметь в своем названии что-то вроде "Интернэшнл" (International).

При выборе названия вашего предприятия нужно учитывать следующие аспекты:

Юридические требования к типу предприятия

Юридические ограничения на использование

некоторых слов, таких, как, например, "банк"

Вашу деятельность на ближайшее время и в долгосрочной

перспективе

Аналогии с предприятиями, подобными вашему

Соответствует ли оно тому имиджу, который, по вашему,

должен сложиться у клиентов?

Запоминается ли оно, выразительно ли и привлекает ли

внимание?

Для некоторых видов предпринимательской деятельности название не так важно, но когда имеешь дело с широкой публикой, то надо, чтобы оно оставалось в памяти. Будьте также осторожны с названиями, которые совершенно очевидны для вас, но непонятны для посторонних людей.

Многие предприятия пользуются также фирменным знаком, который фигурирует на их бланках, автомашинах и прочих аксессуарах, с которыми сталкиваются клиенты. Хорошо оформленный фирменный знак поможет клиентам вспомнить вашу продукцию или услуги, если они забыли название вашей фирмы.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Чтобы узнать мнение других о выбранном вами названии фирмы, выпишите на отдельных карточках ваше название и четыре других, которые вы также обдумывали. Попросите 10 человек расставить все пять наименований в порядке предпочтения. Не привлекайте к этому заданию друзей или родственников, так как они необъективны и выберут то, которое, по их мнению, нравится вам. Постарайтесь найти для этого людей, которые больше всего напоминают ваших будущих клиентов. Проделайте то же самое и с вашим фирменным знаком.

Планирование деятельности

Управлять предприятием, а не просто на нем работать, - это значит постоянно заботиться об эффективности его деятельности. Некоторые коллективы выкупили предприятия, где работали, и сейчас управляют ими, получая прибыль. Проработав на них многие годы, они знают, что и где нужно изменить.

Есть и другие примеры. Скажем, тот же Константин Борцов, который вынужден был самостоятельно делать каждый шаг в своем бизнесе. И в том, и в другом случае новые предприниматели бросают вызов общепринятым методам хозяйствования и пробуют новые более эффективные приемы. Это постоянное стремление к совершенству повышает эффективность бизнеса и может привести к тому, что один из конкурентов будет получать большую прибыль, чем другие, работающие в той же отрасли.

Многое в этой книге посвящено тому, как искусство маркетинга поможет вам добиться максимальной прибыли от ваших клиентов. Одно следует помнить постоянно, а именно: прибыль есть "выручка от реализации" минус "затраты на реализацию". Соответственно, можно повысить рентабельность вашего бизнеса как за счет снижения затрат, так и через повышение объема реализации.

Многие бизнесмены прилагают много сил к тому, чтобы продать свои товары или услуги по наивысшей цене. При этом они забывают о возможности сокращения затрат на материалы для изготовления продукции.

"Здесь полно всяких посредников, и много денег уходит к ним за услуги."

"Здесь полно всяких посредников, и много денег уходит к ним за услуги по поставке бумаги. Наш коммерческий директор отправился прямо в Якутию, на бумажную фабрику, и закупил бумаги на несколько месяцев вперед. Нам также повезло с типографией, которая выполняет очень качественную печать и недорого. Причина дешевизны в том, что печатный станок типографии не того формата, и поэтому у нее мало заказчиков."

Сергей Строителев, главный редактор газеты "Город N ", Ростов-на-Дону.

Ваш бизнес-план поможет вам повысить эффективность управления вашим предприятием. Проставляя фактически полученные показатели против плановых, вы имеете возможность контролировать ситуацию. Вы сможете точнее рассчитать затраты по различным подразделениям вашего предприятия. Это позволит вам упорядочить методику расчета для планирования объемов производства продукции или услуг.

Наряду с конкретными расчетами по вашим подразделениям вам следует рассмотреть ряд более общих вопросов прежде, чем приступать к составлению планов. К ним относятся:

Отпуска сотрудников

График технического обслуживания оборудования

Дополнительные мощности оборудования

Материальные запасы и график закупок

Запасы готовой продукции

Обеспечение цикличности поставок без затоваривания

Увязка между производственными мощностями, товарными

запасами и прогнозами по реализации

Резерв времени для найма и подготовки кадров

В конечном итоге ответственность за результаты работы фирмы несет ее владелец. Поэтому он должен знать, как работает его предприятие. Для этого лучшим путем является изучение функций, которые оно выполняет. Не исключено, что для решения проблем придется привлекать и сторонние фирмы.

"У нас были проблемы с сырьем для нашего производства. Но мы выжили, потому что наше производство небольшое и гибкое. Мы попытались увязать в одну цепочку всех наших основных поставщиков и стараемся по возможности оказывать друг другу помощь в решении различных проблем, и, естественно, при таких условиях они с большей готовностью поставляют нам свою продукцию. Например, фурнитуру для нашей обуви мы получали из Италии, так как не было местных поставщиков. Так вот, мы закупили необходимое оборудование для изготовления ее и заключили соглашение с одной московской фирмой о поставках этой продукции нам, и сегодня они просят нас увеличить объемы заказов и помочь им наладить реализацию другим заказчикам. Такие проблемы решать можно, нужно только время и терпение." Валерий Докшукин, генеральный директор российско-итальянского СП по изготовлению обуви "Заритал" ( Zarital), Москва.

Отношения с государственными органами, поставщиками и клиентами

Если бы становитесь предпринимателем, то ваши взаимоотношения со сторонними организациями изменяются. При социалистической системе хозяйствования отношения между фирмами, государственными учреждениями и частными лицами предписывались в законодательном порядке и никакие отклонения не допускались.

В рыночной экономике эти взаимоотношения носят совершенно иной характер. Будучи владельцем малого предприятия, вы несете ответственность за любые действия, как ваши, так и ваших сотрудников, поэтому вы должны ясно представлять себе ваши обязательства перед теми, с кем вы имеете дело.

1. Государство

«Правительство приняло решение, согласно которому оно вправе

наложить арест на всю необъявленную прибыль. Если отчет не представляется в установленный срок, то на предприятие налагается штраф. Аналогичным образом, в случае отказа предъявить отчетные документы или показать бухгалтерские счета налоговому инспектору, предприятию грозят штрафные санкции. Сокрытие счетов от налоговой инспекции граничит с уголовной ответственностью. Ответственность огромная, и, в основном, она ложится на предприятие, так как по закону бухгалтер юридической ответственности не несет. Если он обнаружит какие-то расхождения, то он не обязан, как раньше, докладывать об этом. Он только должен поставить в известность руководство фирмы о произошедшем нарушении. Затем руководитель дает ему указание принять необходимые меры, и бухгалтер выполняет это распоряжение, но он уже не обязан докладывать об этом никакой сторонней организации.»

Сергей Балканов, эксперт по вопросам бухгалтерской отчетности, Москва.

Сегодня сам предприниматель обязан знать различные законы и нормативы и выполнять их. Это не так просто в ситуации, когда их трудно найти. Вам придется обращаться за советом к другим предпринимателям или в предпринимательские ассоциации.

Предпринимателю следует помнить и о других юридических требованиях, таких как:

1. Все предпринимательские структуры должны быть зарегистрированы в местном отделении пенсионного фонда, куда они обязаны производить отчисления от фонда заработной платы.

2. Сегодня строго контролируется соблюдение законодательства в области здравоохранения и экологии. Эти функции возложены на местные санитарно-эпидемиологические станции и комитеты по охране окружающей среды. СЭС выдает разрешение на производственную деятельность и проводит инспекцию как до начала, так и в ходе процесса производства. У этих организаций есть право облагать штрафными санкциями виновных в нарушениях, и если указанные нарушения не устранены в определенный срок, СЭС может закрыть производство.

3. Кроме того, существует трудовое законодательство, которое регулирует процедуру найма. Установлен минимальный размер заработной платы, право на отпуск и другие нормы. Споры по этим вопросам между персоналом и нанимателями могут привести к длительным судебным разбирательствам.

Вы, как владелец предприятия, обязаны постоянно быть в курсе последних изменений в законодательстве. Для этого можно, например, регулярно читать газеты по бизнесу, в которых имеются материалы о таких изменениях и о том, как они сказываются на деятельности предпринимательских структур. Если же вы что-то упустите, это не снимет с вас всей ответственности, и вас могут подвергнуть штрафным санкциям.

"Очень важно следить за изменениями в законодательстве. Это помогает при планировании собственной деятельности."

"Законодательная база непрерывно развивается. Я в числе первых получила участок земли, и с тех пор закон постоянно совершенствовался. Я внимательно слушаю все заявления депутатов. Мне кажется, что очень важно следить за изменениями в законодательстве и за процессом законотворчества. Это помогает прогнозировать развитие событий и учитывать их при планировании собственной деятельности." Ольга Кузнецова, владелица фермы под С-Петербургом.

2. Отношения с поставщиками товаров и услуг

Помимо работы с вашими клиентами вам придется иметь дело и с другими фирмами, чьими товарами и услугами вы пользуетесь для создания своей продукции. Предприниматель должен установить связи с такими поставщиками на уровне договорных отношений. Понимание содержания договоров является очень важной составляющей управления предприятием.

Некоторым договоры представляются в виде длиннющих документов с разными статьями, выполненными на юридическом жаргоне, которые оканчиваются множеством подписей с печатями. На самом же деле, любой договор - это прежде всего соглашение между сторонами. Суть соглашения в том, что одна сторона делает предложение другой стороне, которое последняя принимает и производит оплату в какой-то форме. Даже не сознавая этого, вы все время вступаете в договорные отношения.

Когда вы покупаете что-то у уличного торговца или в магазине, вы заключаете договор, хотя бы и очень краткосрочный. В самом деле, ведь вам предложен товар, вы поторговались о цене, а затем приняли предложение. Договор состоялся, и он исполняется, т.е. поставка товара против оплаты в соответствии с устным соглашением между двумя сторонами. Так же и бизнесмены сначала договариваются о цене, затем согласовывают условия и варианты платежей - и договор считается заключенным, даже если единственным признаком этого является договоренность, скрепленная рукопожатием. Не обязательно, но все же желательно оформлять договор в письменном виде, так как без документального подтверждения трудно будет доказать, о чем шла речь.

Каждый договор обусловлен характером конкретной сделки. Договор купли-продажи автомашины по содержанию сильно отличается от документа, который подписывают стороны, договаривающиеся о строительстве нового дома. При этом, однако, многие статьи в обоих договорах будут похожи.

"И в России есть договоры, имеющие юридически обязательную силу. В них тоже подробно излагаются условия, которые согласовываются сторонами-участницами. Однако такая уж нынче в России обстановка в деловом мире, что многие предприятия требуют предоплату, и вот почему. Во-первых, банковская система недееспособна и не обеспечивает оперативного перечисления денежных сумм, и во-вторых, финансовое состояние некоторых фирм оставляет желать лучшего, а поставщики, вступающие с ними в договорные отношения, не очень-то расположены, да и времени у них нет, проверять кредитоспособность каждого своего заказчика." Юрий Смирнов, эксперт фирмы "Марин Компьютер Системз" (Marine Computer Systems), С-Петербург.

Во всех договорах излагаются обязательства сторон. Там также определяется порядок разрешения споров. Если разрешение мирным путем не представляется возможным, то стороны вправе обратиться в какую-нибудь компетентную правовую инстанцию.

Гражданский суд рассматривает имущественные споры между гражданами России. Его процедуры определены в Положении о гражданском судопроизводстве Российской Федерации.

Арбитражные суды ведут дела в соответствии с законом об арбитражном суде и рассматривают споры в области предпринимательской деятельности между гражданами и организациями.

Для разрешения споров можно также обращаться в третейские суды, но обе стороны должны согласиться на рассмотрение дела в этом суде, прежде чем он приступит к слушанию. Для ускорения разрешения таких споров некоторые предприятия включают в свои договоры положение о том, что в случае возникновения спора, стороны согласны на рассмотрение дела в таком суде. Однако отсутствие такого пункта в контракте не препятствует обращению в этот суд при условии, что стороны не возражают против этого.

Не следует легковесно относиться к судебному разбирательству, ибо оно может оказаться весьма дорогостоящим и продолжительным. Придется привлекать юристов, и обе спорящие стороны обязаны присутствовать на разбирательстве. В отдельных случаях проигравшая сторона обязана оплачивать судебные издержки всех сторон в споре. Поэтому очень важно проконсультироваться у юристов перед тем, как заключать какую-нибудь сделку. А если договор уже подписан, то вы несете ответственность за выполнение взятых на себя обязательств, как бы ни были невыгодны для вас условия договора.

Четко составленные и хорошо проработанные договоры являются гарантией того, что стороны учли все нюансы сделки. При этом, однако, предприниматель должен внимательно проанализировать способность противоположной стороны выполнить договорные обязательства.

«Руководителю малой фирмы совершенно необходимо быть юридически грамотным»

"Руководителю малой фирмы совершенно необходимо быть юридически грамотным или во всяком случае прислушиваться к рекомендациям своих юристов, особенно при составлении договоров и аналогичных документов."

Сергеи Шапигузов, президент российско-британского совместного предприятия "КПМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.

3. Как вести дела со своими клиентами

Многие предприятия малого бизнеса в России предлагают свою продукцию и услуги широкой публике, а не другим предприятиям. При старой системе покупатели в государственных магазинах имели довольно мало прав. Качество товаров было, как правило, низким, и нередко проданные вещи оказывались с дефектом, но покупатель не имел права на возврат товара, если он вышел из магазина. Было принято тут же распаковывать и проверять только что приобретенную вещь прямо в магазине, потому что покупатель терял все права после выхода из магазина.

Сейчас положение в России меняется, и даже начинают появляться ассоциации прав потребителей. Предприниматель должен помнить о постоянно расширяющихся правах потребителей. На Западе потребители объединились и создали организации защиты прав потребителей, которые поставили перед собой задачу устранить превосходство коммерческих интересов поставщиков над интересами покупателей. Они продолжают бороться за следующие права:

Право на безопасность - потребители должны быть защищены от вредных для здоровья или опасных для жизни товаров, процедур и услуг.

Право на информацию - потребители должны иметь право знать факты, чтобы быть в состоянии сделать правильный выбор и иметь защиту против нечестной или ложной рекламы или этикеток.

