Справочно-поисковые средства к архивным документам (научно-справочный аппарат)

Отечественными исследователями-архивистами были творчески освоены общетеоретические и научные подходы как отечественных, так и зарубежных исследователей к решению проблем классификации, в частности, для разработки лингвистического обеспечения АСНТИ по документам ГАФ СССР.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации (ЕКДИ) 2007 г.

Исследование вопросов классификации документной информации в 90-е гг. характеризуется лишь локальными подходами к решению проблемы на фоне формирующегося информационного пространства с использованием новых технических и технологических возможностей.

Изучение и анализ методики классификации архивной документной информации 70-90-х гг. показали:

1) в современной теории и практике существуют две группы классификационных схем универсального характера, различающиеся по принципам построения: иерархического типа (УДК, ББК, СЕК, ЕКДИ и др.) и фасетные;

2) при разработке современных классификационных построений необходимо учитывать богатый методический опыт советских, российских архивистов по составлению СЕК, созданию ИПЯ классификационного и дескрипторного типа для АИПС;

3) возможности применения действующих классификационных схем в различных областях знания и разных отраслях ограничены из-за их недостаточной гибкости, старения заложенной в них информации, неполного отражения интеграции современных знаний и отраслей практической деятельности общества, что в конечном итоге не отвечает современным требованиям и задачам научного использования и информационного обслуживания;

4) в наибольшей степени приближена к современным классификационным потребностям архивных учреждений РФ Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978) и Единый классификатор документной информации (М., 2007), которые построены на основе научной классификации событий, явлений, а не отраслей наук, как другие действующие схемы классификации [10, с. 7-10].

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов:

"Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек";

"Библиотечно-библиографическая классификация" - ББК-СЕК (1962, 1978 гг.).

В России и странах восточной Европы используется ББК как основа классификации ретроспективной документной информации (РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы:

"Универсальная десятичная классификация" (ДК Дьюи);

"Классификация при помощи двоеточия" (Ранганатана).

Мельвиль Дьюи (1851-1931 г.), организатор американской библиотечной ассоциации, в 1872 г. составил первый вариант Десятичной классификации. Ее суть: вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотни, тысячные и т.д. классы. Например, десятичная классификация для книг:

000 - Общие произведения

100 - Философия

200 - Религия

600 - Полезные искусства

900 - История

Каждый из этих классов делится на 10 подклассов:

600 - Полезные искусства

610 - Медицина

620 - Инженерия

640 - Домашнее хозяйство

690 - Строительное дело

В 1897 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографический институт в Брюсселе (МБИ) издал усовершенствованную ДК, которая с 1905 г. называется УДК. Она предназначалась для установления связи между библиографиями и библиотеками всего мира.

Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц определителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837-1903 гг.), затем Полем Отле (1868-1944 гг.) и Анри Лафонтеном (1853-1943 гг.).

Эти таблицы имели свои знаки:

присоединения +

распространение /

отношение:

язык =

Были и свои специфические обозначения:

место (...)

время "..."

аспект 00

Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержание архивных материалов (но для документов советской эпохи она плохо подходит).

Индийский теоретик систематической классификации Ш.Р. Ранганатан (1892-1972 гг.) развил многоаспектный поиск информации, заложенный в УДК.

Он разработал "Классификацию двоеточием".

В ней 37 разделов:

А. Естественные науки

В. Математика

С. Физика

Z. Правоведение

К каждому разделу составлены таблицы - характеристики.

Например, к разделу "Д" - "Инженерия" есть таблицы:

по признаку работ,

по признаку инженерных работ

по признаку части;

Далее каждая таблица имеет свое деление.

"W" - "По признаку работ":

1 - здания и жилища;

2 - ирригационные и дренажные работы;

2 - горное дело;

"Е" - "По признаку инженерных работ"

1 - прикладная механика;

2 - исследование;

3 -...

4 - чертежи и рисунки

"Р" - "По признаку части"

1 - земляные работы;

2 - фундамент;

3 - пол;

6 - крыша;

7 - окна.

Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием.

Например, Д:Е 2:Р 1 "Инженерные исследования земляных работ".

Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификаций и может служить основанием для автоматизированных ИПЯ.

Главное, что необходимо помнить при классификации книг, произведений печати: при библиотечной классификации книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений.

При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска ретроспективной документной информации совпадают.

В отечественном архивоведении ранее использовали "Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период)". - М., 1978 (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Она использовалась в отечественных архивах до 2007 г., была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где делениями являются отрасли знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:

государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности (индекс Б/3);

общественно-политическая жизнь (индекс И/К);

народное хозяйство (индекс Л/Т);

культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).

Каждую такую отрасль (деление) в СЕК принято называть отделом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историческо-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая революция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено наличием значительного количества документов по этой теме в госхранилищах и их значительным использованием.

Отраслевые и историко-тематические отделы образуют главную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подотделы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют основную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектности, а также для исключения повторов к основной таблице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей:

аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс и внедрение его результатов; экономика, обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;

групп населения: по занимаемому положению, характеру связи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по налоговой принадлежности и т.д.;

языка: иностранный и народов СССР;

места: зоны и общие указания определенных мест: страны света; государства и государственные объединения и т.д. Знайте! Любое понятие из таблицы общих определителей может сочетаться с любым понятием основной таблицы СЕК, но не во вред логике.

Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов. Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта к подотделам:

вооруженные силы (индекс Ж) и Вооруженная защита социалистического Отечества (индекс 3);

народное образование (индекс Ф);

физкультура и спорт (индекс 3).

Имейте в виду: понятия из конкретной таблицы специальных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена.

В 2007 г. ВНИИДАД совместно со специалистами федеральных и региональных архивов подготовили Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ. - М., 2007). Данный классификатор открывает новые возможности для развития архивных каталогов, являющихся основными справочно-поисковыми средствами, предназначенными для тематического поиска на внутри- и межфондовом уровнях.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983).

Разработчики ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации отмечают ряд его существенных отличий от предыдущих классификационных схем, применявшихся при создании систематических каталогов в архивах СССР:

ЕКДИ АФ РФ устраняет разрыв в классификации документной информации по истории нашей страны до октября 1917 г. и после этой даты, охватывает все исторические периоды;

ЕКДИ АФ РФ дополнена новой информацией, осуществлена ее деидеологизация;

ЕКДИ АФ РФ разработан как универсальный информационно-поисковой язык иерархического типа, специально предназначенный для классификационного анализа архивной документной информации, содержащейся в документах АФ РФ, независимо от носителя информации, времени создания документов и места их постоянного хранения;

ЕКДИ АФ РФ устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны;

ЕКДИ АФ РФ разработан на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни;

в классификаторе заложена возможность отражения новых отраслей деятельности и человеческих знаний без ломки существующей системы понятий" (Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации - с. 5-7 [16]).

Структура построения СЕК и ЕКДИ АФ РФ схожи. Так, СЕК состояла из Главной таблицы, Основной таблицы, Таблиц общих определений и Таблиц специальных определений, относящихся только к определенным подотделам, а также справочно-ссылочного аппарата, алфавитно-предметного указателя, указателей изменения индексов "Схемы единой классификации", методических указаний по применению "Схемы единой классификации".

ЕКДИ АФ РФ состоит из классификационных таблиц (Главной, Основной; пяти таблиц определителей), справочно-ссылочного аппарата, алфавитно-предметного указателя, списка сокращенных слов, таблицы соответствия индексов понятий ЕКДИ индексам Схем классификации документной информации советского и досоветского периодов, методических указаний по применению ЕКДИ АФ РФ.

При сравнении информационного наполнения классификационных схем СЕК (М., 1978) и ЕКДИ АФРФ (М., 2007) можно отметить несколько существенных отличий ЕКДИ АФ РФ от СЕК:

более чем в 6 раз увеличилось количество отделов;

часть отделов в ЕКДИ АФ РФ ранее в СЕК были подразделами, другая часть появилась впервые;

на уровень разделов в Главной таблице ЕКДИ вынесена информация о событиях, явлениях общественной, социальной жизни общества, ранее не находившей достойного отражения в СЕК, как "маловажная", (например, разделы 23-28). Ряд названий претерпели деидеологизацию, (например, отдел N 32).

Составители нового классификатора априори предполагают, какая информация будет содержаться в документах источников комплектования государственных, муниципальных и других архивов, а также архивохранилищ страны, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право постоянного хранения документов Архивного фонда РФ.

Наполнение Главной таблицы ЕКДИ во многом определено составом и содержанием деятельности государства и общества от периода средневековья до XXI в.

При сопоставлении двух основных таблиц ЕКДИ и СЕК, очевидно, что при сохранении четырехуровневого деления, их наполнение существенно отличается. Так, основная схема ЕКДИ АФ РФ содержит многократно большее количество разделов. Информационное наполнение схемы деидеологизировано. Расширены возможности архивов по дополнению предложенных понятий, что позволит при проведении каталогизации максимально учитывать состав и содержание документов конкретных фондообразователей.

Таким образом, в СЕК и ЕКДИ АФ РФ назначение и типы таблиц одинаковы. Различие наиболее существенно в понятиях таблицы "групп населения". Все остальные таблицы существенно дополнены новыми понятиями (Приложение 4).

К обоим классификационным справочникам составлены алфавитно-предметные указатели, которые представляют собой систематизированный в алфавитном порядке перечень имеющихся в таблицах понятий с их индексами. Они дают возможность выявить предметные, горизонтальные связи понятий, размещенных в разных подразделениях Схемы и Классификатора. Отличие алфавитно-предметного указателя к ЕКДИ состоит в его многократно превышающем объеме соответствующего указателя к СЕК. Для Схемы и Классификатора характерно деление понятий, тесно связанных между собой по содержанию. Связь между близкими понятиями СЕК и ЕКДИ устанавливаются в первую очередь структурой их главных и общих таблиц: последовательность и соподчиненность отделов, подотделов, разделов, подразделов и конкретных индексов. Кроме того, в справочниках использована система отсылок, полных и частичных, для установления предметных связей, расчлененных в таблицах (полная ссылка - это указание от возможного расположения понятия к его фактическому месту в Классификаторе. Частичная, дополняющая отсылка свидетельствует о тесной взаимосвязи двух или более родственных понятий, разделенных в классификаторе [16, с. 29, 30]. Например: "28.04.00.00. Музеи. Музейное Дело. См. также - 202.00.00. Научные учреждения" (ЕКДИ АФ РФ/М., 2007, С. 360).

Важным элементом ведения любого каталога является индексирование отобранной для него документной информации. Индексирование - это процесс выбора или составления индексов по схеме и проставление на каталожной карточке:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988
П. 134	Индексирование - выбор и/или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках
П. 132	Индекс - условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)
П. 133	Индексация - то же, что система индексов

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков в системе классификации. Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Система индексирования необходима для закрепления места и отражения взаимосвязей делений схемы. Сопоставим систему индексирования СЕК и ЕКДИ. Общим требованием является мнемоничность, т.е. легкость для запоминания (приложение 5).

В схемах применяются простые, составные и комбинированные индексы. Простые индексы - отдельная запись, характеризующая одно понятие или один признак и т.д.:

СЕК	ЕКДИ
ФЗ школьное образование (02.02) основная деятельность, -1.43 студенты, =80 русский язык, "6.286" Московская (губерния) область	24.01.02.00. школьное образование, 204.00.00. архивное дело, -6.4 специалисты с высшим образованием, (07.03.02.06. студенчество, учащиеся), =94 русский язык, "6.354" Московская (губерния) область

Составные индексы включают в себя несколько простых индексов разных таблиц (основной и таблиц определений):

