Закупочный менеджмент и его организация на промышленном предприятии (на примере ООО "Балаковские минеральные удобрения")

- как минимум один из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.

Относительно ведения документации по закупкам, руководителям соответствующих подразделений целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить:

- название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами «заказ» или «заказ на поставку»;

- порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

Название и адрес компании. Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

Ответственность за заказ. В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем:

- дату, наименование и адрес поставщика;

- сроки поставки и количество поставляемых товаров;

- описание товаров;

- адрес поставки. В случае, когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа:

- цену;

- расчетный счет.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для облегчения работы они окрашены в разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) - оправляется в отдел МТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) - отправляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После того как отдел МТС подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

При приемке продукции, в первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений.

Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.

Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы.

Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы.

Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

- дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

- остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

- судебные иски;

- потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов.

Применение на практике меры по обеспечению качества применяемых товаров могут быть классифицированы следующим образом:

Таблица 3.1.

Меры по обеспечению качества товаров.

Методы приемки парий	Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочный контроль приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам непрерывный выборочный контроль по качественным признакам. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам. Ревизионный выборочный контроль.	А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров. В. Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков.

Профессионал в области закупок должен обладать знаниями основ коммерческого права, достаточными для оформления рациональных экономических и научно-технических связей между компаниями-поставщиками и компаниями-покупателями.

Основной формой связи, закрепляющей выбор поставщиков и условия взаимодействия продавца с покупателем, является договор поставки товаров (контракт).

Контракт, имеющий юридическую силу, включает описание: "компетентности сторон (руководителей или уполномоченных агентов); законного предмета или цели контракта; предложения и его принятия; условий (вознаграждения).

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупленные им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор поставки заключается после принятия решения о выборе поставщика и определения взаимоприемлемых условий поставки требуемых изделий путем выполнения определенной процедуры. Заключается она в направлении одной из сторон в адрес другой стороны предложения заключить договор на определенных условиях, так называемой оферты.

Договор поставки составляется в письменной форме в виде документа, подписанного обеими сторонами. Договор считается заключенным и становится обязательным для сторон-участников с момента, когда между его участниками достигнуто согласие по всем существенным условиям. Обычно эта дата указывается в тексте договора. Он также считается заключенным с момента получения лицом, направившим оферту, ее акцепта, если отправленная оферта содержит все существенные условия договора.

Обязательные сведения, которые должны содержаться в договоре на поставку:

- дата заключения договора;

- полное наименование сторон, заключивших договор;

- объем и ассортимент товаров, подлежащих поставке;

- сроки исполнения поставок;

- порядок поставки товаров;

- качество, комплектность, упаковка и маркировка товара;

- цены и порядок расчетов;

- имущественная ответственность сторон.

На основании договора о поставке осуществляется ведение учета и контроля за фактическим ходом выполнения поставок. Учитывая большой объем документируемых сведений, включая данные по фактической отгрузке, поступлению и качеству, для этого следует использовать средства компьютерной техники и создавать соответствующие автоматизированные рабочие места (АРМ).

Покупатель обладает одним важным правом, которое заключается в осмотре товаров до их приема, что дает ему возможность определить, соответствуют ли поставленные товары описанию в контракте. Там, где покупатель принимает товар после осмотра на соответствие качеству или количеству, последующие претензии с его стороны не принимаются. В зарубежной практике существует правило: если покупатель обладает недостаточным опытом, чтобы правильно оценить осмотренный товар, и полагается на заявление продавца, которое может быть ложным, такой контракт аннулируется или ответственность за ущерб перекладывается на продавца.

После того как контракт подписан, обе стороны обязаны придерживаться соглашения. Иногда одна или другая сторона ищут возможность расторжения договора после его заключения. В этом случае права покупателя зависят от условий, в которых проходит сделка. Как правило, продавец имеет право без каких-либо штрафных санкций задержать поставку, если это вызвано изменением условий первоначального соглашения покупателем.

Если продавец не способен осуществить поставку товара к назначенному сроку, покупатель может без каких-либо штрафных санкций отказаться от приема товара в более поздний срок.

Продавец иногда сталкивается с попыткой расторжения контракта со стороны покупателя. Поэтому в контракте могут быть предусмотрены требования не расторжения при любых условиях.

