Совершенствование организации труда управленческого персонала (на примере ОАО "Гомельдрев")

Наиболее распространенная операция в процессе трудовой деятельности руководителя предприятия - телефонные переговоры. Для упорядочения и сокращения времени на телефонные переговоры на предприятии необходимо разработать «Правила ведения служебных телефонных разговоров».

Порядок осуществления переговоров по телефону работниками ОАО «Гомельдрев» не регламентируется, что является недостатком организации труда как руководителей предприятия, так и подчиненных.

Для осуществления связи с руководителями низших звеньев руководитель использует селекторную связь, которая обеспечивает возможность одновременно вести переговоры с несколькими абонентами. Кроме селектора связь с любым участком и подразделениями на территории ОАО «Гомельдрев» обеспечивает телефон внутренней связи, что освобождает руководителя и работников от излишнего перемещения.

Прием посетителей директор предприятия проводит еженедельно во вторник с 14 до 17⁰⁰. Прием подчиненных по личным вопросам происходит по назначенному секретарем Генерального директора времени, то есть осуществляется предварительная регистрация посетителей. Контакт Генерального директора с подчиненными может происходить в любое (незапланированное) рабочее время, при этом встреча может быть с одним сотрудником или с группой. Приемы посетителей (сотрудников) по вызову проходят обычно в форме беседы. Генеральный директор проводит беседу с работниками и стремится при этом поддерживать непринужденную обстановку, вежлив, однако в процессе беседы иногда отвлекается от ее целей. В связи с этим руководителю необходимо совершенствовать стиль проведения бесед: внимательно слушать собеседника, ясно излагать свои мысли, сохранять основные направления беседы, осуществлять самоанализ и анализ слов собеседника.

Контакты с подчиненными при обходе рабочих мест на предприятии носят целенаправленный характер, они заранее продумываются, отдаваемые при этом устные распоряжения фиксируются в картотеке «Дополнительная память», обеспечивая контроль за устными указаниями, планирование и контроль работ, которые необходимо решить к установленному сроку. Картотека разделена на 35 ячеек. 31 ячейка соответствует каждому дню месяца, одна ячейка предназначена для чистых бланков, вторая для устных распоряжении и намеченных к исполнению мероприятий (она помечается буквой «И»), третьи -- для неиспользованных в срок распоряжений («Н»), четвертая -- для выполненных («В»). Руководитель, дав указание, записывает его в карточку с указанием фамилии исполнителя, содержание и срок исполнения. Карточка помещается в ячейку «И». Секретарь генерального директора, осуществляющий контроль за исполнением распоряжения, берет карточки из этой ячейки и заносит содержание записи в карточки на соответствующие даты.

Секретарь извещает исполнителей об указаниях руководителя и сроках выполнения специальным талоном. При выполнении задания делается пометка в карточке и помещается в ячейку «В». Генеральный директор предприятия ежедневно просматривает карточки этой ячейки, тем самым осуществляя контроль.

Контрольно-оценочные операции включают в себя проверку своевременности выполнения приказов, распоряжений, решений совещаний, планов, а также проверку своевременности и качества выполняемых функциональных обязанностей. В первом случае Генеральный директор использует данные картотеки «Дополнительная память», о порядке работы с которой рассказывалось выше. Во втором случае контроль своевременности и качества выполнения функций, возложенных на подразделение и отдельных сотрудников, основывается на информации о состоянии дня (отчеты, справки, балансы).

Эффективность труда руководителя во многом зависит от того, как распределено рабочее время для выполнения различного вида работ. При планировании рабочего времени директор ОАО «Гомельдрев» использует не только картотеку, но и перекидной календарь - ежедневник. В календаре руководитель либо секретарь ежедневно записывают различные вопросы, которые интересуют руководителя. Генеральный директор определяет, специалисты каких отделов могут быстро и точно решить эти вопросы, при этом уточняется перечень необходимых материалов (законодательных, директивных, методических) и их местонахождение (в каком отделе).

Для эффективной работы руководителя предприятия этих методов планирования недостаточно. Укрупненно регламентировать распределение времени генерального директора ОАО «Гомельдрев» и руководителей низших звеньев можно с помощью распорядка рабочего дня, представленного в виде «гармонограммы», в которой устанавливается режим работы руководителей и отражается их взаимоувязка, касающаяся времени участия отдельных руководителей в общих мероприятиях, таким образом, труд Генерального директора -- это преимущественно административный труд, связанный с непосредственным управлением деятельностью и поведением людей.

Рассмотрим особенности управленческих операций, выполняемых директором по экономике, главным бухгалтером ОАО «Гомельдрев» и начальником отдела сбыта.

В процессе своей деятельности эти три категории руководящих работников выполняют служебно-коммуникационные операции. Они осуществляют телефонные переговоры, прием посетителей, передвижение в пределах предприятия. Телефонные переговоры осуществляются с помощью телефонов городской и местной (внутренней) связи, позволяющих сократить перемещение работников внутри предприятия. Недостатком в организации, как уже ранее отмечалось, является:

1) отсутствие регламентации порядка ведения переговоров, соблюдение которого должно быть обязательным для всех пользующихся телефоном;

2) отсутствие распорядка дня руководителей;

3) нет специально отведенного времени для приема посетителей.

Эти недостатки способствуют росту непроизводительных потерь рабочего времени руководителей, отвлекают их от выполнения своих обязанностей.

В ходе работы руководители ОАО «Гомельдрев» осуществляют распорядительные операции. Устные распоряжения директор по экономике применяет для доведения до подчиненных ему отделов решений текущего характера, не требующих специальной подготовки. Доведение решений до исполнителей в письменной форме осуществляется изданием приказов и служебных заданий. Доведение распоряжений до исполнителей главным бухгалтером, начальником отдела сбыта осуществляется устно, а также в письменной форме через служебные задания.

Наибольший удельный вес в координационных операциях, выполняемых руководителями предприятия, занимает совместное участие в совещаниях.

Отрицательным моментом в организации совещаний является то, что даже самые небольшие оперативные совещания на предприятии проводятся с отрывом работников от основной работы. Современная техника связи позволяет руководителю проводить оперативные совещания со значительным количеством подчиненных без отрыва от их рабочего места и тем самым экономить время.

В связи с этим на предприятии необходимо совершенствовать методы проведения совещаний, использовать новую коммуникационную технику.

Контроль за выполнением решений осуществляется на основе отчетной информации о состоянии дел. Директор по экономике и главный бухгалтер осуществляют контроль за использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов на основе бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности (например, на основе балансов, отчетов о движении денежных средств, отчетов по труду, отчетов о наличии и движении основных средств, отчетов о работе водопровода и канализации). Начальник отдела сбыта осуществляет контроль на основе ежемесячных балансов реализации продукции населению и предприятиям.

Помимо вышеуказанных операций, являющихся наиболее распространенными в управленческом труде, каждый из руководителей выполняет еще и особенные, свойственные только его должности и квалификации, работы.

В процессе выполнения своих трудовых функций, директор по экономике совместно со своими подчиненными участвует в выполнении аналитико-конструктивных операций, включающих в себя 2 этапа:

1) анализ существующего положения - ознакомление с ходом производства, рассмотрение документов, характеризующих положение дел, изучение передового опыта и специальной литературы;

2) разработка предложений, планов, нормативов, проектов. Главный бухгалтер ОАО «Гомельдрев» выполняет аналитико-конструктивные операции, связанные с рассмотрением и изучением документов, специальной литературы, составлением справок и обзоров. Деятельность главного бухгалтера совместно со своими подчиненными направлена на обработку бухгалтерских документов и без документальной информации, на выполнение учетных и вычислительных операций (то есть выполнение информационно-технических операций).

Начальник отдела сбыта в своей работе также выполняет аналитические и информационно-технические операции, связанные с обработкой документов, а также выполнением вычислительных и формально-логических операций с помощью микрокалькуляторов и ЭВМ.

Таким образом, труд директора по экономике и главного бухгалтера относится к эвристическому труду, труд начальника отдела сбыта -преимущественно операторный.

Оценка эффективности управленческого труда включает в себя не только изучение его процессов, но и анализ организации рабочего места и условий, в которых работают руководители предприятия. Изучению этого вопроса и посвящены следующие подразделы данной главы.

2.5 Организация рабочих мест руководителей ОАО «Гомельдрев»

Как уже отмечалось в главе 1, рациональная организация рабочего места руководителя предполагает:

- устройство, планировку служебных помещений и размещение в них рабочих мест;

- планировку рабочего места;

- оснащение рабочего места необходимой мебелью и современными техническими средствами переработки информации.

На предприятии «Гомельдрев» используется кабинетная система планировки - группы работников размещены в отдельных комнатах. Площадь служебного помещения генерального директора предприятия составляет 48м², что соответствует установленным нормам. Кабинет руководителя прямоугольной формы с односторонним естественным освещением, его ширина составляет 6 м, длина 8м.

Рабочее место руководителя находится в самой светлой части помещения в стороне от сквозняка. Руководитель располагается так, чтобы встретить посетителей, сидя к ним лицом, а не спиной.

Схема расположения рабочего места руководителя приведена на рисунке 2.5.1.

Рисунок 2.5.1 - Планировка рабочего места Генерального директора ОАО «Гомельдрев»: 1 - стулья конторские; 2 - стол для совещаний; 3 -стол-приставка; 4 - радио; 5 - селектор; 6 - корзина для мусора; 7 - стол двух тумбовый; 8 - лоток для документов; 9 - дневник -календарь; 10 -кресло рабочее; 11 - шкафы; 12 - кондиционер

В состав рабочего места руководителя включается элементы: стол с приставками, шкафы и зона обслуживания посетителей (зона проведения совещаний).

Значительную часть рабочего времени генеральный директор акционерного общества проводит за столом. Поэтому большое внимание уделено конструкции и рациональному оборудованию рабочего стола. Плоскость стола твердая, гладкая, из дерева с несильной полировкой, что позволяет избежать вредных для зрения бликов. Крышка стола размером 150x90 см. Каждый ящик стола выполняет определенные функции: ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей, рабочих документов, личных вещей. На поверхности стола расположен перекидной дневник - календарь, а также лоток для хранения документов. На столе подобное размещение предметов и средств труда позволяет избегать лишних движений и затрат времени, поскольку обеспечивается порядок на рабочем столе. Средства коммуникационной техники, а именно телефоны городской и внутренней связи расположены на рабочем столе справа, радио и селекторная связь находится на столе - приставке также справа. Согласно правил рациональной планировки рабочего места, такое расположение средств коммуникации является неправильным. Все средства коммуникации следует располагать слева на столе или на специальной подставке, чтобы можно было ими пользоваться левой рукой, оставляя правую руку свободной для работы.

Рабочее место Генерального директора предприятия включает в себя два книжных шкафа и один трех секционный шкаф. Основное их назначение -- хранение личных вещей директора, документов, книг, а также эстетическое -- за счет привлекательного дизайна. Шкафы расположены слева от рабочего места директора близко к окну. Такое расположение неэффективно, поскольку шкафы закрывают свет, падающий из окна на стол руководителя, увеличивая тем самым потребность в дополнительном искусственном освещении.

Зона проведения совещаний включает в себя стол для совещаний с крышкой большой площади и 11 конторских стульев. Недостатком является чрезмерно близкое размещение стола вблизи отопительных приборов (батарей), что неблагоприятно воздействует на человека.

Положение корпуса человека при работе должно быть таким, чтобы было удобно и не создавалось большое мышечное напряжение. Поэтому необходимо с должным вниманием отнестись и к конструкции рабочего кресла руководителя.

Рабочее кресло Генерального директора предприятия снабжено подъемно - поворотным механизмом, позволяющим устанавливать удобную высоту сиденья в зависимости от роста. Кресло снабжено подлокотниками и регулируемой в вертикальном и горизонтальном направлениях спинкой, что обеспечивает опору спины выше поясницы, снижение мышечного напряжения, а, следовательно, позволяет обеспечить эффективные, благоприятные условия работы. Кроме выше указанных элементов рабочее место генерального директора оборудовано дополнительным инвентарем - часами, настольной лампой, графином для воды и комплектом стаканов к нему.

Рассмотрим организацию рабочего места директора по экономике. Кабинет директора с односторонним естественным освещением прямоугольной формы с соотношением сторон 1:3. Подобное соотношение считается неблагоприятным, так как рекомендуемое соотношение длины и ширины 1:1 или 1:2. Площадь кабинета составляет 12 м. Рабочее место директора включает в себя рабочий стол, вспомогательный стол для хранения справочного материала, рабочее кресло, шкаф для документации и рабочих вещей, стулья конторские и стол -приставка для приема посетителей.

Рисунок 2.5.2 - Планировка рабочего места директора по экономике ОАО «Гомельдрев»: 1 - рабочее кресло; 2- стол двухтумбовый, 3 - стол-приставка; 4 -телефоны; 5- урна для мусора; 6 - настольная лампа; 7 -стулья конторские; 8 - шкаф

Рабочий стол расположен таким образом, чтобы встречать посетителей, находясь к ним лицом. Недостатком является близкое размещение рабочего кресла к окну, что может способствовать возникновению простудных заболеваний. Кроме этого рабочее место руководителя расположено максимально близко к отопительным батареям, что также негативно влияет на здоровье и комфорт человека. Расположение рабочего места представлено на рисунке 2.5.2.

Рабочая поверхность стола - гладкая, твердая, без полировки, цвет стола -- темно - коричневый. Окраска стола предпочтительней должна быть светлой, чтобы степень контраста с документами была минимальной. Рабочий стол руководителя - двухтумбовый с крышкой размером 150 х 90 см. Ящики стола выдвижные, взаимозаменяемые. Для хранения канцелярских принадлежностей используется один верхний ящик. Для хранения папок с документами используются нижние ящики стола. Недостатком в организации рабочего места является отсутствие на столе лотка для текущего хранения документов на столе, результатом чего является беспорядок на столе, затрудняющий поиск документов. На левой половине стола расположены телефоны местной (внутренней) и городской связи. В связи с неэффективным расположением стола заместителя директора (спиной к окну) возникла необходимость оснащения рабочего стола дополни- тельным источником искусственного освещения - лампой, расположенной также слева.

Рабочее кресло директора по экономике также как и кресло директора ОАО «Гомельдрев» снабжено подъемно-поворотным механизмом, подлокотниками и регулируемой спинкой, обеспечивающими максимальный комфорт при работе.

Шкаф используется для хранения документов, специальной литературы и личных вещей.

Зона обслуживания посетителей включает в себя стол - приставку и 8 конторских стульев, позволяющих разместиться посетителям вблизи рабочего места заместителя директора.

Таким образом, мы видим, что в организации рабочего места заместителя директора по экономике имеются существенные недостатки. Необходимо разработать конкретные мероприятия по их устранению и рациональной организации его рабочего места. Рассмотрим устройство, планировку и оснащение рабочего места главного бухгалтера ОАО «Гомельдрев» (Рисунок 2.5,3). Кабинет главного бухгалтера прямоугольной формы с односторонним естественным освещением шириной примерно 6 м, площадью 18м², т.е. соотношение сторон составляет 1:2, что соответствует рекомендациям научной литературы. В сравнении с предыдущим вариантом размещение рабочего места в данном случае более эффективно. Рабочий стол расположен напротив двери. При этом свет от окна падает на рабочий стол слева, что немаловажно при организации рабочего места.

Рабочее место главного бухгалтера оснащено канцелярскими принадлежностями, для выполнения вычислительных операций используется микрокалькулятор. Селектор и два телефонных аппарата расположены слева, что также свидетельствует о правильной планировке рабочего места.

Для хранения документов и личных вещей используется шкаф. Он также выполняет эстетические функции, так как гармонирует с интерьером служебного помещения. Цвет мебели выдержан в светлых тонах, что делает помещение светлым и снижает контраст бумаги с поверхностью стола.

Рисунок 2.5.3 - Планировка рабочего места главного бухгалтера ОАО «Гомельдрев»: 1 -рабочее кресло; 2 стол двухтумбовый; 3 урна для мусора; 4- стол - приставка; 5 -селектор; 6 - телефоны, 7 - перекидной календарь; 8 - стулья конторские; 9 - шкаф; 10 -микрокалькулятор

В заключение изучим, насколько эффективно организовано рабочее место начальника отдела сбыта. Деятельность этого руководителя связана с работой на компьютере. Поэтому необходимо уделить большое внимание организации этого рабочего места. Его планировка предложена на рис.2.5.4. Кабинет руководителя площадью 12 м² с односторонним естественным освещением шириной 4 м. Согласно СанПиН 9-131 РБ 2000 на одного работающего площадь равна 6м, то есть в данном случае норма выдержана.

Рабочее место начальника отдела расположено таким образом, чтобы встречать посетителей лицом, однако свет из окна при таком расположении падает справа, что является недостатком.

Рабочий стол руководителя двухтумбовый, светло-коричневого цвета с умеренной полировкой, что позволяет избежать бликов и минимизировать контраст бумаги и поверхности стола. Крышка стола размером 135 х 80см.

Рисунок 2.5.4 - Планировка рабочего места начальника отдела сбыта: 1-урна для мусора, 2 - стол двухтумбовый, 3 - телефоны; 4 - микрокалькулятор; 5 - дисплей ЭВМ; 6 -клавиатура; 7 - рабочее кресло; 8 - лампа настольная; 9 - шкаф; 10 - стулья конторские

Требование к размещению канцелярских товаров в столе выполнено; каждый ящик используется для хранения определенного набора принадлежностей. Рабочее место начальника отдела оснащено ПЭВМ и микрокалькулятором для выполнения вычислительных и формально -логических операций. В расположении средств организации техники на поверхности стола есть существенные недостатки:

- телефоны внутренней и городской связи расположены справа от руководителя - это затрудняет работу и отвлекает работника от выполнения операций на микрокалькуляторе и ЭВМ;

- размер крышки стола не соответствует требованиям СанПиН 9.131 РБ2000. В связи с недостаточным размером стола, рабочее место начальника отдела должно быть оснащено подкатной тумбой или столом - приставкой для размещения дисплея;

- удаленность клавиатуры от края стола составляет 60 мм, что создает неудобства при работе на ЭВМ (увеличивается нагрузка на плечевой и локтевой суставы);

- удаленность экрана от края стола 300 мм, что также не соответствует нормам, слишком близкое размещение экрана ЭВМ отрицательно влияет на зрение;

- отсутствует экранный фильтр.

Рабочее место начальника отдела оснащено рабочим креслом, снабженным подъемно-поворотным механизмом, подлокотниками и регулируемой в вертикальном и горизонтальном направлениях спинкой. Однако и здесь есть существенный недостаток -- это отсутствие обязательной для такого рабочего места подставки под ноги.

В состав рабочего места начальника отдела сбыта также входит зона приема посетителей, включающая в себя стулья конторские. Эту зону необходимо оснастить столом с целью более комфортного приема людей.

В эстетических целях, а также для хранения документов, специальной литературы, книг и личных вещей руководителя используется двухсекционный шкаф.

В целом, у всех рассмотренных выше руководителей ОАО «Гомельдрев» в организации их рабочих мест имеются существенные недостатки. Исключение составляет рабочее место главного бухгалтера предприятия.

Устранив указанные недостатки, мы освободим руководителей различных звеньев управления от нерациональных перемещений, сократим и ликвидируем их негативное влияние на здоровье работников, создадим более удобные условия для эффективного труда.

Планировка служебных помещений и размещение в них рабочих мест тесно связана с условиями труда в этих помещениях. Поддержание на рабочем месте благоприятных условий труда является важным условием рациональной организации управленческих операций.

2.6 Обеспечение благоприятных условий труда руководителей

Специфика труда руководителей предъявляет высокие требования к условиям труда на рабочем месте. Как уже ранее отмечалось, на эффективность работы оказывают влияния микроклимат (температура, влажность и скорость движения воздуха, шум). Рекомендуемая величина этих факторов предложена в таблице 2.6.1.

Согласно норм метеорологических условий в рабочей зоне производственных помещений, температура, влажность и скорость движения воздуха зависят от наружных метеоусловий, а также работы средств отопления и вентиляции, нормы на эти параметры производственной



Относительная температура на рабочем месте Генерального директора ОАО «Гомельдрев» поддерживается в пределах 18-20°С, относительная влажность воздуха - 50%. Эта достигается путем кондиционирования воздуха, то есть одновременного регулирования его температуры, влажности, частоты и воздухообмена. Кондиционирование воздуха повышает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания. При размещении рабочего места важным является то, что оно не должно размещаться вблизи кондиционера и отопительных приборов, так как воздействие первого может привести к простудному заболеванию, а воздействие второго сушит воздух, что неблагоприятно влияет на человека. Рассмотрев схему планировки рабочего места директора ОАО «Гомельдрев» (рис.2.6.1.) видно, что данное требование не выполнено:

- кондиционер расположен слишком близко к столу директора;

- стол для приема посетителей размещен вблизи батареи, что также недопустимо.

На других рабочих местах руководителей кондиционирования воздуха добиваются только через окна, что в зимнее время грозит возникновением простудных заболеваний. Поэтому на анализируемых рабочих местах необходимо установить кондиционеры, при этом большое внимание нужно уделить рабочему месту начальника отдела сбыта, так как его деятельность связана с работой за компьютером.

В большинстве видов умственной деятельности активно участвует зрение. По данным исследований НИИ труда, с помощью зрения человек получает до 80-90% информации. Недостаточное освещение служит причиной преждевременного утомления. На рабочем месте руководителя ОАО «Гомельдрев» применяется естественное и искусственное освещение, причем искусственное освещение - комбинированное (сочетание общего и местного). Общее потолочное освещение представлено люминесцентными лампами. Оно более экономично, способствует повышению зрительного восприятия, увеличивает остроту зрения и снижает утомленность глаз, улучшает эстетическую обстановку, создавая мягкое освещение, близкое к дневному.

При устройстве местного освещения на рабочем месте генерального директора ОАО «Гомельдрев» использована лампа мощностью 70 Вт, поворачивающаяся на гибком шланге. Она расположена на рабочем месте справа. Такое расположение неправильно, так как согласно методических рекомендаций по установлению уровней освещенности (яркости) для точных зрительных работ с учетом их напряженности, утвержденными Минздравом СССР 12.08.1986г № 4137-86, свет должен падать с левой стороны.

В организации рабочих мест директора по экономике и начальника отдела сбыта этот недостаток отсутствует - лампы расположены слева. Рабочее место главного бухгалтера предприятия не оснащено лампой местного освещения, так как его рабочее место распланировано более эффективно, нежели другие.

Естественное освещение наиболее благоприятно для глаз. Кабинет руководителя предприятия имеет одностороннее естественное освещение, в наличии 6 окон. Для исключения контрастности остекленения с окружающим фоном (полом, потолком) на окнах повешены вертикальные жалюзи белого цвета. К этому вопросу на предприятии подошли довольно серьезно, поскольку все кабинеты здания аппарата управления оснащены этими средствами борьбы с солнечными бликами. Жалюзи удобны в применении, позволяют регулировать естественное освещение в соответствии с личными потребностями, создают удобство при влажной уборке кабинетов, играют важную роль в эстетизации помещения. Шум в помещении снижает внимание и работоспособность, не дает возможности сосредоточиться. На предприятии поглощения шума добиваются организационно-техническими мерами: путем обособленного расположения рабочих мест руководителей от других кабинетов, занавешивания окон, укладкой ковровых дорожек, установкой глушителей на телефонные аппараты, установкой приспособлений, устраняющих хлопанье дверей.

К сожалению, на предприятии кроме выше перечисленных никакие другие меры по поглощению шума не используются. Наибольшего эффекта в решение этой проблемы можно достигнуть строительными мерами, например, путем использования звукопоглощающих материалов для облицовки стен (акустическая штукатурка, перфорированные панели с подклеенной тканью или рыхлым звукопоглощающим материалом), подвесные потолки.

Большое значение в организации рабочего места руководителя является цветооформление и эстетизация помещения.

Окна кабинета директора выходят на солнечную сторону. В таких помещениях рекомендуется окрашивать стены в голубые, голубовато-зеленые тона.

Стены кабинета Генерального директора ОАО «Гомельдрев» окрашены в цвет слоновой кости. Потолок - в белый цвет. Для кабинетов с южной стороны потолки рекомендуется окрашивать в светло-голубой цвет. Следовательно, окраска кабинета генерального директора нерациональна.

Кабинет директора по экономике расположен также с южной стороны здания. Потолок и стены служебного помещения выкрашены в белый цвет. Согласно выше указанного, такая покраска является также неэффективной.

Окна кабинета главного бухгалтера выходят на северо-восток. Потолок помещения выкрашен в белый цвет, стены - в желто-зеленый. В этом случае покраска практически соответствует требованиям, так как в служебных помещениях центральных и северных районов потолки рекомендуется окрашивать в белый цвет, стены в теплые тона (желто-бежевый, слоновой кости, светло-желтый).

Окна кабинета начальника отдела сбыта выходят на северную сторону. Его стены выкрашены в светло-бежевый цвет, а потолок - в белый. В данном варианте основные требования по окраске кабинета соблюдены.

Что касается эстетизации помещений, то в этой области недостатки отсутствуют. В кабинете директора размещен вазон с искусственными цветами, на стенах расположены картины. На пол уложена ковровая дорожка: все это оказывает большое воздействие на гармоничное восприятие помещения, создание красивого, благоприятного для работы фона.

В служебных помещениях других руководителей также широко применяются формы живой природы (озеленение), используются средства визуальной информации (плакаты, экспонаты).

Для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности работников на длительный период большое значение имеет такое понятие, как «психофизиологические условия труда» разработка и применение рационального режима труда. На ОАО «Гомельдрев» данный вопрос оговаривается в коллективном договоре заключением между руководителем и трудовым коллективом ОАО «Гомельдрев». Согласно этого документа установлена рабочая неделя продолжительностью 40 часов, что соответствует положению трудового кодекса РБ. На предприятии утвержден график планового фонда рабочего времени и определено время начала и окончания рабочей смены для подразделений, работающих в одну смену с 8⁰⁰ до 17⁰⁰, регламентированный перерыв на отдых (обед) - с 12⁰⁰ до 13⁰⁰. Выходные дни устанавливаются согласно графика планового фонда рабочего времени, ими являются суббота и воскресенье.

В основу разрабатываемого режима труда на предприятии были положены межотраслевые методические рекомендации и типовые внутренние режимы труда и отдыха рабочих промышленных предприятий, разработанные НИИ труда. Недостатком при разработке режима, согласно методических рекомендаций, является отсутствие регламентации перерывов в работах, требующих большого внимания и напряжения. Например, при работе за компьютером для работников отдела сбыта необходимо установить перерывы длительностью 10 минут через каждый час работы. Этот недостаток является существенным, поскольку в значительной мере ухудшает условия труда работников ОАО «Гомельдрев», способствует снижению работоспособности и производительности труда.

На предприятии применяется пассивный отдых (отдых сидя или с минимальной активностью), однако для работников умственного труда предпочтительна активная форма отдыха. Администрации ОАО «Гомельдрев» необходимо разработать систему физкультурно-оздоровительных мероприятий, включающую производственную гимнастику, микро паузы активного отдыха.

Необходимо отметить социально - психологические проблемы, возникающие у работников предприятия в связи с внедрением в труд новых технических средств, в частности ПЭВМ. К этим проблемам можно отнести формирование психологической готовности персонала к работе с новой техникой, обучение работе на ПЭВМ, преодоление психологических барьеров, тревоги из-за возможного ухудшения зрения и облучения, неуверенности в своих способностях работать на новой технике.

В этой области на предприятии практически никаких мер не принимается, что является отрицательным моментом в работе руководителей. В преодолении указанных барьеров необходимо отвести особую роль руководителям подразделений, отделов ОАО «Гомельдрев», которые параллельно с внедрением новой техники должны подготовить сотрудников к работе, убедить в ее преимуществах, при этом важно использовать комплекс программ, обучающих работе на компьютере, пакеты прикладных программ - системы управления базами данных, электронные таблицы (Excel), текстовые редакторы (Word, лексикон), обучающие игры.

Таким образом, ликвидировав недостатки и применив на практике предложенные рекомендации можно достичь экономического эффекта, который будет рассчитан в третьем разделе данной работы.

2.7 Оплата труда руководителей ОАО «Гомельдрев»

Оплата труда Генерального директора ОАО «Гомельдрев» состоит из должностного оклада, надбавки за сложность и напряженность работы, вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), премии по результатам финансово-хозяйственной деятельности предприятия, специальных видов премий, вознаграждения по итогам работы за год и других выплат.

Размер, порядок и сроки оплаты труда генерального директора ОАО «Гомельдрев» отражаются в заключенном с ним контракте. Контракт с руководителем заключается общим собранием акционеров (собственником имущества).

Должностной оклад генерального директора предприятия по решению вышестоящей организации исчисляется в кратном размере тарифной ставки первого разряда, установленной Советом Министров Республики Беларусь в зависимости от показателя списочной численности работников предприятия.

Списочная численность определяется по состоянию на 1-е число месяца, в котором заключается (продлевается, изменяется) контракт.

В контракте генерального директора предусмотрены следующие условия. Должностной оклад генерального директора может увеличиваться за:

- рост объемов производства продукции (услуг) нарастающим итогом с начала года в сопоставимых ценах по сравнению с соответствующим периодом прошлого года при условии роста объема реализованной продукции (услуг) в фактических ценах нарастающим итогом с начала года при росте объемов производства (услуг):

до 5 процентов на 10 процентов;

от 5 до 10 процентов - на 15 процентов;

10 процентов и выше - на 20 процентов.

При невыполнении этих условий и (или) снижении темпов роста объемов производства по сравнению с предыдущим периодом Генеральному директору восстанавливается первоначальный оклад:

- создание дополнительных по сравнению с предыдущим годом рабочих мест:

с увеличением их:

до 5 процентов - на 5 процентов;

5 процентов и выше - на 10 процентов;

обновления оборудования на высокотехнологическое - до 5 процентов.

Надбавка за сложность и напряженность работы генерального директора ОАО «Гомельдрев» установлена в размере 75% должностного оклада.

Вознаграждение за выслугу лет (стаж работы) устанавливается в следующих размерах: от 1 года до 5 лет - 5 процентов; от 5 лет до 10 лет - 10 процентов; от 10 до 15 лет - 15 процентов; 15 лет и выше - 20 процентов должностного оклада.

Премия директору ОАО «Гомельдрев» выплачивается в зависимости от выполнения следующих показателей:

- выполнение объема по платным услугам населению (50%);

- снижению плановых расходов на 1 руб. объема работ (25%);

- обеспечения выполнения утвержденных удельных норм электроэнергии (15%);

Премия генеральному директору ОАО «Гомельдрев» не выплачивается в следующих случаях:

1) при росте удельного веса объема товаро оборотных (бартерных) операций в выручке от реализации продукции (услуг) по сравнению с предшествующим периодом;

2) при росте удельного веса дебиторской задолженности в выручке от реализации продукции (услуг);

3) при росте удельного веса кредиторской задолженности в выручке от реализации продукции (услуг);

4) при наличии просроченной задолженности по платежам в бюджет на конец отчетного периода;

5) в случае установления фактов нарушения в формировании или применении цен и тарифов, повлекших за собой завышение или нерациональное использование бюджетных средств;

6) в случае допущения задолженности по выплате заработной платы по состоянию на конец месяца, следующего за отчетным.

Премия генеральному директору уменьшается либо не выплачивается в следующих случаях:

1) при наличии просроченной задолженности по платежам во внебюджетные фонды на конец отчетного периода;

2) при снижении объема производства в сопоставимых условиях по отношению к соответствующему периоду предыдущего года;

3) при несвоевременных расчетах по отчислениям;

4) при наличии случаев травматизма на производстве;

5) при несоблюдении сокращения просроченной задолженности за потребленные энергоресурсы по отношению к предшествующему периоду;

6) при наличии задолженности по выплате заработной платы.

Для принятия решения о премировании директора' предприятия либо лишения его премии отдел экономики ежеквартально представляет , в вышестоящую организацию отчет о выполнении показателей и условий премирования генерального директора.

Рассчитаем оплату труда Генерального директора ОАО «Гомельдрев» на апрель 2003 г. Тарифная ставка I разряда составила 52500 руб., коэффициент кратности - 5,98. Должностной оклад увеличивается на 10 % за имеющиеся в структуре Общества самостоятельные организации, филиалы.

Определим должностной оклад Генерального директора:

52500 8,5 1,1 =345345 руб.

Согласно отчета о выполнении показателей и условий премирования директора, руководитель не премируется.

1. Надбавка к окладу за сложность и напряженность работы (50%): 345345 50 /100 = 172673 руб.

2. Надбавка к окладу за продолжительность непрерывной работы, напряженность (20%):

345345 20/100 = 69069 руб.

3. Определим сумму заработной платы генерального директора ОАО «Гомельдрев»;

345345 + 172673 + 69069 = 587087 руб.

7. Произведем удержания из заработной платы:

а) подоходный налог

(587087 - 10000) 9/100 = 51937,83 руб.

б) в пенсионный фонд 587087 1/100 = 5870,87 руб.

8. Заработная плата, подлежащая выплате: 587087 - 51937,83 - 5870,87 = 529278,3 руб.

При начислении заработной платы директора ОАО «Гомельдрев» ПЭО рассчитывает коэффициент соотношения средней заработной платы руководителя и средней заработной платы по предприятию в целом, на данный момент его размер не должен превышать 3,5.

Расчет производится с начала года нарастающий итогом. При этом заработная плата руководителя исключается из фонда заработной платы работников.

При расчете соотношения в заработной плате Генерального директора не учитываются выплаты:

- единовременная премия в связи с юбилейной датой предприятия;

- единовременная премия в связи с юбилейной датой рождения руководителя;

- единовременная премия в связи с профессиональным праздником;

- материальная помощь в связи с лечением и отдыхом;

- единовременная помощь, выплачиваемая при условии обеспечения эффективной работы предприятия в течение календарного года.

Произведем расчет коэффициента соотношения средней заработной платы руководителя и средней заработной платы по предприятию в целом на 2003 год (Таблица 2.7.1).

Таблица 2.7.1 - Информация о соблюдении коэффициента соотношения средней заработной платы руководителя и средней заработной платы работников по ОАО «Гомельдрев»

Согласно таблицы коэффициент составил 3,01, так как в апреле Генеральный директор не был премирован, что не соответствует его оптимальному значению, но в то же время соответствует его оптимальному значению, но в то же время можно сказать, что на предприятии соблюдается соотношение заработной платы директора и работников.

Оплата труда иных руководителей ОАО «Гомельдрев» производится по должностным окладам.

Вопросы установления и применения форм, систем и размеров оплаты труда, материального стимулирования, выплаты вознаграждений, доплат регулируются коллективными и трудовыми договорами.

Должностной оклад руководителей определяется по Единой Тарифной Сетке путем умножения тарифной ставки первого разряда на тарифный коэффициент соответствующего разряда.

Для определения разряда учитывается уровень образования работника, сложность выполняемой работы, требующей соответствующей квалификации. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных квалификационными требованиями, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационных комиссий в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности также как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы. Согласно Единой Тарифной Сетки работников производственных отраслей экономики РБ начальникам профилирующих служб ОАО «Гомельдрев» присваивается 16-18 разряд, главному инженеру - 17 разряд, начальникам участков (смены) присваивается 14-15 разряд, мастерам - 11-13, тарифные разряды руководителей непрофилирующих функциональных служб устанавливаются на 1 разряд ниже. К профилирующей службе предприятия относятся все отделы, предприятия, лаборатории. К непрофилирующей службе: ремстройуправление, вневедомственная охрана, участок связи.

К должностным окладам руководителей ОАО «Гомельдрев» установлены доплаты:

- за совмещение должностей до 50% основной тарифной ставки за фактически отработанное время;

- за сверхурочную работу - в размере двойных часовых тарифных ставок за каждый час работы;

- за работу в выходные и праздничные дни в размере двойных тарифных ставок;

надбавки:

- за высокие достижения в труде;

- за выполнение особо важных производственных работ.

На предприятии осуществляется текущее премирование руководителей на основе Положения о премировании за основные результаты хозяйственной деятельности руководителей специалистов и служащих ОАО «Гомельдрев».

На предприятии разработан Перечень производственных упущений, при которых премия за основные результаты хозяйственной деятельности по итогам работы за месяц не выплачивается или уменьшается. К ним можно отнести нарушение трудовой дисциплины (лишение премии от 5 до 50%), невыполнение производственных планов по подразделениям, наличие случая травматизма по причине необеспечения безопасных условий труда, наличие штрафных санкций (экологии, энергонадзора, пожарной инспекции) (50-100% снижения премии), ошибки в отчетной документации, установление фактов приписки, искажения отчетности, несоблюдение сроков предоставления отчетности (15-50% снижения премии).

По итогам работы за год работникам ОАО «Гомельдрев», в том числе и руководителям выплачивается вознаграждение (13-я зарплата) из фонда потребления. Вознаграждение начисляется ежемесячно за фактический месячный заработок, который включает следующие выплаты:

- оплата по должностным окладам;

- текущее премирование;

- надбавки и доплаты за совмещение профессий и должностей. Для определения размеров вознаграждения на предприятии используется шкала зависимости от непрерывного стажа работы.

Начисление и выплата вознаграждения производится при условии наличия и в пределах имеющихся средств.

Кроме вышеуказанных надбавок и доплат руководителям ОАО «Гомельдрев» может выплачиваться материальная помощь для организации отдыха и лечения при уходе в очередной отпуск в размере 10-ти государственных тарифных ставок первого разряда, а также единовременное материальное поощрение при достижении пенсионного возраста, в связи с юбилейной датой и за долголетнюю, непрерывную и безупречную работу на предприятии.

Размер единовременных поощрений дифференцируется в зависимости от стажа работы в отрасли, их величина от 3-х до 30-ти государственных тарифных ставок. В коллективном договоре ОАО «Гомельдрев» предусмотрено, что выплата производится при наличии необходимых финансовых средств. Работники теряют право на получение материальной помощи в случае дисциплинарных правонарушений, а также за хищение государственной и частной собственности.

Рассмотрев данные вопросы, можно сделать вывод, что на предприятии достаточно хорошо развита система материального стимулирования. В целях усиления материальной заинтересованности руководите-лей в коллективных результатах труда и увеличения объема услуг, оказываемых населению при обеспечении качества и культуры обслуживания, на предприятии разработан широкий круг положений, регулирующих порядок оплаты труда и являющихся неотъемлемой частью коллективного договора.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

В предыдущих главах дипломной работы были рассмотрены теоретические аспекты научной организации труда руководителей, а также на примере конкретного предприятия (ОАО «Гомельдрев») было изучено, как на практике реализуются эти основные положения.

В ходе анализа были выявлены существенные недостатки в организации труда генерального директора ОАО «Гомельдрев», директора по экономике и начальника отдела сбыта. Эффективным методом внедрения научной организации управленческого труда и ликвидации недостатков является оргпроектирование и расчет его экономической эффективности.

Решению таких вопросов и посвящен раздел 3 настоящей работы

3.1 Проект организации труда руководителей

Эффективность труда руководителей во многом зависит от того, насколько рационально распланирован их рабочий день.

В своей работе руководители должны пользоваться планами, разработанными на день, неделю, месяц, квартал, год.

В целях повышения эффективности коммуникационных связей, их рационализации, сокращения материальных затрат и затрат времени рекомендуется разработать регламент телефонных разговоров.

В современных условиях рабочее место руководителя должно быть оснащено новейшей организационной техникой с учетом достижений НТП. Сюда можно отнести: директорские коммутаторы, факсы, телетайпы, телефаксы, электронная почта, переговорные устройства типа «Гарсас-10», видеотерминалы для обеспечения буквенно-цифровой информацией руководителей высшего и среднего звена (устройства «Еиде-отон-340» и «Видеотон-343», цветные и черно-белые телевизоры).

На предприятии необходимо внедрить АРМ руководителя, включающий в себя: ПЭВМ, календарь, текущую дату, часы, текущее время, алфавитную записную книжку для адресов и телефонов, калькулятор с большой емкостью памяти, средства для создания и хранения личной и служебной корреспонденции, систему контроля за исполнением поручений.

Рекомендуемое расположение материалов и оргтехники представлено на рисунке 3.1.1.

Рисунок 3.1.1 - Рекомендуемое расположение материалов и оргтехники на рабочем месте руководителя: 1 - ящик для руководящих материалов; 2 - ящик для фонотеки; 3 - ящик для диктофона; 4 - ящик для справочной литературы; 5 - ящик для канцпринадлежностей; б - ящик для писчей бумаги; 7 - ящик для оргблокнота; 8 - ящик для материалов творческой работы в папках подвесного хранения

Оборудование в служебном помещении (шкафы, картотеки) устанавливаются в местах, где есть возможность свободного подхода к ним, при размещении конторской мебели учитывается последовательность выполненных работ. Общая площадь служебного помещения не должна быть менее 4 м на каждое рабочее место и не менее 6 м при работе на ПЭВМ (СНиП11-МЗ-73).

Минимальная высота - 3,25 м, ширина -2,5-3 м.

Рабочее место руководителя рекомендуется размещать в отдельном кабинете прямоугольной формы без выступов и ниш с соотношением сторон 1: 1,5 или 1:2.

Для размещения рабочего места необходимо также учитывать, что окна не должны находиться в поле зрения работающего. Стол рекомендуется разместить не параллельно к окну, а перпендикулярно. При этом дневной свет на рабочую поверхность стола должен падать с левой стороны.

Для создания оптимальных гигиенических условий в помещении следует установить местное (автономное) или центральное кондиционирование воздуха. В зимнее время - приток через окна, вытяжка механическая. В летнее время рекомендуется дополнительно применять потолочный вентилятор.

Освещенность рабочей поверхности при общем освещении должна быть не менее 100 лк при использовании люминесцентных ламп и 300 лк при использовании ламп накаливания. Для местного освещения на рабочем месте рекомендуется применять настольные лампы на гибком шнуре мощностью 50 - 70 Вт, свет должен падать на поверхность стола слева. Недопустимо применение только местного освещения, так как это вызывает преждевременное утомление органов зрения.

Относительная температура на рабочем месте должна быть 18°С, относительная влажность воздуха - 40-60 %. Уровень шума не должен превышать 60 дб. Необходимо избегать неблагоприятного воздействия лучистого тепла от приборов отопления. Расстояние между отопительными приборами и столом должно быть не менее 5 см.

Поскольку деятельность начальника отдела сбыта связана с работой на ПЭВМ, необходимо с достаточным вниманием отнестись к организации его рабочего места.



Рисунок 3.1.2 - Зоны досягаемости рук в горизонтальной плоскости: а -зона максимальной досягаемости; б - зона досягаемости пальцев при вытянутой руке; в - зона легкой досягаемости ладони; г - оптимальное пространство для грубой ручной работы; д - оптимальное пространство для тонкой ручной работы

Рассмотрим оптимальное размещение предметов труда на рабочем месте начальника отдела сбыта в зонах досягаемости рук (Рисунок З.1.2.):

- дисплей размещается в зоне а (в центре);

- клавиатура - в зоне г/д;

- системный блок размещается в зоне б (слева).

Документация:

1) в зоне легкой досягаемости (зона в) - литература и документация, необходимая при работе;

2) в выдвижных ящиках стола - литература, используемая постоянно.

Характеристики используемого рабочего места:

- высота рабочей поверхности стола 750 мм;

- высота пространства для ног 650 мм;

- высота сиденья над уровнем пола 450 мм;

- поверхность сиденья мягкая с закругленным передним краем;

- предусмотрена возможность размещения документов справа и слева;

- расстояние от глаз до экрана 700 мм;

- расстояние от глаз до клавиатуры 400 мм;

- расстояние от глаз до документов 500 мм;

- возможно регулирование экрана по высоте, по наклону, в левом и в правом направлениях:

- по высоте+3 см;

- по наклону от 10° до 20° относительно вертикали.

Зрительный комфорт подчиняется двум основным требованиям:

- четкости на экране, клавиатуре и в документах;

- освещенности и равномерности яркости между окружающими условиями и различными участками рабочего места.

Рабочее место рекомендуется оснастить:

- аппаратом аэроионо профилактики в расчете 1 шт. на 50 м помещения, позволяющим ликвидировать вредное воздействие на организм человека положительных ионов, излучаемых ПЭВМ;

- экранным фильтром, защищающим органы зрения;

- обеспыливателем;

- заземленной панелью питания, позволяющей минимизировать электромагнитные поля и в случае отключения электропитания поддержать работу ПЭВМ в течение 3-15 мин.

При этом приборы рекомендуется устанавливать в местах, удаленных от окон. Оконные прорези помещений для работы с ПЭВМ должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавески, внешние козырьки). Дня внутренней отделки помещений с ПЭВМ следует использовать диффузно-отражательные материалы. Покрытие пола должно быть матовым с коэффициентом отражения 0,3-0,5. Поверхность пола должна быть ровной, нескользкой, с антистатическими свойствами. Запрещается для отделки интерьера помещений применять полимерные материалы (древесно-стружечные плиты, моющиеся обои, рулонные синтетические материалы, слоистый бумажный пластик и тому подобное), которые выделяют в воздух вредные химические вещества. В помещении с ПЭВМ следует ежедневно делать влажную уборку. Помещение должно быть оснащено аптечкой первой медицинской помощи и огнетушителем.

Режим работы руководителей устанавливается в соответствии с общим режимом работы предприятия, начало рабочего дня целесообразно устанавливать не ранее 8⁰⁰ часов. Перерыв для приема пиши и отдыха устанавливается после 4 часов работы. Длительность перерыва должна быть не менее 0,5 часа и не более 2 часов. Прием посетителей по служебным и личным вопросам осуществляется во второй половине рабочего дня.

Режимы труда и отдыха при работе с ЭВМ должны определяться видом и категорией трудовой деятельности.