СЕК	ЕКДИ
Г 011 (02.02) деятельность Верховного суда СССР	04.02.01.01(02) деятельность Верховного суда РФ, 204.00.00.(02.13) компьютеризация архивов

Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием). Значение комбинированного индекса объединяется в одно, а располагаются они по смыслу:

СЕК	ЕКДИ
В СЕК исключение составляли комбинированные индексы, в которых имелись индексы разделов: Л 11. Труд. Социальное обеспечение Л 12. Планирование Л 13. Финансы. Финансирование Л 14. Статистика. Учет Л 18. Капитальное строительство	В ЕКДИ исключение составляют комбинированные индексы подразделений: 10.00.00.00. Финансы 12.00.00.00. Статистика 13.00.00.00. Труд 100.00.00. Строительство, так как индексы этих подразделений указываются после индексов конкретных отраслей экономики

Преемственность в составлении двух схем заметна даже в названиях разделов, отнесенных к исключениям при составлении комбинированных индексов:

Т 1. 16: Т 3. Радиофикация административных зданий	23.02.01.07:26.02.04.09. Радиофикация административных зданий
Система индексации СЕК имела ограниченные, возможности для дальнейшего развития, так как почти на каждом (кроме первого) классификационном уровне составители оставили свободные резервные индексы для дополнения схемы. Свободные индексы в подразделениях распределены неравномерно. Свободные индексы использовались государственными архивами по своему усмотрению после согласования с архивным органом (для индексов на уровне ниже раздела). Для использования свободных индексов на уровне подотделов и разделов архив должен был получить согласие ВНИИДАД	Система индексирования ЕКДИ дает существенно большие, практически неограниченные, возможности для дальнейшего развития. Составители указывают на то, что государственные и муниципальные архивы могут осуществлять детализацию классификатора на уровнях, начиная с 5-го (частично), на 6-м, 7-м и последующих (полностью). При этом требование согласований доработки схемы классификатора с органами архивного управления либо ВНИИДАД отсутствует.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) продолжая сложившуюся в отечественной теории и методике архивоведения практику, традиционно относят каталог(и) к категории обязательных для ведения в архиве (с. 95). При этом Правила фиксируют следующее положение: "Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной" (с. 102).

Таким образом, следует сделать вывод о том, что процесс ведения каталогов в архивах должен продолжаться, и базой для данной работы должен стать новый "Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации" [16]. Обратим внимание на ряд функций, которые составители относят к основным, исходя из положения, что ЕКДИ АФ РФ- это современный методический инструмент для:

объединения архивных ресурсов АФ РФ в единое информационное пространство и предметной идентификации национальных архивных ресурсов в глобальной информационной сети;

унификации описания и индексирования тематической структуры АФ РФ;

организации, структурирования и регулирования постоянно растущего объема архивной информации;

обеспечения совместимости, тесного взаимодействия и взаимоувязанного функционирования всех элементов архивной информационной среды;

повышения эффективности поиска и использования архивной документной информации;

возможности внесения изменений и/или новых понятий без нарушения принятой структуры классификации" [20, c. 99-105].

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие документы учреждения-фондообразователя;

руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждению-фондообразователю;

документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Задача выбора фондов для каталогизации предусматривает установление очередности работы с документами и определение степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках. При выборе фондов для каталогизации следует учитывать определенные факторы, оказывающие влияние на очередность работы с фондами: комплексность разработки фондов, интенсивность и возможности использования документов, состав и состояние СНСА архива и ее элементов, направление, деятельности архива, степень сохранности документов.

При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной информации, содержащейся в документах фондов, необходимости использования документов в плановой, текущей работе архива.

В первую очередь тематической разработке подвергаются наиболее интенсивно используемые фонды: органов государственной власти и управления, статистики, финансов и др. Целесообразно намечать к каталогизации фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикаций документов, обзоров, различных информационных документов.

Основное внимание при выборе фондов для каталогизации следует обращать на фонды центральных учреждений, состоящих из высокоинформативных документов, которые чаще всего не могут быть включены в описание на уровне единицы хранения (дела) в полном объеме.

В фондах отраслевых учреждений рассматриваются отдельные структурные части, в которых отложились дела многостороннего содержания, сформированные по номинальному признаку (например, протоколы, доклады, стенограммы).

В архивах может применяться метод комплексной разработки фондов, когда первоочередной каталогизации подвергаются фонды, документы которых связаны между собой временем происхождения и масштабом деятельности в рамках одной административно-территориальной единицы, т.е. представляют собой определенный комплекс (фонды губернских учреждений определенного периода и фонды окружных и уездных учреждений того же времени). Использование комплексной разработки фондов дает возможность применения группового описания документов. Возможно также проведение каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования независимо от административно-территориального деления (фонды органов культуры).

При определении фондов для каталогизации должны учитываться также состав и качество CНСА архивов в целом и отдельных ее элементов, прежде всего описей. Наличие в архиве именного и географического каталогов может оказать влияние на выбор фондов, в которых содержится необходимая для них информация. Эти фонды разрабатываются в числе первых.

Выбор фондов для каталогизации тесно связан с тематикой и интенсивностью использования архивных фондов. Например, многие исследования и запросы (в ЦГАНХ, РГАЭ) в 1980-е гг. касались агропромышленного комплекса. Поэтому разработке были подвергнуты фонды министерств сельского хозяйства, тракторного и сельскохозяйственного машиностроения и др. Разработке могут подвергаться дела не за весь период существования организации, а за определенный период ожидаемого активного использования документов. Так, по фонду Министерства сельского хозяйства СССР проводилась каталогизация документов до 1946 г., так как период активного обращения к этому фонду заканчивался серединой 40-х гг.

При недостаточной степени сохранности документов фонда, намеченного к каталогизации в первую очередь, разработке могут быть подвергнуты также фонды учреждений его системы, если их документы более полно освещают деятельность основного учреждения.

Для каталогизации во вторую очередь намечаются отдельные фонды, содержащие информацию о различных сторонах деятельности фондообразователей, которая не дублируется в документах учреждений [13, с. 36, 37].

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

подокументного;

поединичного;

группового.

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одного фонда). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени. Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей):

часть документа;

документ;

группа документов;

дело;

группа дел.

Описание документной информации на каталожных карточках. Этот процесс представляет собой не что иное, как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 163	Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога

Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов, объединенных в отдельные группы:

классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

информационные (содержание документов);

поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

внешние (язык документа и способ воспроизведения);

контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как "Рубрика", "Подрубрика" и "Индекс" целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы "Дата события" и "Место события" содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в "Рубрику". Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в "Подрубрику".

Именно "Рубрика" и "Подрубрика" служат основой для проведения индексирования карточек.

Основным методом описания информационных сведений является предметное (повопросное) описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел:

Фрагмент документа	Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. II. - М., 1988
П. 199	Предметный метод описания документов - отражение в описательной статье на каталожной карточке одного предмета (вопроса)

При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак - указание подлинности - указывается в отдельных случаях.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем - корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы "Название фонда", "N фонда", "N описи", "N дела" заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент "Лист" указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент "Язык документа" заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда.

Элемент "Способ воспроизведения" также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы "Должность и подпись составителя" и "Дата составления карточки" заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать "учащийся...").

Индексирование каталожных карточек. После отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступать к их индексированию. Индексирование - это процесс выбора и составления индексов по схеме и их проставления на каталожных карточках. Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Назначение индекса - передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов - это система построения индексов с учетом методики, определенных правил. Другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

буквенные;

цифровые;

смешанные (комбинированные).

Цифровые, в свою очередь, могут подразделяться на:

нумерационные;

серийные;

десятичные.

Применение каждой из этих систем индексов обусловлено структурой построения схемы классификации - логической или алфавитной.

Семантическую основу классификатора составляют лексические единицы информационно-поискового языка (ИПЯ), передаваемые словами и словосочетаниями естественного языка и включающие понятия, обозначающие объекты, процессы, явления. Для использования ИПЯ в автоматизированном режиме поиска в ЕКДИ существует система индексов, с помощью которых выражены его лексические единицы, соответствующие определенным подразделениям классификатора.

Система индексирования необходима для закрепления места и отражения взаимосвязи делений классификатора. Она должна обладать последовательностью расположения, мнемоничностью (легкостью и удобством в использовании), достаточным внешним различием разнообразных сочетаний одних и тех же знаков. Основное необходимое требование, предъявляемое к любой системе индексирования - максимальная краткость индекса, т.е. при наименьшем количестве знаков индексы должны давать наибольший объем информации.

Система индексирования ЕКДИ построена таким образом, что обладает мнемоничностью, а также гарантирует быстроту и четкость проведения индексирования архивной документной информации.

Система индексирования представляет собой совокупность всех использованных в Схеме индексов и метод их построения. В ЕКДИ применена цифровая система индексирования.

При этом на всех уровнях деления понятий классификатора предусмотрен сотенный принцип деления, что обеспечивает простоту индексирования информации, достаточную широту, гибкость, динамичность, возможность дополнения классификатора. Такая система позволяет зафиксировать и выразить соподчиненность различных понятий, показать самостоятельные логически равнозначные понятия. Она дает большое количество знаков для закрепления классификационных понятий, возможность проводить необходимые изменения в подразделениях с сохранением логической связи предметных понятий. Кроме того, она отличается четкостью и последовательностью в порядке расположения индексов.

Понятия схемы классификатора, соответствующие определенным его подразделениям (отделам, подотделам, разделам, подразделам) и отношения между ними выражены индексами в цифровом обозначении. В схеме классификатора применяются простые, составные и комбинированные индексы.

Простые индексы представляют собой отдельную запись, характеризующую одно понятие или признак. Например:

01.03.01.00 Избирательная система.

Составной индекс включает в себя несколько простых индексов разных таблиц классификатора. Например:

204.00.00 (02.13) Компьютеризация архивов.

Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием). При этом значение его составных частей соединяется в одно, а располагаются они по смыслу. Исключением являются комбинированные индексы следующих подразделений классификатора:

10.00.00.00. Финансы...; 12.00.00.00. Статистика...; 13.00.00.00. Труд...;

100.00.00. Строительство.

Индексы этих подразделений в комбинированном индексе указываются после индексов конкретных отраслей экономики. Например:

24.00.00.00: 12.00.00.00. Статистика образования.

Система индексирования классификатора в дальнейшем может развиваться. Пользователи классификатора, в частности архивы, могут использовать его схему как полностью, так и отдельные ее части по мере необходимости, а также детализировать ее деления на последующих, нижестоящих уровнях.

Совокупность знаков, применяемых для обозначения индексов, составляет базу индексирования. Она включает следующие знаки: арабские цифры (1, 2, 3...), двоеточие (:), точку (.), круглые скобки (...), кавычки "...", знак равенства (=), знак присоединения (+).

Арабские цифры используются для обозначения всех подразделений схемы классификатора и в таблицах определителей:

01.00.00.00; 17.01.03.03; 14.03.01.00; (01); "0.20"; -1.1; =7; (06.8).

Двоеточие - знак отношения, применяется при составлении комбинированных индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц определителей. Например:

18.00.00.00: 11.00.00.00. Планирование сельского хозяйства.

Точка используется в качестве разделительного знака в индексах Схемы классификатора, таблиц определителей аспекта, групп населения, места и специальных определителей к отделу 06.00.00.00. (Вооруженные силы. Войны и военные конфликты.)

Например:

01.00.00.00. Государственное устройство.

(01.01) Высшие органы - определитель аспекта.

-1.22 Временные работники - определитель групп населения.

06.2 Военное положение - специальный определитель к отделу 06.00.00.00.

Круглые скобки служат отличительным признаком индексов таблиц общих и специальных определителей аспекта при присоединении их к индексам основной таблицы.

Например:

02.02.02.01 (01.30) Создание общегосударственных законодательных, законосовещательных и представительных органов власти.

Кавычки применяются в таблице общих определителей места при присоединении определителей места к индексам основной таблицы. Например:

28.00.00.00 "6.354" Культурно-просветительная работа в Московской области.

Дефис является отличительным знаком определителей групп населения в таблице общих определителей групп населения, когда они присоединяются к индексу основной таблицы. Например:

07.001.07-9.1 Рабочие политические кружки досоветского периода.

Знак равенства является составным элементом индексов таблицы общих определителей языка и употребляется при присоединении их к индексам основной таблицы. Например:

27.03.04.00 = 94 Периодическая печать на русском языке.

Знак присоединения применяется, когда к индексу основной таблицы присоединяется несколько общих определителей языка или места. При этом они просто свободно перечисляются. Например:

29.00.00.00 "6.299 + 6.301" Здравоохранение. Санитария и гигиена в Республике Коми и Корякском национальном округе.

Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Помните! Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения цифр.

28.00.00.00. Культурно-просветительная работа.

28.01.00.00. Общие вопросы.

28.01.01.00. Законодательство по вопросам культурно-просветительной работы.

28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных учреждений.

28.10.02.02. Использование памятников истории и культуры в культурно-просветительных и научных целях.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному. Например: группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные - по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы "Индекс", "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке, а в графе "Содержание" после информации из документов указываются "См. также" и индекс соответствующего деления в каталоге или другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могу быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тематические картотеки по документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связаны с системой каталогов путем отсылок в обычном порядке, а в графе "Содержание" после информации из документов указываются "См. также" и индекс соответствующего деления в каталоге или другом архивном справочнике.

Отсылки бывают полные и частичные.

Полная отсылка - это указание от возможного расположения понятия к его фактическому месту в Классификаторе. При этом необходимо учитывать, что понятие, от которого дается отсылка, своего кода не имеет и помещается в схеме классификатора там, где по логике содержания вопроса (темы) его можно было бы искать.

Полная отсылка от одного понятия к другому понятию с кодом обозначается "см....".

Например: В разделе 04.02.01.00. Судебная власть дано понятие без кода "Финансирование судебной деятельности", от которого дается полная отсылка - см. 10.02.03.04. "Финансирование судебной власти".

Частичная, дополняющая отсылка свидетельствует о тесной связи двух или более родственных понятий, разделенных в классификаторе.

В тех случаях, когда комплексное понятие расчленено и каждая из частей включена в определенное подразделение Классификатора, в других соответствующих его подразделениях даются частичные отсылки к основному понятию и к близкому ему по значению другому понятию.

Частичная, дополняющая отсылка обозначается "См. также...".

Например:

06.01.03.09. Военные ордена, медали и наградные знаки.

См. также - 01.09.01.00. Награды.

09.02.02.00. Почвы.

См. также - 18.04.01.02. Обработка почвы; 212.04.00. Ґрунтоведение; 21 1.08.04. Почвовеведение.

Каталоги, как и другие архивные справочники, могут вестись в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации, в том числе в режиме удаленного доступа. (Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. С. 103 [17]). Вопросы разработки и ведения автоматизированных каталогов, рассматриваются в дисциплине, посвященной информационным технологиям в архивном деле.



6. Путеводители

Путеводители, как и каталоги, относятся к обязательным справочникам в системе справочно-поисковых средств в государственных, муниципальных и ведомственных архивах:

Фрагмент документа	ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
П. 133	Путеводитель по (архивным) фондам архива - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

Путеводитель - это традиционная форма справочника, предназначенная для публикации с целью предоставления возможности исследователям заранее знакомиться с составом документов конкретного архива.

Понятие "путеводитель" является родовым. Видами путеводителя являются:

путеводитель по фондам архива (архивов);

краткий справочник по фондам архива (архивов);

тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя определяется его целевым назначением [17. с. 101].

