Подготовка служебных документов

2 В том случае, если работодатель не согласен с намерением работника уволиться до истечения срока предупреждения, последний не вправе прекратить работу до полного истечения указанного срока.

3 Порядок расторжения трудового договора при ликвидации предприятия (прекращении деятельности работодателем -- физическим лицом) либо сокращении численности или штата его работников рассмотрен ниже.

5) смена собственника имущества предприятия;

6) принятие необоснованного решения, повлекшее за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу предприятия (организации, учреждения);

7)однократное грубое нарушение руководителем предприятия (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей *;

8) однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, в том числе прогул, появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; совершение по месту работы хищения, растраты, умышленного уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда; нарушение работником требований по охране труда, если последнее повлекло за собой тяжкие последствия либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;

9) представление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора;

10) прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска.

Кроме того, расторжение трудового договора по инициативе работодателя допускается и в иных случаях, установленных законом2.

Увольнение работников по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности или в период пребывания в отпуске последних не допускается, за исключением случаев ликвидации предприятия или прекращения деятельности работодателем -- физическим лицом.

В ряде случаев расторжение трудового договора осуществляется по обстоятельствам, не зависящим от воли работника или работодателя. К подобным случаям, в соответствии со ст. 83 ТК РФ, отнесены:

1 Только в отношении руководителя, заместителей руководителя и главного бухгалтера предприятия.

2 Например, в случаях расторжения трудового договора с руководителем предприятия и членами коллегиального исполнительного органа предприятия.

а) призыв работника на военную службу или направление на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

б) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;

в) неизбрание работника на должность;

г) осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;

д) признание работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением;

е) смерть работника либо работодателя -- физического лица, а также их признание судом умершими или безвестно отсутствующими;

ж) наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений, если данное обстоятельство признано решением органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (Правительства РФ).

Кроме того, согласно ст. 84 ТК РФ расторжению подлежит трудовой договор, заключенный с нарушением установленных обязательных правил, а именно:

а) если заключение трудового договора выполнено в нарушение приговора суда о лишении конкретного лица права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

б) если заключение трудового договора на выполнение определенной работы противопоказано данному работнику по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;

в) если выявлено отсутствие документа об образовании, при условии, что выполнение данной работы требует специальных знаний в соответствии с нормами законодательства РФ.

Во всех перечисленных в ст. 84 ТК РФ случаях работнику выплачивается выходное пособие в размере среднемесячного заработка.

Необходимо также сказать о гарантиях и компенсациях, предоставляемых работникам предприятия (организации, учреждения) при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией предприятия, сокращением его численности или штата. Первой обязанностью работодателя, поставленного перед необходимостью ликвидации предприятия либо сокращения его численности или штата, является своевременное информирование об этом работников предприятия.

Статья 180 ТК РФ в этой связи определяет крайний срок письменного персонального уведомления работников, подлежащих увольнению по перечисленным выше основаниям, -- 2 месяца. Получив уведомление о предстоящем увольнении, работник обязан расписаться и указать дату ознакомления с документом. Если на момент истечения срока предупреждения работник, рабочее место (должность) которого подлежит сокращению, временно отсутствует на предприятии (например, находится в командировке или на больничном), то расторжение трудового договора производится не ранее даты возвращения работника (даты его выхода на работу).

Работодатель обязан предложить работнику, подлежащему сокращению, другую имеющуюся работу (вакантную должность), соответствующую квалификации работника, в том числе и вместо временно отсутствующего работника. Предложение работы (должности) работнику делается каждый раз, когда на предприятии появляются новые вакантные должности (высвобождаются рабочие места).

В то же время работодатель имеет право при наличии письменного согласия работника расторгнуть с ним трудовой договор без предупреждения об увольнении за два месяца с одновременной выплатой дополнительной компенсации в размере двухмесячного среднего заработка увольняемого работника, которая выплачивается работнику в день увольнения. Следуя указанному порядку досрочного расторжения трудовых отношений, работодатель не предлагает увольняемому работнику другой работы и единолично определяет дату прекращения действия трудового договора. Однако до издания приказа об увольнении работник вправе отозвать данное им ранее согласие, подав на имя работодателя соответствующее письменное заявление.

При получении предупреждения об увольнении по указанным основаниям работник может принять предложение работодателя о переводе на другое вакантное рабочее место (должность). При наличии на предприятии вакантных рабочих мест (должностей), на которые работник, подлежащий увольнению, может быть трудоустроен, последний не может требовать от работодателя направления на профессиональную подготовку (переподготовку или повышение квалификации), кроме случаев, определяемых ст. 219 ТК РФ и комментариями к ней.

В то же время отдельным категориям работников, подлежащих увольнению в случае ликвидации предприятия или сокращения его численности или штата, в соответствии с положениями коллективного договора может быть предоставлена возможность профессиональной подготовки. К ним относятся:

а) работники, которым невозможно подобрать работу по имеющейся у них специальности и уровню квалификации в связи с отсутствием на предприятии работы, отвечающей их профессиональным навыкам;

б) работники, утратившие способность к выполнению работы по прежней специальности и квалификации в связи с выполнением в период, предшествовавший увольнению, работы, требующей иных профессиональных навыков.

Работник может также отказаться от предложения работодателя о трудоустройстве и уволиться для последующего трудоустройства на другом предприятии или для назначения пенсии. В соответствии с нормами законодательства РФ работник в период действия срока предупреждения о предстоящем увольнении имеет право:

а) выбрать новое место работы, обратившись в службу занятости или к другим работодателям;

б) выйти на пенсию по старости (по возрасту), включая предоставление права выхода на пенсию на льготных условиях, но не ранее чем за 2 года до установленного законодательством РФ срока выхода на пенсию для данной категории работников.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний рабочий день) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с положениями и формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

Глава 5. Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовых книжек

5.1Назначение и характеристика

Правил ведения и хранения трудовых книжек,

Инструкции по заполнению трудовых книжек1

Совершенствованию работы по документированию трудовой деятельности сотрудников организаций (предприятий, учреждений) будет в определенной степени способствовать утверждение и введение в действие новых Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкции по заполнению трудовых книжек. Таким образом, новые Правила и Инструкция призваны заменить документы, оставшиеся в «наследство» российскому трудовому законодательству еще со времен существования СССР2.

1 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»). Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 Министерству труда и социального развития РФ предписано утвердить Инструкцию о порядке заполнения трудовых книжек.

2 «О трудовых книжках рабочих и служащих». Постановление Совета Министров СССР от 6 сентября 1973 г. № 656 (в ред. от 2 августа 1985 г. с изм. и Доп. от 19 октября 1990 г.). Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. Постановлением Минтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (в ред. от 2 августа 1985 г. с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

Назначение Правил вытекает из названия документа. По сути, указанные Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения должностными лицами организаций (предприятий, учреждений) при:

а) ведении трудовых книжек;

б) хранении трудовых книжек;

в) изготовлении бланков трудовых книжек;

г) обеспечении соответствующими бланками всех категорий работодателей.

Добавим, что одновременно с Правилами утверждены и введены в обращение с 1 января 2004 г. новые формы трудовой книжки и вкладыша к ней (Приложение 17)1.

Рассматриваемые нами Правила конкретизируют положения Трудового кодекса РФ, в соответствии с которыми, начиная с 1 февраля 2002 г., осуществлялась общая правовая регламентация обращения с трудовыми книжками2. Коротко охарактеризуем структуру и общее содержание Правил. Структурно документ объединяет восемь разделов, включающих, в свою очередь, 48 пунктов. В содержании Правил последовательно излагаются:

а) общие положения;

б) порядок ведения трудовых книжек;

в) порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку;

г) порядок и случаи оформления дубликата трудовой книжки;

д) порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (при прекращении трудового договора);

е) порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку;

ж) порядок учета и хранения трудовых книжек;

з) ответственность должностных лиц за соблюдение порядка ведения трудовых книжек;

и) порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (рис. 5.1).

1 Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 утверждены также технические требования к изготовлению соответствующих бланков.

Назначение Правил:

установление норм и требований, обязательных для выполнения должностными лицами организаций (предприятий, учреждений) при Ведении трудовых книжек Хранении трудовых книжек]

Изготовлении бланков трудовых книжек

Обеспечении соответствующими

бланками всех категорий

работодателей

Основное содержание правил

Общие положения

Порядок ведения трудовых книжек

Порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку

Порядок и случаи оформления дубликата трудовой книжки

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении (при прекращении трудового договора)

Порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Ответственность должностных лиц за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

В преамбуле Правил (раздел «Общие положения») подчеркивается, что трудовая книжка -- это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника организации (предприятия, учреждения), в который вносятся сведения:

а) о работнике (владельце трудовой книжки);

б) о выполняемой владельцем трудовой книжки работе;

в) о переводе владельца трудовой книжки на другую постоянную работу;

г) об увольнении работника.

Кроме того, в необходимых случаях в трудовой книжке должны отражаться основания прекращения с работником трудового договора, а также сведения о награждении владельца трудовой книжки за те или иные успехи в работе1.

Функциональное назначение Инструкции по заполнению трудовых книжек заключается в установлении единого порядка заполнения трудовых книжек, а также вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек. Кроме того, в приложениях к инструкции содержатся формы соответствующей учетной документации (Приложение 18).

Структурно документ состоит из семи разделов, насчитывающих 21 пункт. В содержании инструкции последовательно излагаются:

* общие положения;

* порядок заполнения сведений о работнике;

* порядок заполнения сведений о работе;

* порядок заполнения сведений о награждении;

* порядок заполнения сведений об увольнении (прекращении тр дового договора);

* особенности заполнения сведений об увольнении и приеме на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (его переходом на выборную работу);

* особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

1 Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (п. 5 Правил). Работодатель -- физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (п. 3 Правил). Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, наряду с государственным языком Российской Федерации могут вестись и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

Рассмотрим далее особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми документами.

5.2Особенности ведения трудовых книжек в соответствии с новыми Правилами и Инструкцией

5.2.1Оформление трудовой книжки

Вопросам ведения трудовых книжек отведен самостоятельный (второй по нумерации) раздел Правил и практически весь текст Инструкции. Это обстоятельство побуждает нас к возможно более тщательному изучения их содержания.

Прежде всего обратим внимание читателей на порядок оформления трудовой книжки. Необходимость в оформлении трудовой книжки (не дубликата) возникает в тех случаях, когда работник трудоустраивается впервые.

Оформление трудовой книжки является прямой обязанностью работодателя, как это следует, в частности, из содержания ст. 66 ТК РФ. Пункт 8 новых Правил уточняет это требование, предписывая работодателю производить оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, «в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу».

Подчеркнем, что новая Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке аккуратно, используя для этой цели перьевую или гелевую ручку либо ручку-роллер (шариковую) со световодостой-кими чернилами (гелем, пастой) черного (синего, фиолетового) цвета. Производимые в трудовой книжке записи не должны иметь сокращений, как то: «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.

Состав сведений о работнике, вносимых, в соответствии с п. 9 Правил, в трудовую книжку при ее оформлении, включает:

а) личные сведения -- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) -- вносимые в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) сведения об образовательной и профессиональной подготовке -- образование, профессия, специальность, -- вносимые на основании документов об образовании, о квалификации.

При этом, как следует из Инструкции, фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Дата рождения работника также должна указываться полностью -- число, месяц, год.

Основанием для совершения указанных выше записей служат личные документы работника -- паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность. Записи об образовании работника производится на основании надлежащим образом заверенных документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома и др.)1.

Отметим также, что при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, соискатель должен представить в дополнение к перечисленным сведения о наличии у него специальных знаний. Данное положение Правил в точности соответствует требованиям ст. 65 ТК РФ.

На практике сказанное означает, что соискатель должен документально подтвердить наличие у него соответствующих знаний. К примеру, переводчик должен при заключении трудового договора предъявить уполномоченному представителю работодателя (как правило, сотруднику отдела кадров) диплом или свидетельство о квалификации, и т. п.2

Что касается записей о профессии (специальности) работника, то они производятся в трудовой книжке на основании вышеперечисленных документов об образовании, квалификации и (или) наличии специальных знаний, а также иных надлежащим образом заверенных документов.

Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении, представлен в табл. 5.1, а перечень соответствующих документов -- в табл. 5.2.

Не исключено, что в дальнейшем у работодателя может возникнуть необходимость во внесении изменений в ранее совершенные в данном разделе записи трудовой книжки. Делать это следует в соответствии с Инструкцией (раздел 2), соблюдая следующие основные требования:

1 Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих этот факт -- например, студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения (заведения) и т. п.

2 Следует также учитывать требование указанной статьи о том, что в отдельных случаях с учетом специфики работы законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления соискателем дополнительных документов. Требовать от соискателя предоставления документов, не предусмотренных законодательством РФ, запрещается.

Таблица 5.1

Состав сведений о работнике, вносимых в трудовую книжку при ее оформлении

№ п/п	Состав сведений	Перечень сведений	Документ-основание
1	Личные сведения	Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) работника	Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника
2	Сведения о подготовке	Образование, профессия, специальность	Документы об образовании, о квалификации
3	Сведения о наличии специальных знаний	Сведения о специальной образовательной (профессиональной) подготовке	Документы об образовании, о квалификации (диплом врача, водительские права и пр.)

Таблица 5.2

Перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора

№ п/п	Наименование документа	Примечание
1	Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника	Предъявляется во всех случаях
2	Документ об образовании, о квалификации (о наличии у работника специальных знаний)	Предъявляется во всех случаях (при поступлении на работу, требующую специальных знаний)
3	Трудовая книжка	За исключением случаев, когда трудовой договор заключается работником впервые (оформляется работодателем) или на условиях совместительства
4	Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования	Оформляется работодателем
5	Документы воинского учета	Предъявляются военнообязанными и лицами, подлежащими призыву на военную службу
6	Иные документы, предоставление которых предусмотрено законодательством РФ	С учетом специфики работы

После этого на первой странице (титульном листе) трудовой книжки на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих, что в персональных данных работника произошли те или иные изменения, как то -- паспорт, свидетельство и др. -- производится новая запись. Произведенная запись в обязательном порядке дополняется ссылкой на название документа, его номер и дату. Затем новая запись заверяется подписью работодателя (уполномоченного им лица) и оттиском соответствующей печати (например, кадровой службы предприятия); 4 для изменения записей об образовании, профессии (специальности) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки на основании надлежащим образом заверенных документов, подтверждающих, что в персональных данных работника произошли соответствующие изменения, производится -- без зачеркивания прежних сведений -- новая запись.

Внесение изменений производится работодателем (уполномоченным им лицом), как правило, по письменному обращению (заявлению) работника. Внесение изменений должно производится в сроки, установленные для деятельности организаций (предприятий, учреждений). Срок исчисляется с момента предоставления работником в распоряжение работодателя (уполномоченного им лица) соответствующих документов. К рассмотрению принимаются подлинники документов или их копии, заверенные установленным порядком.

При выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи ее исправление, как это предусмотрено п. 27 Правил, должно производиться по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо, если последнее по каким-либо причинам не представляется возможным, работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (неточность) в записи (например, письма с изложением обстоятельств дела).

Работодатель обязан оказать работнику необходимую помощь в устранении выявленных ошибок (неточностей) в записях трудовой книжки. В частности, если предприятие (организация, учреждение), которая произвела в трудовой книжке работника неправильную (неточную) запись, реорганизована, то исправление указанной записи производится ее правопреемником, а в случае ликвидации предприятия -- работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (табл. 5.3). Подчеркнем, что, согласно п. 29 Правил, сведения в исправленной записи во всех случаях должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты та-

Таблица 5.3 Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений

№ п/п	Причина внесения изменений (исправлений)	Основание (документ)	Примечание
1	Изменения в личных данных работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения)	Паспорт или свидетельство (о заключении или о расторжении брака, о рождении)	Производится работодателем по последнему месту работы
2	Изменения в данных об образовании (профессии, специальности) работника	Диплом (свидетельство, удостоверение) о получении образования, профессии, специальности, о повышении квалификации	Производится работодателем по последнему месту работы
3	Исправление записей	На основании документов, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством РФ основанием для исправления записей могут служить свидетельские показания	Производится работодателем, внесшим неверную запись, кроме случаев ликвидации организации, внесшей неверную запись. Может также производиться работодателем по последнему месту работы на основании соответствующих документов

кого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе должно производиться на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Отметим также, что Правила содержат точные указания и о порядке внесения изменений в ошибочные (неточные) записи в случае, если необходимые документы полностью отсутствуют. Правилами, в частности, установлено, что «свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей», за исключением:

а) записей, в отношении которых имеется судебное решение;

б) случаев, предусмотренных п. 34 Правил (см. далее).

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При этом, -- обратим на это внимание еще раз, -- зачеркивание (без внесения верных сведений) неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении работника, не допускается.

5.2.2Оформление записей о выполняемой работе

Рассмотрим далее особенности оформления записей о работе, выполняемой работником. Напомним в этой связи, что в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель1 «обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней», при условии, что работа в данной организации является для работника основной.

В процессе ведения трудовой книжки в нее вносятся следующие записи:

а) о выполняемой работе;

б) о переводах на другую постоянную работу;

в) об увольнении работника;

г) основания прекращения трудового договора2;

д) сведения о награждениях за успехи в работе;

е) сведения о дисциплинарном взыскании -- увольнении с работы3.

Записи о выполняемой работе, о переводе на другую постоянную работу, о квалификации, об увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку работника на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении -- в день увольнения. Во всех перечисленных случаях содержание записи должно производиться без каких-либо сокращений и в точности соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя. Кроме того, каждая запись нумеруется.

Общий порядок внесения в трудовую книжку записей о работе, установленный Инструкцией (раздел 3), выглядит следующим образом: « в графе 3 (в виде заголовка) -- указывается полное (при наличии --

также и сокращенное) официальное наименование предприятия (организации, учреждения)4;

1 Кроме работодателей -- физических лиц.

2 Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью (пункт) ТК РФ (иного федерального закона) (ст. 66 ТК РФ).

3Во всех других случаях сведения о примененных в отношении работника взысканиях в трудовую книжку не заносятся (ст. 66 ТК РФ).

4 Такая запись производится каждым работодателем однократно. Для этой цели используется необходимое для записи количество строк в пределах данной графы.

в графе 1 -- указывается порядковый номер записи; в графе 2 (в соответствии с внутренней разграфкой) -- указывается дата (приема на работу, перевода на другую должность и т. п.); в графе 3 -- указывается запись о приеме на работу (назначении в структурное подразделение с указанием конкретного наименования последнего -- в случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в заключенный с работником трудовой договор в качестве существенного) по определенной должности (специальности, профессии). При этом, помимо наименования должности (специальности, профессии), указывается квалификация работника1;

* в графе 4 -- указываются сведения о документе, послужившим основанием для совершения записи -- его названии (приказ, распоряжение и пр.), дате и номере.

Внесение изменений в записи о работе производится с соблюдением требований Инструкции (разделы 1 и 3). В частности, для признания какой-либо из ранее совершенных в трудовой книжке записей о работе недействительной непосредственно за последней имеющейся записью под очередным порядковым номером (графа 1) и с простановкой даты (графа 2) в графе 3 оформляется запись: «Запись за номером таким-то недействительна». Далее (после точки) оформляется правильная запись (например, о приеме на работу, о переводе на другую должность и т. п.). После этого в графе 4 делается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения правильной записи с указанием его наименования, даты и номера.

Запись о работе, признанная недействительной, не зачеркивается. Аналогичным образом признаются недействительными и записи раздела «Сведения о награждении».

Изменения в записях трудовой книжки, обусловленные внесением изменений в квалификационные справочники и (или) штатное расписание предприятия (организации, учреждения), оформляются со ссылкой на соответствующие документы. Точно так же в трудовой оформля-

1 Эти наименования, как правило, должны соответствовать сведениям, содержащимся на этот счет в штатном расписании предприятия (организации, учреждения). Если же в соответствии с законодательством выполнение работ по занимаемой работником должности (профессии, специальности) предполагает предоставление льгот (установление ограничений), то наименование должности (профессии, специальности) должно в точности соответствовать указанным в квалификационных справочниках.

ются записи о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т. п.) и об установлении ему второй (и последующих) профессии (специальности) либо иной квалификации.

В случае изменения за время работы работника наименования предприятия (организации, учреждения) об этом в графе 3 делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то» с полным указанием старого и нового наименований. В графе 4 указывается ссылка на соответствующий документ.

Записи, подтверждающие работу по совместительству, вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании соответствующих документов по письменному заявлению работника. В этом случае в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя.

Записи о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж -- например, в связи с отбытием наказания в виде исправительных работ -- вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов (постановление или определение суда и др.). При этом в графе 2 указывается дата совершения записи, а в графе 3 -- крайние даты периода, не засчитываемого в непрерывный трудовой стаж.

При восстановлении (в порядке, предусмотренном законом) непрерывного трудового стажа в трудовую книжку на основании соответствующих документов вносится запись с указанием даты, начиная с которой работнику восстанавливается непрерывный стаж. Такая запись совершается по последнему месту работы работника на момент получения документального подтверждения факта восстановления непрерывного трудового стажа.

Необходимо обратить внимание уважаемых читателей на скрупулезную регламентацию порядка и правил совершения в трудовой книжке записей о прекращении действия трудового договора. Как известно, общее правовое регулирование вопросов, связанных с прекращением действия трудового договора, в настоящее время осуществляется на основании главы 13 ТК РФ «Прекращение трудового договора», которой предусмотрены основания для прекращения действия трудового договора (см. подробнее параграф 4.4). В соответствии с Правилами все перечисленные основания прекращения действия трудового договора можно условно разделить на четыре группы:

а) прекращение действия трудового договора по инициативе работодателя;

б) прекращение действия трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;

в) прекращение действия трудового договора по иным основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ;

г) прекращение действия трудового договора по иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ.

Порядок внесения в трудовую книжку соответствующих записей конкретизирован Инструкцией (разделы 5 и 6) и предусматривает следующее:

в графе 1 -- указывается порядковый номер записи; в графе 2 -- указывается дата увольнения (прекращения действия трудового договора), указанная в соответствующем документе (приказе, распоряжении и т.п.)1;

в графе 3 -- указываются причины увольнения со ссылкой на соответствующую статью (пункт, подпункт статьи) ТК РФ; в графе 4 -- указывается название документа, послужившего основанием для внесения записи, его дата и номер. При этом, как известно, обстоятельства, повлекшие за собой увольнение работника, могут быть весьма различными. Так, при прекращении действия трудового договора по основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон)2, в трудовую книжку работника, согласно п. 15 Правил и п. 5.2 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку работника, согласно п. 16 Правил и п. 5.3 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку работника, согласно п. 17 Правил и п. 5.4 Инструкции, вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3, согласно п. 6.1 Инструкции, должно быть помимо прочего указано, осуществлен ли перевод с согласия работника или по его просьбе1. При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) в графе 3, согласно п. 6.2 Инструкции, должна иметься ссылка на п. 5 ст. 77 ТК РФ2.

При прекращении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми в соответствии с законодательством связано предоставление увольняемому определенных льгот (преимуществ), в трудовую книжку, согласно п. 5.6 Инструкции, вносится запись с указанием этих причин. Наконец, при прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным законодательством РФ, в трудовую книжку работника, как этого требует п. 18 Правил и п. 5.5 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона (рис. 5.2).

Особого упоминания заслуживает и порядок выдачи трудовой книжки работнику при увольнении (прекращении действия трудового договора), установленный ст. 80 ТК РФ и разделом 4 Правил. Остановимся прежде всего на содержании действий работодателя, которые он обязан произвести в отношении работника, подлежащего увольнению по тем или иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ (см. ранее).

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении действия трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации (предприятии, учреждении), заверяются подписью работодателя (уполномоченного им лица), печатью организации (отдела кадров) и подписью самого работника (кроме случаев, указанных в п. 36 Правил -- см. далее)3.

1 Соответственно, при приеме на новую работу в графе 3, помимо прочего, указывается, что работник принят в порядке перевода.

2 Если имеет место переход на выборную работу (должность) к другому работодателю, то при приеме на новую работу в графе 3 указывается, на какую именно работу (должность) избран работник, а в графе 4 дается ссылка на соответствующее решение выборного органа, его дату и номер.

3 В трудовой книжке, заполнявшейся на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, печатью заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения. Задержка в выдаче работнику трудовой книжки по вине работодателя (в том числе в связи с внесением в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника и по иным причинам) влечет за собой обязанность работодателя возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок. В этом случае днем увольнения работника (прекращения трудового договора) должен считаться день фактической выдачи ему трудовой книжки, а ранее внесенная в трудовую книжку запись о дне увольнения признается недействительной.

Возможна, однако, ситуация, при которой увольняемый работник в день увольнения отсутствует на работе по тем или иным причинам либо попросту отказывается получить трудовую книжку.

В этом случае работодатель (уполномоченное им лицо) обязан письменно уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой1 либо дать согласие на отправление ее по почте. Согласие, полученное от работника в письменном виде (в форме заявления) дает работодателю право произвести пересылку трудовой книжки почтой по указанному работником адресу.

В случае смерти работника, как это предусмотрено п. 37 Правил, трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи (о прекращении трудового договора в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников умершего работника.

Существенным с правовой точки зрения является требование, содержащееся в п. 12 Правил и вменяющее в обязанность работодателя ознакомление работника с содержанием вносимых в трудовую книжку записей о выполняемой работе2, о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Факт ознакомления с содержанием записи фиксируется в личной карточке работника (форма Т-2, см. далее).

1 Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки, в том числе и от возмещения ему заработка за время вынужденного прогула (ст. 62 ТК РФ).

2 Так, записи о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 20 Правил).

С этой целью в соответствующих графах указанной карточки повторяется запись, внесенная в трудовую книжку работника.

Помимо записей о трудовой деятельности в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки по месту работы работника вносятся также следующие записи:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе»;

б) о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

в) о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При совершении указанных записей в их содержании в обязательном порядке отражаются сведения о соответствующих документах, послуживших обоснованием для внесения в трудовую книжку.

Следует также особо остановиться на порядке признания недействительными отдельных видов записей, ранее совершенных в трудовой книжке работника, еще не рассмотренном нами в рамках данного параграфа. Соответствующие указания на этот счет содержатся в п. 22 Правил.

Как следует из его содержания, «записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными». Таким образом, при наличии перечисленных в настоящем пункте Правил оснований, а именно -- документального подтверждения незаконности осуждения работника (привлечения к уголовной ответственности) -- работодатель по письменному заявлению работника вправе выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной1.

Рассмотрим далее порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги. Уточним, что в соответствии с п. 24 Правил в трудовую книжку работника вносятся следующие сведения о награждении (поощрении):

1 Порядок выдачи дубликата трудовой книжки регламентируется разделом 3 Правил (см. далее).

а) о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении работнику государственных почетных званий;

б) о награждении работника почетными грамотами, присвоении работнику званий, награждении работника нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрений, предусмотренных в отношении работников организаций (предприятий, учреждений) законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (уставами и положениями о дисциплине) организаций.

Перечисленные виды записей вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих указов и иных решений о награждении (поощрении) работника1 При этом следует придерживаться предписаний, изложенных в разделе 4 Инструкции.

При внесении в соответствующий раздел трудовой книжки первой записи о награждении (поощрении) в графе 3 предварительно указывается полное (при наличии -- также сокращенное) официальное наименование предприятия (организации, учреждения). Далее:

* в графе 1 -- указывается порядковый номер записи;

* в графе 2 -- указывается дата награждения (поощрения) в соответствии с документом, на основании которого награждается (поощряется) работник;

* в графе 3 -- указывается, кем награжден (поощрен) работник, за какие достижения (трудовые заслуги) и какой наградой (каким видом поощрения);

4 в графе 4 -- указывается название документа, в соответствии с которым награжден (поощрен) работник, его дата номер.

Выдача выписок из трудовой книжки (в форме отдельных записей, совершенных в ней работодателем) осуществляется в порядке, определенном ст. 62 ТК РФ. Основанием для выдачи соответствующих выпи-

1 Так, ст. 191 ТК РФ в качестве мер поощрения за труд, применяемых работодателем в отношении работников, перечислены: объявление благодарности, премирование (см. ниже), награждение ценным подарком или почетной грамотой, представление к званию «Лучший по профессии». Кроме того, за особые заслуги перед обществом и государством отдельные работники могут быть представлены работодателем к награждению государственными наградами. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку работника не вносятся (п. 25 Правил).

сок является письменное заявление работника. Работодатель обязан выдать выписку в течение трех дней с момента поступления к нему соответствующего заявления, при этом выписка должна быть заверена надлежащим образом1.

5.3Оформление, заполнение и ведение дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней

Рассмотрим далее вопросы, связанные с оформлением, заполнением и ведением дубликата трудовой книжки и вкладыша к ней. Их правовое регулирование осуществляется на основании разделов 3 и 5 Правил, а также раздела 7 Инструкции.

Уточним, что оформление дубликата трудовой книжки производится в случаях:

а) утраты работником трудовой книжки;

б) небрежного обращение работника с трудовой книжкой;

в)приведения трудовой книжки в негодность вследствие ненадлежащего (небрежного) хранения работодателем (уполномоченным им лицом);

г) утраты (в том числе массовой, см. далее) работодателем трудовых книжек работников вследствие обстоятельство неодолимой силы.

Рассмотрим перечисленные ситуации по порядку.

При обнаружении утраты трудовой книжки (например, полученной работником от работодателя во временное пользование -- для ознакомления с содержанием произведенных в ней записей и пр.) лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Как правило, соответствующее заявление делается работником в письменной форме. Работодатель вправе произвести проверку изложенных в письменном заявлении работника обстоятельств утраты трудовой книжки (допустим, назначив с этой целью служебное расследование). Заполнение дубликата трудовой книжки производится в соответствии с изложенными ранее в отношении трудовой книжки требованиями Инструкции, при этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) старой трудовой книжки (в тех случаях, когда она сохранилась и подлежит заме-

5.4Учет и хранение трудовых книжек. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен разделом 6 Правил. Учет .трудовых книжек и вкладышей (оформленных на работников), бланков трудовых книжек и бланков вкладышей осуществляется в организации (предприятии, учреждении) посредством оформления и ведения соответствующей учетной документации -- книг учета движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходных книг по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей ведется отделом кадров (другим подразделением, выполняющим функции отдела кадров) организации. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также вновь выданные работникам (взамен утраченных, испорченных и т. п.) трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера каждого документа.

При получении трудовой книжки на руки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также в личной карточке (форма Т-2).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей ведется бухгалтерией организации. В указанную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей, с указанием серии и номера бланка каждого документа.

Книги учета и приходно-расходные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение трудовых книжек и вкладышей, ведущихся на работников организации, осуществляется с соблюдением требований, предусмотренных для хранения документации, содержащей персональные данные2. Хранение указанных документов должно осуществляться в приспособленных для этой цели помещениях (хранилищах) или в рабочих комнатах, доступ в которые имеют только уполномоченные лица (сотрудники отдела кадров организации, ответственные за учет и хранение документов).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки и вкладыши помещаются в сейфы (шкафы, ящики рабочих столов, снабженные на-

1 Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития РФ (см. Приложение 18).

2 О персональных данных см. подробнее Главу 14 ТК РФ.

дежными запорами и приспособлениями для опечатывания). Для обеспечения оперативного поиска трудовых книжек целесообразно располагать их в алфавитном порядке и снабжать полки, на которых они расположены в сейфах (шкафах, столах), пояснительными надписями с указанием на соответствующих полках букв алфавита.

Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей осуществляется, как правило, в бухгалтерии организации с соблюдением требований, предусмотренных для хранения документации строгой отчетности (см. выше). Выдача бланков документов производится уполномоченным сотрудником бухгалтерии сотруднику отдела кадров, ответственному за ведение трудовых книжек, на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, полученных в течение отчетного периода для оформления, и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы. Испорченные при заполнении бланки документов подлежат уничтожению по акту.

Хранение трудовых книжек (в том числе их дубликатов), не полученных работниками при увольнении (либо в случае смерти работника -его ближайшими родственниками), осуществляется в течение двух лет в отделе кадров (ином подразделении, выполняющем его функции) организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока, как следует из п. 43 Правил, «невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке» (табл. 5.4).

Следует также отдельно остановиться на вопросе обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей. Правила предписывают работодателю постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей. Поясним, что в данном случае под необходимым подразумевается количество бланков, обеспечивающее текущие потребности организации с учетом среднего количества трудовых книжек и вкладышей, оформляемых работникам предприятия в течение определенного периода времени. Кроме того, некоторое количество бланков должно находиться в резерве на случай каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Общий порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей установлен разделом 8 Правил. В соответствии с пунктом 46 Правил изготовление бланков указанных документов и обеспечение ими работодателей на платной основе «осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Работодатель несет ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей.

Ответственность за непосредственное ведение указанной работы возлагается на уполномоченное в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя лицо (как правило, сотрудник отдела кадров организации). За нарушение установленного Правилами порядка обращения с трудовыми книжками работодатель и уполномоченные им лица несут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Примерные формулировки записей в трудовых книжках, совершенные на основании приказов по персоналу, соответствующие Трудовому кодексу РФ, представлены в Приложении 19 к данной книге.