Закупочный менеджмент и его организация на промышленном предприятии (на примере ООО "Балаковские минеральные удобрения")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Закупочный менеджмент и его организация на промышленном предприятии (на примере ООО «Балаковские минеральные удобрения»)

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты закупочного менеджмента

1.1 Сущность и основные понятия закупочного менеджмента

1.2 Управление закупочной деятельностью

1.3 Организация службы закупок

2. Анализ организации закупочной деятельности предприятия на примере ООО «БМУ»

2.1 Организационно- экономическая характеристика ООО «БМУ»

2.2 Оценка эффективности закупочного менеджмента на ООО «БМУ»

3. Пути совершенствования организации закупочной деятельности ООО «БМУ»

3.1 Формирование целенаправленной политики фирменного закупочного менеджмента

3.2 Повышение качества планирования закупок и внедрение CRM-системы

3.3 Применение логистических методов управления запасов

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Одним из обязательных условий организации производственной деятельности на предприятии является наличие достаточного объема сырья, материалов, комплектующих и прочих ресурсов, в процессе переработки и использования которых будет создаваться продукт производства. Данная задача на предприятии решается в процессе организации материально-технического снабжения.

Организация и планирование материально-технического обеспечения должны способствовать выполнению таких задач, как: определение потребности предприятия в предметах материально-технического обеспечения и определение размера потребных предприятию складских запасов товарно-материальных ценностей в планируемом периоде; мобилизация внутренних резервов, замена дефицитных и дорогостоящи материалов другими (без ухудшения качества продукции); экономное использование материальных ресурсов; обеспечение своевременного поступления сырья, материалов и металлов в производство; внедрение передовых, прогрессивных норм расхода материальных средств на единицу продукции, основанных на передовом опыте и разработке плана организационно-технических мероприятий по внедрению этих прогрессивных норм

Перебои в снабжении приводят, особенно в поточном производстве, к нарушению ритмичной работы. Поэтому основными задачами материально-технического обеспечения являются: четкая организация комплексного снабжения всеми материальными средствами предприятий; рациональное использование средств и предметов труда, контроль за соблюдение установленных норм; рациональная организация складского хранения всех материальных ценностей. С целью повышения эффективности закупок на предприятии формируется отдельное направление управления - управление снабжением или закупочный менеджмент.

Экономические изменения российской экономики определили изменение условий деятельности и рыночного положения предприятий. В связи с усилением значения конкуренции, обусловливающей необходимость борьбы фирм за лучшее положение на рынке, все большее значение приобретают подходы и концепции управления, позволяющие оптимизировать деятельность предприятия. Быстрый рост затрат на перевозку, достижение предела эффективности производства, повсеместное внедрение маркетинговой концепции, автоматизации производства и всеобщее использование вычислительной техники - все это послужило причинами развития новых подходов к организации и управлению запасами сырья и готовой продукции предприятия. Наибольшая эффективность в этой области может быть достигнута при использовании логистического подхода.

Специфическим направлением логистики, связанным с решением задач материально-технического снабжения, является закупочная логистика, на принципах которой в настоящее время и развивается закупочный менеджмент большинства промышленных предприятий. Перспективой логистического совершенствования снабженческих систем является их интеграция с системами, обеспечивающими движение продукции с целью оптимизации всей логистической цепочки от первичного поставщика сырья до конечного потребителя.

Главной задачей закупочного менеджмента, с позиций логистической концепции, становится можно определить как создание высокоэффективной материалопропроводящей системы, способной обеспечить наличие нужного ресурса, в нужном месте, в нужное время, в нужном количестве, с минимальными затратами и по приемлемой цене. Такая снабженческая система должна иметь высокую способность обеспечивать все потребности организации, а также быстро адаптироваться к изменениям окружающей среды.

Цель дипломного проекта заключается в выявлении сущности и особенностей организации закупочного менеджмента и его роли в деятельности предприятия, рассмотрении процесса управления закупочной деятельностью предприятия и разработке путей повышения эффективности закупочного менеджмента на производственном предприятии.

