Подготовка служебных документов

6. Ответственность работника.

7. Оценка работы.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68). - М., 2001.

В разделе «Общие положения» устанавливаются:

1) задачи работника (например, для делопроизводителя -- прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

2) порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

3) профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

4) основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяются:

1) предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

2) перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе «Обязанности работника» указываются:

1) специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информации;

2) особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

3) особенности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

4) порядок исполнения поручений;

5) этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, а также сообщаются сведения о том, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе «Ответственность работника» устанавливаются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущений в работе.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, определенных должностной инструкцией и иными документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.

Примерные тексты должностных инструкций различных категорий сотрудников предприятия представлены в Приложении 6 к настоящему пособию.

2.2.5Штатное расписание предприятия (организации, учреждения)

Штатное расписание -- это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений.

Штатное расписание предприятия составляется по установленной форме1 и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. №26).

Порядок подготовки штатного расписания может дополнительно регламентироваться положениями ведомственных организационно-распорядительных документов2.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

1 Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанная форма -- форма № Т-3 «Штатное расписание» -- предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), утверждается приказом руководителя предприятия, а подписывается его разработчиком.

Бланк формы Т-3 «Штатное расписание» приведен в Приложении 7 к настоящему пособию.

2.2.6Приказ. Распоряжение

Письменный приказ -- это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству1.

В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. №68). - М., 2001.

готовит служба персонала, по финансовым вопросам -- бухгалтерия, по вопросам планирования -- плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, -- заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.

С учетом правовой специфики рассматриваемых в данном параграфе документов особое значение придается качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.

С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:

а) исполнителем проекта;

б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

г) руководителем службы ДОУ;

д) руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:

а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);

б) обоснование необходимости подписания документа;

в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом) '.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартные бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. № 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например «Об откомандировании работников предприятия в...».

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа (к примеру, во исполнение распоряжения вышестоящего органа управления), то в констатирующей части указываются также наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, например, «В соответствии с Распоряжением Правительства Чеченской Республики от 23 августа 2003 г. № Р-987 "О дополнительных мерах по противодействию терроризму и экстремизму"...»

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте проекта.

В качестве исполнителей в документе указываются структурные подразделения (должностные лица) предприятия. Последний пункт распорядительной части документа может также содержать сведения о подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Следующий реквизит -- виза -- включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Реквизит подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Образец оформления приказа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству * представлен в Приложении 8, а распоряжения -- в Приложении 9 к настоящему пособию.

1 Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. №68). - М., 2001.

2.2.7Протокол

Протокол -- это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту -- протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

Общий порядок и правила оформления протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:

а) записей, произведенных во время совещания (заседания)';

б) представленных тезисов докладов и выступлений;

в) справок;

г) проектов решений;

д) других документов и материалов протокольного мероприятия.

Указанные материалы представляются ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты проведения протокольного мероприятия. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей (иными должностными лицами, несущими ответственность за подготовку). Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на секретаря, службу ДОУ или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения протокольного мероприятия. Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка, например, «Для служебного пользования».

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3)присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «слушали -- выступили -- постановили -- решили». Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения)1.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 11 к настоящему пособию.

2.2.9Доверенность

Доверенность -- документ, удостоверяющий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу.

Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами -- другим частным лицам. Согласно Методическим рекомендациям1 при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются:

а) фамилия, имя и отчество доверенного лица;

б) наименование должности доверенного лица;

в) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;

г) образец подписи доверенного лица;

д) срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности. Коснемся в этой связи некоторых правовых вопросов.

Как известно, юридическую основу для оформления и последую-его выполнения действий по доверенности образуют положения 'ражданского кодекса РФ (далее -- ГК РФ). В частности, в соответ-твии со ст. 185 ГК РФ под доверенностью признается «письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представи-'ельства перед третьими лицами». При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ. Следует отметить, что в соответствии со ст. 185 ГК РФ к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Отдельные виды доверенностей, например доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, или на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках1 и на получение корреспонденции, в т. ч. денежной и посылочной, могут быть, кроме того, удостоверены:

а) организацией, в которой доверитель работает или учится;

б) жилищно-эксплуатационной организацией (ЖЭКом -- жилищно-коммунальной конторой, ЖРЭПом -- жилищно-ремонтно-экс-плутационным предприятием и пр.) по месту жительства доверителя;

в) администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Возвращаясь к рассмотрению вопросов оформления (и осуществления действий) доверенностей предприятий (организаций, учреждений), следует отметить, что ГК РФ устанавливает особый порядок для оформления и выдачи доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати предприятия (организации, учреждения){.

Порядок удостоверения доверенностей конкретизирован разделом 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом России 19 марта 1996 г. В частности, в соответствии с п. 31 указанной инструкции по требованию юридического лица «доверенность от его имени может быть нотариально удостоверена. В этом случае должны быть проверены полномочия должностного лица, подписавшего доверенность».

В доверенности, выдаваемой от имени юридического лица, в обязательном порядке указываются2:

а) полное наименование юридического лица;

б) место нахождения руководящего органа;

в) должностное положение лица, подписавшего доверенность.

1 Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

2 В тексте доверенности на имя адвоката, помимо перечисленных сведений, а также сведений о месте и дате ее составления (подписания), фамилии, имени, отчества и места жительства лица, выдавшего доверенность, и лица, на имя которого она выдана, указывается также место работы доверенного лица: адвокатская контора, юридическая консультация и т. д.

Особый порядок установлен указанной инструкцией в отношении удостоверения доверенностей от имени нескольких лиц. Так, должностные лица вправе удостоверять доверенности от имени одного или нескольких лиц на имя одного или нескольких лиц строго в пределах своих полномочий. Кроме того, подобная доверенность может быть удостоверена только в том случае, если действия, предусмотренные доверенностью, касаются однородных интересов всех лиц, выдающих доверенность, например, если речь идет о доверенности на ведение общего судебного дела и т. п. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, недействительна1.

В отдельных случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. Например, доверенное лицо не может совершать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого представительства. Кроме того, согласно ст. 28 и 29 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, а также от имени граждан, признанных в судебном порядке недееспособными, могут совершать их родители, усыновители или опекуны. Согласно ст. 26 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет могут быть удостоверены с письменного согласия их законных представителей: родителей, усыновителей или попечителей. Особенности имеет и доверенность, выдаваемая в порядке передоверия. Последняя в соответствии со ст. 187 ГК РФ подлежит нотариальному удостоверению2.

При этом доверенность в порядке передоверия не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности, а срок ее действия -- превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. Кроме того, в доверенности, удостоверяемой в порядке передоверия, должны быть указаны время и место удостоверения доверенности, на основании которой она выдана.

Лицо, передавшее свои полномочия другому лицу, должно известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекращения действия доверенности:

а) истечение срока доверенности;

б) отмена доверенности лицом, выдавшим ее1;

в) отказ лица, которому выдана доверенность, исполнять полномочия;

г)прекращение деятельности (ликвидация, реорганизация) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

д) прекращение деятельности (то же) юридического лица, которому выдана доверенность;

е)смерть лица, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

ж) смерть лица, которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Примеры доверенностей приведены в Приложении 12 к настоящему пособию2.

2.2.10Справка

Согласно одному из наиболее распространенных определений, справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий

1 Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, -- отказаться от нее, а также следует отметить, что с прекращением доверенности теряет силу передоверие.

2 Примеры разработаны в соответствии с Инструкцией о порядке удостоверения завещаний и доверенностей и приведены в Приложении 12 к настоящему пособию.

3 В данном параграфе рассматриваются вопросы подготовки справок, выполняющих функции: сопроводительного (препроводительного) документа; отчетно-аналитического документа; информационно-справочного документа.

содержание тех или иных фактов (событий и т. п.). Вместе с тем функциональное назначение справок весьма обширно, что, в конечном счете, налагает определенные особенности на порядок их оформления и содержания. Так, в соответствии с Методическими рекомендациями 1 справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

а) фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);

б) должность указанного лица;

в) указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. Как правило, справки по персоналу формализованы и включают преимущественно трафаретный текст.

В свою очередь, особенностью содержания справок описательного характера, в том числе составленных по запросам вышестоящих органов управления (например, при подготовке проектов нормативно-правовых актов), является их жесткое структурирование (рубрикация) по разделам в соответствии с количеством освещаемых в них вопросов. При этом разделы нумеруются арабскими цифрами и снабжаются заголовками.

Что касается справок, текст которых включает значительное количество цифровых показателей (статистических данных), то специфической чертой их оформления является табличная форма представления показателей (данных). Более подробно порядок оформления различных видов справок рассматривается далее.

Начнем с рассмотрения порядка подготовки справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение. Порядок и правила подготовки подобных документов установлен параграфом 3.3.9 Типовой инструкции по делопроизводству2.

Отметим, что подготовка указанных справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в организации, учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

1 ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68). - М., 2001.48

Справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках предприятия (стандартных листах бумаги формата А4) и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа -- печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2)заголовок -- отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка;

3) текст -- отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается 13 кеглем через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте справки, как правило, кратко излагаются:

* мотивы внесения проекта акта (документа) на подпись (утверждение);

* обоснование и суть проекта акта (документа);

* наличие разногласий;

* результаты проработки и экспертизы представляемого на подпись проекта акта (документа);

4) подпись -- отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи.

Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа приведен в Приложении 13 к настоящему пособию.

Рассмотрим далее вопросы, связанные с подготовкой справок о документообороте предприятия (организации, учреждения) в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве'.

Напомним уважаемым читателям, что необходимость в подготовке подобных справок ежемесячно возникает в процессе работы по сокращению на предприятии объемов деловой переписки. Для указанной цели применяются справки двух видов:

а) справка об объеме документооборота;

б) справка о состоянии исполнения документов.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку указанных справок несет служба ДОУ предприятия. Основу справок составляют статистические данные, отражающие количество исполненных документов, а также состояние исполнительской дисциплины как по предприятию в целом, так и по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы2.

Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно -- их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Образцы оформления справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве приведены в Приложениях 14 и 15 к настоящему пособию.

Отдельного рассмотрения требует организация справочной работы по персоналу, предполагающая сбор, обработку и выдачу информации о персональных данных работников предприятия (организации, учреждения) в виде различных справок. Общие вопросы ведения справочной работы по персоналу, включая выдачу справок о персональных данных, регулируются в соответствии с положениями гла-

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. №68). - М., 2001.

2 Подсчет оригинальных документов и их размноженных экземпляров производится отдельно по предприятию и его структурным подразделениям, а также в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе ДОУ, секретариате и т.п. на основе принятой на предприятии системы учета документов. Полученные данные суммируются, после чего вносятся в соответствующие графы справочной таблицы.

Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива предприятия (организации, учреждения) при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным в установленном порядке.

Поступившие от обратившихся сторон письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов2. Указанный выше срок может быть увеличен (но не более чем на месяц) в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:

а) получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны (по запросу предприятия, на которое она обратилась);

б) проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;

в) осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны.

Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:

а) о трудовом стаже;

б) о заработной плате;

1 Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии. Методические рекомендации. -- М: Мосгорархив, 1993. Отдельные вопросы ведения справочной работы по персоналу регламентируются также ведомственными организационно-распорядительными документами, например приказом МО РФ от 23 мая 1998 г. №170.

2 При неправильном адресовании заявления о выдаче справки оно в 5-дневный срок пересылается по принадлежности, о чем заявителю сообщается с указанием причин отсутствия необходимых документов на предприятии. Письменное сообщение оформляется на бланке предприятия.

в) об избрании на выборные должности;

г) о членстве в общественных организациях;

д) об образовании.

В отдельных случаях гражданам могут выдаваться и справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших.

Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления, например в случае, если заявитель занимал руководящую должность. Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов':

а) личные карточки работников;

б)распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);

в) списки персонала с анкетными данными;

г) лицевые счета работников;

д) расчетные ведомости.

В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).

В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т. п.).

Справка подписывается руководителем предприятия и начальником структурного подразделения, в котором состоят на хранении документы, послужившие основанием для подготовки справки. Подписи указанных лиц скрепляются гербовой печатью предприятия.

1 В дополнение к перечисленным документам при подготовке справок могут также использоваться: материалы аттестации работников; акты о несчастных случаях; протоколы собраний (заседаний, совещаний).

Выявленные на основании документов сведения оформляются справкой установленного образца. Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана по указанному им адресу письмом. Образцы справок по персоналу, оформленные в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгор-архива1, приведены в Приложении 16 к настоящему пособию.

1 Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии. Методические рекомендации. -- М.: Мосгорархив, 1993.

Глава 3. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003

3.1Правовые основы регламентации вопросов оформления служебных документов. Краткая характеристика ГОСТа Р6.30-2003

Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта -- ГОСТа Р6.30-2003'. В то же время следует напомнить уважаемым читателям, что, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов2;

б) отраслевых стандартов РФ3;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации (подробнее см. далее).

1 ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. -- М.: Госстандарт, 2003.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТа Р6.30-20031.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.)2, унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее -- ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее -- ИНН/КПП) (реквизит Об)3.

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования

1Действие стандарта распространяется на организационно-распорядительную документацию, отнесенную к указанной категории в соответствии с У СОРД и включенную в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (далее -- ОКУД). Требования ГОСТа Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми.

2ГОСТ Р6.30-97 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. №273 с 1 июля 1998 г. с изменениями от 21 января 2000 г. Постановлением Госстандарта России от 26 августа 2001 г. № 352 действие стандарта было отменено.

3 Вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 (код предприятия или организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, далее -- ОКПО).

к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.). Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит -- от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

1. Изображение Государственного герба РФ (01) ^

2. Изображение герба субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на код предприятия (04).

5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

7. Указание на код формы документа (07).

8. Наименование предприятия (08).

9. Справочные данные о предприятии (09).

10. Наименование вида документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования документа (24).

25. Оттиск печати предприятия (25).

26. Отметка о заверении копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе документа (27).

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной копии документа (30).

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1 Основные требования к оформлению реквизитов документов

Наименование реквизита	Номер реквизита по ГОСТу	Требования	Примечания
Государственный герб РФ	01	Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ 1	--
Герб субъекта РФ	02	Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ
Эмблема
организации2 (товарный знак, знак обслуживания)	03	Помещают в соответствии с Уставом (Положением) организации	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ
Код организации	04	Проставляется в соответствии с ОКПО	--
Основной госу-
дарственный регистрационный номер (далее -- ОГРН) юридического	05	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	--
лица
ИНН/КПП	06	Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми	--
		органами
Код формы документа	07	Проставляется в соответствии с ОКУД	--
			Над полным наимено-
			ванием указывается
		Указывается в полном	сокращенное (услов-
Наименование		соответствии с наимено-	ное), а при его отсут-
	08		ствии -- полное
организации		ванием, закрепленным в	наименование выше-
		учредительных документах	стоящей организации
			(при наличии послед-
			ней)1
		Указываются: почтовый
		адрес, адрес электронной
Справочные данные об организации	09	почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необ-	--
		ходимые для осущест-
		вления ее деятельности
		сведения
		Указывается в соответ-
Наименование	10	ствии с Уставом (Положе-	Для писем, как прави-
вида документа		нием) организации и тре-	ло, не указывается
		бованиями УСОРД
		Указывается дата подписа-
		ния или утверждения документа (для протокола --	Если документ разрабатывается несколь-
		дата заседания, для акта --
Дата документа	11	дата события) в последовательности: день месяца, на-	кими организациями, то датой документа является наиболее
		звание месяца, год. День
		и название месяца обозначаются двумя парами араб-	поздняя из указанных ими при подписании
		ских цифр, год -- четырьмя2.

1 Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского) государственный язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке. Сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (или за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации.

	Номер
Наименование реквизита	реквизита по ГОСТу	Требования	Примечания
			Регистрационный но-
			мер документа, состав-
		Указывается арабскими	ленного совместно
		цифрами порядковый номер	двумя и более орга-
		по регистрационному	низациями, состоит
Регистрацией- 1-1 UJ М ЫОМ^Г)		журналу. В необходимых случаях последний может	из регистрационных номеров, присвоен-
rlDIrl rlwlVlCJJ		дополняться индексом дела	ных по журналам
документа		по номенклатуре дел	каждой из этих орга-
		организации, кодом кор-	низаций и простав-
		респондента, кодом	ленных через косую
		исполнителя и пр.	черту в порядке
			указания авторов
			документа
Ссылка на ре-		Указываются номер и дата	Применяется только
гистрационный	13	документа, на который	в исходящих ответных
номер и дату		дается ответ	документах
документа
Указание на		Указываются в соответ-	Указываются, если
место составления (издания) документа	14	ствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием	затруднено его определение по реквизитам 08, 09
		общепринятых сокращений
		Указываются наименования	При направлении до-
			кумента в несколько
Сведения об адресате	15	адресатов: организации или структурных подразделений (в именит, падеже), должностных или физических лиц (в дат. падеже)	однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
		При утверждении должност-
		ным лицом -- УТВЕРЖДАЮ
		(без кавычек) с указанием
		наименования должности
		утверждающего лица, его
		подписи, инициалов, фами-	Располагается в пра-
Гриф утверждения документа	16	лии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, при-	вом верхнем углу документа
		казом, протоколом и т. п.) --
		УТВЕРЖДЕНО (без кавычек)
		с указанием наименования
		утверждающего документа
		в именительном падеже,
		его даты и номера
Резолюция	17	Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата	В отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту	18	Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно в предл. или родит, падеже)	Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться
Отметка о контроле	19	Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»	--
Текст документа	20	Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного	--
Отметка о наличии приложения	21	При наличии приложений к документу -- Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация	--
Подпись	22	Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)	Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
	Номер
Наименование реквизита	реквизита по ГОСТу	Требования	Примечания
		При согласовании
		должностным лицом --
		СОГЛАСОВАНО (без
		кавычек), наименование
		должности, личная подпись
Гриф согласо-		лица, проводившего согласование, ее расшифровка,
вания	23	дата согласования. При
документа		согласовании другим доку-
		ментом -- СОГЛАСОВАНО,
		наименование документа,

Подобные документы

• Оформление кадровой документации

  Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
  
  курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015
  

• Составление, оформление документов и организация работы с ними

  Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.
  
  курсовая работа [31,4 K], добавлен 05.10.2013
  

• Требования, предъявляемые к оформлению текстов документов

  Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.
  
  контрольная работа [30,5 K], добавлен 25.02.2009
  

• Экспертиза ценности документов

  Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.
  
  дипломная работа [57,6 K], добавлен 13.03.2019
  

• Правила ведения и хранения личных дел

  Изучение понятия "личное дело" - совокупности документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Определение правил составления, оформления, ведения и хранения личного дела. Подготовка личных дел к передаче в архив.
  
  курсовая работа [35,3 K], добавлен 12.12.2011
  

• Особенности языка и стиля служебных документов

  Нормы официально-делового стиля. Правила использования сокращений, аббревиатур. Редакторская правка служебных документов. Использование деепричастных оборотов. Согласование сказуемого с подлежащим. Правописание имен собственных, орфографические трудности.
  
  реферат [44,2 K], добавлен 19.02.2014
  

• Основные учетные документы государственного (муниципального) архива, их целевое назначение

  Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
  
  контрольная работа [34,4 K], добавлен 29.03.2012
  

• Особенности организации документооборота в ООО "Л-бит Групп"

  Управление предприятием как информационный процесс, схемы документопотоков предприятия, пути прохождения отдельных видов документов. Правила хранения служебных документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими в ООО "Л-бит Групп".
  
  отчет по практике [1,1 M], добавлен 22.10.2015
  

• Подготовка дел к передаче в архив

  Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. Составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела.
  
  презентация [160,4 K], добавлен 01.03.2014
  

• Понятия: документ, управленческий документ

  Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
  
  курсовая работа [73,2 K], добавлен 14.12.2004
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам