Совершенствование организации труда управленческого персонала (на примере ОАО "Гомельдрев")

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Совершенствование системы управления экономикой - один из узловых вопросов экономической политики Республики Беларусь. Знание научных основ управления производственными коллективами и организации трудовых процессов является необходимым для успешной работы руководителя любого ранга в современных условиях. Современная экономика характеризуется резко возросшими масштабами производства, применением новых, постоянно обновляющихся материалов, технологических приемов, более широким внедрением достижений науки в производство, а также качественно новым, значительно более высоким уровнем работников производства. Эти условия диктуют необходимость иметь руководителей с высокими деловыми и личными качествами, подготовленных для успешной работы по организации коллективов на достижение наилучших результатов работы.

Рыночные отношения меняют взгляды на природу, роль, сущность и значение труда руководителя. На первое место выдвигается самостоятельность, инициатива, готовность к разумному риску.

В условиях более оперативного реагирования предприятий на изменение покупательного спроса, ускорения внедрения достижений научно-технического прогресса в производство, использования новейших технологий, улучшения условий труда, предъявляются большие требования к организации труда всех участников производственного процесса, и особенно руководителей.

Непрерывное совершенствование материально-технической оснащенности управленческого труда, его характера и содержания требует качественно нового научного подхода к его организации. В связи с этим возрастает роль научной организации управленческого труда (НОУТ), которая представляет собой комплекс научно-обоснованных мероприятий, направленных на повышение производительности труда руководителей и подчиненных, сохранение здоровья и трудоспособности работников.

Цель дипломной работы - проектирование на научной основе труда руководителей и специалистов.

Для достижения поставленной цели предполагалось решить следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты организации труда руководителя, его сущность и значение, а также вскрыть проблемные вопросы темы.

2. Проанализировать и оценить уровень организации труда руководителей исследуемого предприятия на практике (на примере ОАО «Гомельдрев»).

3. Предложить пути совершенствования труда руководителей предприятия.

Объект исследования - Открытое акционерное общество «Гомельдрев».

Предмет исследования - организация труда руководителей ОАО «Гомельдрев».

Методологической основой дипломной работы являются: нормативно-правовая и справочная информация: Конституция Республики Беларусь, система кодексов РБ, справочник должностей руководителей, система санитарных норм и стандартов Республики Беларусь, а также труды отечественных и зарубежных авторов, занимающихся вопросами анализа управленческого труда, таких как: Зудина Л.Н., Беляцкий Н.П., Мескон М.Х., Макконелл Р. и многие другие.

Данная дипломная работа состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Список литературы включает в себя 25 источников. Объем дипломной работы 82 страниц, 9 рисунков, 6 таблиц, 10 приложений.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1 Сущность организации управленческого труда и основные направления его совершенствования

Организация управленческого труда представляет собой систему использования живого труда в сфере управления, обеспечивающую его функционирование с целью достижения полезного эффекта трудовой деятельности [1].

Организация управленческого труда как система включает в себя совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и образующих единое целое.

К элементам организации управленческого труда относятся:

- разделение и кооперация управленческого труда в рамках управляющей системы в целом и каждого ее звена (отдела, сектора, бюро) подбор и расстановка управленческих кадров, обеспечение требуемого квалификационного уровня работников в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями;

- организация процессов труда по управлению;

- организация и оснащение рабочих мест;

- создание благоприятных условий труда;

- нормирование управленческого труда.

Элементы организации управленческого труда раскрывают ее содержание.

Разделение и кооперация труда означают разграничение должностных обязанностей между отдельными работниками и функций управления между структурными подразделениями с целью эффективного их взаимодействия [2].

Подбор и расстановка кадров ставит целью обеспечивать управленческие службы работниками требуемой квалификации, с необходимыми деловыми и личными качествами, добиться лучшего использования их потенциала и повышения квалификации [3].

Организация процессов труда предусматривает рационализацию содержания процессов труда, методов их выполнения с целью достижения высокого качества и оперативности выполнения управленческих работ при минимальной их трудоемкости.

Организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда направлены на обеспечение работников всем необходимым для производительной работы (мебелью, оборудованием, материалами, документами) и на сохранение здоровья и высокой работоспособности в процессе деятельности.

Возможности научно обоснованного подхода к определению необходимой численности работников и требуемых затрат времени на выполняемые ими работы зависят от нормирования труда, направленного на выявление и использование резервов экономии управленческого труда.

Таким образом, содержание организации управленческого труда очерчивает круг проблем, на решение которых и направлена практическая работа нашего дипломного исследования.

Применительно к управленческому труду научной следует считать такую организацию труда, которая основывается на использовании достижений науки и передового опыта, прогрессивных форм хозяйствования, применении технических средств, создавая тем самым условия для эффективного труда работников, для сохранения их здоровья и работоспособности.

Научная организация управленческого труда направлена на решение следующих задач:

- экономической - выполнение возложенных на управленческий персонал функций при минимальных затратах. Следует отметить, что в новых условиях хозяйствования решение экономической задачи касается не только экономии труда, но и сокращения материальных и финансовых затрат, связанных с управлением. И хотя вопросы экономии этих видов затрат выходят за рамки организации труда, экономия затрат труда почти всегда сопряжена с экономией финансовых ресурсов;

-психофизиологической - обеспечение сохранения здоровья работников, их длительной и устойчивой работоспособности, поддержание нормального психологического климата в коллективе;

-социальной - обеспечение содержательности, привлекательности и престижности труда, более полное использование творческого потенциала работников.

На решение этих задач должен «работать» каждый элемент организации труда. Так, рациональное разделение труда, устанавливая оптимальное соотношение между руководителями, специалистами (инженерами, техниками) и вспомогательным персоналом, обеспечивает экономию заработной платы, лучшее использование творческого потенциала специалистов и вместе с тем делает труд более интересным, привлекательным, престижным. Следовательно, обеспечивается решение экономической и социальной задач.

Создание благоприятных условий труда, разработка рациональных режимов труда и отдыха непосредственно влияют на повышение работоспособности и ее сохранение в течение длительного периода, на сохранение здоровья. Нормальный психологический климат в коллективе, устраняя излишнее нервно-эмоциональное напряжение, способствует сохранению здоровья работников и повышению их работоспособности. Таким образом, решается психофизиологическая задача.

Рациональная организация рабочих мест ведет к снижению затрат труда на выполнение различных операций и его утомляемости, то есть ведет к решению экономической и психофизиологической задач.

Обоснованное нормирование труда позволяет не только снизить трудоемкость работ, но и обеспечить нормальную интенсивность труда и полную занятость работника. Тем самым решаются экономическая и физиологическая задачи.

Характеризуя понятие «управленческий труд», следует отметить, что сферой его приложения является управление производством или другими объектами. Управление производством представляет собой область деятельности, направленную на обеспечение согласованной и эффективной работы трудового коллектива, создающего материальные ценности или производящего услуги. Оно включает в себя выполнение различных функций.

К управлению производством, в широком его понимании, относятся все функции управления, начиная от подготовки производства и заканчивая контролем и оценкой его результатов. Соответственно труд работников, занятых выполнением любой функции управления считается управленческим, независимо от его характера и содержания. Эта концепция получила отражение в трудах Г.Э. Слезингера, Л.Н. Качалиной, в разработках НИИ труда.

Управленческий труд по сравнению с трудом рабочих имеет свои существенные особенности. Прежде всего, это преимущественно умственный труд. Различают три вида умственного труда: эвристический, административный и операторный [4].

Эвристический труд -- творческая составляющая умственной деятельности. По своему функциональному назначению он характеризуется как труд по исследованию, анализу и разработке различных вопросов (разработка планов и анализ их выполнения, определение направлений совершенствования конструкции и состава продукции, технологии, организации производства и труда, решение социальных проблем). По содержанию эвристический труд связан с выполнением аналитических и конструктивных операций и направлен на разработку и принятие решений.

Административный труд - вид умственного труда, функциональным назначением которого является непосредственное управление деятельностью и поведением людей. По содержанию он достаточно разнообразен и включает выполнение разнообразных организационно - административных операций (координационных, распорядительных, контрольных). Этот вид умственного труда призван обеспечить координацию деятельности отдельных участников и трудовых коллективов различных отделов заводоуправления, цехов.

Операторный труд - это труд по выполнению стереотипных (постоянно повторяющихся) операций предопределенного характера. По содержанию это информационно - техническая работа, включающая документационные операции (оформление документов., их копирование, размножение, хранение, обработка корреспонденции), первично -счетные и учетные, ввод данных в ЭВМ, переработка информации по заранее разработанной программе, вычислительные и формально - логические операции.

Преобладание тех или иных видов умственных нагрузок определяет в значительной степени специфику организации управленческого труда в отношении методов выполнения работ, видов норм, способов регламентации, факторов условий труда и так далее.

Рассматривая особенности управленческого труда, следует подчеркнуть, что так же как труд рабочих, он является необходимым и производительным трудом. Но вместе с тем, он имеет особую производительную форму. Занятые управленческим трудом непосредственно не создают материальных ценностей, но осуществляют техническую и организационную подготовку производства, совершенствуя методы планово-экономической работы, формы материального стимулирования, решая коммерческие задачи, они реализуют свою деятельность в продукте труда совокупного работника. Без их труда невозможно современное производство.

Специфичен и предмет управленческого труда, в качестве которого выступает различного рода информация. В силу этого управленческий труд носит информационный характер [5].

Информация по форме может быть устной и документированной (чертежи, технологические карты, планы, проекты и т.п.), по функциональной принадлежности - технической, трудовой, бухгалтерской, коммерческой. Она различается и по используемым носителям (документы, дискеты, CD-ROM).

Особенность результатов управленческого труда состоит в том, что они трудно поддаются количественной оценке (за исключением некоторых должностных групп, таких как машинистки, копировщики и т.п.). Результаты труда руководителей, как правило, оцениваются косвенно - по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов, труда специалистов и технических исполнителей - по показателям работы отдела (бюро). Это своего рода конечные результаты, между временем достижения которых и моментом приложения труда существует значительный разрыв.

1.2 Значение разделения и кооперации управленческого труда в повышении его производительности

Значимость разделения и кооперации управленческого труда как одной из важнейших направлений его научной организации определяется воздействием этого элемента организации труда на все другие ее составляющие. Без разделения и кооперации совместный труд по управлению невозможен [6].

Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности аппарата управления. Кооперация труда - совместное участие работников в одном или связанных между собой процессах управленческого труда. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций благодаря целесообразной специализации отдельных работников и подразделений и строгому разграничению сфер их компетенции, прав и ответственности, а также четкому взаимодействию всех участников совместной работы. Разделение и кооперация труда взаимосвязаны и взаимообусловлены, поэтому для их характеристики (с учетом парности этой категории) есть основание пользоваться обобщенным термином «разделение труда». Разделение и кооперация труда признаются рациональными, если они обеспечивают:

- полное использование рабочего времени;

- использование работника в соответствии с его квалификацией, рациональное использование его кадрового потенциала;

- предотвращение дублирования и параллелизма в работе различных служб и исполнителей;

- исключение обезлички за счет делегирования ответственности не только подразделению, но и каждому работнику:

- освобождение работника от выполнения работ, не связанных с его должностными обязанностями;

- рост квалификации работника;

- увязку во времени выполнения различных видов работ.

Разделение труда осуществляется по трем признакам:

- состав и содержание функций управления;

- технологическая однородность работ;

- сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики исполнителей.

Соответственно с этими признаками различаются и три вида разделения управленческого труда: функциональное, технологическое и квалификационное.

Функциональное разделение труда означает разграничение и обособление деятельности групп работников по функциям управления как относительно самостоятельных сфер деятельности [7]. Функциональное разделение труда воплощается в создании различных структурных подразделений и служб, специализированных на выполнении определенных функций управления, то есть в построении организационной структуры управления предприятием и в определении нормативов численности по различным функциям управления. Организационная структура аппарата управления, характеризующая состав и подчиненность его подразделений и отдельных должностных лиц, обычно изображается в виде схемы.

На практике используются два метода построения организационных структур - аналитический и нормативный.

Аналитический метод применяется чаще всего для уникальных предприятий, крупных по масштабам, когда нет аналогов и нужно найти новый подход к построению организационной структуры. Этот метод основан на тщательном анализе, структуризации целей, задач, функций, выборе и обосновании нестандартных решений, исходя из условий работы предприятия. Он достаточно трудоемок и требует привлечение ученых и специалистов по организации управления.

Нормативный или типовой метод применяется для групп однородных предприятий, относительно небольших по масштабам или строящихся по типовым проектам. В этом случае для формирования структур управления целесообразно использовать типовые решения по построению организационных структур (перечень основных задач по отдельным функциям управления, условия формирования подразделений, схемы функциональных взаимосвязей) и другие методические и нормативные материалы, позволяющие определить требуемую численность работников, нормы управляемости (число подчиненных). С помощью этих материалов предприятие может осуществить экономическую, организационную и правовую регламентацию органов управления на нормативной основе.

Технологическое разделение означает разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, обеспечивая тем самым специализацию работников на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций.

Можно выделить три формы технологического разделения труда: целевую, предметную и операционную.

Каждой категории управленческого персонала (руководители, специалисты, технические исполнители) присуща преимущественно одна из этих форм.

Для руководителей, осуществляющих различные виды административно - организационных и аналитико-конструктивных работ и операций по руководству определенным коллективом, характерна целевая форма технологического разделения, предполагающая закрепление за работником широкого круга задач и разнородных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Примером может служить руководство любой функциональной службой (отделом), линейное руководство различными производственными службами и, наконец, общее руководство предприятием. Цель и набор выполненных ими работ зависит от объекта управления (участок, отдел, цех, предприятие) [8].

Предметная форма предполагает большую дифференциацию труда, чем целевая. За работником закрепляется выполнение одной или нескольких однородных, связанных между собой задач, каждая из которых состоит из комплекса аналитико-конструктивных и формально - логических работ, а также некоторых элементов организационной деятельности.

Эта форма наиболее характерна для специалистов, но может быть использована и для технических исполнителей (например, за одним из экономистов по труду закрепляется планирование трудовых показателей, за другим - решение вопросов материального стимулирования).

Самую большую степень дифференциации труда предполагает операционная форма технологического разделения, когда за каждым работником закрепляется выполнение однородных операций (машинопись, планирование работы, учетные операции). Эта форма используется в основном для технических исполнителей [9].

Технологическое разделение труда позволяет выделить типичные работы, для которых целесообразно выделить и разработать процедуры выполнения, а также стереотипные операции, которые могут выполняться с помощью технических средств. Для осуществления последних на предприятиях и в объединениях создаются специализированные подразделения (информационно - вычислительные центры, машинописные бюро), обеспечивающие функциональные подразделения и линейных руководителей необходимой информацией.

Научное разделение труда означает распределение обязанностей между работниками различной квалификации с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности.

Квалификационное разделение труда осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подразделений.

Нормативной основой служит «Квалификационный справочник должностей специалистов и служащих», в котором по каждой должности определены обязанности, указано, что должен знать работник и квалификационные требования к нему.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к квалификационному разделению труда, - обеспечить наиболее полное использование работника в соответствии с его квалификацией, то есть не допускать его загрузки работой, не свойственной его квалификации и должности. Выполнение этого требования возможно только при установлении в каждом структурном подразделении обоснованных пропорций между различными квалификационно-должностными группами (инженерами, техниками, вспомогательным персоналом), а также между работниками различных внутри должностных квалификационных категорий. На установление таких пропорций и направлено рациональное квалификационное разделение труда. Результаты его отражаются в штатных расписаниях по каждому структурному подразделению.

Таким образом, разделение труда по всем рассмотренным признакам создает определенную систему распределения обязанностей, прав и ответственности различных звеньев управления и отдельных сотрудников. Вид и форма разделения труда предопределяют соответствующую форму кооперации. Так, функциональное разделение труда обуславливает необходимость кооперации труда между различными структурными подразделениями, технологическое - между отдельными работниками и подразделениями, квалификационное - между отдельными работниками внутри структурного подразделения. Вместе с тем возможно и обратное влияние, когда формы взаимосвязи работников оказывают воздействие на характер разделения труда, прежде всего, на степень его дифференциации. Примером могут служить коллективные формы организации труда (бригады, коллективный подряд), при которых получают развитие совмещение должностных обязанностей и взаимозаменяемость работников, то есть на лицо отказ от узкой их специализации.

1.3 Подбор и расстановка управленческих кадров и их влияние на эффективность управления организацией

управленческий кадры труд руководитель

Эффективность управления в решающей степени зависит от качественного подбора и расстановки кадров руководителей и специалистов. На современном этапе развития экономики требования к кадрам управления неизменно возрастают [10].

В настоящее время большое значение имеют не только высокие деловые качества, но и широта экономического мышления, предприимчивость, умение видеть перспективу развития предприятия, обладать психологическими качествами, помогающими налаживать эффективные формы общения в коллективе.

Подбор кадров заключается в установлении пригодности работников и отборе наиболее подготовленных из них для выполнения обязанностей по определенной должности.

Расстановка кадров предполагает обоснованное и экономически целесообразное распределение работников по структурным подразделениям и должностям в соответствии с требуемым уровнем и профилем подготовки, опытом работы, деловыми и личными качествами.

Таким образом, подбор и расстановка кадров решают две взаимосвязанные задачи: назначение на должность наиболее подходящих работников и нахождение для каждого из них наиболее соответствующей его данным сферы трудовой деятельности. Решение этих задач должно способствовать не только качественному выполнению должностных обязанностей, но и развитию квалификационного и творческого потенциала работника.

За подбор и расстановку кадров на предприятии или в учреждении ответственность несет его руководитель, а непосредственно осуществляет эти функции кадровая служба совместно с руководителями подразделений, для которых подбираются кадры. Подбор и расстановка кадров состоит из ряда процедур [11]:

1) определение наиболее важных специфических требований к работнику для выполнения должностных обязанностей;

2) сбора данных о претендентах на должность и оценки их индивидуальных качеств, составления характеристики на каждого из них;

3) сопоставления качеств кандидатов с требованиями, необходимыми для данной должности;

4) сравнения данных различных кандидатов и выбора наиболее подходящего для замещения должности;

5) назначения кандидата на должность.

В соответствии с разработанными за последние годы рекомендациями формирование профессиональных требований должно основываться на изучении специфических особенностей содержания работы по соответствующей должности, определении ее сложности, требуемого уровня специальной подготовки работника, необходимого производственного опыта.

Помимо названных профессиональных требований необходимо установить также требования к личным качествам, которыми должен обладать работник для выполнения функциональных обязанностей. Личные качества характеризуют:

- способности - организаторские, технические, исследовательские;

- черты характера - организованность, коммуникабельность, инициативность, целеустремленность, принципиальность;

- социально обусловленные свойства - моральные качества, отношение к труду, коллегам;

- квалификационную подготовленность - уровень знаний, опыт;

- индивидуальные психофизиологические особенности - внимательность, творческое воображение, решительность, дисциплинированность. При определении требований очень важно, чтобы они были обоснованными. Поэтому целесообразно использовать разного рода нормативные документы, рекомендации социологов, психологов, физиологов в проведении специальных исследований.

Следует отметить, что требования к личным качествам в настоящее время на большинстве предприятий формируются в основном опытным путем, без достаточного научного обоснования.

Невостребованность результатов подобных исследований предприятиями нашей страны объясняется недооценкой значения личностных качеств как фактора эффективной работы управленческого персонала.

В зарубежной практике, как отмечают специалисты, уделяется самое пристальное внимание личным качествам и особенностям стиля поведения работника. В условиях реального рынка труда и конкуренции важность объективной оценки требуемых качеств всех кандидатов при отборе значительно возрастает.

При поступлении на работу или переводе претендент на ту или иную должность предъявляет официальные документы: заявление, трудовую книжку, диплом или свидетельство об образовании. Однако на основании данных этих документов нельзя составить полного представления о деловых и личных качествах человека. Дополнительные сведения для оценки претендентов можно получить разными способами. На наших предприятиях практикуется собеседование, позволяющее установить черты человека, характеризующее его интеллект, профессиональную эрудицию, логику мышления, такт, знания по специальности.

В настоящее время при подборе кадров и при их расстановке стали применяться деловые игры. По мнению многих специалистов, это достаточно эффективный метод для выявления деловых качеств, способностей работника, а также овладения навыками поиска наиболее оптимальных управленческих решений. Сущность деловых игр состоит в том, что претендентам на должность задается ситуация, близкая к реальной, а поиск наилучшего варианта ее разрешения зависит от их способностей. Деловые игры чаще всего используются при подборе и расстановке кадров специалистов и руководителей, а также в системе подготовки и повышения квалификации кадров управления.

Все большее распространение приобретает метод анкетирования. Суть его заключается в следующем. Составляется анкета с перечислением всех деловых и личных качеств, необходимых для специалиста или руководителя. В качестве анкетируемых выступают отдельные лица или группы, находящиеся в подчинении коллеги, вышестоящие руководители.

Этот метод целесообразно использовать для оценки деловых и личных качеств при аттестации руководителей и ведущих специалистов и отборе кандидатов в резерв и на продвижение. Форма и содержание вопросов анкеты могут быть различны. Они могут носить открытый и закрытый характер и касаться различных сторон деятельности.

В зарубежной практике широко используются и такие подходы и методы оценки качеств работника, как проведение тестирования, интервью, метод комитетов, рейтинг, метод независимых судей.

Оценив с помощью того или иного метода деловые и личные качества всех кандидатов на должность, сравнивают качества каждого с необходимыми требованиями и выбирают наиболее подходящего для замещения должности.

На этой стадии необходимо активное участие руководителя того подразделения (отдела, службы), для которого подбирается работник. После выбора кандидата его назначают на должность. Для проверки пригодности работника устанавливается испытательный срок продолжительностью от одного до трех месяцев. В этот период проводятся систематические наблюдения за деятельностью работника, результаты которых необходимо фиксировать и обобщать.

1.4 Совершенствование организации процессов труда руководителя как один из факторов повышения эффективности его деятельности

Под процессом труда понимается трудовая деятельность одного или группы работников, направленная на достижение поставленной цели. Процессы управленческого труда представляют собой совокупность различных работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями для осуществления эффективного управления деятельностью подразделений и служб предприятия (организации) [12].

Основным элементом процесса труда с технологической точки зрения является управленческая трудовая операция. Трудовые операции очень многообразны. По функционально-технологическому признаку можно выделить три группы операций:

1) организационно-административные (служебно-коммуникационные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные);

2) аналитико-конструктивные;

3) информационно-технические (документальные, первично-отчетные и учетные, коммуникационно-технические, вычислительные и формально-логические). Служебно-коммуникационные операции обеспечивают служебные взаимосвязи работников; телефонные переговоры, прием посетителей, передвижение в пределах предприятия (посещение отделов цехов), диспетчерская связь, командировки.

Целью распорядительных и координационных операций является доведение до исполнителей принятых руководителем решений путем устных и письменных распоряжений, а также проведение совещаний, составление планов работ.

К группе контрольно-оценочных операций относится проверка своевременности выполнения приказов, распоряжений, решений совещаний, планов, заданий, проверка своевременности и качества выполняемых функциональных обязанностей.

К аналитическим операциям относятся изучение информации, специальной литературы опыта разных предприятий и собственно анализ тех или иных показателей, ситуаций.

Конструктивные операции связаны с подготовкой разного рода решений: организационных, технических, экономических.

Назначение информационно-технических операций - обработка информации и ее носителей (документов) для информационного и документального обеспечения аппарата управления. Операции этой группы составляют содержание процесса труда технических исполнителей (служащих). Их особенность -- возможность выполнения с применением средств организационной и вычислительной техники.

Исходя из отечественного и зарубежного опыта, можно выделить следующие основные направления рационализации процессов труда руководителей:

- определение рационального содержания труда и выбор методов выполнения однородных процессов труда, операций, элементов;

- распределение рабочего времени на выполнение главных функций;

- разработка типовых процедур подготовки и принятия решений.

Без определения рационального содержания процессов труда невозможна рационализация их выполнения, поскольку прежде всего надо выявить виды выполняемых руководителями работ, входящие в них операции и элементы. Необходимо разграничивать внутренний и внешний аспекты работы руководителя.

Внутренний аспект связан с обеспечением эффективной работы коллектива, когда усилия руководителя направлены на решение таких задач, как организация труда, производства и управления, формирование рационального типа организационной структуры управления, производственных и функциональных подразделений, подбор квалифицированных сотрудников, внедрение наиболее современных средств и методов контроля за проведением намеченных мер. Здесь от руководителя исходит организующее начало.

Внешний аспект состоит в формировании и поддержании важных для предприятия или подразделения производственных и коммерческих связей, в ответственности перед потребителями за своевременный и качественный выпуск продукции. Внешняя сторона деятельности руководителя создает репутацию предприятия.

По содержанию и характеру процессы труда руководителя разнообразны. Он выступает в роли организатора, администратора, специалиста, воспитателя, общественного деятеля [13].

С переходом от командно-административных к преимущественно экономическим методам, с расширением самоуправления возрастает доля организационной работы, в частности, работы по переходу на новые условия и дальнейшему совершенствованию рыночных отношений. Организаторская работа сочетается с творческой, направленной на поиск и выбор наиболее рациональных управленческих решений.

Административные функции руководителя связаны с административным воздействием на подчиненных исходя из действующих правовых норм. В настоящее время административные методы воздействия на подчиненных уступают место экономическим, за исключением тех случаев, когда руководитель сталкивается с нарушением закона или когда необходимы только административные меры.

Воспитательные функции направлены на формирование в коллективе гражданских, морально-этических качеств, воспитание взаимной ответственности и сотрудничества, принципиальности, нетерпимости к недостаткам. Значительное место должно быть отведено поиску форм стимулирования творческой активности работников и высокого уровня культуры труда в коллективе.

В каждом из рассмотренных выше видов деятельности руководитель выполняет однородные виды работ:

- анализирует состояние дел, принимает решения по их совершенствованию;

- планирует работу коллектива, исходя из стоящих перед коллективом задач;

- определяет участие подчиненных в выполнении поставленных задач и меру ответственности каждого;

- контролирует ход работы;

- оценивает и стимулирует деятельность работников.

Определив содержание процессов труда руководителей, необходимо выбрать наиболее рациональные прогрессивные методы выполнения различных операций и методов работы.

Независимо от того, какой из названных работ занят руководитель, в ней немало однородных элементов: выслушивание, чтение, диктовка, телефонные разговоры, подготовка приказов и распоряжений, подписание бумаг, распределение заданий, принятие решений, проведение совещаний и др. Эффективность труда руководителя во многом зависит от того, как распределено рабочее время на выполнение различного рода работ. Укрупненно регламентировать распределение времени руководителей на выполнение различных работ можно с помощью распорядка дня.

Распорядок рабочего дня может быть индивидуальными (для руководителей структурного подразделения) и коллективным (для руководителей верхней ступени управления). В последнем случае его целесообразно представить в виде своеобразной «гармонограммы», в которой не только устанавливается режим работы руководителей предприятия, но и отражается их взаимоувязка, касающаяся времени участия отдельных руководителей в общих мероприятиях, согласованности проводимой ими работы.

Индивидуальный распорядок рабочего дня руководителей среднего звена строится с учетом распорядка дня руководителей верхней ступени управления. Вместе они представляют единую систему планирования рабочего времени руководителей всех звеньев управления.

При разработке распорядка рабочего дня необходимо учитывать периодичность выполнения отдельных видов работ: ежедневно, еженедельно, раз в месяц, квартал. Наиболее часто в качестве периода берется месяц или неделя.

При разработке распорядка дня необходимо учитывать следующие рекомендации [14].

1. В распорядке дня необходимо заложить оптимальное соотношение затрат времени руководителей на выполнение административных, организационных и творческих работ. Для выполнения работ, требующих сосредоточенного внимания или наибольших творческих усилий, надо выделить часы, совпадающие с зонами максимальной работоспособности (2-й, 3-й часы работы). Для работы с поступившими документами, почтой, для диспетчерских совещаний можно использовать первый утренний час (период врабатываемости).

Для работ, не требующих значительных творческих усилий, связанных с текущими организационными решениями, можно отвести предобеденное время или конец рабочего дня. Дневные часы целесообразно использовать на внешние контакты, совещания. Нельзя тратить на совещания утренние часы, особенно, если совещания носят информативный характер.

2. Особое время следует выделить для решения творческих и перспективных вопросов, просмотра литературы. Руководитель сам выбирает подходящее для этого время с учетом названных выше рекомендаций и своих субъективных особенностей.

3. Целесообразно предусмотреть чередование работ, различных по характеру. Творческая работа может сменяться организационной или работой с документами. Практически продолжительность одного вида деятельности не должна превышать 1,5-2 ч, после чего можно перейти к работе другого вида.

4. В распорядке дня руководителей внешнего звена управления (коллективный распорядок) необходимо точно указать время, когда решаются вопросы, требующие участия нескольких руководителей (совещания, балансовые комиссии). Работы, выполненные одним руководителем, регламентируются по времени белее укрупненно.

5. В распорядке дня руководителей целесообразно предусматривать резервное время. Этот резерв должен быть тем больше, чем больший удельный вес в бюджете руководителя занимают нерегулярные и плохо поддающиеся планированию работы.

6. Необходимо выделить часы для приема подчиненных по служебным вопросам.

7. Распорядок рабочего дня должен упорядочить проведение совещаний, отведя для них определенные дни и часы.

Среди процессов труда руководителей всех рангов наиболее распространенным является процесс принятия решения [15]. Процесс разработки и принятия любого решения представляет собой ряд однотипных действий, осуществляемых в определенной последовательности. Типовая процедура разработки и принятия управленческого решения включает в себя следующие этапы.

1. Формулировка задачи. Данный этап предусматривает полную и объективную оценку возникшей производственной ситуации, требующей принятие нового решения или корректирования ранее принятого. С этой целью надо выявить причины, вызвавшие ситуацию. Выявление причин основывается на анализе показателей работы управленческого объекта (динамика выпуска продукции, производительность труда) и тщательном изучении внешних условий производства. Анализ причин позволяет установить цели предстоящего решения и средства его реализации. Завершается этап выбором критериев оценки различных вариантов, например, повышение качества продукции, рост её объема, рост прибыли, снижение затрат.

2. Выработка возможных вариантов решения. Предварительные варианты решения выявляются ещё на первом этапе. На этом этапе их тщательно изучают, конкретизируют с учетом сформулированной цели, других условий и отбирают наиболее реальные решения.

3. Оценка вариантов управленческого решения. Этот этап предусматривает выбор наиболее эффективного варианта. При этом важно определить их приоритеты, рассчитать значения, которые примут критерии в каждом варианте, и сравнивать их с базисными значениями.

4. Принятие решения. Выбранное решение должно быть согласовано с подразделениями, на работу которых оно окажет влияние. Иногда возникает необходимость в коллегиальном обсуждении после чего руководитель принимает окончательное решение и утверждает его. Руководитель несет ответственность за принятое решение.

5. Реализация и контроль исполнения решения. Ответственным за исполнение решения назначается лицо, которому делегированы данные полномочия и ответственность. Контролировать важно не только окончательные результаты, но и ход выполнения. Это позволяет руководителю принять своевременные меры, внести нужные коррективы в решение, оказать помощь.

6. Оценка принятого решения. Заключительный и очень важный для руководителя этап. Оценка решения позволяет руководителю выявить ошибки, допущенные при принятии решения и тем самым предотвратить их повторение.

1.5 Совершенствование организации рабочих мест - условие повышения эффективности управленческого труда

В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфер управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест. Рациональная организация рабочих мест повышает работоспособность и производительность труда и продолжительность жизни работников управленческого труда [16].

Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда.

Понятие «организация рабочих мест» охватывает:

- устройство и планировку служебных помещений и размещение в них рабочих мест;

- планировку рабочих мест сотрудников;

- оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации.

Общим требованием рациональной организации рабочих мест является создание работникам максимального удобства для осуществления их деятельности, освобождение от нерациональных перемещений и движений, снижение на этой основе затрат труда на выполняемую работу. Следовательно, экономия времени и сил работника - главные критерии рациональности организации рабочих мест.

Устройство служебных помещений предполагает выбор для отдельных структурных подразделений или отдельных работников помещений рациональных форм, габаритов и размеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них.

Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурных подразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различного оборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивает экономное использование площади и сохранение здоровья работающих.

При планировке служебных помещений и рабочих мест в них необходимо учитывать следующие рекомендации [17]:

- движение рабочего потока должно быть прямоточным, без лишних возвращений и пересечений;

- шкафы, стеллажи и другое оборудование общего пользования необходимо располагать так, чтобы было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

- в помещении не должно находиться ничего ненужного для работы;

- площадь рабочих мест должна соответствовать санитарным нормам и специфике работы;

- подразделения, связанные с приемом сторонних посетителей (отдел сбыта, отдел кадров), целесообразно размещать вблизи входов, лифтов или на первых этажах;

- рабочие столы лучше располагать перпендикулярно линии окон так, чтобы свет падал слева;

- рабочие столы нельзя размещать вблизи отопительных приборов. Существует две концепции устройства и планировки служебных

помещений - кабинетная система планировки и зальная.

Кабинетная система предполагает размещение групп работников в отдельных комнатах. При определении числа комнат, необходимых для размещения аппарата управления, учитывается характер деятельности и оснащения труда работников. Под служебные помещения могут быть отведены:

1) отдельные комнаты для одного или двух работников с выходом в комнату секретаря;

2) небольшие служебные комнаты, в которых размещается отдел, состоящий из 4-10 человек;

3) большие служебные комнаты, в расчете на 10-30 человек.

Форма и габариты помещения должны быть удобными для размещения рабочих мест. Наиболее удобными считаются комнаты, прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1 или 1:1,5 (предельно 1:2) с минимальной высотой 3,25м и минимальной шириной 2,5-Зм. При двустороннем естественном освещении наибольшая ширина помещений не должна превышать 12-15м, при одностороннем - 6-7м. Минимальная площадь по действующим санитарным нормам -4м², для руководителей учреждений - 24-25м², руководителей отдела 8-24м².

Кабинетная система для крупных предприятий в настоящее время не считается рациональной, поскольку при ней трудно обеспечить прямоточность, а разбивка помещения на комнаты осложняет проблему отопления, освещения, вентиляции, удорожает перепланировку.

Зальный принцип предполагает размещение работников аппарата управления в большом зале, занимающим, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 человек. В зале выделяют с помощью специальных передвижных перегородок участки механизированной обработки данных, а также места для совещаний и приема посетителей.

В нашей стране зальный тип планировки осуществим только в новых зданиях, построенных по проектам, предусматривающим его, или на реконструируемых предприятиях. Пока на действующих предприятиях преобладает кабинетный принцип.

Рабочие места в служебном помещении размещаются в соответствии с последовательностью выполняемых работ. При этом возможны различные компоновки (Рисунок 1.5.1).

Наиболее часто встречающаяся компоновка (а) экономит площадь, но мешает сосредоточенной работе - она способствует излишним разговорам; компоновка «лицом к лицу» (б) дает проигрыш в использовании площади, но целесообразна для более сосредоточенной работы; при четко выраженной последовательности работы с одним и тем же документом, наиболее рациональна компоновка (г).

Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов, их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскости, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнить работу. Различают нормальную и максимальную рабочую зону.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости - это зона, очерчиваемая концами правой и левой рук, при опущенном плече (1000мм по фронту и 300мм в глубину). Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда.



Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки (1500мм по фронту и 500мм в глубину). Здесь располагаются средства труда, используемые реже.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная (до 750мм от пола); нижняя менее удобная (751-925мм); удобная (925-1675мм); верхняя менее удобная (1675-1925мм); верхняя неудобная (от 1925мм и выше).

Важное значение имеет также рабочая поза - положение корпуса и конечностей по отношению к столу, оборудованию. При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается его продуктивность. Рациональной считается такая поза, при которой не возникает преждевременного утомления [18].

Для этого необходимо, чтобы рабочая поза была свободной и удобной, имелась возможность чередования рабочих поз «стоя» и «сидя», сиденье стула регулировалось по высоте и была подставка для ног, наклон туловища при работе стоя не превышал 15°. Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать правила: на столе не должно быть ничего лишнего, каждый предмет должен иметь свое место, канцелярские принадлежности следует хранить в ящике стола со специальными разделителями, средства коммуникации располагаются слева или на специальной подставке, документы располагаются так, чтобы обеспечивалась последовательность выполнения работы.

На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды средств управленческого труда:

1) средства составления документов (пишущие машинки, средства копирования документов, ручки, карандаши);

2) средства обработки и оформления документов (штемпельные -устройства, резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование);

3) средства хранения и группирования документов (сшиватели, папки, картотеки, стеллажи);

4) средства выполнения вычислительных операций (микрокалькуляторы, ПЭВМ);

5) средства коммуникации (телефонная связь, радиосвязь, коммутаторы, селекторы, автоответчики);

6) служебная мебель.

Решая проблему выбора оргтехники, учитывают не только преимущества, но и издержки. Для оценки экономической эффективности технического оснащения используется метод сравнения приведенных затрат по видам работ, подлежащих механизации. Вариант, при котором сумма приведенных затрат минимальна, считается наиболее эффективным.

В настоящее время средствами технического оснащения управленческого труда охвачены главным образом операции, относящиеся к операторному труду, и в меньшей мере - к административному (коммуникационные операции). Эвристический труд пока не механизирован. На большинстве предприятий применение средств управленческой техники, как индивидуального, так и группового пользования пока очень ограничено. Пишущие машинки, микрокалькуляторы, телефонная и селекторная связь, копировальная и множительная техника - вот наиболее употребительный перечень управленческой техники [19].

Следовательно, в комплексе работ по оргпроектированию на техническое оснащение управленческого труда надо обратить больше внимания. В целом, говоря об организации рабочих мест, нужно отметить, что не стоит пренебрегать рассмотренными выше рекомендациями, разработанными наукой и практикой. Соблюдение их позволяет создать не только эффективные условия работы, но и благоприятную психологическую атмосферу в коллективе.

1.6 Создание благоприятных условий труда как фактор повышения работоспособности управленческого персонала

Немаловажную роль в научной организации управленческого труда играет комплекс мероприятий по созданию благоприятных условий труда [20].

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность. Можно выделить следующие группы факторов условий труда [21]:

1) санитарно - гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

2) эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, служебных помещений, использование в интерьерах произведений живописи и прикладного искусства;

3) психофизиологические, связанные с осуществлением мер психофизиологического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в процесс труда, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности);

4) социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятие психологических барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителей и подчиненных.