На превеликий жаль, повинні повідомити, що не можемо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:

1. Запропоновані Вами 5% від вартості контракту на мобілізаційні витрати - сума у 4 рази менша від зазначеної у проекті контракту і не може покрити наші витрати на підготовчі роботи.

2.8% від вартості контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоб придбати все необхідне для будівництва обладнання.12 %, що зазначені у проекті контракту, враховують не лише вартість обладнання за світовими цінами, а й вартість фрахту, страхування, а також наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.

На підтвердження обґрунтованості нашої позиції до листа додаємо докладні розрахунки обсягів мобілізаційних витрат.

Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, Ви погодитеся на наші умови підписання контракту.

Залишаємося з повагою.

Шановні.!

Щиро дякуємо за запит від. (дата) на постачання. (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання. (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому. З повагою і побажанням успіхів.

Вельмишановний пане.!

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у. (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через. місяців. Бажаємо успіхів.

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від. (дата), у якому Ви просите матеріально підтримати благодійний фонд "Святої Марії". Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок. З повагою.

Шановний пане.!

Дія контракту на виконання Вами обов'язків менеджера з реклами завершується. (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами. Бажаємо успіхів.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна відмова

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин:.

2. На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість.

3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуації ми не можемо.

4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги.

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості.

6. Нам дуже шкода, але у зв'язку з наявністю кількох і досі не оплачених рахунків ми не можемо.

7. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги.

8. Вибачте, але ми не можемо погодитися з.

9. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

Лист-нагадування

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановний пане.!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №. від. (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до. (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму.

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою.

Вельмишановний пане.!

Нам дуже незручно, проте змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до. (дата) і виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до. (дата) і не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо призупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

З щирою повагою.

Шановні панове!

Вибачте, що знову змушені потурбувати Вас, але, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування. Прикро вражені тим, що Ваша фірма так недбало поставилася до наших прохань, хоч ми зі свого боку

завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно виконували всі Ваші замовлення.

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не тільки залишається непогашеним, а й продовжує зростати, тому вважаємо за необхідне повідомити Вам про свій намір розірвати контракт.

Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї прикрої ситуації.

З повагою.

Шановні панове!

Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати Вам про велику заборгованість нашій фірмі, що продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти Ваші фінансові труднощі, проте цього разу заборгованість перевищує всі попередні, а термін оплати давно минув.

Сподіваємося, Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов до суду.

Дуже шкода, що наше співробітництво виявилося невдалим.

З повагою.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про.

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви маєте заборгованість.

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму.

4. Хотіли б нагадати Вам про.

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув. (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до контракту комісійна винагорода має сплачуватися до. (дата).

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає. (дата).

8. До речі, нагадуємо Вам, що відвантаження Вами товарів зі складу мало закінчитися ще. (дата).

9. Доречно буде нагадати, що.

10. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і сподіваємося, що Ви ліквідуєте її протягом.

11. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.

12. Наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків

13. Сподіваємося, що ця несплата - лише прикра помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

14. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потурбувати Вас з цього приводу.

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про.

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про наявність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Затримка Вами оплати суперечить нашим попереднім домовленостям про умови торгівлі. Ми зберігаємо за собою право подальших дій.

5. Ваше небажання чітко дотримуватися термінів оплати є порушенням умов контракту.

6. Шкода, але змушені повідомити Вам про зміни в системі оплати замовлень, які спричинені тим, що Ви вчасно не оплатили попередніх.

7. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання.

8. Нагадуємо Вам, що Ви погодилися на оплату у визначений нами термін. Затримка оплати змушує нас щомісяця знімати з Вашого рахунка. % несплаченої суми.

9. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що заборгованість є дуже великою (значною).

10. Вважаємо своїм "обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про борг, термін виплати (сплати) якого закінчився ще. (дата).

11. Упродовж останніх. тижнів Вам було надіслано три офіційні нагадування про значну заборгованість нашій компанії. На жаль, ми не отримали від Вас жодної відповіді.

12. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього приводу, однак усі наші нагадування про необхідність відвантажити нашій компанії товар і досі залишилися без відповіді.

13. Ми востаннє продовжуємо Вам термін для оплати ра-хунка-фактури.

14. Просимо сплатити заборгованість протягом. днів.

15. Ми чекаємо оплати наших рахунків уже впродовж. місяців. Просимо переказати належну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня.

16. Наша співпраця була доволі плідною, та її продовження буде можливим лише за умови погашення боргу де. (дата).

17. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово зверталися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не оплачуєте рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді.

18. Ви вже на. місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені.

19. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань завдає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.

Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали бажаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно переконали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації¹:

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокатові.

3. Нам дуже прикро повідомляти, що у зв'язку з великою заборгованістю Ваш кредит тимчасово закрито.

4. На жаль, тривала несплата Вами рахунків змусила нас передати цю справу адвокатові.

5. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, і досі не надіслали. чек, що засвідчив би сплату, ми змушені призупинити виконання всіх Ваших замовлень.

6. З огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів.

7. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й становить., а термін сплати закінчився ще. (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов до суду.

8. Враховуючи ситуацію, що склалася на цей момент, змушені повідомити про свій намір розірвати з Вами контракт.

9. Затримка Вами оплати рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми прикро вражені Вашим недбалим ставленням до наших прохань.

10. Ми не маємо можливості більше чекати оплати Вами рахунків. Наприкінці тижня змушені попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу.

11. Через систематичні і тривалі затримки з постачанням товарів ми змушені розірвати з Вами контракт.

12. Попереджаємо Вас про свій намір розірвати контракт.

13. Усі наші прохання про погашення Вами заборгованостей були марними, а тому ми змушені подати позов до суду. Повірте, нам дуже прикро, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації.

14. Дуже прикро, що наше співробітництво виявилося невдалим.

Лист-претензія, рекламаційний лист

Це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім - претензію. Наприклад:

Шановні.!

Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту №. від. (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений статтею 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги.

Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей наших фахівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить статті 15 Контракту.

Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те, що Ви не дотрималися інших умов Контракту, які передбачають:

1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслуговування (стаття 12 Контракту);

2) забезпечення наших працівників транспортними засобами (саття 17 Контракту).

З приводу п.2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу.

У зв'язку з цим просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення.

З повагою.

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від. (дата) товар має бути відвантажений не пізніше. (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар.

Чекаємо на відповідь.

З повагою.

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від. (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою.

Шановні панове!

Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії.

Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від. (дата), у якому Ви звернулися до нас із проханням про заміну у зв'язку з додатковими витратами, зумовленими відкриттям акредитива.

Зваживши на Ваші труднощі, об'єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов `язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% вартості контракту.

У зв'язку з затримкою у наданні Вами банківської гарантії ми змушені були призупинити постачання. (назва товаруУ Зараз у порту знаходиться понад 600 т. (назва товару), / витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка.

Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту.

З повагою.

Шановні добродії!

Нам дуже прикро, та ми змушені повернутії отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від. (дата) термін постачання. У зв'язку з цим ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.

Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново оплатити його.

З повагою.

Шановні панове!

На підставі Вашого замовлення від. (дата) ми відвантажили товар транспортній компанії. (назва), яка доставить його Вам.

Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через. днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші.

Просимо негайно оплатити рахунок на суму. Чекаємо підтвердження переказу.

З повагою.

Шановні.!

Підтверджуємо отримання. (назва товару) відповідно до замовлення №. від. (дата). Під час перевірки ми виявили, що бра- кує. одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою.

Шановні.!

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами. (дата) товару, який було відвантажено відповідно до накладної №. в рахунок контракту №. від. (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари. Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні. З повагою.

Шановні добродії!

Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки першої партії вантажу, який ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари.

Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію.

До одержання пояснення ми зберігатимемо товар у наших складських приміщеннях.

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою.

Шановні панове!

Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 8 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) 6 упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 19 неякісних упакувань.

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що. гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №. від. (дата).

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна претензія

1. Ми дуже стурбовані.

2. Нам дуже прикро, що.

3. Нас неприємно вразив той факт, що.

4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким станом справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію.

5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу.

6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.

7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.

8. Не зовсім задоволені тим, що.

9. Висловлюємо свою принципову незгоду з.

10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умови нашої угоди.

11. Звертаємося до Вас із вимогою.

12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас.

13. На жаль, не можемо схвалити.

14. Ми не погоджуємося на.

15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо.

16. Зважаючи на те, що Ви вчасно не., змушені.

17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.

18. Змушені висловити свій рішучий протест проти.

19. Висловлюємо свій рішучий протест проти.

20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою.

Затримка постачання замовлених товарів

1. Прикро вражені тим, що Ви ще й досі не виконали нашого замовлення від. (дата).

2. Вважаємо за необхідне (змушені) звернути Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання замовлених товарів уже на. днів.

3. Ми чекаємо замовлених товарів уже впродовж. днів.

4. Замовлені у Вас товари ми, на жаль, ще й досі не отримали.

5. Ми сподівалися, що Ви будете чіткіше дотримуватися умов контракту.

6. Щоб наші підприємства продовжували працювати, нам негайно потрібні товари, які ми у Вас замовляли (угода №. від. (дата). Звертаємо Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання товарів уже на. днів, і наполягаємо на терміновому їх відвантаженні.

7. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою. На жаль, змушені нагадати, що це суперечить умовам нашої угоди.

8. Попри всі Ваші запевнення, що замовлений товар уже відвантажено, ми, на жаль, і досі його не отримали.

9. Просимо Вас чіткіше дотримуватися всіх пунктів угоди і виконувати замовлення вчасно.

Помилки в рахунках

1. Вибачте, але змушені нагадати Вам, що ми не погоджувалися оплачувати рахунки за виконані замовлення доларами США. Просимо надіслати копію з розрахунком у гривнях.

2. Ваша бухгалтерія припустилася помилки в останньому рахунку. Сподіваємося, що це лише непорозуміння, і повертаємо Вам рахунок, щоб Ви могли виправити помилку.

3. Нас неприємно вразив той факт, що в рахунку Ви вказали вищі ціни, ніж ті, що зазначені в пропозиції. Це, як Ви знаєте, суперечить умовам нашої угоди.

4. Ціни, зазначені в рахунку, не відповідають тим, про які ми з Вами домовлялися (не відповідають попередньо визначеним).

5. У Вашому рахунку від. (дата) ціни за. (назва товару) визначено нечітко. У зв'язку з цим чекаємо від Вас іншого рахунка, оформленого точніше.

6. На жаль, в останньому рахунку Ви припустилися двох помилок, що не дає нам змоги здійснити остаточний розрахунок. Просимо Вас якомога швидше надіслати виправлений рахунок.

7. У рахунку-фактурі за деталі, які ми замовляли, Ви припустилися помилки на. гривень на Вашу користь. Просимо пояснити цю незрозумілу (прикру, неприємну) для нас ситуацію.

8. У рахунку, який ми щойно одержали, Ви вказали інші ціни, значно вищі за наведені (подані) у Вашому рекламному каталозі.

9. Змушені повідомити, що під час підрахунку загальної вартості замовленого товару Ви припустилися помилки на. гривень. Гадаємо, що цей прикрий недогляд стався через несправність комп'ютера.

10. Сума до сплати не відповідає ціні, що зазначена у Вашому рахунку, копію якого ми додаємо. Просимо виправити помилку, якої Ви припустилися.

Рекламації

1. Надсилаємо Вам претензію до.

2. Висловлюємо Вам рекламацію на відвантажений. (дата) товар.

3. Після перевірки нарахованих Вами відсотків за період з. по. ми не можемо погодитися з Вашою калькуляцією. Сподіваємося, що це лише прикра помилка, й просимо уважніше перевіряти документи.

4. Згідно з актом експертизи №. макаронні вироби, відвантажені за накладною №., не придатні для вживання.

5. Просимо Вас замінити неякісні. (назва товару) або повернути гроші (. гривень).

6. Просимо в найкоротший термін відвантажити товари, які ми замовляли.

7. Просимо якомога швидше замінити браковані телевізори. (назва).

8. Ми вкрай незадоволені тим, що в кожному упакуванні не вистачає. одиниць. (назва товару).

Лист-відповідь на претензію

Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення №. від. (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана. (прізви-, ще та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вам про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просішо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною.

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шановні.!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою.

Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад:

Шановні панове!

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати недо - тримки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з'ясування.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:

по-перше, відповідно до пункту З нашої угоди Ви зобов'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця від дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримання початку будівельних робіт;

по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.

Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.

Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.

З повагою.

Шановні добродії/

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили нашого звіту про перебіг виконання робіт у третьому кварталі 2009 р. через те, що ми, за Вашим звинуваченням, буцімто не виконали запланованого обсягу робіт.

Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На підтвердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були тимчасово зупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.

Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про готовність до проведення перевірок, представник інженера не з'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво.

Враховуючи все сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважаємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про перебіг виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи.

Чекаємо на відповідь.

і повагою.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

1. Це сталося через те, що.

2. Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу.

3. Вибачте, що завдали Вам прикрощів із.

4. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через.

5. Розуміємо Вашу стурбованість.

6. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вчасно.

7. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами завдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

8. Відповідаючи на Ваш лист від. (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу.

9. Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення. (назва роботи) у передбачений контрактом термін.

10. Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої підтримки).

11. Ми визнаємо свою провину (вину).

12. Звертаємо Вашу увагу на те, що ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що.

13. Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.

14. Приймаємо Вашу обгрунтовану претензію до.

15. Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стількох клопотів.

16. Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрутного фінансового становища.

Невідповідність обсягу постачання замовленню

1. Просимо вибачення за неповне постачання замовлених Вами товарів.

2. Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.

3. Ми зробимо все можливе, щоб надалі не припускатися таких недоглядів.

4. Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відправили на. виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі.

5. Неповне постачання товарів, виготовлених за Вашим замовленням, сталося з вини нашого відділу. (назва).

6. Якщо Вам не потрібні зайві товари, які помилково відправив відділ постачання, просимо повернути їх за наш рахунок. Вибачте (перепрошуємо) за зайві клопоти.

7. Маємо надію, що Ви з розумінням поставитеся до постачання замовленого Вами товару в неповному обсязі.

8. На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимогами. Як з'ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.

Низька якість товару

1. Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно врахуємо це під час оформлення рахунка.

2. Перепрошуємо за прикру помилку: ми відправили Вам товари неекспортної якості. Просимо повернути їх за наш рахунок.

3. Зважаючи на низьку якість надісланих товарів, погоджуємося надати Вам зниження в обсязі. %.

4. Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відвантаження товару і повідомляємо, що готові замінити неякісний товар за наш кошт.

5. Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про заміну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд.

6. Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення №. від. (дата).

7. Минегайно відправимо Вам товар потрібної якості.

Неякісне упакування

1. Просимо вибачення за непрофесійне упаковання.

2. На жаль, ми не змогли запакувати Ваші товари на належному рівні, оскільки у нас закінчився спеціальний матеріал для пакування.

3. Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідповідне упаковання Ваших товарів і просимо вибачити нам.

4. Неякісне упакування виробу №. зумовлене несправністю обладнання.

5. Ми розуміємо Вашу занепокоєність з приводу пошкоджень відправленого товару, спричинених неякісним упакованням. Просимо повідомити про розмір заподіяних цим збитків.

6. У зв'язку з тим, що Ваша претензія щодо неякісного упаковання є обґрунтованою, ми погоджуємося надати спеціальне зниження в обсязі. % від виставленого нами рахунка.

7. Просимо зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі з дотриманням визначеного графіка, через що ми не змогли упакувати замовлені Вами товари надійніше (ретельніше).

Помилкове постачання товарів

Наш транспортний відділ помилково відвантажив Вам інший товар. Просимо вибачення за цей прикрий недогляд.

Перепрошуємо за турботи й просимо повернути помилково відвантажений Вам товар. Ми вже працюємо над тим, щоб якомога швидше виконати Ваше останнє замовлення.