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах документов) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива(ов) - это вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень фондов. Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. В аннотированном кратком справочнике содержатся сведения о названии архивных фондов архива со всеми переименованиями фондообразователей, справочных данных о фондах и краткой аннотацией документов, содержащихся в нем.

Неаннотированный краткий справочник по фондам архива(ов) содержит сведения о названиях архивных фондов и их справочных данных.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) - вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного, муниципального архива, по отдельному комплексу фондов государственного, муниципального архива(ов).

*** Например, в разное время издавались также виды путеводителей, как:

Центральный государственный исторический архив в г. Москве: путеводитель. - М., 1946.

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства: Путеводитель: В 2 ч. - М., 1946-1952.

Справочник о составе и содержании документальных материалов ЦГА РСФСР. - М., 1959.

Архивные фонды ЦГА РСФСР: краткий справочник. - М., 1973.

Краткий справочник о фондах Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР. - М., 1979.

Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР: справочник: В 2 т. - М., 1990.

Тематический указатель к коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в Центральном государственном архиве Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР. - М., 1978. То же: - 2-е изд., испр. и доп. - М., 1991.

Высшие органы государственной власти и органы центрального управления РСФСР (1917-1967 гг.): Справочник. - М., 1971.

Краткий справочник фондов ЦГАНХ СССР. - М., 1973.

Центральный государственный архив народного хозяйства СССР: Новые поступления: В 4 вып. - М., 1988-1991. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994. С. 21, 61.

Государственные архивы РСФСР: справочник - путеводитель. - М.: Сов. Россия, 1980. - 368 с.

Государственные архивы СССР: справочник. Ч. 1. - М., 1989. - 603 с. Ч. 2. - М., 1989. - 419 с.

Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах: справочник. - М., 1991. - 589 с.

Путеводители, краткие и тематические справочники по федеральным архивам, изданных в 1990-2000-е гг. даны в приложении 6.

В РГГУ был подготовлен и издан в 2006 г. тематический путеводитель "Документы по истории и культуре евреев в архивах Киева".

В 2011 г. ВНИИДАД опубликовал методические рекомендации "Подготовка архивных путеводителей".

Ниже подробно рассмотрена методика создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (собственно путеводитель) и справочного аппарата.

Характеристики фондов в путеводителе. Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.

Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

При разработке классификационной схемы необходимо определить три параметра: первый - будут ли выделены исторические периоды; второй - какая схема и с какой глубиной детализации (наличия подразделов) будет применяться в рамках каждого исторического периода; третий - где по схеме будут располагаться фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1. Фонды досоветского периода.

2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий.

В рамках каждого исторического периода, как правило, применяется производственно-отраслевая схема, в которой разделы представлены группой организаций, объединенных функционально-отраслевым назначением.

Фонды личного происхождения в схеме могут располагаться либо в конце каждого исторического периода (по принципу к какому периоду относится основная часть жизни деятельности или творчества лица), либо все фонды личного происхождения будут даны в конце путеводителя после всех фондов разных исторических периодов.

Такой же подход применяется и к расположению архивных коллекций.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующим разделам:

высшие и местные органы государственного управления;

органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

органы суда и прокуратуры;

органы сословно-городского и земского самоуправления;

учреждения религиозного культа;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по таким разделам:

высшие и местные органы государственного управления;

органы народного и государственного контроля;

органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Деление основной части путеводителя по двум историческим эпохам является наиболее распространенным. Однако в путеводителях можно встретить и более мелкое деление в пределах исторических эпох. Например, "Период Временного правительства", "Период контрреволюции на Дону" и др.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д.

Например, после расположения всех фондов по основным делениям производственно-отраслевой схемы, т.е. по разделам, их далее классифицируют по отраслям, то есть по подразделам, например, в разделе "Народное хозяйство" будут подразделы:

промышленность;

сельское хозяйство;

транспорт и т.д.

Далее в рамках каждого подраздела могут применяться следующие группировки:

по отраслям (вторично), например, в промышленности: