Менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru/

Структура системи управління

Структура системи управління -- це упорядкована сукупність взаємозв'язаних елементів , що визначає поділ праці та службових зв'язків між структурними підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень. Вона організаційно закріплює функції за структурними підрозділами й працівниками і регламентує потоки інформації у систему управлінської структури, виражається в схемі й параметрах структури управління, штатному розкладі, певному співвідношенні структурних підрозділів і працівників апарату управління, положеннях про відділи та служби, у системі підпорядкування і функціональних зв'язків між персоналом управління.

Структуру управління за горизонталлю поділяють на окремі ланки, а по вертикалі -- на ступені управління.

Ланки управління становлять організаційно відособлені структурні підрозділи (відділи, служби, групи), кожний з яких виконує визначену сукупність завдань згідно з вимогами функціонального поділу праці та її кооперації при опрацюванні, прийнятті та реалізації рішень. Ланки управління взаємозв'язані прямими і зворотними зв'язками за горизонталлю і вертикаллю.

Ступінь (рівень) управління -- це сукупність управлінських ланок, які перебувають на відповідному ієрархічному рівні управління і відображають послідовність їх підрозділів знизу доверху. Сукупність ланок управління (структурних підрозділів), об'єднаних за ознакою подібності виконуваних функцій, утворює службу управління (економічну, комерційну, інженерну тошо).

Поняття середовища організації

Організація - це форма об'єднання людей з метою досягнення певних цілей на засадах позаособистих стосунків.

Основними видами організацій є формальні та неформальні організації.

Формальні організації - це групи людей, які створені на вимогу керівництва для проведення певного технологічного процесу.

Неформальні організації - це непередбачено утворені групи людей, які вступають у постійні взаємодії для досягнення відповідної цілі.

Основною причиною виникнення неформальних організацій є результат соціальної взаємодії людей. Вони завжди виникають після утворення формальних організацій.

Неформальні організації характеризуються соціальним контролем, опором до змін і появою лідера.

Соціальний контроль - це контроль за своїми членами неформальної організації шляхом встановлення групового еталона поведінки, одягу, видів робіт тощо.

Опір до змін - це небажання членів неформальної організації проводити реорганізацію, упроваджувати нові технології та інше.

Поява неформальних лідерів - це визнання членами неформальної організації свого керівника. Визнані колективом людей керівники або лідери діють без підтримки зверху.

Середовище організації - це сукупність певних обставин і факторів як у середині організації, так і навколо неї, що впливають на прийняття рішень.

Організація постійно перебуває під постійним тиском окремих ланок зовнішнього та внутрішнього середовища.Організація становить взаємодію таких основних елементів, як цілі, структури, завдання, технології, люди, а також оточення - політичне, економічне, культурне, ринкове, до якого вона повинна пристосуватися.

Загальна характеристика зовнішнього середовища

Зовнішнє середовище організації - це сукупність елементів, які не входять до складу організації, але здійснюють певний вплив на неї.

Зовнішнє середовище організації прямого впливу - це середовище, яке включає в себе елементи, що безпосередньо впливають на операції організації та відчувають на собі прямий вплив операцій організації.

Зовнішнє середовище організ опосередкованого впливу - це сукупність факторів, які можуть не здійснювати прямий, тобто негайний вплив на операції організації, але з часом будуть відображатись на них.

До елементів зовнішнього середовища організації прямого впливу належать: споживачі, конкуренти, постачальники, закони і державні установи тощо.

Споживачі - це фізичні або юридичні особи, які використовують продукцію організації для особистих потреб або потреб своєї організації.

Конкуренти - це виробники подібної продукції на ринку.

Постачальники - це фірми або окремі особи, які здійснюють постачання машин, устаткування інших матеріальних ресурсів для задоволення технологічних або особистих потреб організації чи окремої особи.

Закони і державні установи - це правові та нормативні акти вищого органу законодавчої та виконавчої влад або їх спеціальні органи, які здійснюють нагляд за дотриманням державних вимог підприємствами, установами,організаціями, а також громадянами.

До факторів зовнішнього середовища організації опосередкованого впливу належать: стан економіки, науково-технічний прогрес, політичні та соціально-культурні зміни, вплив міжнародних подій тощо.

Стан економіки - це тенденції та рівень інфляції, ставки банківського процента, рівень безробіття та ін.

Науково-технічний прогрес - це розвиток технологічного процесу у конкурентів.

Політичні зміни - це тенденції у сферах законодавства, судової справи, політики, державного регулювання тощо.

Соціально-культурні зміни - це сукупність відносин, цінностей, норм, переконання, поведінки тощо.

Вплив міжнародних подій - це процеси, які відбуваються за межами країни і впливають на курс національних грошей, конкуренцію тощо.

Виміри генерального середовища

Зовнішнє середовище складається з двох сфер: загальної і цільової.

Загальна сфера зовнішнього середовища має п'ять вимірів:

1. Економічний (торговий баланс, рівень інфляції, рівень безробіття, доступність кредитних та сировинних ресурсів, структура господарства, фінансовий стан, попиту тощо).

2. Науково-технічний (методи, завдяки яким засоби виробництва перетворюються в продукти і послуги, рівень державного контролю за якістю товарів, захист національних технологій).

3. Соціокультурний (рівень життя населення, звичаї, обряди" моральні цінності, демографічні особливості, економічна освіченість суспільства, відношення до релігії тощо).

4. Політично-правовий (стабільність уряду, ставлення державних інституцій до суб'єктів ринкового господарювання, політичний клімат та правовий захист в суспільстві, антимонопольне законодавство).

5. Міжнародний (вплив міжнародної ситуації на діяльність організацій в конкретно взятій країні, статистичний аналіз зовнішньоекономічних зв'язків, національні відмінності).

Елементи функціонального середовища

Середовище задач, або функціональне середовище включає елементи, які безпосередньо пов'язані з операціями організації: споживачі продукції, конкуренти, постачальники і ринок праці..

Конкуренти --- організації, які конкурують з даною організацією у сфері засобів виробництва;

Клієнти -- ті, хто придбає продукцію фірми або платить за послуги, які надає організація тій чи іншій людині;

Постачальники--організації або окремі особи, які поставляють засоби, сировину тощо для інших організацій. Наприклад, заводу, який виготовляє автомобілі, одна фірма поставляє шини, інша -- електричне обладнання, ще інша -- систему охолодження і т. д.;

Ринок праці -- сфера формування попиту і пропозиції на робочу силу. Через ринок праці здійснюється продаж робочої сили на визначений термін.Ринок впливає на всi сфери економіки.

Внутрішнє середовище організації

Внутрішнє середовище організації - це сукупність компонентів, пов'язаних між собою за допомогою певних структур у межах організації.

До основних змінних внутрішнього середовища організації належать: цілі, завдання, структури, технології, люди.

Цілі організації - це конкретний кінцевий стан або бажаний результат, якого намагається досягти група працюючи разом.

Завдання організації - це передбачена робота, серія робіт або частина її, яка повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом у заздалегідь обумовлені строки.

Структури організації - це логічні взаємовідносини взаємодії організаційних форм протікання технологічних процесів переробки вхідних ресурсів, побудовані в такому вигляді, який дозволяє найбільш ефективно досягати цілей організації.

Схема структури організації завжди розробляється зверху до низу. Спочатку розділяють її на широкі сфери дій, потім на менші команди і на функціональні завдання конкретним виконавцям.

Технології - це процес перетворення в системі, який складається з відпрацювання програм і здійснення порядку виконання операцій над ресурсами та інформацією з метою перевтілення їх у бажану продукцію.

Люди організації - це персонал зі своїми попитами, характерами та переживаннями, або центральний фактор будь-якої організації.

Організаційна культура

Організаційна культура у розумінні провідних науковців у цій галузі визначається як стійке зібрання цінностей, символів, ритуалів і історій, за допомогою яких можна управляти людьми на їхніх робочих місцях (теорія Діла й Кеннеді). Відповідно до теорії Піттерса й Уотермена організаційна культура - це система поділюваних цінностей, які проявляються через різні культурні артефакти: історії, міфи й т.ін.

Організаційна культура, як зазначено в короткому енциклопедичному довіднику - специфічне поєднання цінностей, відносин, норм, звичок, традицій, форм поведінки і ритуалів,

які існують в організації. В межах теорії менеджменту організаційна культура розглядається як потужний стратегічний інструмент, що дає змогу орієнтувати всі підрозділи

організації і окремих осіб на спільні цілі; мобілізувати ініціативу співробітників, виховувати відданість організації, поліпшувати процес комунікації, поведінку.

Рівні культури в організації

Культуру будь-якої організації розглядають на трьох рівнях: рівні артефактів, рівні цінностей й рівні базових уявлень.

1.Першим є рівень артефактів,що вкл. Всі ті феномени ,які можна побачити,почути й відчути при входженні в нову культуру. Артефакти вкл такі елементи,як мову, технологію та продукти д-сті,стиль(в одязі),манери спілкування,емоційну атмосферу,історію тощо. До них також відносять видиму поведінку персоналу і відповідні орган процеси. Цей рівень можна побачити,але досить важко пояснити.

2.Другим рівнем є проголошенні цінності - відображення чиїхось ориг. ідей щодо того,чим є те що є, і як воно відрізняється від того що повинно бути. Збереження вірності колись проголошеним цінностям приводить до їх трансформації в переконання,норми і правила поведінки. Набір цінностей, які знайшли реальне втілення в ідеології чи орган філософії, може слугувати орієнтиром чи моделлю поведінки в складних чи непевних ситуаціях.

3.Третім рівнем є базові уявлення, які є настільки очевидними, що варіювання поведінки зводиться до мін й їх зміна відбувається важко. Інтегровану систему базових уявлень іноді називають ментальною картою. Якщо люди поділяють однакові базові уявлення, вони відчувають комфорт, якщо різні - дискомфорт.

Типи організаційної культури

Розрізняють такі типи організаційної культури:

1. Культура влади - у даній культурі компанії особливу роль відіграє лідер, його особисті якості і здібності. Як джерело влади помітне місце належить ресурсам, що знаходяться в розпорядженні того або іншого керівника. Компанії з такого роду культурою, як правило мають тверду ієрархічну структуру. Набір персоналу і просування по сходах ієрархічної градації здійснюються досить часто за критеріями особистої відданості. Даний тип культури дозволяє компанії швидко реагувати на зміну ситуації, швидко приймати рішення та організовувати їх виконання.

2. Рольова культура - характеризується суворим функціональним розподілом ролей і спеціалізацією учасників. Цей тип компаній функціонує на основі правил, процедур і стандартів діяльності, дотримання яких повинно гарантувати її ефективність. Основним джерелом влади є не особисті якості, а становище в ієрархічній структурі. Така компанія здатна успішно працювати у стабільному навколишньому середовищі.

3. Культура завдання - даний вид культури орієнтований насамперед на вирішення завдань, реалізацію проектів. Ефективність діяльності компаній з такою культурою багато в чому визначається високим професіоналізмом співробітників і кооперативним груповим ефектом. Великими владними повноваженнями в таких компаніях володіють ті, хто в даний момент є експертом у провідній сфері діяльності і хто має максимальну інформацію.

4. Культура особистості - компанія з таким типом культури об'єднує людей не для вирішення якихось завдань, а для того, щоб вони могли добиватися власних цілей. Влада ґрунтується на близькості до ресурсів, професіоналізмі і здатності домовлятися. Влада і контроль мають координуючий характер.

Поняття управлінського рішення

Управлінське рішення - це процес, який реалізується суб'єктом управління і визначає дії, спрямовані на вирішення поставленого завдання в наявній чи спроектованій ситуації.

За допомогою рішень:

* встановлюються цілі діяльності;

* закріплюються люди за посадами і робочими місцями;

* визначаються функції, права і відповідальність працівників;

* встановлюються правила поведінки на роботі;

* розробляється система заходів щодо заохочення і стягнення працівників;

* розподіляються ресурси - матеріальні, трудові, фінансові тощо;

* оцінюється якість продукції та ін.

Будь-яке управлінське рішення має:

- суб'єкт, тобто особу або орган, що приймає це рішення;

- об'єкт, тобто трудовий колектив або окремі працівники, що мають виконувати це рішення;

- предмет, тобто зміст рішення, у якому визначається, що потрібно робити, як саме і що в результаті має бути отримано.

Управлінське рішення носить комплексний характер. У правовому відношенні - це владний акт суб'єкта керування, у якому він виражає свою волю, реалізує надані йому владні повноваження і несе відповідальність за його можливі несприятливі наслідки. З іншого боку управлінське рішення є актом соціальним, тому що приймається людьми і стосується людей. Управлінське рішення також є психологічним актом, тому що являє собою результат розумової діяльності людини і її вольового зусилля. Нарешті, з інформаційної точки зору рішення є результат опрацювання інформації, у ході якої здійснюється вибір серед можливих варіантів такого, що найбільше близький до оптимального, тобто є найкращим.

Класифікація управлінських рішень

Управлінські рішення здебільшого класифікують за кількома ознаками.

1. За сферою охоплення:

- загальні рішення - стосуються всієї організації;

- часткові рішення-стосуються конкретних підрозділів, служб, проблем тощо.

2. За тривалістю дії:

- перспективні рішення - реалізуються протягом тривалого терміну (понад 1 рік);

- поточні рішення -- реалізуються у короткотерміновому періоді для забезпечення поточної роботи організації.

3. За рівнем прийняття:

- рішення на вищому (інституційному) рівні управління;

- рішення на середньому (управлінському) рівні управління;

- рішення на нижчому (технічному) рівні управління.

4. За особливостями вирішуваних організацією завдань:

- організаційні запрограмовані рішення -- характеризуються незначною кількістю альтернатив або одноваріантністю; приймаються періодично у стандартних ситуаціях;

- організаційні незапрограмовані рішення -- спричинені новими факторами та ситуаціями; такими можуть бути рішення щодо реалізації цілей організації, поліпшення якості продукції тощо;

- компромісні рішення -- покликані врівноважувати протиріччя, що виникають.

5. За способом обґрунтування:

- інтуїтивні рішення -- ґрунтуються на відчуттях менеджера у правильності вибору; їх обґрунтованість, оптимальність залежить від особистих якостей менеджера;

- рішення, які ґрунтуються на судженнях (думках, міркуваннях, висновках);

- раціональні рішення -- мають у своїй основі науково обґрунтовані аналітичні процеси; здебільшого бувають найоб'єктивнішими.

6. За способом прийняття:

- одноособові рішення;

- колегіальні рішення -- готуються групою фахівців, а приймає їх відповідна група менеджерів;

- колективні рішення -- приймаються загальними зборами, відповідним колективом.

7. За характером:

- економічні рішення;

- технологічні рішення;

- соціально-психологічні рішення;

- адміністративні рішення.

Загальна характеристика процесу прийняття рішень

Процес прийняття рішень складний і багатосторонній. Він включає цілий ряд стадій і операцій.

Класичний підхід до прийняття управлінського рішення полягає в дотриманні певної процедури і виконанні обов?язкових дій.

1. Основою всякого рішення є проблемна ситуація, яка вимагає розв?язання. Завдання менеджера на цьому етапі полягає в аналізі проблемної ситуації, тобто у визначенні симптомів «хвороби», вивченні стану справ і мети, попереднього формулювання критеріїв рішення.

2. Виявлення обмежень і визначення альтернатив. Причиною проблеми можуть бути сили, які знаходяться поза організацією (зовнішнє середовище) та які менеджер не в змозі змінити. Такі обмеження звужують можливості прийняття оптимальних рішень. Тому необхідно визначити джерело і суть обмежень і намітити можливі альтернативи. Тобто доцільно виявити всі можливі дії, які усувають причини проблеми.

3. Прийняття рішення. На цій стадії розробляються альтернативні рішення, дається їх оцінка і відбирається альтернатива з найбільш сприятливими загальними наслідками.

4. Реалізація рішення. Процес не закінчується вибором альтернатив, на стадії реалізації вживаються заходи щодо конкретизації рішення і доведення його до виконавців, тобто цінність рішення полягає в тому, що воно реалізоване.

5. Контроль за виконанням рішення. В процесі контролю виявляються відхилення і вносяться поправки, які допомагають реалізувати рішення повністю. За допомогою контролю встановлюється так званий зворотний зв?язок між керуючою і керованою системами.

Незалежно від підходу, який обрала особа, що приймає рішення, існують визначені кроки, що вона проходить у процесі прийняття рішень. Процес може бути розбитий на шість кроків :

1)визначення проблеми;2)установка цілей;

3)розробка альтернативних рішень;4)вибір альтернативи;5)реалізація рішення;6)оцінка результатів.

Моделі прийняття рішень

В теорії управління виділяють три основні моделі прийняття рішень:класична модель;поведінкова модель;ірраціональна модель.

1.Класична модель спирається на поняття “раціональності” в прийнятті рішень. Передбачається, що особа, яка приймає рішення повинна бути абсолютно об'єктивною і логічною, мати чітку мету, усі її дії в процесі прийняття рішень спрямовані на вибір найкращої альтернативи.

Отже, основні характеристики класичної моделі такі:

- особа, яка приймає рішення, має чітку мету прийняття рішення;

- особа, яка приймає рішення, має повну інформацію щодо ситуації прийняття рішення;

- особа, яка приймає рішення, має повну інформацію щодо всіх можливих альтернатив і наслідків їх реалізації;

- особа, яка приймає рішення, має раціональну систему впорядкування переваг за ступенем їх важливості;

- мета особи, яка приймає рішення, завжди полягає у тому, щоб зробити вибір, який максимізує результат діяльності організації.

2.Поведінкова модель. На відміну від класичної, поведінкова модель має такі основні характери:

- особа, яка приймає рішення, не має повної інформації щодо ситуації прийняття рішення;

- особа, яка приймає рішення, не має повної інформації щодо всіх можливих альтернатив;

- особа, яка приймає рішення, не здатна або не схильна (або і те, і інше) передбачити наслідки реалізації кожної можливої альтернативи.

3.Ірраціональна модель ґрунтується на передбаченні, що рішення приймаються ще до того, як досліджуються альтернативи.

Ірраціональна модель найчастіше застосовується:

а) для вирішення принципово нових, незвичайних рішень, таких, які важко піддаються вирішенню;

б) для вирішення проблем в умовах дефіциту часу;

в) коли менеджер або група менеджерів мають достатньо влади, аби нав'язати своє рішення.

Етапи прийняття рішень

Процес прийняття рішень складається з таких основних етапів:

- визначення цілей;

- виявлення проблеми;

- одержання необхідної інформації;

- розгляду можливих альтернативних рішень;

- прийняття рішення;

- розробки заходів на виконання рішення;

- розподілу відповідальності серед працюючих;

- оцінки прийнятого рішення.

Визначити ціль -- означає поставити перед собою певне завдання. Таким завданням може бути приріст прибутку, приріст власного капіталу, збільшення вільного часу, зменшення втрат продукції, зниження виробничих витрат, розширення масштабів виробництва тощо.

Виявлення проблеми полягає у чіткому накресленні перешкод, які стоять на шляху до мети. Проблема -- це розбіжність між поставленою метою й дійсністю. Після виявлення проблеми потрібно одержати інформацію про причини, які викликають цю проблему, і про способи їх усунення. Етап розгляду можливих альтернативних рішень ґрунтується на одержанні інформації й розробці варіантів вирішення проблеми. Прийняття рішення -- це насамперед можливість вибору конкретного рішення з-поміж його альтернативних варіантів.

Розробка заходів на виконання рішень передбачає визначення обсягу роботи, необхідних ресурсів, розподіл обов'язків серед працюючих..

Розподіл відповідальності серед працюючих -- це насамперед готовність менеджера нести персональну відповідальність за свої рішення.

Умови прийняття управлінських рішень

Для прийняття ефективних управлінських рішень необхідні такі умови: право прийняття, повноваження, обов'язковість, компетентність, відповідальність.

Право прийняття рішень окреслює сферу діяльності конкретних менеджерів щодо прийняття відповідних рішень. Певними правами щодо прийняття рішень наділені всі менеджери, але кожен з них чи відповідні їх групи можуть приймати тільки конкретні рішення. Загальні рішення мають право приймати лише лінійні керівники.

Повноваження характеризує межу між групами менеджерів при прийнятті рішень. Наприклад, начальники цехів не можуть приймати рішення, які, згідно з посадовими обов'язками, може приймати тільки директор підприємства.

Обов'язковість є здатністю об'єктивно усвідомлювати необхідність прийняття рішення відповідно до ситуації, що склалася. Вимагає від менеджера неминучого прийняття рішення, якщо цього потребують обставини.

Компетентність характеризує вміння менеджера приймати адекватні реаліям, кваліфіковані, обґрунтовані рішення.

Відповідальність постає як покладений на когось або взятий на себе обов'язок відповідати за конкретну ділянку роботи, справу, вчинки; показує, які санкції можна застосовувати стосовно менеджера в разі прийняття ним невдалого рішення.

Вироблення раціональних рішень

Раціональність управлінських рішень значною мірою залежить від технологічного процесу їх підготовки і прийняття. Щодо його особливостей і структури існують різні погляди. Так, вчений С. Янг стверджує, що процес вироблення раціональних рішень охоплює десять етапів:

1.Визначення цілей організації.

2.Виявлення проблем у процесі досягнення визначених цілей.

3.Дослідження проблем і з'ясування їх особливостей.

4.Пошук варіантів вирішення проблеми.

5.Оцінювання всіх альтернатив і вибір найоптимальнішої з них.

6.Узгодження рішень в організації

7.Затвердження рішення.

8.Підготовка рішення до реалізації.

9.Управління реалізацією рішення.

10.Перевірка ефективності рішення.

Такий підхід до вироблення управлінських рішень найдоцільніше використовувати щодо загальних рішень, рішень на вищому рівні управління, перспективних рішень тощо. Однак, він має суттєві недоліки.

Найоптимальніший варіант процесу вироблення раціональних управлінських рішень охоплює такі етапи:

- Виникнення ситуації, яка потребує прийняття рішення (поява необхідності формалізації методів менеджменту).

- Збір та оброблення інформації щодо розроблених методів менеджменту.

- Виявлення та оцінювання альтернатив, закладених у розроблених методах менеджменту.

- Підготовка та оптимізація управлінського рішення, яке приймається (вибір альтернативи).

- Прийняття управлінського рішення (узаконення альтернативи).

- Реалізація управлінського рішення та оцінювання результатів.

Фактори, що впливають на процес прийняття управ рішень

Оскільки організації є складними системами, рішення приймаються людьми, то існує цілий ряд факторів, що впливають на прийняття рішень. До них належать: особисті оцінки керівника, середовище прийняття рішень, інформаційні обмеження, психологічні обмеження, негативні наслідки, взаємозалежність рішень та інші.

1. Особисті оцінки керівника (освіта, знання, вік, досвід, характер тощо). Кожна людина має свою систему цінностей, яка визначає її дії і впливає на рішення, які вона приймає. Це впливає на засіб, за допомогою якого приймаються рішення. Керівник, для якого головне -- прибуток, не буде реконструювати підприємство, щоб було зручно працівникам.

2. Середовище прийняття рішень характеризується більшою чи меншою невизначеністю. Під час прийняття рішень завжди треба враховувати ризик. Ризик відноситься до рівня невизначеності, з яким можна прогнозувати результат прийнятого рішення.

3. Інформаційні обмеження Інформація потрібна для раціонального вирішення проблеми. Інколи вона недоступна або дорого коштує. Тому керівник повинен вирішити, чи суттєва вигода від додаткової інформації" наскільки важливе саме рішення, чи пов'язане воно із значними ресурсами організації чи з незначними коштами

4. Взаємозалежність рішень. Вагомі рішення мають наслідки для організації в цілому, а не тільки для окремого підрозділу. (Наприклад: якщо організація купує нове високопродуктивне устаткування, то треба зразу ж шукати засоби для збільшення збуту продукції -- завдання для відділу маркетингу, Збуту).

Керівники, які знаходяться на нижніх щаблях влади, але здатні бачити таку взаємозалежність рішень, тобто бачать "всю картину", дуже часто стають кандидатами на підвищення.

Модель Врума-Джаго

Модель включає в себе три основних блоки: стилі керівництва, набір діагностичних питань для аналізу ситуації, в якій приймається рішення, і набір правил прийняття рішень. У моделі виділяються п'ять рівнів участі підлеглих у прийнятті рішень, від гранично автократичного до граничного демократичного. У кожній конкретній ситуації менеджер повинен вибрати один з них, найбільш адекватний.

Сутність планування як функція менеджменту

Планування - процес визначення цілей організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових питання: де організація знаходиться у даний момент (теперішній стан)?чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?як організації потрапити звідти, де вона є, туди, куди вона прагне?

Мета планування полягає у створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій для забезпечення тривалого існування організації.

Процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:

1.Встановлення цілей діяльності організації.

2.Розробка стратегії діяльності організації (шляхів досягнення цілей).

3.Надання стратегії конкретної форми (впровадження стратегії у конкретні дії організації). Цей етап здійснюється шляхом розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

- за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;

- за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;

- за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани - це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани - це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованих на короткий термін рішеннях.

Короткострокові плани - це плани, які складаються на період до 1 року.

Довгострокові плани - це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

Зміст,цілі та завдання планування

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових питання:

де організація знаходиться у даний момент (теперішній стан)?

чого організація прагне досягти (куди вона прямує)?

як організації потрапити звідти, де вона є, туди, куди вона прагне?

Найважливішими цілями, які переслідуються в плануванні на підприємстві, як правило, являються: об'єм продажів товарної маси, прибуток і доля на ринку. На нинішньому етапі розвитку для більшості укр підпр головною метою планування є отримання максимального прибутку. За допомогою планування керівники підприємств забезпечують напрям зусиль усіх працівників, що беруть участь в процесі виробничо-господарської діяльності, на досягнення поставлених цілей.

До завдань планування як до процесу практичної діяльності відносяться:- формулювання складу майбутніх планових проблем, визначення системи очікуваних небезпек або передбачуваних можливостей розвитку підприємства;- обґрунтування висунених стратегій, цілей і завдань, які планує здійснити підприємство в майбутній період, проектування бажаного майбутнього організації;- планування основних засобів досягнення поставлених цілей і завдань, вибір або створення необхідних засобів для наближення до бажаного майбутнього;- визначення потреби ресурсів, планування об'ємів і структури необхідних ресурсів і термінів їх вступу;- проектування впровадження розроблених планів і контроль за їх виконанням.

Етапи планування

Процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:

1. Встановлення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.

2. Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання шляхів, якими організація досягатиме очікуваних результатів.

3. Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії перетворення стратегії у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхом розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

Основні підходи до планування

На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:

за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;

за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;

за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.

Стратегічні плани - це плани, які визначають головні цілі організації, стратегію придбання та використання ресурсів для досягнення цих цілей.

Оперативні плани - це плани, у яких стратегія деталізується у розрахованних на короткий термін рішеннях щодо того:

що конкретно треба зробити,

хто повинен це зробити,

як це має бути зроблено.

Короткострокові плани - це плани, які складаються на період до 1 року. Вони, як правило не мають змінюватися.

Довгострокові плани - це плани розраховані на перспективу 3-5 років. Ці плани мають враховувати зміни у зовнішньому середовищі організації та вчасно реагувати на них.

Завдання - це плани, що мають чіткі, однозначні, конкретно визначені цілі. Їх не можна тлумачити двозначно (збільшити виробництво на 3% за рік).

Орієнтири - це плани, що носять характер напрямку дій. Їх використання доцільне за умов невизначеності середовища, великої ймовірності непередбачуваних змін, які вимагають гнучкості управління. Вони визначають курс дій, але не прив'язують управління до жорстких конкретних цілей, тобто вони надають у певних межах свободу для маневру (збільшити обсяги виробництва на 3-4% за рік).

У широкому розумінні стратегія - це взаємопов'язаний комплекс заходів щодо підвищення життєздатності організації.

У практичному плані найчастіше використовується таке визначення стратегії. Стратегія - це генеральна довгострокова програма (або образ) дій та порядок розподілу приорітетів та ресурсів організації для досягнення її цілей.

Як впливає розробка стратегії на результативність діяльності організації? Аби вижити у світі бізнесу необхідно завжди “озиратися” навкруги: спостерігати за змінами середовища, бачити, що роблять інші, та у разі необхідності вміти пристосуватися до змін. Чим частіше відбуваються зміни у зовнішньому середовищі організації, тим нагальнішою є потреба у розробці стратегії. Якщо в організації за таких умов відсутня єдина стратегія, не виключено, що різні підрозділи організації прийматимуть суперечливі та неефективні рішення. Щоб уникнути такої ситуації і опрацьовується стратегія.

Основними елементами, з яких складається стратегія є: сфера стратегії; розподіл ресурсів; конкурентні переваги; синергія.

Сфера стратегії - це засоби адаптації організації до свого зовнішнього середовища. Це означає, що стратегією мають бути визначені такі засоби взаємодії організації з її зовнішнім середовищем, які враховували би як сприятливі можливості середовища, так і загрози, які виходять з нього; дозволяли би організації досягати за таких умов своїх цілей.

Розподіл ресурсів - це вказівка на спосіб розподілу обмежених ресурсів організації поміж окремими підрозділами. Це означає, що стратегією мають бути визначені підрозділи організації: куди спрямовуються ресурси (перспективні підрозділи); звідки забираються ресурси (мало- або безперспективні підрозділи). Пропорції розподілу ресурсів визначаються вибором сфери стратегії.

Конкурентні переваги - це визначення переваг організації порівняно з її конкурентами. Це означає, що стратегія має містити відомості щодо сильних сторін організації, на які вона буде спиратися у своїй діяльності. Конкурентні переваги випливають зі сфери стратегії та відповідного до неї розподілу ресурсів організації.

Синергія - це ефект цілісності. Синергія як елемент стратегії означає, що стратегія повинна враховувати можливості отримання додаткового ефекту за рахунок інтеграції всіх можливостей організації. Синергічний ефект виникає як результат інтегрованої реалізації всіх попередніх елементів стратегії.

Загальна характеристика методів формулювання стратегій

Виділяють три основні рівні стратегій: 1. Загальнокорпоративна стратегія; 2. Стратегія бізнесу; 3. Функціональна стратегія. +55-56 Функціональна стратегія. Управління організацією здійснюється за функціями (виробництво, маркетинг, фінанси, облік тощо).

Функціональні служби організації опрацьовують стратегії оптимального використання ресурсів організації в цілому за певними функціями, а не за окремими структурними підрозділами.

Усі три рівні стратегій щільно пов'язані між собою і утворюють в сукупності так звану піраміду стратегій.

Методи формулювання загальнокорпоративних стратегій

На рівні всієї організації її вищим керівництвом опрацьовується загальнокорпоративна стратегія. Вона має знайти відповіді на запитання: “Яким бізнесом передбачає займатися організація?”. Загальнокорпоративна стратегія визначає: - місію організації, - види та ринки її діяльності, - бажане зростання та рентабельність. Таким чином, основними елементами загальнокорпоративної стратегії є: сфера стратегії та розподіл ресурсів. На закладі загальнокорпоративної стратегії опрацьовується стратегія бізнесу. Вона є подальшою деталізацією загальнокорпоративної стратегії, але орієнтованої на конкретний структурний підрозділ організації. Стратегія бізнесу спрямована на забезпечення конкурентних переваг даної структурної одиниці на певному ринку або у певній галузі. 

При обґрунтуванні цієї стратегії найчастіше спираються на класифікацію стратегій за цілями. Відповідно до цього критерію розрізняють (табл.3.4.): - стратегію зростання; - стратегію стабільності; - реструктивну стратегію; - комбіновану стратегію. Стратегія зростання - може здійснюватися кількома способами, тобто існують різні стратегічні варіанти росту. Стратегія стабільності - цю стратегію застосовують організації, які задоволені своїм попереднім курсом дій та бажають залишити існуючий стан. Реструктивна стратегія - використовується у випадках, коли організація залишає певні ринки, або перепрофілює виробництво. В межах реструктивної стратегії існує декілька варіантів. В діяльності великих корпорацій стратегії зростання, стабільності та реструктуризації змінюють одна одну або використовуються у комплексі. Виникає четвертий вид стратегій - комбінована стратегія.

Методи формулювання стратегій бізнесу

Кількість стратегій бізнесу з яких організація може зробити вибір, практично не обмежена. Проте, більшість стратегій бізнесу можна згрупувати, якщо взяти за основу одну з наступних типових стратегій, запропонованих М.Портером: 1) стратегія контролю за витратами; 2) стратегія диференціації; 3) стратегія фокусування.

Стратегія контролю за витратами ґрунтується на зменшенні власних витрат на виробництво продукції проти витрат конкурентів. Якщо організація має нижчі витрати на виготовлення одиниці продукції, вона може забезпечити необхідний для свого виживання рівень прибутків, навіть, коли ціни у неї нижчі за ціни конкурентів. Ті ж самі низькі ціни можуть одночасно слугувати бар'єром для появи нових конкурентів.

Стратегія диференціації - спрямована на те, аби поставляти на ринок товари або послуги, які за своїми якостями більш привабливі для споживачів проти продукції конкурентів. Вибір стратегії диференціації зумовлюють різні фактори, але ключовим є наявність у товару або послуги унікальної властивості, яка і приваблює споживача. Диференціація - надійна стратегія. Проте, аби зробити її успішною необхідно вміти донести до споживача цінність унікальної властивості даної продукції. Не слід також забувати про те, що витрати на створення унікальної властивості товару можуть підняти ціни на нього так високо, що він стане неконкурентоспроможним на ринку. В основу стратегії фокусування покладено ідею про те, що будь-який ринок складається з відносно відокремлених часток або сегментів. Кожний сегмент ринку ставить специфічні вимоги до продукції або послуги. Якщо фірма здатна забезпечити виробництво продукції або надання послуг, які відповідають цим вимогам та зробить це краще від конкурентів, тоді вона здатна збільшити частку своєї участі на ринку.

Портфельні стратегії

Портфельна стратегія - це корпоративна стратегія багатобізнесового підприємства, яка визначає конкретний склад і структуру стратегічних одиниць бізнесу (СОБ) та стратегічних зон господарювання (СЗГ), в яких підприємство буде працювати в майбутньому, їх роль у реалізації корпоративної стратегії підприємства в цілому, ефективні способи зв'язку та розподілу ресурсів між ними.

За Ансоффом портфельна стратегія включає в себе чотири компоненти:

I. Перший компонент - географічний вектор росту,

який визначає напрямки і масштаби майбутньої сфери діяльності підприємства:

а) вектор розвитку ринку, орієнтація на його потреби (просування товарів на старі і нові ринки);

б) вектор розвитку товару (вдосконалення технології і просування поряд з існуючим нового товару);

в) географія ринку (регіони чи країни, де планується бізнес).

Другий компонент портфельної стратегії - конкурентні переваги, яких підприємство буде намагатися досягти у відповідних областях діяльності.

Третій компонент портфельної стратегії - синергізм, який має виникати між різними сферами діяльності підприємства. Синергізм - це явище коли ефективність спільної діяльності СОБ зростає понад суму ефективностей кожної СОБ, якщо б вони діяли окремо.

IV. Нарешті четвертим компонентом портфельної стратегії є стратегічна гнучкість портфеля. Вона досягається:

а) диверсифікацією діяльності, при якій потреби ринку і технологій повинні задовольнятися так, щоб неочікувані зміни в одній СОБ не привели до руйнівних наслідків в іншій;

б) наявністю в портфелі підприємства ресурсів і можливостей, які використовуються у різних СОБ. Бо якщо портфель видів бізнесу будується на спільній виробничій системі, то він менш вразливий від впливу середовища порівняно з тим, який будується на зовсім різних виробничих вимогах для кожного виду діяльності.

До розвитку названих чотирьох компонентів портфельної стратегії потрібно підходити досить уважно. Адже розвиток одного із них переважно приводить до пригнічення решти. Приміром, максимізація гнучкості (надмірна диверсифікація) дуже можливо може привести до зниження синергізму.

Тактичне планування

Тактичне планування розробляється і здійснюється для реалізації стратегічних планів. Термін "тактика" запозичений із військової лексики і першочергово означав маневрування силами, необхідними для найближчих цілей. Якщо стратегічне планування відповідає на питання чого хоче досягти підприємство (організація), то тактичне планування акцентує увагу на тому, як підприємство (організація) може досягти бажаного результату. Тактичне планування -- це організована послідовність дій, розроблених з метою виконання стратегічного плану. Якщо стратегічне зосереджує увагу на ресурсах, середовищі, місії, то тактика стосується переважно людей та їхньої діяльності. Незважаючи на те, що тактичне планування залежить від багатьох чинників, які відрізняються в кожній конкретній ситуації, головну його лінію можна окреслити:

1) менеджеру слід з'ясувати, на виконання яких тактичних цілей, що випливають із широкої стратегічної мети, спрямоване планування;

2) коли стратегічний план змальовує ціль у загальному, то тактичний стосується конкретних ресурсів та часових меж. Стратегією може бути досягнення першості в галузі чи на ринку, тоді як тактичний план визначає діяльність, що приведе до досягнення цієї мети.

Крім того, тактичне планування передбачає використання людських ресурсів. Тактичні результати базуються звичайно на конкретній інформації, рішення в тактичних планах в меншій мірі схильні до ризику, так як вони стосуються головним чином внутрішніх проблем фірми. Показники тактичних планів відображають певні цифри і конкретні факти. Тактичне планування зосереджено на середніх і нижчих рівнях управління і тяжіє до рівнів конкретних підрозділів.

Тактична плани мають короткострокові (до року) і середиьострокові (до трьох років) періоди, тобто створюються і реалізуються на нижчих і середніх рівнях управління. Таким чином, весь процес планування слід уявити у вигляді наступних взаємопов'язаних етапів:

1-й етап. Оцінка підприємством (організацією) внутрішнього і зовнішнього середовища і формування стратегічних цілей.

2-й етап. Оцінка і аналіз стратегічних альтернатив розвитку підприємства (організації).

3-й етап. Вибір стратегії.

4-й етап. Розробка стратегічного плану.

5-й етап. Розробка середньостроких планів.

6-й етап. Короткострокове планування.

7-й етап. Перевірка результатів, їх співставлення з поставленими задачами, корегування. Для поєднання стратегічних і тактичних цілей організації розробляються середиьострокові плани, до числа яких відноситься бізнес-план, який є основою внутрішньофірмового планування. Коли підприємець вибрав галузь діяльності і з'ясував, на яких конкурентних перевагах потрібно сконцентруватися, він складає бізнес-план. Бізнес-план -- це документ, у якому підприємець підсумовує стратегію бізнесу і можливості її втілення. Такий план повинен відображати взаємозв'язок між можливостями підприємця та потребами виробництва й продажу конкретного товару чи послуги. Він повинен визначати стратегії для виробництва й продажу, праові та організаційні аспекти, бухоблік і фінанси. Зокрема, у бізнес-плані повинні бути відповіді на три запитання:

1. Які цілі та завдання у підприємця?

2. Які стратегії він використовуватиме для їхнього досягнення?

3. Як підприємець втілюватиме ці стратегії?

Основні вимоги до тактичного планування

Незважаючи на те, що тактичне планування залежить від багатьох чинників, які відрізняються в кожній конкретній ситуації, головну його лінію можна окреслити:

1) менеджеру слід з'ясувати, на виконання яких тактичних цілей, що випливають із широкої стратегічної мети, спрямоване планування;

2) коли стратегічний план змальовує ціль у загальному, то тактичний стосується конкретних ресурсів та часових меж. Стратегією може бути досягнення першості в галузі чи на ринку, тоді як тактичний план визначає діяльність, що приведе до досягнення цієї мети.

Зокрема, у бізнес-плані повинні бути відповіді на три запитання:

1. Які цілі та завдання у підприємця?

2. Які стратегії він використовуватиме для їхнього досягнення?

3. Як підприємець втілюватиме ці стратегії?+58

Оперативне планування

Оперативне планування є, з одного боку, завершальною ланкою в системі планування діяльності підприємства, а з іншого -- засобом виконання довго-, середньо- та короткострокових планів, основним важелем поточного управління виробництвом.

У процесі оперативного планування здійснюється детальна розробка планів підприємства та його підрозділів -- окремих виробництв, цехів, виробничих дільниць, бригад, навіть робочих місць -- на короткі проміжки часу (місяць, декаду, робочий тиждень, добу, зміну). При цьому розробка планів органічно поєднується з вирішенням питань організації їхнього виконання та поточного регулювання виробництва.

Оперативне планування поєднує два напрямки роботи. Перший напрямок, у рамках якого розробляються оперативні плани та графіки виготовлення й випуску продукції, називається календарним плануванням.

Другий напрямок включає роботи, що необхідні для безперервного оперативного обліку, контролю та регулювання виконання оперативних планів і ходу виробництва. Цей напрямок дістав назву диспетчеризації.

У процесі оперативного планування треба розв'язувати такі головні завдання:

* забезпечення виконання плану виробничої діяльності (випуск планової продукції в заплановані строки) за ритмічної роботи всіх підрозділів підприємства;

* установлення оптимального режиму роботи підприємства, що сприятиме найбільш ефективному й повному використанню устаткування та робочої сили;

* максимальне скорочення тривалості виробничого циклу та обсягів незавершеного виробництва.

Оперативне планування здійснюється в масштабі всього підприємства як цехове (міжцехове), а для окремих цехів -- у розрізі дільниць і робочих місць (внутрішньоцехове).

Міжцехове оперативне планування має на меті забезпечити скоординовану діяльність і необхідні виробничі пропорції між цехами підприємства згідно з послідовністю технологічних процесів (заготівельних, обробних, складальних) та з урахуванням цехових функцій -- основні, допоміжні, обслуговуючі, побічні. Але головним завданням міжцехового оперативного планування має бути погодження номенклатури заготовок, деталей, вузлів та строків їхнього пересування між цехами (виробництвами).

Внутрішньоцехове оперативне планування включає розробку календарних планів виробництва для дільниць та контроль їхнього виконання, розподіл робіт за дільницями, доведення до робочих місць, оперативне регулювання виробничих процесів.

Основні вимоги до оперативного планування

У процесі оперативного планування треба розв'язувати такі головні завдання:

* забезпечення виконання плану виробничої діяльності (випуск планової продукції в заплановані строки) за ритмічної роботи всіх підрозділів підприємства;

* установлення оптимального режиму роботи підприємства, що сприятиме найбільш ефективному й повному використанню устаткування та робочої сили;

* максимальне скорочення тривалості виробничого циклу та обсягів незавершеного виробництва.+60

Загальна характеристика організації як функції менеджменту

Організація - це функція управління, в межах якої здійснюється розподіл робіт поміж окремими робітниками та їх групами та узгодження їх діяльності. Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності. Організаційна діяльність - це процес, за допомогою якого керівник усуває невизначеність, безладдя, плутанину та конфлікти поміж людьми щодо роботи або повноважень і створює середовище придатне для їх спільної діяльності. Основними складовими організаційного процесу (організаційної діяльності) є: а) розподіл праці - розподіл загальної роботи в організації на окремі складові частини, достатні для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей; б) групування робіт та видів діяльності у певні блоки (групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо) - департаменталізація; в) підпорядкування кожної такої групи керівникові, який отримує необхідні повноваження (делегування повноважень); г) визначення кількості робітників, безпосередньо підлеглих даному менеджерові (встановлення діапазону контролю); д) забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності (створення механізмів координації).

Процесуальні характеристики функції організації

У центрі внутрішніх відносин організації перебуває процес або певна процесуальна функція, тобто те, заради чого створено організацію. Це може бути будь-який вид діяльності, пов'язаний з виробництвом продукту (товар, блага, послуги), виконанням робіт. Необхідність реалізувати процесуальну функцію формує цілі та стратегію організації. Вони дозволяють визначити бажані результати та способи їх досягнення. Сформулювавши цілі та стратегію, можна поставити завдання. Це необхідна робота, яка заздалегідь моделює поведінку людей (тобто спосіб і час здійснення процесу). Процесуальний компонент організації визначає необхідність тієї чи іншої технології. В широкому розумінні технологія -- це засіб перетворення ресурсів (матеріалів, людей, капіталу, інформації) на бажані продукти або послуги. Якщо технологія дає змогу відповісти на запитання, як досягти результату, то ресурси визначають, що для цього необхідно (матеріали, гроші, капітал, цінні папери, кредит і т. ін.). Важливим ресурсом організації є інформація, яка використовується для зв'язку і координації кожної фази процесуальної функції. Інформація про стан ринку, про якісне виконання поставлених цілей, про обсяг реалізації дозволяє успішно керувати діяльністю фірми.

Сутність та значення органіграми

Для схематичного зображення організаційних структур управління застосовуються органіграми. Органіграми поділяються на:

- фактичні (дійсні);

- раціональні (після ліквідації непотрібних зв'язків);

- бажані (ті, які слід впроваджувати).

Органіграми потрібні для документального забезпечення, організаційного порядку на підприємстві, посилення відповідальності, виявлення перевантаження працівників, дублювання функцій, усунення конфліктів, обґрунтованої заміни працівників, раціоналізації структури управління тощо. В органіграмах виділяються такі зв'язки:

- лінійні (зображуються безперервною лінією);

- функціональні (зображуються переривчастою лінією);

- зв'язки пов'язані з передачею спеціалізованих повноважень.

Організація як структура

Для забезпечення раціонального функціонування організація має створити відповідну структуру: співвідношення рівнів управління, ієрархія зв'язків функціональних сфер. Структуру управління можна також визначити як об'єднання людей на основі взаємної домовленості про розподіл завдань та повноважень всередині організації.+68 Головними принципами, які мають бути враховані при формуванні організаційної структури, є: оперативність передачі управлінського впливу, функціональна чіткість при вирішенні поставлених завдань, рівномірність навантаження на всі ланки управління, здатність до змін.