Поставленная цель обуславливает решение следующих задач:

- определение сущности и основных понятий закупочного менеджмента;

- рассмотрение процесса управления закупочной деятельностью на предприятии;

- изучение особенностей организации службы закупок на предприятии;

- организационно-экономическая характеристика предприятия, являющегося объектом исследования;

- оценка эффективности закупочного менеджмента на ООО «БМУ»;

- определение путей совершенствования закупочной деятельности на предприятии;

Объектом исследования является ООО «БМУ», осуществляющее свою деятельность в сфере производства фосфорных удобрений.

Предметом исследования является закупочная деятельность ООО «БМУ».

Теоретическую базу дипломного проекта составляют учебные пособия и монографии российских и зарубежных авторов по вопросам организации материально-технического снабжения, закупочной деятельности и закупочной логистике, в том числе: Гаджинский A.M., Кретов И.И., Миротин Л.Б., Сергеев В.И., Неруш Ю.М., Фасоляк Н.Д., Лагуткин В.М., Фатхутдинов РА.

Информационная база представлена бухгалтерской отчетностью, справочными и информационными материалами предприятия.

1. Теоретические аспекты закупочного менеджмента

1.1 Сущность и основные понятия закупочного менеджмента

Предприятия, независимо от характера их деятельности, закупают на рынке сырье, материалы, узлы и комплектующие, а также различные услуги. Эти ценности необходимы для ведения хозяйственной деятельности. В свою очередь, торговые предприятия приобретают на рынке товары для последующей перепродажи. Выполнение данных задач осуществляется через материально-техническое снабжение, главной задачей которого является организация рационального и эффективного процесса закупок.

Под материально-техническим снабжением предприятия понимается процесс обеспечения его всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления его производственно-хозяйственной деятельности. От организации снабжения, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимом ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия. Гаджинский А. М. Основы логистики: Учебное пособие. -- М.: Маркетинг, 1995.

Основной задачей предприятия по организации и управлению материально-техническим снабжением является своевременное, бесперебойное и комплектное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами для осуществления производственного процесса в точном соответствии с утвержденными плановыми заданиями. При этом сам процесс снабжения должен осуществляться при минимальных транспортно-складских расходах и наилучшем использовании материальных ресурсов в производстве.

Управление материально-техническим снабжением представляет собой отдельное направление менеджмента на предприятии - закупочный менеджмент.

Таким образом, закупочный менеджмент можно определить как деятельность по контролю и управлению транспортированием, складированием и другими материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки материалов и полуфабрикатов, доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также передачи, хранения и обработки соответствующей информации.

За рубежом сфера деятельности по обеспечению компании (фирмы-производителя или торговой компании) необходимыми видами материальных ресурсов и готовой продукции традиционно называется purchasing/procurement -закупки/управление закупками (снабжением). Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется материально-техническим снабжением (обеспечением), на предприятиях оптовой торговли - товароснабжением. Однако в последние годы эту область стали определять как закупочную логистику.

Это связано с тем, что в настоящее время изменился характер материально-технического обеспечения предприятий: от жестко централизованного, фондируемого снабжения к свободной оптовой торговле ресурсами. Многим производственным предприятиям приходится работать на ресурсно-товарных рынках, в условиях нестабильной конкурентной среды, для которой характерны:

- неравномерная насыщенность рынка товарами вследствие промышленного спада, перепрофилирования многих производственных предприятий, традиционной для отдельных отраслей российской экономики высокой степени монополизации производства;

- ограниченность информации о ресурсно-товарном рынке;

- низкая контрактная дисциплина производителей и поставщиков товаров производственного назначения и др.

С развитием экономики обеспечение фирмы-производителя необходимыми материальными ресурсами играет все более важную роль в повышении сбалансированности производства, а также оказывает существенное влияние на его эффективность. Своевременное обеспечение производства материальными ресурсами нужного качества и в нужном количестве является важнейшим условием стабильности ритмичного выполнения планов производства предприятиями в заданной номенклатуре, а также повышения эффективности деятельности предприятия. Это обусловливает актуальность и необходимость повышения уровня материально-технического обеспечения производства. Каждое предприятие-изготовитель продукции, вне зависимости от формы собственности, нуждается в сырье и материалах, которые ему поставляют другие предприятия. Как правило, ни одно предприятие не является самодостаточным, поэтому осуществление закупочной деятельности является основной функцией в каждом из них. В рыночной экономике, которая в условиях всеобщего влияния научно-технического прогресса принимает монетарную форму, основные проблемы деятельности предприятий перемещаются из сферы производства в сферу обращения или из области технологии и организации производства продукции в область ее реализации - продажи. Сбыт становится главной проблемой, как для товаропроизводителей, так и для оптовых посредников.

Закупочная деятельность на предприятии является одной из значимых функций, реализация, которой влияет на конкурентоспособность производимой продукции, конкурентоспособность самого предприятия и на способность предприятия достигать свои цели и решать свои задачи.

Степень важности закупочного менеджмента для предприятия зависит от ряда факторов. Так, например, очевидно, что закупочная деятельность для производственного предприятия, использующего в производственном процессе большое количество наименований материальных ресурсов, несравнимо более актуальна и значима, чем для консалтингового агентства, закупаемые ресурсы которого могут ограничиваться только канцелярскими товарами. Последние - их качество, количество, своевременность и прочее -- не играют решающей роли по отношению к качеству оказываемых услуг и могут вообще никак не отражаться на содержании и качестве консалтинговых рекомендаций. Для предприятия же производящего, например, электробытовые товары, от того, насколько своевременно и в соответствии с реальными потребностями предприятия будут поставлены требующиеся разнообразные материалы, детали, узлы зависят и непрерывность производственного процесса, и качество производимой продукции и финансово-экономические показатели деятельности предприятия.

Значение закупочной функции на предприятии зависит и от таких факторов, как количество требуемых наименований материальных ресурсов, цена единицы закупаемых материальных ресурсов, объем закупаемых ресурсов и объем суточного потребления ресурсов.

В наиболее обобщенном виде цель закупочного менеджмента формулируется разными специалистами по-разному, но во многом идентично. Так, например, Аникин Б.А. в свое время определила цель снабжения следующим образом: «своевременное и полное по объему и номенклатурной структуре материальное обеспечение потребителей запланированной к потреблению продукцией производственного назначения» Аникин Б.А. Практикум по логистике: Учебное пособие.- М: ИНФРА-М, 1999.-270 с..

Отметим, что определение цели снабжения было дано в 1986 году и в нем отражено главное, что должно иметь место в результате закупочной деятельности. Также отметим, что использован термин снабжение, более распространенный ранее. Сегодня специалисты пользуются термином закупки.

В современной специальной литературе можно отобрать в качестве примера следующие формулировки. Д. Уотерс утверждает, что «цель снабжения - гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов» Д. Уотерс Коммерческая логистика: Учебное пособие. 2000г.стр.82.

Дальнейшая конкретизация Д. Уотерсом этой общей цели снабжения привела к появлению 14 более частных целей снабжения:

- создание надежного и беспрерывного материального потока в организацию;

- тесное взаимодействие с подразделениями, использующими эти материалы, развитие взаимоотношений и понимание их запросов;

- поиск подходящих поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений;

- закупка необходимых материалов и гарантия того, что они имеют приемлемое качество, доставляются вовремя и туда, куда необходимо, а также удовлетворяют другим требованиям;

- договоренность о хорошей цене и условиях поставок;

- создание небольших запасов, проведение подходящей политики запасов и инвестиций в них, наличие стандартных и доступных материалов;

- быстрое перемещение материалов через цепи поставок, экспедирование доставок в случае необходимости, постоянное отслеживание текущих условий, в том числе ожидаемого роста цен, возникновения дефицита, разработки новых продуктов и т.д. Д. Уотерс Коммерческая логистика: Учебное пособие. 2000г.стр.89

Под редакцией В.И.Сергеева под целью закупок понимается «приобретение товаров нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время. Такой упрощенный подход оправдан при принятии ключевых решений: что купить, какое качество и приемлемая цена, где лучше всего приобрести необходимый товар, а также -- в какой именно момент это следует делать» Кретов И.И. Маркетинг на предприятии: Практ. Пособие - М.: «Финстатинформ» 2004. И далее приводится список целей отдела закупок «любой производственной (торговой) фирмы».

Как представляется, это определение цели снабжения уступает по четкости определению К.Инютиной, процитированному выше. Так, вообще не упоминается предприятие, которое осуществляет закупки материалов, необходимых для производства продукции. Нет ясности с тем, что такое приобретение товаров (ресурсов) - заканчивается ли оно оплатой покупки или речь идет о доставке на склад покупателя. Вызывает вопросы формулировка «заранее установленная цена». Закупочная деятельность должна осуществляться в соответствии с корпоративными целями и задачами, возможен конфликт между некоторыми элементами. Упоминается и «альтернативное» определение основного предназначения закупочной деятельности, которое лишь затемняет суть и является очень неопределенным: предоставить канал взаимосвязи между потребителем и поставщиком, помогающий планировать, получать, хранить и распределять в той степени, в какой это необходимо, поставляемые материалы, товары и услуги, чтобы организация могла удовлетворять запросы своих внешних и внутренних потребителей. Таким образом, даже краткое рассмотрение нескольких формулировок цели закупочной деятельности показало, что существуют дискуссионные вопросы.

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене. Гаджинский А. М. Основы логистики: Учебное пособие. -- М.: Маркетинг, 1995.

Обобщая приведенные выше определения, можно вывести следующие обязательные аспекты закупочной деятельности:

- необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы компании. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции;

- сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов;

- поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня;

- поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность;

- приобретение по возможности многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков;

- соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;

- повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать i неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени, и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т. п.;

- достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.;

- снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

В зависимости от характера производственных связей, развития специализации и кооперирования, физических свойств предметов производственно-технического назначения материально-техническое обеспечение осуществляются разными методами. Многие полуфабрикаты и изделия обращаются внутри производственных и промышленных объединений и также не поступают в обращение.

Однако подавляющая часть средств производства проходит сферу обращения и составляет предмет материально-технического обеспечения. Обеспечение средствами производства осуществляется разными способами -- транзитом или через складские организации, в порядке гарантированного комплексного снабжения или на основе прямых длительных хозяйственных связей Фатхутдинов Р.А. Производственный менеджмент. Краткий курс. - СПб.: Питер, 2004.. Непрерывный рост объемов производства и масштабов деятельности важнейших отраслей народного хозяйства приводит к усложнению материально-технического снабжения. Увеличение количества производимых и потребляемых материально-технических средств требует все больших материальных, трудовых и финансовых затрат, связанных с организацией распределения и доведения их до потребителей. Требуется больше складов для хранения материальных ресурсов, больше транспортных средств и погрузочно-разгрузочных механизмов.

Специализация и кооперирование способствуют увеличению количества обращающихся средств производства. Вследствие этого номенклатура постоянно находящихся в сфере обращения средств производства все время растет, усложняя процесс установления плановых связей между предприятиями.

К усложнению связей в народном хозяйстве приводит также увеличение количества предприятий и организаций, потребляющих продукцию производственно-технического назначения. Если учесть, что органы материально-технического снабжения обеспечивают ресурсами не только предприятия материального производства, но и многочисленные организации непроизводственной сферы (школы, больницы, санатории, организации бытового обслуживания, торговли и др.), то общее количество потребителей очень значительно. Рабинович И.А. Организация снабжения и эффективность производства - М.:, 2000

В связи с этим следует признать закономерным более быстрое усложнение хозяйственных связей и процесса материально-технического обеспечения по сравнению с ростом объема производства. Особенно большое значение материально-техническое обеспечение приобретает в современных условиях, когда осуществляются мероприятия по совершенствованию рыночного хозяйственного механизма с целью повышения эффективности производства и качества работы.

Своевременное, комплексное и качественное обеспечение производства всей номенклатурой материально-технических средств способствует решению главной задачи каждого предприятия - выполнению планов производства и поставок продукции с наибольшей эффективностью. Экономика материально-технического снабжения. Учебник под ред. Фасоляка Н.Д. - М.: Экономика 2003

Хорошая организация материально-технического снабжения необходимая предпосылка непрерывности, ритмичности процесса производства и, следовательно, выполнения планов производства. Почти одна треть всех простоев оборудования и рабочих в промышленности вызывается отсутствием или несвоевременной поставкой сырья, материалов или комплектующих изделий. Нарушение ритмичной работы одного предприятия становится, как правило, причиной нарушения нормальной работы другого, находящегося в кооперированных связях с первым.

Процесс материально-технического снабжения оказывает большое влияние на себестоимость продукции и рентабельность работы каждого предприятия. Правильная организация процесса снабжения способствует сокращению расходов на приобретение, транспортировку, хранение и доставку материалов в производственные цехи и увеличению прибыли предприятия; кроме того, рациональная организация получения материалов и их расходования позволяет сокращать размеры производственных запасов, ускорять оборачиваемость оборотных средств, уменьшать потребность в них, что также улучшает показатель рентабельности.

Велико влияние материально-технического обеспечения производства и на производительность труда. Своевременная поставка производству материалов необходимого качества, комплектности и ассортимента позволяет сократить затраты труда на производство готовой продукции, потери времени в связи с простоями из-за отсутствия материалов или их замены и т. д.

Снабженческие службы предприятия способствуют повышению производительности труда своевременным формированием портфеля заказов, ритмичной отгрузкой продукции потребителям, механизацией основных операций по сбыту продукции, а также улучшению многих других экономических показателей деятельности производственных предприятий (финансового состояния, оборачиваемости оборотных средств, себестоимости продукции и т. д.). Эти показатели во многом зависят от характера потребляемых материальных ресурсов, их стоимости и транспортно-заготовительных расходов.

1.2 Управление закупочной деятельностью

В любой фирме товаропроизводителей существует типичный набор задач, связанных с управлением закупками. Логистика закупок, является первой логистической подсистемой, представляющей собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих изделий и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Основными задачами, решаемыми закупочным менеджментом, являются следующие:

- что купить;

- у кого купить;

- сколько купить;

на каких основания закупить. Гаджинский А. М. Основы логистики: Учебное пособие. -- М.: Маркетинг, 1995.

Задачу «что купить» отдел закупок фирмы решает совместно с производственным отделом и инженерной службой. Совместно определяется потребности в сырье и материалах, качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел закупок фирмы. Процессу планирования закупок предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов).

Решение «у кого купить» требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков и выбора наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспечивает половину успеха предприятия ( особенно это относится к деятельности торгового- посреднических структур).

Решение «сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами (производственным, складским, финансовым). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или её недостаточно), объём закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Задача «на каких условиях закупить» (отдел закупок) решается, когда поставщики уже предложили свои условия. Отдел закупок рассматривает предложенные варианты и ведёт переговоры с поставщиками. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики). Решение данной задачи означает ясность по следующим параметрам: цена, условия оплаты, условия доставки, сроки.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы (Приложение 1) Неруш Ю.М. Логистика: Учебник для вузов. - 2-е изд.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.-389 с.:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- определение нужных характеристик и количества товаров и услуг;

- анализ и определение возможных источников снабжения;

- определение цены и условий закупок;

- подготовка и размещение заказа на закупку;

- контроль выполнения заказа и/или экспедирование;

- получение и проверка товаров;

- обработка счета и оплата;

- учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары. Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

- журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен /не выполнен;

- реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку;

- товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку); реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающих согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

- анализ определение потребностей, расчет количества заказанных материалов;

- определение метода закупок;

- согласование цены и заключение договора;

- установления наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

- организация размещения товара на складе.

Реальный процесс планирования начинается с информации, полученной из ежегодного плана продаж, плана производства и общего экономического плана. Планирование продаж определяет потребности в сырье, продукции и услугах, которые будут приобретены отделом закупок компании; производственное планирование предоставит информацию об источнике, где будут приобретаться сырье, продукция и услуги; экономическое планирование обеспечит информацию, полезную при оценке общих тенденций цены, заработной платы и других расходов.

В процессе планирования материально-технического снабжения необходимо определить:

- какие виды материальных ресурсов необходимы для обеспечения производственно - хозяйственной деятельности предприятия;

- количество материальных ресурсов, которое потребуется для выполнения производственной программы;

- необходимые площади складских помещений для хранения материальных ресурсов;

- затраты на материально-техническое снабжение.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом. Все они имеют свои особенности, преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить затраты.

Потребности материалом можно рассчитать, исследуя определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о независимом спросе, который рассчитывается при помощи методики МРР-1. Принцип ее прост: исходная точка - это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывается:

- наличный запас;

- плюс заказанные материалы и уже запланированное собственное производство;

- минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основе данных расчетов определяю время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции.

Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + АХ (фактическое потребление в предшествующем периоде -

прогноз на предшествующий период) Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы.//М.: Фи-нансы и статистика, 2000г.

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах, как-то: детерминированный, стохастический и эвристический. Первый используется, когда известны определенные период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй - когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников. Все рассмотренные методы имеют свои достоинства и недостатки. Выбор зависит от: профиля фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов и системы контроля запасов. Грузинов В.П., В.Д. Грибов “Экономика предприятия” - “Финансы и статистика” Москва, 1999 г.

В большинстве компаний действует закон Парето, который известен также, как анализ ABC: при закупке менее 20 % товара расходуется более 80 % средств.

Расчет расхода сырья производится помесячно и поквартально. Расход проверяется в соответствии с контрольными данными о запасе материальных ресурсов. Эти расчеты соотносятся с тенденцией цены и прогнозами наличия сырья, которое планируется закупить, после чего разрабатывается план покупки. Если по прогнозам предполагается большая поставка сырья и возможное уменьшение цен, то, скорее всего, политика в области закупок будет заключаться в снижении запаса до самого низкого уровня. С другой стороны, если по прогнозам планируется небольшой объем поставок и имеется тенденция к росту цены, политика в области осуществления закупок будет обеспечивать адекватный объем имеющегося запаса в соответствии с контрактом.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов.

В закупочной логистике выделяют три основных метода закупок:

- оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями;

- закупки по мере необходимости.

Метод оптовой закупки предполагает поставку товаров большой партией за один раз. Преимущества метода : простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Преимуществом метода регулярной закупки мелкими партиями является ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских помещений. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода времени.

Метод «закупки по мере необходимости» похож на регулярную закупку, но количество товаров определяется приблизительно, выполнение каждого заказа согласовывается поставщиком с покупателем, оплачивается только поставленное количество товаров. Преимущества: ускорение оборота капитала, отсутствие обязательств по покупке определенного количества.

Помимо названных методов, возможны различные их комбинации: регулярные (ежедневные, ежемесячные) закупки по Котировочным ведомостям, закупка товара с немедленной сдачей и др.

Более детальную классификацию методов закупок можно представить следующим образом:

- прямые закупки - закупки материальных ресурсов непосредственно у производителей;

- встречные закупки - закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;

- лизинг - аренда, например, складского оборудования;

- новая закупка - покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;

- обычная повторная закупка;

- измененная повторная закупка - предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;

- комплексная закупка - осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. Микалюнас Л.В., Минкин З.С. Материально-техническое снабжение: новый механизм хозяйственного расчета - М.: Экономика 1999г.

Наиболее распространенные методы управления закупками могут быть сгруппированы следующим образом: метод увеличения объемов закупок; метод уменьшения объемов закупок; метод прямого расчета объемов закупки.

Метод увеличения объемов закупок сводится к следующему:

- учитывается спрос на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках;

- анализируется спрос в течение, по меньшей мере, 12 мес. для учета всех возможных видов сезонных колебаний;

- определяется достаточный объем спроса на протяжении 12 мес. для создания запасов конкретного вида продукции;

- решения о создании запасов принимаются в зависимости от количества заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданной продукции.

Метод уменьшения объемов закупок сводится к следующему:

- ежемесячно анализируется статистика сбыта продукции, не пользующейся спросом;

- на основании статистики сбыта определяются те виды продукции, объем запасов, которых следует сократить;

- вырабатываются критерии, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции;

- сводится к минимуму доля медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.

Метод прямого расчета объемов закупок (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса). При этом:

- определяется период времени, для которого осуществляется расчет;

- на основании статистики продаж за выбранный период времени определяется общее количество проданной продукции;

- определяется средняя величина запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на количество недель в выбранном периоде;

- для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю;

- по мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются;

- полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому средняя величина запасов и оптимальный уровень постоянно пересчитываются.

В последние годы разработаны новые логистические системы, ориентированные на планирование потребностей ресурсов, из которых можно выделить следующие: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT и др.

Система "JIT" (поставки "точно в срок") основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов "точно в срок" позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.

Система KANBAN предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции. Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50 %, готовой продукции - на 80, производительность труда повышается на 20-50 %.

Система MRP-1 - одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической концепции "планирования потребностей/ресурсов". Данная система оперирует материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию. Основные цели этой системы - удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.

Система MRP-II - система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.

Исследования, проведенные в США, показали, что использование логистической системы MRP-II позволяет сократить товарно-материальные запасы в среднем на 17 %, повысить рентабельность производства на 10, уменьшить закупки сырья и оборудования на 7 %. При этом на 16 % возрастает объем предоставляемых потребителям услуг.

Система SDP - это усовершенствованная система "точно в срок" - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества.

Система LP ("плоского/стройного производства") по существу также является развитием концепции "точно в срок" и включает элементы KANBAN и "планирования потребностей/ресурсов". Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели - высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.

Система DD Т (реагирование на спрос) - модификация концепции планирования потребностей/ресурсов. Наиболее известны четыре варианта концепции: "точка заказа (перезаказа)", "быстрого реагирования", "непрерывного пополнения запасов" и "автоматического пополнения запасов".

1.3 Организация службы закупок

Деятельность службы закупок может быть рассмотрена на трёх уровнях, так как она одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологической системы, в которую входит предприятие;

- элементом микрологической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней:

- как элемент макрологической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико- технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологической системы;

- служба снабжения органически вписываться в макрологическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение-производство-сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом;

- эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так на уровне макрологистики в существенной степени зависят от системной организации самой службы снабжения.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

- доля затрат на закупаемое сырьё и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

- сущность приобретаемой продукции или услуг;

- ситуация на рынке продукции услуг, жизненно необходимых для компании:

- наличие возможностей для выполнения данной функции. Новиков О. А., Семененко А. И. Производственно-коммерческая логи-стика. Часть 1, часть 2: Учеб. пособие.-- СПб: Изд-во Санкт-Петер-бургского университета экономики и финансов, 2003.-- 208 с.

В соответствии с компетенцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потока в пределах самой службы снабжения.

Существует два основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем Грузинов В.П., В.Д. Грибов “Экономика предприятия” - “Финансы и статистика” Москва, 1999 г..

Рис.1.1. Организационная структура предприятия.

На рисунке 1.1. показан вариант организационной структуры предприятия с распределением задач между различными функциональными подразделениями. Как видно, задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи, у кого и на каких условиях закупать, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате фун6кция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант, представленный на рисунке 1.2., предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Рис.1.2. Сосредоточение всех функций снабжения.



Службы закупок компании могут быть построены централизованно и децентрализовано. Управление организацией. Учебник/Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. 2-е изд. // М.: ИНФРА-М, 2005 Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимущество такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок.