Справочно-поисковые средства к архивным документам (научно-справочный аппарат)

Размещено на http://www.allbest.ru/

СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫЕ СРЕДСТВА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ (НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ)



Содержание

1. Понятие о системе справочно-поисковых средств к архивным документам

2. Дифференцированный подход к созданию справочно-поисковых средств

3. Понятие об описании документов и дел

4. Описи дел, документов

4.1 Методика составления описи и итоговых записей

4.2 Методика составления справочного аппарата к описи

5. Система каталогов в архиве

6. Путеводители

7. Дополнительные справочно-поисковые средства (СПС)

7.1 Обзоры документов

7.2 Указатели

7.3 Тематические перечни документов и базы данных

Список источников и литературы

Приложения



1. Понятие о системе справочно-поисковых средств к архивным документам

Если вы работник службы документационного обеспечения управления, то систему справочно-поисковых средств для Вас будут составлять как традиционные архивные справочники: описи (внутренние описи к документам дел и описи документов и дел структурных подразделений), картотеки, так и номенклатура дел, которая опосредованно является справочником к архивным документам в делопроизводстве организации.

Если Вы работник архива организации, то Вам необходимо хорошо знать методику составления внутренних описей документов в деле, описей документов и дел структурных подразделений и сводных описей на дела всей организации. Вы также будете оказывать методическую помощь в разработке номенклатуры дел организации. Возможно, Вы будете создавать каталог к имеющимся в архиве документам, базы данных и даже обзор фонда своей организации к ее юбилею.

Архивы крупных ведомств - Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства обороны Российской Федерации и другие отраслевые фонды, рассмотренные в разделе "Организация документов и дел в пределах архивного фонда Российской Федерации (первый уровень организации документов)" создают кроме названных архивных справочников, путеводители и в обязательном порядке каталоги, а также в ряде случаев, обзоры.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит работать с обязательными архивными справочниками: описями; создавать путеводитель, каталоги (основным из которых будет систематический), базы данных, а также разрабатывать дополнительные справочники: указатели, обзоры и т.д.

Вы будете проводить анализ и учет состояния системы СПС архива на бумажном носителе (в журнале учета по учету состояния НСА, картотеке) и в автоматизированном режиме.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и других хранилищах, а также архивные документы современных организаций, будучи востребованными, не могут быть использованы без какого-либо справочно-поискового аппарата (СПС).

Совершенствование справочно-поисковых средств государственного, муниципального архивов и архивов организаций, направленное на обеспечение общества в целом достоверной ретроспективной документной информацией, а также управленческих потребностей организаций и удовлетворение социально-правовых интересов граждан - является одной из главных задач:

Фрагмент документа	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007)
П. 3.1	Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования

*** "Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда: лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное". Калачев Н.В. Архивы, их государственное значение, состояние и устройство. - СПб., 1877.

Архивные справочники в архиве могут вестись в традиционном и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации.

Работа по созданию справочно-поисковых средств к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных и муниципальных архивах и архивах организаций. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, путеводители.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки и перечни документов, например, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры.

Система СПС каждого федерального архива в середине 1990-х гг. подробно была представлена в справочнике "Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат" [6]. В нем впервые в истории отечественного архивного дела воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива, при этом основное внимание уделено внутриархивным справочникам (каталоги, внутрифондовые и межфондовые указатели, картотеки, автоматизированные базы данных и др.), часть которых ранее была доступна только архивистам.

Принципы построения системы СПС. Основными принципами построения системы СПС являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3) преемственность СПС организаций с СПС, государственных и муниципальных архивов.

Преемственность СПС архивов организаций, государственных и муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей документов дел с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов организацией на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью системы СПС государственного или муниципального архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы СПС в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация документов проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи документов дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем архива организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения архива организации обязательно утверждаются ЭПК государственного и муниципального архива и хранятся там как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

Структура системы СПС основана на иерархии классов справочников в соответствии со следующими уровнями архивных документов:

1. Архивный фонд Российской Федерации в целом.

2. Сеть государственных и муниципальных архивов.

3. Архив.

4. Фонд.

Дело или отдельный документ.

*** Всероссийский научно-исследовательский институт документно-архивного ведения дела разработал подробную типологию и классификацию видового состава справочных средств в государственном и муниципальном архивах, что представлено в схемах [14, с. 108, 109] (Приложение 1 и 2).

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам:

1. Архивный фонд Российской Федерации:

справочник "Государственные архивы СССР". Ч. 1-2. - М., 1989;

справочник "Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах". - М., 1991;

справочник "Архивные документы в библиотеках и музеях РФ". - М., 2003;

указатель "Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР". Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980;

центральный фондовый каталог АФ РФ в ГА РФ.

2. Группа архивов отдельного региона:

фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;

путеводитель "Центральные архивы Москвы". Вып. 1-3. - М., 1999; Вып. 4. - М., 2000.

3. Архив:

путеводитель или краткий справочник;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели.

4. Фонд:

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели.

Отдельное дело или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и тематические;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Перспективы развития СПС. Разработка перспектив дальнейшего развития системы СПС опирается на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация системы справочно-поисковых средств Архивного фонда Российской Федерации в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы СПС к документам АФ РФ на различных уровнях его организации: архив - фонд - дело - документ (это уровни "входа" в систему СПС); а также оптимизация системы СПС каждого архива.

3. Всестороннее обеспечение преемственности СПС государственных и муниципальных архивов и архивов организаций.

4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе СПС архива.

Система СПС должна строиться на основе единства описания документов с учетом следующих требований, предъявляемых к описанию:

1) удовлетворять потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;

2) ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;

4) иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы СПС должно составлять "двойное единство":

организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система СПС закрепляет поиск информации в соответствии с организацией документов и их учета по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.



2. Дифференцированный подход к созданию справочно-поисковых средств

В настоящее время создание и усовершенствование СПС в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

*** Описание проводится на основе дифференцированного подхода, известного в отечественном архивоведении с 1960-х гг. Толчком к зарождению дифференцированного подхода послужило методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" 1965 г., в котором были сформулированы принципы построения единой системы НСА, определен ее состав.

Методическое письмо содержало предложение "в целях правильного определения очередности работ, формы и степени улучшения качества описей", фонды государственных архивов условно разделить на категории и описывать их по-разному:

а) к фондам органов государственной власти, управления и подобным им составлять описи, которые отвечали бы всем требованиям правил работы государственных архивов;

б) к фондам заводов, высших учебных заведений, издательств и т.п. составлять описи, которые отвечали бы требованиям учета и раскрытия основного содержания их документов;

в) к фондам школ, больниц, строительно-монтажных управлений и других массовых фондообразователей составлять описи, которые должны отвечать требованиям учета и элементарного раскрытия содержания. Методическое письмо ГАУ СССР "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР". - М., 196 - С. 3.

Положение письма о делении архивных фондов на категории положило начало развитию дифференцированного подхода. Уже в 1969 г. вышел в свет 1-й выпуск методических рекомендаций ВНИИДАД "Дифференцированный подход к описанию документальных материалов. Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей".

К тому времени попытки проведения преобразований в сфере управления экономикой привели к ликвидации множества учреждений, организаций и предприятий и передаче их документов на хранение в государственные архивы. В короткий срок нужно было упорядочить огромные массивы документов, описать их и создать научно-справочный аппарат, что было возможно лишь на основе дифференцированного подхода к описанию.

Методические рекомендации определили сущность дифференцированного подхода к описанию документов, которая понималась в то время как применение разной методики описания при составлении НСА к неоднородным по научной ценности, объему, многогранности фондам.

Рекомендации обосновали необходимость введения категорирования архивных фондов, сформулировали само понятие "категория архивного фонда", разработали критерии отнесения фондов к определенным категориям.

Под категорией архивного фонда понималась различная степень информативности его документов, которая служила основанием для создания к этому фонду НСА определенного состава, уровня детализации информации.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежности к той или иной категории осуществлялись с помощью комплекса критериев: многосторонность документной информации (принадлежность возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности. Первый критерий во многом определяется ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности.

Все архивные фонды были условно поделены на три категории. К I категории были отнесены фонды, содержащие многообразную, многостороннюю информацию, а также уникальные фонды. Научно-справочный аппарат к таким фондам должен был обеспечивать интенсивное использование документов, быть наиболее детализированным и развернутым. Ко II категории были отнесены фонды с меньшей информативностью, поэтому требования к описанию документов этих фондов был другими, НСА был проще как по набору справочных средств, так и глубине описания. К фондам III категории были отнесены фонды малой информативности, содержание документов которых ограничивалось одной темой. Их описание было значительно упрощено, а состав НСА весьма ограничен.

Таким образом, методические рекомендации 1969 г. тесно связали два понятия: информативность и категория фонда, фактически поставили между ними знак равенства.

Позже И.В. Волкова в диссертационном исследовании внесла существенные коррективы в это положение, уточнив оба понятия и разграничив их.

Информативность признавалась И.В. Волковой как объективно существующая реальность, а разделение фондов на категории - как условность. Она подчеркивала, что категорирование проводится не с точки зрения "оценки качеств документов как потенциальных исторических источников, а с точки зрения создания к фондам НСА необходимого информационного уровня". (Об этом см.: Описание архивной документной информации. Теория и методика: научн. докл. / ВНИИДАД. - М., 1997. С. 119-120).

К началу 1970-х гг. был разработан дифференцированный подход к созданию каталогов, что нашло отражение в методических рекомендациях "Основы дифференцированного подхода при каталогизации" (Вып. 2. - М., 1972). В них подчеркивалось, что создание каталогов в государственных архивах должно быть основано на дифференцированном подходе, сущность которого заключалась в применении разных приемов описания информации при каталогизации документов фондов разных категорий, в определении очередности их каталогизации, отборе единиц хранения для описания, а самое главное - в отборе сведений, которые в наибольшей степени способствовали бы передаче информации о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документах.

Дифференцированный подход при каталогизации нацеливал на выбор наиболее рациональных приемов описания: подокументного, поединичного, группового.

Методика дифференцированного подхода к описанию документной информации при составлении путеводителей и кратких справочников была разработана в методических рекомендациях "Основы дифференцированного подхода при подготовке справочника о фондах архива (архивов)" (Вып. 3. - М., 1974).

В данном пособии была сформулирована сущность дифференцированного подхода при подготовке путеводителей и кратких справочников, методы выбора вида справочника для издания и методика описания документов с учетом требований дифференцированного подхода.

В рекомендациях был разработан состав характеристики фонда, который включал: название фонда, историю организации-фондообразователя (для фондов личного происхождения - основные биографические сведения о лице), справочные данные о фонде и информацию о составе и содержании документов.

Особо выделялись виды характеристик для путеводителя: индивидуальная и групповая, предполагался и такой вид характеристики, как список неаннотируемых фондов. В рекомендациях подчеркивалась зависимость вида характеристики фонда от его категории, т.е. от уровня информативности фонда, его актуальности и т.д. По мнению авторов, для фондов первой категории было желательно применение индивидуальной характеристики, для фондов второй категории - возможно применение групповых характеристик. Фонды третьей категории, как считалось, должны включаться в список неаннотируемых фондов.

Таким образом, появление в середине 1960-х гг. дифференцированного подхода означало отказ от единообразного описания разных по насыщенности информацией, значимости, сохранности документов архивных фондов и переход к использованию рациональных методических приемов описания архивной документной информации на всех этапах ее обработки. Вместе с тем дифференцированный подход в таком его понимании содержал не замеченное или сознательно не замечаемое его создателями весьма существенное внутреннее противоречие, на которое первым обратил внимание В.Н. Автократов. Поскольку архивное описание - это сжатие исходного объема первичной информации, постольку оно неизбежно сопряжено с потерей ее части. Он указывал, что "документ (группа документов) всегда содержательнее суммы своих характеристик. Но именно поэтому уплотнение информации должно иметь предел, несоблюдение которого отрицательно сказывается на информативности описательной статьи: она перестает раскрывать состав, содержание исходного объема первичной информации". (Об этом см.: Автократов В.Н. Некоторые теоретические вопросы архивного описания // Актуальные проблема архивоведения и документоведения. Естественнонаучные вопросы архивного дела / Главархив СССР. ВНИИДАД. - М., 1981. - С. 214).

Необходимо понимать, что краткость описания (как предельная, наивысшая степень обобщения информации для конкретного уровня описания) несовместима с полнотой и точностью поиска.

Несмотря на это, дифференцированный подход к описанию нашел самое широкое распространение в архивной отрасли, на его основе архивы разрабатывали свои пособия с учетом профиля архива, состава и содержания хранящихся документов.

Уровень методической проработки вопросов дифференцированного описания архивной документной информации, достигнутый к середине 1980-х гг., зафиксировали методические рекомендации "Методы описания документной информации" (М., 1986). Появление этих рекомендаций было обусловлено требованиями дальнейшего совершенствования методов дифференцированного описания на уровне фонда, дела, документа, а также внедрением в архивную практику автоматизированных архивных технологий. Данные рекомендации использовали опыт описания информации, накопленный информатикой. В рекомендациях изложены приемы анализа информации и методы ее свертывания в традиционных справочниках и автоматизированных архивных информационных системах (АИС). Рекомендации раскрывали общие требования к информационному анализу и свертыванию документной информации, показывали методику формализации описания информации.

В качестве основного метода информационного анализа авторы назвали повопросный (поаспектный) метод. Информационный анализ предваряет свертывание, в результате которого получается описательная статья справочника или заполненная карточка фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР.

В 1980-е гг. дифференцированный подход к описанию ретроспективной документной информации в государственных архивах сформировался как полноценная методическая основа построения системы НСА, включающая как традиционные, так и автоматизированные справочники. В этот период времени дифференцированный подход понимался уже как совокупность последовательно используемых различных приемов при описании, при составлении описательных статей (характеристик) на каждый объект описания, независимо от его места в системе НСА, осуществляемых в определенном порядке, в зависимости от категории фонда. Хотя было окончательно определено, что деление фондов на категории проводится условно, и при определенных обстоятельствах категория фонда может меняться, все же степень полноты описания была тесно увязана с категорией фонда.

В 1990-е гг. получила дальнейшее развитие проблема категорирования фондов. В государственных архивах стал меняться подход к делению фондов на категории. Многие фонды II и III категорий, документы которых раньше считались малоинформативными, оказались более востребованы обществом и стали более актуальны, чем некоторые фонды I категории.

Методические рекомендации "Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов" (М., 1994) предложили рассматривать категорирование лишь как определение очередности работы по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам.

Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той или иной категории (I, II или III) осуществляются с помощью комплекса критериев: многосторонность документной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности [14, с. 4-14]. справочное поисковое средство архив

В настоящее время деление архивных фондов на категории проводится разными архивными учреждениями дифференцированно, на основе комплексного подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них фондов и является внутренним делом архива.

Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражение данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.

В настоящее время все элементы описания современных справочных средств (справочников, баз данных) можно условно разделить на идентификационные и интеллектуальные.

Идентификационные элементы описания архивных справочников - это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствие между единицей описания (первичной документной информацией) и представляющим ее архивным описанием (вторичной документной информацией).

Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это набор элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание.

Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);

название фонда;

крайние даты документов фонда;

объем фонда (количество ед. хр.).

Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела);

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

объем дела (количество листов в деле).

Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:

архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов));

заголовок документа;

дату документа;

объем документа (количество листов в документе).

Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.



3. Понятие об описании документов и дел

Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов - описание:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 248	Описание архивных документов - создание вторичной документной информации архивов

*** В настоящее время это определение правильно употреблять без слова "архивов". В начале 1980-х гг. это имело смысл, так как архивный документ в этом же Словаре трактовался как документ, хранящийся в архиве.

В соответствии с ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 г.) [1 ] под архивным документом понимается любой документ, имеющий какой-либо срок хранения и значение для граждан общества, государства независимо от места его хранения.

В более узком смысле слова описание - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Описание документов и дел начинается в делопроизводстве и находит свое отражение в номенклатуре и на обложках дел, а также при подготовке описей для сдачи дел на архивное хранение.

Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик, которые в наиболее полном объеме указывают на обложках дел.

Этапы и способы описания. Описание начинается в делопроизводстве организаций и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах организаций, государственных и муниципальных архивах описание производится, если поступили дела, заголовки которых неудовлетворительны или отсутствуют.

При обработке значительного комплекса документов, находящихся в россыпи, описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:

название организации с указанием вышестоящего ведомства (если оно есть);

название филиала или представительства (если проводится описание их документов и дел);

название структурной части (функции, отрасли);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Название организации является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название организации менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например, "руководство" и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов (методика составления будет рассматриваться ниже).

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовком дела, (методика составления будет также рассмотрена ниже).

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих, как правило, даты исходящей регистрации, и внутренних - даты составления или подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются три даты:

дата заведения в первом учреждении;

дата поступления в другое учреждение;

дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела:

Фрагмент документа	Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002
П. 3.6.8	В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно

Специфику в нумерации имеют различные виды документов и дел.

*** Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А 3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов [11, с. 20].

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, N фонда, N описи, N дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок, в том числе структурированный заголовок, и аннотацию.

Требования, предъявляемые к заголовку. Заголовок должен быть кратким, точным и литературно грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. Рассмотрим примеры неправильных заголовков.

Смысловая неточность: "Дело о движении свиноголовья".

Неконкретные формулировки: "Бумаги к руководству", "Взаимная переписка с внешними организациями".

Литературно неграмотные заголовки: "Папка по пожарным делам". "Инструкции и правила (и наши, и старые)", "Основные руководящие документы из плана гражданской обороны", "Разобранные бумаги кабинета Петра I и отчасти старые материалы", "Документы на не установленном языке революционного содержания", "Дело о явлении мертвого тела женского пола на Большой шаболовской дороге в 1783 г.".

Обобщая содержание, не переусердствуйте. Помните - излишне подробный заголовок лучше излишне схематичного, который превращается в простую отписку и ничего не отражает.

Избегайте заголовки типа "разные бумаги по разным вопросам", "общие материалы", "переписка по организационным вопросам", "материалы к руководству" и т.п.

Избегайте употребления в заголовках слов-паразитов, таких как "по вопросам", которые не несут никакой смысловой нагрузки и только "засоряют" заголовок.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

вид дела, или виды документов (вид дела: дело, документы, журнал, переписка и др.; виды документов: протоколы, планы и др.);

автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

время (событий, отраженных в документе, или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность), которая обязательно указываются в том случае, когда описываются особо ценные документы, а также указывается копийность основной организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов и т.д.).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: номинального, авторского, корреспондентского, предметного, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано содержание документов. Например:

*** "Протоколы N 1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь-июль 1996 г.".

"Приказы ректора РГГУ по личному составу за 2009 г.".

"Положение об установлении стимулирующих надбавок за преданность фирме".

"Поручения органов государственной власти Российской Федерации и документы по их выполнению (справки, аналитические отчеты, докладные записки)".

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени - периода составления документа. Например:

"План работы коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации на 2010 г.".

"Отчеты о работе секции политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению деятельность декабристов за 1924 г.".

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

"Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской "Голубой дивизии" за 1940-1942 гг.".

"Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь-июнь 2010 г.".

"Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г.".

"Список (штатно-списочный состав) работников организаций Центрального банка России".

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: документы, дело, переписка.

Понятие документы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

"Документы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положения, протоколы, докладные записки)".

Понятие "документы" применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

"Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. и документы к ним (стенограммы, представления, переписка)".

При описании документов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

"Дело об авторском праве наследников Н.А. Римского-Корсакова".

"Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Киприане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимьего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре".

"Личное дело усыновленного несовершеннолетнего Иванова Ивана Ивановича".

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

"Переписка с ЦИК СССР, НК РКИ СССР, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати".

"Переписка с национальными банками государств ближнего зарубежья и стран Балтии об урегулировании расчетов".

После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения элементов в заголовках:

Постановления, приказы, протоколы, решения	[N- N]*1 - автор - [содержание]*1 - время. Подлинность, копийность
Планы, отчеты	Автор - [содержание]*1 - время
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы	[Автор]*1 - содержание - [территория]*1 - [время]
Дело	Автор (фамилия, имя, отчество), содержание - [территория]*1 - [время]*1, (виды и разновидности документов)
Документы	[Автор]*1 - содержание - [территория]*1 - [время]*1 (виды и разновидности документов)
Переписка	Корреспондент - содержание

Примечание: *1 Элемент заголовка - возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

"В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда".

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

"Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда".

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

"В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации и копии протоколов заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 2010 г.".

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

"Протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации и ученых советов университетов копии за 2010 г.".

В этом заголовке видовое понятие - вузы - было сведено к однородному понятию.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1) простых заголовков, например:

"Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.";

2) простого и обобщенного заголовков, например:

"Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за 1938 г. (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией";

3) обобщенных заголовков, например:

"Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь-декабрь 1997 г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в городскую думу".

Методика составления структурированного заголовка. Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распространение. Новые информационные технологии позволяют вводить наряду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо явление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объединены в элементах заголовка дела (единицы хранения), любое число дополнительных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содержание документов, что означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.

Структурированный заголовок представляет собой совокупность заголовка дела и подзаголовков к нему, более подробно раскрывающих состав и содержание документов дела путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.

Структурированные заголовки целесообразно создавать для дел, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых "глухих" заголовках, а также для дел, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также использованы при описании дел, содержащих переписку.

Вслед за кратким заголовком вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание дел, структурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам информации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов дел более глубоко, детализированные. Например, в описи на документы Министерства угольной промышленности СССР за 1972 г. содержание дела, имеющего заголовок:

"Поручения Совета Министров СССР по капитальному строительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поручениям (показатели плана, перечни объектов и др.)", раскрывается в следующих подзаголовках:

"Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10".

"О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком Кемеровской области; лл. 11-12".

"О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ленина в г. Ткварчели; л. 13".

Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов дела.

Таким образом, введение структурированного заголовка дела в описи позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового информационного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.

Методика составления структурированного заголовка дела должна быть ориентирована на описание документов как в традиционной описи, так и в описи в электронном формате. Это означает, что составление структурированного заголовка должно быть унифицировано, т.е. он должен иметь определенный набор элементов описания. Кроме того, должно быть регламентировано описание каждого вида (разновидности) документа с учетом его специфики.