Однако на рынке, где доминирует продавец, в случаях, когда нарушение контракта связано с неспособностью его доставить товар в назначенный срок или следовать оговоренной цене, альтернатив для покупателя практически нет. Он по-прежнему заинтересован в получении товара, так как в данное время не может приобрести его у любого другого поставщика по более приемлемой цене. Такая же ситуация возникает и в том случае, когда контракт оговаривает право покупателя расторгнуть его, так как покупатель хочет получить товар, а не возмещение убытков.

Существует четыре типа гарантий:

- подтвержденная гарантия. Означает наличие обещаний, спецификаций, образцов и описаний, относящихся к товарам, которые являются предметом договора;

- подразумеваемая гарантия пригодности. Имеет отношение к качеству товара и основывается на принятых торговых стандартах качества, пригодности для использования по назначению и соответствия информации на маркировке товара;

- подразумеваемая гарантия соответствия товара конкретной цели. Обычно гарантирует покупателю, что сырье и оборудование соответствуют конкретной потребности или выполнению специфической цели;

- гарантия права собственности на товар. Означает, что товар не находится в залоге и не нарушает патентные или авторские права.

Однако рано или поздно возникают спорные вопросы, которые в большинстве случаев разрешаются путем соглашения. Если с помощью компромисса не удается их решить, то в контрактах на этот случай предусматривается возможность обращения в арбитражный суд. Это означает, что арбитр или арбитражная комиссия, заслушав дело, вынесет решение, которое обе стороны обязаны выполнять в безапелляционном порядке. Такой пункт в контракте является средством защиты от судебных разбирательств.

В общем случае для ведения претензионной работы используются результаты контроля и учета фактического хода процесса поставок при их надлежащем документировании.

3.2 Повышение качества планирования закупок и внедрение CRM-системы

Сущность планирования материально-технического обеспечения производства заключается в выработке системы плановых решений, направленных на постоянное и регулярное обеспечение производства материальными элементами, т. е. предметами труда (сырьем, материалами, комплектующими изделиями) и средствами труда (оборудованием, инструментами, приборами, оснасткой и т. д.), представляющими собой в совокупности средства производства.

В решении всех этих задач важная роль принадлежит материально-техническому обеспечению предприятий, комбинатов, производственных объединений.

Планирование материально-технического обеспечения производства обусловливает движение средств производства от производителя к потребителю. Прошедшая перестройка системы планирования и руководства хозяйствующими субъектами на основе усиления роли экономических методов управления внесла изменения в структуру и методологию разработки планов материально-технического обеспечения. Своевременное, качественное и комплектное обеспечение производства материально-техническими ресурсами обусловливает решение главной задачи каждого производственного подразделения -- выполнение планов производства и реализации продукции с наибольшей эффективностью. А это, в свою очередь, является предпосылкой нормальной работы других предприятий и т. д. Следовательно, неправильное планирование и организация материально-технического снабжения каждого отдельного предприятия оказывает отрицательное воздействие не только на экономические показатели этого предприятия, но и наносит ощутимый ущерб всему народному хозяйству.

План материально-технического обеспечения предприятия представляет собой совокупность планово-расчетных документов, в которых обосновывается потребность в материальных ресурсах и устанавливаются источники удовлетворения этой потребности. Он состоит из двух основных частей: расчетов потребности в материальных ресурсах и баланса материально-технического снабжения (или материального баланса) предприятия.

Важнейшей задачей планирования обеспечения производства на предприятии является увязка плана производства и других разделов, для выполнения которых необходимы материальные ресурсы, с планом их материального обеспечения, а также достижение максимальной экономии материальных ресурсов в процессе их производственного использования.

Разработка качественного плана материально-технического снабжения предприятия является сложной задачей, и в современных условиях функционирования высокоразвитого производства, когда многие аспекты производственно-хозяйственной деятельности предприятий особенно тесно переплетаются, ее решение не может эффективно осуществляться усилиями только одной службы -- службы материально-технического снабжения. Ведь при расчетах плана снабжения необходимо учитывать многие факторы: конструктивные и технологические особенности производства выпускаемых изделий, их материалоемкость, возможности имеющегося оборудования, широту производственной кооперации, время и условия поставок материалов, возможности транспорта, финансовые возможности и др. Отсюда следует, что качественный план материально-технического обеспечения производства может быть разработан только совместными усилиями всех заинтересованных отделов и цехов предприятия. При его составлении необходимо соблюдать важнейшее условие: в разработке плана снабжения предприятия должны участвовать все те, кто его выполняет или способствует осуществлению.

Наиболее эффективной оказывается разработка плана материально-технического обеспечения в едином комплексе со всеми другими взаимосвязанными разделами плана предприятия, что подтверждается примерами разработки плана на преуспевающих предприятиях. Для этого составляются взаимоувязанные сбалансированные планы, носящие название «Единый график». При формировании «Единого графика» учитываются планы поставок продукции потребителям, возможности материально-технического обеспечения, мощности цехов и т. д. В разработке «Единого графика» принимают участие работники отделов производственно-диспетчерского, ОМТС, внешней кооперации, планово-экономического, маркетинга, представители цехов и т. д. В результате коллективного обсуждения определяется оптимальный вариант «Единого графика», который затем подписывается руководителями этих отделов и утверждается директором предприятия (объединения). После этого он становится обязательным для исполнения каждым подразделением предприятия (объединения). Таким образом, удается увязать в единое целое планы производства, снабжения и отгрузки, резко сократить процесс всевозможных согласований, возникающих в ходе текущей работы, повысить качество планирования. Планы становятся более конкретными и действенными.

В формировании исходной информации, необходимой для качественной разработки ОМТС плана материально-технического обеспечения, должны принимать участие в основном следующие отделы заводоуправления и цехи предприятия:

При рассмотрении проблемы планирования обеспечения потребностей в материалах промышленного (в общем случае - производственного) предприятия следует учитывать различие понятий прогноз и план. Между этими процессами существуют принципиальные различия, поскольку предсказание - домысливание того, что может произойти с некоторой вероятностью, тогда как планирование само по себе не предполагает никакого домысливания, а представляет собой осмысление. Тот, кто прогнозирует, делает выводы о будущем на основе данных, не зависящих от будущих решений, а его высказывания представляют собой утверждения типа, что "это так-то и так-то кажется вероятным"». В то же время высказывания того, кто планирует, представляют собой не утверждения, а предложения действовать конкретным образом, т.е. описание результатов выполнения некоторых будущих решений

По этой причине прогнозирование не влияет на описываемые будущие события, тогда как планирование, наоборот, имеет целью формировать определяемый планом фрагмент будущего. Как правило, оба эти действия объединяются между собой, причем прогнозирование рассматривается как первая фаза широко понимаемого процесса планирования. Планирование также определяется как задание некоторой цели и соответствующих действий и средств, необходимых для ее достижения.

Предсказание будущего - независимо от того, производится оно сознательно или нет, - предваряет всякую целенаправленную человеческую деятельность. Действительно, трудно представить себе ситуацию, когда при планировании каких-либо хозяйственных мероприятий мы не будем пытаться определить интересующий нас сегмент рынка, вероятный спрос на наши товары или услуги, возможную конкуренцию, порядок будущего формирования цен, затрат и т.д.

Если иметь в виду материальные потребности, то приходится вести речь о прямой потребности в основных материалах, обусловленной нуждами планируемого производства продукции (услуг, ремонтов и т.п.), а также о потребностях во вспомогательных материалах, запасных частях, оснастке, рабочей и защитной одежде и т.п. - т.е. во всем, что необходимо для нормального функционировании предприятия, использования его материального и кадрового потенциала.

В условиях рыночной экономики производственные планы строятся, как правило, на основе прогноза спроса на соответствующие изделия. Поэтому прогнозы и планы материальных потребностей исходят из прогнозов и планов производства самой фирмы, которые, в свою очередь, опираются на прогнозы и планы продажи изделий и услуг.

Выделяют следующие виды спроса на производственном предприятии:

- первичный спрос - функция внешнего спроса на изделия данного предприятия;

- вторичный спрос - обусловлен первичным спросом и относится к потребностям в материалах, вызванным этим спросом и применяемой технологией;

- дополнительный спрос - охватывает все прочие потребности данного предприятия (в топливе, вспомогательных материалах, оснастке, запасных частях для станков и оборудования и т.п.).

В специальной литературе (особенно в западной) также встречаются понятия зависимые потребности и независимые потребности.

Первое из них относится к потребностям в сырье, материалах, комплектующих и т.п., предопределенным потребностями в других позициях, перерабатываемых на данном предприятии. В то же время независимые потребности не связаны ни с какой другой внутренней потребностью в материалах, а вытекают из внешнего (рыночного) спроса. В качестве примера зависимой потребности можно привести потребность в коробках передач для собираемого на автозаводе автомобиля, а как пример независимой потребности выступает та же самая коробка передач, предназначенная для продажи в качестве запасной части.

Насколько независимые потребности (первичный спрос) следуют прежде всего из прогноза спроса, настолько зависимые материальные потребности - из прямых расчетов. Для таких прямых расчетов предназначена, в частности, система планирования обеспечения потребностей в материалах (ППМ), которая также встречается под аббревиатурой MRP (Material Requirements Planning)

Немаловажным фактором повышения эффективности закупочного менеджмента ООО может стать может стать оптимизация размера заказа, что достигается при качественном планировании закупок.

При определении оптимального количества заказов следует учитывать:

- независимые от количества заказов расходы (F) , которые образуются в качестве постоянных исходных расходов, необходимых для осуществления запроса предлагаемого сырья и материалов, учета и сравнения предложения, а также осуществления самого процесса заказов;

- процентную ставку расходов для осуществления складского хранения сырья и материалов;

- калькуляционную процентную ставку (Z), которая соответствует желаемому среднему начислению процентов за товары, хранимые на складе;

- закупочную цену (P) ,складированного сырья и материалов;

- и общую потребность в сырье и материалах в течении определенного периода (R).

Оптимальное количество заказов (q) является тем самым коэффициентом, который приводит к самым низким общим расходам (KL) и к самым низким расходам для осуществления процесса снабжения производства сырьем и материалами по их заказу (KB).

Общие расходы для осуществления складского хозяйства KL, которые зависят от стоимости складированного сырья и материалов, от расходов на содержание складских запасов, от процентной ставки и продолжительности сроков хранения, определяются как:

Расходы, необходимые для осуществления снабжения производства сырьем и материалами, зависят от частоты поступления заказываемых материалов за определенный период времени:

Таким образом, выражение для определения общих расходов для материально-технического снабжения производства сырьем и материалами имеет вид:

Оптимальное количество заказов получают посредством определения значения q из этого выражения после приравнивания к нулю значения K:

.

Исходя из экономической рациональности производства, следует стремиться к тому, чтобы выпускалась продукция, не имеющая запасов сырья и материалов, т. е., соответственно, необходимо стремиться к бесперебойной поставке всего необходимого для выпуска собственной продукции, количества сырья и материалов для непосредственной его обработки в процессе производства. Это положение уже частично реализуется в высокоразвитых промышленных отраслях (например, в автомобилестроении).

Для этого предприятия - поставщики сырья и материалов должны быть тесно связаны в едином производственном ритме выпуска продукции. Если же в производственной практике предприятия-поставщики сырья и материалов в едином производственном ритме не задействованы, то, таким образом, должен быть обеспечен оптимальный запас сырья и материалов там, где должен быть предотвращен риск, вследствие сведенных к минимуму текущих поставок сырья и материалов, посредством повышения минимального запаса сырья и материалов.

Таким образом

минимум!

где PV - производственные потери вследствие невыполнения поставки сырья и материалов, Z - процентные издержки для финансирования затрат для содержания запасов сырья и материалов

Планирование производственных запасов на предприятии должно основываться на расчете объективной потребности в конкретных видах материальных ресурсов с гарантированным обеспечением процесса выполнения производственной программы и других видов хозяйственной деятельности предприятия. При этом необходимо учитывать издержки, связанные с созданием и хранением производственных запасов. Основной задачей планирования запасов на предприятии в связи с этим является определение оптимального соотношения между величиной производственных запасов и издержками на их создание и хранение.

Перспективным мероприятием при этом представляется внедрение CRM-системы, позволяющей организовать поставку ресурсов под контракт-заявку клиентов.

Существует два варианта автоматизировать продажи и маркетинг компании.

Вариант 1: внедрение CRM -системы

Этот процесс подразумевает установку серверной версии продукта на корпоративный или удаленный сервер и установку клиентских лицензий на каждый пользовательский компьютер. Это стандартный и распространенный подход, который, к сожалению, доступен далеко не всем. И главная причина этого финансовая. Стоимость внедрения CRM складывается из стоимости программного продукта (серверной и клиентских лицензий), оплаты труда консультантов и технических сотрудников компании-интегратора. Исследование компании Gartner Research показывает, что стоимость одного рабочего места варьируется в районе 1500-2500$ за первые три года. Можно ли обойтись без существенных затрат, тем более в самом начале проекта? Да, для этого есть SaaS-продукты.

Вариант 2: Использование CRM -системы построенной по принципу SaaS.

Software-as-a-service (SaaS), если переводить дословно, это «программное обеспечение как сервис». В этом случае клиент не покупает программу, а берет ее в аренду. Так же, как и серверные мощности, на которых работает система. Программа учета клиентов 24сот построена как раз по такому принципу. Для того чтобы пользоваться системой, нужно просто зайти на сайт 24сот и ввести свой логин и пароль. Компании, которые пользуются 24сот, избавлены от необходимости покупать лицензии стандартных CRM-систем, оплачивать работу консультантов и покупать серверное оборудование.

- Чтобы правильно определить задачи внедрения, необходимо максимально формализовать и детализировать коммерческие цели компании. Например, для увеличения прибыльности предприятия необходимо:

- выделить клиентов, работа с которыми убыточна. Перестать работать с ними персонально или перевести их на самообслуживание;

- обеспечить подготовку ответов на запросы наиболее прибыльных клиентов в течение 24 часов, чтобы они не размещали заказы у конкурента;

- начать активную работу с новыми клиентами (тратить на них время продавцов) только после того, как проведена диагностика/проверка клиента по заданным параметрам.

Коммерческий эффект продаж в первую очередь зависит от того, насколько эффективно и грамотно с точки ведения бизнеса организован процесс управления маркетингом и взаимоотношениями с клиентами в компании. Внедрение CRM не спасет убыточное предприятие от провала, пока не будет пересмотрена сама бизнес-стратегия поведения на рынке.

Внедрение CRM-системы действительно может помочь фиксировать неэффективные продажи, вести постоянную оценку прибыльности по каждому клиенту, контролировать срок ответа на зарегистрированные в системе запросы клиентов. Именно такие реальные задачи нужно ставить при внедрении CRM-системы. Не стоит стремиться к «высоким» целям, их надо предельно конкретизировать.

- внедрение логистических методов управления запасами. В практической деятельности в зависимости от ценности конкретного материала могут применяться различные модели (системы) управления запасами. Система регулирования запасов подразумевает комплекс мероприятий по созданию и пополнению запасов, организации, контроля и планирования поставок.

3.3 Применение логистических методов управления запасов

Для бесперебойной работы предприятию необходимы запасы основного сырья и материалов, вспомогательного сырья и материалов, а также быстроизнашиваемых производственных средств. Такие запасы сырья и материалов необходимы для того, чтобы:

- обеспечить возможность производства собственной продукции до срока поступления следующей партии и при этом,

- обеспечить возможность изменений потребности сырья и материалов при поставке.

Минимальное количество запасов состоит из:

- календарного запаса (этот запас служит для преодоления отрезка времени от доставки сырья и материалов до их складирования, т. е. отрезка времени, необходимого для разгрузки, проверки и регистрации поступивших сырья и материалов);

- запаса, необходимого для складирования (так называемый запас сырья и материалов, который требует выполнения определенных правил хранения и только через определенное заданное время приобретает свою производственную ценность, например, изделия из дерева или литье из чугуна);

- обусловленного технологическим процессом запаса сырья и материалов (запас, который предусмотрен для поддержания необходимого режима или рабочего состояния технологического процесса производства);

- аварийного запаса (запас, который должен всегда быть в наличии для выравнивания непредвиденных изменений от поставок сырья и материалов до их потребления, а также от потерь сырья и материалов).

Разница между преобладающим значением обоснованного минимального запаса и преобладающим значением экономически и организационно обоснованного наибольшего запаса и является текущим запасом сырья и материалов.

В то время как минимальный запас сырья и материалов является стабильной величиной, текущий запас подвержен постоянным колебаниям от поставки к поставке (за интервал времени между двумя поставками).

Общий запас сырья и материалов определяется расчетным путем как сумма минимального запаса (Vm ) и среднего текущего запаса сырья и материалов (Vl и, соответственно, при принятом равномерном потреблении сырья и материалов, Vl/2) Экономический анализ хозяйственной деятельности предприятий и объединений. Учебник под ред. С.Б. Бернгольц и Г.М. Тация, М.: - “Финансы и статистика”, 2000г. :

и, соответственно,

Минимальный запас сырья и материалов (Vm) должен следить за отклонениями от планомерных поставок и от планомерного использования сырья и материалов, а также должен гарантировать в любое время критическое количество сырья и материалов, необходимых для поддержания заданного режима выпуска предприятием собственной продукции. Минимальный запас сырья и материалов рассчитывается из выражения:

закупочный менеджмент планирование логистический

где

Vs - аварийный запас сырья и материалов (на 1 день),

Vd - календарный запас сырья и материалов,

Vt - технически обоснованный запас сырья и материалов,

Vp - первичный запас сырья и материалов,

Md - коэффициент ежедневного использования сырья и материалов.

Текущий запас сырья и материалов определяется как:

где

Lz - цикличность поставок сырья и материалов,

Lm - количество поставок

Из совместного решения обоих вышеприведенных выражений может быть определена основная математическая зависимость для определения общего запаса сырья и материалов, которая имеет вид:



или:

В настоящее время для промышленных предприятий могут быть использованы следующие системы управления запасами:

- с фиксированной периодичностью заказа;

- с фиксированным объемом заказа;

- с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня;

- мин - макс;

- саморегулирующиеся системы;

- ABC,xyz;

- Точно во время.

В качестве основных можно выделить системы управления запасами: с фиксированным размером запаса; с фиксированным интервалом времени между запасами. Остальные системы представляют собой разновидности этих двух систем.

Рассмотрим подробно первую систему, которая проста и является своего рода классической. В этой системе размер заказа является постоянной величиной, и повторный заказ подается при уменьшении наличных запасов до определенного критического уровня - точка заказа. Система с фиксированным объемом заказа подразумевает поступление материалов равными, заранее определенными партиями через разные промежутки времени. Заказ делается в точке заказа и выполняется в течении времени т.

Реализация такой системы показана на рисунке 12.

Данная система используется, как правило, при формировании запасов дорогостоящих товаров и материалов. Такие товары составляют лишь небольшую долю продукции, выпускаемой поставщиком, их физическое наличие легко поддается учету. Эффективность системы обеспечивается регулярной проверкой запасов.

/ -- наличные запасы, ед; t--время; Sv-- переменная интенсивность сбыта; В--резервный запас; 7-- средний уровень запасов; 1 -- момент подачи заказа; 2 -- момент получения заказа; L-- время доставки заказа, сутки.

Рис. 12- Типичный процесс в системе с фиксированным размером заказа

Можно вывести следующие основные характеристики системы:

- материалы поступают равными партиями, что снижает затраты по доставке и созданию запасов;

- требуется систематический контроль (растут издержки по хранению);

- высокая стоимость предметов снабжения;

- высокая стоимость хранения;

- высокий уровень ущерба;

- непредсказуемый характер спроса.

Система основана на выборе размера партии, минимизирующего общие издержки управления запасами. Последние состоят из издержек выполнения заказа и издержек хранения запасов.

Издержки выполнения заказа -- это накладные расходы, связанные с реализацией заказа и зависящие от размера заказа. В промышленности эти издержки относят на подготовительно-заключительные операции.

Используя фактические данные о сбыте и времени доставки заказа, можно смоделировать процесс и определить, что произойдет при применении правил заказа в течение длительного промежутка времени. Результаты моделирования, выраженные через вероятность дефицита и средние уровни запасов, можно сравнить с результатами, полученными для существующей системы.

Имеются и другие системы управления запасами, например система с постоянным уровнем запасов.

Работа этой системы показана на рисунке 13.

М-- максимальный уровень запасов, ед.; В-- резервный запас, ед.; 1,2,3 -- размер заказа, ед; /-- уровень запаса, ед; R--длительность промежутка времени между проверками; L -- время доставки заказа, сутки;N-- число суток; п--число единиц товара

Рис. 13 - Система с постоянным уровнем запаса

В этой системе издержки управления запасами в явном виде не рассматриваются, и фиксированный размер заказа отсутствует. Через постоянные промежутки времени проводится проверка состояния запасов, и если после предыдущей проверки было реализовано какое-либо количество товаров, то подается заказ. Размер заказа равен разности между максимальным уровнем, до которого происходит пополнение запасов, и фактическим уровнем в момент проверки.

Классическими моделями управления запасами (иначе называемыми методами формирования запасов) также считаются модель уровня запаса, определяющего момент заказа на пополнение (re-order point), и модель постоянного цикла заказа на пополнение (re-order cycle).

В англоязычной литературе эта модель также известна под названием two-bin system, что означает «двухбункерная система». Действительно, на практике встречается ситуация, что товар складируется в двух местах («бункерах»). В первом из них хранится количество, соответствующее уровню момента заказа (он называется уровнем А), а во втором - остальное количество. Товар выдается из второго места, а момент, в который этот второй «бункер» оказывается пустым и «распечатывается первый бункер», считается сигналом для подачи заказа. Такая ситуация свидетельствует о том, что запас снизился до уровня А (аварийного)1.

