Справочно-поисковые средства к архивным документам (научно-справочный аппарат)

тяжелая промышленность;

легкая промышленность;

лесная промышленность и т.д.

По однотипности учреждений, например, в фондах народного образования:

органы народного образования;

учебные заведения;

а далее:

институты;

техникумы;

школы и т.д.

После глубокой проработки схемы построения путеводителя приступают к составлению характеристик фондов.

Характеристики фондов бывают двух видов: индивидуальные и групповые, но требования к ним единые.

При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;

3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях "губернский", "областной", "волостной", "уездный", "федеральный", "муниципальный" и т.д. В то же время по названиям фондов организаций нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;

4) местонахождение фондообразователя.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает раскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата или учреждений, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с аннотациями и ее предельная краткость. В историческую справку включаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника, перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об их плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации: "документы сохранились не полностью", "значительная часть документов не сохранилась" и т.д.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей называются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические (административно-территориальные) границы.

К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рамками аннотации остается информация о целом ряде таких же документов, ведет к искажению и потере информации, к дезориентации потребителя информации в вопросе о действительном содержании документов фонда.

Большое значение для повышения информативности путеводителя имеет принцип группировки информации о содержании документов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информации о содержании документов фонда в аннотации позволяет показать состав и содержание документов фонда в закономерной логической последовательности, вскрыть исторические связи документов данного комплекса, что повышает возможность восприятия такой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.

Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематической, отраслевой (функциональной), хронологической, номинальной.

Для фондов, содержащих многоаспектную документную информацию со значительным объемом документов, систематизация которых в фонде проведена по структуре, возможно построение аннотации по структурным делениям. Этот принцип расположения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри структурных групп информация в аннотации группируется по тематическому или номинальному признаку.

Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообразно применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и разновидностям, т.е. по номинальному признаку. Такая группировка информации применяется, в частности, при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

Выбор этого признака может быть продиктован также особенностью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.

Таким образом, если при тематическом построении аннотации тематические группы или вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, то в пределах темы или вопроса - по номинальному признаку. Выделение тематических рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тематические рубрики крупные, внутри них может быть проведена последующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название тематических рубрик определяется содержанием самих документов.

Сущность построения аннотации по отраслевой, или функциональной схеме состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фондов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов.

В такой аннотации вначале указываются материалы о деятельности фондообразователя в целом, а затем - материалы, относящиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при отраслевой схеме информация строится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, исходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по финансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведению их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по общим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номинальному признаку.

Методика описания документов, сведения о которых включаются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи информации.

При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно).

При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности документов и указания в определенных случаях автора обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация.

Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплексы документов или отдельные документы в том случае, если материалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.

Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Рассмотрим в сравнении состав индивидуальной и групповой характеристик:

Индивидуальная характеристика	Групповая характеристика
Название фонда (организации или лица). Например: "Центральный совет по туризму и экскурсиям ВЦСПС", 1936-1991. "Всесоюзное общество пролетарского туризма и экскурсий (ОПТЭ)", 1930-1936. "Туристско-экскурсионное управление ВЦСПС (ТЭУ ВЦСПС)", 1936-1941, апрель 1945- декабрь 194 "Центральное туристско-экскурсионное управление ВЦСПС (ТЭУ ВЦСПС)", декабрь 1945-1962. "Центральный совет по туризму ВЦСПС", 1962-30 мая 1969. "Центральный совет по туризму и экскурсиям ВЦСПС. 30 мая 1969".	Типовое или обобщенное название организаций или группы лиц. Например, "Уездные исполнительные комитеты".
Справочные данные о фонде. Например, "Ф. Р - 9520, 2 оп., 2597 ед.хр., 1928-1977".	Суммарные справочные данные. Например, "2 Ф., 43 ед.хр., 1917 г., описи."
Краткая историческая справка о фондообразователе. Например, "с 1930 г. туристско-экскурсионная работа проводилась Всесоюзным обществом пролетарского туризма и экскурсий (ОПТЭ), созданного путем объединения ОПТЭ и акционерного общества "Советский турист". В соответствии с постановлением ЦИК СССР от 17 апр. 1936 г. и Секретариата ВЦСПС от 28 ноября 1937 г. о ликвидации Всесоюзного общества пролетарского туризма и экскурсий и передаче в ведение ВЦСПС руководства работой в области массового туризма и экскурсий, в 1936 г. было организовано туристско-экскурсионное Управление ВЦСПС (ТЭУ ВЦСПС), действовавшее как хозяйственная, хозрасчетная организация... Решением Секретариата ВЦСПС 11 июня 1945 г. было утверждено положение о ТЭУ ВЦСПС. XIV пленум ВЦСПС принял решение о переименовании ТЭУ ВЦСПС в Центральное туристско-экскурсионное управление ВЦСПС. Постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 30 мая 1969 г. Совет переименован в Центральный совет по туризму и экскурсиям ВЦСПС. Фонд поступил в ГА РФ (ЦГАОР СССР) в 1973 г. из Центрального архива ВЦСПС и пополнялся документами из этого архива в последующие годы. Имеется историческая справка к фонду. Описи составлены по хронологически-структурному принципу. Оп. 1, 2. 2597 ед.хр. 1928, 1930-1931, 1934-1977"	Типовая или обобщенная историческая справка о фондообразователях. Например, "в результате победы Февральской буржуазно-демократической революции 1917 г. к власти в стране пришло Временное правительство. На местах были созданы уездные исполнительные комитеты Временного правительства. Лихвинский и Тульский уездные исполкомы были организованы в марте 1917 г. (320). Комитеты утверждали всех должностных лиц уезда, занимались охраной порядка, снабжением продовольствием, надзором за регулярным поступлением налогов. Ликвидированы после установления Советской власти"
Аннотация состава и содержания документов. Например: "Протоколы, стенограммы, постановления пленумов ЦС по туризму и экскурсиям. Протоколы, стенограммы, постановления заседаний пленумов и президиумов республиканских, областных и краевых советов по туризму. Протоколы заседаний Совета Центрального курортного управления профсоюзов, Научно-курортной комиссии, коллегии Центрального совета по управлению курортами профсоюзов. Докладные записки и справки республиканских и территориальных курортных управлений о санитарно-курортном обслуживании. Годовые медицинские отчеты республиканских и территориальных курортных объединений. Протоколы технических совещаний. Планы развития курортов, санаториев и домов отдыха, проектно-издательских работ капитального строительства республиканских и территориальных курортных управлений. Акты государственных комиссий по приему в эксплуатацию законченных объектов строительства, приема профсоюзами курортов, санаториев, домов отдыха от Министерств здравоохранения РСФСР и союзных республик... Положение о ячейках общества пролетарского туризма и экскурсий (1930). Устав ТЭУ ВЦСПС (1937). Положение о ТЭУ ВЦСПС и территориальных управлениях (1945). Устав ЦТЭУ ВЦСПС и положения о территориальных управлениях (1947). Ликвидационные балансы ТЭУ ВЦСПС и территориальных управлений (1941). Отчеты, справки, сведения об организационной работе Центрального туристско-экскурсионного управления ВЦСПС, республиканских, краевых и областных туристско-экскурсионных управлений о работе. Докладные записки и отчеты инструкторов ТЭУ ВЦСПС по обследованию работ территориальных ТЭУ. Отчеты о работе туристских баз"	Аннотация состава и содержания документов Например, "Постановления, циркуляры, приказы Временного правительства, Тульского губернского комиссара, Главного управления по делам местного хозяйства. Постановления волостных исполкомов; протоколы совещаний губернских уездных комиссаров; протоколы собраний граждан об избрании волостных комитетов"
Библиографический список литературы о фонде (дополнительный элемент характеристики)	Библиографический список литературы о фондах (дополнительный элемент характеристики)
-	Список фондов, вошедших в групповую характеристику, со справочными данными по каждому фонду (иногда дается на первом месте вместо типового или обобщенного названия организаций или группы лиц). Например, "Лихвинский Калужской губернии. Ф. 2264, II кат., 27 ед.хр., 1917 г., 1 оп. (хронол., рукопись). Тульский. Ф. 2265, II кат., 16 ед.хр., 1917 г., 1 оп. (рукопись)"

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

Характеристики в путеводителях типа справочника имеют свою специфику, так составляется не на фонд, а на архив в целом. Характеристика в справочнике включает:

название архива и его местонахождения;

справочные данные о количестве находящихся на хранении документах с их крайними датами;

краткую историческую справку об архиве;

обобщенную аннотацию документов;

в конце характеристики указывается наличие путеводителя или краткого справочника по данному архиву.

При наличии у архива филиалов их список с адресами, справочными данными и датой создания помещается в конце характеристики:

Государственный архив Алтайского края.

656043, Барнаул, ул. Б. Олонская, 24. Тел. 3-79-61

1709 фф., 432 617 дд., 1744-1980 гг.

3 фф., 389 ед. хр. научно-технической документации, 1937-1973 гг.

23 608 ед. хр. фотодокументов, вторая половина XIX в. - 1985 г.

В 1920 г. создан Алтайский губернский архив. В 1926 г. преобразован в Барнаульский окружной архив; в 1930 г. - в отделение Западно-Сибирского краевого архива. С 1937 г. - Алтайский краевой архив; с 1941 г. - Государственный архив Алтайского края.

Документы досоветского периода, отложившиеся в фондах Алтайской канцелярии Колывано-Воскресенского горного начальника, Алтайского горного правления, Главного управления Алтайского горного округа, Барнаульской и других горных контор, отражают историю Алтая в его современных границах, освещают административно-территориальные изменения, развитие производительных сил и социальных отношений в Алтайском горном округе и Алтайской губернии, а также содержат сведения по истории Новосибирской, Томской, Кемеровской, Восточно-Казахстанской и Семипалатинской областей...

Фонды жандармских и полицейских управлений содержат сведения о революционном движении на Алтае, о первых классовых выступлениях рабочих в период первой российской революции 1905-1907 гг., крестьянском движении в годы Первой мировой войны.

История народного просвещения на Алтае представлена документами гимназий, реальных училищ, Общества попечения о начальном образовании и др.

В фонде Алтайского подотдела Западно-Сибирского отдела Русского географического общества хранятся материалы по истории края, географические и этнографические описания селений, данные об археологических памятниках, автографы ученых-сибиряков П.Н. Крылова и Г.Н. Потанина...

В документах Алтайского губернского Совета народного хозяйства, Совета народного хозяйства Алтайского экономического административного района, Алтайского металлообрабатывающего завода и других раскрыта история индустриализации края: создание машиностроительной и химической промышленности, освоение новых видов продукции в текстильном производстве, техническое перевооружение транспорта, строительство Барнаульского меланжевого комбината, сахарных заводов, развитие транспортного и энергетического машиностроения, шинного производства, моторостроения, лесохимического производства...

Государственный архив Алтайского края: Путеводитель. Барнаул, 1967.

Филиалы Государственного архива Алтайского края:

659300, Бийск, ул. Ленина, 134. Тел. 2-35-80

225 фф., 27 423 дд., 1902-1980 гг.

553 ед. хр. фотодокументов, 1918-1985 гг.

В 1922 г. создано Бийское отделение Алтайского губернского архива. В 1926 г. организован Бийский окружной архив, с 1930 г. - Бийский городской архив. В 1941 г. переименован в Бийский городской государственный архив. С 1977 г. - филиал Государственного архива Алтайского края в Бийске.

В документах досоветского периода отражена работа подпольной организации Бийской группы РСДРП.

В фондах полицейских и жандармских управлений имеются сведения о крестьянских волнениях, о преследовании лиц, ведущих агитацию среди крестьян против царского правительства...

Документы советского периода, отложившиеся в фондах ревкомов, исполкомов Советов, освещают борьбу за установление и упрочение Советской власти в Бийском уезде, партизанское движение в Колчаковском тылу, ликвидацию контрреволюционных мятежей.

Материалы архива рассказывают о развитии народного хозяйства города и района в период восстановления и первых пятилеток; о строительстве и пуске эвакуированных заводов и фабрик в годы Великой Отечественной войны; о создании энергетической промышленности, тяжелого энергетического и транспортного машиностроения, фанерно-спичечной промышленности; о поисках полезных ископаемых; об электрификации и радиофикации сел; о деятельности и материально-техническом укреплении колхозов; о добыче золота; о маслосыроделии и др....

658 710, Камень-на-Оби, ул. Ленина, 107. Тел. 2-10-54

337 фф., 45 919 дд., 1912-1979 гг.

540 ед. хр. фотодокументов, 1913-1979 гг.

В 1933 г. создан Каменский городской архив, в 1941 г. переименован в Каменский городской государственный архив. В 1977 г. преобразован в филиал Государственного архива Алтайского края в г. Камень-на-Оби...

Фонды исполкомов Советов освещают период создания и восстановления Советской власти после победы над Колчаком, партизанское движение в годы Гражданской войны, борьбу с бандитизмом, организацию коммун и сельскохозяйственных артелей, помощь голодающим Поволжья, развитие экономики г. Камня и района в годы первых пятилеток.

Материалы отделов сельского хозяйства исполкомов освещают историю коллективизации сельского хозяйства в районе, освоения целинных и залежных земель. Имеются данные о посевных площадях сельскохозяйственных культур, о создании укрупненных колхозов и совхозов, о выращивании крупного скота, о строительстве Кулундинского оросительного канала.

Архив хранит коллекцию документов по истории г. Камня.

Среди фотодокументов - портреты партизан Гражданской войны, первых коммунаров, ветеранов труда, виды промышленных предприятий г. Камня и района, исторических и архитектурных памятников, населенных пунктов, фотографии, запечатлевшие празднование знаменательных дат*1.

Примечание: *1 Государственный архив Алтайского края: путеводитель. Барнаул, 1967.

Справочный аппарат к путеводителю. Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

К путеводителю составляется общая библиография. В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания, так и для отдельных томов.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп материалов в соответствии со схемой); составе характеристик, справочного аппарата и приложений.

Методика составления списка сокращений, указателей и содержания (оглавления) к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения (для широкой информации или целевого информирования) и формы издания (архивный справочник или научно-популярное издание). Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

В качестве приложений могут быть даны:

сведения об изменениях административно-территориального деления;

списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы;

сведения о составе научно-справочного аппарата архива [13, с. 66, 67].



7. Дополнительные справочно-поисковые средства (СПС)

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

7.1 Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
П. 134	Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов

Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях [13, с. 92-94].

*** Однако подготовка обзоров как типа архивного справочника не получила в информационной работе архивов заметного распространения. Это связано с рядом причин. Прежде всего, это трудоемкий и длительный процесс. Кроме того, при составлении обзора всегда неизбежен субъективный подход со стороны составителя при подборе документов и их освещении. Для создания обзора на должном научно-информационном уровне требуется высокая квалификация составителя. В основном, сегодня обзоры составляются студентами-дипломниками в качестве дополнительного справочного пособия НСА архива. В практической же работе архивы сталкиваются с тем, что исследователи чаще обращаются к таким архивным справочникам, как описи, путеводители, краткие справочники и т.д. Интерес к обзорам, представляющим общую информацию о составе и содержании документов фонда или по теме, в настоящее время невелик. Как правило, им отводится роль широкого информирования потребителей об отдельном комплексе документов. После проведенной в государственных архивах в 1980-х гг. работы по усовершенствованию и переработке описей интерес к обзорам снизился. Получившие информативную насыщенность описи стали еще более активно использоваться исследователями и сотрудниками архивов как база для создания других справочников системы НСА архива.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой). В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с возможным источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с возможным источниковедческим анализом этих документов.

Составление обзоров можно рекомендовать только к документам, имеющим наиболее актуальное значение.

Критериями выбора документов для обзоров фондов являются:

назначение и место фондообразователя в системе учреждений;

актуальность документов;

роль и значение лица в общественно-политической и культурной жизни страны;

объем материалов фонда (обзоры составляют к крупным фондам);

степень использования документов в научных исследованиях (обзоры составляют к малоизученным документам);

наличие однотипных или сложных по содержанию дел; такие дела бывают недостаточно раскрыты в описях и поэтому нужен обзор.

Критериями выбора документов для тематических обзоров являются:

актуальность темы;

наличие материалов по выбранной теме;

учет задач современной экономики, науки, культуры и т.д., особенно по неизученным темам.

*** Например, в РГИА в свое время были составлены следующие обзоры документов [6, с. 37, 38]:

обзоры документов учреждений Министерства путей сообщения;

учреждений дворцово-удельного ведомства;

Министерства торговли и промышленности;

Центрального управления по цензурному ведомству;

Особого совещания о нуждах сельскохозяйственной промышленности;

Комитета Сибирской железной дороги;

Земского отдела МВД;

Первого Департамента Сената;

по истории промышленных предприятий Санкт-Петербурга до 1918 г.;

по истории театра в фондах учреждений цензуры, МИДа и в фондах личного происхождения и др.

А в ГРАВМФ такие обзоры, как [6, с. 53]:

история архитектуры и градостроительства;

охрана памятников истории и культуры;

история торгового мореплавания;

революционная ситуация в России в 50-60-е гг. XIX в.;

жизнь и деятельность И.Г. Бубнова и др.

Обзорам фонда и тематическим обзорам присуще много общего (в структуре, методике описания, составе справочного аппарата). Обзоры имеют две основные части:

1) характеристика документов (собственно обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), иногда их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, содержания, предисловия, списка сокращений, указателя(ей).

Характеристика документов в обзоре. В характеристиках документов (собственно обзоре) излагаются сведения об их составе и содержании, расположенных по заранее разработанной схеме.

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

структурная;

отраслевая (функциональная);

тематическая;

хронологическая;

номинальная.

Для тематического обзора документов используются следующие схемы:

отраслевая (функциональная);

тематическая;

хронологическая.

Как видим, структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Разберем на конкретном примере сущность каждой из названных схем.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненности. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и соподчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по возрастанию номеров, присвоенным им фондообразователем.

Обратите внимание на возможные построения характеристики по структурной схеме:

1. Управление делами;

2. Плановый отдел;

3. Производственно-технический отдел;

4. Геологический отдел;

Главная бухгалтерия;

6. Отдел кадров.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

Возможны следующие варианты построения обзоров архивных фондов по отраслевой схеме:

1. Совершенствование государственного аппарата;

2. Промышленность;

3. Сельское хозяйство;

4. Торговля;

Городское хозяйство;

6. Культурное строительство;

7. Здравоохранение.

по функциональной схеме:

1. Руководство и контроль;

2. Организационные вопросы;

3. Планирование;

4. Финансирование;

Учет и отчетность;

6. Кадры;

7. Труд;

8. Правовые вопросы;

9. Административно-хозяйственные вопросы.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.:

1. Горная промышленность;

2. Химическая промышленность;

3. Силикатно-керамическая промышленность;

4. Кожевенная промышленность.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или четко выраженной отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.

Приведем пример построения характеристики документов по тематической схеме:

1. Материалы по изучению истории развития мануфактурной промышленности XVIII в. в целом и политика самодержавия в области промышленности;

2. Материалы по истории отдельных, наиболее крупных мануфактур;

3. Материалы о социальном составе рабочих мануфактур XVIII в. о положении и борьбе рабочих на фабриках в XVIII в.;

4. Материалы о "неуказной", крестьянской промышленности.

Источники о географическом распределении промышленности в XVIII в.;

6. Материалы об иностранном капитале и иностранных предпринимателях в промышленность России в XVIII в.;

7. Материалы о торговле с заграницей, в частности, о торговле продукцией русских мануфактур;

8. Материалы о промышленных кампаниях.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя:

1. Профсоюз текстильщиков в период Октябрьской революции, Гражданской войны (октябрь 1917-1920 гг.);

2. Профсоюз текстильщиков в период восстановления народного хозяйства (1921-1926 гг.);

3. Профсоюз текстильщиков в период реконструкции промышленности (1926-1929 гг.).

Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение обычно связано с освещением содержания документов определенной темы исторического характера, где необходимо показать комплексы документов в последовательности происходящих событий:

1. Промышленность и рабочий класс Москвы и Московской губернии в конце XVIII в. - первой половины XIX в.;

2. Промышленность и рабочий класс Москвы и Московской губернии во второй половине XIX в.;

3. Промышленность и подъем массового революционного движения в Москве и Московской области в начале ХХ в.

Применение хронологических схем при составлении тематических обзоров, связанных с освещением документов по широкой тематике, не может считаться удачным, так как в этом случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторения однообразных вопросов.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Так, например, могут быть выделены номинальные разделы:

1. Приказы;

2. Протоколы;

3. Планы;

4. Отчеты и т.д.

Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристик документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам.

При разработке схем характеристик серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов, подразделов и более мелких делений, которые могут быть расположены:

а) в систематическом порядке:

1. Промышленность, транспорт и связь, торговля;

2. Сельское хозяйство;

3. Наука, культура, быт;

б) в хронологической последовательности:

1. Январь;

2. Февраль;

3. Март;

4. Апрель;

Май и т.д.;

в) в алфавитном порядке:

1. Авиационная промышленность;

2. Медицинская промышленность;

3. Химическая промышленность.

Характеристика документов в обзоре включает в себя аннотацию их состава и содержания и поисковые данные как обязательные элементы, а также источниковедческий анализ документов как дополнительный элемент (рис. 2).

Рис. 2

Примечание: * Обзор фонда Сибирского генерал-губернатора. Омск, 1959. С. 17.

Сведения о составе и содержании документов в характеристике принято называть аннотацией. Для ее составления используют следующие приемы подачи информации: аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными (рис. 3). Индивидуальные аннотации могут составляться на одно дело, отдельный документ или часть документа.

Рис. 3

В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов. Групповые аннотации могут составляться на группу дел и группу документов.

Это можно проследить на следующих примерах описания групп дел и групп документов:

"Источником для изучения конкретной деятельности Московского военно-промышленного комитета после победы Октябрьской революции являются отчетные ведомости о распределении и исполнении военных, хозяйственных и продовольственных заказов за декабрь 1917 - август 1918 гг. (оп. 1, дд. 105, 221, 230, 231, 233-235, 455)".

"В фонде сохранилось небольшое количество документов о деятельности заградительных отрядов в 1919-1920 гг. Это телеграфные указания Наркомпрода РСФСР, начальника штаба 1-й армии Восточного фронта, протоколы заседаний, коллегии губпродкома (подлинник), инструкции Губпродкома заградительным отрядам (д. 76, л. 320; д. 93, л. 41; д. 108, л. 31; д. 348, л. 90; д. 678, л. 87; д. 790, л. 67)".

В индивидуальных аннотациях полно и детально раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов или конкретных дел, к которым составитель обязан привлечь внимание читателя.

Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом.

В ряде случаев допускается пересказ, но необходимо помнить, что обзор должен информировать о содержании документов, подробный же пересказ фактов и событий, о которых идет речь, а также включение большого числа статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подобное "описание" может превратить обзор из архивного справочника в специальное историческое исследование, а такие цели перед обзором не ставятся.

При составлении аннотации в обзорах может использоваться цитирование из текста документов, однако злоупотреблять им не следует. Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, когда цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится.

"Так как Мануфактур-коллегия и ее контора" ведали суд и расправу над рабочими и всеми "фабричными", в том числе и над собственно рабочим классом, то мы находим большой судопроизводственный материал коллегии о решениях рабочих, их "ослушания", "продерзостей".

При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческий анализ документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.

Именно в этом состоит информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных информационно-поисковых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подтверждается значение той или иной группы документов, или конкретного документа, или изучения темы, показывается полнота и степень сохранности документов, отмечается характер содержащихся в них фактических данных, их достоверность.

В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность источников по тем или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов:

"В связи с тем, что большая часть документации промышленных предприятий и учреждений Ленинграда погибла, особенно возрастает историческая ценность уцелевших источников в изучении перестройки промышленности на военный лад, борьбы с производственными трудностями, за сохранение кадров и т.д.".

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник).

В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ.

Поисковые данные указываются рядом с аннотацией и источниковедческим анализом документов и заключаются в круглые скобки.

Справочный аппарат к обзору. Рассмотрим вторую часть обзоров документов - справочный аппарат.

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания вида справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания или год составления обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии с предисловием к описи.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователей дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователей показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

Методика составления списка сокращений, указателей и содержания (оглавления) к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.

7.2 Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
П. 136	Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел. Указатель как самостоятельный справочник строится по такой же методике [13, с. 74-85].

Указатели как самостоятельные справочники по типу организации в них информации разделяют на предметно-тематические и структурные.

Внутри каждого типа выделяют виды указателей. К предметно-тематическим относят систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности: географический и именной.

Разновидности предметных указателей, в свою очередь, могут быть как общими (географический и именной), так и специальными (указатели видов документов, учреждений, географических названий и др.).

К группе структурных указателей относят такие виды, как структурный, отраслевой, функционально-производственный (приложение 7).

Указатели структурной группы обычно составляются к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции организации (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. С. 72-74 [13]).

По форме различают указатели листовые или карточные. Электронные указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).

Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые в зависимости от комплексов документов, к которым они составлены.

Примеры разработанных указателей в ряде федеральных архивах приведены в приложении 8.

7.3 Тематические перечни документов и базы данных

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 354	Тематический перечень документов - вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных

Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

Таким образом, перечни документов в зависимости от цели создания могут быть двух видов: инициативные (составляемые архивом) и по запросам пользователей (физических или юридических лиц).

Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.