Подготовка служебных документов

Подготовка служебных документов

2005

В книге комментируются порядок и правила оформления служебных документов с учетом требования ГОСТа Р6 30-2003, а также правила ведения и хранения трудовых книжек и ряд других нормативно-методических документов, в том числе положения закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, касающиеся организации архива на предприятии. Автор приводит большое количество примеров и образцов оформления различных служебных документов. Книгу можно рекомендовать секретарям, работникам отдела кадров, сотрудникам служб документационного обеспечения управления, архивных служб, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений по специальности 350800 «Документоведение и документацион-ное обеспечение управления». © ЗАО Издательский дом «Питер», 2005

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

ISBN 5-469-00807-Х

Лицензия ИД № 05784 от 07.09.01.

ООО «Питер Принт», 194044, Санкт-Петербург, пр. Б. Сампсониевский, 29а. Налоговая льгота -- общероссийский классификатор продукции ОК 005-93,

том 2; 95 3005 -- литература учебная. Подписано в печать 24.01.05. Формат 60 *90/1б. Усл. п. л. 14.

Тираж 5000. Заказ № 1433.

'*Отпечатано с готовых диапозитивов в ООО «Типография Правда 1906». 195299, С.-Петербург, Киришская ул., 2.

Оглавление

Глава 1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ

СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ.

1.1. Понятие о документообороте предприятия

1.2. Особенности организации работы с входящими документами

1.3. Особенности организации работы с исходящими документами

1.4. Особенности организации работы с внутренними документами

1.5. Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению

Глава 2. УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Общие вопросы унификации текстов служебных документов

2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов

2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)

2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)

2.2.4. Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения).

2.2.5. Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)

2.2.6. Приказ. Распоряжение

2.2.7. Протокол

2.2.8. Акт

2.2.9. Доверенность

2.2.10. Справка

Глава 3. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С ТРЕБОВАНИЯМИ

ГОСТа Р6.30-2003

3.1. Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов.

Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003

3.2. Требования к реквизитам служебных документов

3.3. Требования к бланкам служебных документов

Глава 4. ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ЗАКЛЮЧЕНИЯ,

ИЗМЕНЕНИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЯ ДЕЙСТВИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

4.1. Правовой статус трудового договора

4.2. Порядок заключения трудового договора

4.3. Порядок изменения условий действующего

трудового договора

4.4. Порядок и случаи прекращения действия трудового договора

Глава 5. ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. ИНСТРУКЦИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

5.1. Назначение и характеристика Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек

5.2. Особенности ведения трудовых книжек

в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией

5.2.1. Оформление трудовой книжки

5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе

5.3. Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней

5.4. Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность

за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Глава 1. Общие вопросы организации работы со служебными документами

1.1Понятие о документообороте предприятия

Изучение организации работы со служебными документами предприятия целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Напомним в этой связи уважаемым читателям, что под документооборотам предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять в документообороте предприятия три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документацион-ных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис. 1.1.

Отметим также, что организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (далее -- ДОУ) предприятия, функционирующей на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами. Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.

1.2Особенности организации работы с входящими документами

Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает':

Делопроизводство

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.

Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает *:

* проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

* проверку правильности ее адресования;

ф вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей) 2;

* распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

2 Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки. -- Здесь и далее примеч. авт.

После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.

По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных)1, или руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.

Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Прием документов по техническим каналам связи имеет ряд особенностей, суть которых отражена в Приложении 1 к настоящему пособию.

По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.

Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

1 Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан.

Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым *.

Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

1.3Особенности организации работы с исходящими документами

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а)проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

1 Необходимость размножения документов и количество КОПИР"! определяется лицом, организующим исполнение.

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе1;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится

путем простановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных

данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке включает':

« проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

* фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

* вложение документов в конверты (упаковки);

* заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

1Ж Особенности организации работы с внутренними документами

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

Нормы времени на работы по ДОУ. - М.: Минтруд РФ, 2002.

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрацию документа; ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с внутренними документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

б) в инициативном порядке;

в) во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документов;

б) материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

в)положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

г) требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3,5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается на принтере.

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:

а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания;

б)выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производятся в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

в) из текста изымаются повторы и длинноты;

г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

д) обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

е) достигается стилистическое единообразие текста документа. После этого отредактированный текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру редактирования и корректирования повторное копирование «очищенного» текста на дискету и его контрольная распечатка. К слову, и этот вариант текста следует внимательно прочитать до того, как отправить проект документа на согласование. Согласование уточненного варианта текста документа производится, если:

а) изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

б) в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

а) путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа;

б) путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

б) привести внешний вид проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой корреспонденции).

Оформление проекта документа производится в соответствии с требованиями раздела V Типовой инструкции по делопроизводству и с учетом требований, предъявляемых указанной инструкцией к конкретным видам документов{.

При приеме оформленного проекта документа ответственный исполнитель обязан проверить правильность его оформления и при необходимости потребовать устранения имеющихся в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается в секретариат руководителя предприятия для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию в отдел делопроизводства.

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

1.5Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению

В рамках заключительного параграфа данной главы рассмотрим основные особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В связи с последним замечанием -- несколько слов о самом законе. Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений «в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности».

Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие «хранению в силу значимости... для граждан, общества и государства».

Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Отметим далее, что практическая организация работы с архивными документами, подлежащими государственному хранению, регламентируется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов1. Государственные архивы -- это специализированные государственные учреждения, которые комплектуются документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).

В свою очередь, практическая организация работы с архивными документами, подлежащими -- до передачи на постоянное хранение в государственные (ведомственные) архивы -- временному хранению на предприятиях (в организациях и учреждениях), регламентируется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций1. Архив предприятия (организации, учреждения) создается в целях своевременного приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и надлежащего использования, а также для подготовки документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный (ведомственный) архив.

Отнесение документов к составу архива предприятия (в дальнейшем -- к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий по изучению документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.

В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций -- 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;

Одобрены решением коллегии Росархива от б февраля 2002 г.

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций -- 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния -- 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов -- 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству -- 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации -- 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец -- 20 лет;

е) научной документации -- 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов -- 5 лет;

з) видео- и фонодокументов -- 3 года.

Для организации экспертизы ценности документов на предприятии приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК)1. Результаты работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов отражаются в описях дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (персоналу), а также в актах о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

Подчеркнем, что описи (акты) подлежат утверждению руководителем предприятия только после того, как они будут утверждены экс-пертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Непосредственно после этого:

* дела (документы), подлежащие хранению в архиве предприятия, передаются на хранение в указанный архив, функционирующий, как правило, на правах самостоятельного структурного подразделения либо в составе службы ДОУ предприятия;

* дела (документы), подлежащие хранению в ведомственном (государственном) архиве, передаются на хранение в указанный архив;

* дела (документы), не подлежащие дальнейшему хранению, передаются на уничтожение посредством переработки (утилизации) на соответствующие специализированные предприятия (бумагоделательные комбинаты, обойные фабрики и т. п.).

Факт передачи документов во всех случаях удостоверяется документально (актом установленного образца). На основании актов осуществляется внесение необходимых записей в учетные документы предприятия. Организация последующего хранения документов в архиве предполагает осуществление комплекса мероприятий, обеспечивающих:

* рациональное размещение документов;

* систематический контроль за их движением и физическим состоянием;

* периодическое копирование наиболее ценных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

4 в необходимых случаях -- восстановление первоначальных свойств документов, подвергнувшихся повреждению (разрушению), а также проведение розыска в отношении недостающих (утраченных) документов.

Отметим в заключение, что организация повседневной работы архива предприятия организуется в соответствии с положением об архиве. Проект такого положения подписывается руководителем архива, согласовывается с соответствующим ведомственным (государственным) архивным учреждением, после чего утверждается руководителем предприятия. Примерный текст положения об архиве предприятия представлен в Приложении 2 к данной книге. Повседневная деятельность работников архива регламентируется должностными инструкциями1.

Глава 2. Унификация текстов служебных документов

2.1Общие вопросы унификации текстов служебных документов

Унификация текстов служебных документов до последнего времени крайне скупо освещалась в учебной литературе по проблематике делопроизводства и документационного обеспечения управления. Между тем, именно посредством унификации преодолеваются многие препятствия на пути повышения эффективности управленческой деятельности в части ее документационного (делопроизводственного) обеспечения. Начнем, как водится, с определения.

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается':

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

в) максимальная универсализация представления документированной информации;

г) совершенство структуры служебных документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами

В качестве других относительно самостоятельных задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать':

а) упорядочение состава служебных документов предприятия (в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1.Унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. Унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. Разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта унифицированного текста (связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).

В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа необходимо обеспечить неукоснительное соблюдение нескольких принципиально важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:

а) ясность;

б) информативность (информационная емкость);

в) убедительность.

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположением элементов каждого предложения в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов), а также придаточных предложений.

Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимости от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее аргументации в заключительной части текста (в предложениях и выводах).

При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить объективному отражению позиции автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (читай -- убеждающее) впечатление.

Несколько слов о правовом обеспечении унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в том числе:

а) государственный стандарт РФ (далее -- ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее -- ОСТ), а также внутренние стандарты предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее - ОКТЭИ, ОКСИ);

в) государственная система документационного обеспечения управления (далее -- ГСДОУ);

г) унифицированные системы документации (далее -- УСД) и, в частности, унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее -- УСОРД);

д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной власти (федеральных, субъектов Федерации и местных);

е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие разделы положений, уставов);

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т. п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.

Прежде всего следует в точности определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия (организации, учреждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо также установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в данном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с работниками предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и т.п.). Разумеется, что и для выполнения работы по унификации также должен быть установлен конкретный и при этом обоснованный срок.

Исключительное значение имеет и целевая установка. Важно с самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит «на выходе» ее исполнитель и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.

Наконец, заказчику и исполнителю необходимо иметь ясное представление о средствах и методах технологии выполнения предстоящей работы. При этом следует исходить из того, что практическая унификация текста обычно производится путем последовательного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, возникающих в процессе заключения трудовых договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между документируемыми в тексте трудового договора условиями (содержательной стороной документа) и формой представления соответствующей информации.

Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражающими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта документа и аннотация документа.

В нашем случае карта документа включает перечень и характерные особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дата документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунктов), реквизиты и подписи сторон по договору.

В свою очередь, аннотация документа содержит краткую характеристику целевого (функционального) назначения трудового договора, а также его структуры и содержания (с учетом категории работника, с которым заключен трудовой договор).

Очевидно, что карта и аннотация, составленные на договор с работником, выполняющим свои трудовые функции на общих основаниях (на условиях постоянной занятости в течение полного рабочего дня), будут определенным образом отличаться от аналогичных документов, составленных по результатам изучения трудовых договоров с надомниками, сезонными работниками или с работниками по совместительству. Примеры соответствующих трудовых договоров для большей наглядности представлены в Приложении 3 к настоящему пособию.

Уточним, что для обеспечения наибольшей достоверности результатов работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно не ограничиваться минимальным количеством служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о документе, содержащихся в карте и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б)осуществляется предварительная унификация стилистических средств выражения унифицированного текста;

в)составляется модель унифицированного текста, т. е. его предварительный вариант (версия или версии), требующий последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст -- таблица, трафарет -- анкета и т. п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных документов.

В дальнейшем составленная форма применяется в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных текстов трудового договора, формы приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов рассматриваются в следующем параграфе.

2.2Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов

2.2.1Положение о предприятии (организации, учреждении)

Положение о предприятии (организации, учреждении) -- это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями) (в отдельных случаях -- с их структурными подразделениями, должностными лицами).

Фактически положение о предприятии определяет правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к его компетенции, обязательные для выполнения его сотрудниками в процессе осуществления ими должностных обязанностей. Отметим, что действующие на сегодня руководящие документы по вопросам ДОУ не содержат норм и требований прямого действия, устанавливающих конкретный порядок и правила подготовки текста положения о предприятии. Вместе с тем, в сущности, аналогичные им нормы и требования изложены:

а) в Типовой инструкции по делопроизводству';

б)в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов'.

Исходя из содержания параграфа 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству, следует, что положение о предприятии должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа, как правило, постановления, об их утверждении руководителем соответствующего органа ведомственного (территориального) управления.

Текст положения о предприятии должен печататься на общем бланке предприятия и излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. При необходимости текст положения может делиться на главы, пункты и подпункты. В этом случае главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения о предприятии должен формулироваться в предложном падеже, например «Положение об акционерном обществе закрытого типа "Волховский тепловозостроительный завод"».

Структура положения о предприятии должна соответствовать указаниям Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов, но при этом учитывать специфику его организации и деятельности. Таким образом, положение о предприятии может включать ряд основных разделов2.

1. Общие положения.

2. Основные задачи предприятия.

3. Функции предприятия.

4. Права и обязанности предприятия.

5. Руководство предприятия.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности предприятия.

8. Реорганизация и ликвидация предприятия.

Основными реквизитами документа являются:

1) гриф утверждения;

2) наименование вида документа;

3) заголовок к тексту;

4) текст;

5) подпись.

Гриф утверждения должен включать в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее решение органа ведомственного (территориального) управления (например, постановление федерального министерства или министерства в составе правительства субъекта Федерации) с указанием его даты и номера.

Наименование вида документа должно печататься прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагаясь центрированным способом на 2-3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.

Заголовок к тексту должен печататься центрированным способом и отделяться от текста 2-3 межстрочными интервалами, при этом точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовки разделов внутри текста допускается выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается нумеровать арабскими цифрами. При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты -- в пределах соответствующего пункта.

Таким образом, номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела (цифр, разделенных точкой, например 1.2), а номер подпункта -- из номера раздела, подраздела, пункта и подпункта, также разделенных точками (например 2.3.1.1). При наличии в тексте документа ссылок на приложения соответствующую сноску следует оформлять звездочкой (*) или цифрой (1 и т.д.). Примерный текст положения о предприятии представлен в Приложении 4 к настоящему пособию'.

2.2.2Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении федприятия (организации, учреждения) должны соблюдаться требо-?ания, близкие к тем, что установлены для подготовки положений, шссмотренных в предыдущем параграфе. Примерная структура тек-:та положения установлена Методическими рекомендациями1 и пред-юлагает наличие следующих основных разделов.

1. Общие положения.

2. Задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

4. Права подразделения.

5. Ответственность подразделения.

6. Взаимоотношения подразделения.

Примерный текст положения о службе Д О У предприятия (соответствует приложению 12 к ГСДОУ) представлен в Приложении 5 к настоящему пособию.

2.2.3Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)

Инструкция по виду деятельности -- нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству 2.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна печататься на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией, по следующей рекомендуемой структуре.

1. Общие положения.

2. Правила обращения с документами (материалами и т. п.).

3. Организация контроля исполнения документов.

4. Формирование и хранение документов.

Текст инструкции по виду деятельности должен излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например «Инструкция о порядке ведения служебной переписки».

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

2.2.4Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)

Должностная инструкция -- нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов.

Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству 1.

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного (множественного) числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В соответствии с Методическими рекомендациями1 примерная структура текста должностной инструкции включает ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

При этом требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. К примеру, при разработке должностных инструкций госслужащих в них должны быть отражены:

* обязанности по должности;

* полномочия;

* нормативно-правовые документы, которыми следует руководствоваться должностному лицу;

* квалификационные требования2. Так, в соответствии с Приложением 2 к Приложению 12 ГСДОУ примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ имеет ряд пунктов.

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Взаимоотношения (связи по должности) работника.