Рис. 14. - Модель уровня запаса, определяющего момент заказа на пополнение

Однако физическое разделение запаса материала обусловливается несколькими факторами, например, складскими возможностями либо габаритами конкретного ассортимента. Такое решение оказывается излишним в случае применения соответствующей компьютерной системы управления запасами, которая будет автоматически сигнализировать о необходимости незамедлительно заказать пополнение определенной позиции (с одновременным указанием требуемого количества).

Как уже отмечалось, уровень аварийного запаса (уровень А) также охватывает запас безопасности, создаваемый на случай, когда в период реализации заказа на пополнение возникнет спрос, превышающий запланированную величину, и/или когда этот период оказывается более длительным, чем в предыдущих аналогичных ситуациях.

Следует учитывать, что в процессе управления запасами часто возникают особые ситуации, накладывающие дополнительные ограничения на принимаемые решения. В качестве примера можно назвать:

- управление запасами в условиях ограниченности оборотного капитала;

- учет издержек из-за отсутствия запаса.

Поэтому рассмотренные основные системы не являются единственно возможными. Использование той или иной системы зависит от следующих обстоятельств:

- если издержки управления запасами значительные и их можно вычислить, то следует применять систему с фиксированным размером заказа;

- если издержки управления запасами незначительные, то более предпочтительной оказывается система с постоянным уровнем запасов;

- при заказе товаров поставщик налагает ограничения на минимальный размер партии. В этом случае желательно использовать систему с фиксированным размером заказа, поскольку легче один раз скорректировать фиксированный размер партии, чем непрерывно регулировать его переменный заказ;

- однако, если налагаются ограничения, связанные с грузоподъемностью транспортных средств, то более предпочтительной является система с постоянным уровнем запасов;

- система с постоянным уровнем запасов более предпочтительна и в том случае, когда поставка товаров происходит в установленные сроки;

- система с постоянным уровнем и система с двумя уровнями часто выбираются тогда, когда необходимо быстро реагировать на изменение сбыта требуемого количества).

Как уже отмечалось, уровень аварийного запаса (уровень А) также охватывает запас безопасности, создаваемый на случай, когда в период реализации заказа на пополнение возникнет спрос, превышающий запланированную величину, и/или когда этот период оказывается более длительным, чем в предыдущих аналогичных ситуациях.

Следует учитывать, что в процессе управления запасами часто возникают особые ситуации, накладывающие дополнительные ограничения на принимаемые решения. В качестве примера можно назвать:

- управление запасами в условиях ограниченности оборотного капитала;

- учет издержек из-за отсутствия запаса.

Поэтому рассмотренные основные системы не являются единственно возможными. Использование той или иной системы зависит от следующих обстоятельств:

- если издержки управления запасами значительные и их можно вычислить ,то следует применять систему с фиксированным размером заказа;

- если издержки управления запасами незначительные, то более предпочтительной оказывается система с постоянным уровнем запасов;

- при заказе товаров поставщик налагает ограничения на минимальный размер партии. В этом случае желательно использовать систему с фиксированным размером заказа, поскольку легче один раз скорректировать фиксированный размер партии, чем непрерывно регулировать его переменный заказ;

- однако, если налагаются ограничения, связанные с грузоподъемностью транспортных средств, то более предпочтительной является система с постоянным уровнем запасов;

- система с постоянным уровнем запасов более предпочтительна и в том случае, когда поставка товаров происходит в установленные сроки;

- система с постоянным уровнем и система с двумя уровнями часто выбираются тогда, когда необходимо быстро реагировать на изменение сбыта;

- установление стоимости каждой детали;

- установление спроса на каждую деталь;

- ранжирование материалов по убыванию цены;

- суммирование и анализ данных о количестве и издержках на материалы;

- разбивка материалов на группы в зависимости от удельного веса в общих издержках.

Преимущества ABC-системы в том, что ее использование позволяет провести классификацию материалов и формально использовать ее долгое время.

Недостатки связаны с трудностями при переклассификации материалов при изменении спроса и цены; для эффективного использования данной системы необходим четкий контроль на всех уровнях.

При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций -- например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости материальных ресурсов в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.

Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков.

Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например, показатели, как:

- доля задержанных заказов;

- доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие материальных ресурсов / готовой продукции на складе;

- число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.

Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:

- цены, уплаченные поставщикам за материальные ресурсы / готовую продукцию;

- стандартные или расчетные цены за основные материальных ресурсов;

- индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;

- изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;

- форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем;

- доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.д.

Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:

- доля просроченных доставок и отказов поставки;

- доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;

- доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией;

- качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п.

Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы часто оценивается следующими показателями:

- сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;

- допустимые уровни брака закупаемой продукции;

- доля закупок, совершенных вовремя;

- число ситуаций, когда нужных материальных ресурсов / готовой продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;

- число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);

- число полученных и обслуженных заявок;

- доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.

Контроль и анализ логистической функции (процесса) закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает:

- анализ условий закупок и рынка поставщиков;

- контроль бюджета закупок;

- анализ финансовой деятельности;

- контроль и анализ качества закупаемой продукции;

- контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;

- анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

За состоянием рынка поставщиков большинства основных видов материальных ресурсов регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму -- потенциального покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки.

Анализ динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Например, высокие ставки банковского процента, преобладавшие в 1980-е годы, заставили повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, что привело в результате к широкому внедрению логистической концепции и общему сокращению уровня вложений в товарные запасы.

Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки.

Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии.

В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:

1. Рыночные и экономические условия и цены:

- тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;

- изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).

2. Изменения вложений в товарные запасы:

- инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам материальных ресурсов / готовой продукции;

- дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;

- отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;

- оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;

- общая площадь складов, используемая для хранения запасов.

3. Закупочные операции и их эффективность:

- сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;

- допустимые уровни качества закупаемых материальных ресурсов / готовой продукции;

- доля закупок, осуществленных вовремя;

- число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства;

- число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);

- число полученных и обслуженных заявок;

- производительность труда и загруженность работников;

- транспортные издержки.

4. Надежность поставщика/продавца:

- доля просроченных доставок и отказов;

- доля некондиционных поставок;

- доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;

- качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.

5. Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:

- сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;

- выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;

- соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);

- изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;

- время доставки;

- доля просроченных заказов;

- доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;

- число случаев остановки производства в результате задержек доставки материальных ресурсов;

- цены, уплаченные за материальные ресурсы / готовой продукции;

- стандартные или прогнозируемые цены на основные материальные ресурсы;

- индекс средних цен, уплаченных за материальные ресурсы / готовую продукцию по товарным группам;

- изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;

- анализ форвардной закупочной деятельности.

При закупках могут применяться различные стратегии управления поставками:

- сфокусированные на управлении материальными потоками только в сфере снабжения;

- сфокусированные на управлении материальными потоками в сфере снабжения - производства - сбыта.

Первая стратегия предполагает осуществление фирмой регулярных закупок в необходимых размерах на текущий момент времени без внутрифирменного складирования. Это позволяет сфокусировать внимание на поступлениях и источниках снабжения, доступных для использования в течение длительных периодов.

Вторая стратегия предполагает объединение закупок с различными формами внутрифирменного складирования и хранения; в этом случае основной целью стратегии является достижение эффективного оперативного управления сквозным процессом снабжения - производства - сбыта посредством интеграции всех материальных поступлений, их движения и хранения на фирме.

Все более популярная (особенно в последние годы) специализация в рамках конкретных логистических фаз привела к выделению в качестве самостоятельной сферы деятельности маркетинга закупок, предметом которого считаются подготовка и принятие решений о закупке конкретного сырья, материалов, полуфабрикатов и т.п.

Понятие «маркетинг закупок» было введено в середине 70-х годов прошлого века Ф. Котлером и С. Леви следующим образом: «Маркетинг закупок (либо снабжения) можно определить как осмысленный комплекс решений и действий производственного предприятия, задающий его политику и стратегию в области снабжения средствами производства, позволяющий бесперебойную закупку (либо поставку по контракту) каждого конкретного ассортимента у наиболее выгодных из известных покупателю источников и дающий возможность оказывать влияние на деятельность поставщиков и на процессы, происходящие на представляемых ими рынках» Ф.Котлер Маркетинг-менеджмент - СПб: Питер, 2002.

Возрастание значения маркетинга закупок для получения предприятием преимуществ в конкурентной борьбе, и, как следствие, для его развития, рентабельности и т.п. привело к тому, что эта сфера деятельности подвергается в последние годы очень детальному анализу и подробной систематизации. В результате таких исследований сформулирован ряд стандартных закупочных стратегий, которые могут быть собраны в девять групп:

- стратегии поиска ценностей в зависимости от количества поставщиков: один поставщик; единственный поставщик - монополист по отношению к закупаемому продукту ; два поставщика ; множество поставщиков;