І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний пане/пані. (ім'я, ім'я й прізвище)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане.! Високоповажаний. /

Примітка. Слово пан в українській мові вживається щонайменше сім століть і в етикетному сенсі не має ніякої семантичної дотичності до слова пан в розумінні належності до привілейованих класів. Позаяк воно засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити чи писати пан Михайло Петрович, пані Ольга Степанівна або звертатися пане Миколо Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Михайле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок "Шановна Оксана Дмитрівна!", "Шановний директор!" є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за.

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо.

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за.

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за.

Цей лист - вияв нашої вдячності за.

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви.

Дозвольте висловити свою вдячність.

Вдячні Вам за запрошення.

Дякуємо за надану змогу (пропозицію).

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді.

Офіційно підтверджуємо свою згоду на.

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо.

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми.

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про. і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата).

Відповідно до контракту №., що був підписаний між нашими установами,.

Відповідаючи на Ваш запит від (дата),.

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу. статті №.

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам.

На Ваш запит про. даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо.

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам.

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо.

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами цих листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про.

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у.

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд.

Просимо Вас терміново оплатити рахунок.

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь.

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про.

Просимо прийняти замовлення.

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося.

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю.

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення.

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу.

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася.

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про.

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про.

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за. Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам.

Дозвольте нагадати Вам, що.

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги.

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з ряду причин.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам.

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитися, направити).

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам.

Хочемо повідомити про те, що.

З приємністю повідомляємо Вам, що.

На жаль, змушені повідомити Вам, що. Дозвольте повідомити Вам, що. Раді повідомити Вам, що. Цим листом повідомляємо, що.

III. Вибір завершальних речень є також вельми важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам.

Висловлюємо ще раз вдячність.

Дякуємо за допомогу.

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для.

Щиро вдячні за.

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку.

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що.

Дозвольте ще раз подякувати Вам за.

Ще раз дякую за виявлену мені честь.

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано ймий надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником - ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення.

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часам і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, up в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів. Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться.

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати.

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за.

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за.

IV. Не слід забувати при прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою

З повагою і найкращими побажаннями З удячністю і повагою З належною до Вас пошаною Залишаємося з пошаною Зі щирою повагою (пошаною) >

З найщирішою до Вас повагою (пошаною) З повагою, вдячністю та побажанням успіхів Із вдячністю і правдивою пошаною Бажаємо успіхів

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит підпис.

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

4. Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як ЗО мм; правий - 10 мм; верхній і ніжній - 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Зразок повністю опрацьованого листа, що був оформлений на бланку

ДЕРЖВИДОБУТОКМІНВОД УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ

ІНСТИТУТ МІНЕРАЛЬНИХ ВОД

(УНДІМВ)

вул. Курортна, 28, Київ, 04075,тел. /факс (044) 331-22-82, тел.331-10-11

Розрахунковий рахунок № 000296211

Пущанському відділенні банку "Гранд"

м. Києва, МФО 398170 E-mail: undim@dvvu. kiev.ua

31.07.2003 М 2787/03-15

НвМ______від_______

Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів

вул. Антонця, 12 Київ, 01938

Захарову С. В.

До виконання

(підпис) В.М. Харбінський

2003-08-05

Про направлення на відгук першої редакції стандарту

Державний комітет України з питань видобування мінеральних вод за замовленням Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики доручив Українському науково-дослідному інституту мінеральних вод розробити проект Національного стандарту України".".

До переліку організацій, які мають надати відгук на проект стандарту, включено Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів.

Направляємо на відгук першу редакцію проекту стандарту. Просимо надіслати відповідь до 01 вересня 2003 року.

Додаток: Перша редакція проекту стандарту на ЗО арк. у 1 прим.

З повагою Директор інституту

Глей Тамара Сергіївна 331-10-12

(підпис)

О.Г. Панченко

До справи №01-11

Відгук відправлено 29.08.2003 М 155/01-11

(підпис) С.В. Захаров

29.08.2003

УНДІМБ

Вх. № 121/01-11

2003-08-05

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа¹.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

5. Типи листів

Лист-замовлення.

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх. (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою.

¹ Корніяка Ольга. Мистецтво ґречності. - К.: Либідь, 1995. - С.39.250

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад. (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями.

Вельмишановний пане.!

Щиро вдячні Вам за листа від. (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити продукцію впродовж найближчих. місяців.

Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.

Очікуємо на швидку відповідь.

З щирою пошаною.

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у. (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно і без будь-яких зобов'язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною.

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми. (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з. (стара назва) на. (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

З повагою.

Шановні панове!

Повідомляємо Вам, що пан. (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж багатьох років, з. (дата) залишає кампанію за станом здоров'я.

Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана. (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.

З повагою.

Шановні добродії!

З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана. (прізвище та ініціали) з. (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відділів. (назви).

Маємо надію, що призначення пана. (прізвище та ініціали) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній співпраці між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями.

Типові мовні звороти

Про відкриття філії

1. Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Вашому місті.

2. Ми хочемо повідомити Вам про відкриття філії нашої фірми поблизу з Вашим офісом.

3. Повідомляємо Вам про відкриття філії в.

4. Хочемо повідомити Вам, що. (дата) в. відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.

5. Наша нова філія відкрилася за адресою. і розташована на. поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до.

6. З усіх питань просимо звертатися до пана.

7. Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.

8. Наша філія має постійний прямий зв'язок з головним офісом. Номер факсу:.

9. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

10. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.

Про зміну назви фірми

1. Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на.

2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорганізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідальністю.

3. Ми хочемо повідомити Вам про деякі зміни, що сталися у структурі нашої фірми. Наша фірма об'єдналася з фірмою.; нова назва:.

4. Відповідно до рішення власників фірми від. (дата) назву нашої фірми змінено на.

5. У зв'язку з тим що назву нашої фірми нерідко сплутують із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на.

Про зміну адреси

1. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова адреса:.

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції на адресу:.

3.З. (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою:.

Повідомляємо Вам, що значне розширення нашої фірми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташована за адресою:.

5. Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розташована за адресою:.

6. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно краще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.

7. Повідомляємо, що наші складські приміщення розташовані за тією ж адресою, що й офіс.

Про зміну номера телефону, факсу

1. Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу):.

2. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер:.

3. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш номер:.

4. Віднедавна у нас з'явився додатковий телефонний номер. Ви можете зателефонувати нам за номерами:.

5. Наш новий номер факсу. дає Вам додаткову змогу швидко зробити замовлення.

6. Повідомляємо, що після. години Ви можете телефонувати нам за номером:. Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

Про призначення на посаду

1. З радістю повідомляємо Вам, що. (дата) пана. було призначено керівником нашої фірми.

2. Керівництво компанії повідомляє Вам, що директором фірми призначено пана.

3. Повідомляємо, що пан. став членом правління компанії.

4. Враховуючи позитивні результати роботи пана., ми надали йому право підпису документів.

5. Хочемо повідомити, що з. (дата) пана. призначено генеральним директором офісу, що по вулиці.

6. З радістю представляємо Вам нашого нового директора (міністра, ректора), пана.

7. Повідомляємо, що з. (дата) пана. призначено керівником нашої філії. Він уже приступив до виконання своїх обов'язків.

8. Наш менеджер з питань експорту в цей регіон зателефонує Вам, щоб особисто відрекомендувати нашого нового представника.

Про зміни, що стосуються власності

1. Хочемо повідомити, що фірма. на сьогодні придбала. % нашого акціонерного капіталу.

2. Ощадний банк України придбав більшу частину акцій нашої фірми.

3. Повідомляємо, що ми збільшили статутний капітал нашої компанії на.

4. Повідомляємо, що в ході реформування фірми в товариство з обмеженою відповідальністю змінився розподіл акцій. Частину капіталу, що належала панові., нині передано панові.

5. Хочемо повідомити, що капітал нашої фірми значно збільшився і сьогодні він становить до.

Про зміни в системі роботи

1. Повідомляємо, що для підтримання високого рівня надання послуг та швидкого оформлення рахунків ми прийняли рішення перейти на комп'ютеризовану систему оформлення рахунків клієнта та реєстрації замовлень.

2. Ми сподіваємося, що Ви допоможете нам, коли зазначите Ваш новий номер клієнта, а також номер замовлення, надсилаючи нам кореспонденцію.

3. Внаслідок зміни нашої політики продажу товарів ми не додаватимемо прейскурант до каталогу товарів. Ціни на конкретні позиції визначимо на Вашу вимогу.

4. Хочемо повідомити про нову систему бухгалтерського обліку, що дасть нам змогу швидше виконати Ваші замовлення.

5. Повідомляємо, що нові ціни на наші товари запроваджуються з. (дата).

6. Вам приємно буде довідатися, що віднині ми можемо запропонувати ремонт і технічне обслуговування впродовж 24 годин на добу.

7. Зважаючи на високий рівень інфляції, ми змушені просити Вас про додаткову сплату 15 % до ціни кожного із пропонованих товарів.

8. Зростання цін на енергоносії та сировину змусило нас переглянути ціни, які нам вдавалося зберігати сталими впродовж року.

9. Ми зробили все можливе, щоб ціни на товари, які мають найбільший попит, залишалися прийнятними.

Гарантійний лист

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, юбов'яшіь. Здебільшого гарантують оплату ча певні послуги, виконану роботу, надану житлоиу площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування - у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Наприклад:

Шановний пане. /

На підтвердження нашої телефонної розмови від. (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.

Оплату гарантуємо.

З повагою.

Вельмишановний пане.!

Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду.

Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду. % від вартості рекламних замовлень.

З повагою.

Шановні добродії!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим розрахунком 100 (сто) телевізорів "Славутич", а також 200 (двісті) магнітофонів "Україна".

Гарантуємо оплату 100 % вартості виданих товарів упродовж 7 днів після їх отримання.

З повагою.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Гарантуємо оплату рахунків.

2. Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним стандартам) товарів, що підготовлені до відвантаження.

3. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості.

4. Гарантуємо ретельну перевірку якості наших товарів перед їх відвантаженням.

5. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки.

6. Наша гарантія поширюється на діапазон температури від. до. градусів за Цельсієм.

7. Гарантійні зобов'язання не дійсні за умови використання обладнання неналежним чином.

8. За умови дотримання інструкції з експлуатації використання обладнання гарантується впродовж тривалого часу.

9. Зважаючи на високу якість нашої продукції, ми можемо надати гарантію на термін.

10. Ми гарантуємо незмінність покриття (забарвлення, кольору) під дією світла і вологи.

11. Усі наші вироби постачаємо з письмовою гарантією.

12. Гарантію не поширюємо на.

13. Гарантуємо технічну досконалість і надзвичайну зручність нашого обладнання в роботі (під час експлуатації).

Якщо постала потреба змінити або уточнити умови гарантії, то в пригоді стануть такі фрази:

1. Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від. (дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйняту гарантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нам про своє рішення щодо цього питання.

2. У Вашій пропозиції від. (дата) не згадано про жодні гарантії.

3. На превеликий жаль, у нас є кілька зауважень до гарантійних зобов'язань, що перелічені у пропозиції від. (дата). Просимо Вас переглянути й уточнити їх.

4. Ваша пропозиція від. (дата) не містить жодного пункту про Ваші гарантійні зобов'язання.

5. Будемо вдячні, якщо Ви терміново повідомите нам про гарантійні зобов'язання до Вашої пропозиції від. (дата).

6. Ми згодні прийняти Вашу пропозицію, якщо Ви продовжите термін гарантії до 12 місяців. Просимо Вас відповісти якомога швидше (найближчим часом, упродовж. днів).

7. У Вашій останній пропозиції не визначено ніяких гарантій. Ми були б щиро вдячні, якби Ви повідомили про Ваші гарантійні зобов'язання найближчим часом.

8. Ваша пропозиція не містить жодних гарантійних зобов'язань. Просимо конкретизувати (визначити) їх.

9. Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов'язання щодо пропозиції від. (дата). Просимо зробити це якомога швидше.

10. Нас зацікавила запропонована Вами продукція. Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам інформацію про Ваші гарантійні зобов'язання.

Лист-запит

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

підставу для запиту;

назву товару (його марку, якість, модель тощо);

умови й термін постачання;

умови оплати. Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи. Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.