Право выбора - потребители должны иметь доступ к широкому ассортименту товаров и услуг удовлетворительного качества по конкурентоспособным ценам.

Право слова - интересы потребителей должны быть учтены при подготовке и осуществлении государственной политики.

Право на компенсацию - потребителям должно гарантироваться объективное рассмотрение их справедливых претензий, в том числе компенсация за обман, дефекты товаров или неудовлетворительное обслуживание.

Право на просвещение в области прав потребителей - получать информацию об основных правах и обязанностях потребителей и как ими пользоваться.

Право на здоровое окружение - жить и работать в условиях, которые не угрожают здоровью нынешнего и грядущих поколений.

Организации защиты прав потребителей на Западе обладают мощным потенциалом и оказывают влияние на процесс подготовки законов. Не случайно, что такая страна, как Соединенные Штаты, которая многим представляется цитаделью свободной конкуренции и рынка, одновременно является одной из самых законопослушных в мире. Чем больше поощряется свобода предпринимательства, тем больше нужно гарантий того, что потребители не окажутся жертвами предпринимателей.

Эти организации принимают участие в разработке широкого круга законодательных актов, в том числе по безопасным товарам, гигиене и здравоохранению, рекламной деятельности, ответственности за качество товаров, гарантийным обязательствам, рекламациям, перечню ингредиентов и добавок и контролю за использованием токсичных веществ.

Организации в защиту прав потребителей считают, что создание справедливого и цивилизованного общества требует контроля за использованием потребителей в интересах предпринимателей. Они также полагают, что на рынке, где господствует только конкуренция и нет разумного механизма контроля, правит "закон джунглей".

Первые независимые объединения потребителей в бывшем СССР появились в 1989-1990 годах. В сентябре 1990 года после обращения Верховного Совета Российской Федерации Комитет конституционного надзора СССР отменил несправедливые ограничения по возврату некачественных товаров. В мае 1991 года Верховный Совет РСФСР почти единогласно принял Закон о защите прав потребителей.

Российские организации потребителей распространяют достоверную и объективную информацию о важности защиты прав потребителей. Они принимают участие в судебных разбирательствах, в результате которых на предприятия, нарушающие этот закон и договорные обязательства, налагаются штрафные санкции.

"Наши организации потребителей становятся источником информации, нацеленной на защиту интересов потребителей."

"Мы издаем журналы совместно с контрольными органами, где помещаем анти рекламную информацию и предупреждения в отношении отдельных товаров, представляем системы оценки, с помощью которых анализируется качество различных товаров на основе статистических данных, имеющихся в аналитических лабораториях. Мы также ведем судебные процессы против предприятий и консультируем по вопросам планирования семейного бюджета Вместе с рядом других учреждений мы выступили с инициативой о создании организаций по кредитованию потребителей. Они призваны стать альтернативой государственным, сберегательным и коммерческим банкам и гарантировать сбережения потребителей, а также предоставлять потребителям льготные ссуды. Наши организации потребителей становятся источником информации, нацеленной на защиту интересов потребителей."

Александр Аузан, президент Международной конфедерации обществ потребителей России, Москва.

Для предпринимателя появление новых организаций потребителей означает, что потребители все более осознают свои права и могут принимать соответствующие меры против тех предприятий, которые ведут себя недобросовестно. Кроме того, есть целый рад соображений в области маркетинга, по которым предприятиям должно быть выгодно уважать потребителя и стараться выполнять его пожелания, а не просто пользоваться им. Потребители должны быть друзьями предпринимателей, ибо они обеспечивают доход, а стало быть возникает вопрос: есть ли смысл нечестно поступать по отношению к ним? Надо помнить, что в конце концов именно потребитель решает, с кем он будет иметь дело, с вами или с вашим конкурентом.

Глава 9: Организация финансовой деятельности

«В настоящее время мы подводим баланс в конце каждой недели, но с помощью новых сотрудников, которых мы сейчас принимаем, мы будем знать наше финансовое положение по состоянию на каждый день. Мы переходим на западный стандарт организации финансовой отчетности, который обеспечивает достоверность и правильное представление данных. Когда вы зарабатываете деньги для себя, эта система единственно пригодная. Если государство выделяет вам средства, вам не нужно ни о чем беспокоиться, не надо ничего планировать, однако, если вы работаете на себя, то все ваши действия должны просчитываться, а для этого вам нужна финансовая информация".

Игорь Пьянков, директор фирмы "Авиатика", Москва.

В этой главе мы расскажем об основных принципах организации финансовой деятельности на малом предприятии. В задачи нашей книги не входит детальное разъяснение сложнейших стандартов ведения бухгалтерских книг или еще более замысловатых методик бухгалтерского учета. Однако если вы постигнете их суть, вы сможете оценить показатели вашего бизнеса и получить необходимую информацию для принятия управленческих решений.

Здесь представлены методы ведения учета, которыми пользуются на Западе все начинающие предприниматели для оценки результатов своей деятельности и для обоснования решений по повышению ее эффективности. Эти методики общеизвестны и с успехом применяются во всем мире. Сегодня, когда Россия переходит к рыночной экономике, потребность в этих принципах становится все более очевидной, так как предприятия вскоре начнут конкурировать друг с другом в борьбе за одних и тех же потребителей и стараться повысить свою эффективность.

Разумеется, бухгалтерский учет существовал и при социализме, но, хотя некоторые его элементы аналогичны западной системе учета, между ними есть весьма существенные различия, поскольку предназначены они для разных целей. Западному бизнесмену необходимо прежде всего оценить прибыльность и жизнеспособность своего бизнеса, поэтому для него самыми важными являются два документа: расчет прибылей и убытков и расчет движения денежных средств. Из первого можно сделать вывод о рентабельности предприятия, а второй показывает наличие денежных средств на счете, т.е. достаточно ли финансовых ресурсов.

Этот второй аспект требует особого внимания, так как неправильная организация оборота денежных средств является одной из самых распространенных причин краха предприятий малого бизнеса на Западе. Даже очень рентабельное предприятие может обанкротиться, если вовремя не принять меры по намечающейся критической ситуации с денежными средствами.

" В рыночной системе финансовая информация жизненно необходима руководителям предприятий для принятия управленческих решений."

"В централизованной экономике финансовая информация в основном используется на более высоких уровнях управления. В рыночной же системе финансовая информация жизненно необходима для принятия управленческих решений в условиях рынка. Именно принципы формирования финансовой информации и форма ее предоставления должны в наибольшей степени удовлетворять интересам предпринимателей."

Сергей Шапигузов, президент бухгалтерской фирмы "КПМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.

Для социалистической системы бухгалтерского учета самым важным документом является баланс, характеризующий финансовое состояние предприятия и представляющий собой детальный перечень объектов собственности организации. Это вполне понятно, так как в системе централизованного управления министерства больше беспокоило финансовое состояние предприятий, а не выполнение "плана по прибыли". Министра могли снять, если на "его" предприятии обнаруживали хищения, в то время как за невыполнение плана по прибыли ему в худшем случае грозил выговор.

"В нашей организации для анализа показателей хозяйственной деятельности применяются распространенные на Западе принципы бухгалтерского учета. Мы не ждем, пока наши правительственные органы перейдут на международные стандарты. Эти данные используются нами для принятия управленческих решений и для оценки выполнения плановых показателей. Разумеется, мы, тем не менее, продолжаем представлять отчеты по установленной форме в налоговую инспекцию."

Алексей Антипов, директор по финансам издательства "С.А.П." (S.A.P), Москва.

Последняя фраза из этой цитаты свидетельствует о том, что, вероятно, российские бухгалтерские службы вскоре будут представлять данные в два адреса: руководству предприятия и в налоговую инспекцию. Это, однако, не означает, что вам можно медлить с внедрением новых методик до их законодательного оформления, ведь получаемая с их помощью информация совершенно необходима вам для работы.

Подготовка одной информации в разных формах широко практикуется бухгалтерскими службами на Западе, которые оформляют все отчетные документы в соответствии с установленными нормативными требованиями и ежегодно представляют их в финансовые органы. Эти же данные, но с большим акцентом на повседневную деятельность, передаются руководству предприятия. На предприятии, всецело зависящем от поступлений наличных средств, например, в магазине, такие данные должны представляться ежедневно, а на производстве эту информацию можно готовить раз в месяц или с другой периодичностью в зависимости от специфики предприятия.

Почему все это так важно для вашего малого предприятия?

После того, как ваше предприятие начнет финансово-хозяйственную деятельность, вам нужно будет знать, как обстоят дела с прибылью и можно ли рассчитывать на то, что плановые показатели будут достигнуты. А для этого необходимо вести соответствующий учет. Этим занимается бухгалтерия. Учетные данные заносятся в бухгалтерские книги. Информация, которую вы можете извлечь из этих книг, дает вам возможность проанализировать результаты работы и принять соответствующее решение. Надо также сопоставить фактические показатели со сметой прибылей и убытков и расчетом движения денежных средств по вашему бизнес-плану.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Если на вашем предприятий принята правильная система бухгалтерского учета, то вам не составит особого труда ответить на следующие вопросы:

Выполняете ли вы свои планы?

Возможны ли какие-то дополнительные проблемы, которые вы, упустили из виду ?

Какую прибыль вы получаете в настоящий момент?

Отличается ли прибыль прошлого месяца от плановой, и если да, то чем это объяснить?

Каково состояние с денежными средствами?

Когда в последний раз вы детально анализировали показатели вашего бизнеса?

Каково соотношение между вашими накладными расходами и прямыми затратами?

Как скажется на прибыльности вашего бизнеса снижение накладных расходов на 10%, 25%, 40%?

Что произойдет, если объем реализации сократится на столько же?

Если бы не в состоянии ответить на эти вопросы, подумайте: может быть не вы руководите вашим предприятием, а наоборот?

Если вы относитесь к бухгалтерии как к чему-то второстепенному, то вполне возможно, что вы просто не в курсе, приносит ли ваш бизнес прибыль, или вы терпите убытки. Организация финансовой деятельности должна иметь такой же приоритет, как и виды деятельности, которые приносят доход. Если вы начали свое дело для того, чтобы получить прибыль, то у вас должна быть система оценки его эффективности. В противном случае, как вы узнаете, что вы на правильном пути?

Информация о финансовой деятельности предприятия проходит две стадии обработки: бухгалтерский учет и расшифровку показателей. Первая стадия предполагает наличие системы учета всех операций. Вторая позволяет представлять информацию в "удобоваримом" виде, что в некоторых случаях сводится к составлению отчетов. По мере развития предприятия обе стадии обработки постепенно усложняются, но принципиальное их назначение не меняется.

"Мне кажется, что наши начинающие бизнесмены и менеджеры не могут расстаться с устаревшим пониманием роли бухгалтера и бухгалтерского учета."

"Мне кажется, что наши начинающие бизнесмены и менеджеры не могут расстаться с устаревшим пониманием роли бухгалтера и бухгалтерского учета. Дело в том, что они еще не научились правильно пользоваться финансовыми данными и анализировать их ."

Сергей Шапигузов, президент фирмы "КГТМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.

Правильное понимание финансовых вопросов особенно важно для развивающегося бизнеса. Плохая организация финансовой деятельности остается одной из основных причин краха малых предприятий, и поэтому очень важно, чтобы сам владелец контролировал приход и расход денежных средств и старался предвидеть потребность в них.

Если с помощью современной системы бухгалтерского учета предприниматель выявит признаки потенциальной угрозы его финансам и своевременно примет необходимые меры, то проблему можно решить гораздо проще. Кроме того, предприниматель обязательно столкнется с финансовыми потребностями преуспевающего предприятия, связанными с его развитием. Он будет нуждаться в дополнительном финансировании, и это нужно предвидеть. Теперь вам должно быть ясно, что предприниматели обязаны постоянно повышать свои знания, чтобы успевать за растущими потребностями своего бизнеса.

Кто должен вести учет

Желательно, чтобы на первых порах этим занимался сам предприниматель. На практике так и происходит, однако если открывшееся предприятие более крупное, имеет смысл сразу же поручить бухгалтерию другому человеку. При этом важно, чтобы первоначально сами руководители, хотя бы частично, взяли на себя эти обязанности, чтобы понять финансовый механизм своего предприятия и проникнуться принципами финансовой деятельности.

Впоследствии, по мере развития предприятия и с переходом на более сложные методики бухгалтерского учета руководитель будет более восприимчив к поступающей информации и более эффективно будет ее использовать, даже когда бухгалтерский учет будет уже выполняться другими.

Ваша система бухгалтерского учета должна быть простой для понимания и использования. Она должна быть доступна любому достаточно подготовленному сотруднику, чтобы он мог с ней работать, если вы слишком заняты или находитесь в отъезде. Кроме того, простая система учета способна выдавать нужную и оперативную информацию, а усложненные системы требуют больших затрат времени на получение важной информации.

Существует ряд методик бухгалтерского учета, но для малого бизнеса наиболее подходящей представляется система анализа кассовой книги. Основное внимание она уделяет организации управления движением наличных денежных средств, что является первоочередной задачей при открытии предприятия.

Это очень простая и эффективная система учета всех поступлений и выплат, которую можно легко приспособить к специфике любого предприятия. В простейшем виде кассовая книга регистрирует суммы поступлений и выплат, но при небольшой доработке эти записи могут дать вам дополнительную полезную информацию.

Если вы имеете счет в банке, то движение денег по счету должно учитываться аналогичным образом. В совокупности эта информация даст вам представление о состоянии дел на вашем предприятии.

Первичные документы и счета

При покупке чего-то необходимого для вашего предприятия, вы должны иметь какое-то подтверждение произведенных расходов, как правило, в форме первичных оправдательных документов. Эти документы следует складывать вместе для бухгалтерии, а затем, после соответствующей регистрации, хранить на случай ревизии. Поскольку такие документы (товарные чеки, квитанции и т.д.) могут быть самых разных размеров, то их удобнее приклеивать к листам бумаги и подшивать в папки по неделям или месяцам. Квитанции и другие документы, по которым вы еще не получили деньги из кассы, должны храниться отдельно.

На некоторых предприятиях требуется выдавать документы клиентам или покупателям, например, счета-фактуры. Они должны быть пронумерованы для учета в ваших книгах, а копии остаются на хранение.

На других предприятиях деньги поступают мелкими суммами за каждую сделку, и их детальный учет невозможен иначе, как в виде итоговой суммы поступлений за день.

Хранение первичных оправдательных документов для некоторых видов предпринимательства имеет большое значение в силу возросших полномочий налоговых органов. Такой детальный учет является подтверждением достоверности ваших отчетных данных. Независимой проверке счетов, т.е. ревизии, в большинстве западных стран подлежат бухгалтерские счета всех предпринимательских структур.

Законы и бухгалтерия

Предприниматель должен хорошо разбираться в бухгалтерском деле еще и потому, что налоговая инспекция также требует соблюдения нормативов оформления бухгалтерских книг.

"Одна из главных причин, по которой фирма может понести огромные потери состоит в том, что ее руководители не знают финансового и налогового законодательства. Раньше директор считал, что в задачи его бухгалтера входит передача информации следующему по инстанции, но сегодня это в основном налоговый инспектор. Сегодня бухгалтер обязан, помимо прочего, особенно внимательно относиться к отражению в учете доходов и расходов предприятия в точном соответствии с действующим налоговым законодательством."

Сергей Шапигузов, президент фирмы "КПМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.

Элементарный учет по кассовой книге на малом предприятии

Деньги поступают и выплачиваются двумя способами: в виде банкнот (наличными) или через счет в банке. Первый вариант наиболее распространен на малых предприятиях. Некоторые из них даже обходятся без банковского счета и рассчитываются только наличными. Другие организации используют как наличный, так и безналичный расчет для оформления поступлений и выплат. Системы учета на малом предприятии должны быть достаточно гибкими и позволять работу с обоими вариантами.

Управление движением денежных средств на малом предприятии

Бухгалтерский учет должен содержать данные по всем поступлениям и расходам, чтобы обеспечить достоверность финансовой отчетности. Необходим отдельный сейф или бумажник исключительно для денег вашей фирмы. Это будет некоторой гарантией против злоупотреблений. Даже в самой малой структуре малого бизнеса ваши личные финансовые дела должны вестись отдельно. Если вы смешаете ваши личные деньги с финансами вашего предприятия, трудно будет правильно оценить результаты его деятельности. На какой-то стадии развития вашего предприятия финансовые органы потребуют разделения средств.

Помимо сейфа или бумажника следует также иметь специальную , тетрадь для учета всех поступлений и выплат. В конце рабочего дня остаток наличных денег в сейфе должен совпадать с записями в тетради. В случае каких-то расхождений, причину нужно выяснить незамедлительно. Ваши первичные документы (квитанции, счета и др.), вероятно, помогут вам в этом.

Для иллюстрации применения методики анализа кассовой книги рассмотрим предпринимательскую структуру, только что открытую одним человеком. Плотник, который принимает заказы у себя на дому, приглашает заказчиков с помощью рекламных листков, а также предлагает свои услуги местным предпринимателям. Его записная книжка выглядит примерно так:



В конце каждой недели он подбивает итог в той же книжке и выводит еженедельные показатели доходов и расходов.

Вы видите, что в начале недели имеется запись "резерв" $15. Эта сумма постоянно находится в бумажнике на всякие непредвиденные расходы. Плотнику эти деньги понадобятся, например, для покупки в понедельник досок и гвоздей. В конце недели расход резерва подтвержден квитанциями, и такая же сумма оставляется на следующую неделю. Если сумма не меняется, то это облегчает учет.

Такая система учета базируется на регулярных выплатах из сейфа или бумажника, как правило, еженедельно, оставляя только резервную сумму. Любые деньги сверх этих сумм могут направляться на нужды бизнеса, перечисляться в банк, или могут быть изъяты из оборота самим предпринимателем, в данном случае, плотником. Данные из его записной книжки затем переносятся в кассовую книгу.

Кассовая книга

Эту книгу можно сделать из простого гросс-буха, папки-скоросшивателя или купить специальную книгу со всеми необходимыми графами. В книге регистрируется движение наличных денег, т.е. приход и расход, а в специальной графе это движение расшифровывается. Поэтому каждая сумма записывается дважды: сначала в итоговой графе и вторично в соответствующей расшифровке. При этом, резервная сумма не вносится в расшифровку, так как она постоянно находится в сейфе, но она записывается в итоговую графу, поскольку она должна быть учтена.

Графы с расшифровкой показывают источник или получателя каждой суммы поступлений или выплат, и это помогает оценить прибыльность вашего бизнеса, выделить конкретные выплаты и поступления, учитываемые при составлении вашего финансового плана.

Страницы слева принято заполнять суммами поступлений. Так, наш плотник записывает свою еженедельную выручку, перенося сюда суммы из своей записной книжки.



Заметьте, что в графе "Прочие" на вторую неделю появляется запись $25. Это сумма, вырученная от продажи лишних досок, скопившихся дома у плотника. Она регистрируется отдельно, потому что она была заработана не на основной деятельности. Через несколько месяцев плотнику, возможно, захочется посмотреть, сколько он заработал на продаже этих досок, и посчитать, "стоит ли овчинка выделки". Выплаты записываются в правую половину кассовой книги:

Очевидно, что справа нужно больше граф, чем слева, потому что выплаты должны расшифровываться более детально. Обычно записываются статьи наиболее регулярных поступлений и расходов, а затем надписываются наименования граф, причем последняя обозначается "прочие". Сюда относятся те поступления и выплаты, которые не подпадают ни под одну из имеющихся категорий.

В первую неделю плотник изъял все денежные излишки и оставил в бумажнике только резерв. В период со второй по четвертую недели он положил деньги на счет в банк, а остальное взял себе. Это его доход или, как говорят, "выплаты владельцу". Плотник - владелец своего предприятия, и ему решать, сколько заплатить себе и сколько положить на счет фирмы.

В конце каждого месяца вы подытоживаете все показатели по графам и получаете общие суммы за месяц с расшифровкой по статьям прихода и расхода.

Существуют два способа арифметической проверки правильности записанных сумм. Плотнику, например, нужно будет убедиться в том, что окончательная сумма в "итоговой" графе в левой части книги равна сумме в правой ее части, в данном случае $775.00. Дело в том, что в конце недели он забирает деньги из бумажника своего предприятия либо в свой карман, либо кладет их на счет в банк, при этом оставляя ту же резервную сумму. Поскольку приход должен быть равен расходу, левая и правая графы книги также должны быть равны, в противном случае где-то допущена ошибка.

Вторая проверка предполагает суммирование всех граф расшифровки. При этом итог должен быть равен сумме "итоговой" графы за минусом резерва. В таком случае записи всех сумм поступлений и расходов в одной из граф расшифровки правильны, причем, как уже оговаривалось выше, резервная сумма не вносится в эту графу. Это показано на следующей иллюстрации:



Эта система позволяет расшифровывать приход и расход, что дает вам возможность лучше понять, как делаются деньги на вашем предприятии.

"Недостаточный контроль за расходами является очень серьезной проблемой."

"Недостаточный контроль за расходами является очень серьезной проблемой, которой не уделяется должного внимания, особенно в малом бизнесе. Надлежащий учет позволяет не только контролировать расходы, но и следить за отдачей от каждой статьи затрат. Можно сопоставить приход с расходом и рассчитать полученную прибыль".

Сергей Шапигузов,президент фирмы "КПМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.

В примере с плотником следует иметь в виду, что хотя графа "банк" находится на странице расходов, это не есть в полном смысле расход. Это всего лишь запись перемещения денег из сейфа плотника на счет в банке, причем они остаются собственностью его предприятия. Кассовая книга - это всего лишь регистр движения денежных средств с расшифровкой, но ни в коем случае не классификатор.

Финансовый учет и счет в банке

По мере развития бизнеса вы можете решить, подобно нашему плотнику, открыть счет в банке. На этот счет вы можете положить свободные деньги и брать их оттуда, если это потребуется для дела. Наш плотник решил забирать почти всю прибыль, но при этом постепенно пополнять счет, что оказалось весьма кстати, когда он решил прикупить инструмент по безналичному расчету.

Предприятия также ведут расчеты между собой по перечислению через банк, либо потому что велики суммы, либо в силу географической удаленности друг от друга.

Любые поступления на счет и перечисления с него должны регистрироваться в банковской книге. С точки зрения бухгалтерского учета банковская книга - это та же кассовая книга, ибо денежные средства на счете в банке и наличные в кассе есть одно и то же - деньги.

Записи в банковскую книгу нужно постоянно обновлять и сверять с выписками из банка. Банки не застрахованы от ошибок, поэтому вы должны внимательно их проверять.

Вот как выглядит страница банковской книги, где показаны поступления на счет предприятия

В этой банковской книге вы видите записи плотника. Два денежных вклада, которые расшифрованы как поступления от реализации и сумма $30, перечисленная фирмой "Старт" за работу, выполненную на этой неделе. Поскольку деньги на счете плотника есть, ему начислены $2 в качестве банковского процента. В графе "прочие" записаны суммы, перечисленные на счет, например, авансом за работу, которую предстоит выполнить в ближайшие несколько недель. Получается, что за октябрь на счет плотника поступило $82.

Как и в кассовой книге, в банковской книге суммы выплат должны заноситься на правую страницу.

Здесь также показаны записи нашего плотника. По его банковской книге видно, что банк взымает с него $25 за обслуживание, $50 перечислено по безналичному расчету за приобретенный инструмент, и 22 октября плотник снял некоторую сумму наличными для своих нужд. В результате в октябре сумма на его счету сократилась на $105.